Beantwoording raadsadres inzake woo PC-cyclus openbaarheid en informatiehuishouding_geanonimiseerd.pdf

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de schrijver van het raadsadres.

Datum

5 oktober 2023

Behandeld door Digitale Strategie & Informatie, bestuurszaken.dii@amsterdam.nl Onderwerp

Geachte

Uw mail van 9 juni 2023 over Woo en P&C-cyclus, openbaarheid, informatiehuishouding en de organisatie niet op orde

,

Hartelijk dank voor uw brief van 9 juni 2023 over de Woo en P&C cyclus, openbaarheid, informatiehuishouding en over de organisatie niet op orde aan de gemeenteraad. U vraagt met betrekking tot het afhandelen van Woo- verzoeken ten eerste of de gemeente moet stoppen met het maken van onderscheid tussen informatie- en Woo-verzoeken. Ten tweede vraagt u of het klopt dat de openbaar verklaarde stukken niet altijd direct met het besluit worden meegezonden of worden gepubliceerd. Ten derde stelt u een vraag over kenmerken en de vindbaarheid van stukken en ten slotte vraagt u naar de verantwoordelijkheden voor en werkafspraken over de vindbaarheid van stukken. Op 6 juli 2023 heeft de gemeenteraad mij gevraagd om uw brief te beantwoorden. Gesprek met de verzoeker Een gesprek met de verzoeker over het ingediende Woo-verzoek is een belangrijke eerste stap in de afhandeling van een Woo- verzoek. Dit gesprek is nodig om de informatiebehoefte van de verzoeker te doorgronden en te onderzoeken hoe de verzoeker het beste geholpen kan worden. Tijdens het gesprek kan blijken dat het formeel afhandelen van het Woo-verzoek niet het gewenste resultaat geeft, bijvoorbeeld omdat een verzoeker antwoord op een vraag wil, een gesprek wenst of hulp zoekt.

Soms kan de informatie makkelijk gegeven worden en is het juridische proces van afhandelen niet nodig, dit wordt in de gemeentelijke praktijk een informatieverzoek genoemd. Dit gebeurt alleen als de verzoeker daarmee instemt. De ontbrekende werkinstructies hiervoor worden in het derde kwartaal van 2023 ontwikkeld binnen de opgave openbaarheid en informatiehuishouding op orde.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 5 oktober 2023 Pagina 2 van 3

Ook als het Woo-verzoek als zodanig wordt afgehandeld is het gesprek met de verzoeker essentieel om de informatiebehoefte van de verzoeker te doorgronden, om gericht naar informatie te zoeken en de verzoeker zo goed mogelijk te bedienen. Ook is dit gesprek nodig om de zeer omvangrijke verzoeken te preciseren en afspraken met de verzoeker te maken over de termijn van afhandeling. Besluit en stukken Een Woo-verzoek is afgehandeld wanneer het besluit, inclusief de documenten naar de verzoeker zijn gestuurd. Aangezien met een Woo-besluit de informatie voor eenieder openbaar wordt gemaakt, worden het besluit en de documenten ook op open.amsterdam gepubliceerd. Het is niet de bedoeling dat documenten niet worden meegestuurd met het besluit of niet worden gepubliceerd. Er zijn op dit moment twee momenten in de week waarop nieuwe besluiten en documenten op open.amsterdam worden gepubliceerd. Er kan dus enkele dagen zitten tussen het besluit en publicatie. Besluiten en stukken worden alleen nog op open.amsterdam gepubliceerd. Een uitzondering op bovenstaand proces wordt gemaakt als uit een zienswijze blijkt dat een derde belanghebbende bezwaar heeft tegen het openbaar maken van documenten. Deze documenten worden dan niet direct met het besluit meegestuurd, omdat de derde belanghebbende nog formeel bezwaar moet kunnen indienen tegen openbaarmaking.

Vindbaarheid stukken De informatiehuishouding van de gemeente is niet overal voldoende op orde en daarom kost het soms veel moeite om documenten te vinden. Bij het afhandelen van een Woo-verzoek wordt daarom de behandelend ambtenaar gevraagd te controleren of alle relevante documenten zijn gevonden en om (extra) documenten aan te leveren. Er zijn bij ons geen voorbeelden bekend dat door verkeerd toegekende kenmerken documenten bij een zoekactie niet zijn gevonden. Op dit moment worden er stappen gezet om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat documenten direct bij het maken of ontvangen de goede kenmerken meekrijgen, door het inzetten van zoektechnologie en ook door het maken van strakkere werkafspraken en het inrichten van de sturing op de uitvoering van deze werkafspraken. Organisatie De directeur van een directie of stadsdeel is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een aantal gemeentelijke taken. De vindbaarheid van de informatie die wordt gemaakt of ontvangen bij het uitvoeren van die gemeentelijke taken valt eveneens onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende directeur. De afspraken over rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer zijn vastgelegd in de gemeentelijke archiefverordening.

Zoals gezegd is de informatiehuishouding van de gemeente niet voldoende op orde en worden er stappen gezet om dit op orde te krijgen en te houden. Hierbij wordt niet alleen naar techniek gekeken, maar juist ook naar de invulling van de rollen en verantwoordelijkheden en de werkafspraken.

Gemeente Amsterdam

Datum 5 oktober 2023 Pagina 3 van 3

Ten slotte Het college onderschrijft het recht op informatie voor iedereen en het belang van openbaarheid en transparantie voor het vertrouwen tussen burger en overheid. De uitvoering gaat nog niet goed genoeg, ook niet op onderdelen waar u in uw brief aandacht voor vraagt. Zoals bijvoorbeeld in de raadsbrief openbaarheid en informatiehuishouding van 15 mei 2023 is beschreven, investeren we daarom de komende jaren in mensen en middelen om te verbeteren. We streven altijd naar 100%. De doelstelling om eind 2023 80% van de Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen is niet het eindstation, maar een hoogst haalbare eerste stap. Ik vertrouw u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema burgemeester