Afdoening aanbeveling ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 02-11-2023 Financiën Hester van Buren Directie Middelen en Control, bestuurszaken .dmc@msterdam.nl Afdoening aanbeveling ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende. Op basis van een aanbeveling van de rekeningencommissie worden de aanbevelingen van de rekeningencommissie, ACAM en de rekenkamer apart behandeld in de daarvoor bestemde commissie.

Aanbeveling In het verslag van de rekeningencommissie en/ of het Accountantsverslag bij het Jaarverslag 2019 is de volgende aanbeveling opgenomen: ‘Het nieuwe management control framework biedt uitzicht op een betere samenwerking’ Het college heeft bij de bestuurlijke reactie op het Accountantsverslag 2019 aangegeven dat zij deze aanbeveling opvolgt. In feite betekent dit het doorgaan met de ontwikkeling die in gang is gezet. In deze voortgangsbrief wordt de follow-up over de voortgang van deze aanbeveling behandeld. Ik stel daarbij voor de aanbeveling af te doen. Deze aanbeveling kwam voort uit een zorg dat opgaven in de stad meervoudig en complex zijn en daardoor steeds meer directie overstijgend zijn. Hierdoor werd een risico gezien op (keten)samenwerking tussen de directies en op de beheersing van deze opgaven. Gedurende de afgelopen jaren is veel veranderd en sindsdien hebben we belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling, doorontwikkeling en implementatie van het nieuwe management control framework genaamd "Amsterdam Doelgericht - Stelsel van uitgangspunten". Dit stelsel, dat eind 2019 is vastgesteld door het Gemeentelijke Management Team, biedt handvatten voor een effectievere sturing, verantwoording, beheersing en samenwerking binnen de ambtelijke organisatie. Het mandaat van deze ontwikkeling, doorontwikkeling en implementatie ligt bij de verantwoordelijke directies.

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 2 november 2023 Pagina 2 van 3

Begin 2020 is de ambtelijke organisatie begonnen deze uitgangspunten in de praktijk te brengen. Hierbij hebben we ons gericht op het verbeteren van de focus op de programma’s uit de programmabegroting, het versterken van de kwaliteit van doelen en indicatoren, het stimuleren van gesprekken en samenwerking gericht op het bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen en het beter laten aansluiten van de sturing op deze doelen, zogenaamde programmasturing. Dit heeft onder andere geleid tot een advies voor de raad voor een verbetering van de indeling van de programma’s in de programmabegroting. De raad heeft dit overgenomen bij het accorderen van de Programmabegroting 2023. Inhoudelijk is door dit traject de indeling van de begroting aangepast van de vorige 12 programma’s plus A en B naar 8 programma’s plus A en B. De 8 nieuwe programma’s sluiten beter aan bij de bestendige maatschappelijke opgaven in de stad. Elk programma behelst een keten van directies die werken aan beleid, realisatie en beheer. Want alleen bij een sluitende samenwerking tussen deze disciplines, zijn we in staat de maatschappelijke opgaven op te lossen. In de nieuwe begroting zijn naast 8 programma’s plus A en B ook een aantal opgaven geëxpliciteerd waar alle programma’s aan bijdragen, zoals kansengelijkheid, zogenaamde ‘horizontale thema’s’.

Per programma maken we tevens inzichtelijk in welk gebied we minder of juist méér moeten doen. Zo kunnen we onze inzet daar op afstemmen. Dit draagt bij aan gebiedsgericht werken. Door het verbeteren van de structuur van de programmabegroting geeft die ons een totaalbeeld van alle opgaven én van wat nodig is in welk gebied. Hierdoor kunnen we integraal afwegen wat waar nodig is, en daar samen aan werken. De doelen en bijpassende indicatoren en streefwaarden van elk programma sluiten nu beter aan bij de maatschappelijke opgaven en bij de wettelijke taken van de gemeente. Met meer focus op het sturen op deze doelen faciliteren we een passende inzet van onze middelen. Om de samenwerking rondom de nieuwe programma’s te verbeteren zijn ambtelijke rollen verhelderd. De directeuren die bijdragen aan een programma maken in gezamenlijkheid beleidsinhoudelijke en strategische keuzes voor het programma. Door daarnaast de scope van de bestuurlijke teams en begrotingsprogramma’s met elkaar in verbinding te brengen is ook bestuurlijke samenwerking rondom de programma’s verhelderd. Hiermee wordt de benodigde bestuurlijke en ambtelijke wisselwerking op de opgaven beter gefaciliteerd. Het implementeren van deze werkwijze is een meerjarig verandertraject en blijft aandacht vergen van de directies en programma’s.

Echter door de programmabegroting aan te passen zodat samenwerking binnen de keten eenvoudiger is en te zorgen voor verheldering van de ambtelijke rollen is er voor gezorgd dat (keten)samenwerking geïnstitutionaliseerd is. Hierdoor zijn er duidelijke afspraken te maken wanneer opgaven meervoudig en complex zijn.

Gemeente Amsterdam

Datum 2 november 2023 Pagina 3 van 3

Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de voortgang van deze aanbeveling. Met vriendelijke groet,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Bijlage 1. Bevindingen ACAM aanbevelingen 2019-7