A - 4 Financiën (15) 2. Raadsvoordracht bestuurlijke reactie op verslag Rekeningencommissie.pdf
Tekst van het document
Gemeente Amsterdam Gemeenteraad Gemeenteblad
R
Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
Jaar
2020
Afdeling
1
Nummer
0
Publicatiedatum
<vrije tekst griffie>
Agendapunt
<vrije tekst griffie>
Datum besluit B&W
2 juni 2020
Onderwerp
Kennisnemen van de reactie van het college op het verslag van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2019 Met deze voordracht stellen wij u voor het volgende besluit te nemen: Tekst van openbare besluiten De gemeenteraad van Amsterdam wordt gepubliceerd
Gezien de voordracht van burgemeester en wethouders, Besluit
Kennis te nemen van de reactie van het college van burgemeester en wethouders op het verslag van de rekeningencommissie over de jaarrekening 2019. Het college reageert op de volgende punten in het verslag van de rekeningencommissie: - De rekeningencommissie adviseert de gemeenteraad, gelet op de controleverklaring van de gemeenteaccountant bij de jaarrekening 2019, met daarin een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en een oordeel met beperking voor rechtmatigheid, en gezien de verkregen schriftelijke en mondelinge toelichtingen, om de jaarrekening 2019 van de gemeente Amsterdam gewijzigd vast te stellen. - Verder doet de rekeningencommissie aanbevelingen op het terrein van het budgetrecht van de gemeenteraad, planningsoptimisme, rechtmatigheid inkopen, risicomanagement, het Afval Energiebedrijf en opvolging van aanbevelingen. In de bestuurlijke reactie gaat het college punt voor punt in op het advies en de aanbevelingen en geeft waar nodig aan op welke wijze de aanbevelingen de komende periode verder worden uitgewerkt / opgepakt. Wettelijke grondslag
Gemeentewet artikel 169, tweede lid, waarin wordt bepaald dat het college de raad alle inlichtingen geeft die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Gemeentewet artikel 197, waarin onder meer is opgenomen dat het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af legt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag; Gemeentewet artikel 198, waarin onder meer is opgenomen dat de raad de jaarrekening en het jaarverslag vast stelt in het jaar volgend op het begrotingsjaar; Bestuurlijke achtergrond
De Rekeningencommissie (de commissie) adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van de jaarrekening. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het 1
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
budgetrecht van de Raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan de jaarrekening. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kader stellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen. De commissie is een apolitieke commissie. De uitkomsten van het onderzoek en de aanbevelingen worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Onderbouwing besluit
Reactie college op verslag Rekeningencommissie over de jaarrekening 2019 Het college reageert in deze voordracht op het Verslag van de rekeningencommissie over de jaarrekening 2019 van de gemeente Amsterdam. De commissie geeft – geclusterd naar zes onderwerpen – aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer in het algemeen en aanbevelingen voor de komende jaarverslagen. Het college bedankt de rekeningencommissie voor een duidelijke rapportage. Op de aanbevelingen is een reactie gegeven om toekomstige verwachtingen realistisch te schetsen. Dit vanuit een gedeelde ambitie de financiën op orde te krijgen. In onze reactie gaan wij achtereenvolgens in op de volgende onderdelen van het verslag: 1. Advies ter vaststelling van de gemeenterekening. 2. Aanbevelingen ter verbetering van de jaarrekeningen en het financiële beheer. Zowel het advies als de aanbevelingen van de rekeningencommissie (de onderdelen 2.1 tot en met 2.6) zijn integraal in deze reactie opgenomen.
1.
Advies ter vaststelling van de gemeenterekening
De commissie adviseert de gemeenteraad: 1. De onttrekking uit de reserve duurzaamheidsfonds van € 7 mln. terug te laten draaien in de jaarrekening 2019; dit is niet tijdig aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd; 2. De jaarrekening 2019, na verwerking van de hiervoor genoemde mutatie met € 7 mln. lager rekeningresultaat, vast te stellen. Reactie college De voorziening die is getroffen voor de waarde correctie van het AEB wordt deels gedekt door een vrijval uit de reserve Duurzaamheid. In de financiële hoofdlijnen van de Begroting 2020 was al gemeld dat deze reservering als dekking ingezet zou kunnen worden in het geval van een afwaardering. De omvang van de voorziening is begin 2020 bepaald bij het opstellen van het Jaarverslag 2019. Op dat moment was het niet meer mogelijk om de raad in het kalenderjaar 2019 nog toestemming te vragen voor de vrijval uit de reserve Duurzaamheid. Omdat vrijval een exclusieve 2
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
bevoegdheid van de raad is, is in de raadsvoordracht bij het jaarverslag 2019 dat door het college transparant gemaakt in een apart beslispunt waarbij aan de raad wordt voorgesteld om bij de vaststelling van het jaarverslag 2019 alsnog in te stemmen met deze vrijval. Overigens heeft de verwerking van deze post geen materieel effect op de balanspositie waar dat de reserves betreft, omdat anders de € 7 miljoen onderdeel geweest zou zijn van het rekeningresultaat en daarmee ten laste van de Algemene reserve zou worden gebracht. Een latere verwerking van de vrijval in 2020 zou alleen betekenen dat de Algemene reserve weer aangevuld wordt voor het bedrag van de vrijval. In de reserve Duurzaamheidfonds is namelijk € 7 miljoen gereserveerd voor de nascheidingslijn van het AEB. Deze reservering is niet meer nodig door het vormen van de voorziening, vrijval is daardoor onvermijdelijk, onverschillig het jaar waarin dat gebeurt.
2.
Aanbevelingen ter verbetering van de jaarrekeningen en het financiële beheer
2.1 Budgetrecht gemeenteraad Het schenden van het budgetrecht van de gemeenteraad is onacceptabel Voor het AEB is een voorziening getroffen van €75 mln. Om deze te financieren is onder andere €7 mln. onttrokken (als vrijval gepresenteerd) uit de reserve duurzaamheidsfonds zonder dit voor te leggen aan de gemeenteraad. Daarmee is het budgetrecht geschonden en dat neemt de commissie hoog op. De commissie kan niet genoeg benadrukken dat het niet aan het College is om over deze budgetten te beschikken. Wij adviseren dan ook de gemeenteraad deze onttrekking terug te laten draaien en daarmee de €7 mln. ten laste te laten komen van het rekeningresultaat en daarmee het rekeningresultaat na verwerking € 7 mln. lager vast te stellen. De raadsenquête was heel duidelijk over het gebrek aan hygiëne in de financiële organisatie van de gemeente. Ook was het een oproep aan individuele raadsleden om zo goed mogelijk toe te zien op die hygiëne. Uit deze overtreding van het budgetrecht blijkt dat de aandacht van het college verslapt op een voor de commissie zeer principieel punt. Ook de ambtelijke en bestuurlijke reacties op onze vragen hierover stellen niet gerust. De commissie is dan ook bezorgd dat de gemeenteraad mogelijk vaker bewust of onbewust gepasseerd wordt.
Daarom onderstreept de commissie het belang dat financiële keuzes expliciet en duidelijk worden aangeboden aan de gemeenteraad zodat zij weloverwogen keuzes kan maken. Dat betekent ook dat deze inhoudelijk voldoende moeten zijn voorbereid en uitgelegd en dat ze prominent op de agenda moet staan als apart beslispunt. De gemeente dient zich te houden aan regelgeving betreffende begroting en verslaggeving De accountant wijst ons in zijn verslag op meerdere zaken waarbij de regelgeving betreffende begroting en verslaggeving niet is gevolgd. Wij lichten er twee zaken specifiek uit. Het eerste betreft de structuur van de begroting, specifiek de begroting en presentatie van de mutaties op reserves. Deze zijn niet meer begroot en
3
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
gepresenteerd als onderdeel van de programma’s zoals het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voorschrijft, maar zijn als onderdeel van het programma Bestuur en Organisatie begroot. Het tweede betreft de dotatie aan de Reserve overheveling gemeentefondsmiddelen decembercirculaire. Deze dotatie kan in de optiek van de accountant alleen plaatsvinden als de decembercirculaire per saldo een positieve bijstelling betreft. In dit geval betrof het per saldo een negatieve bijstelling en kan er dus geen sprake zijn van middelen die overgeheveld kunnen worden. Wat de redenen ook moge zijn, de commissie vindt dat de gemeente te allen tijde de geldende wet- en regelgeving moet volgen. Daar waar uitzonderingen zijn toegestaan, dienen deze aan de gemeenteraad voor te worden gelegd. De rekeningencommissie beveelt aan om: • De commissie adviseert de gemeenteraad om de onttrekking van €7 mln. terug te laten draaien en deze alsnog ten laste van het rekeningresultaat te verwerken. • De commissie adviseert de begrotingsstructuur en de verwerking van reserves te laten aansluiten bij de begrotings- en verslaggevingsvoorschriften (BBV). Reactie college Het college verwijst ten aanzien van de vrijval uit de reserve Duurzaamheid mede naar de reactie op het advies ter vaststelling van de gemeenterekening. ACAM heeft dit terecht als een onrechtmatigheid aangemerkt.
Daarmee is echter niet automatisch het budgetrecht van de raad aangetast. Het budgetrecht van de raad is ook voor het college een principieel en groot goed. Van onbewust passeren van de raad is geen sprake. Van bewust passeren al helemaal niet. Het college handelt transparant en integer en staat hiervoor ook in voor de organisatie. Ook is in de afgelopen jaren met veel inspanningen veel bereikt in de financiële functie. Dat wil niet zeggen dat alles goed gaat en daarbij blijft er ook altijd ruimte voor verbetering. Het college blijft hier scherp op en het is goed dat ook de rekeningencommissie en de raad het college hier scherp op houden. Het college geeft ten aanzien van de reserve Duurzaamheid in de raadsvoordracht aan dat de vrijval niet tijdig is gemeld en doet de raad een voorstel alsnog met de vrijval in te stemmen. De raad is daardoor ook in staat haar budgetrecht uit te oefenen door wel (of niet) in te stemmen met het voorstel. In aanvulling hierop is het college wel verrast over de opmerkingen van de rekeningencommissie hierover en de bewoordingen waarin die gesteld zijn. Het college deelt de mening niet dat reserves op de programma’s dienen te worden verantwoord. Het BBV stelt dat deze informatie per programma moet worden getoond in het overzicht van baten en lasten in de begroting.
Het college heeft met toestemming van de raad bij de Begroting 2019 alle reserves in één programma (en één programmaonderdeel) opgenomen en daar worden deze ook op hoofdlijnen toegelicht. Daarnaast is in het jaarverslag aanvullend nog extra informatie over de reserves verstrekt bij de programmaonderdelen. Het college deelt evenmin de mening dat onterecht is gedoteerd aan de Reserve overheveling gemeentefondsmiddelen decembercirculaire. Deze reserve is bedoeld om specifieke middelen over te hevelen naar het volgend jaar omdat die zo laat 4
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
worden toegekend dat besteden niet realistisch meer is. Specifieke middelen zijn integratie uitkeringen, decentralisatie uitkeringen en specifieke uitkeringen. Deze zijn conform de bedoeling en naar de mening van het college terecht aan de reserve toegevoegd. De middelen waar ACAM op doelt betreft de Algemene uitkering waarvoor deze reserve nu juist niet bedoeld is. Om dit interpretatieverschil met de accountant voor de toekomst te voorkomen zal het college de raad bij de Voorjaarsbrief 2020 voorstellen de doel- en gebruiksomschrijving van de reserve aan te scherpen. 2.2 Planningsoptimisme Er is structurele onderbesteding en vertraging in de uitvoering. Uit de jaarrekening blijkt dat er in te veel gevallen te ruim wordt begroot. Geld wordt op enkele belangrijke thema’s niet snel genoeg uitgegeven en daarmee laat het college mogelijk kansen liggen voor de stad. Het gaat om forse bedragen die ten goede hadden kunnen komen aan andere doelen, maar nu gekoppeld zijn aan activiteiten die niet tot resultaten leiden. Dat vindt de commissie zorgelijk. Te meer omdat dit al meerdere jaren en bij diverse onderdelen van de begroting speelt en omdat dit beslag legt op een omvangrijk deel van de middelen van de stad. Uit de gesprekken en toelichting blijkt dat dit zijn oorzaak vindt in begrotingssystematiek én in het niet kunnen vervullen van vacatures.
In de gesprekken met collegeleden heeft het college aangegeven hier sterk op te willen gaan sturen en een andere begrotingen planningssystematiek voor projecten in te willen voeren. Ook wil de commissie de gemeenteraad wijzen op de personeelstekorten. Dit is in de gesprekken genoemd als een belangrijke oorzaak van de vertragingen in de uitvoering. De rekeningencommissie beveelt aan om: De commissie adviseert om de nieuwe planning- en begrotingssystematiek aan de gemeenteraad voor te laten leggen vanwege de impact die het kan hebben op het budgetrecht van de gemeenteraad. Reactie college Om de realisatie in overeenstemming met de programmering te krijgen en planningsoptimisme te voorkomen worden verschillende maatregelen getroffen. In de reactie van het college op het accountantsverslag bij de jaarrekening 2019 is hieraan veel aandacht geschonken. Belangrijke onderdelen in het licht van de aanbeveling van de rekeningen commissie zijn: - het matchen van de opgave en projectorganisatie. Voor de bemensing van projecten wordt voor aanvang van het kalenderjaar een capaciteitsvraag uitgezet. - In 2019 is een nieuwe projectadministratie ingericht die sinds 2020 te gebruiken is. Het is mogelijk daarin verrijkte informatie weer te geven.
De kwaliteit van de informatievoorziening is daarmee verbeterd, maar de mogelijkheden om financiële middelen flexibel in te zetten bij vertraging van projecten is dat niet. Voor de oplossing voor het (flexibel) inzetten van budgetten zal het college aan de raad een voorstel doen. Het college neemt het advies van de rekeningcommissie daarmee dus over.
5
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
2.3 Rechtmatigheid inkopen Inkopen en aanbesteden nog steeds niet op orde. Wij constateren dat de onrechtmatigheid met betrekking tot inkopen is gedaald van € 102,8 mln. (in 2018) naar € 80,6 mln. (in 2019). Dat is een verbetering maar nog steeds niet iets om trots op te zijn. Het zorgt er immers voor dat de gemeente Amsterdam, voor het derde jaar op rij, een beperking op de rechtmatigheid heeft. Zorgelijk is dat ook dit jaar weer nieuwe onrechtmatigheden zijn ontstaan. De commissie verwacht van het college dat zij er alles aan doet, wat geoorloofd is, om de onrechtmatigheden zodanig terug te dringen dat een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening 2020 mogelijk wordt. Daarvoor is het cruciaal dat alle wethouders, naast de verantwoordelijk wethouder, onrechtmatigheden in hun respectievelijke portefeuilles tijdig voorkomen. Specifiek wil de commissie aandacht vragen voor de volgende punten: • De bestuursopdracht inkopen valt uiteen in twee onderdelen, het terugdringen van onrechtmatigheid (symptoombestrijding) en het structureel verbeteren van het inkoopstelsel (voorkomen in plaats van genezen). Wat betreft het eerste deel ziet de commissie een dalende trend. Voor het tweede deel is er wel een onderzoek uitgevoerd en aanbevelingen gedaan maar is er nog steeds geen uitvoeringsplan. Ook heeft de commissie uit de gesprekken geen eenduidig beeld gekregen wanneer dat wel komt.
De commissie vraagt dit zeer spoedig op te stellen, over te gaan tot actie en het inkoopstelsel en de werkcultuur snel en structureel te verbeteren. • De verandermanager inkopen is bezig aan zijn tweede en laatste jaar van de bestuursopdracht. De problemen bij inkopen zullen daarna niet zijn opgelost. De commissie wil periodiek geïnformeerd. De commissie wil periodiek geïnformeerd worden over de voortgang en vraagt het college om aan te geven hoe inkopen, na beëindiging van de bestuursopdracht, de bestuurlijke aandacht blijft behouden die het verdient. • De stapeling van collegedoelstellingen (duurzaamheid, MKB, social return etc.) zit soms een doelmatige inkoop in de weg door een toename van complexiteit en moeite in de praktische uitwerking. De commissie vraagt het college af te wegen of het wenselijk is om het totaal van eisen bij elke inkooptraject te volgen of dat daar een afwegingskader voor moet komen waarmee expliciet is te kiezen welke inkooptrajecten welke collegedoelstellingen moeten realiseren. Daarmee kan, ook naar de gemeenteraad toe, transparanter worden gehandeld en verantwoord en kan gemeenschapsgeld effectiever worden ingezet. • Tot slot, de commissie kan zich niet aan de indruk onttrekken dat de wethouder van mening is dat enige onrechtmatigheid geoorloofd is mits dit expliciet wordt besloten en goed wordt uitgelegd.
De commissie wil met klem benadrukken dat het ons uitgangspunt is dat onrechtmatigheid, in welke verschijningsvorm dan ook, ontoelaatbaar is. Wij hebben ons aan de wet te houden. Wanneer er toch sprake is van onrechtmatigheid, dan moet de gemeenteraad direct worden geïnformeerd én er moet duidelijk worden uitgelegd waarom de onrechtmatigheid onvermijdbaar was. De rekeningencommissie beveelt aan om: • De commissie adviseert om het college naar een duidelijke termijn te vragen wanneer het uitvoeringsplan aan de gemeenteraad zal worden gepresenteerd. • De commissie adviseert te sturen op een tijdige oplevering van het uitvoeringsplan zodat uitvoering ervan in gang kan worden gezet. 6
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
• De commissie adviseert de gemeenteraad het college te vragen om met een voorstel te komen op welke wijze de gemeenteraad tijdig wordt geïnformeerd over onrechtmatigheden bij inkoop en aanbestedingen. Reactie college Het college onderschrijft het door de Rekeningcommissie geconstateerde. Namelijk dat in dit dossier adequate bestuurlijke aandacht een vereiste is. Via de raadsbrief van 5 mei 2020, kenmerk ZD2019-004957, heeft het college de uitkomsten van onderzoek werking inkoopstel met de raad gedeeld. In die brief is opgenomen dat in het derde kwartaal 2020 het ambtelijk uitvoeringsplan wordt opgeleverd. In dit uitvoeringsplan is op hoofdlijnen opgenomen op welke wijze het inkoopstelsel in Amsterdam kan door ontwikkelen. Van tijdelijke focus op onrechtmatigheid naar duurzame inzet op doelmatigheid. Het uitwerken van een financiële paragraaf maakt hier onlosmakelijk deel van uit. Zoals in raadsbrief van 19 mei 2020 met kenmerk VN2020-006774 inzake rapportage rechtmatigheid 12-maands 2019 is aangegeven, informeert het college u via de Najaarsnota 2020 over de stand van zaken van beide sturingslijnen van de bestuursopdracht inclusief de voortgang van de aanbevelingen van ACAM en de rekeningencommissie.
Betreffende de aanbeveling de gemeenteraad het college een voorstel te vragen op welke wijze de gemeenteraad tijdig wordt geïnformeerd over onrechtmatigheden bij inkoop en aanbestedingen het volgende. Zoals de rekeningencommissie terecht opmerkt is het cruciaal dat alle wethouders, naast de verantwoordelijk wethouder, onrechtmatigheden in hun portefeuilles tijdig voorkomen. Het kan echter voorkomen dat, bijvoorbeeld omwille van continuïteit in bedrijfsvoering, het college genoodzaakt is hiervan af te wijken. Hiertoe is in 2019 het verplicht doorlopen van een afwijkingsprocedure ingevoerd. Het college ontraadt de raad met een apart voorstel te komen, omdat via de gemeentewet hier reeds in is voorzien: het is de verantwoordelijkheid van het college en ook elke portefeuillehouder hierover verantwoording aan de raad af te leggen. 2.4 Risicomanagement Zorg voor integraal risicomanagement Het risicomanagement is uitgewerkt in de beleidsnota risicomanagement 2018– 2022. Hierin wordt onder meer invulling gegeven aan het integraal en financieel risicomanagement, de risicobereidheid en het weerstandsvermogen. De risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen worden door de organisatieonderdelen vastgelegd in het risicomanagementsysteem Naris. Er worden echter op meerdere niveaus en volgens diverse methodes risico-inventarisaties gedaan.
Enkele voorbeelden zijn de frauderisico-scans, de regeling risicovolle projecten en de totstandkoming van de juridische risico’s (voorzieningen). Idealiter vullen deze activiteiten elkaar aan. De commissie krijgt echter de indruk dat er te weinig samenhang is. De commissie vraagt zich af waarom deze separate risicomanagement activiteiten zijn ontstaan en waarom bijvoorbeeld frauderisicoscans niet gewoon onderdeel zijn van een integrale aanpak? Die integrale aanpak lijkt dan ook onvoldoende aanwezig, mogelijk leidt dit tot beperkt inzicht in hoe verschillende directie- en programma-risico’s elkaar versterken op stedelijk niveau. Daarnaast geeft de accountant aan dat vergelijkbare risico’s bij verschillende 7
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
directies verschillend worden aangepakt. Dat is geen teken van een eenduidige aanpak. Expliciteer de risicobereidheid Wat betreft de risicobereidheid en het weerstandsvermogen vreest de commissie dat hier onvoldoende keuzes in worden gemaakt. Het gaat hier om keuzes op operationeel niveau. Bijvoorbeeld, wanneer vind je een maatregel afdoende, wanneer accepteer je dat risico’s niet volledig worden afgedekt, et cetera. Dit staat deels los van het weerstandsvermogen en de eisen die daaraan gesteld worden door de gemeenteraad. Het weerstandsvermogen is immers niet hetzelfde als risicobereidheid. Een frauderisico hoeft bijvoorbeeld niet direct een grote financiële impact te hebben. Maar is bijvoorbeeld wel slecht voor het imago van een betrouwbare overheid. Je kunt frauderisico’s dus niet simpelweg kwantificeren en accepteren als ze maar binnen het weerstandsvermogen passen. De commissie verlangt dat het bestuur weloverwogen positie inneemt ten op zichtte van het type en de omvang van risico’s dat zij accepteert of afdekt. Hierin moeten keuzes worden gemaakt en moet de gemeenteraad daarin worden meegenomen. De rekeningencommissie beveelt aan om: • Wij adviseren de activiteiten te integreren om tot één gemeentelijke risicoanalyse te komen, deze risico’s op stedelijk niveau te prioriteren en keuzes in beheersmaatregelen vast te leggen.
• Hierop voortbouwend, verwacht de commissie een uitwerking van de risicobereidheid van het bestuur. Reactie college Het opstellen van risicoanalyses is binnen de gemeente Amsterdam een veelgebruikt en wijdverbreid instrument. Het risicoprofiel van de gemeente Amsterdam is door het brede pakket aan activiteiten ook breed. Er zijn juridische risico’s, financiële risico’s, beleidsrisico’s, projectgebonden risico’s, proces gebonden risico’s enzovoort. De maatstaf waarin een risico wordt uitgedrukt kan verschillen. Zo veel als mogelijk drukken we een risico uit in geld. Er zijn ook andere gevolgen mogelijk zoals voor rechtmatigheid, doelmatigheid, reputatieschade, integriteit, afwijking van beleidsdoelen, cyber risico enzovoort. Bij jaarrekening en begroting wordt in de programmabladen en in de paragraaf weerstandsvermogen het integrale beeld gegeven van het risicoprofiel van de gemeente Amsterdam. Dit beeld komt tot stand in een proces van risicoinventarisatie en analyse welke zich baseert op de onderliggende risicomanagement processen in de organisatie. De samenhang in de informatie bij jaarrekening en begroting wordt bewaakt in de P&C-cyclus. Risico analyses zijn altijd context en tijd gebonden, daarom wordt er in bestuurlijke rapportages en bij de besluitvorming van het college specifieke risico informatie gegeven.
Op stedelijk niveau wordt er geprioriteerd en beheersmaatregelen worden vastgelegd. Risicobereidheid gaat in essentie over de afwegingen die je maakt bij de
8
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
beslissingen die je neemt. Het college heeft haar risicobereidheid uitgesproken in de Nota Risicomanagement die de raad in 2018 heeft vastgesteld. Conform artikel 22 in de verordening ex artikel 212 Gemeentewet heeft het college van B en W bij het begin van de nieuwe raadsperiode de gemeenteraad deze nota aangeboden. De gemeenteraad heeft de keuzes met betrekking tot het weerstandsvermogen vastgesteld en daarmee de risicobereidheid van het college. Daarmee zijn keuzes gemaakt voor het weerstandsvermogen. Deze hebben enerzijds effect op het vermogen om tegenvallers in de toekomst op te vangen en anderzijds effect op de beschikbare bestedingsruimte van de gemeente op dit moment. Kiezen voor een te laag niveau van het weerstandsvermogen brengt de financiële zelfbeschikking in gevaar, een te hoog niveau kan de bestedingsruimte onnodig beperken. De kunst is zo te kiezen dat ambities en risicobereidheid in balans zijn. Met deze nota sturen raad en college op een weerstandsvermogen dat voldoende dekking geeft voor de risico’s zonder daarbij de bestedingsruimte onnodig te beperken. Voor een specifieke reactie op de aanbevelingen heeft het college meer tijd nodig. Het college kan nu nog niet beoordelen of, dan wel in welke mate uitvoering kan worden gegeven aan deze aanbevelingen en wat dit zou betekenen voor de organisatie.
Het college wil hier ook geen toezeggingen doen die wij mogelijk later niet waar kunnen maken. Wij stellen voor in september hier op terug te komen. 2.5 AEB Informeer de gemeenteraad frequent over AEB en de financiële risico’s. De commissie wil kort stilstaan bij de precaire situatie van AEB. Zoals bekend zit het AEB in zwaar weer, toch is ingezet op een spoedige verkoop. De huidige voorziening van € 75 mln., die voor AEB getroffen is in de jaarrekening van 2019, is vandaag de dag waarschijnlijk niet genoeg. Bovendien is het maar de vraag of de gemeente AEB spoedig kan verkopen, waardoor het mogelijk langer een hoofdpijndossier blijft. Er wordt minder afval aangeboden vanwege de corona crisis. Vanwege dezelfde crisis is de olieprijs gekelderd en aangezien de elektriciteitsprijs hieraan gekoppeld is zakken de inkomsten van AEB verder af. Er wordt dus minder elektriciteit geproduceerd en dit levert ook nog eens minder op. Vanwege de hachelijke situatie is het verstandig dat de gemeenteraad frequent wordt geïnformeerd over de stand van zaken. Daarbij is het belangrijk dat de gemeenteraad op korte termijn wordt meegenomen in de verschillende risico’s bij verschillende scenario’s, van de status quo tot bijvoorbeeld een uitgestelde verkoop.
De rekeningencommissie beveelt aan om: • De commissie adviseert de gemeenteraad zich periodiek en frequent door het college te laten inlichten over de stand van zaken rond het AEB. • De commissie adviseert dat de gemeenteraad op korte termijn wordt meegenomen in de risico’s bij verschillende scenario’s, van de status quo tot een uitgestelde verkoop. Reactie college Het college volgt het advies van de rekeningencommissie om de raad periodiek te
9
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
informeren over de stand van zaken met betrekking tot het Afval Energiebedrijf, net als dat in het recente verleden ook is gedaan. Op 25 juni zal de commissie FEZ worden geïnformeerd over de ontwikkelingen in de afgelopen maanden, de huidige stand van zaken en de planning van het verkoopproces. Verder zal het college na de zomer bij het GO-besluit de raad informeren over de risico’s van de verschillende scenario’s. 2.6 Opvolging van aanbevelingen
Opvolging van aanbevelingen worden in planfase al afgedaan, daadwerkelijke uitvoering en effectiviteit van het plan moet centraal staan De commissie wil nogmaals de aandacht vragen voor het volgende. De weergave van de voortgang op aanbevelingen is veelal juist, echter op onderdelen mogelijk te voorbarig om aanbevelingen als afgerond te beschouwen. Nog te vaak ligt de focus bij opvolging van de aanbevelingen op planvorming en ontbreekt het inzicht in de daadwerkelijke uitvoering en in de effectiviteit van het plan. Daardoor krijgt de commissie de indruk dat het vooral een papieren exercitie is en dat verbetermaatregelen niet beklijven in de organisatie. Wij dringen erop aan om aanbevelingen niet al in de planfase af te doen, maar te kijken naar de uitvoering en effectiviteit van de voorgenomen verbeteracties en daarover te rapporteren in de bijlage over voortgang.
Effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk De commissie heeft met het college gesproken over de voortgang van de aanbevelingen. In die gesprekken is vanuit beide kanten uitgesproken dat het proces van monitoren van de voortgang van aanbevelingen effectiever kan worden ingericht. De commissie wil haar aanbevelingen nauwgezetter volgen. De commissie wil tussentijds, per aanbeveling en met behulp van de accountant meer inzicht in de voortgang krijgen. De accountant heeft als opdracht om over de voortgang te rapporteren. De wijze waarop en het moment zal derhalve wijzigen. De verwachting is dat voorgestelde verbeterstappen daarmee beter zullen beklijven en dat de dialoog hierover meer diepgang krijgt. Ook wil de commissie in overleg met het bestuur een realistischere en concretere reactie op haar aanbevelingen inclusief heldere deadlines. Aan de hand van de tussentijdse rapportage van ACAM kan vervolgens worden besloten in hoeverre aanbevelingen zijn opgevolgd c.q. nog haalbaar zijn. Dit om te voorkomen dat aanbevelingen jaren op de lijst blijven staan terwijl realisatie niet (meer) opportuun dan wel relevant is.
De rekeningencommissie beveelt aan om: • De commissie adviseert om het proces van de monitoring op voortgang aanbevelingen door het college effectiever in te richten; • De opvolging van aanbevelingen niet al in de planfase als afgedaan aan te merken; • Om over de daadwerkelijke uitvoering en effectiviteit van de verbeterplannen te (laten) rapporteren.
10
Jaar Afdeling Nummer Datum
2020 Gemeente Amsterdam 1 Gemeenteraad 0 <vrije tekst griffie> Voordracht voor de raadsvergadering van 10 juni 2020
R
Reactie college ACAM meldt dat de gerapporteerde voortgang van de aanbevelingen over het algemeen gedetailleerd en concreet is beschreven en daardoor een goed beeld geeft van de status van de opvolging. Het college onderschrijft wel dat het proces van de monitoring op de voortgang van de aanbevelingen effectiever moet en dat gerapporteerd moet worden over de daadwerkelijke uitvoering van verbeterplannen. Het college zal, mede naar aanleiding van het gesprek met de rekeningencommissie, een voorstel doen om dat vorm te geven, Dit voorstel zal schriftelijk voor het zomerreces aan de rekeningencommissie en de commissie voor FEZ worden aangeboden. Financiële paragraaf
Toelichting
Niet van toepassing. Geheimhouding
Niet van toepassing. Stukken Meegestuurd
Ter inzage gelegd
Niet van toepassing.
Verslag van de rekeningencommissie over de jaarrekening 2019 van de gemeente Amsterdam
Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
Yon Hoek, y.hoek@amsterdam.nl, 06 - 20425952 Martin Doorgeest, m.doorgeest@amsterdam.nl, 06 – 10938618 Het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam
F. Halsema, burgemeester
P. Teesink, gemeentesecretaris
11