A - 20 Raadsaangelegenheden (7) Bijlage 1 Brief aan college en reactie van c

Bezoekadres Stadhuis, Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 020 552 2062 Fax 020 552 2813

x x

Gemeente Amsterdam Raadsgriffie

www.amsterdam.n1

Retouradres: Raadsgriffie, Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan het college van B&W

Datum Behandeld door

6 februari 2023 Presidium

Doorkiesnummer Email

d.struijk@amsterdann.n1

Onderwerp

Acties naar aanleiding van de raadsconferentie 2022

Geachte leden van het college, Op 3o september en 1 oktober 2022 heeft een raadsconferentie plaatsgevonden waar u ook gedeeltelijk bij aanwezig was. Tijdens de bijeenkomst is op diverse manieren naar voren gebracht dat alle aanwezigen een open, transparante samenwerking op basis van vertrouwen belangrijk vinden. Dit is zowel goed voor de onderlinge verhoudingen als voor het aanzien van de democratie en de gemeente Amsterdam. Hier ligt een opgave waar wij met en voor elkaar aan moeten werken. Het presidium heeft de uitkomsten en acties van de raadsconferentie reeds per brief met de raad gedeeld. Het presidium pakt een groot aantal acties op, maar wij hebben uw hulp ook nodig om een om een aantal acties op te pakken. Wij zien dat op enkele vlakken er met wat extra stappen meer verbinding met elkaar gemaakt kan worden. Deze dragen niet alleen bij aan een nog soepeler en efficientere samenwerking maar draagt ook bij aan het invullen van de controlerende taak van de raad. Onze verbeterpunten hebben betrekking op verschillende abstractieniveaus. Daarnaast hebben wij nog aandachtspunten voor de bestuurlijke stukken en de raadsvergaderingen. In het navolgende, zetten wij de verbeter- en aandachtspunten nader uiteen. Algemeen In het algemeen leeft bij de raad de behoefte dat u de raad meer meeneemt in wat er gaat komen en hoe de tijdlijn van dossiers eruitziet.

Het werken met een beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda per portefeuille zou de raad hierbij enorm helpen. Nadrukkelijk merkt het presidium op dat het instrument beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda enkel en alleen ingezet wordt om de raad in- en overzicht te verschaffen. Het presidium zal zich niet als bewaker opstellen van de termijnen die op de beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda zijn opgenomen. Wanneer de raad meer in-/overzicht heeft in wat er wanneer gaat komen, kan

Pagina 2 van 3

de raad zich in zijn volksvertegenwoordigende rol beter voorbereiden en kan de raad zijn controlerende taak beter vormgeven. Een aantal goede voorbeelden zijn de gemeente Amersfoort en Brummen als ook de provincie Zuid-Holland. Het presidium heeft begrepen dat de provincie Noord-Holland ook werkt met een goede termijnagenda/jaarkalender. Mogelijk kan wethouder Pels u hier meer over vertellen. Daarnaast juicht het presidium het initiatief van wethouder Van Dantzig toe om voor de portefeuille RO een separate bestuurlijke termijnagenda op te stellen en hoopt dat dit navolging krijgt in de vorm van een integrale bestuurlijke termijnagenda. Dossierniveau Voorgaande behoefte speelt ook op dossierniveau. Graag ziet het presidium dat u de raad in (complexe) dossiers meer dan nu het geval is, aan de voorkant meeneemt. Door eerder in het proces betrokken te zijn, kan de raad u ook in een eerder stadium richting geven of zijn zorgen aan u meegeven. Het werken met verkennende notities, het verschaffen van betere juridische analyses en/of het voorleggen van de diverse scenario's maar ook dilemma's, zijn stappen die u hierin kunt inzetten om de raad in (complexe) dossiers meer aan de voorkant mee te nemen. Het opnemen van een tijdlijn, de (voor)geschiedenis en de bestuurlijke achtergrond van dossiers helpen om meer structuur aan te brengen in een raadsvoordracht of raadsinformatiebrief.

Naast het voorgaande doet het presidium u ook een suggestie aan de hand, namelijk om raadsleden vaker uit te nodigen om aanwezig te zijn bij een werkbezoek. Bestuurlijke stukken Tijdens de raadsconferentie is ook naar voren gebracht dat helder en duidelijk taalgebruik vaak gemist wordt in de voordrachten en raadsinformatiebrieven. Wij zouden graag zien dat iedereen — raadslid of niet — niet alleen stukken kan raadplegen maar deze ook echt goed kan begrijpen. Het gebruik van helder en duidelijk taalgebruik is hierin onmisbaar. Tevens vraagt het presidium uw aandacht voor geheime stukken. Het presidium begrijpt volkomen dat er moverende redenen kunnen zijn om bepaalde stukken niet te openbaren. Echter, het presidium vraagt u wel om terughoudend hiermee om te gaan en zo het aantal geheime stukken te verminderen. Dit sluit aan bij de aanstaande wijziging van de Gemeentewet. Tot slot verzoekt het presidium om (onder)delen van een dossier voorafgaande aan de (finale) bersluitvorming alvast ter beschikking te stellen aan de raad. Hierbij kan gedacht worden aan het beschikbaar stellen van een MER vooruitlopend op de vaststelling van een bestemmingsplan. Op deze manier worden raadsleden geequipeerd in het vervullen van haar taken. Raadsvergaderingen Een paar laatste woorden wil het presidium nog wijden aan de raadsvergaderingen.

Het presidium signaleert dat het college in de reguliere vergaderingen de spreektijden vaak overschrijdt omdat u met (te)veel woorden tekst en uitleg geeft. Om het aantal dagdelen van raadsvergaderingen beheersbaar te houden, wil het presidium u verzoeken om de spreektijden te respecteren door met minder woorden sneller tot de kern te komen. Soms is een korte inleiding nodig, maar de achtergrond, tekst en uitleg, zou in de door u aangeleverde stukken moeten staan. Het presidium verzoekt u daarom zich meer te beperken tot het beantwoor

2

Pagina 3 van 3

den van vragen en het preadviseren op cooties en amendementen. Het presidium hoopt dat u met het bovenstaande aan de slag gaat en ziet voorstellen hiertoe met belangstelling tegemoet. Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen of opmerkingen heeft, dan kunt zich wenden tot de raadsgriffier. Wij vertrouwen erop u zo voldoende geInformeerd to hebben. Met vriendelijke groet, Namens het presidium va

D

gemeenteraad,

Wijnants

oorzitter

3

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

Het presidium 09-05-2023 Raadsaangelegenheden Burgemeester Halsema BMA (DirectiesecretariaatBMA@amsterdam.nl)

Onderwerp

Reactie op presidiumbrief d.d. 06-02-2023 over acties raadsconferentie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van het presidium, U heeft op 6 februari 2023 een brief gestuurd aan het college van burgemeester en wethouders over de uitkomsten en acties naar aanleiding van de raadsconferenties in 2022, met verzoeken over de volgende vier onderwerpen: 1) Bestuurlijke termijnagenda 2) Dossierniveau 3) Begrijpelijke en leesbare bestuurlijke stukken 4) Raadsvergaderingen Als eerste wil het college u bedanken voor uw inzet om tot een sterkere verbinding tussen college en raad te komen. Het college deelt uw mening dat dit bijdraagt aan een soepeler en efficiëntere samenwerking en een betere uitvoering van de controlerende taak van de raad. Hieronder ga ik namens het college in op de verzoeken die u met betrekking tot deze onderwerpen doet in uw brief. 1) Bestuurlijke termijnagenda Het college begrijpt de wens van de raad om meer inzicht te krijgen in wat er op hen afkomt aan dossiers. Op dit moment zijn we bezig met een verbeterslag op het bestuurlijke besluitvormingsproces. Onderdeel daarvan is om een bestuurlijke termijnagenda te ontwikkelen. We kijken daarvoor zowel naar voorbeelden buiten de gemeente als daarbinnen, want ook in onze eigen ambtelijke organisatie wordt op diverse plaatsen al gewerkt met goede bestuurlijke termijnagenda’s. Het college verwacht na het zomerreces deze bestuurlijke termijnagenda aan u te kunnen voorleggen.

2) Dossierniveau Het college gaat het werken met verkennende notities, daar waar het taken van de raad betreft, beter onder de aandacht brengen van de ambtelijke organisatie. Ook is in de pas geactualiseerde training bestuurlijke besluitvorming meer aandacht besteed aan het schrijven van een goede voordracht waarin beleidskeuzes objectief in beeld gebracht worden en de bestuurlijke achtergrond van het voorliggende besluit helder wordt weergegeven. Het college vindt het een

Gemeente Amsterdam

Datum 09 mei 2023 Pagina 2 van 3

goede suggestie om gebruik te maken van een tijdlijn in dossiers waar dit van toegevoegde waarde is. Vanuit de opgave “Juridische Vernieuwing” wordt gewerkt aan een kader dat afwegingen beter inzichtelijk maakt. Dit kader dat checkvragen voor de ontwikkeling van beleid en regelgeving in Amsterdam bevat, maakt expliciet wat vaak impliciet blijft, zoals ook aangegeven in de tweede voortgangsbrief over juridische vernieuwing. Over uw suggestie om raadsleden vaker uit te nodigen bij werkbezoeken, merkt het college op dat het ook de meerwaarde ziet met name om beeld te krijgen bij nieuwe dossiers en om in contact te treden met het maatschappelijk werkveld. Het college biedt deze werkbezoeken met regelmaat aan. Wel ziet het college dat in eerste instantie vaak enthousiast gereageerd wordt door raadsleden, maar dat de opkomst in praktijk soms te wensen overlaat. Het college vraagt dan ook commitment aan raadsleden die zich opgeven voor een werkbezoek om alles in het werk te stellen om aanwezig te zijn of een vervanger te sturen vanuit de fractie. 3) Begrijpelijke en leesbare bestuurlijke stukken Het college deelt de mening van het presidium dat raadsbrieven en voordrachten voor raadsleden en alle andere geïnteresseerden goed leesbaar en begrijpelijk moeten zijn. We geven daar de komende tijd een nieuwe impuls aan.

Het doel is om te komen tot kortere, betere brieven, gesteld in heldere taal. Net als de raad, hecht het college aan openbaarheid en wil het zo terughoudend mogelijk omgaan met het opleggen van geheimhouding op stukken. Wel speelt hier het dilemma dat geheimhouding soms noodzakelijk is en dat het college tegelijkertijd ook zeer hecht aan het tijdig informeren van de raad. Het opleggen van geheimhouding is een van de onderwerpen die gemonitord wordt in de halfjaarlijkse rapportage cijfers bestuurlijke besluitvorming. Bijgehouden wordt hoeveel geheime dossiers worden aangeleverd per directie en hoe vaak het daarbij gaat om een geheel geheim dossier of een openbare voordracht met een geheime bijlage, zodat hierop bijgestuurd kan worden, indien nodig. In de training bestuurlijke besluitvorming en in het netwerk bestuurlijke besluitvorming wordt ook met regelmaat aandacht gevraagd voor het uitgangspunt “openbaar, tenzij”. Over uw verzoek om onderdelen van dossiers al in een eerder stadium beschikbaar te stellen, gaat het college graag nader met u in gesprek. Het college ziet hierin risico’s omdat bestuurlijke afwegingen niet of nog niet voldoende gemaakt zijn voor de informatie beschikbaar is gesteld. Het kan ook leiden tot niet volledige informatie omdat we als gemeente vaak afhankelijk zijn van derden.

4) Raadsvergaderingen In de raadsvergadering van 5 april jl heeft uw raad een wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand raadsleden vastgesteld, waarbij expliciet de mogelijkheid is opgenomen voor raadsleden om technische vragen over voordrachten en raadsbrieven voorafgaand aan vergaderingen rechtstreeks aan ambtenaren te stellen. Het college hoopt dat dit bij zal dragen aan een betere besteding van de spreektijd van het college, dat zich dan tijdens de vergadering kan concentreren

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

Datum 09 mei 2023 Pagina 3 van 3

op de beantwoording van politieke vragen. Het college merkt namelijk dat dat een groot deel van de spreektijd van het college opgaat aan het beantwoorden van technische vragen. Het college zal zelf beter letten op zijn spreektijd tijdens commissie- en raadsvergaderingen. Het college is blij met de wederzijdse investering in de sterkere verbinding tussen college en raad en ziet uit naar het gesprek tussen college en presidium op 15 mei. Het college spreekt dan graag over deze en andere onderwerpen met het presidium. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Peter Teesink Gemeentesecretaris

Bijlagen 1. Brief presidium d.d. 6 februari 2023 over uitkomsten en acties raadsconferenties

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl