Beantwoording sv Havelaar c s inzake de betaalachterstand die ontstaan is na de implementatie van AFIS

Raadsinformatiebrief Beantwoording schriftelijke vragen

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 24 februari 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien @amsterdam.nl Beantwoording schriftelijke vragen van het lid Havelaar (CDA) Krom (Partij voor de Dieren) Garmy (Volt) Burgers (VVD) Koyuncu (Denk) Van Pijpen (GroenLinks) Asruf (PvdA) Schmidt (D66) inzake de betaalachterstand die ontstaan is na de implementatie van AFIS. Tevens de toegezegde periodieke statusupdate van de voortgang betalingsachterstand.

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 14 februari 2025 heeft het college schriftelijke vragen ontvangen van Beantwoording schriftelijke vragen van het lid Havelaar (CDA) Krom (Partij voor de Dieren) Garmy (Volt) Burgers (VVD) Koyuncu (Denk) Van Pijpen (GroenLinks) Asruf (PvdA) Schmidt (D66) inzake de betaalachterstand die ontstaan is na de implementatie van AFIS. Onderstaand treft u de beantwoording van deze vragen aan. De gemeente Amsterdam kampt met een ernstige achterstand in de betaling van facturen als gevolg van de implementatie van het nieuwe betalingssysteem AFIS. Dit heeft grote gevolgen voor onder andere freelancers, leveranciers en ondernemers die afhankelijk zijn van deze betalingen. De wethouder heeft de Raad meerdere malen geïnformeerd over de voortgang bij het aanpakken van deze achterstanden. Ook heeft zij technische vragen beantwoord. Naar aanleiding van deze updates en antwoorden hebben wij aanvullende vragen. In overleg tussen raadslid Havelaar (CDA) en de wethouder financiën is op 11 februari afgesproken dat het College onderstaande vragen versneld zal beantwoorden, uiterlijk op 26 februari, zodat de Raad kennis kan nemen van de antwoorden ter voorbereiding op de commissieactualiteit in de commissie FKD op 27 februari 2025. De vragen bestaan uit zes delen: 1. Vragen over de informatiepositie van de Wethouder en de Raad 2.

Vragen over de oorzaak en de sturing 3. Vragen over het systeem 4. Vragen over de afhandeling van de factuurbetaling 5. Vragen over de (financiële) gevolgen 6. Vragen over de toekomst

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 2 van 52

Voordat ingegaan wordt op de inhoudelijke beantwoording wil ik als verantwoordelijke wethouder graag nog wat kwijt. Allereerst dat ik de ontstane situatie betreur. Daarnaast wil ik benadrukken aan al onze leveranciers, ondernemers en overige partijen waarvan facturen betaald moeten worden, dat er met man en macht wordt gewerkt om dit zo spoedig mogelijk te realiseren. In het geval van schrijnende gevallen is er extra aandacht, zoals verderop in deze brief toegelicht. Ook wil ik van dit moment gebruik maken om mijn dank uit te spreken aan alle ambtenaren, externen en overige betrokkenen voor hun inzet om het ontstane probleem aan te pakken, op te lossen en de impact op Amsterdam en de Amsterdammers te beperken.

Status update Hieronder treft u de toegezegde statusupdate met betrekking tot de voortgang van de inhaalactie van betalingen en de afhandeling van spoedbetalingsverzoeken door de spoeddesk. Daarnaast ook een eerste prognose van de totale doorlooptijd van de inhaalactie. De Raad zal de komende periode wekelijks worden geïnformeerd over de status en hoe deze zich verhoudt tot de prognose. A. Verwerkingsoverzicht facturen met/zonder betalingsachterstand: facturen met/zonder betalingsachterstand

Dagelijkse afhandeling facturen 12-2 tot en met 21-2 12-02- 13-02- 15-02- 17-02- 18-022025 2025 2025 2025 2025 Werkvoorraad buiten 30782 27969 28519 28299 27719 betaaltermijn* Werkvoorraad binnen betaaltermijn Totale werkvoorraad Instroom

19-022025

20-022025

21-022025

26075

25419

24972

24266

23588

21999

20346

20607

20330

19548

18592

55048

51557

50518

48645

48326

46405

44967

43564

2547

720

1226

799

816

1028

999

514

Uitstroom 552 4202 2265 2672 1135 2949 2437 1917 Waarvan 69 148 1293 1588 1707 2407 1399 1833 betaald *De werkvoorraad betreft de facturen die in het systeem van de gemeente Amsterdam staan en nog niet volledig verwerkt zijn. In de getoonde tabel ziet u het verloop van de werkvoorraad facturen bij de afdeling. Op deze manier zal aan de Raad gerapporteerd worden over de afname van de facturen met een betalingsachterstand in verhouding tot de totale werkvoorraad. De instroom van nieuwe facturen en uitstroom van behandelde facturen is een ondersteunende indicator van de afname van de werkvoorraad. Dagelijkse afhandeling verzoeken spoedbetalingen 12-2 tot en met 21-2

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

12-022025 66 52 14 26

13-022025 84 78 6 47

Datum 24 februari 2025 Pagina 3 van 52

14-022025 109 102 7 96

17-022025 96 90 6 47

18-022025 87 59 16 71

19-022025 131 117 14 72

20-022025 137 102 35 83

21-022025 54 40 14 138

Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald Bovenstaande tabel geeft de dagelijkse verwerking van spoedbetalingen aan. De verwerkingsduur is 24-28 uur nadat de betaling is aangemeld. In onderstaande tabel geeft een overzicht van de bekende redenen voor het doen van een spoedbetaling. Grond van goedkeuring

Percentage

Ernstige verstoring van bedrijfscontinuïteit

29,7%

Financiële problemen

48,8%

Juridische consequenties

4,7%

Wettelijke verplichtingen (boete/dwangsom)

10,3%

In opdracht van (stedelijk) directeur1

6,6%

B. Prognose van moment dat de doorlooptijd tot betalingsachterstand is ingelopen Voor de leveranciers die wachten op de betaling van hun factuur is het belangrijk om te weten waar ze aan toe zijn. Garanties kunnen we helaas niet afgeven. Wel werken we met scenario's en monitoren we de ontwikkelingen. Daarbij moet opgemerkt worden dat er altijd een aantal facturen zal zijn waarvan de betalingstermijn is verlopen. Dit komt bijvoorbeeld doordat er nog een geschil is of de dienst wel correct of volledig is geleverd. Voor de prognose wanneer het moment bereikt is waarop de totale achterstand van te laat betaalde facturen ingehaald is zijn scenario's in kaart gebracht waarbij de volgende parameters van invloed zijn: • De ontwikkeling van de werkvoorraad (instroom nieuwe facturen). • De ontwikkeling van inzet van capaciteit, dit betekent dat we rekening houden met ziekte, verlof en het leervermogen van het team. • Het optreden van eventuele issues (in werkwijze en/of AFIS, zoals bijvoorbeeld issues met workflow) • Het succesvol inzetten van versnellingsacties (voorbeeld: versneld betalen van alle facturen onder de 250 euro) • De ontwikkeling van de verwerkingstijd van de nieuwe facturen (dit zal in combinatie met de inkooporders en gewenning door medewerkers steeds sneller moeten gaan).

• De verhouding tussen (oude nog deels handmatige) facturen en facturen die langs het nieuwe proces verwerkt worden. Zoals hierboven is aangegeven is het lastig om een exacte datum te geven wanneer de normale betalingstermijn is bereikt. Drie scenario's zijn op basis van bovenstaande parameters in beeld

1 Beoordeling heeft plaatsgevonden door (stedelijk) directeur. Spoeddesk legt verder niet vast onder welke van de 4 categorieën deze spoedbetaling thuishoort.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 4 van 52

gebracht. Het gemiddelde scenario gaat momenteel uit van een evenwicht naar een normale betalingstermijn op 7 april. In het slechtste scenario wordt het evenwicht niet eerder bereikt dan op 19 mei en in het meest gunstige scenario op 24 maart. De raad zal via de periodieke updates geïnformeerd worden over de realisatie van deze scenario’s. Daarnaast zullen de mitigerende maatregelen, zoals de extra capaciteit zolang ingezet worden als nodig is om de effecten voor de ondernemers te beperken. C. Versnellingsmaatregelen Om uit te komen op het hiervoor genoemde “gemiddelde scenario” en zo mogelijk “meest gunstige scenario” zijn extra versnellingsmaatregelen genomen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de maatregel om kleinere facturen (< 250 euro) versneld af te handelen, de inzet van extra capaciteit, het afspreken van bevoorschotting op reeds ontvangen maar nog niet verwerkte termijnfacturen en maatwerkafspraken met grote crediteuren over het betalingsritme. Daarnaast blijft er gekeken worden naar mogelijke aanvullende maatregelen. Het is niet uit te sluiten dat extra maatregelen gepaard gaan met aanvullende kosten.

Deel I: Vragen over de informatiepositie van de Wethouder en de Raad 1. Wanneer zijn de eerste meldingen van ondernemers binnengekomen over te late betalingen. Waarom is toen niet een alarmbel afgegaan? De organisatie hield rekening met een vertraging in de betaling van facturen door de overstap naar AFIS. Toen er meldingen binnen kwamen van ondernemers dat de betaaltermijn voor hun facturen was verlopen, was dat niet direct alarmerend. Zodra de eerdergenoemde technische issues zich voordeden zijn deze opgepakt en is de organisatie ook zelf gestart met het opschalen, om te proberen de achterstand die groter werd dan verwacht zo snel mogelijk in te kunnen gaan halen. 2. Ontving de wethouder dergelijke rapportages ook? Welke informatie werd daarin gedeeld? Kwamen de problemen in deze rapportages ook naar voren? De wethouder wordt sinds de start van de implementatie en na livegang op de hoogte gehouden van het verloop. In de staf Financiën van 13 januari is door de organisatie aangegeven dat livegang van AFIS tot dat moment goed verliep. Op de staf Financiën van 20 januari is vervolgens gemeld dat het inlezen van facturen door technische issues was vertraagd, maar dat vanaf dat moment de behandeling van facturen weer mogelijk was. Op dat moment was de verwachting dat de volledige achterstand binnen 6 weken zou zijn weggewerkt. De raad is hier diezelfde week over geïnformeerd.

Later op dezelfde maandag 20 januari bleek dat het verwerken wederom vertraging opliep door performance problemen. Dit bleek te komen door de trage verwerking van de handmatige invoer. Het performanceprobleem is direct gemeld bij de implementatiepartner waarna er een server herstart is uitgevoerd. Met de implementatiepartner was de afspraak dat bij performanceproblemen direct zou worden opgeschaald in o.a. server-capaciteit. Dit is gedaan en de eerste herstelactie leek effect te hebben.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 5 van 52

Op maandag 27 januari werd geconstateerd dat ondanks de nieuwe server de performanceproblemen nog niet zijn opgelost en is een ticket2 aangemaakt bij SAP. Op 28 januari is een workaround3 geboden, namelijk het gebruik van een andere tegel, om de lange wachttijd tussen schermen bij het coderen te beperken. Op 23 januari na de commissie FKD heeft de wethouder een statusupdate ontvangen, waarin gemeld is dat: • Het proces van valideren en coderen van overgezette facturen meer tijd kost dan verwacht en dat de administratie gewenningstijd nodig heeft om weer op de reguliere productiesnelheid te komen. • Oude en nieuwe facturen parallel worden afgehandeld om vertraging bij de nieuwe facturen te voorkomen. • De verwachting is dat de vertraging binnen 6 weken is ingelopen. • Er een spoedprocedure is voor leveranciers die door de betalingsachterstand in problemen dreigen te komen. • Onderzocht wordt hoe de capaciteit opgeschaald kan worden. • Leveranciers met openstaande facturen in AFIS die dag geïnformeerd worden over welke facturen het exact betreft die te laat worden betaald. • Vanuit AFIS realtime inzichtelijk is welke facturen er in de werkvoorraad staan en de directies automatische notificaties en automatische herinneringen ontvangen.

Op de staf van 3 februari is uitgebreide toelichting geweest over de omvang van de problemen bij de migratie van de oude facturen, de ontvangst van facturen die waren tegengehouden en aansluitend de verwerking ervan. Vanaf 3 februari is een aantal keren per week contact en overleg geweest over de ontstane situatie en hoe die het hoofd te bieden. 3. Is er een relatie tussen de rapportage die op 20 januari naar de directies gestuurd is en de beslissingen die op 21 januari genomen zijn? Het is niet duidelijk op welke rapportage precies wordt gedoeld. 4. Hoe kan het dat de liveblog voor iedereen toegankelijk was en dat de wethouder in haar brief van 7 februari aangeeft pas sinds 1 februari op de hoogte te zijn van hoe ernstig de problemen zijn? Leest de wethouder Intranet niet, ook niet wanneer er een groot nieuw systeem live gaat en daar een speciaal live blog voor gemaakt is? Het liveblog geeft de stapeling van technische problemen weer, die de organisatie stuk voor stuk probeert op te lossen. De omvang van de situatie manifesteerde zich gedurende de tijd. Aanloopproblemen en het oplossen daarvan, horen bij elke migratie. Lang was er vertrouwen dat alle problemen snel konden worden opgelost met de reeds proactief aangetrokken extra capaciteit en de betalingsachterstand kon worden ingelopen binnen de 6 weken. Het GMT van 30

2 een ticket is de technische naam voor een officiële melding bij de leverancier 3 een workaround is een technische term voor een alternatieve (vaak tijdelijke) omweg/omleidingsoplossing voor het probleem.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 6 van 52

januari was het moment waarop ambtelijk geconstateerd is dat er sprake is van een ernstig probleem, veroorzaakt door de stapeling van diverse technische issues. Het liveblog is bedoeld om de medewerkers van de gemeente Amsterdam die met AFIS werken te informeren. De informatie is dan ook op eindgebruikers van AFIS toegespitst. Om deze reden heeft de wethouder het liveblog niet gelezen. 5. Is de wethouder voor 1 februari niet proactief door medewerkers geïnformeerd dat de problemen ernstig zijn? De wethouder is op zaterdag 1 februari geïnformeerd, dat is twee dagen nadat het GMT heeft geconcludeerd dat de probleem ernstig waren. 6. Was de wethouder er op dat moment van op de hoogte dat er ook een speciale spoedprocedure ingericht was die tot begin maart actief was? Zo ja, waarom vertelde zij dit niet in de commissie? In het reguliere proces bestond er altijd al een mogelijkheid tot het doen van spoedbetalingen. Van deze werkwijze was de wethouder dan ook op de hoogte. Tijdens de commissie was de wethouder nog niet op de hoogte dat de reguliere spoedprocedure was uitgebreid vanwege de ontstane situatie. 7.

Was de wethouder er op dat moment van op de hoogte dat er op maandag 27 januari, vier dagen na de commissievergadering, een speciale spoed desk open zou gaan om mensen die door de achterstand in de problemen komen te helpen? Zo ja, waarom vertelde zij dit niet aan de commissie? Bij de commissievergadering van 23 januari was de wethouder niet op de hoogte van een speciale spoeddesk. Over de opening van een spoeddesk is zij op 1 februari geïnformeerd. De voorbereiding van de inrichting van de spoeddesk heeft in de week van 27 tot en met 30 januari plaatsgevonden. De procedures zijn hierbij aangepast om meer aanvragen te kunnen verwerken en de benodigde capaciteit is in kaart gebracht. Op vrijdag 31 januari is getest of de spoeddesk naar behoren functioneerde. Vervolgens is op 3 februari de spoeddesk geopend. 8. Indien de wethouder op dat moment niet op de hoogte was van de speciale spoedprocedure die al van kracht was en de speciale spoeddesk die ingericht zou worden, hoe beoordeelt zij haar eigen informatiepositie op het moment dat zij de mededeling deed? Op 20 januari is de wethouder geïnformeerd over een achterstand in de betalingen, die op dat moment naar verwachting binnen 6 weken zou worden ingelopen. Door de toenemende betaalachterstand anticipeerde de organisatie op stijging van het aantal spoedbetalingen.

Om dit op te vangen is de spoedprocedure uitgebreid en een aparte spoeddesk ingericht voor de afhandeling van deze betalingen. De wethouder beoordeelt haar informatiepositie als voldoende. De wethouder was op de hoogte dat spoedbetalingen mogelijk waren en dat daar aandacht voor was. 9.

Is de wethouder, met de kennis van nu, van mening dat de Raad op 23 januari goed en volledig geïnformeerd is? Hoe kijkt de wethouder terug op haar mededeling tijdens FKD van 23 januari?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 7 van 52

De raad heeft de informatie gekregen waarover de wethouder op dat moment beschikte. 10. Waarom antwoordt de wethouder dat de implementatie in principe goed is gegaan, terwijl zij in het weekend geïnformeerd is over grote problemen in de implementatie? In de rekeningencommissie is aangegeven dat de implementatie in principe goed is gegaan. Direct daarna is aangegeven dat er een probleem is met factuurbetaling en dat daarover een raadsinformatiebrief in voorbereiding is. De formulering in principe goed gegaan is dus een ongelukkige formulering. 11. De wethouder hoorde op 3 februari termijnen van zes tot acht weken, terwijl deze termijnen ook al in de commissievergadering FKD op 23 januari door de wethouder genoemd zijn. Reeds op 21 januari was op intranet aangegeven dat de benodigde tijd om de achterstanden weg te werken ca. zes weken zou zijn. Heeft de wethouder op 3 februari, toen zij de zes tot acht weken te horen kreeg, doorgevraagd waarom de termijn nu weer zes tot acht weken was, terwijl er sinds 21 januari al twee weken verstreken waren en het vanaf dat moment dus eigenlijk nog maar vier weken zou moeten duren? Ja. 12. Was de wethouder op dat moment op de hoogte dat op 21 januari intern gecommuniceerd is dat ‘Facturen worden behandeld op volgorde van indiening, waardoor de vertraging kan variëren afhankelijk van de datum waarop de factuur is ingediend.

We verwachten de volledige achterstand over circa 6 weken te hebben verwerkt.’ Nee. Op 23 januari is een update gedaan waarin stond dat er een onderscheid is tussen de oude facturen en de nieuwe facturen die na 6 januari zijn ingediend. Op dat moment is de wethouder geïnformeerd dat deze twee stromen aan facturen parallel worden afgehandeld, zodat deze facturen minimale vertraging oplopen. 13. Zo ja, wat bedoelde zij dan met de opmerking dat facturen die begin december ingediend zijn nog langer moesten wachten? Dat niet alle facturen die in december zijn ingediend ook direct betaald zouden kunnen worden. En dat specifiek aan de oudere facturen aandacht besteed werd, omdat deze ondernemers al langere tijd op hun geld wachten. 14. De wethouder werd naar eigen zeggen pas in het weekend van 1 februari op de hoogte gesteld van de betalingsachterstand. Vanaf welk moment was de betalingsachterstand bekend bij de afdeling? Hoeveel tijd zat er tussen het moment van constatering en het moment van het inlichten van de wethouder? In het geval de wethouder niet per direct op de hoogte is gesteld, waarom is er gewacht met het inlichten van de wethouder? Sinds de livegang is sprake van technische problemen die de organisatie stuk voor stuk aan het op lossen is. Aanloopproblemen en het oplossen daarvan, horen bij elke migratie.

Lang was er vertrouwen dat alle problemen snel konden worden opgelost en de betalingsachterstand kon worden ingelopen binnen 6 weken. De omvang van de situatie manifesteerde zich gedurende een aantal dagen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 8 van 52

De wethouder is op 20 januari voor het eerst geïnformeerd over problemen. De week erna werd de ernst van de problematiek duidelijker en heeft het GMT hier uitgebreid over gesproken op donderdag 30 januari. Het onderwerp is direct geagendeerd voor de staf van maandag 3 februari. 15. Klopt het dat de wethouder op dat moment, maandag na het weekend waarin zij geïnformeerd was over de ernstige problemen, niet kon uitleggen wat het probleem precies was? Klopt de indruk dat zij zich op dat moment nog geen beeld gevormd had van de aard en inhoud van de problemen? Het klopt dat de wethouder op dat moment nog geen volledig beeld had van de aard en de inhoud van de problemen. Op de stafbespreking van die ochtend is de wethouder bijgepraat en heeft de wethouder een eerste beeld gevormd van de achterliggende oorzaken van de oplopende vertraging. Het gesprek in de staf ging vooral over hoe te voorkomen dat leveranciers in de problemen zouden komen. Ook is gesproken over het verloop van en de communicatie over het proces van spoedbetalingen, het inzetten extra capaciteit en het informeren van de raad. 16. Tijdens deze vergadering zat de voorzitter van de stuurgroep náást de wethouder.

Waarom heeft de wethouder niet verzocht om de vergadering te schorsen om zich te verwittigen van de details die nodig waren om de Raad te informeren over de ernstige problemen? Omdat de Raad, zoals de wethouder in de vergadering meldde, de dag erna een brief zou ontvangen met deze informatie. Overigens zat de voorzitter van de stuurgroep rechtmatigheidsverantwoording naast de wethouder en niet die van de stuurgroep AFIS. 17. Als de wethouder zich wel al een goed beeld gevormd had en de problemen wel beter had kunnen uitleggen wat er precies speelde, waarom heeft ze er dan voor gekozen dat niet te doen? Zie 15 en 16. 18. Was de wethouder op dat moment al op de hoogte van de 700.000 euro extra implementatiekosten? Zo ja, waarom heeft zij dat op dat moment niet gemeld aan de commissie? Zo nee, hoe kon zij dan weten dat het binnen budget was? Nee, de prognose van de extra kosten waren pas begin februari bekend. 19. Op basis van welke informatie concludeerde de wethouder in de commissievergadering dat de extra implementatiekosten binnen budget waren? Op dat moment was nog geen zicht op de totaal benodigde extra inzet. Zodra dit bekend was is dit gemeld, en opgenomen in de raadsbrief van 10-02-2024. 20. In de brieven die op 24 januari verstuurd zijn naar de leveranciers, stond voor alle leveranciers een overzicht met het totaal openstaande bedrag.

Waarom wist de wethouder op 3 februari niet wat het totale bedrag was? Had zij eerder navraag gedaan naar het totaal openstaande bedrag? Zo nee, waarom niet – mede gelet op de opmerking van de wethouder dat zij zelf ook geschrokken was van het aantal van 27.000 facturen? De wethouder had geen navraag gedaan naar het bedrag. Hoewel dit bedrag een indicatie is van de grootte van het probleem, zegt het weinig over de impact op een individuele leverancier.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 9 van 52

21. Hoe kijkt de wethouder terug op haar bijdrage aan de discussie tijdens de vergadering van de Rekeningencommissie van 3 februari? De wethouder vindt het van belang om de raad snel en goed te informeren over belangrijke ontwikkelingen. Dat is bij voorkeur informatie op papier. Dat is zorgvuldiger en geeft de raadsleden de tijd om de informatie rustig tot zich te nemen en daar dan vervolgens vragen over te stellen. De wens om transparant te zijn stond hier op gespannen voet met de noodzaak van zorgvuldigheid. Vanuit het oogpunt van transparantie heeft de wethouder alvast de omvang van de problemen willen delen met de raad, zonder vooruit te lopen op de technische details die de dag daarna in de brief zouden volgen.

Deel II: Vragen over de oorzaak en de sturing Op 7 en 10 februari schrijft de wethouder over haar ingreep in de projectorganisatie • Dit is ernstig. Er wordt met man en macht gewerkt om de achterstanden weg te werken en er is extra capaciteit voor vrijgemaakt. Ik heb direct opdracht gegeven om een crisisteam in te richten. • Zoals ik u eerder heb bericht is een crisisteam ingericht onder leiding van de stedelijk directeur Bedrijfsvoering. Hierbij wordt gestuurd op: het inlopen van de achterstanden , het oplossen van issues in de techniek, voortgang van de spoeddesk en voldoende capaciteit. Dit team komt dagelijks bijeen. De stuurgroep vergadert twee keer per week. Ik word meerdere keren per week geïnformeerd. Vrijdag ontvangt u van mij een actualisatie van de stand van zaken. • Met ingang van 4 februari is een crisisorganisatie ingesteld. O.l.v. een stuurgroep wordt strak gestuurd op het inlopen van de achterstanden en het oplossen van issues in de techniek. 22. In de ambtelijke organisatie waren de problemen al langer bekend (zie ook onderdeel 1). Welke toegevoegde waarde moet het crisisteam dat door de wethouder is ingesteld leveren en waarom was er eerder geen crisisteam opgericht? In de week van 20 januari is naar aanleiding van de eerste vertragingen ambtelijk besloten tot de inzet van extra capaciteit en het inrichten een spoedprocedure.

Kort daarna is door het MT Financiën & Inkoop besloten om de aansturing van de Financiële Administratie te verscherpen, inclusief een directe lijn met de Programma-organisatie. Hiermee heeft de organisatie zelf een operationeel crisisteam opgericht. Het bestuurlijke crisisteam waar de wethouder om heeft gevraagd moet ervoor zorgen dat snel gehandeld kan worden, dat de communicatielijnen naar het bestuur en de rest van de organisatie kort zijn. En dat maatregelen genomen worden die de afhandeling van facturen versneld. Bijvoorbeeld door het versneld betalen van alle facturen tot 250 euro.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 10 van 52

23. Hoe werkt de organisatie? a. Wat is de samenstelling van het crisisteam Het bestuurlijke crisisteam bestaat uit de wethouder Financiën, de stedelijk directeur Bedrijfsvoering, de directeur Financiën en Inkoop en de crisismanager. b. Hoe verhoudt de stedelijk directeur Bedrijfsvoering (de leider van het crisisteam), zich in het organogram van de gemeente Amsterdam tot de directeur Financiën en Inkoop (de verantwoordelijk directeur voor de implementatie) en tot de externe voorzitter van de stuurgroep? De stedelijk directeur Bedrijfsvoering is de hiërarchisch leidinggevende van de directeur Financiën & Inkoop. In het kader van AFIS is de directeur Financiën & Inkoop de opdrachtgever voor de implementatie van AFIS. De stedelijk directeur Bedrijfsvoering is opdrachtgever voor de crisisorganisatie. De externe voorzitter is een technisch voorzitter van de interne (alleen gemeentelijke organisatie) en externe stuurgroep (gemeentelijke organisatie plus de implementatiepartner) van de programma organisatie die de inrichting, implementatie en live gaan van AFIS heeft uitgevoerd. Het crisisteam is ingericht naast deze programma organisatie. c. Hoe verhouden stuurgroep, crisisteam en projectorganisatie zich tot elkaar? Wie doe wat? Wie beslist wat? De programma organisatie gaat over de implementatie van AFIS. De crisisorganisatie heeft als doel het oplossen van de crisis.

Hierbij gaat het om het oplossen van de achterstand in de betaling van inkoopfacturen. Naast dit probleem gaat de implementatie van het systeem door. Daar is en blijft aandacht voor vanuit de reguliere organisatie. De reguliere interne en externe stuurgroep besluiten over de reguliere implementatie aangelegenheden. De bestuurlijke crisisstuurgroep stuurt op het oplossen van de crisis. De bestuurlijke crisisstuurgroep staat onder leiding van het bestuurlijke crisisteam. In dit team zit de wethouder Financiën. d. Wordt het crisisteam nu geleid door degene die ook verantwoordelijk is voor de implementatie van AFIS? Of is er een onafhankelijke crisismanager aangesteld? Nee. Het bestuurlijke crisisteam wordt geleid door de wethouder. De bestuurlijke crisisstuurgroep wordt geleid door de stedelijk directeur Bedrijfsvoering. De stedelijk directeur is opdrachtgever van de ambtelijke crisisorganisatie. Er is een crisismanager aangesteld om te zorgen voor rust en een objectieve blik bij het oplossen van de crisis. e. Zit de wethouder ook in de stuurgroep? Zo ja, sinds wanneer? Zo nee, in welke groep zit zij wel? Nee, de wethouder zit in het Bestuurlijk crisisteam. 24. Hoe lopen de rapportagelijnen binnen de stuurgroep, het crisisteam, de implementatieorganisatie? Wie rapporteert aan wie, welke overlegstructuren

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 11 van 52

zijn er? Welke beslissingen worden in welk gremium genomen? Graag een organogram van de projectorganisatie. Hieronder vindt u een organogram. Hierin vindt u de sturingslijnen terug en ziet u dat er onderscheid wordt gemaakt tussen de reguliere programma organisatie en de crisisorganisatie.

25. Het implementatieplan bevat geen hoofdstuk ‘financiën’, blijkt uit de brief van 10 februari. Tegen welke streefcijfers worden de kosten gemonitord (wat is het budget en wat is de realisatie)? Welke totale kosten waren dan voorzien voor de implementatie en wanneer en door wie zijn deze geaccordeerd? De totale geraamde kosten voor de implementatie betreffen € 21 miljoen. Toekenning van budget heeft plaatsgevonden via het investeringsprogramma “vervanging bedrijfsvoering systemen”. Het investeringsprogramma is vastgesteld door de Raad. Tot de huidige situatie was de inschatting dat het programma binnen dit budget zou blijven. Momenteel wordt doorgerekend wat de inzet t.a.v. de crisissituatie programma breed voor impact heeft, zodat op korte termijn bekend is wat de impact van de crisissituatie op het volledige programmabudget is. 26. De voortgang van de implementatie is periodiek besproken. Hoe vaak was de wethouder aanwezig? Bij de start van de implementatiefase begin 2023 heeft de programmaorganisatie het implementatietraject toegelicht aan de wethouder. De governance, de financiën, de risico's en de mitigerende maatregelen zijn toen besproken. Vervolgens is de voortgang periodiek besproken op de staven.

Eind 2023 heeft de wethouder een apart gesprek gehad met de externe voorzitter van de stuurgroep om zich te vergewissen of er in het programma voldoende aandacht was voor tegenspraak/blik van buiten, control en toezicht. Begin oktober 2024, toen het go/no go moment naderde heeft een aparte sessie plaatsgevonden

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 12 van 52

met de wethouder over de stand van zaken, het beheersen van de risico's, de wijze van bepaling of we klaar zijn voor live gang per 1 januari en wat het plan B is als we de mijlpalen niet halen. Eind oktober is de wethouder geïnformeerd dat de implementatie op koers lag voor een live gang per 1 januari 2025. Daarnaast ook dat de stuurgroep op 22 oktober tot een Go had besloten en de opleidingen van start zouden gaan voor de organisatie. Dit Go besluit was één van de 10 Go / No Go momenten die afgelopen jaar zijn genomen bij het bereiken van een mijlpaal. Hierbij lag elke keer de vraag voor: gaan wij door of niet. Op 9 december is de wethouder geïnformeerd over de laatste stand van zaken van de migratie. Hierbij is gemeld is dat de migratie op schema ligt. Ook is besproken dat leveranciers geïnformeerd zijn over de mogelijke vertraging van facturen door de migratie. Voor de besprekingen na live gang zie vraag 2. 27. AFIS heeft 4.000 gebruikers. Is er ook overwogen om medewerkers voorafgaand aan de implementatie te trainen in plaats van door middel van een nazorgplan? Ja, en dit is ook gebeurd. In aanloop naar de implementatie hebben directies doorgegeven wie er rechten voor het nieuwe systeem dienden te ontvangen. Al deze gebruikers zijn uitgenodigd voor een training vóór de livegang. Het streven was voor de live gang alle gebruikers getraind te hebben.

Vervolgens zijn al deze gebruikers uitgenodigd om te kiezen voor een training op locatie, via teams of voor het volgen van een webinar. Over de status van de inschrijvingen is (tot op persoonsniveau) gerapporteerd aan directeuren van directies. Aan het eind van de opleidingsperiode in december bleek dat nog te weinig mensen waren getraind. Daarop zijn de volgende maatregelen getroffen: eind december zijn extra webinars en livestreams georganiseerd; het opleidingsprogramma is verlengd tot in het nieuwe jaar; en er zijn extra Q&A sessies georganiseerd in januari en februari. De opleidingen zijn i.s.m. de implementatiepartner ontwikkeld, de implementatiepartner leverde hierbij de inhoudelijke kennis over het systeem, de gemeente de kennis over de gemeentelijke praktijk. Deze opleidingen zijn gebruikt tijdens de testfase van het systeem, en daarna nog bijgesteld. Daarnaast biedt het systeem ook leeropties in het systeem zelf, er zijn instructiefilmpjes beschikbaar in het systeem die je door elke stap heen helpen en waar je handelingen in kunt oefenen. Ook is van alle opleidingen het opleidingsmateriaal inclusief webinar opname beschikbaar gesteld. Het opleidingsaanbod en de deelname aan de trainingen vormt onderwerp van de evaluatie.

28. Hoe is het opleidingsplan voor medewerkers uitgevoerd en waarom lijkt er nu nog zoveel handmatige correctie nodig te zijn?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 13 van 52

Voor de uitvoering van het opleidingsplan, verwijzen wij naar vraag 27. De vraag naar handmatige correctie in relatie tot opleidingen is niet duidelijk. 29. Op welke datum is de go’no go beslissing gevallen, waaraan gerefereerd wordt in antwoord op vragen CDA-10? Had er op dat moment nog besloten kunnen worden tot rollback? Zo nee, waarom niet? En zo nee, waarom was het go’/no go moment dan niet eerder gepland? Zo ja, waarom is er toen niet voor gekozen? Feitelijk kende het programma 12 mijlpalen waarvan 10 mijlpalen tevens Go / No-Go momenten waren (zie vraag 44b). Daarvan was de laatste op 6 januari 2025. De stuurgroep stelde bij elke mijlpaal vast of was voldaan aan de criteria om door te gaan of niet: het Go / No-Go besluit. Op 22 oktober heeft de stuurgroep de Go beslissing genomen om per 6 januari live te gaan. De laatste go – no go beslissing voor de live gang per 01-01-2025 is genomen op 13-12-2024. Een rollback was technisch mogelijk tot 16-12-2024. Dus een rollback ten tijde van de definitieve go – no go beslissing was mogelijk. Voor deze datum zijn 9 andere go – no go momenten ingebouwd en doorlopen (zie vraag 44b). Tussen 13-12 en 16-12 was er geen aanleiding om rollback door te voeren. Op 17 december heeft de stuurgroep nogmaals vastgesteld dat de lichten op groen stonden. 30. Was de wethouder aanwezig bij het go/no go overleg? Nee.

Besluit tot een go – no go moment was een besluit van de stuurgroep, de wethouder maakt geen onderdeel uit van de stuurgroep AFIS. 31. Is het go/no go besluit voorgelegd aan de wethouder? Zo nee, waarom niet? De wethouder is geïnformeerd over het besluit van de stuurgroep AFIS. 32. Op welke momenten is de wethouder in november, december en januari aanwezig geweest bij belangrijke vergaderingen zoals stuurgroep bijeenkomsten? De wethouder is niet aanwezig geweest bij stuurgroep AFIS (zie ook vraag 26). 33. Was er voor de periode na 16 december een back-up plan bedacht? Zo ja, hoe zag dat plan eruit? Dit was bedacht. Dit zou betekenen dat alsnog in het oude systeem AFS een nieuw boekjaar zou worden gestart en in Lias de voorbereiding van de Voorjaarsnota. De doorlooptijd om op te starten met de inkoop- en verkoopprocessen was dan wel langer, omdat de contractmodule al live was in AFIS. Autorisaties waren daarvoor al ingenomen, dus zouden opnieuw moeten worden toegekend. Hiervoor zou het draaiboek voor het afsluiten van autorisaties weer teruggelopen moeten worden. Dit zou naar verwachting minimaal 1 week duren in januari. Daarnaast vonden mutaties al plaats in het nieuwe systeem (bijv. nieuwe relaties), deze zouden dus overgenomen moeten worden in AFS. 34.

In hoeverre was het nog een mogelijkheid om AFIS uit te stellen om dit soort risico’s te mitigeren? Tot het rollback moment van 16-12-2025 was dit mogelijk. Hierbij is het wel goed te vermelden dat de consequenties hiervan fors zouden zijn.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 14 van 52

Er zijn in de gemeentelijke P&C cyclus slechts drie momenten waarin een mogelijke live gang plaats kan vinden, dit omdat er anders te veel impact is op de voortgang van deze producten. Dit is bij de jaarovergang, in mei (tussen het proces van de voorjaarsnota en het begrotingsproces) en in oktober (tussen het begrotingsproces/najaarsnota proces en de jaarrekening. Dit uitstel zou dus minimaal 4 maanden betekenen. Zie ook vraag 43. 35. Was het risico op de situatie waar de gemeente nu in zit, met 27.000 achterstallige facturen voor 200 miljoen euro, in beeld? Kunt u de risicoinventarisatie die op het overleg van de stuurgroep op de agenda staat met de Raad delen? Was de wethouder op het moment van go/no go beslissen op de hoogte van dit risico? Het risico dat facturen te laat zouden worden betaald was in beeld. De stapeling van problemen was vooraf niet voorzien. Om de verstoring in de betalingen op te vangen, heeft de gemeente verschillende mitigerende maatregelen getroffen. Zoals het eerder live brengen van de contractmanagementmodule zodat het bestelproces in 2025 (en daarmee de factuur betaling van nieuwe facturen) op de juiste wijze van start kon gaan. Daarnaast was vooraf al voorzien dat er in de eerste tijd na go live extra capaciteit nodig zou zijn, waarvoor in december reeds 10 fte was ingehuurd.

In de stuurgroep zijn alleen de zwaarstwegende risico's behandeld omdat deze ook de meeste impact hebben. Zoals te zien in onderstaand risico log met de zwaarstwegende risico's uit de stuurgroep van 17-12-2024, was een achterstand in betalen van facturen niet als zwaarstwegende risico gekenmerkt. Dit overzicht is niet besproken met de wethouder.

Bron: voortgangsrapportage Interne stuurgroep 17-12-2024

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 15 van 52

In voorbereiding op de Go-Live is aanvullend op het doorlopende risicomanagement een analyse gemaakt welke risico’s zich zouden kunnen manifesteren rond de livegang en wat hierbij de mitigerende maatregelen zijn. Deze zogenaamde “what-if scenario’s” zijn opgebouwd uit zes perspectieven, waarbij binnen het perspectief “kritische bedrijfsprocessen” per geïdentificeerd proces bepaald is wat de mitigerende maatregel is, wanneer één van de processen zou haperen. Specifiek op het geïdentificeerde risico rond het goedkeuringsproces van de facturen is op basis van deze scenario analyse medio december aan het GMT als mitigerende maatregel teruggekoppeld ”Uitvoeren van het bestaande proces spoedbetalingen mocht de betaling te lang op zich laten wachten en daarmee de bedrijfsvoering van een directie risico gaat lopen”. 36. Kan het college reflecteren op hoe de risico’s voorafgaand aan de livegang ingeschat zijn en hoe het komt dat deze risico’s en de daarbij behorende maatregelen niet afdoende zijn geweest? Welke risico’s zijn vooraf in het implementatietraject geïdentificeerd? Het college zal hier op teruggekomen na de evaluatie. 37.

Hoe is in het migratie- en implementatietraject rekening gehouden met softwareproblemen en vertraging die daardoor kan optreden? Als daar wel rekening mee is gehouden, hoe kan het dan dat deze achterstand is ontstaan? Als er geen rekening mee is gehouden; waarom niet? Ja, er is rekening mee gehouden met technische issues maar niet met de stapeling van de problemen. In de risicoanalyse zijn vanuit het perspectief “technische livegang” per SAP module de risico’s ’s rond de technische configuratie in kaart gebracht. Naar aanleiding hiervan is voor de livegang reeds extra capaciteit ingehuurd (10 fte). 38. Hoe is in het implementatietraject de interne communicatie over risico’s en problemen gerealiseerd? Wie informeert wie bij het ontstaan van problemen, hoe wordt er besloten via de lijn te escaleren en hoe (en wanneer) wordt het informeren van de Raad hierin meegenomen? In het programma AFIS (dus niet in de crisisorganisatie, zie organogram bij vraag 24) verloopt deze lijn via de programmamanager AFIS, naar het kernteam AFIS, naar de opdrachtgever, en aansluitend naar de interne of externe stuurgroep. Mochten de problemen en/of risico's de programma organisatie overstijgen, dan was hier in de periode voor en na go live wekelijks een moment ingeruimd in het GMT en op de staf Financiën van de wethouder. In deze staf wordt besloten over communicatie richting College en de Raad.

De gemeente Amsterdam kent een algemene spoedprocedure voor het met spoed betalen van facturen. Deze procedure bestaat al sinds jaar en dag en is gebruikelijk in grote organisaties. Daarnaast is er op 21 januari een speciale spoedprocedure in het leven geroepen (zie eerder aangehaalde intranetberichten) die tot 1 maart van kracht is. Op 10 februari schrijft de wethouder in haar brief • ‘Naar aanleiding van de vertraging is sinds de livegang 18 fte extra ingehuurd, start op korte termijn nog 14 fte en is extra capaciteit van andere afdelingen en directies ingezet (t.b.v. afhandeling facturen en de spoeddesk). Eerder was al

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 16 van 52

rekening gehouden met extra werkzaamheden rondom de livegang van AFIS vanaf 6 januari, hiervoor is in december reeds 10 fte extra ingehuurd.’ • Dit proces hebben we nu uitgebreid in een spoeddesk i.v.m. de hogere aantallen. De Spoeddesk is er voor het afhandelen urgente betalingsvraagstukken en zij zorgen voor versnelde en spoedbetalingen. De spoeddesk is sinds maandag 3 februari volledig versterkt. Op dit moment is de bezetting in balans met het aantal binnenkomende verzoeken, indien nodig kan worden opgeschaald. Maar op 11 februari lezen wij op intranet het volgende: • ‘De crediteurenadministratie werkt met ruim 70 medewerkers aan de verwerking van de facturen, waaronder collega's uit verschillende directies en tijdelijk ingehuurde krachten. Half februari komt daar nog 10 FTE bij.’ 39. Hoe kan het dat de wethouder op 10 februari schrijft dat de spoeddesk volledig versterkt is en dat de bezetting in balans is, terwijl er een dag later aangekondigd wordt dat er 10 mensen bij komen halverwege februari? Was de wethouder op 10 februari op de hoogte dat er half februari nog 10 fte bij zou komen en zo ja, waarom stond dat niet in de brief vermeld? De versterking van de Spoeddesk is ingevuld door de directie door prioritering en verschuiving van werkzaamheden. In de bief van 10 februari staat dat op korte termijn nog 14 Fte gaan starten.

Deze medewerkers zijn ingezet voor de afhandeling van de facturen. De 10 Fte die op Intranet stond vermeld, maakt hier deel van uit. De instroom vond namelijk in etappes plaats. 40. Hoe verhoudt de ‘volledig versterkte’ spoeddesk zich tot de 10 mensen die er halverwege februari nog uitkomen volgens het intranetbericht en de 14 mensen die er nog bij komen volgens de inleiding van de brief? Er is sinds de livegang van AFIS verschillende keren besloten tot het opschalen van de capaciteit op de crediteurenadministratie. Dit met het doel de achterstanden in de betaling van inkoopfacturen zo snel mogelijk weg te werken. Dit betreft uitbreiding om de achterstand in de facturen weg te werken en niet uitbreiding van de capaciteit om individuele verzoeken tot versnelde betaling uit te voeren. Zie ook beantwoording vraag 65. 41. Hoe verhoudt dit ‘versneld’ zich tot het ‘op volgorde van binnenkomst’ principe waarover op 21 januari nog bericht wordt? Is dit een besluit van de stuurgroep, van het crisisteam geweest of van de wethouder of van iemand anders? De facturen worden betaald op volgorde van binnenkomst. Hierbij worden de oudste facturen als eerste behandeld. Dit geldt voor de groep facturen waar de vertraging op is ontstaan. Daarnaast worden nieuwe facturen afgehandeld. Sommige van deze facturen gaan automatisch door het systeem. Daarnaast is er een spoedprocedure.

Deze procedure is er voor organisaties die niet langer op de betaling kunnen wachten, voor als de bedrijfscontinuïteit van de gemeente in gevaar komt of als uitblijven van betaling tot extra kosten leidt. Daarnaast worden maatregelen genomen om groepen facturen versneld te betalen, zodat meer ruimte ontstaat voor de overige voorraad. Verschillende teams zijn bezig met deze verschillende processen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 17 van 52

Het principe van het versneld kunnen betalen, heeft geen additioneel besluit gekost. Het met spoed betalen van een factuur was altijd al mogelijk. Het MT F&I heeft besloten tot het opschalen van de procedure in een spoeddesk. 42. In 2017 waren er ook problemen met het tijdig betalen van facturen door de overgang naar een nieuw gecentraliseerd administratiesysteem. Welke lessen van toen zijn er bij de voorbereiding van deze livegang toegepast? Waarom is dit wel/niet gebeurd? De lessen van de livegang van het nieuwe systeem in 2017 zijn zeker meegenomen bij het opstellen van het implementatieplan van AFIS. Twee belangrijke lessen uit dit programma die zijn meegenomen in deze implementatie: - Reeds voor de go live extra capaciteit inzetten, om voorbereid te zijn op de extra werkzaamheden. Ook al zijn deze vooraf lastig in te schatten. Om deze reden is reeds in december 10 fte ingehuurd en opgeleid. - Na go live valt de aansturing van het werken van facturen normaliter onder de reguliere hiërarchische lijn. Toen het aantal problemen toenam, is hier voor eenzelfde werkwijze gekozen als bij het programma Doorontwikkeling Financiële Adminstratie (DFA), te weten aansturing o.l.v. het programma. T.a.v. de factuurafhandeling is het wel goed aan te merken dat de problematiek echt anders is. In 2017 waren de twee grootste problemen: -

-

Facturen kwamen nog veelal op papier op decentrale locaties binnen. Facturen moesten nog fysiek naar de centrale administratie op de Klaprozenweg worden verstuurd met de interne post. Van dit probleem is momenteel geen sprake. Facturen komen nu voor 80% binnen via het e-facturatiekanaal, 18% komt binnen als PDF factuur per mail en 2% komt binnen per post op de centrale backoffice locatie.De centralisatie betrof niet alleen het systeem, ook de medewerkers kwamen toen op één centrale backoffice organisatie te werken. Dit betekende dat iemand niet meer alleen facturen afhandelde voor één bekende directie, maar facturen afhandelde voor alle directies. Hier is bij deze implementatie geen verandering in gekomen.

Bij de inrichting van de governance van het programma AFIS en de werkwijze rondom risico's is van onderstaande lessen van het programma DFA gebruiker gemaakt: Lessen voor de toekomst 1. Complexe transities laten zich niet volledig vooraf in plannen vatten qua activiteiten, timing en financiën. Handel daarom altijd vanuit een duidelijke en gedeelde visie en sta flexibiliteit in planvorming toe. Vertrouw op het vakmanschap van betrokkenen en durf risico’s een plek te geven in de uiteindelijke ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming. 2. Investeer in een professionele programmaorganisatie. Zorg dat hier vakmanschap in is vertegenwoordigd, zowel inhoudelijke experts als professionals gespecialiseerd in het leiden van grote verandertrajecten. 3. Beleg het eigenaarschap breed binnen de organisatie en zorg voor bestuurlijk draagvlak. Geef pioniers en visionairs de ruimte om de stap voorwaarts te maken. 4. Investeer in het meenemen van medewerkers op alle niveaus in de organisatie in het begrijpen en dragen van de verandering. Investeer in communicatie en durf successen te vieren. 5. Organiseer actief tegenspraak en advies zowel binnen als buiten de organisatie. Selecteer

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 18 van 52

hiervoor experts van binnen en buiten de organisatie en geef ze een plek binnen de formele structuur van een programma. 6. Zet gedurende een programma al in op het overdragen en borgen van kennis in de staande organisatie. Streef hiervoor naar een evenwichtige mix van interne- en externe medewerkers in een programma. 43. Waarom gaat de gemeente juist op het moment van de jaarlijkse freezeperiode een migratie uitvoeren? Bij de overstap op een systeem als AFIS, wordt data van het ene naar het andere systeem overgezet. Daarnaast moeten koppelingen met andere applicaties opnieuw worden aangesloten. Dit vereist een periode waarin de boekhouding en begrotings-administratie moet worden gesloten. Dit moment vergt ook veel afstemming met andere directies vanwege financiële processen, zoals het verzenden van facturen, uitbetalen van subsidies, etc. Een voor de hand liggend moment voor alle directies is het sluiten van het boekjaar aan het einde van het jaar, omdat ze hieraan gewend zijn. Dat is ook het moment waarop de administratie tijdelijk wordt gesloten om het jaarrekeningproces te starten. Er zijn in de gemeentelijke P&C cyclus slechts drie momenten waarin een mogelijke live gang plaats kan vinden, dit omdat er anders te veel impact is op de voortgang van deze producten.

Dit is bij de jaarafsluiting in december, in mei (tussen het proces van de voorjaarsnota en het begrotingsproces) en in oktober (tussen het begrotingsproces/NJN proces en de jaarrekening. De overgang per 1 januari geeft een groot voordeel bij de migratie. De exploitatiegegevens over het afgesloten boekjaar, hoeven niet mee gemigreerd te worden. Bij een migratie gedurende een boekjaar, dienen alle standen tot dan toe van gemaakte kosten óók gemigreerd te worden omdat een gemeente niet tussentijds een jaar af kan sluiten, dit kan alleen per geheel kalenderjaar.

Deel III: Vragen over het systeem 44. Op basis van de brief van de wethouder van 10 februari, waarin al veel technische vragen over het systeem beantwoord zijn, hebben wij de volgende aanvullende vragen: a. Wat zijn de "acceptatiecriteria" waaraan het systeem moest voldoen en wat was de score op deze acceptatiecriteria tijdens het go/no go moment? Bleek deze toegekende score, achteraf bezien, op dat moment terecht? Zo ja, waarom zijn er dan toch problemen ontstaan? Per mijlpaal zijn acceptatiecriteria opgesteld. Dit is beschreven in het document “Acceptatieprocedure AFIS v2.0” (deze is vastgesteld door de stuurgroep, niet door het college). Bij het bereiken van elke mijlpaal is een acceptatiedocument opgesteld met daarin in welke mate de criteria zijn behaald. Op het moment dat aan de criteria is voldaan is de stuurgroep gevraagd om een Go te geven voor de betreffende mijlpaal.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 19 van 52

Op het moment van de livegang op 6/1/2025 hebben alle relevante mijlpalen (1 t/m 10 – zie hieronder) een Go van de stuurgroep ontvangen. Omdat de na 6 januari ontstane problemen niet voorzien waren zijn de Go beslissingen terecht genomen. In de nog uit te voeren evaluatie zal hier nog kritisch naar gekeken worden. b. Wat zijn de "12 mijlpalen" waar de wethouder in haar brief op 10 februari naar verwijst en waren alle benodigde mijlpalen bereikt op het moment van go/no go? Zo nee, waarom is er toch besloten om live te gaan? Bijgaand het overzicht van de mijlpalen. Voor alle mijlpalen t/m 10 (Go live) is in de stuurgroep tot een Go /NO-Go besloten. Mijlpalen 11 en 12 hebben nog geen Go besloten. 1. Resterende FOD's goedgekeurd – 28 mei 2024 2. Einde realisatiefase (inclusief SIT) - 28 juni 2024 3. Handover solution naar Amsterdam - 28 juni 2024 4. Opleidingsmateriaal (incl. Opl. Omgeving; excl. SEN-video's) gereed – 28 jun 2024 5. Start Ketentest – 3 juni 2024 6. Start Gebruikers Acceptatie Test – 29 juli 2024 7. Start invoer Inkoopcontracten 16 september 2024 8. Start Beheer Acceptatie Test – 7 oktober 2024 9. Start opleiding eindgebruikers voor Go Live – 4 november 2024 10. Go live (start hypercare) - 6 januari 2025 11. Hypercare afgerond – 28 februari 2025 12. Afsluiting programma – 27 juni 2025 c.

Zijn de 12 acceptatiecriteria en de mijlpalen adequaat geformuleerd en gemonitord, gezien de huidige problemen? Per mijlpaal zijn alle relevante criteria in detail beschreven en is de voortgang tijdens elke mijlpaal gemonitord door het programma. De resultaten zijn steeds gerapporteerd aan de stuurgroep. Daarnaast is voor elke mijlpaal een review gedaan door de Quality Assurance manager (zowel bij het opstellen als het beoordelen). Of dit voldoende is geweest zal later worden geëvalueerd.

d. Kan de wethouder aangeven waar de oorzaak van de technische problemen zit: is dit in het systeem zelf, in de wijze waarop dit is geïmplementeerd of in de wijze waarop het systeem wordt gebruikt? Het is nog te vroeg om nu een definitieve uitspraak te doen waar de oorzaken van de technische problemen vandaan kwamen. Een evaluatie zal plaatsvinden nadat de achterstanden zijn opgelost. Aan Deloitte is daarnaast de opdracht gegeven om een healthcheck onderzoek te doen. Deloitte zal bekijken hoe het systeem is ingericht. Deloitte richt zich hierbij op het aandragen van

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 20 van 52

oplossingen en niet op het terugkijken hoe het zo is gekomen. e. In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de leveranciers die een rol hebben in de implementatie? Het systeem is grondig getest voor de go-live van 6 januari. Alle bevindingen die tijdens de diverse testfasen zijn gedaan zijn geclassificeerd in Kritiek, High, Medium, Low en Triviaal. Op 6 januari waren er geen openstaande bevindingen die invloed zouden hebben op de go-live. De entry en exit criteria zijn per mijlpaal beoordeeld, waarbij per criterium is opgenomen welke partij hiervoor verantwoordelijk is. Zoals aangegeven zal er een evaluatie plaatsvinden over de oorzaken van de issues die zich hebben voorgedaan en in welke mate gemaakte afspraken met de leveranciers hier een rol bij hebben gespeeld. f.

In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de gemeente? Zie het eerder gegeven antwoord bij 44e. Er wordt als onderdeel van de evaluatie nog een analyse uitgevoerd in hoeverre de issues die zich nu hebben voorgedaan, zijn ontstaan door wel/niet nagekomen afspraken met leveranciers. Uit de beantwoording in de brief van 10 februari maandag kan worden afgeleid dat er vanaf de start van de migratie naar AFIS 4 grote technische problemen zijn geconstateerd die voor de vertraging hebben gezorgd. 45. In hoeverre zijn de problemen ontstaan door het niet, niet volledig of niet naar behoren nakomen van afspraken door de leveranciers die een rol hebben in de implementatie? Is in de contracten met de leverancier(s) de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor software/ technische problemen geregeld? Zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet? Zie het eerder gegeven antwoord bij 44.e. Er wordt als onderdeel van de evaluatie nog een analyse uitgevoerd in hoeverre de issues die zich nu hebben voorgedaan, zijn ontstaan door wel/niet nagekomen afspraken met leveranciers. Met de betrokken leveranciers zijn verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden vastgelegd als onderdeel van de overeenkomsten die zijn gesloten naar aanleiding van de Europese aanbesteding. 46.

Kan dat betekenen dat de kosten die nu gemaakt moeten worden voor de gevolgen, nl. de kosten voor het oplossen én de schade, verhaald kunnen worden op de leverancier? Momenteel is de focus op het oplossen van de problemen. Eventuele contractuele verplichtingen worden in een later stadium bekeken. 47. In welke soortgelijke organisaties, qua omvang, is het betreffende systeem ook ingevoerd en hoe waren de ervaringen daar? De software is afkomstig van SAP. De twee betrokken onderdelen bij het Inkoop t/m Betalen zijn: Ariba voor het inkoop deel en S4 Hana voor de financiële processen. Beide zijn wereldwijd bij duizenden organisaties in gebruik.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 21 van 52

SAP wordt door diverse overheidsinstanties gebruikt. Bijvoorbeeld de gemeente Utrecht, diverse provincies en diverse ministeries. De ervaringen daar zijn goed. Wij hebben ook met diverse partijen die gebruik maken van dezelfde onderdelen (Ariba en S4 Hana) gesproken, om lessons learned op te halen. O.a. provincie Noord Brabant en ministerie van Defensie. Daarnaast is tijdens de implementatie regelmatig contact geweest met de gemeente Rotterdam, daar werd een ander systeem geïmplementeerd (Oracle Cloud), maar is wel sprake van een vergelijkbaar implementatietraject met een vergelijkbare complexiteit. De opgehaalde en gebruikte lessons learned zagen toe op meerder facetten van de implementatie: - Aanpak implementatie. - Inrichting en governance van de programma organisatie. - Best practices voor inrichting van het systeem. - Samenwerking tussen implementatie partner en gemeente. - Betrekken en voorbereiden organisatie op live gang. Op intranet staat op 6 februari: • ‘Door een storing zijn sommige verkoopfacturen die die we per post versturen, niet verstuurd. Onze partner Capgemini werkt aan de oplossing om de storing op te lossen. We verwachten dat de storing eind deze week opgelost is. Na de storing pakken we het versturen van de verkoopfacturen per post direct weer op. Alle verkoopfacturen niet verstuurd konden worden, versturen we opnieuw met een aangepaste vervaldatum.’ 48.

Dit lijkt op een andere storing dan de storing met de 27.000 openstaande facturen. Zijn er naast de inmiddels bekende storing met 27.000 facturen nog ándere materiele storingen bekend bij de wethouder, en wat is de financiële en organisatorische impact van deze eventuele storingen? De ‘post’ gerelateerde storing staat inderdaad los van die van de openstaande facturen. Verder zijn er naast de op 10 februari reeds genoemde technische problemen geen materiële storingen bekend bij de wethouder. Wel is sprake van een tijd kritisch proces wat alle aandacht heeft, namelijk de prolongatie van erfpachtfacturen. Maandag 24 februari staat de acceptatietest tussen het aanleverende systeem Hermes en AFIS. Als de test maandag geen bevindingen oplevert, worden de facturen direct (in stappen) naar productie gebracht en daarmee verstuurd. Mochten er wel bevindingen optreden dan is er herstel van geautomatiseerde verwerking voor deze maand (en) mogelijk tot vrijdag 28 februari. Momenteel zijn vrijwel alle functionaliteiten live. Op de volgende punten zijn de functionaliteiten nu nog niet volledig in gebruik, dan wel dienen zaken nog voor het eerst doorlopen te worden: - Vanuit AFIS is nog geen Planning & Control product opgeleverd. De jaarrekening wordt nog opgesteld vanuit AFS en LIAS, de Voorjaarsnota is het eerste product uit AFIS. Dit proces is recent gestart.

- AFIS kent 59 koppelvlakken, waar 117 systemen van binnen en buiten de gemeente op aangesloten zijn. Momenteel zijn 94 van de 117 daadwerkelijk in productie, 13 staan gepland om binnenkort in productie te gaan (bijv. Hermes, zie hierboven). 10

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 22 van 52

aansluitingen gaan later in 2025 live i.v.m. andere systeemimplementaties binnen de gemeente. - Het debiteurenportaal (via mijnamsterdam.nl) is live. Hierop kunnen burgers en ondernemers facturen in zien en betalen. Later dit jaar worden daar nieuwe functionaliteiten aan toegevoegd, zoals het online afgeven van een mandaat voor automatische incasso. Hier valt niet uit te sluiten dat er nog enkele aanloopproblemen naar boven komen. In de brief van 4 februari 2025 noemt de wethouder ook subsidies. 49. Zijn er ook subsidies te laat of niet betaald? Zo ja, om hoeveel verschillende organisaties en om welk bedrag gaat het in totaal? In het begin van de livegang is er vertraging geweest in de subsidie workflow. Het invoeren van noodzakelijke gegevens van burgers die subsidies ontvangen was niet goed ingericht in AFIS. Hierdoor is er vertraging ontstaan in de afhandeling van ca. 600 subsidie aanvragen. In overleg met het Subsidiebureau is naar een oplossing gezocht en zijn op 11 februari de laatste gegevens van burgers verwerkt en kan het zijn dat de wettelijke afhandeltermijn van 8 weken is overschreden. Er is tevens gekeken naar een work around om tijdig te betalen, maar het subsidiebureau heeft hiervan geen gebruik gemaakt. De impact zal naar verwachting beperkt zijn. Er zijn een relatief beperkt aantal telefoontjes ontvangen van aanvragers over de status van hun aanvraag.