Bijlage 1: Aanbeveling 2018-4 Voortgangsbrief Rekeningencommissie en ACAM .pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de commissie FED van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum Onderwerp

4 november 2021 Voortgang aanbeveling 2018-4

Geachte leden van de commissie FED, Eén van de aanbevelingen van de rekeningencommissie is dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Op basis hiervan en in afstemming met de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer voortaan apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt alleen een monitor opgenomen waarin onder meer duidelijk wordt of een aanbeveling is afgedaan of niet, in welke gevallen een voortgangsbrief of -rapportage aan de orde is en wanneer die is of zal worden ingebracht. Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie bij het Jaarverslag 2018 is de volgende aanbeveling opgenomen: Verantwoordelijkheid en eigenaarschap in ketenprocessen De rekeningencommissie beveelt aan om: • Verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden en te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat; • Helderheid te scheppen in de verantwoordelijkheden, onderlinge verwachtingen en vereisten voor de kwaliteit van de informatie en procesvoering waar het gaat om externe (keten)partners

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 2 van 3

Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het verslag van de Rekeningencommissie aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Eerdere update Het college werkt aan de procesbeschrijvingen van de zogenoemde ‘focusprocessen’. Bij deze beschrijvingen worden de verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper onderscheiden en beter afgesproken, met als resultaat een verdere professionalisering van de procesbeheersing. Met de door het Gemeentelijk Management Team vastgestelde aanpak Amsterdam Doelgericht wordt helderheid geschapen in de onderlinge verantwoordelijkheden, onderlinge verwachtingen en in de vereisten voor de kwaliteit van de informatie en procesvoering, ook waar het gaat om (keten)processen. Medio 2020 geldt dat voor 75 % van de processen procesdocumentatie aanwezig is waaruit de huidige beheersing blijkt. Een kwart daarvan voldoet reeds aan de stedelijke criteria. Met behulp van audit wordt de beheersing van de deze processen getoetst. Voor 70 % van de processen geldt dat sinds 2018 een audit is uitgevoerd. Deze status vormt input voor de verdere programmering van de uitwerking van procesbeschrijvingen in de tweede helft van 2020 en 2021. Dat geldt ook voor de audits voor wat betreft het opstellen en uitvoeren van het auditjaarplan 2021.

Voortgang Om de verantwoordelijkheden en eigenaarschap in ketenprocessen scherper te onderscheiden lopen een aantal initiatieven. Er is de Veranderaanpak Amsterdam Doelgericht, het beschrijven en vastleggen van de verantwoordelijkheden van de focusprocessen gaat onverminderd voort en de Stedelijke Criteria AO/IC (2016) worden vervangen door het Kader Procesbeheersing. Doel van deze initiatieven is o.a. om verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering scherper te onderscheiden en te beleggen waar het om ketensamenwerking gaat en de kwaliteit van de informatie verder te professionaliseren. Dit geldt voor in- en externe partners. Voor de ontwikkelingen rondom Amsterdam Doelgericht verwijs ik naar de voortgangsbrief ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’ van 1 november 2021. Opgave Focusprocessen Het team Procescontrol (DMC) heeft in 2021 directies geadviseerd over de procesbeschrijving en de vastlegging daarvan van de focusprocessen. Deze adviezen hebben geleid tot een verdere toename in de uitwerking van de procesbeschrijvingen door directies. Per 1 oktober 2021 geldt dat voor 90% van de processen (ten opzichte van 70% laatste update) procesdocumentatie aanwezig is waaruit de procesgang en verantwoordelijkheden blijken.

Gemeente Amsterdam

Datum 4 november 2021 Pagina 3 van 3

De helft daarvan voldoet reeds aan de stedelijke criteria waarmee ze in opzet voldoen. De verantwoordelijkheden tussen de lijn en de bedrijfsvoering worden door de uitwerking van de procesbeschrijving scherper onderscheiden. De lijn heeft zelf een verantwoordelijkheid in de invulling van deze verantwoordelijkheden en de sturing daarop. Control vervult een rol in de monitoring op deze invulling door de lijn. Met behulp van het uitvoeren van audits kan aanvullend een beeld worden verkregen over de wijze waarop de verantwoordelijkheden over en weer daadwerkelijk ingevuld worden. Zo staat voor eind 2021 een audit op het proces van bestellen tot en met betalen gepland. Kader Procesbeheersing Het Kader Procesbeheersing, dat eind 2021 ter vaststelling wordt aangeboden aan het GMT, vervangt de Stedelijke Criteria AO/IC. In dit geactualiseerde kader wordt nader ingegaan op proceseigenaarschap, ook waar het gaat om ketenprocessen. Verder biedt dit kader handvatten voor prestatieafspraken die gemaakt kunnen worden bij overdrachtsmomenten. Overdrachtsmomenten zijn momenten waarop er binnen een proces een overdracht van bijvoorbeeld documenten of data plaatsvindt naar bijvoorbeeld een andere afdeling, een andere directie of naar een externe partij.

Hiermee scheppen we helderheid in de verantwoordelijkheden, onderlinge verwachtingen en vereisten voor de kwaliteit van de informatie en procesvoering van in- en externe (keten)partners. Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Victor Everhardt, Wethouder Financiën