Begroting 2025 inclusief 1e begrotingswijziging 2024.pdf
Tekst van het document
Begroting 2025 Inclusief 1e begrotingswijziging 2024
17 juni 2024
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................. 2 2. Beleidsbegroting 2025 ....................................................................................................................... 3 2.1 Onderzoeksprogramma’s ....................................................................................................................... 3 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam .............................................................................. 3 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek .................................................................................... 3 2.1.3 Voortgangsbewaking ........................................................................................................................... 3 2.2 Paragrafen .............................................................................................................................................. 4 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ......................................................................................... 4 2.2.2 Financiering .........................................................................................................................................
5 2.2.3 Bedrijfsvoering .................................................................................................................................... 5 3. Financiële begroting 2025 .................................................................................................................. 7 3.1 Programmabegroting 2025 .................................................................................................................... 7 3.2 Toelichting op de programmabegroting 2025........................................................................................ 7 3.3 Specificatie naar taakvelden................................................................................................................... 9 3.4 Investeringsbegroting ........................................................................................................................... 10 3.5 Uiteenzetting financiële positie............................................................................................................ 10 4 Eerste begrotingswijziging 2024 ........................................................................................................ 14 4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2024 ........................................................................................
14 4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2024 .......................................................................................... 15
1
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
1. Inleiding De Ombudsman Metropool Amsterdam (OMA) is de wettelijke ombudsvoorziening voor de gemeenten Amsterdam, Almere, Zaanstad, Amstelveen, Diemen, Landsmeer, Waterland, Ouder-Amstel, de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en Vervoerregio Amsterdam. Missie De OMA voert (onafhankelijk) onderzoek uit naar de behandeling van klachten door de aangesloten (gemeentelijke) instanties. Het gaat hierbij om klachten in de breedste zin van het woord (elke uiting van ongenoegen) waarbij de gemeente wel in eerste instantie de kans moet krijgen om de klacht zelf op te lossen. Indien burgers of ondernemers ontevreden zijn over de behandeling van de klacht, dan kunnen zij zich in tweede instantie tot de ombudsman wenden. Aan de hand van de ontvangen klachten en maatschappelijke signalen rapporteert de ombudsman terug naar de gemeenten en doet hij aanbevelingen. In sommige gevallen doet de ombudsman onderzoek uit eigen beweging. De bedoeling is om bewoners te beschermen tegen (onbedoeld) bureaucratisch leed en om het leren van klachten te stimuleren. Begroting 2025 en de eerste begrotingswijziging 2024 In dit document wordt de begroting 2025 en de eerste begrotingswijziging 2024 (ingedeeld conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten – BBV) behandeld. De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en financiële begroting.
In de beleidsbegroting wordt een toelichting gegeven op het werk van de ombudsman en zijn de voorgeschreven paragrafen opgenomen betreffende het weerstandsvermogen, de financiën en de bedrijfsvoering. In de financiële begroting is tevens de meerjarenbegroting voor de periode 2025 – 2028 opgenomen. De oorspronkelijk vastgestelde begroting 2024 is geactualiseerd. Met de begrotingswijziging worden de oorspronkelijk begrote bijdragen van alle aangesloten gemeenten verhoogd. Het gaat hierbij om een indexatie van de bijdragen, conform artikel 14 lid 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Ombudsman Metropool Amsterdam (hierna: GROMA). Daarnaast wordt de bijdrage van de gemeente Amsterdam structureel opgehoogd met € 180.000 vanaf 2024 als gevolg van de loonontwikkelingen van de afgelopen jaren. Hier geldt namelijk in dat de gemiddelde loonstijging over de afgelopen jaren hoger is geweest dan de toegepaste indexatie van de bijdrage. Vaststellingsprocedure van de begroting Op grond van artikel 13 van de GROMA stelt de Ombudsman zelf jaarlijks de begroting voor het volgende kalenderjaar vast. De Ombudsman maakt werkafspraken met de deelnemers over de toezending van de conceptbegroting en het al of niet kunnen uitbrengen van zienswijzen.
Nu de bijdragen van de overige deelnemers (niet zijnde gemeente Amsterdam) vaststaan dient de (wettelijk verplichte) mogelijkheid tot het uitbrengen van een zienswijze door een deelnemer geen zinvol doel. Het versturen van conceptbegrotingen en het verplicht in de gelegenheid stellen van een deelnemer om een zienswijze uit te brengen is daarnaast een administratief zware procedure bij een gemeenschappelijke regeling met een groot aantal deelnemers. De ombudsman maakt daarom onderlinge afspraken met de deelnemers hoe hier praktisch beter mee omgegaan kan worden. Na vaststelling wordt de begroting aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en aan de deelnemers gestuurd. De begroting wordt uiteindelijk ook op de website van de Ombudsman gepubliceerd. De Ombudsman heeft de begroting 2025 vastgesteld op een lastentotaal van € 3.133.499. Het lastentotaal van de begroting 2024 na eerste wijziging is vastgesteld op € 3.058.785. Amsterdam, 17 juni 2024
Munish Ramlal Ombudsman Metropool Amsterdam 2
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
2. Beleidsbegroting 2025 2.1 Onderzoeksprogramma’s 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam De Ombudsman is een tweedelijns klachtinstantie. Burgers en ondernemers die zich onvoldoende door de gemeente gehoord voelen kunnen, nadat ze hierover eerst bij de gemeente hebben geklaagd, bij de ombudsman hun beklag indienen. Naar aanleiding hiervan schrijft de ombudsman rapporten of rapportbrieven met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. De ombudsman kan in die hoedanigheid gezien worden als ‘second opinion’; in principe toets de ombudsman aan dezelfde behoorlijkheidsregels als de gemeentelijke klachtbehandelaren. Hij is echter wel volstrekt onafhankelijk, benoemd voor 6 jaar door de gemeenteraad en behept met verregaande wettelijke onderzoeksbevoegdheden. De Ombudsman toetst of de overheid een klacht deskundig behandelt en zaken niet op zijn beloop laat. De gemeente moet vaardig communiceren met burgers en zeker bij klachten nagaan waarom iemand klaagt. Dat betekent: actief luisteren en het gesprek aangaan; maatwerk toepassen waar nodig; denken vanuit de bedoeling van beleid en regels en niet eenzijdig formeel-juridisch handelen; en er moet expertise in huis zijn om te leren van klachten. De ombudsman maakt globaal onderscheid tussen drie verschillende typen klachten of problemen.
Zo zijn er incidenten, eenmalige fouten die om een snelle oplossing door de gemeente vragen. Problemen die veroorzaakt worden door tekortkoming in de structuur en cultuur van de gemeente vragen om een andere en veel intensievere benadering. Tot slot richt de ombudsman zich op transformatie, een fundamentele verandering van de rol en positie van het openbaar bestuur in een veranderende samenleving/context. Hiermee levert de ombudsman een bijdrage aan het functioneren van de overheid voor iedereen, en daarmee aan het vertrouwen dat mensen in de overheid stellen. 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek De ombudsman kent verschillende typen onderzoeken. Onderzoeken naar aanleiding van ingekomen casuïstiek vormt de bulk van het werk. Het gaat hierbij om verzoeken van burgers of ondernemers, waarbij de gemeente niet of in onvoldoende mate op (soms ernstige) klachten reageert. Het kan dan gaan om klachten waarbij de gemeente de klacht niet conform de Algemene wet bestuursrecht heeft afgehandeld (proces), maar ook om klachten waarbij de gemeente niet op de inhoud van de klacht heeft gereageerd of waarbij is sprake is van een onbehoorlijke of ondeugdelijk gemotiveerde reactie op de klacht. Een ander type onderzoek betreft het onderzoek uit eigener beweging.
De ombudsman kan zonder concrete casus een onderzoek starten naar de wijze waarop de gemeente haar dienstverlening heeft ingericht. Ook kan de ombudsman klachten bundelen en meer themagericht benaderen. Tot slot hanteert de ombudsman een jaaragenda (Ombudsagenda). Op de Ombudsagenda staan thema’s waar de ombudsman in een bepaalde periode specifiek de aandacht op wil vestigen, welke doelen hij daarbij voor ogen heeft en welke strategie daar het beste bij past. Omdat de thema’s en de krachtenvelden zo verschillend van aard zijn er ook verschillen in doelstelling per thema. Bij het ene thema kan de ombudsman zich meer praktisch en probleemoplossend opstellen, bij een ander thema wenst de ombudsman een onderwerp op de agenda van de gemeente te krijgen door verhalen (van burgers) te vertellen. Bij weer een ander thema is er al zoveel deskundigheid voor handen en is de betrokkenheid van de ombudsman vooral activerend van aard. De Ombudsagenda wordt gepubliceerd op de website van het bureau. 2.1.3 Voortgangsbewaking De ombudsman brengt, afhankelijk van de uitkomsten van een onderzoek, rapportages of rapportbrieven uit met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. Aan de aanbevelingen zitten in beginsel reactietermijnen verbonden. De ombudsman vraagt in eerste instantie de gemeenten zelf om de opvolging van de toezeggingen (naar aanleiding van de aanbevelingen) te monitoren.
Indien de 3
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
toezeggingen van de gemeente onvoldoende concreet zijn of maatregelen zichtbaar uitblijven (bijvoorbeeld omdat klachten hierover bij de ombudsman blijven binnenstromen) zal de Ombudsman de raad van de betrokken gemeente hierover informeren. 2.2 Paragrafen Het Besluit begroting en verslaggeving provincies en gemeenten (BBV) is ook van toepassing op de Ombudsman Metropool Amsterdam. Het BBV schrijft voor dat er een aantal paragrafen moeten worden opgenomen in de beleidsbegroting waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Wij beperken ons tot paragrafen over het weerstandsvermogen en de bedrijfsvoering. 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Sinds 2014 voorziet de GROMA in de mogelijkheid een positief resultaat toe te voegen aan de algemene reserve om een buffer op te bouwen van 10% van de totale bijdragen van alle deelnemers. Indien er sprake is van een overschrijding van de begroting dient deze reserve als eerste aangesproken te worden. De verwachting is dat in zowel 2024 als 2025 de algemene reserve niet aangesproken zal hoeven worden omdat de inkomsten en uitgaven in balans zijn. Het financieel risicomanagement beleid van de ombudsman richt zich onder andere op het kunnen opvangen, voorkomen en beperken van tegenvallers in het jaarrekening resultaat door risico’s op korte termijn. Een zgn.
breder risicoprofiel wordt opgesteld, waarbij rekening gehouden wordt met nietfinanciële (interne en externe) risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van ICT, integriteit, informatie en archiefbeheer, veiligheid etc. Vanzelfsprekend wordt ook gekeken naar de te nemen beheersmaatregelen. De financiële risico’s voor de ombudsman zijn vooralsnog beperkt. De belangrijkste kostenpost is het personeel dat in dienst is bij de gemeente Amsterdam en beschikbaar wordt gesteld aan de ombudsman. Met de verwachte financiële ontwikkelingen, waarbij voorlopig tekorten worden begroot bestaat het risico dat niet voldoende personeel wordt aangesteld (om tekorten zoveel mogelijk te verkleinen). Hierdoor legt een ongewenste druk op het bureau bij de uitvoering van de wettelijke taak. Langdurige ziekte van personeel is een risico voor een kleine organisatie als de ombudsman. Om dat risico af te dekken is de afspraak gemaakt dat de kosten voor personeel dat langdurig ziek is, niet meer volledig (maximaal voor de duur van 6 maanden) ten laste komen van het budget van de ombudsman. De daarna beschikbaar komende middelen kan de ombudsman dan inzetten voor vervangende personele capaciteit. Wat betreft de inkomsten bestaat er enig risico wat betreft de bijdragen van de overige deelnemende gemeenten. Die inkomsten maken echter een relatief klein gedeelte uit van de totale inkomsten.
Bij uittreding van een van de overige deelnemende gemeenten is in de Gemeenschappelijke Regeling bepaald dat dit ruim van tevoren meegedeeld moet worden en dat de financiële gevolgen van de uittreding voor rekening van de uittredende gemeente zijn. Hieronder is de voorgeschreven tabel inzake financiële kengetallen – voor zover relevant voor ombudsman – opgenomen. Tabel 2.1– verloop van de kengetallen (solvabiliteitsratio en netto schuldquote) jaarrekening Begroting Begroting 2023 2024(na 1e 2025
meerjaren raming 2026
meerjaren raming 2027
meerjaren raming 2028
wijziging)
Solvabiliteitsratio
58%
53%
49%
52%
50%
48%
Netto schuldquote
-5%
-11%
-11%
-12%
-12%
-12%
Incidentele / structurele exploitatieruimte
0%
0%
0%
0%
0%
0%
4
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Ten tijde van het opstellen van de begroting is de jaarrekening 2023 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Daarmee betreffen de gepresenteerde 2023 cijfers de vastgestelde cijfers. De solvabiliteitsratio geeft aan in welke mate de bezittingen (vaste en vlottende activa) zijn gefinancierd met eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve). De solvabiliteitsratio blijft relatief stabiel met ingang van 2024. Dit volgt uit het feit dat geen tekorten of overschotten worden begroot vanaf 2024. Een netto schuldquote is een kengetal waarbij een relatie wordt gelegd tussen de netto schulden en de jaarlijkse totale baten. Voor dit verhoudingsgetal geldt: hoe lager hoe beter. Een negatieve netto schuldquote weerspiegelt dat aan het eind van ieder jaar de verwachte vorderingen hoger zijn dan de verwachte schulden. Voor wat betreft de structurele exploitatieruimte geldt dat verwacht wordt dat de structurele inkomsten en structurele uitgaven in balans zullen zijn. 2.2.2 Financiering De ombudsman financiert de lopende exploitatie met de ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten en de opgebouwde reserves. De ombudsman heeft geen langlopende leningen aangetrokken voor de financiering van de vaste materiële activa. De financiering vindt plaats met bestemmingsreserves. De ombudsman heeft een eigen bankrekening.
Als gevolg van de Regeling schatkist-bankieren decentrale overheden wordt deze bankrekening dagelijks door Treasury van de gemeente Amsterdam aangezuiverd of afgeroomd waardoor het banksaldo dagelijks op nul euro uitkomt. Door het afromen of aanzuiveren ontstaat een rekening-courantverhouding met de gemeente Amsterdam. 2.2.3 Bedrijfsvoering Personeelszaken De medewerkers van het bureau van de ombudsman zijn ambtenaren in dienst van de gemeente Amsterdam. In januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) van kracht geworden en is eveneens van toepassing op de medewerkers van het bureau. Daarnaast geldt de caogemeenten en personeelsregeling gemeente Amsterdam. De ombudsman overlegt regelmatig met de personeelsadviseur van Personeel en Organisatieadvies van de gemeente Amsterdam om te toetsen of het personeelsbeleid binnen de kaders blijft van de cao / personeelsregeling en tegelijkertijd de onafhankelijkheid van het instituut Ombudsman Metropool Amsterdam waarborgt. In de rechtspositieregeling en het bevoegdhedenbesluit van de ombudsman zijn onder andere afspraken gemaakt ten aanzien van personele kwesties. De ombudsman hecht veel waarde aan de (persoonlijke) ontwikkeling van zijn medewerkers, zowel individueel als collectief. Voor medewerkers wordt daarom budget gereserveerd voor (individuele of groeps-) opleidingen en cursussen.
Daarnaast hebben zij toegang tot de opleidingen en cursussen die aangeboden worden via de Amsterdamse School. Integriteit Gezien het bovenstaande is de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Amsterdam ook van toepassing op medewerkers van de ombudsman. Ter bewustwording worden er integriteitsbijeenkomsten en/of trainingen voor medewerkers georganiseerd. De ombudsman biedt medewerkers verder de mogelijkheid om gebruik te maken van een vertrouwenspersoon. Financiële zaken De ombudsman maakt gebruik van de diensten van directie Financiële Dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het financieel beheer is bij deze directie belegd en er is ondersteuning in de vorm van een financieel adviseur die de ombudsman helpt bij het opstellen van onder meer de jaarrekening en de begroting. De jaarrekening van de ombudsman wordt conform de gemeenschappelijke regeling gecontroleerd door de auditdienst van de gemeente Amsterdam (ACAM). 5
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Automatisering en informatisering In 2021 is besloten om het oude zaaksysteem (KIM) van de ombudsman te vervangen, om zodoende aansluiting te zoeken bij de laatste beveiligingsnormen. Het nieuwe systeem (SMILE) is in 2022 uitgerold en is in werking. Voor 2025 geldt dat er geen nieuwe investeringen op dit gebied uitgezet worden. De Ombudsman maakt verder gebruik van de ICT-infrastructuur van de gemeente Amsterdam (Amsterdamse Digitale Werkplek) en de daarmee samenhangende beveiligingsvoorzieningen, apparatuur en hosting.
6
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
3. Financiële begroting 2025 In dit hoofdstuk is de programmabegroting 2025 opgenomen inclusief de bijgestelde begroting 2024. 3.1 Programmabegroting 2025 Het programma van de Ombudsman Metropool Amsterdam bestaat uit het voeren van de ombudsfunctie, conform hoofdstuk 9 (titel 9.2) van de Algemene wet bestuursrecht en conform de Gemeenschappelijke regeling Ombudsman Metropool Amsterdam. Deze functie wordt uitgevoerd voor een achttal aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten zijnde: Amsterdam, Amstelveen, Zaanstad, Almere, Diemen, Waterland, Landsmeer en Ouder-Amstel. De functie wordt tevens uitgevoerd voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en de Vervoerregio Amsterdam. Tabel 3.1 – Overzicht van begrote baten en lasten 2025 (inclusief begroting 2024 na 1e wijziging)
Realisatie 2023
Begroting 2024 (na 1e wijziging)
Begroting 2025
Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam
2.524.104
2.847.978
2.956.201
Bijdrage andere gemeenten
169.564
170.807
177.298
Overige baten
162.318
40.000
0
Totale baten
2.855.986
3.058.785
3.133.499
2.454.990
2.482.414
2.591.640
0
65.000
18.142
Overige personeelskosten
68.364
62.582
65.336
Huisvesting
153.815
167.500
171.185
ICT
70.525
143.500
146.657
Materieel overige
130.659
125.000
127.750
Kapitaallasten
12.789
12.789
12.789
Totale lasten
2.891.143
3.058.785
3.133.499
-35.157
0
0
Lasten Personeel Inhuur
Saldo van Baten en Lasten correctie na resultaat Resultaat na correctie
-35.157
-
-
Mutatie reserves
60.646
3.763
-
Resultaat
25.489
3.763
Het BBV schrijft voor dat ook gemeenschappelijke regelingen inzicht moeten geven in de voorgeschreven taakvelden. In paragraaf 3.3 is daarom een overzicht opgenomen van baten en lasten naar taakvelden.
3.2 Toelichting op de programmabegroting 2025 Baten Bijdragen gemeente Amsterdam, overige gemeenten en overige baten 7
0
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
In de gemeenschappelijke regeling is de jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten vastgesteld. De bijdragen worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Dit percentage is voor 2025 berekend op 3,8%. In de bijdrage van de gemeente Amsterdam is sinds 2023 tevens de bijdrage van die gemeente voor de kosten van de Kinderombudsman verwerkt. In het tweede kwartaal van 2024 zijn diverse gesprekken gevoerd met de Gemeente Amsterdam (en het Presidium) met het verzoek om aanvullende bijdragen beschikbaar te stellen om de continuïteit van het bureau te waarborgen. Met ingang van 2024 zal de bijdrage van de gemeente Amsterdam structureel opgehoogd worden met € 180.000. Deze toekenning volgt uit het feit dat de gemiddelde loonstijging ten gevolge van nieuwe Cao-onderhandelingen van de afgelopen jaren hoger is geweest dan de indexatie op de bijdragen van de gemeente. Met het beschikbaar stellen van de extra middelen ter omvang van € 180.000 wordt volledig voorzien in de dekking van de toename in de loonkosten. In 2025 zal in gesprek met de deelnemers en het Presidium gezocht worden naar een passende manier van indexeren. Dit zal naar verwachting leiden tot een aanpassing in de gemeenschappelijke regeling.
Ten tijde van het opstellen van de 2025 begroting zijn aanvullende gespreken gaande met zowel de gemeente Amsterdam als de overige gemeenten om te komen tot nieuwe afspraken voor 2025 en verder. De huidige bijdrage van de gemeenten wordt niet voldoende geacht om een duurzame voortzetting van de activiteiten te garanderen op hetzelfde kwaliteitsniveau. Verder zijn, als onderdeel van de septembercirculaire in 2022, middelen beschikbaar gesteld ter versterking van de rechtsbescherming binnen de diverse gemeenten. Vanuit de Gemeente Amsterdam heeft dit geleid tot het afstaan van een extra budget van ongeveer € 86 duizend in eerdere jaren. De overige aangesloten gemeenten hebben tot op heden nog geen middelen beschikbaar gesteld vanuit deze POK-middelen. Op dit moment lopen gesprekken met de aangesloten gemeenten om de mogelijkheden te onderzoeken om toch aanspraak te maken op (een deel van) deze budgetten. Lasten Personeelslasten Onder deze post vallen de totale loonkosten voor het bureau. Het gaat hierbij om de loonkosten van zowel de ombudsman, plaatsvervangend ombudsman als alle medewerkers die vast of tijdelijk in dienst zijn. Ook loonkosten van medewerkers die bij de ombudsman zijn gedetacheerd vallen hieronder. Salariskosten van extern ingehuurde medewerkers vallen hier niet onder. Kosten hiervan worden geboekt onder de post Inhuur (zie hieronder).
Er wordt in 2025 geen grote wijziging in het vaste personeelsbestand verwacht. De personeelslasten zullen naar verwachting stijgen ten gevolge van cao gerelateerde loonsverhogingen. Voor 2025 heeft conform de CPB-raming van februari 2024 een indexatie plaatsgevonden van 4,4%. Inhuur Jaarlijks stelt de ombudsman een zgn. Ombudsagenda op. Het gaat hierbij om grotere projecten of themaonderzoeken waarvoor soms externen worden ingehuurd (zoals hoogleraren voor een college bij een ‘Ombudsacademie’) vanwege hun specifieke deskundigheid, expertise of puur ter ondersteuning van het onderzoek. De Ombudsagenda voor 2025 wordt in het derde kwartaal van 2024 opgesteld. Vooralsnog wordt verwacht dat externe ondersteuning beperkt noodzakelijk zal zijn. Overige personeelskosten De overige personeelslasten hebben betrekking op het budget voor onder meer opleidingskosten (zoals onderzoeksmethoden, conflicthantering en mediation vaardigheden), (specifieke) parkeer- en reiskosten (zoals voor bezoekers aan het kantoor van de ombudsman) en kosten voor teamsactiviteiten voor (al) het personeel. Voor 2025 heeft conform de CPB-raming van februari 2024 een indexatie plaatsgevonden van 4,4%. Huisvesting
8
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Voor 2025 hebben de huisvestingslasten betrekking op voornamelijk huur, servicekosten, verzekering en enkele met de huur van het pand samenhangende kosten. Voor 2025 heeft conform de CPB-raming voor de materiële kosten van februari 2024 een indexatie plaatsgevonden van 2,2%. ICT-kosten In 2022 is de Ombudsman overgegaan naar een nieuw ICT-systeem. De hostingkosten zullen door aanschaf van het nieuwe systeem naar verwachting lager uitvallen, maar de licentiekosten zullen juist weer hoger zijn (ten opzichte van het oude systeem). Een groot deel van de totale ICT kosten betreft de basis ICT-infrastructuur (werkplekken, thuiswerkfaciliteiten e.d.) die door het bureau bij de gemeente Amsterdam worden afgenomen. De Ombudsman zal in 2024 de gesprekken continueren met de gemeente Amsterdam om hierover nadere afspraken te maken. In de begroting wordt ervanuit gegaan dat zowel de licentiekosten en hostingkosten (via de gemeente Amsterdam) van toepassing zullen zijn. Overige materiële kosten Onder deze post zijn de kosten begroot die voor een deel door de gemeente Amsterdam in rekening wordt gebracht voor het voeren van de financiële administratie en ondersteuning met betrekking tot financiën en personeelszaken. Verder zijn onder deze post kosten van voorlichting, vormgeving van documenten, podcasts, de accountant en andere kosten die de Ombudsman maakt in het kader van onderzoeken.
Bijvoorbeeld de huur van een vergaderzaal, specialistische apparatuur of middelen. Voor 2025 heeft conform de CPB-raming voor de materiële kosten van februari 2024 een indexatie plaatsgevonden van 2,2%. Kapitaallasten Vanaf 2017 wordt afgeschreven op het geactiveerde meubilair in het kader van de verhuizing in 2016. Onvoorzien In de begroting wordt geen post voor onvoorzien opgenomen. Resultaat Het saldo van baten en lasten voor 2025 wordt neutraal begroot. Er wordt derhalve uitgegaan van een sluitende begroting. De verwachting is dat de algemene reserve niet zal muteren in 2025. Wel bestaat de wens om met ingang van 2025 de website van de Ombudsman opnieuw vorm te geven om aan te sluiten op de nieuwe wet- en regelgeving rondom de toegankelijkheid. Op dit moment is nog niet duidelijk hoe deze ontwikkelkosten gedekt gaan worden. Een mogelijkheid zou kunnen zijn om deze middelen vanuit de algemene reserve beschikbaar te stellen. 3.3 Specificatie naar taakvelden Op basis van het BBV moeten gemeenschappelijke regelingen ook inzicht geven in de kosten per taakveld. Tevens moet er een specificatie worden opgenomen van de verwachte incidentele baten en lasten en de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
Overzicht toedeling aan taakvelden Voor OMA zijn de taakvelden ombudsfunctie en overhead van toepassing.1 Tabel 3.3 – Overzicht van begrote baten en lasten taakvelden
1 Het Iv3 Informatievoorschrift 2023 vermeldt de ombudsman expliciet als een onderdeel van het taakveld 0.1 -
Bestuur. 9
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Jaarrekening 2023
Begroting 2024 (na 1e wijziging)
Begroting 2025
2.855.986
3.058.785
3.133.499
Taakveld Bestuur
2.106.228
2.049.386
2.099.444
Taakveld Overhead
784.915
1.009.399
1.034.055
2.891.142
3.058.785
3.133.499
Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning Lasten
Totaal lasten Saldo van baten en lasten
-35.157
-
-
Toevoegingen en onttrekkingen reserves
60.646
3.763
-
Resultaat
25.489
3.763
-
Toerekening personeelslasten aan taakvelden De Ombudsman Metropool Amsterdam is een platte organisatie, bestaande uit circa 23 medewerkers – exclusief gedetacheerden en de Ombudsman, inclusief stagiairs. Van de 23 medewerkers houden circa 18 medewerkers zich volledig bezig met onderzoekstaken. De loonkosten die met deze medewerkers samenhangen worden dan ook toegerekend aan taakveld 01. Bestuur. De loonkosten van de Ombudsman, de manager bedrijfsvoering en het secretariaat wordt volledig toegerekend aan taakveld overhead. De loonkosten van de coördinator serviceteam worden voor de helft toegerekend aan taakveld overhead. Bij inhuur van externe medewerkers worden, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden de kosten daarvan toegerekend aan taakveld 01. Bestuur of taakveld 04. Overhead. Toerekening overige kosten aan taakvelden De overige personeelskosten, huisvestingslasten en kapitaallasten worden alle toegerekend aan het taakveld 04. Overhead, tenzij deze samen hangen met het primair proces. Voor overige materiële kosten geldt dat, afhankelijk van de vraag of de kosten direct samenhangen met een onderzoek (denk bijv. aan de huur van specialistisch opnameapparatuur) de kosten worden toegerekend aan taakveld 01. Bestuur of taakveld 04. Overhead.
Overzicht incidentele baten en lasten begroting Voor het begrotingsjaar 2024 zijn er geen incidentele lasten of baten begroot.
3.4 Investeringsbegroting In onderstaande tabel staat de investeringsstaat van de Ombudsman Metropool Amsterdam. Tabel 3.4 Investeringsstaat OMA
Initiële Materiële investeringb vaste activa edrag Meubilair
127.989
Boekwaarde 01/01/2025
Investering of desinvestering
25.677
-
Afschrijvingen in 2025 12.789
Boekwaarde 31/12/2025 12.888
Voor 2025 zijn er geen grote investeringen voorzien. 3.5 Uiteenzetting financiële positie Voor OMA worden voor eind 2024 t/m 2028 de volgende balansen geprognosticeerd. Tabel 3.5 Overzicht geprognotiseerde balansen (meerjaren)
10
Afschrijving (lineair) 10 jaar (2017-2026)
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
2024 Vaste activa - Materiële vaste activa
2025
2026
2027
2028
25.677
12.888
-
-
-
363.074 194.657 583.408
607.877
541.858
563.532
586.074
12.166 632.931
53.313 595.171
55.446 618.978
57.663 643.737
304.908
308.671
308.671
308.671
308.671
3.763
-
-
-
-
Vlottende passiva Crediteuren - overlopende passiva
224.737 50.000
273.260 51.000
234.500 52.000
257.307 53.000
281.066 54.000
Totaal passiva
583.408
632.931
595.171
618.978
643.737
Vlottende activa - Vorderingen RC-verhouding met niet-financiële instelling - Liquide middelen - overlopende activa totaal activa Eigen Vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve ICT Ombudsacademie - Nog te bestemmen resultaat
Toelichting op verschillende balansposten Vaste activa In 2016 is de ombudsman verhuisd. Er zijn toen ook investeringen gedaan in het kantoormeubilair (inrichtingskosten). De investeringen worden in overeenstemming met de contractduur van de huurovereenkomst afgeschreven (10 jaar). Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is € 12.789. Vlottende activa De verwachte vorderingen betreffen onder andere de vordering op de gemeente Amsterdam in verband met door te belasten btw die verrekend kunnen worden met het btw-compensatiefonds en de rekeningcourant verhouding met de gemeente Amsterdam. Dat laatste is ontstaan door de verplichting om liquide middelen bij het Rijk te stallen (schatkistbankieren) De overlopende activa-post heeft betrekking op vooruitbetaalde huurkosten die betrekking hebben op het pand waar de Ombudsman is gehuisvest. Eigen vermogen Het verwachte verloop van het eigen vermogen in 2024 en 2025 wordt hieronder nader inzichtelijk gemaakt. Tabel 3.6 Verloopoverzicht reserves 31-12-2023 Begrote (na resultaats- Mutaties 2024 bestemming)
31-12-2024
Begrote mutaties 2025
31-12-2025
Algemene reserve
304.908
3.763
308.671
-
308.671
Bestemmingsreserve: • ICT • Ombudsacademie Totaal eigen vermogen
3.763 308.671
-3.763 -
308.671
-
308.671
Algemene reserve en bestemmingsreserves De ombudsman streeft ernaar om een algemene reserve aan te houden van 10% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Hierdoor kunnen schommelingen in het uitgavenniveau worden opvangen. 11
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Investeringen worden zoveel mogelijk met eigen middelen gefinancierd. Dit doet de ombudsman door bestemmingsreserves te vormen. In 2024 is de verwachting dat een laatste deel zal worden onttrokken aan de ICT-bestemmingsreserve als dekking voor de ICT-kosten van het nieuwe zakensysteem. Voorzieningen Er zijn geen bijzondere uitgaven gepland of omstandigheden bekend waarvoor voorzieningen moeten worden getroffen. Vaste schulden De ombudsman heeft geen langlopende leningen (of vaste schulden). Kortlopende schulden en overlopende passiva Deze posten bestaan uit crediteuren (facturen nog te betalen) en transitoria (facturen nog te ontvangen). Het gaat hierbij bijv. om de loonkosten van het bureau voor de maand december en facturen die samenhangen met facilitaire diensten die in december geleverd worden.
12
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
Tabel 3.7 Meerjarenraming exploitatie OMA Jaarrekening 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
(na 1e wijziging)
Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning
2.855.986
3.058.785
3.133.499
3.133.499
3.133.499
3.133.499
Taakveld Bestuur
2.106.228
2.049.386
2.099.444
2.099.444
2.099.444
2.099.444
Taakveld Overhead
784.915
1.009.399
1.034.055
1.034.055
1.034.055
1.034.055
2.891.143
3.058.785
3.133.499
3.133.499
3.133.499
3.133.499
Lasten
Totaal lasten Saldo van baten en lasten
-35.158
-
-
-
-
-
Toevoegingen en onttrekkingen reserves
60.646
3.763
-
-
-
-
Resultaat
25.488
3.763
-
-
-
-
Korte toelichting op de meerjarenraming exploitatie OMA In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse indexatie t/m 2025. De indexatie heeft zowel effect op de baten (verhoging bijdragen deelnemende gemeenten) als de lasten (verhoging van loonkosten). In de meerjarenraming is uitgegaan van een sluitende begroting vanaf 2024. Incidentele baten en lasten Er zijn vanaf 2025 geen incidentele baten en lasten voorzien. Structurele onttrekking aan de reserves Er is geen sprake van structurele onttrekking aan de reserves. Ontwikkeling EMU-saldo Het EMU-saldo is het geraamde saldo van de ontvangsten en uitgaven, berekend op transactiebasis overeenkomstig de voorschriften van het BBV. Het verloop van het EMU-saldo is voor de Ombudsman hieronder schematisch opgenomen. Tabel 3.8 EMU-saldo per einde jaar jaarrekening 2023
Begroting 20224(na 1e
Begroting 2025
meerjaren raming 2026
meerjaren raming 2027
meerjaren raming 2028
wijziging)
Exploitatie vóór mutaties reserves
-35.157
-
Afschrijvingen tlv exploitatie
12.789
12.789
-
-
-22.368
12.789
Investeringen in (im-) materiële activa EMU-saldo
-
-
-
-
12.789
12.888
-
-
-
-
-
-
12.789
12.888
-
-
Vanaf 2024 wordt een positief EMU-saldo van € 12.789 verwacht. Het gaat hierbij alleen om afschrijvingskosten (inrichtingskosten / meubilair).
13
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
4 Eerste begrotingswijziging 2024 De oorspronkelijke begroting 2024 is door de Ombudsman op 13 juli 2023 vastgesteld, nadat de commissie AZ en de Amsterdamse gemeenteraad hiervan kennis hadden genomen. Vanwege diverse redenen is er aanleiding om de begroting 2024 te actualiseren. In de volgende paragraaf zal er een toelichting op de begrotingswijzigingen worden gegeven. 4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2024 Baten Structurele verhoging bijdrage gemeenten De bijdragen van de diverse gemeenten worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Dit percentage is ten tijde van de 2024 begroting ingeschat op 3,6%. Daarmee is de bijdrage over 2023 ook voor de 2024 begroting geïndexeerd tegen 3,6%. Inmiddels is de indexatie definitief vastgesteld tegen 5,7%. De baten zijn derhalve voor 2024 bijgesteld tegen dit verhoogde percentage. Zoals eerder omschreven is ook vanuit de Gemeente Amsterdam een aanvullende bijdrage beschikbaar gesteld vanaf 2024 ter omvang van € 180.000. Dit houdt verband met de vergoeding (met terugwerkende kracht) van de gemiddelde stijging van de loonkosten binnen de Ombudsman t.o.v. de indexatie over de afgelopen jaren. In 2024 is een medewerker gedetacheerd buiten de Ombudsman. Hier gaan naar verwachting baten mee gepaard van €40.000 euro.
Dit heeft geleid tot een bijstelling van de overige baten voor dit bedrag. Lasten Hogere personeelslasten Inmiddels is duidelijk dat voor 2024 incidentele personeelslasten gelden, die niet eerder voorzien zijn. Daarbij kan gedacht worden aan een betaalde transitievergoeding en de doorbetaling van salaris bij ziekte van twee medewerkers. Verder heeft voor 2024 een bijstelling van de begroting plaatsgevonden, doordat met terugwerkende kracht een prijscorrectie (op basis van de CAO) is verricht op de loonkosten. Hiervoor is de formatie in 2024 als leidend beschouwd. Inhuur Voor 2024 is de verwachtte inzet op inhuur vooral het gevolg van het ontbreken van een strategisch adviseur. Op dit moment wordt in overleg met de Gemeente Amsterdam nagegaan of hiervoor een vaste medewerker aangesteld kan worden. Overige personeelskosten De bijstelling van de overige personeelskosten voor 2024 hangt deels samen met de verhoging van de reiskostenregeling die het gevolg is van een nieuwe CAO. Ook is er sinds de aanstelling van de nieuwe kinderombudsman/plaatsvervangend ombudsman eind 2023 een parkeerplek bijgekomen die niet eerder onvoorzien zijn. Deze parkeerplek vormde onderdeel van de arbeidsvoorwaarden die de raad als werkgever afsprak met de nieuwe Kinderombudsman.
Huisvesting De bijstelling voor 2024 is het gevolg van de werkelijke indexatie van zowel de huurkosten als de daarmee samenhangende kosten (zoals schoonmaakkosten). Ook heeft het opnieuw beoordelen van de aard van de lasten in enkele gevallen geleid tot de herrubricering van lasten als huisvesting i.p.v. overige materiële lasten. ICT-kosten Met de Gemeente Amsterdam worden op dit moment gesprekken gevoerd om de mogelijkheden te onderzoeken om dit bedrag naar beneden bij te stellen. Bijvoorbeeld omdat bepaalde diensten nu ook van externen worden afgenomen. De kosten vanuit Amsterdam betroffen in het verleden ongeveer € 14
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
110 duizend euro per jaar. Met de afname van deze diensten bij externen gaan kosten gemoeid van ongeveer € 25 duizend per jaar. Resultaat Het saldo van baten en lasten voor 2024 en verder wordt neutraal begroot. Er wordt derhalve uitgegaan van een sluitende begroting.
4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2024 Programmabegroting De door te voeren begrotingswijziging laat zich als volgt samenvatten. Tabel 4.1 – Overzicht begroting 2024 voor en na de begrotingswijziging. Begroting 2024 1e Begrotingswijziging 2024
Begroting 2024 (na 1e wijziging)
Begroting 2025
Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam
2.650.861
197.116
2.847.978
2.956.201
169.999
808
170.807
177.298
-
40.000
40.000
0
2.820.860
237.924
3.058.785
3.133.499
2.296.237
186.177
2.482.414
2.591.640
Inhuur
78.500
-13.500
65.000
18.142
Overige personeelskosten
44.697
17.885
62.582
65.336
Huisvesting
143.811
23.689
167.500
171.185
ICT
102.603
40.897
143.500
146.657
Materieel overige
142.223
-17.223
125.000
127.750
Kapitaallasten
12.789
0
12.789
12.789
Totale lasten
2.820.860
225.802
3.058.785
3.133.499
0
12.122
0
0
Resultaat na correctie
0
12.122
-
-
Mutatie reserves
0
3.763
3.763
-
Resultaat
0
15.885
3.763
Bijdrage andere gemeenten Overige baten Totale baten
Lasten Personeel
Saldo van Baten en Lasten correctie na resultaat
0
Begroting reserves 2024 De eerste begrotingswijziging heeft effect op de reservepositie van de ombudsman. Het verloop van de reserves in 2024 kan als volgt worden samengevat. Tabel 4.2 - Overzicht verloop reserves in 2024
15
Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2025
31-12-2023 (na resultaatsbestemming) Algemene reserve Bestemmingsreserve: • ICT • Ombudsacademie Totaal eigen vermogen
Mutaties 31-12-2024 stand begroting 2024 voor 1e begrotingswijziging
mutaties 1e begrotingswijziging 2024
31-12-2024 stand ná 1e begrotingswijziging
304.908
-
304.908
3.763
308.671
3.763
-
3.763
-3.763
308.671
-
308.671
308.671
16