A - 34 Raadsaangelegenheden (7) Advies bezwaar AVG GEANONIMISEERD

Advies inzake bezwaar tegen het raadsbesluit van 31 maart 2021, waarin is ingestemd met de inhoud van de brief die op 1 april 2021 aan [naam] is verzonden. In deze brief is besloten op een verzoek tot inzage van persoonsgegevens die de raadsgriffie heeft verwerkt. Kenmerk: DJ.21.007572.001

Advies over het bezwaarschrift van 6 april 2021 ingediend door: [Naam] Het bezwaarschrift richt zich tegen het raadsbesluit van 31 maart 2021, waarin is ingestemd met de inhoud van de brief die op 1 april 2021 aan [naam] (verder: bezwaarde) is verzonden. In deze brief is besloten op een verzoek tot inzage van persoonsgegevens die de raadsgriffie heeft verwerkt.

1.

Inleiding en procesverloop 

Op 2 februari 2021 heeft bezwaarde een verzoek ingediend tot inzage van de persoonsgegevens die (de raadsgriffie van) de gemeenteraad van de gemeente Amsterdam (verder: verweerder) van bezwaarde heeft verwerkt.



Bij e-mailbericht van 3 maart 2021 heeft bezwaarde verweerder in gebreke gesteld wegens het uitblijven van een besluit op zijn aanvraag.



Bij brief van 17 maart 2021 is gereageerd op het inzageverzoek van bezwaarde. De brief is ondertekend namens verweerder en door de directeur Dienstverlening.



Bij besluit van 31 maart 2021 heeft verweerder ingestemd met de inhoud van de brief die op 1 april 2021 aan bezwaarde is verzonden. In deze brief is besloten op het verzoek tot inzage van persoonsgegevens die de raadsgriffie heeft verwerkt.



Bij e-mailbericht van 6 april 2021 heeft bezwaarde een bezwaarschrift ingediend.



Op 17 juni 2021 heeft een digitale hoorzitting via MS Teams plaatsgevonden. Het verslag van de hoorzitting is bijgevoegd.

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 2 van 14

Gemeente Amsterdam



Tijdens de hoorzitting heeft bezwaarde geciteerd uit een e-mailbericht tussen griffiemedewerkers. Bij e-mailbericht van 22 juni 2021 heeft de Bezwaarschriftencommissie van de gemeenteraad van de gemeente Amsterdam (verder: de commissie) aan bezwaarde verzocht tot verstrekking van de betreffende email.



Bij e-mailbericht van 25 juni 2021 heeft bezwaarde het e-mailbericht verstrekt aan de commissie onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat dit e-mailbericht niet aan verweerder wordt verstrekt, noch dat er details van het e-mailbericht kenbaar worden gemaakt aan verweerder, zoals de datum.



Naar aanleiding van het overgelegde e-mailbericht heeft de commissie aan verweerder verzocht om een nieuwe zoekslag te doen naar de persoonsgegevens van bezwaarde en de verwerking daarvan.



Vervolgens heeft er telefonisch contact plaatsgevonden tussen de secretaris van de commissie en verweerder. Verweerder heeft aangegeven dat de zoekslag een enorme hoeveelheid e-mailberichten met persoonsgegevens van bezwaarde binnen de Raadsgriffie van verweerder heeft opgeleverd en de aantallen zo groot zijn dat het ondoenlijk is om alle verwerkingen apart in het overzicht op te nemen.



De commissie heeft bezwaarde bij e-mailbericht van 23 juli 2021 verzocht zijn verzoek te preciseren op onderwerp, verwerkingsactiviteit en / of periode, conform preambule 63 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG).



Bij e-mailbericht van 25 juli 2021 heeft bezwaarde aangegeven dat het hem niet gaat om de stukken die hij zelf verzonden of al ontvangen heeft. Verder heeft hij aangegeven dat het hem om de periode vanaf 1 januari 2014 gaat.



Op 16 augustus 2021 heeft bezwaarde verweerder in gebreke gesteld wegens het uitblijven van een beslissing op bezwaar.



Op 7 september 2021 heeft verweerder schriftelijk gereageerd op de nieuwe zoekslag en haar standpunt naar voren gebracht.



Na daartoe in de gelegenheid te zijn gesteld, heeft bezwaarde op 11 september 2021 gereageerd op het standpunt van verweerder en verzocht aan de commissie te bepalen dat alle stukken inclusief documenten, e-mails en appberichten worden verstrekt aan bezwaarde.

2

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 3 van 14

2.

Gemeente Amsterdam

Juridisch kader

Het juridisch kader in deze zaak wordt in algemene zin gevormd door de Algemene wet bestuursrecht (verder: Awb). In meer specifieke zin is dat de AVG. Algemene wet bestuursrecht Artikel 1:3 1. Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. (…) Artikel 4:13 1. Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag. (…) Artikel 4:17 1. Indien een beschikking op aanvraag niet tijdig wordt gegeven, verbeurt het bestuursorgaan aan de aanvrager een dwangsom voor elke dag dat het in gebreke is, doch voor ten hoogste 42 dagen. De Algemene termijnenwet is op laatstgenoemde termijn niet van toepassing. 2. De dwangsom bedraagt de eerste veertien dagen € 23 per dag, de daaropvolgende veertien dagen € 35 per dag en de overige dagen € 45 per dag. 3. De eerste dag waarover de dwangsom verschuldigd is, is de dag waarop twee weken zijn verstreken na de dag waarop de termijn voor het geven van de beschikking is verstreken en het bestuursorgaan van de aanvrager een schriftelijke ingebrekestelling heeft ontvangen. (…) Artikel 7:1 1. Degene aan wie het recht is toegekend beroep bij een bestuursrechter in te stellen, dient alvorens beroep in te stellen bezwaar te maken (…).

(…) Artikel 8:1 Een belanghebbende kan tegen een besluit beroep instellen bij de bestuursrechter.

3

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 4 van 14

Gemeente Amsterdam

Algemene Verordening Gegevensbescherming Preambule 63 Een betrokkene moet het recht hebben om de persoonsgegevens die over hem zijn verzameld, in te zien, en om dat recht eenvoudig en met redelijke tussenpozen uit te oefenen, zodat hij zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren. Dit houdt ook in dat betrokkenen het recht dienen te hebben op inzage in hun persoonsgegevens betreffende hun gezondheid, zoals de gegevens in hun medisch dossier, dat informatie bevat over bijvoorbeeld diagnosen, onderzoeksresultaten, beoordelingen door behandelende artsen en verrichte behandelingen of ingrepen. Elke betrokkene dient dan ook het recht te hebben, te weten en te worden meegedeeld voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt, indien mogelijk hoe lang zij worden bewaard, wie de persoonsgegevens ontvangt, welke logica er ten grondslag ligt aan een eventuele automatische verwerking van de persoonsgegevens en, ten minste wanneer de verwerking op profilering is gebaseerd, wat de gevolgen van een dergelijke verwerking zijn. Indien mogelijk moet de verwerkingsverantwoordelijke op afstand toegang kunnen geven tot een beveiligd systeem waarop de betrokkene direct zijn persoonsgegevens kan inzien.

Dat recht mag geen afbreuk doen aan de rechten of vrijheden van anderen, met inbegrip van het zakengeheim of de intellectuele eigendom en met name aan het auteursrecht dat de software beschermt. Die overwegingen mogen echter niet ertoe leiden dat de betrokkene alle informatie wordt onthouden. Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een grote hoeveelheid gegevens betreffende de betrokkene verwerkt, moet hij de betrokkene voorafgaand aan de informatieverstrekking kunnen verzoeken om te preciseren op welke informatie of welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Artikel 4 Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: 1) „persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon; (…)

4

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 5 van 14

Gemeente Amsterdam

Artikel 12 1. De verwerkingsverantwoordelijke neemt passende maatregelen opdat de betrokkene de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie en de in de artikelen 15 tot en met 22 en artikel 34 bedoelde communicatie in verband met de verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt, in het bijzonder wanneer de informatie specifiek voor een kind bestemd is. De informatie wordt schriftelijk of met andere middelen, met inbegrip van, indien dit passend is, elektronische middelen, verstrekt. Indien de betrokkene daarom verzoekt, kan de informatie mondeling worden meegedeeld, op voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene met andere middelen bewezen is. (…) 3. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek krachtens de artikelen 15 tot en met 22 informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. De verwerkingsverantwoordelijke stelt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging.

Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Artikel 15 1.De betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie: a) de verwerkingsdoeleinden; b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens; c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties; d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen; e) dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken; f) dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; g) wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

5

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 6 van 14

Gemeente Amsterdam

h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene. (…) 3.De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt. (…) 3.

Bezwaren

Tegen het besluit zijn de volgende bezwaren aangevoerd: a. Het overzicht is verre van compleet. b. Bezwaarde meent dat hij recht heeft op de afschriften van alle stukken met persoonsgegevens die over bezwaarde worden verwerkt. c. Bezwaarde stelt dat een wettelijke dwangsom is verschuldigd over de periode 17 maart tot 31 maart (2021). 4.

Verweren

Er is geen verweerschrift ingediend. Ter zitting heeft verweerder aangegeven dat de verwerkingen als bron een e-mail van bezwaarde hebben. Deze e-mails kunnen worden doorgezonden. De informatie is echter al bij bezwaarde bekend. Stukken hoeven niet te worden overgelegd, een begrijpelijk overzicht van de verwerkingen is voldoende. 5.

Overwegingen

5.1 Ontvankelijkheid Tegen een besluit op een inzageverzoek staan de mogelijkheden van bezwaar en beroep open. Bezwaarde is als verzoeker belanghebbende en het bezwaarschrift is tijdig ingediend. Ook is voldaan aan de vormvoorschriften van artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De commissie is daarom van oordeel dat het bezwaarschrift ontvankelijk is.

6

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 7 van 14

Gemeente Amsterdam

5.2 Inhoudelijke overwegingen De commissie ziet zich voor de vraag geplaatst of de gemeenteraad het verzoek om inzage ex. artikel 15 van de AVG correct en volledig heeft afgehandeld. Kort samengevat heeft de AVG tot doel dat er rechtmatig en zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Zo mogen persoonsgegevens enkel worden verwerkt in overeenstemming met de wet. Voor de betrokkene van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, moet het behoorlijk en transparant zijn hoe en waarom de persoonsgegevens verwerkt worden. Daarnaast mogen persoonsgegevens alleen verzameld of verwerkt worden met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet welbepaald zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor een organisatie de persoonsgegevens gaat verwerken moet verenigbaar zijn met het doel waarmee de persoonsgegevens zijn verzameld. Indien, zoals hier aan de orde, een organisatie persoonsgegevens verwerkt, dan moet de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in ieder geval op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verwerkingsverantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.

Op grond van artikel 15 AVG heeft de persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van (onder meer) de verwerkingsdoeleinden, de betrokken categorieën van persoonsgegevens, de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, en de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, dan wel de criteria om die termijn te bepalen. In artikel 4 AVG is bepaald dat onder het begrip “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Het is de commissie gebleken dat naar aanleiding van het inzageverzoek van bezwaarde bij de raadsgriffie van verweerder onderzoek is gedaan naar de gevraagde persoonsgegevens.

7

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 8 van 14

Gemeente Amsterdam

Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat persoonsgegevens van bezwaarde zijn verwerkt bij de raadsgriffie. In het aan bezwaarde verstrekte overzicht is onder andere aangegeven welke soort gegevens van hem zijn verwerkt, wat het doel is van de verwerking, wie eventueel de ontvangers zijn, de bewaartermijn en of de verwerkte gegevens zijn doorgestuurd naar landen buiten de Europese Unie en Internationale Organisaties. Reikwijdte inzageverzoek De commissie stelt voorop dat de formulering van het verzoek om inzage in persoonsgegevens de omvang van de door het bestuursorgaan te verrichten zoekslag bepaalt. In het geval sprake is van een algemeen geformuleerd verzoek om inzage, kan in beginsel worden volstaan met een algemene zoekslag door het bestuursorgaan naar de meest gangbare persoonsgegevens (onder meer NAW-gegevens). Bij een concreter en specifieker geformuleerd verzoek ligt dit anders. In zo’n situatie kan van een bestuursorgaan een meer diepgravend onderzoek worden gevergd. In het geval van bezwaarde was aanvankelijk sprake van een zeer algemeen geformuleerd verzoek om inzage: “Ik wil inderdaad al mijn persoonsgegevens die de raad(sgriffie) over mij heeft ontvangen”.

Onder die omstandigheden komt de commissie tot de conclusie dat de zoekslag die verweerder ten behoeve van het bestreden besluit heeft verricht naar de meest gangbare persoonsgegevens van bezwaarde voldoende is geweest. De zoekslag is vervolgens gerelateerd in de bijlage van het bestreden besluit van 31 maart 2021. Overzicht incompleet Bezwaarde stelt dat het overzicht incompleet is. Volgens vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (verder: de Afdeling), zoals de uitspraak van 7 juni 2017, ECLI:NL:RVS:2017:1519, dient degene die stelt dat er meer persoonsgegevens moeten zijn, nadat het bestuursorgaan onderzoek naar die persoonsgegevens heeft gedaan en niet ongeloofwaardig heeft medegedeeld dat er niet meer persoonsgegevens zijn, aannemelijk te maken dat er wel meer persoonsgegevens dienen te zijn. In dit geval heeft bezwaarde aangegeven dat hij in het bezit is van een e-mailbericht verzonden door een griffiemedewerker aan de Raadsgriffier waar zijn naam in stond, meer specifiek is in die e-mail opgenomen “Ik heb helaas weer een e-mail ontvangen van de [naam]”. Dit e-mailbericht heeft bezwaarde op verzoek van de commissie overgelegd. Vervolgens heeft verweerder eveneens op verzoek van de commissie een nadere zoekslag gedaan binnen de raadsgriffie (mede) gericht op emailcorrespondentie.

Verweerder heeft daarop aangegeven dat er een enorme hoeveelheid emailberichten met persoonsgegevens van bezwaarde binnen de Raadsgriffie zijn gevonden. De aantallen zijn zo groot dat het ondoenlijk is om alle verwerkingen apart in het overzicht op te nemen. Daarop is door de commissie aan bezwaarde verzocht om zijn verzoek te specificeren, hetgeen hij –zij het zeer minimaal– heeft gedaan.

8

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 9 van 14

Gemeente Amsterdam

Bezwaarde heeft verzocht om alle stukken vanaf 1 januari 2014 en heeft daarbij opgemerkt dat alles wat hij zelf verzonden of al ontvangen heeft, niet hoeft te krijgen. Verweerder heeft vervolgens op 7 september 2021 allereerst aan de commissie laten weten dat in het eerdere besluit een overzicht gevonden verwerkingen is meegestuurd, waarin ook staat opgenomen: “mailwisselingen n.a.v. inspreken” met de categorieën persoonsgegevens voornaam, achternaam, geslacht en mailadres. Uit de nieuwe zoekslag blijkt volgens verweerder dat er zeer veel e-mailberichten aanwezig zijn waarin de voornaam, naam, geslacht en e-mailadres van de bezwaarde in voorkomen. Verweerder geeft daarbij aan dat in de meeste gevallen dit e-mails zijn die van bezwaarde zelf afkomstig zijn en in de overige gevallen betreft het e-mails die hun oorsprong vinden in een e-mail die bezwaarde zelf heeft toegezonden aan iemand van de griffie. Alle verwerkingen vinden plaats in het kader van het werk van de raadsgriffie. Verweerder heeft uiteengezet dat binnen de griffie deze e-mails worden doorgestuurd naar degene die er over gaat. Meer specifiek geeft verweerder aan dat een verzoek aan het presidium vanuit een algemene mailbox doorgestuurd wordt naar het presidium. E-mails die betrekking hebben op een raadscommissie worden doorgestuurd naar de betreffende commissiegriffier.

Het aanmelden als inspreker leidt tot diverse emailwisselingen, zoals het bevestigen, uitnodigen en het e-mailen van een inspreeklijst Daarnaast kan het ook voorkomen dat een van de medewerkers van de griffie een e-mail van bezwaarde ontvangt en dan advies vraagt aan de raadsgriffier. Hierop volgt enige emailwisseling. In deze categorie valt volgens verweerder de e-mail die getoond is aan de commissie. Verweerder stelt dat in alle gevallen de basis een door bezwaarde verstuurde e-mail is en de zoekslag dan ook niet heeft geleid tot nieuwe informatie ten opzichte van hetgeen in het eerdere besluit is opgenomen. De commissie acht deze uitleg van verweerder niet onaannemelijk. In het bestreden besluit is een overzicht van de verwerkte persoonsgegevens opgenomen. Hierin is opgenomen om welk type document het gaat, de datum, de categorieën persoonsgegevens en wat de bron van de persoonsgegevens is. Hierbij acht de commissie van belang dat bezwaarde heeft aangegeven niet te zijn geïnteresseerd in stukken die van hem afkomstig zijn en stukken die hij al heeft. Daarnaast is van belang dat bezwaarde, ondanks dat hij daartoe is verzocht, zijn inzageverzoek slechts minimaal heeft gespecificeerd.

Ook constateert de commissie dat de betreffende email met de zin “Ik heb helaas weer een e-mail ontvangen van [naam]” een categorie persoonsgegeven bevat, welke reeds in het overzicht is opgenomen onder:

9

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 10 van 14

Gemeente Amsterdam

Type document: mailwisseling nav inspreken Datum: 1 januari 2019 t/m heden Categorie persoonsgegevens betrokkene: Voornaam, achternaam, geslacht en emailadres Bron: Betrokkene Onder deze omstandigheden meent de commissie dat de nadere zoekslag en de verwijzing naar het eerdere overzicht voldoende is geweest, nu de zoekslag gemotiveerd niet tot andere inzichten of persoonsgegevens heeft geleid. De commissie verwijst bovendien naar hetgeen reeds onder “reikwijdte inzageverzoek” is omschreven. Afschrift van documenten Bezwaarde voert aan dat verweerder niet heeft kunnen volstaan met het geven van een overzicht van de documenten, omdat het volgens hem waarschijnlijk is dat er veel meer documenten zijn en er veelvuldig persoonsgegevens voorkomen en met de inventarislijst niet alle persoonsgegevens zijn verstrekt. Het verstrekken van de persoonsgegevens en het verstrekken van afschriften is volgens bezwaarde noodzakelijk om mogelijk te maken dat hij de andere rechten uit de AVG uit kan oefenen, zoals het recht op rectificatie en het recht op het wissen van gegevens. De commissie overweegt ten aanzien van deze grond dat artikel 15 van de AVG geen recht geeft op verstrekking van een kopie van de fysieke of digitale stukken waarin de persoonsgegevens worden verwerkt.

In artikel 15, derde lid, van de AVG wordt alleen gesproken over een kopie van de persoonsgegevens zelf en niet over een kopie van het document waarin de persoonsgegevens zijn neergelegd. Het recht op inzage van persoonsgegevens betekent dan ook niet dat bezwaarde zonder meer recht heeft op inzage in of kopieën van de stukken of bestanden als zodanig als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel bestaat een recht op een overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens. Dat wil zeggen in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. Bezwaarde kan aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan, als aan het inzageverzoek kan worden voldaan door middel van een andere vorm van verstrekking. De commissie verwijst naar een recente uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (verder: de Afdeling), ECLI:NL:RVS:2021:452 r.o. 6.3. In welke materiële vorm de gegevens moeten worden verstrekt, is daarom afhankelijk van de concrete omstandigheden.

10

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 11 van 14

Gemeente Amsterdam

Voor zover documenten niet alleen NAW-gegevens bevatten, maar ook feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen of gedragingen van natuurlijke personen lenen dergelijke gegevens zich niet goed voor opname in een overzicht. In dat geval kan het meer voor de hand liggen om een kopie van de documenten waarin die gegevens zijn opgenomen te vertrekken, omdat dat de meest effectieve wijze is waarop voldaan kan worden aan de verplichting zo volledig en duidelijk mogelijk informatie te verschaffen en aan de hand waarvan de rechtmatigheid en juistheid van de gegevens kan worden gecontroleerd. De commissie overweegt dat uit het overzicht in het bestreden besluit blijkt dat met name NAW-gegevens van bezwaarde zijn verwerkt. Bij dit soort gegevens is het voor het voldoen aan een inzageverzoek op grond van artikel 15, eerste lid, van de AVG naar het oordeel van de commissie voldoende om een overzicht te verstrekken van deze persoonsgegevens en in dit overzicht aan te geven in welke stukken de persoonsgegevens worden verwerkt. Uit het overzicht in het bestreden besluit blijkt voorts niet dat er waarderende of feitelijke gegevens zijn verwerkt. Door bezwaarde wordt gesteld dat dit mogelijk wel zo kan zijn en hij dat wenst te kunnen controleren, zodat hij eventueel een rectificatieverzoek kan indienen.

De commissie overweegt ten aanzien hiervan dat gelet op de bovengenoemde vaste rechtspraak van de Afdeling (de uitspraak van 7 juni 2017, ECLI:NL:RVS:2017:1519) het aan bezwaarde is om aannemelijk te maken dat er wel meer persoonsgegevens dienen te zijn. Uit het door bezwaarde ingediende e-mailbericht met de zin “Ik heb helaas weer een e-mail ontvangen van [naam]” kan naar het oordeel van de commissie niet worden afgeleid dat verweerder andere, feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen en gedragingen van bezwaarde, dan NAW-gegevens over bezwaarde heeft verwerkt, die maken dat kopieën van de documenten waarin persoonsgegevens zijn opgenomen, dienen te worden verstrekt. Hierbij wordt wederom van belang geacht dat het inzageverzoek zeer algemeen van aard is en verweerder onder die omstandigheden niet gehouden is een verdergaande zoekslag te doen. Bovendien blijkt uit de reactie van verweerder dat het merendeel van de verwerkte persoonsgegevens hun oorsprong vindt bij bezwaarde zelf en enkel ter ondersteuning van de taken van de gemeenteraad binnen de griffie is doorgezonden, bijvoorbeeld voor de organisatie van inspreken.

Tussenconclusie De commissie komt gelet op het vorenstaande tot de slotsom dat verweerder met het verstrekken van de verwerkte persoonsgegevens van bezwaarde en de daarop gegeven toelichting, heeft voldaan aan het doel van artikel 15, derde lid, van de AVG.

11

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 12 van 14

Gemeente Amsterdam

Bezwaarde is daarmee op de hoogte gesteld van de verwerkingen en in staat gesteld om de juistheid van de ten aanzien van hem verwerkte persoonsgegevens alsmede de rechtmatigheid van die verwerkingen te controleren. Het verzoek tot inzage ex. artikel 15 van de AVG is dan ook correct en volledig afgehandeld en het besluit kan derhalve op dit punt in stand kan blijven. 5.3 Ingebrekestelling en dwangsom 1 Het is de commissie gebleken dat er op 17 maart 2021 een reactie op het AVG-verzoek is verzonden aan bezwaarde. Deze brief was ondertekend door de directeur Dienstverlening. Verweerder heeft ter zitting toegelicht dat vervolgens gebleken is dat de directeur Dienstverlening niet bevoegd was om namens de raad te besluiten. Gelet hierop is de brief van 17 maart 2021 een onbevoegd genomen besluit. Gelet op artikel 4:13, eerst lid van de Awb en artikel 12, derde lid AVG dient de gemeenteraad binnen een maand na ontvangst van het inzageverzoek te beslissen. Bezwaarde heeft op 2 februari 2021 verzocht om inzage. Gelet hierop moest de raad uiterlijk 2 maart 2021 beslissen op het verzoek. Bezwaarde heeft de gemeenteraad op 3 maart 2021 in gebreke gesteld. Uit artikel 4:17 Awb volgt dat indien een beschikking op aanvraag niet tijdig wordt gegeven, het bestuursorgaan aan de aanvrager een dwangsom verbeurt voor elke dag dat het in gebreke is, doch voor ten hoogste 42 dagen.

De eerste dag waarover de dwangsom verschuldigd is, is de dag waarop twee weken zijn verstreken na de dag waarop de termijn voor het geven van de beschikking is verstreken en het bestuursorgaan van de aanvrager een schriftelijke ingebrekestelling heeft ontvangen. Weliswaar is op 17 maart 2021 een onbevoegd genomen besluit aan bezwaarde kenbaar gemaakt, maar dit besluit is niet binnen de geldende beslistermijn na ingebrekestelling bekrachtigd. Gelet hierop verbeurt de gemeenteraad een dwangsom vanaf 17 maart 2021 tot en met 31 maart 2021 en derhalve over vijftien dagen. In zoverre is het bezwaar van bezwaarde gegrond. De dwangsom bedraagt de eerste veertien dagen € 23 per dag en de daaropvolgende dag € 35. Gelet hierop wordt geadviseerd om bezwaarde een dwangsom toe te kennen van € 375,-. 5.4 Ingebrekestelling en dwangsom 2 Op 6 april 2021 heeft bezwaarde bezwaar gemaakt tegen het besluit van 31 maart 2021, bekend gemaakt op 1 april 2021. Artikel 4:17, derde lid van de Awb bepaalt dat een dwangsom is verschuldigd vanaf de dag waarop twee weken zijn verstreken na de dag waarop de termijn voor het geven van de beschikking is verstreken en het bestuursorgaan van de aanvrager een schriftelijke ingebrekestelling heeft ontvangen.

12

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 13 van 14

Gemeente Amsterdam

Bezwaarde heeft verweerder op 16 augustus 2021 in gebreke gesteld. De beslistermijn was op die dag inderdaad verstreken. Dit betekent dat een dwangsom is verschuldigd als niet binnen veertien dagen na indiening van de ingebrekestelling op het bezwaarschrift is beslist. Voor elke dag dat het besluit wordt genomen na 29 augustus 2021 wordt een dwangsom toegekend. De dwangsom bedraagt de eerste veertien dagen € 23 per dag, de daaropvolgende veertien dagen € 35 per dag en de overige dagen € 45 per dag tot een maximum van € 1.442,-. Nu besluitvorming wordt voorzien in de raadsvergadering van 10 of 11 november 2021, wordt geadviseerd om bezwaarde een dwangsom toe te kennen van € 1442,-. 5.5 Conclusie De commissie is van oordeel dat het bestreden besluit inhoudelijk juist is, met dien verstande dat verweerder bezwaarde ten onrechte geen dwangsom heeft toegekend wegens het niet tijdig beslissen op de aanvraag. De commissie meent dat het besluit in zoverre onrechtmatig en niet zorgvuldig tot stand gekomen is en adviseert de raad het bezwaarschrift gegrond te verklaren en het bestreden besluit voor zover het de toekenning van dwangsom 1 betreft te vernietigen en bezwaarde een dwangsom van €375,- toe te kennen wegens het niet tijdig beslissen op de aanvraag. Voor het overige blijft het besluit in stand.

Voorts wordt geadviseerd om bezwaarde een dwangsom (dwangsom 2) toe te kennen van €1442,- wegens het niet tijdig beslissen op het bezwaarschrift. 6. Advies De commissie adviseert: - het bezwaar gegrond te verklaren; - het besluit te vernietigen voor zover het de beslissing op ingebrekestelling 1 betreft; - bezwaarde een dwangsom van €375,- toe te kennen wegens het niet tijdig beslissen op de aanvraag; - het besluit voor het overige in stand te laten; - bezwaarde een dwangsom van € 1442,- toe te kennen wegens het niet tijdig beslissen op het bezwaarschrift. Amsterdam, 15 oktober 2021 De bezwaarschriftencommissie, Voorzitter, mr. D.G.M. de Grave-Verkerk

Secretaris, mr. A.M.C. de Haan

13

Verslag: DJ.21.007572.001 Pagina 14 van 14

Gemeente Amsterdam

14