Beantwoording sv Havelaar c s inzake de betaalachterstand die ontstaan is na de implementatie van AFIS

Autorisaties Door de vele verzoeken is de doorlooptijd voor autorisaties momenteel ongeveer een week. We hebben het team versterkt met extra collega's en we doen ons best de autorisatieverzoeken zo snel mogelijk te verwerken. SAC-module De SAC-module (SAP Analytics Cloud), die onder andere gebruikt wordt voor de voorjaarsnota, is nu live. Dit was nog niet mogelijk op 6 januari vanwege enkele opstartproblemen. Voornamelijk programmacoördinatoren, financieel adviseurs en controllers gebruiken de SAC-module in hun werk. Collega’s die hiermee werken, zijn hierover geïnformeerd. Een ervaring vanuit het programma vergunningen Dienstverlening Een collega van het programma vergunningen Dienstverlening, deelde een mooi voorbeeld van zijn ervaring met AFIS. Hij vertelde dat het voorheen soms weken of maanden duurde voordat een factuur na het verlenen van een vergunning werd verzonden. Met AFIS is nu een factuur al binnen twee dagen verzonden. Dit helpt ons om de dienstverlening te bieden die we willen voor de stad. Heb jij ook een mooi voorbeeld om te delen? We zouden het leuk vinden als je dit met ons wilt delen via het Teamskanaal of via de chat van de Q&A-sessies. Ondersteuning en informatievoorziening Liveblog De status van gemelde bevindingen wordt dagelijks bijgewerkt in een liveblog, toegankelijk voor iedereen.

Ook delen we nuttige informatie zoals nieuwe werkinstructies, demo’s, etc. Q&A-sessies en Teamskanaal De Q&A-sessies worden goed bezocht. Hier kun je snel je vragen stellen of je scherm delen. Ook via het Teamskanaal worden veel vragen gesteld. We monitoren de gestelde vragen en reactietijd. Opleidingen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 45 van 52

In de tweede helft van januari zijn er nog opleidingen in de vorm van een livestream beschikbaar. Dit is voor collega’s die extra hulp nodig hebben of nog geen opleiding hebben gevolgd. Rapportages Deze week ontvangen directies de eerste rapportages over het gebruik van AFIS binnen hun directie. Tot slot Een nieuw systeem vraagt tijd en gewenning. Met ondersteuning en informatievoorziening helpen we je met AFIS op weg. Ondertussen werken we aan oplossingen voor de aandachtspunten en delen we de vooruitgang hierop via de liveblog. Bedankt voor je inzet, geduld en feedback!

20-1 | 11:00 uur | SAC-module van AFIS live Status: ter informatie De AFIS-module (SAP Analytics Cloud (SAC)) waarin onder andere een gedeelte van de voorjaarsnota wordt voorbereid, is vanochtend live gegaan. Dit was nog niet mogelijk op 6 januari vanwege enkele opstartproblemen. Dit hebben we met spoed opgepakt. Voornamelijk programmacoördinatoren, financieel adviseurs en controllers gebruiken de SAC-module in hun werk. Als je met deze module werkt, hebben we je via de mail geïnformeerd over de latere livegang van SAC. En heb je bericht ontvangen dat je nu aan de slag kunt in deze module. Bedankt voor je geduld. 20-1 | 16:30 uur | ICT-bestellingen niet op contract zijn weer mogelijk Status: opgelost Een ICT-bestelling zonder contract kon niet worden goedgekeurd door de Lead Buyer. Dit kwam door een foutmelding. Dit probleem is nu opgelost, en deze bestellingen kunnen weer worden goedgekeurd. 20-1 | 16:30 | Email-notificaties van goedkeuringen doen het weer Status: opgelost Als jij verantwoordelijk bent voor het goedkeuren van aanvragen, ontving je geen emailnotificaties van goedkeuringen die voor je klaarstonden. Dit issue is nu opgelost. Je ontvangt dus per mail een melding wanneer er een goedkeuring voor je klaarstaat.

20-1 | 16:30 uur | Verwerkingsverslag bij upload CSV-bestanden wordt weer verstuurd bij debiteurenfacturen Status: opgelost Bij het uploaden van een CSV-bestand wordt een verwerkingsverslag gedeeld met de Taakgerichte Applicatie (TGA). Dit verslag werd bij debiteurenfacturen eerst niet verstuurd. Dit issue is nu opgelost. Donderdag 16 januari 16-1 | 17:35 uur | Ontbrekende / onjuiste boekingscombinaties stapsgewijs aangevuld Status: in behandeling (sinds 8-1) We ontvingen meldingen dat bepaalde boekingscombinaties ontbreken in AFIS of onjuist zijn. Deze boekingscombinaties heb je nodig als je een aanvraag tot bestelling doet want door deze combinaties weet AFIS bij welke rekening of welk budget bepaalde uitgaven of inkomsten horen. Deze week hebben we stapsgewijs 33.000 boekingscombinaties geüpload. We werken hard door om de nog ontbrekende boekingscombinaties zo snel mogelijk in AFIS toe te voegen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 46 van 52

Totdat alle ontbrekende/onjuiste boekingscombinaties zijn hersteld, kun je het volgende doen: • Ontbrekende combinaties individueel blijven melden via Topdesk • Raadpleeg de was-wordt lijst • Bekijk de werkinstructies voor de boekingscombinaties • Let op: kies de juiste categoriecode (ook wel PIA-code genoemd). We horen soms dat de verkeerde categoriecode/PIA-codes gekozen worden waardoor het lijkt alsof er grootboekrekeningen ontbreken. Het document met alle categoriecodes/PIA-codes vind je op deze pagina. We hebben aan elke categoriecode/PIA-code een kolom met grootboeknummers toegevoegd. Zo kan je precies zien welk grootboekopties je hebt op de door jou gekozen code. Donderdag 16 januari 16-1 | 17:50 uur | Update verwerking inkoopfacturen en inkooporders Status: ter informatie Een uitgebreidere update over de verwerking van inkoopfacturen en inkooporders is nu te lezen via deze link. De technische bevindingen die de verwerking en betaling van inkoopfacturen verstoorden, zijn opgelost. De inkoopfacturen van december 2024 laden we nu stapsgewijs in AFIS in VIM (Vendor Invoice Management). Dit duurt nog tot en met dit weekend. De bezetting van de crediteurenadministratie en team betalen is uitgebreid en verwerken alle inkoopfacturen zo snel mogelijk. We verwachten begin volgende week een update over de benodigde tijd om de achterstanden in te halen.

Houd hiervoor de liveblog in de gaten. Leveranciers informeren We houden leveranciers die bij ons bekend zijn, op de hoogte: In december 2024 ontvingen zij al een oproep om hun facturen tijdig in te sturen vanwege de overstap naar AFIS en hebben we al aangekondigd dat betaling van hun facturen mogelijk langer kon duren. In de week van 6 januari 2025 ontvingen zij nogmaals bericht dat de betaling van hun facturen mogelijk langer gaat duren vanwege de overstap naar AFIS en zijn zij geïnformeerd over onze nieuwe werkwijze (bijv. Hoe onze inkooporders worden aangeboden) In de week van 20 januari ontvangen zij nogmaals bericht over de verwachte betaling van hun openstaande facturen. Het CCA is geïnformeerd en kan eventuele vragen van leveranciers beantwoorden. Vanaf volgende week kan het CCA leveranciers ook informeren over de status van hun facturen. Inkooporders Het overzicht van gemigreerde inkooporders is nu beschikbaar en is gedeeld met directies. Ook is de PO-tegel voor gemigreerde inkooporders in AFIS via Startpagina -> Purchase Order. Let op: keur facturen zo snel mogelijk goed Het is belangrijk dat directies zorgen voor het zo snel mogelijk goedkeuren van de facturen die nu in AFIS geladen worden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 47 van 52

16-1 | 17:45 uur | Q&A-sessie bijwonen? Toegangslink te vinden op Sam. Status: ter informatie Alle Q&A-sessies zijn ingepland vanuit onze AFIS mailbox in Outlook. We ontvangen regelmatig vragen van collega's of we de agendaafspraak van de Q&A-sessies in hun agenda willen zetten door hen uit te nodigen voor de Q&A-sessie. Dit is helaas niet mogelijk omdat je in Outlook een maximum aantal genodigden kunt toevoegen aan een agenda-afspraak. Daarom hebben we de linkjes die direct naar de Q&A-sessies in Teams leiden, toegevoegd aan deze pagina op Sam. We vragen je om zelf dit overzicht te bekijken en via de beschikbare linkjes direct in te bellen wanneer er een Q&A-sessie plaatsvindt. 16-1 | 14:00 uur | Reactietijd in standaardmails Topdesk niet altijd juist: belangrijke verstoringen direct opgepakt Status: ter informatie Als je een melding van een verstoring bij AFIS meldt bij Topdesk, ontvang je een standaardreactie waarin een (soms wat langere) reactietijd staat. Goed om te weten: verstoringen die de bedrijfsvoering (het werk) van een directie kunnen versturen, zetten we direct door naar onze partner Capgemini. Zulke meldingen worden dus direct opgepakt en blijven niet ‘liggen’ bij Topdesk. 16-1 | 13:20 uur | Een succes: factuur verleende vergunning veel sneller verstuurd door AFIS Status: ter informatie Naast de issues, zijn er gelukkig ook successen die we graag met je delen.

Sommigen van onze 100.000 vergunningsaanvragers ontvingen pas weken of maanden na het afgeven van een vergunning en het uitvoeren van een project een factuur. In ons oude systeem lukte het niet om dit te versnellen. Met AFIS hebben we nu de eerste factuur slechts twee dagen (!) na het verlenen van de vergunning kunnen versturen. Zo zijn wij de ‘winkel’ die we willen zijn voor onze stad. 16-1 | 13:15 uur | Volgende week demo voor het maken van boekingscombinaties Status: ter informatie Om iedereen te helpen bij het maken van de juiste boekingscombinaties, nemen we een demo op. Deze stellen we begin volgende week beschikbaar. Houd de liveblog in de gaten. Woensdag 15 januari 15-1 | 16:07 uur | Functioneel beheer in inkoopworkflow Status: opgelost Sommige collega’s zien functioneel beheer in de inkoopworkflow staan. Hier zijn meerdere redenen voor. Voorbeelden van redenen: de gebruiker is niet bekend of de gebruiker heeft geen Ariba autorisatie of de inkoopworkflow bestaat nog niet. Advies is om de aanvraag niet in te dienen, maar eerst de workflow te corrigeren via Topdesk. Is de aanvraag al ingediend? Maak dan een melding via Topdesk. Dinsdag 14 januari 14-1 | 16:30 uur | De eerste week met AFIS: een blik op de stand van zaken Status: ter informatie Sinds 6 januari werken we met AFIS, ons nieuwe financiële en inkoopsysteem.

In deze terugblik op week 1 met AFIS nemen we je mee in de eerste ervaringen en aandachtspunten, waaronder de inkoopfacturen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 48 van 52

Terugblik brief: Sinds 6 januari werken we met AFIS, ons nieuwe financiële en inkoopsysteem. AFIS gaat ons veel brengen. Maar zoals bij elke grote verandering, zijn er de nodige uitdagingen. In dit bericht nemen we je mee in de eerste ervaringen en aandachtspunten, waaronder de inkoopfacturen. Het begin: de eerste cijfers en ervaringen De eerste 2.500 collega’s zijn inmiddels actief in AFIS! De technische performance is tot nu toe goed en we hebben genoeg capaciteit om meer gebruikers aan te sluiten. We zien op dit moment weinig technische bevindingen. De bevindingen die er zijn, worden snel opgepakt. Het teamskanaal wordt druk bezocht en de Q&A-sessies zijn populair. Ook de livestreams van de opleidingen die deze en volgende week gepland staan, worden goed bezocht. Dit laat zien dat veel van jullie actief met AFIS bezig zijn en ermee willen (leren) werken. Migratie van inkoopfacturen en uitbetaling hiervan: aandachtspunten en voortgang Vanwege de overstap naar AFIS hebben we alle inkoopfacturen overgezet (gemigreerd) van AFS naar AFIS. Hierdoor konden we tijdelijk geen facturen betalen. De verwerking en betaling van deze facturen is nu weer op gang gekomen en de eerste betalingen zijn uitgevoerd: 2.122 betalingen met een totaalbedrag van € 557.214,61 zijn succesvol verstuurd (stand: dinsdag 14 januari).

Wel hebben we te maken met enkele uitdagingen: Vertragingen in verwerking van inkoopfacturen in AFIS: Enkele technische problemen en ontbrekende datavelden hebben in de eerste week voor vertraging gezorgd. Dit heeft ook als gevolg dat het inzicht in de status van ontvangen inkoopfacturen nu nog ontbreekt. We werken aan een oplossing, deze wordt komende donderdag verwacht. Daarnaast hebben we natuurlijk te maken met een nieuwe werkwijze in AFIS. Dit is voor iedereen even wennen. Meer inkoopfacturen te verwerken: Door de migratie van facturen van AFS naar AFIS, hebben de crediteurenadministratie en team Betalen nu meer inkoopfacturen te verwerken. De teams werken zo snel mogelijk om de achterstand weg te werken. Er is extra capaciteit ingezet. Houd er dus rekening mee dat de betaling van sommige facturen van onze leveranciers nog enkele weken zal duren. Leveranciers zijn in december en vorige week nogmaals geïnformeerd over mogelijke vertragingen. We blijven hen informeren. Het CCA is op de hoogte en kan vragen van leveranciers hierover beantwoorden. En natuurlijk houden we jullie op de hoogte van de voortgang. Aandachtspunten Zoals verwacht, zijn er aandachtspunten.

Een greep uit de belangrijkste: Ontbrekende of onjuiste boekingscombinaties in AFIS: per directie brengen we in kaart welke boekingscombinaties beschikbaar moeten zijn, zodat we die de komende dagen beschikbaar kunnen maken. Daarnaast zien we veel vragen over het kiezen van de juiste boekingscombinatie, zie deze pagina op Sam voor meer informatie. Startscherm en overzicht: we hebben veel vragen ontvangen van collega’s die het startscherm onduidelijk vinden. We onderzoeken hoe we dit gebruiksvriendelijker kunnen maken. Toegang: De doorlooptijd van het aanvragen van toegang (ook wel autorisaties genoemd) tot AFIS is langer dan gewenst. Vanaf deze week worden verzoeken sneller opgepakt omdat we extra bezetting hebben geregeld. Voor specifieke problemen, zoals het inlogprobleem bij de GGD, werken we nu met tijdelijke oplossingen. Ondertussen zijn we met een structurele oplossing bezig.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 49 van 52

Dagelijks sturen we op de belangrijkste knelpunten en oplossingen. Zo blijven we stap voor stap vooruitgaan. Op de liveblog kun je de huidige en opgeloste issues terugvinden. 14-1 | 14:55 uur | Overzicht gemigreerde inkooporders beschikbaar Status: opgelost Het overzicht van de inkooporders die gemigreerd zijn, is nu beschikbaar. Deze hebben we gedeeld met de AFIS-projectleider van jouw directie. Mocht je dit overzicht willen inzien, kun je dan bij de projectleider van je directie terecht. 14-1 | 14:30 uur | Functionaliteit zakenpartner aanmaken voor professionele aanvrager nu beschikbaar Status: opgelost Vorige week ontvingen we meldingen dat professionele aanvragers geen zakenpartner konden aanmaken in AFIS. Dit is nu opgelost: de functionaliteit 'business partner' beheren is voor alle professionele aanvragers beschikbaar. Deze kun je vinden via Startpagina -> business partner beheren. Indien gewenst kun je deze ook zelf toevoegen aan MyHome. 14-1 | 14:30 uur | Bestelling beheren-tegel gemigreerde inkooporders beschikbaar Status: opgelost De Bestelling beheren-tegel voor gemigreerde inkooporders kan weer geopend worden. Deze is in AFIS te vinden via Startpagina -> Purchase Order.

14-1 | 13:00 uur | Foutmelding bij aanvraag tot bestelling op raamcontract Status: opgelost Bij een aanvraag tot bestelling op een raamcontract werd een foutmelding gegeven waardoor je de bestelling niet kon afmaken. Dit probleem is opgelost en bestellingen kunnen weer afgemaakt worden. Maandag 13 januari 13-1 | 16:20 uur | Q&A-sessies: bereid je voor | wijziging weekplanning Status: ter informatie De Q&A-sessies worden goed bezocht en we hebben al veel vragen ontvangen en beantwoord. Om je snel en effectief te kunnen helpen is het handig als je, vóórdat je naar een Q&A-sessie gaat: • De benodigde opleiding voor jouw rol hebt afgerond, zie de beschikbare webinars en elearnings hier. • De werkinstructies voor jouw rol hebt doorgenomen (indien beschikbaar) • Weet hoe je de hulpfunctie (SEN) in AFIS gebruikt door de korte e-learning te volgen We hebben een aantal wijzigingen gedaan in de weekplanning van alle Q&A-sessies, onder andere de sessies voor professionele aanvrager. Deze zijn voortaan 45 minuten i.p.v. 30. Door een storing van onze AFIS-mailbox komen deze wijzigingen momenteel niet goed door en kan het zijn dat je een Q&A-sessie niet juist in je agenda hebt staan. Het actuele overzicht van alle Q&A-sessies vind je op deze pagina (link). 13-1 | 11:30 uur | Extra reeks opleidingen start deze week Status: ter informatie

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 50 van 52

Voor wie nog geen opleiding voor AFIS heeft kunnen volgen, bieden we deze en volgende week voor een aantal rollen extra opleidingen aan. Deze opleidingen zijn in de vorm van een livestream. Je kunt dan ook vragen stellen via de chat. Bekijk het opleidingsaanbod of neem een kijkje bij alle beschikbare webinars en e-learnings per rol. 13-1 | 09:15 uur | AFIS-pagina op Sam: veel nieuwe werkinstructies Status: ter informatie De AFIS-pagina op Sam wordt dagelijks geüpdatet. Via de pagina ‘Werken in AFIS en veelgestelde vragen’ hebben we nieuwe informatie en werkinstructies beschikbaar gemaakt waar deze week veel vraag naar was in het Teamskanaal en bij de Q&A-sessies. Donderdag 9 januari 9-1 | 17:20 | Sluiting informatiepunt Klaprozenweg v.a. 13 januari Status: ter informatie Vanaf maandag 13 januari sluit het informatiepunt op de Klaprozenweg. We merken dat het informatiepunt daar overbodig is geworden, omdat collega's elkaar op eigen initiatief goed vinden bij vragen. Het actuele overzicht van alle informatiepunten vind je hier. 9-1 | 14:00 uur | Vervanger doorgeven professionele en catalogusaanvrager kan nog t/m 10-1 Status: ter informatie Een vervanger kan tijdens afwezigheid de bestel- of goedkeuringstaken overnemen. Er is een bestand voor catalogus aanvragers en professionele aanvragers. In kolom E kun je de namen opzoeken en in kolom F invullen wie de vervanger wordt.

Breng zelf de aangewezen vervanger op de hoogte. Let op: de vervanger moet dezelfde rol hebben als degene die hij/zij vervangt. Je hebt nog t/m 10 januari om vervangers door te geven via de bestanden. Na 10 januari wijs je vervangers aan via Topdesk. Dit is eerder gecommuniceerd via de nieuwsbrief verandermanagement, managementnieuws en TamTam voor leidinggevenden.

9-1 | 09:00 uur | Onze collega's zitten weer voor je klaar op de informatiepunten Status: ter informatie 9-1 | 17:50 uur | Niet-relevante tegels op de startpagina Status: in behandeling sinds 8-1 Op de startpagina nadat je inlogt in AFIS zijn voor iedereen acht tegels te zien, terwijl niet iedereen deze tegels gebruikt in diens werk. Daarnaast hebben veel collega's hulp gevraagd bij het kiezen van de juiste tegels voor hun rol op hun persoonlijke pagina ‘My Home’ die je zelf kunt inrichten met tegels. Beide issues zijn opgepakt en hebben meer uitwerkingstijd nodig. Bedankt voor je geduld. Woensdag 8 januari 8-1 | 15:00 uur | Gebruik groepse-mailadressen voor notificaties niet mogelijk in Ariba Status: in behandeling Er kunnen geen groeps-emailadressen gebruikt worden in het systeem. Notificaties zijn dus altijd persoonsgeboden. We onderzoeken of dit aangepast kan worden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 51 van 52

8-1 | 12:20 uur | Goed te keuren facturen tegel onder verkoop t/m ontvangst wordt verplaatst Status: in behandeling De tegel ‘goed te keuren facturen’ staat in AFIS onder ‘verkoop tot en met ontvangst’, Niet een logische plek, daarom zijn we aan het onderzoeken om de tegel te verplaatsen. 8-1 | 16:30 uur | Issue adres en kostenplaats PIMM Solutions Status: opgelost We ontvingen meldingen dat bij PIMM solutions bij bestellingen het adres niet aangepast kan worden en dat de juiste kostenplaats niet gevonden wordt. Inmiddels is het voor de kostenplaats opgelost. Voor het adres is de terugkoppeling/oplossing: je kunt het adres wel invullen in PIMM. Dit doe je via het AFIS guided buying scherm. 8-1 | 09:00 uur | Q&A-sessie Zakenpartners voortaan elke dinsdag en donderdag om 11:30 uur Status: afgerond De Q&A-sessie Zakenpartners is verplaatst van maandagochtend naar elke dinsdag en donderdag van 11:30 tot 12:00 uur. Klik hier voor het overzicht van alle Q&A's en de toegangslinks. Dinsdag 7 januari 7-1 | 16:00 uur | Error met inloggen: Pageld “SAP_BASIS_PG_UI_MYHOME”: Status: opgelost We hebben enkele meldingen ontvangen dat medewerkers een error-melding met inloggen ontvangen: Pageld “SAP_BASIS_PG_UI_MYHOME”. De snelste manier om dit op te lossen is om dit aan te geven in het vragen kanaal. We lossen de meldingen individueel op. We werken aan een oplossing voor alle meldingen.

Bedankt voor je geduld. 7-1 | 14:30 uur | (nieuwe update) Ontvangen onterechte mails uit AFIS (Ariba) Status: opgelost Sommige medewerkers ontvangen onterechte mails uit Ariba. Bijvoorbeeld van een bestelling die zij niet zelf hebben geplaatst: "Actie vereist: deze Aanvraag is niet geëxporteerd naar het ERPsysteem". Dit issue is opgelost. Heb je op 7 januari na 14:30 uur toch nog zo'n mail ontvangen? Maak dan een melding bij Topdesk en neem de mail op in de bijlage. Maandag 6 januari 6-1 | 17:00 uur | Leeg scherm na inloggen Status: opgelost Krijg je een leeg scherm na het inloggen? Dat klopt, dit is namelijk je persoonlijke pagina. Je richt deze pagina zelf in door tegels toe te voegen. Daarvoor kun je deze korte e-learning volgen.

Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 52 van 52

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam, Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl