Bijlage 1.1 Bestuursopdracht Evaluatie en herijking governance Waternet.pdf

Bestuursopdracht

Evaluatie en herijking samenwerking watertaken gemeente Amsterdam en Waterschap Amstel, Gooi en Vecht

30 juli

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Samenwerking watertaken 1.2 Aanleiding evaluatie 1.3 Relevante trajecten 1.4 De opdracht 2. Verzoek gemeente Amsterdam en waterschap AGV 2.1 De bestuursopdracht 2.2 Producten 3. Aanpak 3.1 Organisatie 3.2 Sporen en fasering 4. Participatie en communicatie 4.1 Participatie 4.2 Communicatie 5. Risico’s en kosten 5.1 Risico’s 5.2 Beheersmaatregelen 5.3 Kosten

Bijlage 1: Samenwerkingsmodel voor succesvolle samenwerking

Classificatie: 2 Openbaar

1. Inleiding 1.1 Samenwerking Uitvoering watertaken Het waterschap Amstel, Gooi en Vecht (AGV) en de gemeente Amsterdam hebben hun samenwerking op de uitvoering van hun watertaken op dit moment georganiseerd via de Stichting Waternet. Waternet voert in opdracht van de gemeente verschillende watertaken uit: de riool- en grondwatertaken, de drinkwatertaken en de binnenwaterbeheertaken (baggeren, druifvuilvissen, en brug- en sluisbediening). Daarnaast is Waternet verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding en uitvoering van alle watertaken in opdracht van het waterschap: waterkwantiteitsbeheer (peil en keringen) en waterkwaliteitsbeheer (inclusief afvalwaterzuivering). Alle medewerkers die werken aan de genoemde taken van zowel de gemeente Amsterdam als het waterschap AGV zijn ondergebracht in de Stichting Waternet. Voor de governance van de samenwerking is bewust gekozen voor een Stichting, waarbij de bedrijfsvoeringsaspecten door het Stichtingsbestuur (bestaande uit de Dijkgraaf van AGV en de wethouder Water namens het College van B&W en een onafhankelijke voorzitter) worden bestuurd en de (beleids)inhoudelijke sturing (inclusief de daarvoor noodzakelijke financiële middelen) de volledige verantwoordelijkheid van de opdrachtgevers is.

Ontstaansgeschiedenis De oprichting van één van de rechtsvoorgangers van de Stichting Waternet destijds (Dienst Waterbeheer en Riolering, DWR) was ‘een uniek antwoord op een uniek probleem’. Een dreigende desintegratie van het afvalwaterketenbeheer in de gemeente Amsterdam, wanneer de riolering beheerd zou worden vanuit de gemeentelijke organisatie en de afvalwaterzuivering vanuit de waterschapsorganisatie. De Rekenkamer Metropool regio Amsterdam schrijft daarover in haar rapport (april 2021): “De oprichting in 1997 van de Dienst Waterbeheer en Riolering (DWR), een rechtsvoorganger van Waternet, had voornamelijk tot doel om een einde te maken aan de toen al ruim twintig jaar voortslepende bestuurlijke problemen tussen provincies, gemeente, hoogheemraadschap en zuiveringsschap die op overlappende gebieden eigen wettelijke zorgplichten hadden. De oprichting van een gemeenschappelijke operationele organisatie zou een goede waarborg moeten bieden voor de behartiging van de belangen van alle deelnemende overheden, was de gedachte. Daarnaast zou deze bijzondere manier van intensief samenwerken de theorie van integraal waterbeheer in de praktijk moeten brengen. Bij integraal waterbeheer wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke integratie en een optimale coördinatie van de 'waterfacetten' riolering, zuivering, grondwater en oppervlaktewater.

Verder was ook de verwachting dat door deze keuze schaalvoordelen benut konden worden, zodat de uitvoering van de genoemde taken efficiënter kon gaan plaatsvinden. Tot slot zou het innovatief vermogen, de slagkracht en de uitvoering van het waterbeheer verbeteren. De eindverantwoordelijkheden voor de wettelijke taken dienden bij de afzonderlijke partijen (oprichters) te blijven. Uit het ontwerp blijkt weliswaar dat de gemeente en het waterschap het voornemen hadden om beleidsvoorbereiding en -uitvoering aan de nieuwe organisatie over te laten, maar zij zouden hierbij niet hun eindverantwoordelijkheden voor deze taken verliezen. Het werd essentieel geacht dat zowel Amsterdam als AGV onderscheidenlijk voor hun eigen wettelijke taken eindverantwoordelijk bleven. Men achtte - met het oog op regelgeving en eigen eindverantwoordelijkheid - het noodzakelijk dat de gemeenschappelijke organisatie afzonderlijke (strikt gescheiden) administraties zou voeren. De verschillende taken werden namelijk gefinancierd met specifieke belastingen. Vermenging van verschillende kosten en opbrengsten was daarom niet Classificatie: 3 Openbaar

toegestaan. In dit verband zouden ook de deelbegrotingen en deeljaarrekeningen per taak vastgesteld moeten worden door de gemeenteraad en het algemeen bestuur van AGV. De vastgestelde begrotingen zouden daarmee het financiële kader vormen voor de gemeenschappelijke operationele organisatie.“. 1.2 Aanleiding evaluatie Achtergrond Door diverse maatschappelijke ontwikkelingen en gewijzigde (maatschappelijke) opvattingen over governance en openbaar bestuur veranderden de beelden over de besturing van de Stichting. Het feit dat de wethouder beleidsverantwoordelijk is voor een deel van de taken van de Stichting en tegelijkertijd lid is van het Stichtingsbestuur wordt in toenemende mate als knelpunt ervaren. Voor de positie van de dijkgraaf geldt deels een vergelijkbare redeneerlijn. Daarnaast leidt de bestuurlijke ontwikkeling van de waterschappen sinds de verkiezingen van 2008 tot een groeiende behoefte aan een eigen identiteit en invloed op de besturing van de Stichting Waternet. Door deze combinatie van factoren ontstond het gevoel dat een evaluatie van de besturing van de Stichting Waternet noodzakelijk was met als centrale en gezamenlijke vraag: is de huidige aansturing van Waternet nog de meest gewenste en effectieve? Rond de zomer van 2020 is het Stichtingsbestuur geïnformeerd over de gezamenlijke behoefte om de governance van Waternet te evalueren.

Sturing en zeggenschap Dat de bestuurlijke aansturing van Waternet door beide opdrachtgevers als onvoldoende wordt ervaren, komt ook door een gegroeide behoefte aan sturing en zeggenschap: • Beleidsinhoudelijke thema's als energietransitie, circulaire economie, biodiversiteit, klimaatadaptatie, bodemdaling en verdroging vragen om politieke afwegingen en bestuurlijke kaders en een gezamenlijke aansturing van beide opdrachtgevers. Ook is er een toenemende behoefte aan (politiek) bestuurlijke zeggenschap over onderwerpen als digitalisering, inkoop en personeelsbeleid. • Het waterschap heeft zich de afgelopen jaren nadrukkelijk ontwikkeld van een op technische uitvoering gerichte overheid naar een regionale waterautoriteit die vanuit haar functionele taken en expertise ook betrokken is bij beleidsontwikkeling op een breed spectrum aan maatschappelijke opgaven. Het functioneren als overheid stelt andere eisen aan het functioneren van het ambtelijk apparaat dan de bedrijfsmatig effectieve uitvoering van watertaken. • De rol en verantwoordelijkheid van het huidige Stichtingsbestuur waar vanuit het waterschap de dijkgraaf en vanuit de gemeente de wethouder Water deel uit maken, worden als onduidelijk ervaren en leiden in toenemende mate tot vragen over dubbele petten.

• Het maken van politieke afwegingen en het stellen van bestuurlijke kaders behoeft, vanuit de toezichthoudende rol, op verschillende manieren versterking. • De informatievoorziening dient versterkt te worden, zowel voor wat betreft bestuurlijke kaderstelling als bestuurlijke verantwoording. • De samenwerking in de watercyclus vraagt nadrukkelijk ook samenwerking met andere stakeholders dan alleen tussen het waterschap AGV en de gemeente Amsterdam. In het beheergebied van AGV vallen nog zeventien gemeenten en twee andere drinkwaterbedrijven. Op het grondgebied van Amsterdam zijn ook nog twee andere waterschappen actief. Die bredere samenwerking wordt nu op een andere wijze vormgegeven. Dit sturingsvraagstuk betekent dat zowel de structuur (de huidige Stichting Waternet), als de

Classificatie: 4 Openbaar

verantwoordelijkheidsverdeling binnen die structuur, als de kwaliteit van de sturingsinformatie aandacht behoeft. Daarnaast is het gebrek aan zichtbaarheid en eigen identiteit als overheid voor waterschap AGV een belangrijk aandachtspunt (zie hoofdstuk 3, paragraaf relevante ontwikkelingen). Actualiteit digitale veiligheid In het najaar van 2020 is een aantal artikelen gepubliceerd door het onderzoekplatform Follow the Money waarin werd aangegeven dat de digitale veiligheid van Waternet niet op orde was. Dat leidde tot het uitvoeren van een aantal onderzoeken en adviezen, niet alleen met betrekking tot het oplossen van knelpunten op het gebied van digitalisering en digitale veiligheid maar ook op het gebied van de governance van Waternet. Op 3 december 2020 schreef het Stichtingsbestuur naar aanleiding van de gesignaleerde kwetsbaarheden daarom in een brief aan de beide bestuurlijk opdrachtgevers: “Een grondige externe evaluatie van de in het verleden gekozen aansturings-, verantwoordingsrelaties richting gemeente Amsterdam en waterschap AGV is noodzakelijk. In samenhang met deze evaluatie worden ook de organisatiecultuur en de organisatie- en directiestructuur van Waternet tegen het licht gehouden en waar nodig gewijzigd. Beide onderzoeken zullen in opdracht van de gemeente Amsterdam en het Waterschap AGV uitgevoerd worden in nauwe samenwerking met de directie van Waternet.

Hierbij zullen ook de aanbevelingen uit de onderzoeken (Accenture, Gorter) worden meegenomen. Dit moet leiden tot bestuurlijke besluitvorming in de tweede helft van 2021.” Het feit dat de digitale veiligheid bij Waternet niet op orde was, leidde tot vragen in de Tweede Kamer en een verzoek van de Minister aan de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) tot het uitvoeren van een onderzoek naar de digitale veiligheid en de besturing bij de Stichting Waternet, in het licht van de leveringszekerheid en kwaliteit drinkwater. Inmiddels heeft in de ILT haar bevindingen gepresenteerd, (april 2021). Ongeveer tegelijkertijd presenteerde de Rekenkamer Metropoolregio Amsterdam zijn onderzoeksrapport over de inrichting van gemeentelijke rioolwatertaken, met bijzondere aandacht voor de relatie tussen Amsterdam en Waternet.

Beide onderzoeken laten zich kritisch uit over de aansturing van Waternet door AGV en Amsterdam: • taken en verantwoordelijkheden van gemeentelijke- en waterschapsbestuurders met betrekking tot Waternet zijn onduidelijk; • de aansturing van Waternet door het stichtingsbestuur is onvoldoende; • de toezichthoudende taak van het stichtingsbestuur wordt onvoldoende ingevuld; • de informatievoorziening van de directie van Waternet aan het stichtingsbestuur is niet ingericht op dit toezicht Urgentie evaluatie Het cybersecurity dossier heeft daarmee de urgentie van deze evaluatie en herijking versterkt. Daarnaast spelen er fiscaal-juridische vragen over de rechtsvorm van de huidige samenwerking tussen waterschap AGV en Amsterdam in Waternet en gevolgen hiervan voor governance en financiën. De huidige juridische entiteit zorgt regelmatig voor onzekerheid over de toepassing van de koepelvrijstelling in de omzetbelasting op de dienstverlening van Waternet aan het waterschap en Amsterdam. Het verliezen van de koepelvrijstelling zou in financiële zin grote implicaties kunnen hebben. De behoefte bestaat om te onderzoeken of er meer robuuste oplossingen mogelijk zijn. 1.3 Relevante trajecten Er zijn trajecten, vragen en opdrachten die parallel aan deze bestuursopdracht spelen en die relevant zijn in het licht van deze opdracht. Deze worden hieronder kort toegelicht.

Classificatie: 5 Openbaar

Notitie waterschap AGV ‘Visie op een sterkere overheidsrol’ Het waterschap heeft ten aanzien van haar eigen maatschappelijk, positionering en zichtbaarheid een bestuurlijk vastgestelde “Visie op een sterkere overheidsrol” opgesteld (juni 2021) onder leiding van prof. dr. M.J.G.J.A. Boogers. Deze bevat bestuurlijke uitgangspunten die zullen bijdragen om de criteria te formuleren voor de aangepaste governance van Waternet. Ook bevat deze een aantal evaluatieve vragen die door het AB van AGV zullen worden beantwoord als input voor dit traject. Belangrijke aandachtspunten voor het waterschap AGV zijn het functioneren en de herkenbaarheid van AGV als overheid, de kwaliteit van de politieke besluitvorming, bestuurlijke slagvaardigheid en ambtelijke capaciteit. Op weg naar besluitvorming over de evaluatie en herijking van de samenwerking zal het waterschap de auteur van de Visie, de heer Boogers vragen te reflecteren op de uitkomsten van de evaluatie en de herijking. Notitie Verkenning versterkte governance watertaken Door de gemeente Amsterdam is een ambtelijke verkenning uitgevoerd, waarmee in beeld gebracht is welke maatregelen er, vanuit het perspectief van de gemeente, wenselijk en/of noodzakelijk zijn om de governance van de watertaken te versterken en welke varianten (governancemodellen) daarbij in beeld komen.

Dit tegen de achtergrond van het doel om te komen tot: • versterking van de sturings- en verantwoording van college en toezicht van de gemeenteraad; • met een duidelijke positie en rol van de gemeente en zijn bestuurders, ten opzichte van de vorm waarbinnen de gemeentelijke watertaken zijn georganiseerd. In de verkenning is een onderscheid gemaakt tussen het implementeren van een aantal mogelijke maatregelen en uitgangspunten op de korte termijn (de basis op orde) en langere termijn. Het uitgangspunt voor de korte termijn is dat Waternet in staat wordt gesteld de verantwoordelijkheid te nemen die zij statutair en in mandaat heeft gekregen van de gemeente en het waterschap voor de integrale bedrijfsvoering van watertaken van de gemeente en het waterschap (zuivere taakuitvoering). De suggesties voor maatregelen op de lange termijn zullen worden meegenomen en meegewogen bij de beoordeling van de verschillende varianten voor samenwerking. Inventarisatie watertaken Amsterdam Een ander relevant traject dat binnen afzienbare tijd tot resultaat leidt is de inventarisatie van de gemeentelijke watertaken, uitgevoerd in opdracht van de gemeente Amsterdam door het Strategiekantoor. Ook de uitkomst hiervan is relevant in het licht van de herijking van de governance van Waternet. Deze inventarisatie is begin juni 2021 gestart en wordt medio september 2021 afgerond.

Deze inventarisatie wordt uitgevoerd bij zes onderdelen van de organisatie, te weten Ruimte en Duurzaamheid, Verkeer en Openbare Ruimte, Ingenieursbureau (Expertiseteam Water), Waternet, Stadswerken en het programma Varen. Het doel van de inventarisatie is het maken van een ‘organisatorische foto’ van de waterketen: • Een ‘overzichtsfoto’ van de waterketen met de organisatorische eenheden (afdelingen en teams), hun rol in de keten (opgaven/onderwerpen en taakgebieden), hun onderlinge relaties alsmede. • Een knelpuntenanalyse met handvatten voor handelingsperspectieven en een toekomstbeeld (wat zien de gemeente als kernrol voor de gemeente Amsterdam voor water in de toekomst). De knelpunten-inventarisatie kijkt naar inhoudelijke, organisatorische en samenwerkings-aspecten. • ‘Detailfoto’s’ van de belangrijkste organisatorische eenheden (afdelingen en teams) in de waterketen: het organogram van de eenheid, verantwoordelijkheden/bevoegdheden/taken, de inzet van mensen (bezetting, FTE’s) en de inzet van financiële middelen, de relaties met andere organisatorische eenheden en team-specifieke knelpunten.

Classificatie: 6 Openbaar

Schuldpositie Amsterdam De gemeente Amsterdam wenst haar schuldpositie te verminderen. Eén van de mogelijkheden om dit te bereiken is om alle activa en passiva van het drinkwaterbedrijf (inclusief productielocaties), over te dragen aan Waternet, dan wel een aan Waternet gelieerde rechtspersoon. Daarnaast overweegt Amsterdam om de rioolinfrastructuur aan Waternet of een aan Waternet gelieerde rechtspersoon over te dragen. De waarde van de over te dragen zaken bedraagt circa € 750 mln. Deze activa bestaan grofweg uit de leidingenstelsels en daarbij behorende opstallen zoals bijvoorbeeld gemalen, gebouwen en productie-installaties. Het is nog niet duidelijk in welke rechtsvorm het wenselijk is het drinkwaterbedrijf te exploiteren in de toekomst. De rechtsvorm is (mede) afhankelijk van wetgeving rondom drinkwaterbedrijven. Aan Waternet is gevraagd de mogelijkheden te schetsen voor overdracht van de riolerings- en drinkwateractiva. Aan dit verzoek wordt parallel aan deze bestuursopdracht gewerkt. De resultaten van deze verkenning zullen door de gemeente Amsterdam worden meegenomen en meegewogen bij de beoordeling van de verschillende varianten voor samenwerking.

1.4 Bestuursopdracht Scope Na vijftienjaar samenwerking, een beperkt aantal tussentijdse evaluaties1, een veranderde context en conclusies uit recente onderzoeken, ligt het in de rede de samenwerking tussen het waterschap AGV en de gemeente Amsterdam zoals die nu vormgegeven is via Waternet te evalueren. Deze evaluatie staat in het perspectief van nieuwe maatschappelijke taken die raken aan de watertaken van beide opdrachtgevers, veranderde opvattingen over governance en openbaar bestuur en fiscaaljuridische aspecten. Om deze evaluatie en herijking uit te voeren is de onderhavige bestuursopdracht geformuleerd door de gemeente Amsterdam en het waterschap AGV. Buiten scope In de brief van 3 december 2020 is ook opgenomen dat “in samenhang met deze evaluatie ook de organisatiestructuur en -cultuur van Waternet tegen het licht worden gehouden en waar nodig gewijzigd”. Dit valt buiten de scope van deze bestuursopdracht en zal worden opgepakt nadat besluitvorming aan het einde van het jaar over de governance van Waternet heeft plaatsgevonden2. Wel zal bij de uitvoering van deze bestuursopdracht de directiestructuur worden geëvalueerd. Dit zal tevens onderdeel zijn van de uitvoering van het aan de ILT verstrekte verbeterplan.

Leeswijzer In onderstaande hoofdstukken wordt aangegeven wat de opdracht inhoudt en welke producten worden verwacht (hoofdstuk 2), wat de gewenste aanpak en tijdsplanning daarvoor is (hoofdstuk 3), hoe participatie en communicatie in dit traject zal worden vormgegeven (hoofdstuk 4), welke risico’s zijn voorzien (hoofdstuk 5) en hoe de kosten door dit traject worden verdeeld (hoofdstuk 6).

1

De inrichting (inclusief de juridische constructie en de uitgangspunten) is sinds de oprichting van Waternet niet periodiek geëvalueerd.

2

Op het gebied van sturing, cultuur en leiderschap lopen binnen Waternet momenteel verschillende initiatieven. Classificatie: 7 Openbaar

2. Verzoek bestuur gemeente Amsterdam en waterschap AGV 2.1 De bestuursopdracht Het algemeen bestuur van waterschap Amstel, Gooi en Vecht en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam verzoeken tot het uitvoeren van een opdracht, die bestaat uit de volgende deelopdrachten (zie ook het samenwerkingsmodel in bijlage 1): 1. Organiseer het (bestuurlijke) gesprek over wat gezamenlijke en afzonderlijke doelen zijn met de samenwerking op de waterstaken van het waterschap AGV en de gemeente Amsterdam. 2. Verken vervolgens de vraag tussen wie en in welke vorm samenwerking nodig is om deze gezamenlijke doelen te bereiken. Andere samenwerkingspartners naast de gemeente Amsterdam en waterschap AGV zijn nadrukkelijk onderdeel van deze scope. 3. Definieer de functies en de criteria voor samenwerking tussen waterschap AGV en Amsterdam op inhoudelijk, financieel, juridisch-fiscaal en organisatorisch vlak. En faciliteer de politiek bestuurlijke weging van de criteria. 4. Verken welke governancemodellen denkbaar zijn om de samenwerking in organisatorisch zin te ondersteunen (inclusief voor- en nadelen en financiële en juridische impact) en geef vanuit de huidige situatie aan welke maatregelen op korte termijn (eind 2021) nodig zijn om de gewenste samenwerking toekomstbestendig te faciliteren. 5.

Stel op basis van het bovenstaande een gewogen advies met betrekking tot het gewenste governancemodel op, ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad van Amsterdam en het algemeen bestuur van waterschap AGV. 6. Zorg voor de inrichting van een besluitvormingsproces dat leidt tot een besluit over de governance van Waternet uiterlijk aan het eind van 2021. Om deze deelopdrachten goed uit te voeren, is participatie en communicatie van en met interne en externe stakeholders van belang. Daartoe zal een plan worden opgesteld en uitgevoerd (zie voor een eerste opzet hoofdstuk 4). Ad 1. Gemeenschappelijke focus en ruimte voor verschil De gemeente Amsterdam en het waterschap AGV hebben, zo blijkt uit het voorwerk dat reeds is verricht, overeenkomstige vragen ten aanzien van de huidige en toekomstige samenwerking. Deze dienen inhoudelijk, bestuurlijk en beleidsmatig nader te worden verkend en beantwoord. Ook is sprake van gemeenschappelijke doelen als het gaat om de verbetering van de sturing van de uitvoering van de gemeentelijke- en waterschapstaken en versterking van de opdrachtgevende en toezichthoudende rol van beide besturen. Daarnaast zijn er ook doelen die niet of niet in gelijke mate voor beiden gelden.

Zo is voor het waterschap AGV versterking van het functioneren als overheid en de herkenbaarheid van het waterschap als overheid, zowel in beleid als in uitvoering, alsook versterking van de herkenbaarheid van het waterschap als bestuurlijke samenwerkingspartner een belangrijk doel, naast de al genoemde versterking van bestuurlijk opdrachtgeverschap en slagvaardigheid Het waterschap wil dat de herijking van de governance bijdraagt aan de verbetering van de kwaliteit van de politieke besluitvorming, de vergroting van de bestuurlijke slagvaardigheid en de nabijheid en dienstbaarheid van de ambtelijke organisatie doet toenemen. Voor Amsterdam gaat het meer om de vraag op welke manier het bestuur haar opdrachtgevende en toezichthoudende rol op de uitvoering van de aan Waternet gemandateerde watertaken integraler kan invullen. Zowel de overeenkomstige als niet overeenkomstige doelen moeten aan het begin van de evaluatie verder bestuurlijk worden verdiept en aangescherpt, zodat zowel het proces als het eindproduct in alle behoeften voorziet en ook de (onderlinge) verwachtingen duidelijk zijn.

Classificatie: 8 Openbaar

Ad 2. Meerwaarde van de samenwerking Het bestuur van AGV en de gemeente Amsterdam willen het moment van deze evaluatie graag benutten om samen te verkennen wat de meerwaarde van samenwerking is, nu en in de toekomst. Daarbij dient ook aandacht te zijn wat het gewenste karakter van die samenwerking is en op welke taken en functies deze samenwerking van toepassing kan zijn. De opdracht is om dit bestuurlijke gesprek te faciliteren. In aanloop naar deze bestuursopdracht heeft de directie van Waternet van beide opdrachtgevers de opdracht gekregen om de bewijsvoering aan te leveren, in hoeverre en waar er meerwaarde is gerealiseerd door de samenwerking in de watercyclus, zoals die in de afgelopen jaren invulling heeft gekregen. Het resultaat van deze separate opdracht aan de directie van Waternet wordt door externe experts gevalideerd. Het eindresultaat dient beschikbaar te zijn gelijk met de start van de uitvoering van deze bestuursopdracht, en zal daarmee onderdeel worden van de uitvoering van deze bestuursopdracht. Ad 3. Criteria voor samenwerking Om te kunnen beoordelen op welke manier de samenwerking het beste kan worden vormgegeven, is het van belang dat vanuit het perspectief van de gemeente Amsterdam en het waterschap AGV criteria worden opgesteld, en de (kwalitatieve) weging daarvan bepaald.

Deze vormen bij het beoordelen van verschillende samenwerkingsvarianten het referentiekader. Ad 4. Varianten en maatregelen Er is door de gemeente Amsterdam en het waterschap AGV afzonderlijk van elkaar een eerste verkenning uitgevoerd naar mogelijke varianten voor een aangepast of nieuw governancemodel. De varianten worden gelijk beschouwd. Door de opdrachtgevers zal worden bepaald welke hiervan (alle of een selectie) nader moeten worden uitgewerkt, in de vorm van het beschrijven en onderbouwen van de voor- en nadelen en de financiële en juridische impact van elk van de varianten vanuit het perspectief van de gemeente Amsterdam en waterschap AGV. Ad 5. Voorkeursvariant Op basis van de voorgaande stappen is het verzoek te komen met een onderbouwde voorkeursvariant met bijbehorende maatregelen op korte, middellange en lange termijn. Dit vormt de basis voor het bestuurlijke besluitvormingsproces. Ad 6. Bestuurlijke besluitvormingstraject De deelopdrachten 1 t/m 5 vinden plaats in afstemming met de bestuurlijke portefeuillehouders en ambtelijk gemandateerde opdrachtgevers (zie hoofdstuk 3). Het zijn de besturen van de gemeente Amsterdam (Raad) en het waterschap AGV (AB AGV) die het daadwerkelijke besluit nemen over de te kiezen variant voor toekomstige samenwerking. Het verzoek is om dit proces te organiseren en te faciliteren.

2.2 Producten Het eindresultaat van deze opdracht is een besluit door gemeenteraad en algemeen bestuur van het waterschap, op basis van een eindrapportage en advies. Daarin is aangegeven wat de gewenste en noodzakelijke maatregelen zijn om de sturing op de watertaken te versterken en te borgen voor beide besturen en daarmee samenhangend welke samenwerking hiervoor nodig is. Parallel daaraan wordt onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks bestuur van het Waterschap AGV een rapport opgeleverd over wat er nodig is om het functioneren, de identiteit en positie van het waterschap AGV als overheid te versterken.

Classificatie: 9 Openbaar

Ten behoeve van het eindresultaat zijn verschillende tussenproducten nodig, die ook met de bestuurlijke portefeuillehouders3 en de ambtelijk opdrachtgevers zullen worden besproken: 1. Bestuurlijk gesprek Analyse van de huidige samenwerking en de vraag hoe deze te continueren op basis van een bestuurlijk gesprek met het waterschap AGV en de gemeente Amsterdam. 2. Notitie doelen en criteria Formuleren van doelen, functies en (weging van) criteria voor samenwerking tussen waterschap AGV en de gemeente Amsterdam (inhoudelijk, financieel, juridisch, organisatorisch) 3. Notitie varianten governancemodel Uitwerking overeengekomen varianten voor mogelijke governancemodellen met een beschrijving van voor- en nadelen en de financiële en juridische voorwaarden en/of impact. Volledige ontvlechting is een van de mogelijke en nog uit te werken governancemodellen. 4. Eindrapportage en advies Op basis van alle verzamelde informatie wordt een eindrapportage opgesteld met daarbij een advies over het gewenste organisatiemodel en bijbehorende maatregelen. 5. Bestuursvoorstel In lijn met de rapportage en het advies wordt een bestuursvoorstel (bij de gemeente ‘voordracht’) opgesteld dat voor besluitvorming aan het college en de gemeenteraad van de gemeente Amsterdam en DB en AB van het waterschap AGV wordt voorgelegd.

Waar in dit proces politiek bestuurlijke keuzes nodig zijn, dienen deze keuzes afgestemd en zo nodig voorgelegd worden aan College, DB en AB. Hier dient in planning van proces ruimte voor georganiseerd te worden.

3

Aan de zijde van de gemeente Amsterdam zal op daartoe geijkte momenten in het proces ook de portefeuillehouder Deelnemingen worden betrokken. Classificatie: 10Openbaar

3. Aanpak 3.1 Organisatie Voor een goede uitvoering van de bestuursopdracht is het van belang dat dit op een open, gestructureerde, gelijkwaardige en neutrale wijze wordt vormgegeven, met politiek-bestuurlijke betrokkenheid. Nieuwe ontwikkelingen, onvoorziene omstandigheden of dilemma’s, die van invloed zijn op de inhoud, de planning of de onderlinge verhoudingen, dienen tijdig te worden gesignaleerd, gemeld en besproken. De procesmanager heeft hierin een belangrijke rol. De uitvoering en aansturing van dit traject ziet er als volgt uit:

Bestuurlijk opdrachtgeversoverleg (BOGO) Voor het aansturen van de uitvoering van de bestuursopdracht en het voorbereiden van besluitvorming over deelproducten en het eindproduct, is een bestuurlijk opdrachtgeversoverleg ingericht (BOGO). Hierin hebben de bestuurlijke portefeuillehouders de rol van opdrachtgever (wethouder De Vries van Amsterdam en DB-lid Mager van waterschap AGV) plaats4. De onafhankelijk procesmanager is secretaris en tevens adviseur van deze stuurgroep. Daarnaast zullen de leden van het ambtelijk opdrachtgeversoverleg (OGO, zie hieronder) als toehoorder en adviseur desgevraagd aanwezig zijn. Het voorzitterschap van het BOGO is in handen van de bestuurders zelf, waarin zij een roulerend voorzitterschap hanteren. De bestuurlijke opdrachtgevers borgen een goede informatiepositie van en communicatie met de algemeen-directeur Waternet vanuit zijn rol als bestuurder van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

4

Vanuit bestuurlijke opdrachtgeverschap geredeneerd zijn de portefeuillehouders opdrachtnemer, vanuit het perspectief van het uitvoeren van deze opdracht zijn zij opdrachtgever. Vandaar dat voor deze terminologie is gekozen. Classificatie: 11Openbaar

Ambtelijk opdrachtgeversoverleg (OGO) De beide bestuurlijke opdrachtgevers geven met deze bestuursopdracht via de portefeuillehouders de ambtelijk opdrachtgevers, te weten de Stedelijk directeur cluster Ruimte en Economie van Amsterdam (Henk Jagersma) en de Secretaris-directeur van AGV (Gritta Nottelman), het mandaat om de opdracht namens hen uit te voeren. Het OGO is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van de bestuursopdracht. Om de gelijkwaardigheid van beide opdrachtgevers en onafhankelijkheid van de uitvoering van de opdracht te borgen is Evelien van der Kuil (Twynstra Gudde) als procesmanager, tevens voorzitter van het OGO, aangesteld. Om ervoor te zorgen dat in het evaluatie- en herijkingsproces de ondernemingsraad het goede gesprek met de WOR-bestuurder kan voeren is het noodzakelijk dat de WOR-bestuurder een goede informatiepositie in het proces heeft, dat de WOR-bestuurder in staat is de signalen uit de ondernemingsraad door te geven en in staat wordt gesteld tot een tijdig betrekken van de ondernemingsraad. Door regelmatig overleg tussen de ambtelijk opdrachtgevers en de WOR bestuurder wordt geborgd dat hij zijn rol als WOR-bestuurder goed kan vervullen.

Onafhankelijk procesmanager De procesmanager is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de bestuursopdracht, de processturing op de uitvoering van het evaluatietraject, het regisseren en borgen van kwaliteit van dit vraagstuk en de totstandkoming van alle benodigde informatie om tot besluitvorming te komen. Zij borgt de onafhankelijkheid van de uitvoering van deze opdracht. Zij ziet er scherp op toe dat de perspectieven en belangen vanuit zowel gemeente Amsterdam als waterschap AGV qua inhoud en proces recht gedaan worden en op die manier tot een gewogen en ambtelijk gedragen bestuursvoorstel leidt. In het kader hiervan maakt zij gebruik van het samenwerkingsmodel voor succesvolle samenwerking (Twynstra Gudde), zoals in bijlage 1 is opgenomen. De procesmanager wordt ondersteund door Renze van Houten (directeur Strategie en Ontwikkeling bij Waternet) die zich vooral richt op de inhoudelijke coördinatie van de opdracht. Coördinatiegroep De procesmanager richt een coördinatiegroep in die ervoor zal zorgen dat de opdracht, de deelopdrachten en de daaruit voortvloeiende producten tijdig gereedkomen en in het BOGO en OGO worden besproken. En dat aanvullende vragen vanuit het BOGO of OGO worden opgepakt. Zij wordt daarin ondersteund door Renze van Houten (directeur Strategie & Ontwikkeling bij Waternet) die zich vooral richt op de coördinatie van uit te voeren opdrachten.

Voor het uitvoeren van de verschillende werkzaamheden en afstemming heeft AGV een apart team geformeerd. Medewerkers in dit team zijn ook Waternet-medewerkers maar zijn voor dit traject uitsluitend voor AGV inzetbaar. Aanspreekpunt daarvoor is mevrouw Nottelman. Bij Amsterdam wordt momenteel ook een kernteam ingericht met vertegenwoordiging van de directies R&D, DMC en JZ. Aanspreekpunt daarvoor is Frank Tazelaar (Directielid Ruimte & Duurzaamheid, gemeente Amsterdam). Vragen of deelopdrachten die door Waternet worden opgepakt (niet zijnde team AGV), lopen via Renze van Houten. Ondernemingsraad Waternet De algemeen directeur van Waternet is op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) de bestuurder van de onderneming. In dit traject heeft de Ondernemingsraad (OR) voor verschillende onderdelen adviesrecht, conform artikel 25 lid 1 van de WOR (zie ook hoofdstuk 4, participatie en communicatie). Daarnaast is het belangrijk om de ondernemingsraad ook informeel te betrekken bij dit traject, dus ook wanneer dit advies- of instemmingsrecht niet aan de orde is. De OR heeft een aparte commissie voor dit traject ingericht en laat zich daarin extern begeleiden. Op dit moment ligt Classificatie: 12Openbaar

de focus op de evaluatie en herijking van de governance van de watertaken. In een volgende fase zal deze verschuiven naar de impact van de implementatie van het gekozen organisatiemodel op de bestaande organisatie. Gesprekken hierover met de directie zijn vanzelfsprekend en ook vanuit het bestuur van AGV is de wens geuit om met de OR in gesprek te gaan. Het is de verantwoordelijkheid van de WOR-bestuurder om ervoor te zorgen dat de OR goed geïnformeerd is en tijdig formeel en informeel wordt betrokken in de voorbereiding van voorgenomen besluiten. 3.2 Sporen en fasering Tot finale besluitvorming Voor de totstandkoming van het beoogde eindproduct en de benodigde deelproducten zal onder leiding van de procesmanager een projectplan en gedetailleerde tijdsplanning worden opgesteld waarin is aangegeven welke vragen moeten worden beantwoord, wat wanneer gereed is, waarover wanneer tussentijds bestuurlijke besluitvorming noodzakelijk en hoe de projectorganisatie er uit ziet. De procesmanager ziet erop toe dat de BOGO en OGO regelmatig worden geïnformeerd, tussentijds om een reactie wordt gevraagd en aanvullende vragen worden opgepakt. De opdracht bestaat feitelijk uit twee sporen: • Spoor 1: totstandkoming inhoudelijke producten Inhoudelijke voorbereiding door uitwerking van de deelopdrachten 1 t/m 5 uit de bovenstaande opdracht. Deze loopt van juli tot uiterlijk half september 2021.

• Spoor 2: voorbereiding bestuurlijk besluitvormingsproces Uitvoering van deelopdracht 6 uit de bestuursopdracht, te weten bestuurlijke besluitvorming door de gemeente Amsterdam en het waterschap AGV. Deze loopt tussen juli en december 2021. Deze twee sporen leiden tot besluitvorming over het te implementeren organisatiemodel voor samenwerking op 25 november in AB AGV en op 2 december 2021 in de Raad van Amsterdam. Na besluitvorming Na besluitvorming eind 2021 zal dit besluit worden geïmplementeerd in 2022 en verder. In deze fase komt ook de verdere uitwerking van de directie- en organisatiestructuur, en organisatiecultuur aan de orde. Afhankelijk van de uitkomst van dit traject, wordt daartoe wordt een aparte bestuursopdracht geformuleerd.

Classificatie: 13Openbaar

4. Participatie en communicatie 4.1 Participatie Participatie heeft een externe en interne kant. Bij externe participatie gaat het om het betrekken van relevante stakeholders. Interne participatie gaat over het betrekken van medewerkers. Externe betrokkenheid Het bestuur vindt het belangrijk dat het uiteindelijke besluit over de governance van Waternet niet alleen goed is voor de gemeente Amsterdam en het waterschap AGV, maar ook voor andere relevante stakeholders. Een plan hiervoor wordt nader uitgewerkt, voorgelegd aan het BOGO en vervolgens uitgevoerd. Interne betrokkenheid Het is om verschillende redenen van belang om medewerkers te betrekken bij de uitvoering van deze bestuursopdracht. Medewerkers hebben vanuit de dagelijkse praktijk veel kennis en ervaring met de diverse vraagstukken die op tafel liggen. Bovendien hebben medewerkers ook een belang bij dit traject, het gaat immers om de toekomst van de organisatie waarin zij werken. Het verzoek is een plan van aanpak op te stellen en uit te voeren voor de inrichting van het participatieproces. Het OGO stelt dit plan van aanpak vast. De mate van participatie is gekoppeld aan de fase waarin dit traject verkeert. De verwachting is dat ná de definitieve besluitvorming over de governance aan het einde van dit jaar, de participatie intensiever zal zijn.

Het bestuurlijke besluit zal dan worden geïmplementeerd, met alle veranderingen die dat van de organisatie vraagt. Dat kan alleen samen met de medewerkers uit de hele organisatie. Uitgangspunten Voor een succesvol participatieproces is het belangrijk om te bepalen wat er op het spel staat, welke rol de medewerkers hebben in de verschillende fasen van het besluitvormingsproces (meeweten, meedenken, meedoen of meebeslissen), hoe zij input kunnen leveren en wat er met hun input wordt gedaan. Een participatietraject vereist een goede voorbereiding, duidelijkheid over aard en scope van deelname. Ook is het belangrijk dat medewerkers de ruimte krijgen om mee te doen en dat meedoen ‘veilig’ is, alle inbreng doet ertoe. Belangrijke uitgangspunten zijn: • Er moet ruimte zijn voor een inbreng van de medewerkers. • Er moet capaciteit zijn om dit participatietraject zorgvuldig te doorlopen. Dit vraagt onder andere om communicatiecapaciteit en moderators/procesbegeleiders • Er moet voldoende tijd en gelegenheid zijn om iedereen die mee wil doen de kans te geven bij te dragen. • Het speelveld is complex en de opbrengst van de participatie wordt in diverse besluiten meegenomen. Daarom is heldere communicatie essentieel.

• Er is behoefte aan een eenduidige woordvoering over wat er aan de medewerkers wordt gevraagd, hoe we de input gaan verwerken en waar men wel en waar ook niet over mee mag denken of beslissen. Deze bestuursopdracht zal door de WOR-bestuurder ook voor advies voorgelegd te worden aan de Ondernemingsraad. Dit advies wordt vervolgens meegenomen in de bestuurlijke besluitvorming. Daarnaast zal de OR worden gevraagd te adviseren over de voorkeursvariant voor het organisatiemodel. Deze vroegtijdige betrokkenheid van de ondernemingsraad draagt bij aan de kwaliteit van het evaluatie- en herijkingsproces. Classificatie: 14Openbaar

Er is reeds gestart met het invulling geven aan participatie. Zo zijn er door de algemeen directeur van Waternet, in het kader van de opdracht om de meerwaarde van samenwerken aan de watercyclus te onderbouwen, verschillende interne werksessies georganiseerd. Hieraan hebben ca. 50 mensen deelgenomen. De Ondernemingsraad van Waternet is bij elk van deze sessies uitgenodigd en met een afvaardiging aanwezig geweest. 4.2 Communicatie Communicatie heeft een externe en een interne kant. Externe communicatie gaat over het informeren van externe stakeholders over de uitkomsten van dit traject. Bij interne communicatie gaat het om het informeren van de medewerkers van Waternet. Externe communicatie Indien dit traject leidt tot een besluit dat een externe werking heeft, is externe communicatie van belang. Een plan hiervoor wordt nader uitgewerkt, voorgelegd aan het BOGO en vervolgens uitgevoerd. Interne communicatie De opdracht Evaluatie en herijking van de samenwerking gemeente Amsterdam en waterschap Amstel Gooi en Vecht in de Stichting Waternet, is voor Waternet als organisatie belangrijk en daarmee voor de medewerkers. Zij moeten goed geïnformeerd worden over deze opdracht. Het verzoek is om voor de interne communicatie een plan van aanpak op te stellen en uit te voeren. Het OGO stelt dit plan van aanpak vast.

Transparantie en betrokkenheid creëren van medewerkers zijn de uitgangspunten van de communicatie over de bestuursopdracht, de uitwerking en de besluitvorming. Het is belangrijk dat medewerkers worden meegenomen in dit proces zodat ze begrijpen wat er wordt besluiten door de opdrachtgevers en waarom ze dat besluiten. Enerzijds om ze mee te nemen en te informeren als betrokkenen. Anderzijds is de besluitvorming mogelijk het begin van een veranderd Waternet en medewerkers zullen mede vorm gaan geven aan dat mogelijke andere Waternet. Waarin andere dingen van ze gevraagd gaat worden en wellicht (afhankelijk van de uitkomst) ook wijzigingen in de organisatie die ook zijn weerslag kunnen hebben op medewerkers. Met transparantie wordt bedoeld dat we open zijn waar dat kan en ook actief stukken delen die openbaar zijn. Waar mogelijk participeren medewerkers in het traject – zie daarvoor de paragraaf over participatie. Uiteraard is de communicatie over het participatietraject, onderdeel van de communicatie. De bestuursopdracht en het besluitvormingstraject geeft een duidelijk tijdpad voor de communicatie. De mijlpalen van dat traject zijn tevens de voor de hand liggende momenten om te communiceren. Op het intranet van Waternet (Bron) wordt een kalender gepresenteerd met alle mijlpalen. Bij elke mijlpaal komt vooraf een toelichting en na afloop het resultaat.

Tevens is het van belang dat in de communicatie wordt stilgestaan bij de betekenis van de genomen stappen (duiding door de directie). Tot slot is het van belang dat in de communicatie ook de samenhang met andere lopende trajecten wordt aangegeven.

Classificatie: 15Openbaar

5. Risico’s en kosten 5.1 Risico’s Voor dit traject geldt een aantal aandachtspunten of risico’s waar bij de uitvoering van deze opdracht rekening mee gehouden dient te worden: 1. De doorlooptijd van dit traject is krap en ook de timing (grotendeels gedurende het zomerreces) kan betekenen dat de gewenste capaciteit niet volledig beschikbaar is. 2. De verkenning naar de wens om nu en in de toekomst de samenwerking verder vorm te geven en het bestuurlijke gesprek dat daarvoor nodig is, neemt mogelijk te veel tijd in beslag. 3. Het aantal potentieel kansrijke varianten voor samenwerking (organisatiemodellen) is zo groot dat het te veel tijd kost om deze op tijd uit te werken. 5.2 Beheersmaatregelen Om deze risico’s te mitigeren zijn de volgende beheersmaatregelen van toepassing: • Ad 1. Doorlooptijd Transparantie in het proces en achtervang in bezetting voorkomt onverwachte leemte in het ontwikkelen van inhoudelijke stukken. Bestuurlijke afvaardiging met mandaat voor besluitvorming van tussenproducten helpt om ook de trechtering te laten plaatsvinden. • Ad 2. Vertraging Vroegtijdig het gesprek met het bestuur beginnen en hen meenemen in het proces en vroegtijdig organiseren besluitvormingsproces. Procesmanager levert hiervoor informatie aan bij BOGO. • Ad 3.

Tijdrovende uitwerking varianten Gelaagd uitwerken van de varianten, zodat snel getrechterd kan worden naar een beperkt aantal varianten, die meer diepgaand worden uitgewerkt. Dit vraagt nauwe samenwerking met BOGO en hun achterban. 5.3 Kosten De kosten voor de uitvoering van deze opdracht door beide opdrachtgevers komen ten laste van dezelfde opdrachtgever. De offerte van de onafhankelijk procesbegeleider wordt ten laste van Waternet gebracht. Deze offerte zal bij de finale bestuurlijke besluitvorming over deze opdracht zijn bijgevoegd.

Classificatie: 16Openbaar

Bijlage 1: Samenwerkingsmodel voor succesvolle samenwerking

Classificatie: 17Openbaar