B - 75 Onderwijs (20) VERSLAG RAAD VAN TOEZICHT VERGADERING
Tekst van het document
VERSLAG RAAD VAN TOEZICHT VERGADERING Datum: 7 juli 2021 Locatie: Bestuurskantoor STWT Aanwezigen: mevrouw Nathalie Hazenberg (voorzitter), de heer Ferd Stouten, mevrouw Guity Mohebbi, de heer Tim van der Rijken, de heer Ed van den Berg, de heer Jeroen Spanbroek, de heer Marc van Engelen, mevrouw Michelle Smith. Afwezig: n.v.t. Opening Nathalie opent de vergadering. Ingebrachte agendapunten Ed Begroting Ed uit zijn zorgen over een onderdeel uit de reeds goedgekeurde begroting van 2021. Nathalie verondersteld dat er zorgvuldigheid is betracht bij de realisatie van dit onderdeel door de stichting, maar geeft aan dat zij hier graag eerder over geïnformeerd was door de Stichting. De Raad van Toezicht vraag zich af of hier op dit moment regels voor of afspraken over zijn tussen de Stichting en Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht wil tijdens de volgende vergadering, na het zomerreces, graag meer toelichting ontvangen van Lorenzo over dit onderdeel uit begroting van 2021. Hierbij wil de Raad van Toezicht bespreken of het nodig is om hier regels en/of afspraken over te maken. Actie: Marc nodigt Lorenzo uit voor de volgende RvT-vergadering. Het rooster van aftreden Ed geeft aan dat hij al eerder over zijn tweede raadstermijn heen is dan in het rooster van aftreden beschreven staat. Zijn (her)benoeming is later genoteerd dan in zijn beleving het geval was.
Actie: Marc zoekt uit wat de exacte (her)benoemingsdatum van Ed was. Extra benen op tafel (BOT) bijeenkomst, 3 september Ter bespreking en besluitvorming; Voorstel Guity en Nathalie Nathalie en Guity stellen voor een externe begeleider uit te nodigen voor de BOT bijeenkomst. Hier stemt de raad mee in. De Raad van Toezicht stelt wel vast dat het doel van deze bijeenkomst moet zijn: • Toezichtthema’s voor komend schooljaar bepalen • Informatieprotocol RvT bepalen • Bespreken hoe terug te koppelen over schoolbezoeken • Bespreken met CvB hoe optimale samenwerking kan worden vormgegeven, met inachtneming van ieders rol en verantwoordelijkheid De concrete invulling is afhankelijk van de externe begeleider en laat daarmee nog op zich wachten. Meerdere Raadsleden hebben suggesties gegeven voor een interessante externe begeleider en zullen deze delen met Nathalie en Guity. Nathalie en Guity zullen meerdere offerten aanvragen en voorleggen aan de Raad, om vervolgens tot een nieuw voorstel te komen.
Actie: Nathalie en Guity vragen meerdere offertes op bij externe begeleiders voor de BOT bijeenkomst en leggen deze voortijdig voor aan de voltallige Raad van Toezicht. Actie: Nathalie en Guity stellen een nieuw voorstel op voor de BOT bijeenkomst op basis van de externe begeleider en verzamelde input uit deze vergadering en leggen dit voortijdig voor aan de voltallige Raad van Toezicht. Mogelijke extra actie: Afstemmingsmoment met Stichting over BOT bijeenkomst staat ingepland op 23 augustus 2021, indien nodig kan dit worden vervroegd naar 18 augustus. Verslagen en memo’s Ter vaststelling; Notulen RvT 26 mei 2021 Besluit: Notulen zijn vastgesteld. Ter kennisgeving; Vergaderplanning 2021-2022 Jeroen geeft aan hier later terugkoppeling over te geven aangezien hij nog niet uitgebreid naar de vergaderplanning heeft gekeken. Actie: Jeroen en Michelle nemen de vergaderplanning door bij het begin van volgend schooljaar. Aanpassing RvT-reglement Ter kennisgeving; Memo Marc n.a.v. actie huishoudelijk reglement n.v.t. Ter bespreking; RvT-reglement Tim spreekt de wens uit om het huishoudelijk reglement meer te integreren tot één geheel. In het huidige reglement wordt namelijk verwezen naar verschillende bijlagen, en dat is onoverzichtelijk. De Raad van Toezicht vindt het op dit moment onverstandig om een beslissing te nemen over het toevoegen van een bijlage aan het RvT-regelement.
Het reglement vraagt om een uitgebreide evaluatie, want is enigszins verouderd. Nathalie geeft aan recentelijk een document te hebben ontvangen van de VTOI waarin een nieuw modelreglement voor een Raad van Toezicht wordt gepresenteerd. De Raad van Toezicht wil graag tijdens de eerstvolgende vergadering het RvTreglement inclusief alle bijbehorende bijlagen ontvangen. Actie: Nathalie deelt het voorbeeld regelement van de VTOI met alle aanwezigen. Actie: Marc deelt het meest actuele RvT-reglement inclusief alle bijlagen met alle aanwezige. Actie: Marc vergelijkt het VTOI document met ons meest actuele RvT-reglement en stelt een voorstel op, hij koppelt dit terug aan Ferd. Actie: Dit onderwerp agenderen tijdens de BOT bijeenkomst. Ter besluitvorming; Aanpassing RvT-reglement n.v.t.
Mededelingen Raad van Toezicht Ter bespreking; Voorstel Ferd en Michelle schoolbezoeken 2021-2022 Jeroen geeft aan dat schoolbezoeken wat hem betreft waarde gericht moeten zijn en niet over leerlingenaantallen en schoolprestaties zou moeten gaan. Dergelijke vragen zouden bij voorhand al bekend moeten zijn bij een Raad van Toezicht, indien wenselijk kan dit worden bepaald in een informatieprotocol. De Raad van Toezicht komt overeen dat de planning kan worden uitgestuurd naar alle schooldirecties, maar de thema’s en invulling staan nog ter discussie. Daarnaast wordt afgesproken dat de Raad van Toezicht als collectief in twee jaar alle scholen bezoekt, per schoolbezoek gaan er minimaal twee leden en Raadsleden willen tijdens een schoolbezoek verschillende personeelsleden afzonderlijk spreken. Scholen moeten hierbij wel weten dat de Raad van Toezicht ze bezoeken vanuit interesse en niet vanuit controle. Terugkoppeling van de Raad van Toezicht aan de scholen n.a.v. de schoolbezoeken d.m.v. de verslagen is niet wenselijk. Het zou wel op thema’s kunnen en gebundeld met een aantal verschillende scholen, in de vorm van een extra verslagje wat wordt verspreid op STWT-web. De besluitvorming hierover staat nog ter discussie.
Besluit: Als collectief bezoekt de Raad van Toezicht in twee jaar alle scholen, per schoolbezoek gaan er minimaal twee Raadsleden en Raadsleden willen tijdens een schoolbezoek verschillende personeelsleden afzonderlijk spreken. Actie: Dit onderwerp agenderen tijdens de BOT bijeenkomst. Mogelijke extra actie: De kwaliteitscommissie stelt een voorstel op over de invulling en thema’s van de schoolbezoeken.
Ter kennisgeving; Verslagen schoolbezoeken Guity n.v.t. Ter bespreking; Tweede termijn Guity en Ferd Tim, Nathalie en Ed geven aan dat ze graag zouden willen dat zowel Guity en Ferd doorgaan als RvTleden. Dit komt de continuïteit van de Raad van Toezicht ten goede. Daarnaast beschikken beide leden over variërende competenties die van meerwaarde zijn voor de Raad van Toezicht. Ferd geeft aan dat hij zichzelf verkiesbaar stelt voor een twee termijn. Ook Guity geeft aan zich graag kandidaat te stellen voor een tweede termijn. In het begin van het volgende schooljaar stemmen Nathalie en Marc het verloop van de verdere herbenoemingsprocedure met elkaar af. Besluit: Ferd en Guity stellen zichzelf herbenoembaar voor een tweede termijn als kandidaat voor de Raad van Toezicht, de raad stemt hiermee in. Actie: In het begin van het volgende schooljaar stemmen Nathalie en Marc het verloop van de verdere herbenoemingsprocedure met elkaar af.
Ter bespreking en besluitvorming; Werving nieuw RvT-lid Aandachtspunten overdracht n.v.t.
Mededelingen College van Bestuur Ter kennisgeving; Aansprakelijkheidsverzekering STWT Marc licht toe dat de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering voor CvB en RvT is verhoogd door het bestuur naar een bedrag van 5 miljoen, zoals aanbevolen door de verzekeraar en auditcommissie. Ter bespreking en besluitvorming; Opleidingsbudget RvT Ter voorbereiding; opleidingsbehoefte bepalen, incl. bijbehorende kosten Nathalie inventariseert de opleidingsbehoefte van de leden van de Raad van Toezicht, Ed doet hier niet aan mee i.v.m. zijn aflopende termijn: • Tim geeft aan dat hij (vanwege zijn positie in de auditcommissie) graag wat meer zicht zou willen hebben op de Huisvestingsbegroting. Dit kan middels een eendaagse module van € 595 voor leden bij de VTOI. • Guity zou graag de modulen financiering in onderwijs en onderwijskwaliteit willen volgen, ook van VTOI. Kosten hiervoor zijn ook € 595 voor leden per stuk. • Ferd geeft aan dat hij wel geïnteresseerd is in een certificaat als toezichthouder bij de bestuurderscentrum-academy, waarin meerdere modules aan bod komen. Hij stuurt hierover informatie naar Michelle om te delen met de raadsleden. • Nathalie geeft aan dat ze interesse heeft in de leergang van de voorzitter ofin de werkgeversrol van de Raad van Toezicht (beiden bij de VTOI). De eerste is 3 dagen en kost €1475,- voor leden, daar zit de werkgeversrol in.
De tweede, alleen over de werkgeversrol kost € 495 voor leden van de VTOI. Ferd geeft aan dat er een maximaal opleidingsbudget moet worden bepaald, want het betreft onderwijsgeld. Guity zou structureel budget begroten voor scholing van leden van de Raad van Toezicht. Nathalie geeft aan dat er enige haast geboden is, aangezien veel modulen in september starten. Jeroen adviseert om in dit budget ook iets op te nemen voor bijvoorbeeld externe begeleiding van sessies, omdat dat ook een vorm van ontwikkelen is. Actie: Marc inventariseert bij andere onderwijsstichtingen hoeveel budget zij begroten voor scholing van de Raad van Toezicht en agendeert dit onderwerp bij de volgende vergadering. Actie: De remuneratiecommissie doet op korte termijn een concreet voorstel aan de Stichting met hun onderwijsbehoefte en behorende kosten. Ter bespreking; Afstemming van voorbereiding RvT vergaderingen Nathalie licht toe dat zij graag input verzameld bij de voltallige Raad van Toezicht alvorens de voorbereiding op een vergading heeft plaatsgevonden. Guity geeft aan dat ze tijdens de Raad van Toezicht vergaderingen vaak de koppeling naar de actualiteiten mist, hier zou zij meer aandacht voor willen vragen. Jeroen geeft aan dat hij dat ook mist op in de agenda. Tim geeft aan dat het fijn is als de Raad op de hoogte is van de voorbereidingsmomenten zodat ze iets toe kunnen voegen.
Actie: Nathalie vraagt de Raadsleden voor input alvorens het agendaoverleg. Ter kennisgeving; Notitie Abdel (controller) over BTW in relatie tot vergoeding Tim geeft aan dat je op basis van de WBTR formeel geen beraadslaging mag plegen over zaken waar je persoonlijk belangen bij hebt. Hierdoor ontstaat een discussie over de beschreven opties in de notitie van Abdel. De discussie eindigt met de conclusie dat het door Tim gegeven argument voor optie 3 niet van toepassing is. De Raad van Toezicht besluit voor optie 3 te kiezen. Besluit: De RvT heeft gekozen voor optie 3. Thema: Samenwerking Jeroen Ter informatie, bespreking en besluitvorming; Voorstel BOT 3 september; voorleggen aan Jeroen met uitnodiging aan te sluiten tweede deel i.c.m. Heidag/bijeenkomst na 100 dagen Wat zijn de behoeftes? Jeroen vraagt zich af waarom hij pas na twee uur wordt aangehaakt, terwijl het grotendeels over de gezamenlijke visie gaat. Nathalie geeft aan dat de RvT als team nog moet groeien, maar dat zou ook kunnen in gezamenlijkheid met Jeroen. Jeroen vindt het geen probleem om later aan te sluiten maar geeft aan dat de doelstelling dan wel moet worden aangepast. Tim onderschrijft het belang van een vergaderdeel zonder CvB, de Raad van Toezicht heeft een moment nodig om te beslissen wat zij als Raad van Toezicht belangrijk vinden, zonder invloed van het CvB.
Dit hoeft geen twee uur te duren, een (half) uur is voldoende. Nathalie licht vervolgens toe dat ze graag na 100 dagen een heidag wil plannen met Jeroen en Raad van Toezicht waarop Jeroen zijn ervaringen binnen de Stichting tot dan kan delen. Nathalie stelt voor dat Jeroen hier invulling aan geeft. Jeroen stemt hiermee in en geeft aan dat het zijn voorkeur heeft om de 100 dagen bijeenkomst over de kerstvakantie heen te tillen, in het nieuwe kalenderjaar. Dubbele Actie: Nathalie en Guity stellen een nieuw voorstel op voor de BOT bijeenkomst op basis van de externe begeleider en verzamelde input uit deze vergadering en leggen dit voortijdig voor aan de voltallige Raad van Toezicht. Actie: Jeroen doet voorstel voor de invulling van de 100 dagen bijeenkomst. Actie: Michelle plant de 100 dagen bijeenkomst in het nieuwe kalenderjaar. Rondvraag, reflectie en sluiting Guity geeft aan dat het even wennen is, maar dat ze het een prettige vergadering vond. Tim geeft zijn complimenten aan Nathalie als voorzitter, ze is sterk verbeterd. Tim vind Jeroen een fijne invulling geven aan het overleg. Ed is blij met Jeroen erbij, maar merkt ook dat hij minder bij de groep hoort doordat hij weggaat. Ferd vond het een plezierige vergadering en fijn om Jeroen te leren kennen. Ferd waardeert de nieuwe inzichten. Hij verheugt zich op de samenwerking. Marc voelt ook een andere dynamiek.
Nathalie vond het ook een hele fijne vergadering en voelt heel veel momenten om nog steviger van waarde te zijn als RvT lid. Ze voelt verbinding en merkt dat de RvT bewuster haar rol kan nemen.
Jeroen geeft aan dat hij het een prettige vergadering vond en dat het nog aftasten is wat je wel of niet kan zeggen als er nog geen relatie is.
Besluitenlijst 2020-2021 Datum
Omschrijving
Ingangsdatum
7-7-2021
Notulen zijn vastgesteld.
7-7-2021
7-7-2021
Als collectief bezoekt de Raad van Toezicht in twee jaar alle scholen, per schoolbezoek gaan er minimaal twee Raadsleden en Raadsleden willen tijdens een schoolbezoek verschillende personeelsleden afzonderlijk spreken. Guity en Ferd stellen zichzelf herbenoembaar voor een tweede termijn als kandidaat voor de Raad van Toezicht, de raad stemt hiermee in. De RvT heeft gekozen voor optie 3.
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
Actielijst 2020-2021 Datum in
Actiepunt
Verantwoordelijk
Streefdatum
Status
7-7-2021
Marc nodigt Lorenzo uit voor de volgende RvT vergadering
Marc
29-9-2021
Afgehandeld
7-7-2021
Marc zoekt uit wat de exacte (her)benoemingsdatum van Ed was. Nathalie en Guity vragen meerdere offertes op bij externe begeleiders voor de BOT bijeenkomst en leggen deze voortijdig voor aan de voltallige Raad van Toezicht. Nathalie en Guity stellen een nieuw voorstel op voor de BOT bijeenkomst op basis van de externe begeleider en verzamelde input uit deze vergadering en leggen dit voortijdig voor aan de voltallige Raad van Toezicht.
Marc
13-7-2021
Afgehandeld
Nathalie en Guity
15-8-2021
Afgehandeld
Nathalie en Guity
15-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
Jeroen en Michelle nemen de vergaderplanning door bij het begin van volgend schooljaar.
Jeroen en Michelle
25-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
Nathalie deelt het voorbeeld regelement van de VTOI met alle aanwezigen
Nathalie
15-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
Marc deelt het meest actuele RvTreglement inclusief alle bijlagen met alle aanwezige.
Marc
13-7-2021
Afgehandeld
7-7-2021
Marc vergelijkt het VTOI document met ons meest actuele RvTreglement en stelt een voorstel op, hij koppelt dit terug aan Ferd. RvT Reglement agenderen tijdens de BOT bijeenkomst.
Marc
15-8-2021
Marc
23-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
Scholenbezoeken agenderen tijdens de BOT bijeenkomst.
Marc
23-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
In het begin van het volgende schooljaar stemmen Nathalie en Marc het verloop van de verdere herbenoemingsprocedure met elkaar af. Marc inventariseert bij andere onderwijsstichtingen hoeveel budget zij begroten voor scholing van de Raad van Toezicht en agendeert dit onderwerp bij de volgende vergadering. De remuneratiecommissie doet op korte termijn een concreet voorstel aan de Stichting met hun onderwijsbehoefte en behorende kosten. Nathalie vraagt de Raadsleden voor input alvorens het agendaoverleg.
Marc en Nathalie
23-8-2021
Afgehandeld
Marc
30-8-2021
Afgehandeld
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
7-7-2021
Remuneratiecommissie z.s.m.
Afgehandeld
Nathalie
Afgehandeld
15-8-2021
7-7-2021
Jeroen doet voorstel voor de invulling van de 100 dagen bijeenkomst.
Jeroen
1-11-2021
7-7-2021
Michelle plant de 100 dagen bijeenkomst in het nieuwe kalenderjaar.
Michelle
23-8-2021
Voor akkoord d.d. 7 juli 2021 Mevrouw N. Hazenberg, voorzitter