Bijl Verslag 3 juli Ambtswoninggesprek Evenementenkalender 2025

Verslag op hoofdlijnen van Ambtswoninggesprek met evenementorganisatoren over de Evenementenkalender voor 2025 Op woensdag 3 juli 2024 heeft een ambtswoninggesprek plaatsgevonden tussen de burgemeester, wethouder Meliani (evenementen) en afgevaardigden van de evenementenbranche die evenementen organiseren binnen de gemeente Amsterdam. In dit verslag wordt op hoofdlijnen weergegeven wat besproken is en welke afspraken gemaakt zijn. In totaal waren 8 organisatoren bij het gesprek aanwezig. Hieronder vielen zowel organisatoren die in het bestuur zitten of zijn aangesloten bij de Evenementen Vereniging Amsterdam (EVA), organisatoren die niet zijn aangesloten bij de EVA en een organisator die een gratis evenement organiseert. Ook waren er zowel organisatoren die meer voelen voor verdeling op basis van inhoudelijke criteria, als organisatoren die een duidelijke voorkeur hebben voor het nogmaals kopiëren van de Evenementenkalender. Aanleiding Aanleiding van het gesprek is de discussie die wordt gevoerd rondom (de wens van een deel van de sector voor) het kopiëren van de Evenementenkalender van 2025, afgezet tegen het conceptbeleid dat is ontwikkeld om schaarste in 2025 te verdelen op basis van inhoudelijke criteria. Onlangs is gebleken dat er binnen de evenementensector verschillend wordt gedacht over de wenselijkheid van kopiëren of verdeling op basis van het beleid.

Hiermee wordt de kans op procedures groter. Vanuit de gemeente zijn grote zorgen over met name de effecten van een procedure tegen het kopiëren van de Evenementenkalender. Uitgangspunten gesprek In het gesprek zijn de risico’s en mogelijke consequenties besproken van zowel het kopiëren van de Evenementenkalender, als het beleid. De burgemeester heeft de aanwezigen bijgepraat over de kansen en risico’s van de verschillende opties en ze meegenomen in de consequenties van de te maken keuze. Daarbij is vastgesteld dat de kans op procedures groter wordt geacht bij het beleid dan bij kopiëren, maar dat zeker de gemeente de inschatting maakt dat de effecten van procedures weer groter zijn bij het kopiëren van de kalender. Beleid In het gesprek is uitgebreid stilgestaan bij het beleid. De gemeente heeft aangegeven tevreden te zijn met dat voorstel, maar heeft ook benoemd dat er risico’s zijn verbonden aan de invoering en de uitvoering ervan. Zo kan het zijn dat er blinde vlekken in het beleid zitten, waardoor toch een onrechtmatigheid ontstaat.

De inschatting van de gemeente is dat dit maar een klein effect zal hebben op de Evenementenkalender. Immers: waar geen sprake is van schaarste hebben organisatoren een plek op de kalender gekregen. Hier zal een rechterlijke uitspraak geen invloed op hebben. Voor de locaties waar schaarse plekken zijn verdeeld op basis van inhoudelijke criteria is de kans dat een van de criteria niet meegenomen mag worden in de weging. In het slechtste geval moet de schaarse plek alsnog verdeeld worden door middel van een loting. Ook is uitgebreid stilgestaan bij de belangrijkste wijzigingen in het beleid, die zijn doorgevoerd naar aanleiding van zienswijzen van (onder andere) de organisatoren. Zo is het in het aangepaste beleid mogelijk voor organisatoren die te maken krijgen met schaarste om te proberen samen tot een verdeling te komen van de nog beschikbare ruimte waar alle partijen mee kunnen instemmen. Dat zal dan gebeuren onder begeleiding van een onafhankelijke mediator. Indien dit leidt tot consensus tussen organisatoren, zal de gemeente die kalender overnemen en voorleggen aan de adviserende diensten. Daarnaast zijn de beoordelingscriteria en puntentelling op een aantal onderdelen aangepast, en is de administratieve last voor organisatoren verlicht door alleen informatie over de beoordelingscriteria op te vragen als daadwerkelijk sprake is van schaarste.

Alle organistoren die aanwezig waren hebben in het gesprek aangegeven in algemene zin positief te zijn over de ontwikkeling van nieuw beleid en ze steunen de keuze van het college om te komen tot een andere, eerlijke en transparante verdeling. Voor een aantal organisatoren geldt echter dat het beleid voor 2025 te snel komt, en dat er met het beleid te laat duidelijkheid is over wel of geen plek op de kalender. Ook zijn er zorgen geuit over de (onderbouwing van de) criteria en het feit dat maar een beperkt aantal locaties in aanmerking komt voor nieuwe aanvragen, omdat op andere plekken meerjarige contracten zijn afgesloten met beheerders. Vooral organisatoren die op “openbare” plekken zitten, vrezen de extra concurrentie en daarmee het voortbestaan van hun evenement. Kopiëren De kans dat op een procedure tegen een gekopieerde kalender wordt kleiner geacht dan bij een kalender die volgens het beleid is vastgesteld. Daar staat tegenover dat de gemeente verwacht dat de gevolgen van zo’n procedure veel groter zijn, in potentie zelfs desastreus voor zowel organisatoren als de gemeente. Dat komt vooral omdat de kans reëel lijkt dat na een succesvolle procedure de hele kalender zal worden vernietigd. Als dat gebeurt, zal zo snel mogelijk een nieuwe verdeling moeten worden gemaakt.

Dat kan dan (omdat het beleid niet is vastgesteld, en omdat het teveel tijd zou kosten) alleen via loting. In dit scenario krijgen alle

organisatoren de kans om zich in te schrijven op de locatie en datum die zij het liefste willen. In het meest optimistische scenario zou de kalender die daaruit volgt eind februari vastgesteld kunnen worden. Aangezien voor een vergunning voor grote evenementen een minimale doorlooptijd geldt van 16 weken (en de burgemeester mede naar aanleiding van Solid Grooves geen concessies wil doen aan de veiligheid) zouden in dit scenario de eerste evenementen pas kunnen plaatsvinden in juni 2025. Het gevolg hiervan zou zijn dat er een stuwmeer aan evenementen komt in de zomer. Ook de politie maakt zich zorgen om dit scenario, omdat de capaciteit nu al schaars is en er in de zomer van 2025 een extra beroep wordt gedaan op politie-inzet tijdens de extra grote evenementen en de geplande NAVO top. De kans bestaat dat daardoor niet alle evenementen meer kunnen plaatsvinden in 2025. Dat leidt tot aanzienlijke schade bij organisatoren. Organisatoren hebben een ander beeld bij de risico’s dan de gemeente. Zij stellen dat de juridische adviezen die zij hebben ingewonnen juist uitwijzen dat het juridische risico groter is bij het nieuwe beleid en ze schatten het risico dat de hele kalender sneuvelt bij een gekopieerde kalender in als veel kleiner. Door sommige organisatoren wordt kopiëren bovendien als een eerlijker besluit gezien, gelet op de (al benoemde) verschillen in beheer van locaties.

Op veel locaties hebben (private) beheerders meerjarige overeenkomsten gesloten met organisatoren. Als de gemeente deze overeenkomsten niet kan doorkruizen, concentreert de schaarste zich slechts op een paar specifieke plekken. Dit is geen eerlijk speelveld. Met het kopiëren behoudt iedereen zijn evenement en locatie nog een jaar. Vervolg en afspraken De gedeelde conclusie in het gesprek is dat er grote verschillen van inzicht zijn tussen de gemeente en de organisatoren over de juridische risico’s en de verwachtte effecten van de verschillende varianten. Organisatoren geven aan dat zij de risico’s die de gemeente schetst voor het onderuitgaan van de hele kalender niet zien. Vanuit de gemeente wordt verwezen naar adviezen die zij hebben ingewonnen die dat juist wel aanwijzen. Omdat de gemeente de juridische adviezen (vanwege het procesbelang van de gemeente) niet kan delen met organisatoren, is een inhoudelijk gesprek over die risico’s lastig. Ook is het de vraag of een nieuwe juridische opinie (tijdens het ambtswoninggesprek werd gewerkt aan een contra-expertise) uitsluitsel kan geven. De verschillende adviezen staan immers pal tegenover elkaar. De burgemeester heeft in het gesprek vastgesteld dat het belangrijk is om gezamenlijk boven te materie te kunnen hangen en de juridische adviezen te kunnen bespreken. Nu is er geen sprake van gelijke informatie.

Daarom is afgesproken dat er een bijeenkomst

wordt georganiseerd waarvoor een vertegenwoordiger van de organisatoren, onder geheimhouding, kennisneemt van de adviezen die aan de gemeente zijn gegeven, en daarover een gesprek aan te gaan. In aanvulling daarop hebben de burgemeester en de wethouder de opdracht gegeven om de eerder uitgevraagde contra-expertise om te zetten in een onafhankelijk advies van een ter zake deskundige wetenschapper. Die zal met de gemeente en de organisatoren meekijken en een advies uitbrengen. Dat biedt natuurlijk geen garanties, maar is wel de best denkbare manier om het verschil van inzicht in de juridische risico’s op te lossen. Het advies wordt vervolgens, samen met alle eerdere adviezen van organisatoren en de gemeente, besproken in het college en vervolgens gedeeld voor besluitvorming met de gemeenteraad. De partijen hebben met elkaar afgesproken dat de uitkomst van dat gesprek richtinggevend zal zijn voor een eventueel besluit. Alle partijen hebben bovendien kennis kunnen nemen van de mogelijke gevolgen van een procedure, of het nu gaat om kopiëren of een kalender op basis van beleid, en hebben de wens uitgesproken om in die situatie te proberen er zo goed mogelijk samen uit te komen. De gemeente zoekt naar een wetenschapper en zet een verzoek om advies uit. De organisatoren wijzen een afgevaardigde aan die onder geheimhouding kennis kan nemen van de juridische adviezen aan de gemeente.

Op maandag 8 juli wordt een afspraak ingepland om samen in gesprek te gaan over het advies van de wetenschapper. De uitkomst daarvan zal aan het college worden voorgelegd op dinsdag 9 juli.