Aanbesteding In Residence Open Evenementen 2025 DEF.pdf

Inschrijvingsvoorwaarden aanbesteding ‘In Residence Open Evenementen programma 2025’ Het In Residence Open Evenementen programma biedt ondernemers de kans om innovaties te testen tijdens grote evenementen in Amsterdam. Binnen het programma werk je in een halfjaar toe naar een pilot om jouw innovatie te testen tijdens een groot evenement in Amsterdam. Samen met de Gemeente en partners als SAIL en de Amsterdam Marathon verken je hoe jouw innovatie een oplossing kan bieden voor de grote uitdagingen die we in Amsterdam hebben en welke kansen er liggen om na een pilot met de gemeente als launching customer samen te werken . Wil jij jouw innovatie testen tijdens SAIL 2025 of een ander groot publieksevenement? Je kunt je inschrijven voor het programma via www.innovatiepartners.nl. Daar vind je ook meer informatie over de opzet van het programma, de vraagstukken en voordelen voor ondernemers. De aanbestedingsvorm die gebruikt wordt is de Openbare Europese aanbesteding. Dit document in samenhang met de informatie op de website vormt de complete aanbestedingsdocumentatie. In dit document vind je informatie over de procedure, de criteria en de harde deadlines die gelden. Aanvullende informatie is te vinden via www.innovatiepartners.nl. Gunningscriteria Er zijn verschillende vraagstukken waarvoor je je kunt inschrijven. Elk vraagstuk is een zogenaamd perceel.

Het gunningscriterium is: de economisch meest voordelige inschrijving. De inschrijvers die het best scoren op het gunningscriterium worden uitgenodigd voor deelname aan het programma. Daarbij worden inschrijvers beoordeeld op de volgende drie criteria, waarbij op ieder criterium een score te halen is van 1 tot 5 punten. Daarbij is een score van 5 de best haalbare score. A) Geschiktheid voor deelname aan het programma B) Kwaliteit inschrijving, oplossing en voorgestelde pilot C) Impact en realisatie Hieronder leggen we deze criteria uit: A) Geschiktheid voor deelname aan het programma We kijken hoe goed jouw organisatie en de oplossing passen bij ons programma. Kun je duidelijk maken waarom jij onze begeleiding en ondersteuning nodig hebt? En welke hulp je precies zoekt? Een geschikte ondernemer met een innovatie die ruimte biedt om impact te maken, creëert waarde voor de stad. Denk aan een sterkere lokale economie, een rijkere ondernemersstructuur en nieuwe banen.

Hoe beter je hieraan voldoet, hoe hoger je score! Waar let de beoordelingscommissie op? • Wat de ondernemer nodig heeft om zich verder te ontwikkelen en hoe het programma daarbij van meerwaarde is • Of en op welke wijze de ondernemer bereid is om - tijdens SAIL Amsterdam of een ander groot publieksevenement - een inspirerend voorbeeld te zijn voor bezoekers, stakeholders en bewoners en welke ideeën de ondernemer daarbij heeft • De pilot en samenwerking passen logisch binnen de scope van het programma en van een pilot tijdens een groot evenement • De deelname aan het programma past binnen de scope van de genoemde tijdslijnen, budgetten, capaciteit en geboden support

1

•

Deelname van de ondernemer past goed bij het programma wat betreft samenwerken met de gemeente, de organisatoren van SAIL of van een ander groot evenement en de overige deelnemende ondernemers

B) Kwaliteit van de inschrijving, oplossing en voorgestelde pilot Bij dit criterium draait alles om hoe vernieuwend en goed doordacht de oplossing is in relatie tot het programma en de toekomst. Ook wordt beoordeeld hoe goed de pilot past binnen het programma. Een goed idee of product zal door deelname maatschappelijke waarde voor de stad creëren. Denk aan sociale impact, gedragsverandering, klimaatimpact, het versterken van de lokale economie of het verrijken van ondernemersklimaat. Hoe beter je inschrijving hieraan voldoet, hoe hoger de score! Waar let de beoordelingscommissie nog meer op? • De oplossing sluit aan op het vraagstuk en biedt naar verwachting maatschappelijke meerwaarde voor de stad en regio • De ondernemer maakt duidelijk wat er innovatief en uniek is aan de oplossing en wat het onderscheidend vermogen is • De ondernemer geeft een realistisch beeld van de pilot in relatie tot de scope van het programma • De ondernemer geeft een realistisch beeld van indicatieve kosten.

Deze kosten zijn realistisch in verhouding tot de pilot en de beschikbare middelen binnen het programma • De ondernemer laat zien dat deze bereid is om te investeren in de samenwerking en de pilot en geeft een duidelijk beeld van de beoogde wijze daarvan • De ondernemer heeft een realistisch beeld van de pilot en het programma in relatie tot verdere ontwikkeling van de innovatie op de lange termijn C) Impact en realisatie Het doel van dit criterium is om een inschatting te maken van de impact die een innovatie kan maken op de stad en regio. Hoe beter de oplossing schaalbaar is, hoe hoger de score. Hierbij kijken we naar de inspanning die nodig is om dit te realiseren en hoe goed dit past bij de uitdagingen en het beleid van de stad. Een goed idee of product met groeipotentie kan veel waarde toevoegen aan de stad. Denk aan sociale impact, gedragsverandering, klimaatimpact, het versterken van de lokale economie of het verrijken van ondernemersklimaat. Hoe beter uw idee hieraan voldoet, hoe hoger de score. De beoordelingscommissie let op de volgende punten: • De ondernemer geeft een realistisch beeld over samenwerking met gemeente Amsterdam en/of organisatoren in de stad tijdens en na afloop van het programma. De ondernemer laat daarbij zien zelf initiatief te willen nemen in die samenwerking.

• De mogelijkheid tot opschaling binnen Amsterdam of met evenementen is realistisch beschreven en houdt rekening met mogelijke beperkingen en barrières. • De mogelijke maatschappelijke impact van de innovatie voor Amsterdam en de regio • De ondernemer geeft een realistisch beeld van de relatie tussen de innovatie, testen tijdens evenementen en de link met bredere toepassing in de stad of regio • De innovatie sluit aan op doelen en beleid van Amsterdam, gerelateerd aan het vraagstuk waarop wordt ingeschreven

Beoordeling en Toewijzing Voor inschrijvers geldt dat je op ieder van de drie gunningscriteria, a) Geschiktheid voor deelname, b) Kwaliteit van de inschrijving, oplossing en voorgestelde plilot, en c) Impact en realisatie, minimaal 3 punten moet scoren. Als dat niet lukt, val je af en word je niet uitgenodigd voor de pitchronde.

2

Toewijzing van de Vraagstukken We hebben in totaal te maken met 7 vraagstukken: 1) Voedsel, 2) (Digitale) veiligheid en openbare ruimte, 3) Mobiliteit, 4) Energie, 5) Water, 6) Circulaire materialen en 7) Wildcard. Ondernemers schrijven zich met hun oplossing in voor één van deze vraagstukken. Uit deze 7 vraagstukken worden de 21 hoogst scorende inschrijvingen uitgenodigd om hun oplossing te komen pitchen, waarbij een maximum van drie per vraagstuk geldt. Alleen ondernemers die ten minste 3 punten scoren op ieder criterium komen in aanmerking om uitgenodigd te worden voor een pitch. Bij een gelijke score kijken we eerst naar 'Geschiktheid voor deelname aan het programma', daarna naar 'Kwaliteit van de inschrijving, oplossing en voorgestelde pilot'. Als dat ook gelijk is, dan wordt er geloot. Let op: indien voor één van de vraagstukken minder dan drie ondernemers kunnen worden uitgenodigd voor een pitch, wordt het aantal pitches aangevuld tot 21 met de hoogst scorende inschrijvingen uit de overige vraagstukken, mits zij ten minste drie punten scoren op ieder criterium. Deze ondernemers worden uitgenodigd voor een pitch van 10 minuten, en een verificatiegesprek van 30 minuten. De pitch dient om de inschrijving toe te lichten en te verduidelijken, en dus niet om de inschrijving op onderdelen nog aan te passen.

Na de pitchronde wordt de definitieve score van de inschrijving voor iedere ondernemer vastgesteld. In totaal zijn we op zoek naar maximaal 10 ondernemers om deel te nemen aan het programma. De uiteindelijke score voor de maximaal 21 inschrijvingen die hebben gepitcht komen in één poule, en de ondernemers met de hoogste cumulatieve scores op de drie criteria worden uitgenodigd voor deelname aan het programma. Bij een gelijke score kijken we eerst naar 'Geschiktheid voor deelname aan het programma', daarna naar 'Kwaliteit van de inschrijving, oplossing en voorgestelde pilot'. Als dat ook gelijk is, dan wordt er geloot. Vanuit gemeente Amsterdam is een totaalbudget van 200.000 Euro beschikbaar om gemaakte kosten voor het uitvoeren van alle pilots gezamenlijk te vergoeden. Tijdslijn inschrijving en selectie Gedurende de inschrijving zijn een aantal data relevant om rekening mee te houden. Let op: de genoemde deadlines zijn harde deadlines. Aanvullende informatie over deze momenten is te vinden op de website.

• 1 oktober: de inschrijvingen voor deelname aan het programma zijn geopend • 22 en 24 oktober (10:00-11:00): informatie webinars • 31 oktober: deadline voor het stellen van vragen • 5 november: publicatie van de nota van inlichtingen • 17 november: deadline voor inschrijven om deel te nemen aan het programma • 29 november: bekendmaking eerste selectie • 4 december tot 13 december: de pitch/presentatie ronde vindt plaats • 20 december: bekendmaking van de voorlopige selectie Als je niet geselecteerd bent en ben je het hier niet mee eens? Dan kun je tot 17 januari 2025 aan de bel trekken. Startup Visa Facilitator Ben je een buitenlandse ondernemer? Dan kun je sinds 2015 een 'residence permit' aanvragen voor Nederland. Amsterdam helpt je hier graag mee, maar het is niet verplicht. Meer info vind je hier: https://english.rvo.nl/topics/residence-permit. Integriteit en Overeenkomsten Deelnemen aan deze competitie? Dan is de Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten (BIO) van toepassing. Door mee te doen, verklaar je dat je de BIO kent en dat er geen integriteitsrisico’s op jou van

3

toepassing zijn. Meer info vind je hier: https://www.amsterdam.nl/bestuur-organisatie/volgbeleid/veiligheid/integer-handelen/beleidsstukken-bio/. Sanctiepakket Rusland In april 2022 is afgesproken dat aanbestedingen niet mogen worden gegund aan Russische partijen of hun dochterbedrijven in de EU. Dus als een partij door een Russische entiteit wordt gecontroleerd of handelt in hun opdracht, wordt deze uitgesloten van deelname. Door in te schrijven, verklaar je dat dit niet op jou van toepassing is. Mocht uit een screening van de gemeente anders blijken, dan kan de eventuele overeenkomst zonder enige vergoeding direct worden opgezegd. Launching customer Na afloop van het programma kan gemeente Amsterdam (als launching customer) eventueel besluiten om succesvol doorontwikkelde producten (tot 4 jaar na afloop van het programma) ook daadwerkelijk in te kopen (of op een andere wijze bij te dragen aan de doorontwikkeling van het product zoals het financieren van een tweede pilot en/of een nader onderzoekstraject). Dit slechts voor zover het daadwerkelijk een nieuw product betreft (het mag dus niet gaan om een product waarvoor al een commerciële functionerende markt bestaat). De maximale omvang van eventuele toekomstige bestellingen zal altijd in verhouding staan tot de totale gedane investeringen in de ontwikkeling van het product. De terugverdientijd is daarbij relevant.

Eventuele bestellingen moeten altijd passen binnen doelstellingen en context van het In Residence Open Evenementen Programma. Daar is bijvoorbeeld geen sprake meer van wanneer de ondernemer ondertussen is overgenomen door een grote onderneming met voldoende eigen investeringsbudget. Of wanneer de ondernemer een (grote commerciële) onderneming als onderaannemer inschakelt.

4