A - 24 Democratisering (inclusief Bestuurlijk Stelsel) (10) Bijlage 7a Raads

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 12 januari 2022 Democratisering, Bestuurlijk Stelsel Rutger Groot Wassink Bestuurs- en Managementondersteuning, directiesecretariaatBMA@amsterdam.nl Wijzigen verordening Stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022, waaronder taken en bevoegdheden stadsdeelbestuurders en afdoening motie 141 van de leden Vroege, Grooten, Biemond, De Grave-Verkerk, Boomsma, Yilmaz, Ceder en Veldhuyzen inzake kwalitatieve en kwantitatieve versterking van de ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies

Geachte leden van de gemeenteraad, Met het raadsbesluit over de hoofdlijnen van het bestuurlijk stelsel van 7 juli 2021, koos uw Raad voor het versterken van het lokaal bestuur. “De invloed van stadsdelen moet groter en vooral beter aansluiten op de lokale opgave, door een gebiedsgerichte focus. We willen een stelsel dat beter uitlegbaar is, zodat bewoners weten waar ze moeten zijn met vragen en ideeën, en weten hoe en waar ze kunnen meepraten of meebeslissen over zaken die hun directe leefomgeving betreffen.1” Op 10/11 november 2021 stelde u de uitwerking van dit hoofdlijnenbesluit vast, in de Verordening stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022. Met deze brief informeert het college u over de afronding van het formele proces waarmee de verordening Stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022 compleet wordt gemaakt: de vaststelling van de taken en bevoegdheden van de stadsdeelbestuurders en stadsdeelcommissies. Deze brief gaat daarnaast in op de ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies (motie 141), de integratie van de gebiedscyclus in de P&C-cyclus en de organisatie van de bewonersloketten. Nadere informatie vindt u in de bijgaande voordracht en bijlagen.

Taken en bevoegdheden van de stadsdeelbesturen In het Raadsbesluit van 7 juli 2021, is onder beslispunt 1d besloten om: ‘de taken en bevoegdheden van het lokaal bestuur in de basis niet te wijzigen maar het mandaat wel te versterken door het nader uitwerken van de taken en bevoegdheden van lokaal bestuur en de instrumenten om die taken en bevoegdheden waar te maken.’ Onderdeel van deze opdracht was ook te komen tot een meer algemeen afwegingskader, dat helderheid over rollen en taken geeft en richtlijnen voor de samenwerking. 1

Definitieve hoofdlijnen bestuurlijk stelsel vanaf 2022, p. 2

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 2 van 12

Algemeen afwegingskader Het bestuurlijk stelsel van Amsterdam is een hybride systeem, met gedeelde verantwoordelijkheden en meerdere aanspreekpunten voor bewoners. Stedelijk worden er kaders gesteld, stadsdelen hebben hun eigen mandaat en zeggenschap. Tussen die twee bestaat een gezonde spanning. Ondanks de afbakening van taken en bevoegdheden, zal er altijd een grijs gebied bestaan, waarin onduidelijkheid bestaat over wie verantwoordelijk is. Daarbij is het wel goed te beseffen dat met die onduidelijkheid ook ruimte ontstaat, om maatwerk te leveren, afwegingen te maken en in te spelen op wensen en zorgen van bewoners. Het is belangrijk het gesprek te voeren over dit grijze gebied en daarmee het grijze gebied te verkleinen en duidelijkheid te scheppen. Dat gesprek voeren is ook wat college en dagelijks besturen en directies en stadsdeelorganisaties de afgelopen maanden hebben gedaan. In de volgende paragraaf gaan we daar dieper op in. Het algemene afwegingskader helpt om het grijze gebied te verkleinen en om het gesprek daarover te voeren. Het afwegingskader is gestructureerd langs vier principes, die ook ten grondslag lagen aan de oorspronkelijke verdeling van taken en bevoegdheden.

De principes zijn: 1) Stedelijke kaderstelling en regelgeving; 2) Lokale aansturing van taken en voorzieningen die vooral een lokale functie dan wel een lokaal bereik hebben; 3) Ruimte voor diversiteit, maatwerk en integraliteit; 4) Uitvoering op passende schaal. Ook met een algemeen afwegingskader zal het grijze gebied nooit helemaal verdwijnen. Het maken van werkafspraken tussen college, dagelijks besturen, directies en stadsdeelorganisaties en investeren in samenwerkingscultuur is daarom belangrijk. Dat geeft van tevoren helderheid over hoe we omgaan met toekomstige zaken waarover onduidelijkheid of discussie ontstaat. Wat zijn de proces- en spelregels, de omgangsvormen, wie praat er mee en in welke setting? Om die reden is er een handreiking voor het samenspel stad en stadsdelen opgesteld, waarmee de samenwerking, zowel bestuurlijk als ambtelijk, kan worden geagendeerd en besproken. Deze handreiking zal onder andere benut worden bij de voorbereiding van de nieuwe bestuursperiode en de bestuurlijke overdracht.

Taken en bevoegdheden dagelijks bestuur In de afgelopen maanden zijn in bestuurlijke en ambtelijke sessies alle 24 taken en de bijbehorende bevoegdheden onder de loep genomen, om deze te actualiseren en de toepasbaarheid in de dagelijkse praktijk te verbeteren. Het mandaat en het instrumentarium van de stadsdeelbesturen wordt daarmee verstevigd. De verdeling van taken en bevoegdheden inzake bestemmingsplannen en vergunningverlening volgt later. Deze wordt meegenomen in de implementatie van en voorbereiding op de Omgevingswet medio 2022. Het onderhoud bleek hoog nodig. Want hoewel de taken in de basis passend waren, bleken de teksten verouderd en had het gesprek erover al een tijd niet in deze gestructureerde vorm plaatsgevonden. Daardoor was de praktische toepasbaarheid verminderd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 3 van 12

De Takenlijst en Bevoegdhedenregister die u bij deze raadsvoordracht vindt, zijn actueel en bieden bestuurders en ambtelijke organisatie concrete handvatten. De teksten per taak en bevoegdheid zijn vastgesteld in portefeuillehoudersoverleggen – de inhoudelijke overlegtafels tussen wethouders en stadsdeelbestuurders. Ten opzichte van de oorspronkelijke lijsten zijn er taken en bevoegdheden redactioneel geactualiseerd; zijn sommige taken (deels) vervallen door wijzigingen die na 2013 plaatsvonden; maar zijn er ook nieuwe taken opgenomen, die de rol van het dagelijks bestuur versterken. Zo is de sociale basis (taak 12) nu zichtbaar in de taken, inclusief de versterking van de inzet op bijvoorbeeld activering, armoedebestrijding, jongerenwerk en het versterken van basisvaardigheden. Voor sport (taak 19) wordt een relatie gelegd met de gebiedsopgave, de ontwikkeling van sportvoorzieningen met grote lokale impact en de rol daarbij, bijvoorbeeld als gedelegeerd opdrachtgever of lid van een stuurgroep. De taakomschrijving van participatie (taak 21) sluit aan op het nieuwe participatiebeleid dat onlangs is vastgesteld en dat een nadrukkelijke rol geeft aan het dagelijks bestuur. Vanwege de discussie die er in de afgelopen periode is geweest op de domeinen van afval en grondstoffen en openbare ruimte, groen en parken, lichten we deze specifiek toe.

Voor openbare ruimte, groen en parken zijn tijdens de bestuurlijke sessies een aantal taken verduidelijkt en toegevoegd, waaronder: Het realiseren van het door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsniveau; Voorbereiden van de programmering groot onderhoud, binnen de (financiële) kaders; Initiatieven (buurtrechten en medebeheer) van bewoners en ondernemers in de openbare ruimte stimuleren en faciliteren; Het aanwijzen van locaties in de openbare ruimte waar sprake is van hardnekkige problematiek in beheer en gebruik en een opgave gerichte en integrale aanpak noodzakelijk is. Op het domein van Afval hebben stadsdeelbestuurders geconstateerd niet goed te kunnen sturen op de uitvoering van de afvalinzameling in hun stadsdeel. Er liep daarom al een traject om dit bespreekbaar te maken waar we op konden aansluiten.

Dit leidde tot de volgende lijst van taken waar stadsdeelbestuurders verantwoordelijk voor zijn: Inzamelen afval; Vaststellen aanbiedlocaties (inzamelingsvoorzieningen, grof afval) binnen stedelijk kader; Vaststellen van het uitvoeringsbesluit en de uitwerking daarvan in de afvalwijzer (regels voor bewoners en ondernemers voor het aanbieden van afval) en het informeren van bewoners en ondernemers; Vaststellen van gebiedsgerichte uitwerkingen in aansluiting op de gebiedsopgave; Gebiedsgerichte campagnes en communicatie op het gebied van inzameling van afval en grondstoffen. Vervolgens zijn de volgende samenwerkingsafspraken gemaakt: Er komt een jaarprogramma waarop portefeuillehouders adviseren met gebiedsuitwerkingen. Er vindt een koppeling plaats met de P&C-cyclus. In collectiviteit zal worden besloten over de inzet van schaarse middelen. Ook zijn er afspraken gemaakt over de inrichting en frequentie van overleggen tussen wethouder en portefeuillehouders en overleggen met de directeur Afval en Grondstoffen. Als nieuw instrument worden er handleidingen per taak ontwikkeld die zullen worden vastgesteld in de portefeuillehoudersoverleggen. Deze zijn momenteel grotendeels afgerond.

De handleidingen dienen als leidraad voor de bestuurders, met een toelichting over wat er onder de taak wordt verstaan, wat de rol van het dagelijks bestuur hierin is, hoe de bestuurlijke samenwerking en hoe de samenwerking tussen stadsdelen en directies in de praktijk wordt vormgegeven. De handleidingen zijn onderdeel van inwerkprogramma’s en ambtelijke instructies. Ze zullen ook worden gedeeld met het college en de directies van de gemeentelijke organisatie,

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 4 van 12

aangezien ook hun rol en verantwoordelijkheden hierin genoemd worden. Bij de voordracht zijn twee handleidingen als voorbeeld bijgevoegd: de handleiding voor participatie en voor afval. Door de tijdsdruk was er geen tijd voor bureaustudies. In ambtelijke en bestuurlijke werksessies zijn bestuurders en ambtenaren uit de verschillende organisatieonderdelen gezamenlijk aan de slag gegaan. Dilemma’s kwamen daardoor snel op tafel, maar oplossingen en werkafspraken ook. Deze methode zal daarom ook in de toekomst gebruikt worden, om continu te leren en verbeteren, om de taken en bevoegdheden tot een levend document te maken. Daarmee kunnen toekomstige dilemma’s (groot en klein) snel besproken en opgelost worden. Met deze actualisatie van de taken en bevoegdheden en bijbehorende pakket van algemeen afwegingskader, handreiking en handleidingen, is er een grote stap gezet in het versterken van de stadsdeelbesturen. Niet alleen het ‘wat’, maar ook het ‘hoe’ wordt daarin inzichtelijk gemaakt. Desondanks zullen dilemma’s blijven bestaan en ontstaan. Dit vraagt om continu onderhoud via een cyclisch proces van leren en verbeteren en om een goede samenwerking waarin zaken bespreekbaar worden gemaakt. Het gesprek, tussen directies en stadsdelen en tussen dagelijks bestuur en college, zullen we beter en structureler organiseren.

Naast het feit dat er doorlopend aandacht moet zijn voor het bespreekbaar maken van dilemma’s en knelpunten, wil het college samen met de dagelijks bestuurders in ieder geval een jaar na de start van de nieuwe bestuursperiode bekijken of er taken en bevoegdheden zijn waar er sprake is van knelpunten waar nadere afspraken over nodig zijn. Hierover zal de raad worden geïnformeerd.

Taken en bevoegdheden van de stadsdeelcommissies Hoe groter de rol van de stadsdeelbestuurders, hoe groter ook de rol van de stadsdeelcommissie. De concretisering van de taken en bevoegdheden die heeft plaatsgevonden, zorgt niet alleen voor een steviger mandaat van de stadsdeelbestuurders. Indirect versterkt het ook de positie van de stadsdeelcommissie. De stadsdeelcommissie geeft richting aan het dagelijks bestuur en controleert deze. De richtinggevende taak en de controlerende taak zijn beide nu ook expliciet in de takenlijst opgenomen. De instrumenten die de stadsdeelcommissie heeft om deze taken waar te kunnen maken, waren al opgenomen in artikel 19 van de verordening. Als gevolg van de wetswijziging uit 2014, waarbij de mogelijkheid om deelgemeenten in te stellen is afgeschaft, zijn de mogelijkheden om bevoegdheden van de raad over te dragen aan de stadsdeelcommissie heel beperkt. Het budgetrecht en de kaderstellende bevoegdheid liggen onverkort bij de raad. De belangrijkste taken en bevoegdheden van de stadsdeelcommissie staan in de verordening zelf. Zie artikel 30 (agenda, advies, vragen, moties, voorstellen) en artikel 31 (advies over financiën). Daarnaast kan de raad nog andere taken en bevoegdheden overdragen aan de stadsdeelcommissies. In de raadsinformatiebrief bestuurlijk stelsel d.d. 28 september jl.

staat dat het college hiertoe in januari 2022 nog een voorstel zal doen aan de raad, met de verdeling zoals die gold in 2014 -2018 als basis. Destijds waren 6 bevoegdheden van de raad overgedragen aan de bestuurscommissies in de stadsdelen: 1. aanwijzen stads- en dorpsgezichten (art. 16 erfgoedverordening)

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 5 van 12

2. wijzigen stads- en dorpsgezichten (art. 18 erfgoedverordening) 3. intrekken stads- en dorpsgezichten (art. 19 erfgoedverordening) 4. onttrekken wegen aan openbaar verkeer (art. 9 Wegenwet) 5. medewerking aan geven bestemming (artikel 5 Wegenwet) 6. aanwijzen huis der Gemeente (trouwlocaties) (art. 108 en 147 Gemeentewet) De bevoegdheden 1 t/m 3 liggen nu bij de raad, de bevoegdheden 4 en 5 zijn nu door raad gedelegeerd aan college (met mandaat dir. VOR) en de bevoegdheid 6 is nu door de raad gemandateerd aan college (met ondermandaat dir. DVL). De bevoegdheden die zijn overgedragen aan het college moeten door de raad worden teruggenomen indien de wens is deze bevoegdheden over te dragen aan de stadsdeelcommissie. Het voorstel van college is om op dit moment geen wijziging aan te brengen in de uitvoering van deze bevoegdheden. Voor de bevoegdheden rond stads- en dorpsgezichten wordt voorgesteld dat de raad hierover haar afweging maakt in het kader van de Omgevingswet, o.a. in samenhang met de vraag van raadslid Van Renssen (over advies bij buitenplans afwijken). Voor bevoegdheden 4 t/m 6 is de afweging dat uitvoering hiervan niet substantieel bijdraagt aan de versterking van de stadsdeelcommissies.

Bewonersloketten In het hoofdlijnenbesluit heeft het college toegezegd te komen met een voorstel voor een bewonersloket. Doel van het bewonersloket is de toegankelijkheid van gemeente en de beschikbaarheid van informatie te vergroten. Voor Amsterdammers moet het niet uitmaken waar ze hun vraag stellen. Elke ambtenaar zou hen moeten kunnen helpen, of in elk geval naar de juiste plek kunnen begeleiden. De bewonersloketten gaan daarbij helpen. Bij het bewonersloket kunnen Amsterdammers terecht voor alles wat er speelt in hun buurt. Aan het loket worden ze zoveel mogelijk geholpen en, indien nodig, doorverwezen (op weg geholpen) naar de juiste plek. Dat vraagt om medewerkers die goed hun weg weten in de gemeentelijke organisatie, die als een soort loods te werk kunnen gaan. In 2022 zal hiermee worden geëxperimenteerd, om in 2023 structureel aan de slag te gaan. We gaan van start met een wekelijks inloopspreekuur. De loketten zullen roulerend worden bemenst door zowel stadsdeelmedewerkers als directiemedewerkers. In de praktijk moet blijken welke vragen vaak naar voren komen. De werkwijze en bemensing zal daarop worden aangepast.

Gebiedsgericht werken en de gebiedscyclus Vanaf de nieuwe bestuursperiode wordt de gebiedscyclus vereenvoudigd en gekoppeld aan de P&C-cyclus. Hiertoe zijn artikel 19 en 21 van de verordening gewijzigd. De aanleiding voor deze wijziging is dat gebiedscyclus als een bureaucratisch proces werd ervaren dat onnodig veel tijd en energie vroeg en de financiële component ontbrak.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 6 van 12

De vierjaarlijkse gebiedsagenda en jaarlijkse focusopgaven en gebiedsplannen verdwijnen. In plaats daarvan stelt het dagelijks bestuur voor elk gebied de gebiedsopgaven vast met de belangrijkste vierjaren doelstellingen en legt deze voor aan de stadsdeelcommissie. De gebiedscyclus gaat op in de P&C-cyclus. Voorafgaand aan het vaststellen van de begroting, overleggen college en de dagelijks besturen over de middelen die voor de gebiedsopgaven beschikbaar zijn. Het college neemt de uiteindelijke beslissing en verwerkt het in de begroting. Door deze werkwijze wordt er voor de start van een jaar inzichtelijk welke middelen er beschikbaar zijn om de prioritaire gebiedsopgaven uit te voeren. Het dagelijks bestuur stuurt op de uitvoering van de gebiedsopgaven en doet jaarlijks verslag over de realisatie van gebiedsdoelstellingen aan stadsdeelcommissie en college. Met deze vereenvoudiging en met de aansluiting op de P&C-cyclus slechten we een belangrijke barrière in het gebiedsgericht werken. Het plan- en besluitvormingsproces vraagt minder tijd en het begrotingsproces wordt een collectieve activiteit waarbij de integrale benadering van de opgave voorop staat. Ondertussen wordt in het kader van de bestuursopdracht gebiedsgericht werken verder nagedacht over wat er nodig is om het gebiedsgericht werken zowel ambtelijk als bestuurlijk verder te versterken.

Het bespreekbaar maken van de spanning die per definitie optreedt in een organisatie met zowel gebieds- als portefeuillegerichte onderdelen - zoals we dat ook in de takenen bevoegdheden exercitie hebben gedaan - is daarvan een belangrijk onderdeel.

Uitvoering moties en amendementen De motie 538 van de leden Vroege, Grooten, Biemond, Yilmaz en Van Soest inzake stads- en stadsdeelmoties. In overleg met griffie en Presidium wordt zoals vermeld in de raadbrief van 28 september 2021, nog verder uitgewerkt. Een voorstel volgt januari 2022.

Uitvoering motie 141 inzake kwalitatieve en kwantitatieve versterking van de ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies De raad heeft in motie 141 van de leden Vroege, Grooten, Biemond, De Grave-Verkerk, Boomsma, Yilmaz, Ceder en Veldhuyzen inzake (10 maart 2021), het college verzocht in overleg met het presidium van de gemeenteraad de mogelijkheid en wenselijkheid van het onderbrengen van de bestuursondersteuning van de stadsdeelcommissies bij de griffie van de gemeenteraad in kaart te brengen. Naar aanleiding van een vraag van raadslid Vroege in de commissie KDD van 13 oktober is daaraan de vraag toegevoegd of het voor de hand ligt dat de secretaris van de commissie onder de griffier valt. Voor de uitwerking van deze motie is samengewerkt met de griffie. Het voorstel is ook voorgelegd aan het presidium. Er zijn twee richtingen overwogen: ondersteuning vanuit de griffie en ondersteuning vanuit de stadsdeelorganisatie. Bij beide voorstellen is de secretaris van de stadsdeelcommissie niet meer dezelfde persoon als de secretaris van het dagelijks bestuur. Tevens hebben we, los van beide voorstellen, het streven om de verbinding tussen de griffieorganisatie en de stadsdeelorganisatie te versterken.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 7 van 12

Na goed overleg en het afwegen van de voor- en nadelen van beide scenario’s is, in afstemming met het presidium, de optie om de ondersteuning onder te brengen/ houden bij de stadsdeelorganisaties verkozen. U treft een uitgebreidere toelichting en uitwerking in de bijlage onderaan deze brief. Het college beschouwt de motie hiermee als afgehandeld.

Hoe verder? Met deze voorstellen zijn we weer een stap dichterbij een sterk en democratisch lokaal bestuur. Dat vraagt iets van ons allen. Wij, het college en de stadsdeelbestuurders, de gemeenteraad en de stadsdeelcommissies, zijn samen verantwoordelijk voor de manier waarop we deze voorstellen in de praktijk brengen. Bijvoorbeeld door stadsdeelbestuurders ook echt de ruimte te gunnen om af te wijken van stedelijk beleid, wanneer de maatschappelijke context daar om vraagt. De gesprekken die op gang zijn gekomen bij het actualiseren van de taken en bevoegdheden moeten we blijven voeren. Tijdens de deelsessies was de constatering dat het goed was geweest als we dit eerder hadden gedaan en niet pas naar aanleiding van de evaluatie. Dit wordt ook benadrukt in de hoofdlijnen: “Stevige inzet en bestuurlijke aandacht, ook voor houding en gedrag, en gedeeld eigenaarschap, zijn blijvend nodig om de gewenste veranderingen, waar de Amsterdammer mee gebaat is, tot wasdom te brengen.2” We hebben als college en dagelijks besturen geconstateerd dat het goed is om de cyclus te doorbreken, waarin we steeds vier jaar wachten om te evalueren, waarbij we dilemma’s voor ons uitschuiven. Het gesprek over het grijze gebied moeten we juist aangaan, om continu te leren en te verbeteren. Dat vraagt om een passende werkwijze die dit gesprek faciliteert.

Het volgende ijkpunt zal daarom al een jaar na de start van de nieuwe bestuursperiode plaatsvinden. Zodat we geleerde lessen dan al kunnen toepassen. Bij de start van de nieuwe bestuursperiode zullen we investeren in goede samenwerking en duidelijke werkafspraken tussen college en stadsdeelbestuurders. De gemeenteraad heeft daarin ook een rol ten opzichte van de stadsdeelcommissies. Voor een sterk lokaal bestuur moeten college en raad stadsdelen de ruimte te gunnen. Daarmee zijn we herkenbaar en toegankelijk voor Amsterdammers. Dan kunnen we met maatwerk beleid en uitvoering laten aansluiten op de behoefte in de verschillende gebieden van onze diverse stad. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Rutger Groot Wassink Wethouder Democratisering 2

Hoofdlijnen p. 22

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 8 van 12

Bijlage:

Memo over motie 141 van de gemeenteraad over het eventueel onderbrengen van bestuursondersteuning van de stadsdeelcommissies bij de raadsgriffie, de vraag van raadslid Vroege om de secretaris van de stadsdeelcommissie bij de griffie onder te brengen en motie 142 van de gemeenteraad over hoe periodieke afstemming tussen de raad en de stadsdeelcommissies het beste plaats kan vinden

De raad heeft in motie 141 (10 maart 2021) het college verzocht in overleg met het presidium van de gemeenteraad de mogelijkheid en wenselijkheid van het onderbrengen van de bestuursondersteuning van de stadsdeelcommissies bij de griffie van de gemeenteraad in kaart te brengen. Naar aanleiding van een vraag van raadslid Vroege in de commissie KDD van 13 oktober is daaraan de vraag toegevoegd of het voor de hand ligt dat de secretaris van de commissie onder de griffier valt. Aanleiding Aanleiding voor de extra aandacht voor de ondersteuning van stadsdeelcommissies zijn de bevindingen uit de evaluatie van Necker en Van Naem. ‘Veel respondenten in de stadsdelen gaven aan adequate ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies te missen’, staat in het rapport. Necker van Naem concludeert dat de ondersteuning beter zou moeten om de commissies steviger te positioneren. Hun aanbeveling luidt als volgt: “Versterk de ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies om hen daarmee steviger te positioneren in hun adviesrol ten opzichte van de dagelijks besturen, de beoogde rol van ongevraagde adviezen beter tot gelding te laten komen en het ophalen van signalen uit de buurt meer armslag te geven.

Daarmee kan ook zelfbewuster invulling gegeven worden aan de beoordeling van adviesaanvragen vanuit de centrale stad en de stap worden gezet naar het meer proactief (in plaats van reactief) adviseren. Niet elke aanvraag vanuit de stad hoeft wellicht ook tot een advies van de stadsdeelcommissie te leiden, bijvoorbeeld als het niet raakt aan een specifiek gebiedsbelang. “ In het hoofdlijnenbesluit staat dat de ambtelijke ondersteuning van de stadsdeelcommissies op korte termijn versterking behoeft. Bij de meeste stadsdelen is de ondersteuning van de stadsdeel-commissies nu vrij licht en procesmatig ingevuld. Deze richt zich met name op de tweewekelijkse overleggen van de stadsdeelcommissies. Met een versterking kan er meer ruimte komen voor eigen agendavorming vanuit de stadsdeelcommissies. De commissies kunnen dan ook steviger gepositioneerd worden in hun adviesrol ten opzichte van de dagelijks besturen en hun beoogde rol van het ophalen van signalen uit de buurt steviger invullen. Ondersteuning stadsdeelcommissies nu Bestuursondersteuning in de stadsdelen is op dit moment een afdeling met medewerkers die het dagelijks bestuur en de stadsdeelcommissie ondersteunen. Daarbij is in sommige gevallen ook sprake van een combinatiefunctie. Een bestuursadviseur kan zowel een lid van het

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 9 van 12

Dagelijks Bestuur als de stadsdeelcommissie ondersteunen. In twee stadsdelen is er op dit moment al een aparte adviseur voor de leden van de stadsdeelcommissie. Deze medewerkers worden daar aangestuurd door een teamleider bestuursondersteuning op stadsdeelniveau. De afdeling is verantwoordelijk voor de gehele bestuurlijke besluitvorming en het soepel lopen van bestuurlijke processen op stadsdeelniveau. Het ondersteunen van zowel commissie als dagelijks bestuur dan wel de hiërarchische aansturing door dezelfde teamleider heeft in de praktijk niet tot problemen geleid. Voorstellen Uit gesprekken tussen de stadsdeelorganisatie en de griffie is naar voren gekomen dat iedereen ziet dat de stadsdeelcommissies zowel in omvang als op inhoud beter ondersteund zou moeten worden in de nieuwe bestuursperiode. Tevens wordt onderkend dat de invulling van deze ondersteuning ook praktisch werkbaar moet zijn en dat dit voor beiden partijen meer leidend is dan het juridische uitgangspunt dat een stadsdeelcommissie ondersteund zou moeten worden door de raadsgriffie. Er zijn twee richtingen besproken, ondersteuning vanuit de griffie én ondersteuning vanuit de stadsdeelorganisatie. Beiden worden hieronder uiteengezet met voor- en nadelen.

Bij beide voorstellen is in de nieuwe situatie de secretaris van de stadsdeelcommissie niet meer dezelfde persoon als de secretaris van het dagelijks bestuur (artikel 55 Verordening stadsdelen en stadsgebied Amsterdam 2022). Dit ligt voor de hand nu er sprake is van twee aparte bestuurscommissies en dit zal het beeld van een meer onafhankelijke ondersteuning versterken. Voor beide voorstellen geldt tevens dat het streven is om de verbinding tussen griffieorganisatie en stadsdeelorganisatie te versterken en wij zijn van mening dat dit ook bij beide opties mogelijk is. Ondersteuning vanuit de griffie Op dit moment zijn er bij de griffie 4 commissiegriffiers werkzaam. Zij hebben ieder twee raadscommissies onder hun hoede. Daarnaast zijn er medewerkers werkzaam die de logistiek rond de vergaderingen regelen en de insprekers bijstaan. Voorstel is om het aantal commissiegriffiers uit te breiden naar 8. Een commissiegriffier zou dan ieder een commissievergadering en een stadsdeel-commissie onder hun hoede krijgen. De logistiek rond de stadsdeelcommissievergaderingen en het begeleiden van insprekers zou door de stadsdeelorganisatie gedaan moeten worden. Voordelen Voldoet aan de wens om te komen tot meer inhoudelijke ondersteuning. De verbinding tussen de stadsdeelcommissies en de raad wordt versterkt.

De ondersteuning van de stadsdeelcommissies is onafhankelijk van de ondersteuning van het dagelijks bestuur. In de gemeentewet staat dat een commissie van de raad ondersteund wordt door de griffie Uniformiteit Continuïteit.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 10 van 12

Nadelen - 18 Uur ondersteuning is naar alle waarschijnlijkheid onvoldoende voor zowel de ondersteuning van de (verzwaarde) taken van de stadsdeelcommissie als van de raadscommissie. In twee stadsdelen zou de stadsdeelcommissie achteruit gaan in het aantal uren ondersteuning. - Er ontstaat een knip in de ondersteuning van de stadsdeelcommissie als de administratieve ondersteuning, het begeleiden van insprekers en de democratiseringstools nog door de stadsdeelorganisatie gedaan zou moeten worden. Dit kan tot misverstanden en dubbel werk leiden en de stadsdeelorganisaties moeten dan toch nog extra ondersteuning regelen. - Onderbrengen van bestuursondersteuning van stadsdeelcommissies bij de griffie zou leiden tot een reorganisatie met enige impact. - De vergaderschema’s moeten goed op elkaar af worden gestemd. Ondersteuning vanuit de stadsdeelorganisatie Voor de stadsdeelcommissies is de afgelopen bestuursperiode in ieder geval de basale procesmatige ondersteuning van de tweewekelijkse vergaderingen van de stadsdeelcommissie in de stadsdelen geregeld. De stadsdeelcommissies krijgen echter in het stelsel vanaf 2022 een zwaardere rol en verantwoordelijkheid dan in de huidige periode. Zo krijgen ze meer eigen taken en bevoegdheden, extra instrumentarium om het dagelijks bestuur te controleren, het budgetbestedingsadviesrecht en het stadsdeelpanel tot hun beschikking.

In de stadsdelen Zuidoost en West was in de afgelopen periode al wel een aparte adviseur (32 uur) voor de stadsdeelcommissie werkzaam. Deze zorgden naast de voorbereiding van de vergaderingen onder andere voor inhoudelijke ondersteuning bij het maken van adviezen, het bijhouden van een termijnagenda, het organiseren van technische sessies rond thema’s die van belang waren voor de stadsdeelcommissie, bijhouden van toezeggingen en beantwoording van vragen, ondersteuning van insprekers en bij het gebruik van digitale tools. Ze fungeerden ook als verbinder tussen de stadsdeelcommissie en het dagelijks bestuur en de rest van de ambtelijke organisatie. In dit voorstel is het idee om de extra fte die in de hoofdlijnennotitie is toebedeeld niet evenredig toe te kennen aan alle stadsdelen, maar om deze de verdelen over de stadsdelen die nog geen aparte adviseur hebben. Op deze manier kunnen alle stadsdelen beschikken over een eigen adviseur voor de stadsdeelcommissie. Stadsdeel West heeft voorafgaand aan het aanstellen van de adviseur een functiebeeld opgesteld in samenwerking met P&O. Deze kan als basis dienen voor de andere stadsdelen. Ervaringen in de stadsdelen Zuidoost en West en de eerder genoemde verzwaring van de taken en verantwoordelijkheden van de stadsdeelcommissies maken dat het nodig / verstandig is om per stadsdeel 0,89 fte in te zetten.

Voordelen: Voldoet aan de wens om inhoudelijk meer ondersteuning te bieden. Voldoende uren om de (verzwaarde) taak van de stadsdeelcommissies te ondersteunen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

-

Datum 11 januari 2022 Pagina 11 van 12

De samenwerking van de ondersteuning op stadsdeelniveau binnen één team maakt lijnen korter en werkte goed. Waarbij medewerkers zich bewust zijn van de soms verschillende belangen van een dagelijks bestuur en een stadsdeelcommissie. Geen (beperkte) reorganisatie nodig. Stadsdeelcommissieleden hebben hun ondersteuning altijd in het stadsdeel aanwezig. Meer kennis van de lokale problematiek.

Nadelen: Juridisch gezien zou een commissie van de raad ondersteund moeten worden door de griffie. Meer aandacht voor de borging van onafhankelijkheid van de ondersteuning van de stadsdeelcommissies (nu de adviseurs van het dagelijks bestuur en de stadsdeelcommissie onder dezelfde leidinggevende vallen). Er moet meer actief actie ondernomen worden om de verbinding met de griffie en daarmee de raad te versterken. Na afweging van alle voor- en nadelen is de optie om de bestuursondersteuning onder te brengen / te houden bij de stadsdeelorganisaties als beste naar voren gekomen. Mogelijke oplossingen om de nadelen van het onderbrengen bij de stadsdeelorganisaties (gedeeltelijk) te ondervangen: Vanuit de gemeenteraad worden per stadsdeelcommissie twee rapporteurs benoemd die periodiek overleg hebben met de (voorzitter van) de stadsdeelcommissie en de bestuursadviseur en hierover rapporteren aan de raad; De gemeenteraad bezoekt iedere drie maanden een stadsdeelcommissie; Adviseur van de stadsdeelcommissie is onafhankelijk en wordt functioneel aangestuurd door de stadsdeelcommissie; De commissiegriffiers worden contactpersoon voor een of twee vaste stadsdeelcommissies; De raadsgriffier, commissiegriffiers en de bestuursadviseurs van de stadsdeelcommissies voeren periodiek overleg met elkaar, bijvoorbeeld eens per twee maanden, waarin uitwisseling van kennis en ervaring centraal

staat; De raadsgriffie ontwikkelt samen met de bestuursadviseurs een gezamenlijk opleidingsprogramma. De raadsgriffie is betrokken bij de werving van de adviseurs van de stadsdeelcommissie. In dit kader is ook motie 142 van belang waarin een voorstel gevraagd wordt over hoe periodieke afstemming tussen de raad en de stadsdeelcommissies het beste plaats kan vinden. Hierboven wordt een aantal suggesties hiervoor gedaan. Financiën: In het hoofdlijnenbesluit is een bedrag van €386.183 voor de extra ambtelijke ondersteuning opgenomen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 januari 2022 Pagina 12 van 12

Conclusie: Gezien het bovenstaande stellen wij voor om de bestuursadviseurs onder te brengen/houden bij de stadsdeelorganisatie. Wel moeten de oplossingen om de nadelen te ondervangen goed worden uitgewerkt en geïmplementeerd. Wij doen hierbij een aantal suggesties om de relatie tussen de gemeenteraad en griffie enerzijds en de stadsdeelcommissies anderzijds te versterken.

Wij beschouwen daarmee de moties 141 en 142 als afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl