A - 24 Democratisering (inclusief Bestuurlijk Stelsel) (10) Handreiking buur

Handreiking buurtbudgetten Een overzicht van best practices en praktische tips voortkomend uit de pilots buurbudgetten in de afgelopen periode gericht op het verhogen van de betrokkenheid bij, draagvlak en inclusiviteit van de buurtbudgetprocessen. Een document vol tips en praktijkvoorbeelden gedeeld door en bestemd voor ambtenaren om gebruik van te kunnen maken bij de uitvoering van de buurtbudget-processen.

Buurtmoestuin!

Algemene tips Hoe vergroot je de betrokkenheid van bewoners?

Via Twitter

•  Organiseer momenten om het buurtbudgetten-proces, de spelregels en voorwaarden waaraan een plan dient te voldoen toe te lichten. •  Spreek voor de start van een nieuw buurtbudgetten-proces met actieve bewoners/bewonerscollectieven over een mogelijke bijdrage aan (de organisatie van) dit proces. •  Maak (on/offline) gebruik van een mix van laagdrempelige en toegankelijke communicatiemiddelen en biedt de informatie (zo veel als mogelijk) op één plek aan. WhatsApp helpdesk waar bewoners ideeën kunnen inspreken

Hoe organiseer je een zo inclusief mogelijk proces?

•  Maak gebruik van WhatsApp spraakberichten waar bewoners ideeën kunnen achterlaten, gevolgd door ondersteuning om van idee naar plan te komen. •  Maak gebruik van ‘huizen van de buurt’ die Amsterdammers ondersteunen bij het invullen van een projectplan. •  Maak stemmen online en offline mogelijk door bijvoorbeeld een ‘stem/ begroot-festival’ te organiseren. •  Benader Amsterdammers op straat met een koffiekar of een gemeentebusje. •  Plan na afloop van het (stem)proces een evaluatie-moment in; evalueer samen met bewoners.

2

•  Maak gebruik van meertalige communicatie. •  Biedt bewoners ondersteuning bij het opstellen van een projectplan/ begroting. Doe dit ook offline voor minder digitaal vaardige bewoners. Hierbij kan ook gebruik worden gemaakt van derde partijen. Initiatiefnemer: “Mensen denken nu meer over afval na, dat is een mooi begin.”

Ondersteuning (coronaproof) om van idee naar plan te komen

Handreiking Uitvoering van de buurtbudget-processen

•  Bezoek bijvoorbeeld (basis)scholen om kinderen te bereiken. •  Biedt materiaal ook offline aan (papieren versies) voor degene die niet online mee kunnen doen. Bijvoorbeeld plan-indien formulieren, of een overzicht van alle plannen waarop gestemd kan worden. •  Oefen met bewoners het presenteren/pitchen van hun idee/plan. Zodat deelname aan een bijeenkomst makkelijker wordt. Initiatiefnemer: “Met de speelplek wil ik mensen stimu­leren de deur uit te komen.”

Hoe organiseer je draagvlak voor je buurtbudgetten-proces? •  Leg de keuze voor de invulling van de buurtbudgettenronde (keuze model/ mix modellen) voor aan bewoners stadsdeel. •  Maak tijdens de haalbaarheidstoets een eerste inschatting of een plan onder opdrachtverlening (inkoop), inbesteding of subsidieverlening valt. Ga met de indiener in gesprek om duidelijk te krijgen welke rol zij voor zich zien tijdens de uitvoering en wanneer ze tevreden zijn. •  Wees tijdens het hele proces transparant over gemaakte beslissingen en procedures (ook tijdens de haalbaarheidstoets). Geef initiatiefnemers een duidelijke toelichting waarom een voorstel de haalbaarheidstoets niet heeft doorstaan en ga met indieners in gesprek om te bekijken of de plannen op andere wijze of via een ander budget gere­ aliseerd kunnen worden. Met de bus naar bewoners toe

3

Openbare verantwoording aan gemeente en bewoners door initiatief “Het Schoonste Plein” via door CTO ontwikkelde applicatie Open Poen (pilot).

•  Maak deze toelichting openbaar toegankelijk door deze op de website te zetten. •  Biedt bewoners de mogelijkheid van transparante financiële verantwoording aan stadsdeel en buurtbewoners door middel van de inzet van de door CTO ontwikkelde app Open Poen (zie openpoen.nl/project/6). Initiatiefnemer: “Het idee verspreidde zich als een olievlek door de buurt. Buurtbewoners die van het plan hoorden, kwamen zelf in actie om de benodigde stemmen te halen.”

Hoe geef je samen met bewoners het proces vorm? •  Laat de voortgang van de uitvoering van een plan (waaronder tussentijdse resultaten/ eventuele vertragingen) zien aan de bewoners (hierbij is ook een rol voor initiatiefnemers/ bewonerscollectieven zelf). •  Betrek bewoners bij het opstellen/ toetsen van communicatieboodschappen. •  Geef bewoners inzicht in de investeringen en budgetten die gepland zijn voor het desbetreffende buurt/ gebied/ stadsdeel.

Handreiking Uitvoering van de buurtbudget-processen

Wanneer kies je voor welk model? Aan de start van een nieuwe buurtbudgettenronde maakt het dagelijks bestuur een beargumenteerde keuze uit (een mix van) drie beschikbare modellen op basis van de beoogde doelen. De doelen van besteding van het buurtbudget zijn: Amsterdammers (directe) zeggenschap geven over de besteding van middelen. Het op gang brengen van de dialoog over wat er nodig is en wat bewoners verwachten van hun buurt. Het stimuleren van betrokkenheid en cohesie in de buurt. Het vergroten van eigenaarschap voor de directe leefomgeving. Empowerment en stimuleren van zelforganisatie in de buurt. Amsterdam Begroot (model A) biedt een hoge mate van betrokkenheid in de vorm van het absolute aantal mensen dat – online of per post - een bijdrage kan leveren.

Aandachtspunt bij dit model is het betrekken en ondersteunen van digitaal minder vaardige Amsterdammers. Co-creatie (model B) biedt de mogelijkheid om in te zetten op het meer gericht vergroten van sociale cohesie en eigenaarschap in een specifieke buurt. Aandachtspunt binnen dit model is de ambtelijke inzet om het (deliberatieve) proces te facitilieren. Community-based Begroot (model C) biedt de mogelijkheid in te zetten op community-building en het versterken van de positie van bewoners verenigd in bewoners-collectieven. Aandachtspunt binnen dit model is het opbouwen/onderhouden van een vertrouwensrelatie tussen stadsdeel en bewonerscollectief. Tips bij de toepassing van Model A Amsterdam Begroot •  Maak (on/offline) gebruik van een mix aan laagdrempelige en toegankelijke communicatiemiddelen en biedt de informatie (zo veel als mogelijk) op één plek aan. •  Biedt workshops (online) campagnevoeren zodat bewoners beter worden in het verzamelen van steun voor hun idee/plan. •  Maak gebruik van beeldtaal of animaties gericht op betrekken laaggeletterden.

Buurtbudgetten animatievideo, zie link voor volledige video

Bewoners bepalen zelf de thema’s en verdeling budget per thema

4

Handreiking Uitvoering van de buurtbudget-processen

•  Maak het budget voor het plan zichtbaar in de begroting voor stemmers. •  Benadruk in communicatie-uitingen de impact van een plan/project voor de buurt. Tips bij de toepassing van Model B Co-creatie •  Neem de tijd voor kwartiermaken •  Organiseer om de paar maanden een ‘buurtbudgetborrel’ waarin alle betrokkenen bij elkaar kunnen komen om voortgang en ervaringen uit te wisselen. •  Ga naar groepen toe, vertel over het project terwijl zij op een vertrouwde plek zijn. (bijvoorbeeld een meidenavond bij het jongerencentrum). Initiatiefnemer: “Het proces is een positieve en directe manier om bewoners bij de stad te betrekken: echt fantastisch, heel waardevol.” Tips bij de toepassing van Model C Community-based Begroot •  Laat bewonerscollectieven samen met buurtgenoten een buurtplan opstellen dat breed gedragen wordt in de buurt. •  Laat het bewonerscollectief een bestuur formeren. Ondersteun hier desgewenst bij en stel hier (ten minste) de volgende voorwaarden aan: minimaal 3 bestuursleden, overleggen VOG. •  Stem voorafgaand aan subsidieverlening af met de (beoogd) bestuursleden over tijdsinzet en de gewenste ondersteuning van het stadsdeel. •  Bespreek vooraf met participerende bewoners wat er van ze verwacht wordt.

Denk dan bijvoorbeeld aan de volgende vragen: praat je namens de buurt, hoe ga je de buurt bij de activiteiten betrekken, heb je voldoende tijd? •  Motiveer het bewonerscollectief om regelmatig in overleg te gaan met overige groepen actieve bewoners. Stem met het bewonerscollectief af over het eventueel vooraf voorleggen van significante uitgaven aan de buurt.

5

•  Laat bewonerscollectieven tussentijds verantwoording afleggen over de uitgaven naar de buurt en naar de gemeente. Dit kan middels bijeenkomsten of de door CTO ontwikkelde app Open Poen. •  Spreek aan de voorkant voldoende tussentijdse evaluatiemomenten af. Dit kan eventueel door een derde partij worden gedaan. Denk hierbij aan de volgende vragen: Wordt er gehandeld in het belang van de buurt, is er voldoende verbinding met de buurt? •  Bespreek vooraf met de leden van het bewonerscollectief de mogelijkheid die het stadsdeel heeft om in te grijpen indien blijkt dat het collectief onvoldoende handelt in het belang van de buurt en/ of onvoldoende draagvlak in de buurt geniet. In dit geval kan het stadsdeel de subsidieverlening bevriezen (in het geval van tranches) en besluiten tot een rechtsmatigheid- en doelmatigheidscheck, eventueel uitgevoerd door een derde partij. Indien deze partij onrechtmatigheden constateert kan het stadsdeel de subsidieverlening beëindigen. Initiatiefnemer: ““Ik heb nu meer het gevoel dat de gemeente openstaat voor de ideeën van bewoners en iets doet met deze creativiteit. Het voelt nu minder ambtelijk.”

Handreiking Uitvoering van de buurtbudget-processen