B - 03 Algemene Zaken 1. RIB opvolging rekenkamerrapport.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 26 oktober 2021 Juridische zaken, algemene zaken Burgemeester Halsema Sandra Blankhart (programmamanager verbetering bestuurlijke besluitvorming) s.blankhart@amsterdam.nl, 0630470131 Opvolging rekenkamerraport geheimhouding 2020 en initiatiefvoorstel ‘Openbaar, tenzij’ d.d. 17 juni 2020 van het voormalig raadslid Ceder(CU)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de opvolging van het onderzoeksrapport van de Rekenkamer Metropool Amsterdam over geheimhouding van 20 september 2020. Het college heeft met de rekenkamer en de gemeenteraad afgesproken een jaar na een rapport een brief te sturen over de uitvoering van de aanbevelingen. Met deze brief komen we die afspraak na. Ook geven we aan wat we hebben gedaan naar aanleiding van het initiatiefvoorstel ‘openbaar, tenzij’ d.d. 17 juni 2020 van het voormalig lid Ceder (CU). Achtergrond De rekenkamer Metropoolregio Amsterdam heeft in de zomer van 2020 onderzoek gedaan naar de wijze waarop het college en de raad omgaan met geheimhouding. Het onderzoeksrapport is besproken in de commissievergadering Algemene Zaken van 3 december 2020 en vervolgens in de raadsvergadering van 16/17 december 2020. Het college waardeert het dat de Rekenkamer aandacht heeft voor dit onderwerp en aanbevelingen heeft gedaan om een open en transparant bestuur te bevorderen. Openbaarheid en transparantie staan hoog op de agenda van het college. De wijze waarop met geheimhouding wordt omgegaan is daarbij uiteraard van belang. In de bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport1 heeft het college ook aangegeven de meeste aanbevelingen op te gaan volgen.

Ook in die raadsvergadering van 16/17 december 2020 heeft de raad het initiatiefvoorstel ‘openbaar, tenzij’ aangenomen van voormalig lid Ceder (CU). Omdat het rekenkamerrapport en het initiatiefvoorstel zo op elkaar aansluiten, neemt het college u ook graag mee in de uitvoering van dat initiatiefvoorstel. Het college is heel blij met deze stimulans om transparanter te zijn. Openheid is een belangrijke waarde voor dit college en meer openheid draagt bij aan meer vertrouwen tussen burgers en overheid. Wij waarderen dan ook de inzet van de rekenkamer en van het voormalig raadslid Ceder. 1

De bestuurlijke reactie is te lezen vanaf pagina 33 in het rekenkamerrapport

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 oktober 2021 Pagina 2 van 4

Aanbevelingen rekenkamer In het rapport van de rekenkamer worden een vijftal aanbevelingen gedaan. Hieronder is per aanbeveling beschreven welke acties het college heeft genomen om hier uitvoering aan te geven. 1. Onderzoek "geheimhoudingscultuur" en pas zo nodig aan De eerste aanbeveling was om inzicht te krijgen in de geheimhoudingscultuur en te onderzoeken of de Amsterdamse cultuur de openbaarheid bevordert, belemmert of van geen betekenis is bij geheimhouding. Het college en het presidium hebben in hun reacties vorig jaar aangegeven dat aan de hand van het rapport al kan worden vastgesteld dat er sprake is van dat de noodzaak van geheimhoudingsminimalisatie binnen de organisatie onvoldoende wordt gevoeld. Een apart onderzoek hierover is niet nodig, liever gaat het college aan de slag met de overige aanbevelingen. Als blijkt dat met de wijzigingen in procedures en systemen niet de gewenste omslag wordt gerealiseerd, dan kan daar later alsnog naar gekeken worden. 2. Pas procedures aan De rekenkamer vond dat de procedures op het gebied van geheimhouding meer in lijn moesten zijn met de wettelijke regelgeving en meer richtinggevend moesten worden. Aan de hand van de bevindingen van het rekenkamer rapport zijn de procedures voor het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding aangescherpt.

Een van de punten van de rekenkamer was dat er geen procedure was voor het opheffen van de geheimhouding. De werkwijze daarvoor was al in ontwikkeling en is per oktober 2020 ingegaan. Zie ook aanbeveling 5. 3. Pas systemen aan De bestuurlijke besluitvorming van de gemeente Amsterdam vindt plaats in het systeem Andreas. Hiervoor is, mede met input van het rekenkamerrapport, een geheimhoudingsfunctionaliteit ontworpen. Momenteel wordt het gebouwd, om eind 2021 in gebruik genomen te kunnen worden. Dan wordt in de metadata van geheime stukken nauwkeurig bijgehouden op welke juridische grondslag de geheimhouding is opgelegd en voor welke termijn. Ook het bekrachtigen en opheffen van geheimhouding wordt in de nieuwe functionaliteit ondersteund. 4. Verbeter de inhoudelijke motivering De rekenkamer heeft aanbevolen om de kennis en het bewustzijn over geheimhouding bij ambtenaren, college- en raadsleden te vergroten en gebruik te maken van de juiste termen. De gemeenteraad heeft regelmatig aandacht voor de geheimhouding. Ook in het inwerkprogramma voor de nieuwe raad wordt dit zeker weer meegenomen. Het afgelopen jaar zijn de instructies voor ambtenaren aangepast en gecommuniceerd met de ambtelijke organisatie.

Hierbij is meer nadruk gelegd op het uitgangspunt van openbaarheid, en dat dat geheime informatie zoveel mogelijk in geheime bijlages bij een openbare voordracht moet worden gevoegd. In de praktijk wordt dit nog niet altijd gedaan. Hierop wil de gemeente gericht gaan verbeteren door in gesprek te gaan met betreffende directies. Zoals in de bestuurlijke reactie op het rekenkamerrapport aangegeven heeft de gemeente een nieuw classificatiebeleid opgesteld. Met classificatie wordt bedoeld dat per document wordt vastgelegd in hoeverre de informatie openbaar of vertrouwelijk is. Op 2 februari 2021 is het college

2

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 oktober 2021 Pagina 3 van 4

akkoord gegaan met dit nieuwe beleidskader ‘classificatie van informatieobjecten’. Hiermee wordt afscheid genomen van de term ‘kabinet’, en wordt deze vervangen met ‘vertrouwelijk’ of ‘geheim’. Dit kader wordt momenteel geïmplementeerd, onder andere in de besluitvormingssystemen. 5. Bewaak opheffen geheimhouding Tot slot heeft de rekenkamer aanbevolen om de duur bij het opleggen van geheimhouding te beperken en de opgelegde geheimhouding periodiek te heroverwegen. Ten tijde van het onderzoek werd hier al aan gewerkt door het college. In oktober 2020 zijn nieuwe werkwijzen voor het opheffen van geheimhouding ingegaan. Daarnaast wordt in het systeem ook de functionaliteit gebouwd die het mogelijk maakt om geheime stukken met een einddatum automatisch openbaar te maken zodra deze datum verstreken is. Ten slotte worden directies vanaf het najaar van 2021 periodiek gevraagd de geheimhouding op hun geheime stukken te heroverwegen en daar waar mogelijk de stukken eerder openbaar te maken.

Initiatiefvoorstel ‘Openbaar, tenzij’. 1. Een online toegankelijk geheimhoudingsregister voor zowel raadsleden als publiek Naar aanleiding van het initiatiefvoorstel wordt in het najaar van 2021 gestart met het realiseren van een online toegankelijk geheimhoudingsregister. Er is onderzocht hoe het register eruit moet zien, wat daar voor nodig is en welke informatie/rubrieken wel of niet wordt meegenomen in het register. 2. Stukken in zijn geheel publiceren met geheime, gelakte alinea’s, dan wel een complete versie voor raadsleden en een gelakte versie voor alleen publiek, dan wel in ieder geval het onderwerp van geheime stukken altijd te vermelden op de agenda Inmiddels hebben zowel college als raad alleen nog agenda’s en besluitenlijsten waar ook geheime agendapunten met onderwerp benoemd zijn. Voor de raad is dit conform regelgeving. Voor het college is dit een bewuste keuze om de transparantie te bevorderen. In het Reglement van Orde van het college van B en W staat opgenomen dat het college vergadert met gesloten deuren en vervolgens onderling afspraken maakt over wat er naar buiten mag. Het uitgangspunt hierbij is dat beslotenheid voorop staat. Het college is dan ook niet verplicht om onderwerpen van geheime punten op haar agenda of besluitenlijst openbaar te benoemen, maar doet dit nu toch, omdat het college een cultuuromslag wil realiseren. 3.

Een halfjaarlijkse controle op stukken op verlopen geheimhouding Dit punt ligt in het verlengde van aanbeveling 5 van het rekenkamerrapport. Met de nieuwe geheimhoudingsfunctionaliteit in het besluitvormingssysteem wordt een stuk automatisch openbaar gemaakt zodra de einddatum van geheimhouding is verlopen. Daarnaast wordt de gemeentelijke organisatie met behulp van rapportages gevraagd periodiek alle einddata van opgelegde geheimhouding te herzien, en waar mogelijk eerder openbaar te maken. Deze rapportages kunnen met inwerkingtreding van de nieuwe functionaliteit uit het systeem gehaald worden. In het najaar van 2021 wordt hiermee begonnen.

3

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 oktober 2021 Pagina 4 van 4

4. Onderzoek naar een mogelijkheid voor het inzien van geheime stukken voor raadsleden via een beveiligde digitale omgeving, en 5. Geheime stukken (digitaal) beschikbaar stellen voor raadsleden tijdens de raad of commissievergaderingen Geheime stukken worden inmiddels ook digitaal aangeboden aan raadsleden met de rest van alle stukken van een raadsvergadering. Daarbij worden geheime stukken via Notubiz achter een slot geplaatst. 6. Een nieuw protocol met het ‘vier-ogenprincipe’ ten aanzien van het afhandelen van Wobverzoeken en de proportionaliteit van het weglakken van geheime informatie Het vier-ogenprincipe is opgenomen in de ‘Procesbeschrijving openbaarheidsverzoeken’ opgesteld in maart 2021. De procesbeschrijving is in juni 2021 vastgesteld door het GMT. 7.

Voor raadsleden de mogelijkheid creëren tot het bespreken van geheime stukken met derden als deze een geheimhoudingsverklaring bij de griffie hebben getekend

Het is belangrijk dat Raadsleden de mogelijkheid hebben om ook over geheime stukken advies in te winnen en deze stukken dus met derden te kunnen delen. Daarbij is wel vereist, dat het gaat om professionals zoals juridische, financiële en organisatorische experts die adviseren over ingewikkelde geheime stukken en dossiers en die bij de raadsgriffie een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend. Duidelijk moet zijn met wie deze stukken zijn besproken en wie dus kennis hebben genomen van de inhoud van de geheime stukken. Dit wordt bijgehouden door de raadsgriffie. Ik ga ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema, Burgemeester

4