begroting 2024 V1 incl begrotingswijzing 2023

Begroting 2024 Inclusief eerste begrotingswijziging 2023

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

Inhoud 1. Inleiding ..........................................................................................................................2 2. Beleidsbegroting 2024 ......................................................................................................4 2.1 Onderzoeksprogramma’s................................................................................................................ 4 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam..................................................................... 4 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek ........................................................................... 4 2.1.3 Voortgangsbewaking .................................................................................................................. 5 2.2 Paragrafen....................................................................................................................................... 5 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................ 5 2.2.2 Financiering ................................................................................................................................. 6 2.2.3 Bedrijfsvoering ............................................................................................................................ 6 3.

Financiële begroting 2024 ................................................................................................8 3.1 Programmabegroting 2024 ............................................................................................................. 8 3.2 Toelichting op de programmabegroting 2024 ................................................................................ 9 3.3 Specificatie naar taakvelden .........................................................................................................10 3.4 Investeringsbegroting ...................................................................................................................11 3.5 Uiteenzetting financiële positie ....................................................................................................11 4 Eerste begrotingswijziging 2023....................................................................................... 14 4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2023 ................................................................................14 4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2023 ...................................................................................15

1

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

1. Inleiding De Ombudsman Metropool Amsterdam (OMA) is een lokale ombudsvoorziening voor de gemeenten Amsterdam, Almere, Zaanstad, Amstelveen, Diemen, Landsmeer, Waterland, de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland, Vervoerregio Amsterdam en sinds 2023 ook voor de gemeente OuderAmstel. Missie De OMA voert (onafhankelijk) onderzoek uit naar de behandeling van klachten door de aangesloten (gemeentelijke) instanties. Het gaat hierbij om klachten in de breedste zin van het woord (elke uiting van ongenoegen) waarbij de gemeente wel in eerste instantie de kans moet krijgen om de klacht zelf op te lossen. Indien burgers of ondernemers ontevreden zijn over de behandeling van de klacht, dan kunnen zij zich in tweede instantie tot de ombudsman wenden. Aan de hand van de ontvangen klachten en maatschappelijke signalen houdt de ombudsman de gemeenten een spiegel voor en doet aanbevelingen met als doel de gemeentelijke dienstverlening naar een hoger niveau te tillen, waarbij oog voor het burgerperspectief centraal staat. In sommige gevallen doet de ombudsman onderzoek uit eigen beweging. De bedoeling is om bewoners te beschermen tegen mogelijk onbehoorlijk overheidshandelen en om het leren van klachten te stimuleren.

Begroting 2024 en de eerste begrotingswijziging 2023 In dit document wordt de begroting 2024 en de eerste begrotingswijziging 2023 (ingedeeld conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten – BBV) behandeld. De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en financiële begroting. In de beleidsbegroting wordt een toelichting gegeven op het werk van de ombudsman en zijn de voorgeschreven paragrafen opgenomen betreffende het weerstandsvermogen, de financiën en de bedrijfsvoering. In de financiële begroting is tevens de meerjarenbegroting voor de periode 2024 – 2027 opgenomen. De oorspronkelijk vastgestelde begroting 2023 is geactualiseerd. Met de begrotingswijziging worden de oorspronkelijk begrote bijdragen van alle aangesloten gemeenten verhoogd. Het gaat hierbij om een indexatie van de bijdragen, conform artikel 14 lid 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Ombudsman Metropool Amsterdam (hierna: GROMA). Daarnaast is gemeente Ouder-Amstel per 2023 aangesloten bij de Ombudsman Metropool Amsterdam, waardoor de begrote baten naar boven zijn bijgesteld. Ook geldt dat de gemeente Amsterdam haar bijdrage (structureel) zal verhogen met €52.000 euro – met ingang van 2023 om tegemoet te komen in de kosten van de Kinderombudsman. Tot slot ontvangt de Ombudsman via de gemeente Amsterdam, een aandeel van de POK-middelen.

Vaststellingsprocedure van de begroting Op grond van artikel 13 van de GROMA stelt de Ombudsman zelf jaarlijks de begroting voor het volgende kalenderjaar vast. De Ombudsman maakt werkafspraken met de deelnemers over de toezending van de conceptbegroting en het al of niet kunnen uitbrengen van zienswijzen. Nu de bijdragen van de overige deelnemers (niet zijnde gemeente Amsterdam) vaststaan dient de (wettelijk verplichte) mogelijkheid tot het uitbrengen van een zienswijze door een deelnemer geen zinvol doel. Het versturen van conceptbegrotingen en het verplicht in de gelegenheid stellen van een deelnemer om een zienswijze uit te brengen is daarnaast een administratief zeer zware procedure bij een gemeenschappelijke regeling met een groot aantal deelnemers. De ombudsman maakt daarom onderlinge afspraken met de deelnemers hoe hier praktisch beter mee omgegaan kan worden.

2

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Na vaststelling wordt de begroting aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en aan de deelnemers gestuurd. Voorgenoemde procedures en afspraken zullen in 2023 (en 2024) tegen het licht worden gehouden in verband met de wijziging van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen. De begroting wordt uiteindelijk ook op de website van de Ombudsman gepubliceerd. De Ombudsman heeft de begroting 2024 vastgesteld op een lastentotaal van € 2.820.860. Het lastentotaal van de begroting 2023 na eerste wijziging is vastgesteld op € 2.842.700. Amsterdam, 08 juni 2023

Munish Ramlal Ombudsman Metropool Amsterdam

3

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

2. Beleidsbegroting 2024 2.1 Onderzoeksprogramma’s 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam De Ombudsman is een tweedelijns klachtinstantie en heeft een toezichthoudende rol als het gaat om de kwaliteit van de klachtbehandeling door de (aangesloten) gemeenten. Burgers en ondernemers die zich onvoldoende door de gemeente gehoord voelen kunnen, nadat ze hierover eerst bij de gemeente hebben geklaagd, bij de ombudsman hun beklag indienen. De ombudsman kan in die hoedanigheid gezien worden als een noodvoorziening. Naar aanleiding van ingekomen signalen en/of verzoeken schrijft de ombudsman rapporten of rapportbrieven met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. De Ombudsman toetst of de overheid een klacht deskundig behandelt en zaken niet op zijn beloop laat. De gemeente moet vaardig communiceren met burgers en zeker bij klachten nagaan waarom iemand klaagt. Dat betekent: actief luisteren en het gesprek aangaan; maatwerk toepassen waar nodig; denken vanuit de bedoeling van beleid en regels en niet eenzijdig formeel-juridisch handelen; en er moet expertise in huis zijn om te leren van klachten. De ombudsman maakt globaal onderscheid tussen drie verschillende typen klachten of problemen. Zo zijn er incidenten, eenmalige fouten die om een snelle oplossing door de gemeente vragen.

Problemen die veroorzaakt worden door tekortkoming in de structuur en cultuur van de gemeente vragen om een andere en veel intensievere benadering. Tot slot richt de ombudsman zich op transformatie, een fundamentele verandering van de rol en positie van het openbaar bestuur in een veranderende samenleving/ context. Hiermee levert de ombudsman een bijdrage aan het functioneren van de overheid voor iedereen, en daarmee aan het vertrouwen dat mensen in de overheid stellen. 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek De ombudsman kent verschillende typen onderzoeken. Onderzoeken naar aanleiding van ingekomen casuïstiek vormt de bulk van het werk. Het gaat hierbij om verzoeken van burgers of ondernemers, waarbij de gemeente niet of in onvoldoende mate op (soms ernstige) klachten reageert. Het kan dan gaan om klachten waarbij de gemeente de klacht niet conform de Algemene wet bestuursrecht heeft afgehandeld (proces), maar ook om klachten waarbij de gemeente niet op de inhoud van de klacht heeft gereageerd of waarbij is sprake is van een onbehoorlijke of ondeugdelijk gemotiveerde reactie op de klacht. Een ander type onderzoek betreft het onderzoek uit eigener beweging. De ombudsman kan zonder concrete casus een onderzoek starten naar de wijze waarop de gemeente haar dienstverlening heeft ingericht. Ook kan de ombudsman klachten bundelen en meer themagericht benaderen.

Tot slot hanteert de ombudsman een jaaragenda (Ombudsagenda). Op de Ombudsagenda staan thema’s waar de ombudsman in een bepaalde periode specifiek de aandacht op wil vestigen, welke doelen hij daarbij voor ogen heeft en welke strategie daar het beste bij past. Omdat de thema’s en de krachtenvelden zo verschillend van aard zijn er ook verschillen in doelstelling per thema. Bij het ene thema kan de ombudsman zich meer praktisch en probleemoplossend opstellen, bij een ander thema wenst de ombudsman een onderwerp op de agenda van de gemeente te krijgen door verhalen (van burgers) te vertellen. Bij weer een ander thema is er al zoveel deskundigheid voor handen en is de betrokkenheid van de ombudsman vooral activerend van aard. De Ombudsagenda wordt gepubliceerd op de website van het bureau. 4

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 2.1.3 Voortgangsbewaking De ombudsman brengt, afhankelijk van de uitkomsten van een onderzoek, rapportages of rapportbrieven uit met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. Aan de aanbevelingen zitten in beginsel reactietermijnen verbonden. De ombudsman vraagt in eerste instantie de gemeenten zelf om de opvolging van de toezeggingen (naar aanleiding van de aanbevelingen) te monitoren. Indien de toezeggingen van de gemeente onvoldoende concreet zijn of maatregelen zichtbaar uitblijven (bijvoorbeeld omdat klachten hierover bij de ombudsman blijven binnenstromen) zal de Ombudsman de raad van de betrokken gemeente hierover informeren.

2.2 Paragrafen Het Besluit begroting en verslaggeving provincies en gemeenten (BBV) is ook van toepassing op de Ombudsman Metropool Amsterdam. Het BBV schrijft voor dat er een aantal paragrafen moeten worden opgenomen in de beleidsbegroting waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Wij beperken ons tot paragrafen over het weerstandsvermogen en de bedrijfsvoering. 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Sinds 2014 voorziet de GROMA in de mogelijkheid een positief resultaat toe te voegen aan de algemene reserve om een buffer op te bouwen van 10% van de totale bijdragen van alle deelnemer. Indien er sprake is van een overschrijding van de begroting dient deze reserve als eerste aangesproken te worden. De verwachting is dat in 2024 de algemene reserve niet aangesproken hoeft te worden omdat inkomsten en uitgaven in balans zijn. Het financieel risicomanagement beleid van de ombudsman richt zich onder andere op het kunnen opvangen, voorkomen en beperken van tegenvallers in het jaarrekening resultaat door risico’s op korte termijn. Een zgn. breder risicoprofiel wordt opgesteld, waarbij rekening gehouden wordt met niet-financiële (interne en externe) risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van ICT, integriteit, informatie en archiefbeheer, veiligheid etc. Vanzelfsprekend wordt ook gekeken naar de te nemen beheersmaatregelen.

De financiële risico’s voor de ombudsman zijn vooralsnog beperkt. De belangrijkste kostenpost is het personeel dat in dienst is bij de gemeente Amsterdam en beschikbaar wordt gesteld aan de ombudsman. Langdurige ziekte van personeel is een risico voor een kleine organisatie als de ombudsman. Om dat risico af te dekken is de afspraak gemaakt dat de kosten voor personeel dat langdurig ziek is, niet meer volledig (maximaal voor de duur van 6 maanden) ten laste komen van het budget van de ombudsman. De daarna beschikbaar komende middelen kan de ombudsman dan inzetten voor vervangende personele capaciteit. Wat betreft de inkomsten bestaat er enig risico wat betreft de bijdragen van de overige deelnemende gemeenten. Die inkomsten maken echter een relatief klein gedeelte uit van de totale inkomsten. Bij uittreding van een van de overige deelnemende gemeenten is in de Gemeenschappelijke Regeling bepaald dat dit ruim van tevoren meegedeeld moet worden en dat de financiële gevolgen van de uittreding voor rekening van de uittredende gemeente zijn.

5

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Hieronder is de voorgeschreven tabel inzake financiële kengetallen – voor zover relevant voor ombudsman – opgenomen. Tabel 2.1– verloop van de kengetallen (solvabiliteitsratio en netto schuldquote) jaarrekening 2022

Begroting 20223(na 1e

Begroting 2024

meerjaren raming 2025

meerjaren raming 2026

meerjaren raming 2027

wijziging)

Solvabiliteitsratio

56%

58%

58%

58%

58%

58%

Netto schuldquote

-12%

-11%

-11%

-12%

-12%

-12%

Incidentele / structurele exploitatieruimte

0%

0%

0%

0%

0%

0%

De solvabiliteitsratio geeft aan in welke mate de bezittingen (vaste en vlottende activa) zijn gefinancierd met eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve). De solvabiliteitsratio ligt naar verwachting rond de 58%. Dit duidt op een goede solvabiliteitspositie. Een netto schuldquote is een kengetal waarbij een relatie wordt gelegd tussen de netto schulden en de jaarlijkse totale baten. Voor dit verhoudingsgetal geldt: hoe lager hoe beter. Een negatieve netto schuldquote weerspiegelt dat aan het eind van ieder jaar de verwachte vorderingen hoger zijn dan de verwachte schulden. Voor wat betreft de structurele exploitatieruimte geldt dat verwacht wordt dat de structurele inkomsten en structurele uitgaven in balans zullen zijn. Dat maakt dat de structurele exploitatieruimte is 0% wordt geraamd. 2.2.2 Financiering De ombudsman financiert de lopende exploitatie met de ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten en de opgebouwde reserves. De ombudsman heeft geen langlopende leningen aangetrokken voor de financiering van de vaste materiële activa. De financiering vindt plaats met bestemmingsreserves. De ombudsman heeft een eigen bankrekening. Als gevolg van de Regeling schatkist-bankieren decentrale overheden wordt deze bankrekening dagelijks door Treasury van de gemeente Amsterdam aangezuiverd of afgeroomd waardoor het banksaldo dagelijks op nul euro uitkomt.

Door het afromen of aanzuiveren ontstaat een rekening-courantverhouding met de gemeente Amsterdam. 2.2.3 Bedrijfsvoering Personeelszaken De medewerkers van het bureau van de ombudsman zijn ambtenaren in dienst van de gemeente Amsterdam. In januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) van kracht geworden en is eveneens van toepassing op de medewerkers van het bureau. Daarnaast geldt de cao-gemeenten en personeelsregeling gemeente Amsterdam. De ombudsman overlegt regelmatig met de personeelsadviseur van Personeel en Organisatieadvies van de gemeente Amsterdam om te toetsen of het personeelsbeleid binnen de kaders blijft van de cao / personeelsregeling en tegelijkertijd de onafhankelijkheid van het instituut Ombudsman Metropool Amsterdam waarborgt. In de rechtspositieregeling en het bevoegdhedenbesluit van de ombudsman zijn onder andere afspraken gemaakt ten aanzien van personele kwesties. De ombudsman hecht veel waarde aan de (persoonlijke) ontwikkeling van zijn medewerkers, zowel individueel als collectief. Voor medewerkers wordt daarom budget gereserveerd voor (individuele of groeps-) opleidingen en cursussen. Daarnaast hebben zij toegang tot de opleidingen en cursussen die aangeboden worden via de Amsterdamse School.

6

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Integriteit Gezien het bovenstaande is de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Amsterdam ook van toepassing op medewerkers van de ombudsman. Ter bewustwording worden er integriteitsbijeenkomsten en/of trainingen voor medewerkers georganiseerd. Waar nodig wordt daarvoor de ondersteuning van Bureau Integriteit gevraagd. De ombudsman biedt medewerkers verder de mogelijkheid om gebruik te maken van een vertrouwenspersoon. Financiële zaken De ombudsman maakt gebruik van de diensten van directie Financiële Dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het financieel beheer is bij deze directie belegd en er is ondersteuning in de vorm van een financieel adviseur die de ombudsman helpt bij het opstellen van onder meer de jaarrekening en de begroting. De jaarrekening van de ombudsman wordt conform de gemeenschappelijke regeling gecontroleerd door de auditdienst van de gemeente Amsterdam (ACAM). Automatisering en informatisering In 2021 is besloten om het oude zaaksysteem (KIM) van de ombudsman te vervangen, om zodoende aansluiting te zoeken bij de laatste beveiligingsnormen. Het nieuwe systeem (SMILE) is in 2022 uitgerold en is in werking. De verwachting is dat in 2023 nog inrichtingswerkzaamheden aan het systeem zullen plaatsvinden om zo goed mogelijk aansluiting te krijgen bij het primaire proces.

De kosten hiervan zullen gefinancierd worden vanuit het nog resterende bedrag in de bestemmingsreserve ICT. Voor 2024 geldt dat er geen nieuwe investeringen op dit gebied uitgezet worden. De Ombudsman maakt verder gebruik van de ICT-infrastructuur van de gemeente Amsterdam (Amsterdamse Digitale Werkplek) en de daarmee samenhangende beveiligingsvoorzieningen, apparatuur en hosting. In 2022 is tevens een eigen intranet opgezet om informatie- en kennisdeling tussen personeelsleden verder te bevorderen nu het hybride werken de norm is geworden. Het intranet zal tevens gebruikt worden ter verbetering van het inwerkproces van nieuwe medewerkers en bevat tools om het projectmatig werken te ondersteunen. Ook is in 2022 een nieuwe website gelanceerd die toegankelijker is (conform WCAG) en meer informatie bevat dan de oude website. De website richt zich niet alleen op burgers, maar bevat ook tips en informatie die voor professionals binnen de gemeenten te gebruiken zijn. Op de website worden rapporten, rapportbrieven, jaarbeschouwingen en financiële stukken (waaronder de jaarrekening en begroting) gepubliceerd. Duurzaamheid De ombudsman zal in 2023, geïnitieerd vanuit de gemeente Amsterdam, deelnemen aan certificeringstraject voor de CO2-prestatieladder.

Tijdens het traject doorloopt de ombudsman een aantal stappen, waaronder het verfijnen van het inzicht in de eigen emissiestromen, het in kaart brengen van alle bestaande reductiemaatregelen en opstellen van aanvullende maatregelen. De verwachting is dat de ombudsman, onder de paraplu van de gemeente Amsterdam, het certificaat uiterlijk in 2024 in ontvangst mag nemen.

7

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

3. Financiële begroting 2024 In dit hoofdstuk is de programmabegroting 2024 opgenomen inclusief de meerjarenbegroting 20242027.

3.1 Programmabegroting 2024 Het programma van de Ombudsman Metropool Amsterdam bestaat uit het voeren van de ombudsfunctie, conform hoofdstuk 9 (titel 9.2) van de Algemene wet bestuursrecht en conform de Gemeenschappelijke regeling Ombudsman Metropool Amsterdam. Deze functie wordt uitgevoerd voor een achttal aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten zijnde: Amsterdam, Amstelveen, Zaanstad, Almere, Diemen, Waterland, Landsmeer en Ouder-Amstel. De functie wordt tevens uitgevoerd voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en de Vervoerregio Amsterdam. Tabel 3.1 – Overzicht van begrote baten en lasten 2024 (inclusief begroting 2023 na 1e wijziging)

Jaarrekening 2022

Begroting 2023 (na 1e wijziging)

Begroting 2024

2.355.140

2.524.104

2.650.861

Bijdrage andere gemeenten

157.145

161.596

169.999

Overige baten

18.005

157.000

0

Totale baten

2.530.290

2.842.700

2.820.860

2.095.827

2.182.735

2.296.237

0

184.700

78.500

Overige personeelskosten

63.894

42.488

44.697

Huisvesting

160.598

136.702

143.811

ICT

195.729

148.093

102.603

Materieel overige

97.214

135.193

142.223

Kapitaallasten

12.789

12.789

12.789

Totale lasten

2.626.052

2.842.700

2.820.860

-95.762

0

0

Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam

Lasten Personeel Inhuur

Saldo van Baten en Lasten correctie na resultaat Resultaat na correctie

-95.762

-

0

Mutatie reserves

115.591

64.409

0

Resultaat

19.829

64.409

0

Het BBV schrijft voor dat ook gemeenschappelijke regelingen inzicht moeten geven in de voorgeschreven taakvelden. In paragraaf 3.3 is daarom een overzicht opgenomen van baten en lasten naar taakvelden. 8

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

3.2 Toelichting op de programmabegroting 2024 Baten Bijdragen gemeente Amsterdam en overige gemeenten In de gemeenschappelijke regeling is de jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten vastgesteld. De bijdragen worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Dit percentage is voor 2024 berekend op 3,6%. In de bijdrage van de gemeente Amsterdam is sinds 2023 tevens de bijdrage van die gemeente voor de kosten van de Kinderombudsman verwerkt. De bijdrage van de gemeente Amsterdam wordt in 2024 verhoogd in verband met de extra financiële middelen die gemeente (sinds eind 2021) ontvangt om onder andere de rechtsbescherming van burgers te versterken. In 2024 gaat het om een extra bijdrage van € 86.461 Lasten Personeelslasten Onder deze post vallen de totale loonkosten voor het bureau. Het gaat hierbij om de loonkosten van zowel de ombudsman, plaatsvervangend ombudsman als alle medewerkers die vast of tijdelijk in dienst zijn. Ook loonkosten van medewerkers die bij de ombudsman zijn gedetacheerd vallen hieronder. Salariskosten van extern ingehuurde medewerkers vallen hier niet onder. Kosten hiervan worden geboekt onder de post Inhuur (zie hieronder). Er wordt in 2024 geen grote wijziging in het vaste personeelsbestand verwacht.

De personeelslasten zullen naar verwachting echter stijgen ten gevolge van cao gerelateerde loonsverhogingen. Verwachte indexatie doorvoeren in tabellen = o.b.v Loonvoet sector overheid 2024 5,2%, zie CPB-raming maart 2023. Inhuur Jaarlijks stelt de ombudsman een zgn. Ombudsagenda op. Het gaat hierbij om grotere projecten of themaonderzoeken waarvoor soms externen worden ingehuurd (zoals hoogleraren voor een college bij een ‘Ombudsacademie’) vanwege hun specifieke deskundigheid, expertise of puur ter ondersteuning van het onderzoek. De Ombudsagenda voor 2024 wordt in het derde kwartaal van 2023 opgesteld. Vooralsnog wordt niet verwacht dat externe ondersteuning noodzakelijk zal zijn. Overige personeelskosten De overige personeelslasten hebben betrekking op het budget voor onder meer opleidingskosten, (specifieke) reiskosten en kosten voor sociale activiteiten voor (al) het personeel. ICT-kosten In 2022 is de Ombudsman overgegaan naar een nieuw ICT-systeem. De hostingkosten zullen door aanschaf van het nieuwe systeem naar verwachting lager uitvallen, maar de licentiekosten zullen juist weer hoger zijn (ten opzichte van het oude systeem). Een groot deel van de totale ICT kosten betreft de basis ICT-infrastructuur (werkplekken, thuiswerkfaciliteiten e.d.) die door het bureau bij de gemeente Amsterdam worden afgenomen.

De Ombudsman zal in 2023 het gesprek aangaan met de gemeente Amsterdam om hierover nadere afspraken te maken. In de begroting van 2024 wordt ervanuit gegaan dat de licentiekosten (van het oude systeem) en hostingkosten (voor dit oude systeem, via de gemeente Amsterdam) komen te vervallen. Dit betekent dus dat van de gebruikelijke ICT factuur ADAM een bedrag van om en nabij de €60.000 zal factureren (i.v.m. wegvallen hosting en technisch applicatiebeheer) in plaats van de gebruikelijke €100.000-120.000. Huisvesting Voor 2024 hebben de huisvestingslasten betrekking op voornamelijk huur, servicekosten, verzekering en enkele met de huur van het pand samenhangende kosten. 9

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Overige materiële kosten Onder deze post zijn de kosten begroot die voor een deel door de gemeente Amsterdam in rekening wordt gebracht voor het voeren van de financiële administratie en ondersteuning met betrekking tot financiën en personeelszaken. Verder zijn onder deze post kosten van voorlichting, vormgeving van documenten/films / podcasts, de accountants en andere kosten die de ombudsman maakt als in het kader van onderzoeken gebruik wordt gemaakt van bijv. de huur van een vergaderzaal / ruimte, specialistische apparatuur of middelen. Kapitaallasten Vanaf 2017 wordt afgeschreven op het geactiveerde meubilair in het kader van de verhuizing in 2016. Onvoorzien In de begroting wordt geen post voor onvoorzien opgenomen. Resultaat Het saldo van baten en lasten voor 2024 wordt begroot op € 0. Er wordt derhalve uitgegaan van een sluitende begroting.

3.3 Specificatie naar taakvelden Op basis van het BBV moeten gemeenschappelijke regelingen ook inzicht geven in de kosten per taakveld. Tevens moet er een specificatie worden opgenomen van de verwachte incidentele baten en lasten en de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Overzicht toedeling aan taakvelden Voor OMA zijn de taakvelden ombudsfunctie en overhead van toepassing.1 Tabel 3.3 – Overzicht van begrote baten en lasten taakvelden

Jaarrekening 2022 Begroting 2023 (na 1e wijziging)

Begroting 2024

Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning

2.530.290

2.842.700

2.820.860

Taakveld Bestuur

1.749.545

1.904.609

1.889.976

Taakveld Overhead

876.507

938.091

930.884

2.626.051

2.842.700

2.820.860

Lasten

Totaal lasten Saldo van baten en lasten

-95.761

-

Toevoegingen en onttrekkingen reserves

115.591

64.409

Resultaat

19.829

64.409

0

0

Toerekening personeelslasten aan taakvelden De Ombudsman Metropool Amsterdam is een zgn. ‘platte’ organisatie, bestaande uit 23 medewerkers – exclusief gedetacheerden en de Ombudsman, inclusief stagiairs. Van de 23 medewerkers houden 18 medewerkers zich volledig bezig met onderzoekstaken. De loonkosten die met deze medewerkers samenhangen worden dan ook toegerekend aan taakveld Bestuur. De

1

Het Iv3 Informatievoorschrift 2022 vermeldt de ombudsman expliciet als een onderdeel van het taakveld 0.1 - Bestuur.

10

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 loonkosten van de Ombudsman, van de manager bedrijfsvoering en het secretariaat worden volledig toegerekend aan taakveld overhead. Bij inhuur van externe medewerkers worden, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, de kosten daarvan toegerekend aan taakveld Bestuur of taakveld Overhead. Toerekening overige kosten aan taakvelden De overige personeelskosten, huisvestingslasten en kapitaallasten worden alle toegerekend aan het taakveld 04. Overhead. Voor overige materiële kosten geldt dat, afhankelijk van de vraag of de kosten direct samenhangen met een onderzoek (denk bijv. aan de huur van specialistisch opname apparatuur) de kosten worden toegerekend aan taakveld Bestuur of taakveld Overhead. Overzicht incidentele baten en lasten begroting Voor het begrotingsjaar 2024 zijn er geen incidentele lasten of baten begroot.

3.4 Investeringsbegroting In onderstaande tabel staat de investeringsstaat van de Ombudsman Metropool Amsterdam. Tabel 3.4 Investeringsstaat OMA Materiële vaste activa

Initiële investeringbedrag

Meubilair

127.989

Boekwaarde 01/01/2024

Investering of desinvestering

Afschrijvingen in 2022

-

12.789

38.466

Boekwaarde 31/12/2023 25.677

Afschrijving (lineair) 10 jaar (2017-2026)

Voor 2024 zijn er geen grote investeringen voorzien.

3.5 Uiteenzetting financiële positie Voor OMA worden voor eind 2023 t/m 2027 de volgende balansen geprognosticeerd. Tabel 3.5 Overzicht geprognotiseerde balansen (meerjaren) 2023 Vaste activa - Materiële vaste activa 38.466

Vlottende activa - Vorderingen RC-verhouding met niet-financiële instelling - Liquide middelen - overlopende activa totaal activa Eigen Vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve ICT Ombudsacademie - Nog te bestemmen resultaat Vlottende passiva - overlopende passiva

Totaal passiva

2024

2025

2026

25.677

12.888

2027 -

344.956 205.406 588.828

357.745

370.534

383.422

383.422

205.406 588.828

205.406 588.828

205.406 588.828

205.406 588.828

279.419

343.828

343.828

343.828

343.828

64.409

-

-

-

-

245.000

245.000

245.000

245.000

245.000

588.828

588.828

588.828

588.828

588.828

11

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Toelichting op verschillende balansposten Vaste activa In 2016 is de ombudsman verhuisd. Er zijn toen ook investeringen gedaan in het kantoormeubilair (inrichtingskosten). De investeringen worden in overeenstemming met de contractduur van de huurovereenkomst afgeschreven (10 jaar). Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is € 12.789. Vlottende activa De verwachte vorderingen betreffen onder andere de vordering op de gemeente Amsterdam in verband met door te belasten btw die verrekend kunnen worden met het btw-compensatiefonds en de rekening-courant verhouding met de gemeente Amsterdam. Dat laatste is ontstaan door de verplichting om liquide middelen bij het Rijk te stallen (schatkistbankieren) De overlopende activa-post heeft betrekking op vooruitbetaalde huurkosten die betrekking hebben op het pand waar de Ombudsman is gehuisvest. Eigen vermogen Het verwachte verloop van het eigen vermogen in 2023 en 2024 wordt hieronder nader inzichtelijk gemaakt. Tabel 3.6 Verloopoverzicht reserves 31-12-2022 (na resultaatsbestemming)

Begrote Mutaties 2023

31-12-2023

Begrote mutaties 2024

31-12-2024

Algemene reserve

279.419

-

279.419

64.409

343.828

Bestemmingsreserve: • ICT • Ombudsacademie Totaal eigen vermogen

3.763 60.646 343.828

-3.763 -60.646 -64.409

279.419

64.409

343.828

Algemene reserve en bestemmingsreserves De ombudsman streeft ernaar om een algemene reserve aan te houden van 10% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Hierdoor kunnen schommelingen in het uitgavenniveau worden opvangen. Investeringen worden zoveel mogelijk met eigen middelen gefinancierd. Dit doet de ombudsman door bestemmingsreserves te vormen. In 2022 is een deel van de bestemmingsreserves voor ICT en de Ombudsacademie aangesproken. In 2023 wordt het overige van de bestemmingsreserves aangesproken, zodat in 2024 er geen bestemmingsreserves meer zijn. Omdat de baten en lasten in balans zijn zal naar verwachting ook de algemene reserve in 2024 niet aangesproken hoeven te worden. Voorzieningen Er zijn geen bijzondere uitgaven gepland of omstandigheden bekend waarvoor voorzieningen moeten worden getroffen. Vaste schulden De ombudsman heeft geen langlopende leningen (of vaste schulden). Kortlopende schulden en overlopende passiva Deze posten bestaan uit crediteuren (facturen nog te betalen) en transitoria (facturen nog te ontvangen). Het gaat hierbij bijv. om de loonkosten van het bureau voor de maand december en facturen die samenhangen met facilitaire diensten die in december geleverd worden. 12

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

Tabel 3.7 Meerjarenraming exploitatie OMA Jaarrekening 2022

Begroting 2023 Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 Begroting 2027 (na 1e wijziging)

Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning

2.530.290

2.842.700

2.820.860

2.820.860

2.820.860

2.820.860

Taakveld Bestuur

1.749.545

1.904.609

1.889.976

1.889.976

1.889.976

1.889.976

Taakveld Overhead

876.507

938.091

930.884

930.884

930.884

930.884

2.626.051

2.842.700

2.820.860

2.820.860

2.820.860

2.820.860

0

0

0

0

Lasten

Totaal lasten Saldo van baten en lasten

-95.761

-

Toevoegingen en onttrekkingen reserves

115.591

64.409

Resultaat

19.829

64.409

-

0

0

0

0

Korte toelichting op de meerjarenraming exploitatie OMA In de meerjarenraming is uitgegaan van een indexatie (op basis van loonkostenontwikkeling) van 5,2% ten opzichte van de (gewijzigde) begroting 2023. De indexatie heeft vooral effect op de baten (verhoging bijdragen deelnemende gemeenten) en op de lasten (verhoging van loonkosten). Incidentele baten en lasten Er zijn vanaf 2024 geen incidentele baten en lasten voorzien. Structurele onttrekking aan de reserves Er is geen sprake van structurele onttrekking aan de reserves. Ontwikkeling EMU-saldo Het EMU-saldo is het geraamde saldo van de ontvangsten en uitgaven, berekend op transactiebasis overeenkomstig de voorschriften van het BBV. Het verloop van het EMU-saldo is voor de Ombudsman hieronder schematisch opgenomen. Tabel 3.8 EMU-saldo per einde jaar jaarrekening 2022

Begroting 20223(na 1e

Begroting 2024

meerjaren raming 2025

meerjaren raming 2026

meerjaren raming 2027

wijziging)

Exploitatie vóór mutaties reserves

-95.762

-

0

0

0

0

Afschrijvingen tlv exploitatie

12.789

12.789

12.789

12.888

-

-

Investeringen in (im-) materiële activa EMU-saldo

0

0

0

0

0

0

-82.973

12.789

12.789

12.888

0

0

Vanaf 2023 wordt een positief EMU-saldo van € 12.789 verwacht. Het gaat hierbij alleen om afschrijvingskosten (inrichtingskosten / meubilair).

13

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024

4 Eerste begrotingswijziging 2023 De oorspronkelijke begroting 2023 is door de Ombudsman zomer 2022 vastgesteld, nadat de commissie AZ en de Amsterdamse gemeenteraad hiervan kennis hadden genomen. Vanwege diverse redenen is er aanleiding om de begroting 2023 te actualiseren. In de volgende paragraaf zal er een toelichting op de begrotingswijzigingen worden gegeven.

4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2023 Baten Structurele verhoging bijdrage gemeente Amsterdam De bijdrage van de gemeente Amsterdam wordt vanaf 2023 structureel verhoogd met € 52.000 euro. Het gaat hierbij om een tegemoetkoming in de kosten voor de Kinderombudsman. POK-middelen gemeente Amsterdam De bijdrage van de gemeente Amsterdam aan de ombudsman wordt in de periode van 2023 t/m 2027 ook verhoogd in verband met de extra financiële middelen die gemeenten met ingang van eind 2021 van het rijk ontvangt om onder andere de rechtsbescherming van burgers te verstevigen. In 2023 gaat het om een extra bijdrage van € 83.723. Deelname Ouder-Amstel Per 2023 is de gemeente Ouder-Amstel toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Ombudsman Metropool Amsterdam. Ouder-Amstel zal een bijdrage betalen van €3.223. Indexatie bijdrage deelnemende partijen In de gemeenschappelijke regeling is de jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten vastgesteld. De bijdragen worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Ten tijde van het schrijven van de begroting 2023 was het indexatiepercentage nog niet bekend. Het is nu echter duidelijk geworden dat een indexatie van 3,6% doorgevoerd kan worden.

Overige baten ten gevolge van detachering personeel De ombudsman heeft in 2023 een aantal personeelsleden gedetacheerd bij deelnemers van de gemeenschappelijke regeling, waaronder de gemeente Diemen en de gemeente Amsterdam. Met deze gemeenten is afgesproken dat voor de detachering een vergoeding wordt gegeven die even hoog is als de daadwerkelijke loonkosten van het ter beschikking gestelde personeel. Lasten Hogere personeelslasten Vanwege hetgeen hiervoor is geschetst, de detachering van personeelsleden elders, zal de ombudsman nieuwe (tijdelijke) medewerkers aanstellen om de uitvoeringscapaciteit op pijl te houden. Dit zal voor hogere personeelslasten zorgen. Ook is er tijdelijke vervanging nodig vanwege (langdurig) ziekte van een medewerker en zwangerschapsverlof van een andere medewerker. De personeelslasten zullen bovendien stijgen door de cao-ontwikkelingen en daarmee gepaarde salarisverhogingen. Wijzigingen in de reserves Begin 2022 bedroeg het totaal aan bestemmingsreserves € 180.000 euro. In de begroting 2023 is ervanuit gegaan dat de bestemmingsreserves in 2022 volledig gebruikt zouden worden. Dat is echter niet het geval. Begin 2023 resteert er nog een bedrag van €3763 aan bestemmingsreserve ICT en een bedrag van € 60.646 aan bestemmingsreserve voor de Ombudsacademie – een totaal van € 64.409. 14

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Zowel de bestemmingsreserve ICT als de bestemmingsreserve Ombudsacademie zullen in 2023 volledig gebruikt worden. Het resterende bedrag van de ICT-bestemmingsreserve zal volledig worden gebruikt om de inrichting van het nieuwe zaaksysteem verder te finetunen. Voor de Ombudsacademie geldt dat het bedrag gebruikt wordt om materiele kosten te dekken die samenhangen met het organiseren van o.a. bijeenkomsten in het kader van de academie. Ook een deel van de loonkosten medewerker(s), belast met het oprichten van de academie, zullen hieronder vallen. De algemene reserve neemt in 2023 verder toe met een bedrag van € 19.829 als gevolg van het positieve resultaat in 2022.

4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2023 Programmabegroting De door te voeren begrotingswijziging laat zich als volgt samenvatten. Tabel 4.1 – Overzicht begroting 2023 voor en na de begrotingswijziging.

Begroting 2023

1e Begrotingswijziging 2023

Begroting 2023 (na 1e wijziging)

Begroting 2024

Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam Bijdrage andere gemeenten Overige baten Totale baten

2.383.475

140.629

2.524.104

2.650.861

155.373

6.223

161.596

169.999

-

157.000

157.000

0

2.538.848

303.852

2.842.700

2.820.860

2.149.185

33.550

2.182.735

2.296.237

184.700

184.700

78.500

Lasten Personeel Inhuur

-

Overige personeelskosten

41.714

774

42.488

44.697

Huisvesting

134.211

2.491

136.702

143.811

ICT

127.761

20.332

148.093

102.603

Materieel overige

73.188

62.005

135.193

142.223

Kapitaallasten

12.789

0

12.789

12.789

Totale lasten

2.538.848

303.852

2.842.700

2.820.860

0

0

0

0

Saldo van Baten en Lasten correctie na resultaat Resultaat na correctie

-

-

-

0

Mutatie reserves

0

64.409

64.409

0

Resultaat

0

64.409

64.409

0

Begroting reserves 2023 De eerste begrotingswijziging heeft effect op de reservepositie van de ombudsman. Het verloop van de reserves in 2023 kan als volgt worden samengevat. 15

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2024 Tabel 4.2 - Overzicht verloop reserves in 2023 31-12-2022 stand voor resultaatsbestemming)

Mutaties 31-12-2023 stand begroting 2023 voor 1e begrotingswijziging

mutaties 1e 31-12-2023 stand begrotings- ná 1e begrotingswijziging wijziging 2023

Algemene reserve

259.590

19.829

279.419

-

279.419

Bestemmingsreserve: • ICT • Ombudsacademie Totaal eigen vermogen

3.763 60.646 323.999

19.829

3.763 60.646 343.828

-3.763 -60.646 -64.409

279.419

16