Afdoening toezegging Rekeningencommissie.pdf

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de Rekeningencommissie 20 mei 2025 Financiën Hester van Buren Directie Middelen en Control/ Financiën en Inkoop, bestuurszaken.dmc@amsterdam.nl Afdoening toezegging uit de Rekeningencommissievergadering van 3 februari 2025

Geachte leden van de Rekeningencommissie, In uw vergadering van 3 februari 2025 heb ik u toegezegd schriftelijk terug te komen op de aanbevelingen in het verslag van de Rekeningencommissie van 2024 (over het Jaarverslag 2023) voorafgaand aan het volgende overleg met de Rekeningencommissie op 28 mei 2025. Hieronder zal ik een toelichting geven over de opvolging van de aanbevelingen binnen mijn portefeuille. Aanbevelingen uit het verslag van de Rekeningencommissie van 2024, over het Jaarverslag 2023 Cultuurverandering De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten. (Verslag Rekeningencommissie 2023, blz. 4) Toelichting: Gezien de expliciete zorg van de Rekeningencommissie over de inkooponrechtmatigheid is de aanbeveling van de Rekeningencommissie binnen het inkoopdomein opgevolgd met een gerichte aanpak. Het doorvoeren van een cultuur- en gedragsverandering is complex en vraagt tijd.

Een belangrijke stap die vorig jaar zomer is genomen, is het gesprek met het GMT over de urgentie en redenen waarom verandering nodig is en de rol van directeuren en management daarin. Daarin is ook aan de orde gekomen dat onrechtmatigheid niet altijd kan worden voorkomen en dat het voor het college belangrijk is dat het hier een expliciet besluit over kan nemen en de onrechtmatigheid niet pas achteraf blijkt bij de controle. In de praktijk blijkt dat de afwijkingsprocedure nog niet altijd wordt gevolgd of op een te laat moment om nog de onrechtmatigheid te kunnen

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 2 van 6

voorkomen. In die gevallen heeft het college geen bewuste keuze kunnen maken om wel of niet rechtmatig in te kopen. Daarom is besloten het proces rondom de afwijkingen te evalueren en op zoek te gaan naar de belemmering in het niet volgen van het proces waardoor het niet gevolgd wordt. Voor de zomer wordt deze evaluatie afgerond. Ook andere relevante processen zijn afgelopen jaar beschreven en vastgesteld. Zo zijn de rollen en verantwoordelijkheden in het stedelijk inkoopproces beschreven en wordt nu gewerkt aan het stedelijk contractmanagementproces. Hierdoor is het fundament is gelegd voor de dialoog over hoe budgethouders, lead buyers en contractmanagers met elkaar samenwerken. Deze processen vormen het kompas voor het dagelijks handelen en de manier waarop we elkaar mogen aanspreken en ondersteunen. Hierdoor kan verder gebouwd worden aan een duurzame verandering in houding en gedrag. Ook is geïnvesteerd in meer gerichte ondersteuning in de vorm van tools en kennisdeling. In juli wordt de e-learning voor budgethouders opgeleverd en aangeboden aan de organisatie. Daarnaast zijn er door inkoopbeleidsteam trainingen en presentaties verzorgd bij directies om de samenwerking te versterken. Ook bij implementatie van het nieuwe systeem AFIS en daarmee een verandering in werkwijzen is te zien dat cultuur, houding en gedrag onlosmakelijk verbonden zijn aan succesvol veranderen.

De inzichten vanuit de evaluatie van AFIS worden dan ook meegenomen in het verder verfijnen van de concrete stappen en acties. Rechtmatigheidsverantwoording De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1: De informatiehuishouding zo in te richten dat het management in control komt ten aanzien van informatie over alle relevante voorwaarden. En deze informatie tijdig beschikbaar komt. 2: Gedurende het jaar de voortgang van het periodieke onderzoek naar de rechtmatigheid van de inkopen (de spendanalyse) te volgen om zo tijdig bij te kunnen sturen. Deze aanbeveling is samengevoegd met de aanbeveling van ACAM uit het Accountantsverslag 2023: Rechtmatigheidsverantwoording (Accountantsverslag 2023, pagina 19) 1: Overweeg een andere aanpak van de spendanalyse, voer deze periodiek uit en zorg voor de benodigde kennis van het aanbestedingsrecht in het proces. 2: Laat de planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium aansluiten op de P&C-cyclus zodat uitkomsten tijdig beschikbaar komen voor evaluatie en opname in de rechtmatigheidsverantwoording. Toelichting: Op basis van de ervaringen van de vorige rechtmatigheidsverantwoording en bij de 8maandsrapportage 2024 zijn voor de 12-maandswerkzaamheden diverse aanpassingen in de aanpak doorgevoerd. Onderdeel daarvan was een risicogebaseerde aanpak.

Dit heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de datakwaliteit en onderliggende spendanalyse van de inkooprechtmatigheid.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 3 van 6

De genomen maatregelen hebben voor verslagjaar 2024 geleid tot een beter gestructureerd verantwoordingsproces. Door de inspanningen van alle betrokkenen is het volledige rechtmatigheidsdossier conform de planning aan ACAM overgedragen. Dit jaar worden de 4-, en 8-maandsrapportage vervangen door respectievelijk de zomer-, en herfstrapportage. Voor de totstandkoming van deze rapportages komt er net als vorig jaar een draaiboek waarbij de stappen in het proces zijn beschreven, inclusief wie wanneer wat doet. Inmiddels is voor directies, clusters, lead buyers en contractmanagers een dashboard over de spend per contract/directie/cluster ontwikkeld. Zo hebben zij beter inzicht in de cijfers rondom de inkooprechtmatigheid. Op basis van de ervaringen in de pilots met de dashboards zullen we deze verder ontwikkelen om zo goed mogelijk aan de informatiebehoefte tegemoet te komen. Op basis van de resultaten van de rechtmatigheidsverantwoording Jaarverslag 2024 zijn directies geselecteerd met een totale onrechtmatigheid van meer dan € 1 miljoen én groter dan 1% van de totale inkoopuitgaven van die directie. Het betreft 8 directies en circa 90% van de totale onrechtmatigheid. Samen met deze directies zal onderzocht worden wat de grondoorzaken zijn van de onrechtmatigheid (voorwaardencriterium).

De planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium sluiten aan op de P&C-cyclus. Inkopen De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Het AFIS-pakket volledig te implementeren ter verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. 2. Ook voor het verslagjaar 2024 inzicht te hebben in alle contracten. 3. Andere maatregelen te beschouwen die mogelijk een langjarig positief effect kunnen hebben op de beheersing van het inkoop- en aanbestedingsproces. Wij stellen ons voor dat hier een directe relatie ligt met de cultuur- en gedragsaspecten zoals opgenomen in de aanbeveling gedaan bij hoofdstuk III. Deze aanbeveling is samengevoegd met de aanbeveling van ACAM uit het Accountantsverslag 2023: Volledigheid inkoopcontractenregister (Accountantsverslag 2023, pagina 32) Wij achten het van belang dat de contractregistratie bij de livegang van AFIS volledig is zodat bestellingen via AFIS kunnen plaatsvinden en daarmee de koppeling tussen de inkoop- en financiële administratie gerealiseerd wordt. Toelichting: Afgelopen jaar heeft de Taskforce Inkoop- en Contractmanagement de directies (contracteigenaren) en contractmanagers actief aangemoedigd om te zorgen voor een volledig contractenregister in de SAP Ariba-module. Hierdoor is er bij de live-gang van AFIS een contractenregister opgeleverd en vastgesteld waardoor de contracten zijn geregistreerd.

De taskforce is tijdig gestart en het contractenregister is live gegaan voordat AFIS live ging. Dit heeft ervoor gezorgd dat er een solide basis lag voor het beheer van contracten vanaf het moment dat het nieuwe systeem in gebruik werd genomen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 4 van 6

Het is echter belangrijk op te merken dat er altijd contracten zijn die nog niet gepubliceerd staan. Dit betreft nieuwe contracten die een aantal goedkeuringsstappen moeten doorlopen voordat deze contracten gepubliceerd kunnen worden. Dit zorgt ervoor dat het contractenregister continu in ontwikkeling is en dat er altijd aandacht moet zijn voor het bijwerken en publiceren van nieuwe contracten. Daarnaast wordt er door AFIS nu afgedwongen dat bestellingen (boven de €0 voor externe inhuur en ICT, en boven de €10.000 voor overige bestellingen) die niet aan een contract zijn gekoppeld ter goedkeuring worden voorgelegd aan de lead buyer. De lead buyer heeft de mogelijkheid om de bestelling goed te keuren of af te keuren, afhankelijk van de noodzaak om deze aan een contract te koppelen. Deze maatregel is bedoeld om de naleving van contractuele verplichtingen te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle bestellingen op een transparante en verantwoordelijke manier worden beheerd. Dat houdt ook in dat de koppeling tussen de inkoop- en financiële administratie gerealiseerd wordt.

De vaststelling van de volledigheid van het contractregister in AFIS, in combinatie met de geautomatiseerde tijdige signalering van aflopende contracten en de geautomatiseerde gang naar de lead buyer vanaf het interne grensbedrag, draagt positief bij aan de rechtmatigheid en de verbetering van het inkoop- en aanbestedingsproces. Deze ontwikkelingen versterken de naleving van wettelijke en interne richtlijnen, wat resulteert in efficiëntere en transparantere inkoopprocessen. SISA De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Inzichtelijk te maken welke (financiële) risico’s de gemeente loopt. 2. Inzichtelijk te maken wie voor welke uitkering administratief en uitvoerend verantwoordelijk zijn zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie. 3. Verbeteringen doorvoeren in de administratieve hygiëne op basis van de voorwaarden van de uitkering. Deze aanbeveling is samengevoegd met de aanbeveling van ACAM uit het Accountantsverslag 2023: SISa (Accountantsverslag 2023, pagina 21): - Investeer in een grondige analyse en verbetering van de informatiehuishouding, zodat deze volledig is afgestemd op de geldende, door het Rijk gestelde, normen en vereisten. - Investeer in trainingen voor medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een regeling en het verantwoordingsproces. Zorg ervoor dat zij goed op de hoogte zijn van de geldende normen en procedures.

- Implementeer interne controlemechanismen om ervoor te zorgen dat de juistheid en rechtmatigheid van bestedingen nauwlettend worden gevolgd. Van belang daarbij is mogelijke risico's proactief te identificeren en hierop in te spelen. Toelichting:

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 5 van 6

In het kader van versterking van de informatiehuishouding en rechtmatigheidsverantwoording is eind 2024 de vakgroep SiSa (Single Information Single Audit) opgericht. Deze vakgroep richt zich op kennisdeling en het bespreken van maatregelen voor het beperken van financiële risico’s bij onder meer uitbestede activiteiten en verstrekte subsidies aan derden, waar onzekerheden kunnen ontstaan in de accountantscontrole. Op basis van de uitkomsten van de accountantscontrole vorig jaar zijn acties ingezet om de rechtmatigheid van bestedingen beter te kunnen waarborgen in het Jaarverslag 2024. Dit gebeurt onder andere door het verbeteren van afspraken met subsidieontvangers over verantwoording en controle. De voortgang van deze afspraken wordt steekproefsgewijs gevolgd. Het maken van dergelijke afspraken met de subsidieontvangers vraagt om tijdige en goede afstemming en de tijdslijnen rondom het toekennen van de SiSa-uitkeringen maken dat soms lastig om goed te doen. Daarnaast geldt, zoals ACAM ook onderkent, een forse omvang van uitkeringen die gepaard gaat met veel en complexe verantwoordingseisen. Daarnaast is geïnvesteerd in bewustwording en kennisdeling: in oktober 2024 zijn informatiesessies georganiseerd voor medewerkers die betrokken zijn bij de SiSa-verantwoording. Ook wordt regelmatig via interne communicatiekanalen aandacht besteed aan dit thema.

Tot slot onderzoekt de vakgroep in de eerste helft van 2025 in hoeverre het systeem AFIS kan bijdragen aan een verbeterde financiële beheersing van specifieke uitkeringen. Kwaliteit van de P&C producten Voor de reactie op onderstaande aanbevelingen verwijs ik u naar de voortgangs- en afdoeningsbrief van 6 maart 2025. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De mogelijkheden te onderzoeken om tot een beter ramingsproces binnen de P&C-cyclus te komen. 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de wijzigen zoals opgenomen in de begroting van het volgende boekjaar, de najaarsnota en de realisatie in het jaarverslag navolgbaar toe te lichten. 3. De reserves inhoudelijk beter toe te lichten en daarbij ook per reserve een relatie te leggen tussen begroting en realisatie.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd in aanloop naar ons gesprek op 28 mei aanstaande.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 6 van 6

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl