Afd. moties 146.22 en 165.22

Raadsinformatiebrief Afdoening moties

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 19 mei 2022 Communicatie, Inkoop, Personeel & Organisatie College van B&W Directie BMA (BestuurszakenBMA@amsterdam.nl) Directie Financien & Inkoop (Bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl) Directie P&O (Bestuurszaken.PenO@amsterdam.nl) Afdoening moties 165 en 146 en vragen inhuur programmadirecteur Amsterdam 750 jaar naar aanleiding van gemeenteraad 16 februari 2022

Geachte leden van de raad,

Op 16 februari 2022 heeft u in de gemeenteraad een tweetal moties aangenomen en nadere vragen gesteld naar aanleiding van de actualiteit over de inhuur van de kwartiermaker/directeur programma Amsterdam 750. Deze brief gaat in op deze moties en geeft antwoord op uw vragen, zoals ook aan u is toegezegd.

1. Antwoord op vraag over bespreken contractuele kant van de samenwerking In het raadsdebat hebben de leden Boomsma (CDA) en Van Lammeren (PvdD) aanvullende vragen gesteld over het al dan niet bespreken van de contractuele kant van de samenwerking tussen de gemeente (de opdrachtgever) en de heer Booij als kwartiermaker/programmadirecteur Amsterdam750. Toegezegd is te kijken naar eventuele correspondentie hierover. Gebleken is dat die er niet is. Er is regelmatig contact geweest tussen onder meer de gemeentesecretaris en de heer Booij. Uit aantekeningen van aanwezigen blijkt dat er tijdens deze gesprekken is gesproken over de kwaliteit van het werk en de vorderingen van de ontwikkeling van het programma. Er was tevredenheid over de inzet van de heer Booij van de kant van de opdrachtgever. Er is echter tijdens deze momenten niet gesproken over status van het contract of de wijze van aanstelling. Hieruit zijn lessen te trekken voor de toekomst. Deze worden meegenomen in het traject om gemeentebreed de kennis en het bewustzijn over de eisen rond inhuur te vergroten.

2. Antwoord op vraag over juridische kosten In het raadsdebat heeft het raadslid Veldhuyzen (Bij1) vragen gesteld over de totale inhuurkosten van advocaten bij zaken die de gemeente start tegen Amsterdammers. De totale kosten van externe inhuur voor juridische advies en advocaatkosten bedroegen voor 2021 ca. € 2.9 mln.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 19 mei 2022 Pagina 2 van 3

Dit bedrag bestaat niet uitsluitend uit kosten voor juridische procedures. Het bevat ook de kosten van juridisch advies in omvangrijke, hoofdzakelijk civielrechtelijke vraagstukken waarbij geen sprake is van directe betrokkenheid van inwoners, zoals bijvoorbeeld het AEB-dossier. De gemeente registreert op dit moment niet apart de kosten voor de inhuur van externe advocaten voor procedures die de gemeente tegen inwoners voert. Een reden hiervoor is dat de meeste procedures waarbij inwoners betrokken zijn, zich afspelen binnen het bestuursrecht, denk aan kwesties rondom vergunningen en subsidies. Deze procedures worden over het algemeen door de eigen juristen van de gemeente behandeld. Kosten voor externe advocaten worden, naast de advisering, veelal gemaakt in procedures waarin geprocedeerd wordt tegen bedrijven (bouw, infrastructuur, brancheverenigingen). In de registratie van de externe advocaatkosten wordt hier echter geen onderscheid in gemaakt.

3. Motie 165 van leden Boomsma c.s. over snel zorgen voor kloppende inhuurcontracten De motie van de raadsleden Boomsma (CDA) c.s. roept het college op om er per direct voor te zorgen dat nieuwe contracten van de gemeente voortaan kloppen en dus altijd goed te controleren zijn. Ook vraagt de motie om bij de Begroting 2023 aan te geven of aan deze resultaatsverplichting is voldaan. In de raadsbrief van 11 februari 2022 bent u geïnformeerd dat de inkoopregels worden doorgelicht, met daarbij extra aandacht voor juiste administratieve afhandeling van de regels en van de niet standaardcontracten. Bij de checks and balances in het inhuurproces wordt gewaarborgd dat nieuwe contracten worden aangepast op de uitzonderingen. De Lead Buyer, die goedkeuring geeft op uitzonderingen van de gemeentelijke inkoopregels, stelt vast of de uitzonderingen op de juiste manier zijn verwerkt in het contract. Daarnaast neemt het college op korte termijn een besluit over de precieze werkwijze bij afwijkende inkooptrajecten. Aanvullend neemt het Vacatureloket op dit moment alle lopende inhuurcontracten, die niet via de reguliere openbare procedure zijn gegaan, en waar mogelijk geen standaardcontract op van toepassing is, onder de loep en analyseert in hoeverre die kloppen. Dit gaat zowel over het contract, de bijlagen als de wijze van registratie.

Deze contracten worden, waar nodig, aangepast en ter ondertekening toegestuurd aan de opdrachtgever en opdrachtnemer. Het streven is dit voor het komend zomerreces af te ronden. De gemeenteraad wordt over de voortgang geïnformeerd tijdens de reguliere momenten van de P&C-cyclus. Na besluitvorming over de Werkwijze bij afwijkende inkooptrajecten is de uitvoering van de motie ook daadwerkelijk in beleid geborgd. Het college beschouwt de motie na deze besluitvorming als afgedaan.

4. Motie 146 van de leden Taimounti en Van Lammeren over niet meer vooruit declareren facturen inhuurkrachten De motie van de leden Taimounti (NIDA) en Van Lammeren (PvdD) verzoekt het college het vooruit declareren van facturen door inhuurkrachten niet meer toe te staan, behoudens facturen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 19 mei 2022 Pagina 3 van 3

betreffende materiële kosten waarvan declaratie vooraf noodzakelijk is voor de voltooiing van de opdracht. Ieder contract dat wordt opgemaakt door het Vacatureloket, bevat de bepaling dat de contractant alleen factureert op basis van de feitelijk gewerkte uren, die bovendien door de opdrachtgever zijn geaccordeerd. In het financiële systeem is dit nu al ook zo geregeld; een factuur alleen kan worden goedgekeurd als deze prestatieverklaring is afgegeven. Het is cruciaal dat deze afspraak ook daadwerkelijk wordt nageleefd. Daarom wordt in het gemeentebrede traject ter vergroting van de kennis en het bewustzijn van de eisen rond inhuur, uitdrukkelijk aandacht gegeven aan de precieze uitvoering van deze bepalingen en de instructies. Daarbij heeft het collegeaandacht voor het samenspel en het geheel aan afspraken en bepalingen in de bedrijfsvoering. Het college beschouwt deze motie daarmee als afgedaan. In het tweede kwartaal wordt u nader geïnformeerd over de voortgang van alle verbeteracties, zoals toegezegd in de brief van 11 februari 2022. We vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Peter Teesink Gemeentesecretaris