A - 18 Algemene Zaken (1) Begroting Ombudsman Metropool Amsterdam 2023

Begroting 2023 Inclusief eerste begrotingswijziging 2022

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

Inhoud 1. Inleiding ..........................................................................................................................2 2. Beleidsbegroting 2023 ......................................................................................................3 2.1 Onderzoeksprogramma’s................................................................................................................ 3 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam..................................................................... 3 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek ........................................................................... 3 2.1.3 Voortgangsbewaking .................................................................................................................. 4 2.2 Paragrafen....................................................................................................................................... 4 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................ 4 2.2.2 Financiering ................................................................................................................................. 5 2.2.3 Bedrijfsvoering ............................................................................................................................ 5 3.

Financiële begroting 2023 ................................................................................................7 3.1 Programmabegroting 2023 ............................................................................................................. 7 3.2 Toelichting op de programmabegroting 2023 ................................................................................ 7 3.3 Specificatie naar taakvelden ........................................................................................................... 9 3.4 Investeringsbegroting ...................................................................................................................10 3.5 Uiteenzetting financiële positie ....................................................................................................10 4 Eerste begrotingswijziging 2022....................................................................................... 14 4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2022 ................................................................................14 4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2022 ...................................................................................15

1

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

1. Inleiding De Ombudsman Metropool Amsterdam (OMA) is een lokale ombudsvoorziening voor de gemeenten Amsterdam, Almere, Zaanstad, Amstelveen, Diemen, Landsmeer, Waterland en de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en Vervoerregio Amsterdam. Missie De OMA voert (onafhankelijk) onderzoek uit naar de behandeling van klachten door de aangesloten (gemeentelijke) instanties. Het gaat hierbij om klachten in de breedste zin van het woord (elke uiting van ongenoegen) waarbij de gemeente wel in eerste instantie de kans moet krijgen om de klacht zelf op te lossen. Indien burgers of ondernemers ontevreden zijn over de behandeling van de klacht, dan kunnen zij zich in tweede instantie tot de Ombudsman wenden. Aan de hand van de ontvangen klachten en maatschappelijke signalen houdt de Ombudsman de gemeenten een spiegel voor en doet aanbevelingen met als doel de gemeentelijke dienstverlening naar een hoger niveau te tillen, waarbij oog voor het burgerperspectief centraal staat. Begroting 2023 en de eerste begrotingswijziging 2022 In dit document wordt de begroting 2023 en de eerste begrotingswijziging 2022 (ingedeeld conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten – BBV) behandeld. De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en financiële begroting.

In de beleidsbegroting wordt een toelichting gegeven op het werk van de Ombudsman en zijn de voorgeschreven paragrafen opgenomen betreffende het weerstandsvermogen, de financiën en de bedrijfsvoering. In de financiële begroting is tevens de meerjarenbegroting voor de periode 2023 – 2026 opgenomen. De oorspronkelijk vastgestelde begroting 2022 is geactualiseerd. Met de begrotingswijziging worden de oorspronkelijk begrote bijdragen van alle aangesloten gemeenten verhoogd. Het gaat hierbij om een indexatie van de bijdragen, conform artikel 14 lid 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Ombudsman Metropool Amsterdam (hierna: GROMA). Tevens worden de bestemmingsreserves aangesproken voor investering in de ICT en voor het opzetten van een Ombudsacademie. Vaststellingsprocedure van de begroting Op grond van artikel 13 van de GROMA stelt de Ombudsman zelf jaarlijks de begroting voor het volgende kalenderjaar vast. De Ombudsman maakt werkafspraken met de deelnemers over de toezending van de conceptbegroting en het al of niet kunnen uitbrengen van zienswijzen. Nu de bijdragen van de overige deelnemers (niet zijnde gemeente Amsterdam) vaststaan dient de (wettelijk verplichte) mogelijkheid tot het uitbrengen van een zienswijze door een deelnemer geen zinvol doel.

Het versturen van conceptbegrotingen en het verplicht in de gelegenheid stellen van een deelnemer om een zienswijze uit te brengen is daarnaast een administratief zeer zware procedure bij een gemeenschappelijke regeling met een groot aantal deelnemers. De Ombudsman maakt daarom onderlinge afspraken met de deelnemers hoe hier praktisch beter mee om gegaan kan worden. Na vaststelling wordt de begroting aan de Gedeputeerde Staten van Noord-Holland en aan de deelnemers gestuurd. De begroting wordt uiteindelijk ook op de website van de Ombudsman gepubliceerd. De Ombudsman heeft de begroting 2023 vastgesteld op een lastentotaal van €2.538.848. Het lastentotaal van de begroting 2022 na eerste wijziging is vastgesteld op €2.634.960. Amsterdam, 22 juni 2022

Munish Ramlal Ombudsman Metropool Amsterdam 2

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

2. Beleidsbegroting 2023 2.1 Onderzoeksprogramma’s 2.1.1 Doelstelling Ombudsman Metropool Amsterdam De Ombudsman is een tweedelijns klachtinstantie en heeft een toezichthoudende rol als het gaat om de kwaliteit van de klachtbehandeling door de (aangesloten) gemeenten. Burgers en ondernemers die zich onvoldoende door de gemeente gehoord voelen kunnen, nadat ze hierover eerst bij de gemeente hebben geklaagd, bij de Ombudsman hun beklag indienen. De Ombudsman kan in die hoedanigheid gezien worden als een noodvoorziening. Naar aanleiding van ingekomen signalen en/of verzoeken schrijft de Ombudsman rapporten of rapportbrieven met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. De Ombudsman vindt het belangrijk dat de overheid een klacht deskundig behandelt en zaken niet op zijn beloop laat. De gemeente moet vaardig communiceren met burgers en zeker bij klachten nagaan waarom iemand klaagt. Dat betekent: actief luisteren en het gesprek aangaan; maatwerk toepassen waar nodig; denken vanuit de bedoeling van beleid en regels en niet eenzijdig formeeljuridisch handelen; de moed hebben om te leren van klachten; de wijsheid ontwikkelen om goed te besturen. De Ombudsman maakt globaal onderscheid tussen drie verschillende typen klachten of problemen. Zo zijn er incidenten, eenmalige fouten die om een snelle oplossing door de gemeente vragen.

Problemen die veroorzaakt worden door tekortkoming in de structuur en cultuur van de gemeente vragen om een andere en veel intensievere benadering. Tot slot richt de Ombudsman zich op transformatie, een fundamentele verandering van de rol en positie van het openbaar bestuur. Hiermee levert de Ombudsman een bijdrage aan het steeds beter functioneren van de overheid voor iedereen, en daarmee aan het vertrouwen dat mensen in de overheid stellen. 2.1.2 Overzicht van verschillende typen onderzoek De Ombudsman kent verschillende typen onderzoeken. Onderzoeken naar aanleiding van ingekomen casuïstiek vormt de bulk van het werk. Het gaat hierbij om verzoeken van burgers of ondernemers, waarbij de gemeente niet of in onvoldoende mate op (soms ernstige) klachten reageert. Het kan dan gaan om klachten waarbij de gemeente de klacht niet conform de Algemene wet bestuursrecht heeft afgehandeld (proces), maar ook om klachten waarbij de gemeente niet op de inhoud van de klacht heeft gereageerd of waarbij is sprake is van een onbehoorlijke of ondeugdelijk gemotiveerde reactie op de klacht. Een ander type onderzoek betreft het onderzoek uit eigener beweging. De Ombudsman kan zonder concrete casus een onderzoek starten naar de wijze waarop de gemeente haar dienstverlening heeft ingericht. Tot slot hanteert de Ombudsman een jaaragenda (Ombudsagenda).

Op de Ombudsagenda staan thema’s waar de Ombudsman in een bepaalde periode specifiek de aandacht op wil vestigen, welke doelen hij daarbij voor ogen heeft en welke strategie daar het beste bij past. Omdat de thema’s en de krachtenvelden zo verschillend van aard zijn er ook verschillen in doelstelling per thema. Bij het ene thema kan de Ombudsman zich meer praktisch en probleemoplossend opstellen, bij een ander thema wenst de Ombudsman een onderwerp op de agenda van de gemeente te krijgen door verhalen (van burgers) te vertellen. Bij weer een ander thema is er al zoveel deskundigheid voor handen en is de betrokkenheid van de Ombudsman vooral activerend van aard. De Ombudsagenda wordt gepubliceerd op de (nieuwe) website van het bureau. 3

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 2.1.3 Voortgangsbewaking De Ombudsman brengt, afhankelijk van de uitkomsten van een onderzoek, rapportages of rapportbrieven uit met daarin aanbevelingen richting de gemeenten. De Ombudsman vraagt in eerste instantie de gemeenten zelf om de opvolging van de toezeggingen (naar aanleiding van de aanbevelingen) te monitoren. Indien de toezeggingen van de gemeente onvoldoende concreet zijn of maatregelen zichtbaar uitblijven (bijvoorbeeld omdat klachten hierover bij de Ombudsman blijven binnenstromen) zal de Ombudsman de raad van de betrokken gemeente hierover informeren.

2.2 Paragrafen Het Besluit begroting en verslaggeving provincies en gemeenten (BBV) is ook van toepassing op de Ombudsman Metropool Amsterdam. Het BBV schrijft voor dat er een aantal paragrafen moeten worden opgenomen in de beleidsbegroting waarin de beleidslijnen zijn vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Wij beperken ons tot paragrafen over het weerstandsvermogen en de bedrijfsvoering. 2.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Sinds 2014 voorziet de GROMA in de mogelijkheid een positief resultaat toe te voegen aan de algemene reserve om een buffer op te bouwen van 10% van de totale bijdragen van alle deelnemer. Indien er sprake is van een overschrijding van de begroting dient deze reserve als eerste aangesproken te worden. De verwachting is dat in 2023 de algemene reserve niet aangesproken hoeft te worden omdat inkomsten en uitgaven in balans zijn. Het financieel risicomanagement beleid van de Ombudsman richt zich onder andere op het kunnen opvangen, voorkomen en beperken van tegenvallers in het jaarrekening resultaat door risico’s op korte termijn. Een zgn. breder risicoprofiel wordt opgesteld, waarbij rekening gehouden wordt met niet-financiële (interne en externe) risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van ICT, integriteit, informatie en archiefbeheer, veiligheid etc. Vanzelfsprekend wordt ook gekeken naar de te nemen beheersmaatregelen.

De financiële risico’s voor de Ombudsman zijn vooralsnog beperkt. De belangrijkste kostenpost is het personeel dat in dienst is bij de gemeente Amsterdam en beschikbaar wordt gesteld aan de Ombudsman. Langdurige ziekte van personeel is een risico voor een kleine organisatie als de Ombudsman. Om dat risico af te dekken is de afspraak gemaakt dat de kosten voor personeel dat langdurig ziek is, niet meer volledig (maximaal voor de duur van 6 maanden) ten laste komen van het budget van de Ombudsman. De daarna beschikbaar komende middelen kan de Ombudsman dan inzetten voor vervangende personele capaciteit. Wat betreft de inkomsten bestaat er enig risico wat betreft de bijdragen van de overige deelnemende gemeenten. Die inkomsten maken echter een relatief klein gedeelte uit van de totale inkomsten. Bij uittreding van een van de overige deelnemende gemeenten is in de Gemeenschappelijke Regeling bepaald dat dit ruim van tevoren meegedeeld moet worden en dat de financiële gevolgen van de uittreding voor rekening van de uittredende gemeente zijn. Verder geldt dat de prijspeilstijgingen en inflatie in 2023 een belangrijk risicofactor vormt.

4

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Hieronder is de voorgeschreven tabel inzake financiële kengetallen – voor zover relevant voor Ombudsman – opgenomen. Tabel 2.1– verloop van de kengetallen (solvabiliteitsratio en netto schuldquote) jaarrekening Begroting 2022 Begroting meerjaren (na 1e wijziging) 2021 2023 raming 2024

meerjaren raming 2025

meerjaren raming 2026

Solvabiliteitsratio

39%

51%

51%

51%

51%

51%

Netto schuldquote

-16%

-9%

-9%

-9%

-9%

-9%

Incidentele /structurele exploitatieruimte

0%

0%

0%

0%

0%

0%

De solvabiliteitsratio geeft aan in welke mate de bezittingen (vaste en vlottende activa) zijn gefinancierd met eigen vermogen (algemene reserve en bestemmingsreserve). De solvabiliteitsratio ligt naar verwachting rond de 51%. Dit duidt op een goede solvabiliteitspositie. Een netto schuldquote is een kengetal waarbij een relatie wordt gelegd tussen de netto schulden en de jaarlijkse totale baten. Voor dit verhoudingsgetal geldt: hoe lager hoe beter. Een negatieve netto schuldquote weerspiegelt dat aan het eind van ieder jaar de verwachte vorderingen hoger zijn dan de verwachte schulden. Voor wat betreft de structurele exploitatieruimte geldt dat verwacht wordt dat de structurele inkomsten en structurele uitgaven in balans zullen zijn. Dat maakt dat de structurele exploitatieruimte is 0% wordt geraamd. 2.2.2 Financiering De Ombudsman financiert de lopende exploitatie met de ontvangen bijdragen van de deelnemende gemeenten en de opgebouwde reserves. De Ombudsman heeft geen langlopende leningen aangetrokken voor de financiering van de vaste materiële activa. De financiering vindt plaats met bestemmingsreserves. De Ombudsman heeft een eigen bankrekening. Als gevolg van de Regeling schatkist-bankieren decentrale overheden wordt deze bankrekening dagelijks door Treasury van de gemeente Amsterdam aangezuiverd of afgeroomd waardoor het banksaldo dagelijks op nul euro uitkomt.

Door het afromen of aanzuiveren ontstaat een rekeningcourantverhouding met de gemeente Amsterdam. Deze wordt verantwoord onder de overlopende activa. 2.2.3 Bedrijfsvoering Personeelszaken De medewerkers van het bureau van de Ombudsman zijn ambtenaren in dienst van de gemeente Amsterdam. In januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) van kracht geworden en is eveneens van toepassing op de medewerkers van het bureau. Daarnaast geldt de cao-gemeenten en personeelsregeling gemeente Amsterdam. De Ombudsman overlegt regelmatig met de personeelsadviseur van Personeel en Organisatieadvies van de gemeente Amsterdam om te toetsen of het personeelsbeleid binnen de kaders blijft van de cao / personeelsregeling en tegelijkertijd de onafhankelijkheid van het instituut Ombudsman waarborgt. In de rechtspositieregeling en het bevoegdhedenbesluit van de Ombudsman zijn onder andere afspraken gemaakt ten aanzien van personele kwesties. De Ombudsman hecht veel waarde aan de (persoonlijke) ontwikkeling van zijn medewerkers, zowel individueel als collectief. Voor medewerkers wordt daarom budget gereserveerd voor (individuele of groeps-) opleidingen en cursussen. Daarnaast hebben zij toegang tot de opleidingen en cursussen die aangeboden worden via de Amsterdamse School. 5

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Integriteit Gezien het bovenstaande is de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Amsterdam ook van toepassing op medewerkers van de Ombudsman. Ter bewustwording worden er integriteitsbijeenkomsten en/of trainingen voor medewerkers georganiseerd. Waar nodig wordt daarvoor de ondersteuning van Bureau Integriteit gevraagd. De Ombudsman biedt medewerkers verder de mogelijkheid om gebruik te maken van een vertrouwenspersoon. Financiële zaken De Ombudsman maakt gebruik van de diensten van directie Financiële Dienstverlening van de gemeente Amsterdam. Het financieel beheer is bij deze directie belegd en er is ondersteuning in de vorm van een financieel adviseur die de Ombudsman helpt bij het opstellen van onder meer de jaarrekening en de begroting. De jaarrekening van de Ombudsman wordt conform de gemeenschappelijke regeling gecontroleerd door de auditdienst van de gemeente Amsterdam (ACAM). Automatisering en informatisering Begin 2016 is de Ombudsman overgestapt op een volledig digitaal registratiesysteem. Hiermee is het mogelijk gemaakt om in veel sterkere mate digitaal te werken. In 2021 is besloten dit systeem te vervangen, om zodoende aansluiting te zoeken bij de laatste beveiligingsnormen. Het nieuwe systeem wordt uiteindelijk in 2022 uitgerold en is naar verwachting uiterlijk in Q3 van 2022 volledig in werking.

Bij de implementatie van dit systeem wordt de Ombudsman ondersteund door de afdeling ICT van de gemeente Amsterdam. De Ombudsman maakt verder gebruik van de ICTinfrastructuur van de gemeente Amsterdam (Amsterdamse Digitale Werkplek) en de daarmee samenhangende beveiligingsvoorzieningen en hosting. In 2022 wordt tevens een eigen intranet opgezet om informatie- en kennisdeling tussen personeelsleden verder te bevorderen nu het hybride werken de norm is geworden. Het intranet zal tevens gebruikt worden ter verbetering van het inwerkproces van nieuwe medewerkers en bevat tools om het projectmatig werken te ondersteunen. Ook zal in 2022 een nieuwe website gelanceerd worden die toegankelijker is en meer informatie bevat dan de oude website. De website zal zich ook niet alleen meer richten op burgers, maar ook tips en informatie bevatten die voor professionals binnen de gemeenten te gebruiken zijn. Wet open overheid (Woo) De Wet open overheid (Woo), in werking getreden op 1 mei 2022, regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Daar waar de Wob niet toezag op organisaties zoals de Ombudsman geldt dit wel voor de Woo. Binnen de organisatie is een contactpersoon aangewezen die Woo-verzoeken in behandeling neemt en er zorg voor draagt dat binnen vier weken een reactie volgt.

Het beleid bij de Ombudsman is dat rapporten en rapportbrieven, jaarverslagen, jaarrekeningen per definitie (waar nodig, geanonimiseerd) op de website van de Ombudsman worden gepubliceerd (actieve openbaarmaking). Er worden nog nadere stappen genomen om systemen en werkprocessen dusdanig in te richtingen zodat de openbaarmaking op een goede manier wordt uitgevoerd.

6

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

3. Financiële begroting 2023 In dit hoofdstuk is de programmabegroting 2023 opgenomen inclusief de meerjarenbegroting 2023-2026.

3.1 Programmabegroting 2023 Het programma van de Ombudsman Metropool Amsterdam bestaat uit het voeren van de ombudsfunctie, conform hoofdstuk 9 (titel 9.2) van de Algemene wet bestuursrecht en conform de Gemeenschappelijke regeling Ombudsman Metropool Amsterdam. Deze functie wordt uitgevoerd voor een zevental aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten zijnde: Amsterdam, Amstelveen, Zaanstad, Almere, Diemen, Waterland, Landsmeer. De functie wordt tevens uitgevoerd voor de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en de Vervoerregio Amsterdam. Tabel 3.1 – Overzicht van begrote baten en lasten 2023 (inclusief begroting 2022 na 1e wijziging)

Jaarrekening 2021 Begroting 2022 Begroting 2023 (na 1e wijziging)

Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam

2.332.143

2.303.140

2.383.475

Bijdrage andere gemeenten

154.188

151.820

155.373

Overige baten

112.907

0

0

Totale baten

2.599.238

2.454.960

2.538.848

Personeel Inhuur Overige personeelskosten Huisvesting ICT Materieel overige Kapitaallasten

1.976.463 38.500 32.665 171.915 124.921 81.310 12.789

2.123.916 0 40.760 131.142 209.839 116.514 12.789

2.149.185 0 41.714 134.211 127.761 73.188 12.789

Totale lasten

2.438.563

2.634.960

2.538.848

160.675

-180.000

0

Lasten

Saldo van Baten en Lasten Mutatie reserves Resultaat

180.000 160.675

0

0

Het BBV schrijft voor dat ook gemeenschappelijke regelingen inzicht moeten geven in de voorgeschreven taakvelden. In paragraaf 3.3 is daarom een overzicht opgenomen van baten en lasten naar taakvelden.

3.2 Toelichting op de programmabegroting 2023 Baten Bijdragen gemeente Amsterdam en overige gemeenten In de gemeenschappelijke regeling is de jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten vastgesteld. De bijdragen worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Dit percentage is voor 2023 berekend op 3,6%.

7

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Overige baten De Ombudsman kan incidenteel inkomsten genereren, door bijvoorbeeld op verzoek van gemeenten of andere organisaties presentaties/ gastcolleges of cursussen te verzorgen. De omvang van dit soort activiteiten is echter uiterst beperkt. Voor 2023 wordt niet verwacht dat hieruit daadwerkelijke enige inkomsten zullen voortvloeien. Lasten Personeelslasten Onder deze post vallen de totale loonkosten voor het bureau. Het gaat hierbij om de loonkosten van zowel de Ombudsman, plaatsvervangend Ombudsman als alle medewerkers die vast of tijdelijk in dienst zijn. Ook loonkosten van medewerkers die vanuit een andere afdeling van Amsterdam bij de Ombudsman zijn gedetacheerd vallen hieronder. Salariskosten van extern ingehuurde medewerkers vallen hier juist niet onder. Kosten hiervan worden geboekt onder de post Inhuur. Er worden in 2023 geen grote wijzigingen in het vaste personeelsbestand verwacht. De personeelslasten zullen naar verwachting echter stijgen ten gevolge van cao gerelateerde loonsverhogingen, daarbij wordt het indexcijfer van 3,6% gehanteerd. Inhuur Jaarlijks stelt de Ombudsman een zgn. Ombudsagenda op. Het gaat hierbij om grotere projecten of themaonderzoeken waarvoor soms externen ingehuurd worden vanwege hun specifieke deskundigheid, expertise of puur ter ondersteuning van het onderzoek.

De Ombudsagenda voor 2023 wordt pas in het derde kwartaal van 2022 opgesteld. Vooralsnog wordt niet verwacht dat externe ondersteuning noodzakelijk zal zijn. Overige personeelskosten De overige personeelslasten hebben betrekking op het budget voor onder meer opleidingskosten en kosten voor sociale activiteiten voor (al) het personeel. ICT-kosten In 2022 gaat de Ombudsman over naar een nieuw ICT-systeem. De hostingkosten zullen door aanschaf van het nieuwe systeem naar verwachting lager uitvallen, maar de licentiekosten zullen juist weer duurder zijn (ten opzichte van het oude systeem). Een groot deel van de totale ICT kosten betreft de basis ICT-infrastructuur (werkplekken, thuiswerkfaciliteiten e.d.) die door het bureau bij de gemeente Amsterdam worden afgenomen. De Ombudsman zal in 2022 in gesprek gaan met de gemeente Amsterdam om hierover nadere afspraken te maken. In de begroting van 2023 wordt vooralsnog uitgegaan dat de totale ICT-kosten ongewijzigd zullen blijven en €127.761 zal bedragen. Huisvesting Voor 2023 hebben de huisvestingslasten betrekking op voornamelijk huur, servicekosten, verzekering en enkele met de huur van het pand samenhangende kosten.

Overige materiële kosten Onder deze post zijn de kosten begroot die voor een deel door de gemeente Amsterdam in rekening wordt gebracht voor het voeren van de financiële administratie en ondersteuning met betrekking tot financiën en personeelszaken. Verder zijn onder deze post kosten van voorlichting, vormgeving van documenten / films / podcasts, de accountants en andere kosten die de Ombudsman maakt als in het kader van onderzoeken gebruik wordt gemaakt van bijv. de huur van een vergaderzaal / ruimte, specialistische apparatuur of middelen.

8

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Kapitaallasten Vanaf 2017 wordt afgeschreven op het geactiveerde meubilair in het kader van de verhuizing uit 2016. Onvoorzien In de begroting wordt geen post voor onvoorzien opgenomen. Resultaat Het saldo van baten en lasten voor 2023 wordt begroot op € 0. Er wordt derhalve uitgegaan van een sluitende begroting.

3.3 Specificatie naar taakvelden Op basis van het BBV moeten gemeenschappelijke regelingen ook inzicht geven in de kosten per taakveld. Tevens moet er een specificatie worden opgenomen van de verwachte incidentele baten en lasten en de beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Overzicht toedeling aan taakvelden Voor OMA zijn de taakvelden ombudsfunctie en overhead van toepassing.1 Tabel 3.3 – Overzicht van begrote baten en lasten taakvelden

Jaarrekening 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

(na 1e wijziging)

Baten Taakveld Bestuur en ondersteuning

2.599.238

2.454.960

2.538.848

Taakveld 01. Bestuur

1.587.744

1.761.951

1.774.366

Taakveld 04. Overhead

850.819

873.009

764.482

2.438.563

2.634.960

2.538.848

160.675

-180.000

-

-

180.000

-

160.675

-

-

Lasten

Totaal lasten Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen reserves Resultaat

Toerekening personeelslasten aan taakvelden De Ombudsman Metropool Amsterdam is een platte organisatie, bestaande uit 23 medewerkers – exclusief gedetacheerden en de Ombudsman, inclusief stagiairs. Van de 23 medewerkers houden 18 medewerkers zich volledig bezig met onderzoekstaken. De loonkosten die met deze medewerkers samenhangen worden dan ook toegerekend aan taakveld 01. Bestuur. De loonkosten van de Ombudsman, de manager bedrijfsvoering en het secretariaat wordt volledig toegerekend aan taakveld overhead. Bij inhuur van externe medewerkers worden, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden de kosten daarvan toegerekend aan taakveld 01. Bestuur of taakveld 04. Overhead.

1

Het Iv3 Informatievoorschrift 2022 vermeldt de ombudsman expliciet als een onderdeel van het taakveld 0.1 - Bestuur.

9

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Toerekening overige kosten aan taakvelden De overige personeelskosten, huisvestingslasten en kapitaallasten worden alle toegerekend aan het taakveld 04. Overhead. Voor overige materiële kosten geldt dat, afhankelijk van de vraag of de kosten direct samenhangen met een onderzoek (denk bijv. aan de huur van specialistisch opname apparatuur) de kosten worden toegerekend aan taakveld 01. Bestuur of taakveld 04. Overhead. Overzicht incidentele baten en lasten begroting Voor het begrotingsjaar 2023 zijn er geen incidentele lasten of baten begroot.

3.4 Investeringsbegroting In onderstaande tabel staat de investeringsstaat van de Ombudsman Metropool Amsterdam. Tabel 3.4 Investeringsstaat OMA

Materiële vaste Initiële activa investeringbedrag Meubilair

Boekwaarde 01/01/2023

127.989

Investering of desinvestering

Afschrijvingen in 2023

-

12.789

51.255

Boekwaarde 31/12/2023 38.466

Afschrijving (lineair) 10 jaar (2017-2026)

Voor 2023 zijn er geen grote investeringen voorzien.

3.5 Uiteenzetting financiële positie Voor OMA worden voor eind 2022 t/m 2026 de volgende balansen geprognosticeerd. Tabel 3.5 Overzicht geprognotiseerde balansen (meerjaren)

2022

Vaste activa - Materiële vaste activa

2023

2024

2025

2026

51.255

38.466

25.677

12.888

-

293.336 160.000 504.591

306.125

318.914

331.703

344.591

160.000 504.591

160.000 504.591

160.000 504.591

160.000 504.591

259.591

259.591

259.591

259.591

259.591

-

-

-

-

Vlottende activa - Vorderingen

RC-verhouding met nietfinanciële instelling - Liquide middelen - overlopende activa totaal activa Eigen Vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserve

ICT Ombudsacademie

-

- Nog te bestemmen resultaat Vlottende passiva - overlopende passiva

245.000

245.000

245.000

245.000

245.000

Totaal passiva

504.591

504.591

504.591

504.591

504.591

10

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Toelichting op verschillende balansposten Vaste activa In 2016 is de Ombudsman verhuisd. Er zijn toen ook investeringen gedaan in het kantoormeubilair (inrichtingskosten). De investeringen worden in overeenstemming met de contractduur van de huurovereenkomst afgeschreven (10 jaar). Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is € 12.789. Vlottende activa De verwachte vorderingen aan betreffen onder andere de vordering op de gemeente Amsterdam in verband met door te belasten btw die verrekend kunnen worden met het btw-compensatiefonds en de rekening-courant verhouding met de gemeente Amsterdam. Dat laatste is ontstaan door de verplichting om liquide middelen bij het Rijk te stallen (schatkistbankieren) De overlopende activa-post heeft betrekking op vooruitbetaalde huurkosten die betrekking hebben op het pand waar de Ombudsman is gehuisvest. Eigen vermogen Het verwachte verloop van het eigen vermogen in 2022 en 2023 wordt hieronder nader inzichtelijk gemaakt. Tabel 3.6 Verloopoverzicht reserves

31-12-2021 (na resultaatbestemming)

Algemene reserve

Begrote mutaties 2022

31-12-2022

Begrote mutaties 2023 -

31-12-2023

259.591

-

259.591

259.591

ICT

85.000

-85.000

-

-

Ombudsacademie

95.000

-95.000

-

-

Totaal activa

439.591

-180.000

259.591

Bestemmingsreserves

-

259.591

Algemene reserve en bestemmingsreserves De Ombudsman streeft ernaar om een algemene reserve aan te houden van maximaal 10% van de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen. Hierdoor kunnen schommelingen in het uitgavenniveau zelf worden opvangen. Investeringen worden zoveel mogelijk met eigen middelen gefinancierd. Dit doet de Ombudsman door bestemmingsreserves te vormen. In 2022 worden de bestemmingsreserves voor ICT en de Ombudsacademie naar verwachting volledig aangesproken. In 2023 worden vooralsnog geen grote investeringen voorzien. Omdat de baten en lasten naar verwachting in balans zijn zal ook de algemene reserve in 2023 niet aangesproken hoeven te worden. Voorzieningen Er zijn geen bijzondere uitgaven gepland of omstandigheden bekend waarvoor voorzieningen moeten worden getroffen. Vaste schulden De Ombudsman heeft geen langlopende leningen.

11

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 Kortlopende schulden en overlopende passiva Deze posten bestaan uit crediteuren (facturen nog te betalen) en transitoria (facturen nog te ontvangen). Het gaat hierbij bijv. om de loonkosten van het bureau voor de maand december en facturen die samenhangen met facilitaire diensten die in december geleverd worden. Tabel 3.7 Meerjarenraming exploitatie OMA

Korte toelichting op de meerjarenraming exploitatie OMA In de meerjarenraming is uitgegaan van een indexatie (op basis van loonkostenontwikkeling) van 3,6% ten opzichte van de begroting 2022. De indexatie heeft vooral effect op de baten (verhoging bijdragen deelnemende gemeenten) en op de lasten (verhoging van loonkosten). Incidentele baten en lasten Er zijn vanaf 2023 geen incidentele baten en lasten voorzien. Structurele onttrekking aan de reserves Er is geen sprake van structurele onttrekking aan de reserves. Er zijn bestemmingsreserves gevormd waarmee investeringen in de ICT en in het project Ombudsacademie worden gefinancierd. Het gaat hier om een incidentele onttrekking (in 2022) met een totale waarde van € 180.000. Ontwikkeling EMU-saldo Het EMU-saldo is het geraamde saldo van de ontvangsten en uitgaven, berekend op transactiebasis overeenkomstig de voorschriften van het BBV. Het verloop van het EMU-saldo is voor de Ombudsman hieronder schematisch opgenomen. Tabel 3.8 EMU-saldo per einde jaar jaarrekening Begroting 2022 (na 1e wijziging) 2021 Exploitatie vóór 160.675 -180.000 mutaties reserves Afschrijvingen tlv 12.789 12.789 exploitatie

Investeringen in (im-) materiële activa EMU-saldo

Begroting 2023

meerjaren raming 2024

meerjaren raming 2025

meerjaren raming 2026

0

0

0

0

12.789

12.789

12.789

12.789

0

0

0

0

0

0

173.464

-167.211

12.789

12.789

12.789

12.789

In 2021 is er een positief EMU saldo, veroorzaakt door een gerealiseerd positief saldo van baten en lasten (zie jaarrekening 2021 voor nadere toelichting). In 2022 zullen zoals reeds eerder toegelicht 12

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023 investeringen worden gedaan in de ICT (begroot € 85.000) en er wordt een Ombudsacademie opgericht (begroot € 95.000). Deze kosten worden onttrokken aan de daartoe gecreëerde bestemmingsreserves. Vanaf 2023 wordt een EMU-saldo van € 12.789 verwacht. Het gaat hierbij om afschrijvingskosten (inrichtingskosten / meubilair).

13

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

4 Eerste begrotingswijziging 2022 De oorspronkelijke begroting 2022 is door de Ombudsman op 7 juli 2021 vastgesteld, nadat de commissie AZ en de Amsterdamse gemeenteraad hiervan kennis hadden genomen. Vanwege diverse redenen is er aanleiding om de begroting 2022 te actualiseren. In de volgende paragraaf zal er een toelichting op de begrotingswijzigingen worden gegeven.

4.1 Toelichting eerste begrotingswijziging 2022 Wijzigingen in de reserves Voor 2021 geldt dat er een bedrag van € 35.000 aan bestemmingsreserves is vastgesteld om de kosten voor investeringen in de ICT te kunnen bekostigen. Door vertraging in de uitrol en implementatie daarvan kan de Ombudsman deze reserves pas in 2022 in te zetten. De jaarrekening 2021 laat bovendien een positief resultaat zien van € 160.675 voor bestemming. Ook hiervoor geldt dat € 50.000 wordt bestemd voor de investeringen in ICT. Daarmee komt de totale omvang van de bestemmingsreserve voor de ICT in 2022 op € 85.000. Daarnaast is een bedrag bestemd voor het opzetten van een zgn. Ombudsacademie. Het betreft hier een leerschool voor (o.a.) gemeenteambtenaren, werkzaam op verschillende niveaus (uitvoering, staf, beleid etc.), waarbij het bevorderen van behoorlijk overheidsfunctioneren en preventief onderzoek aan de hand van klachten vanuit de ombudsmanpraktijk en die uit de eerstelijnsklachtbehandeling centraal staat. Het opzetten en inrichten van de academie wordt geraamd op €95.000. De totale omvang van de bestemmingsreserves komt daarmee op €180.000. De algemene reserve neemt verder toe met een bedrag van € 15.675. Indexatie bijdragen deelnemende partijen In de gemeenschappelijke regeling is de jaarlijkse bijdrage van de deelnemende gemeenten vastgesteld.

De bijdragen worden jaarlijks nominaal geïndexeerd conform het percentage voor personele lasten uit de begrotingscirculaire van de Gemeente Amsterdam. Ten tijde van het schrijven van de begroting 2022 was het indexatiepercentage nog niet bekend. Het is nu echter duidelijk geworden dat een indexatie van 2,5% doorgevoerd kan worden. Hogere personeelslasten door cao-ontwikkelingen Aan de lastenkant geldt dat op het moment van het opstellen van de begroting 2022 onvoldoende inzichtelijk was met welk percentage de loonkosten zouden stijgen. Conform hetgeen hierboven is aangegeven wordt nu uitgegaan van een totale loonkostenstijging van 2,5% voor 2022. Opzetten Ombudsacademie Zoals hiervoor reeds is beschreven zal de Ombudsman in 2022 een Ombudsacademie opzetten. Een voorlopige kostenschatting van de materiele lasten van de academie is €45.000. Voor het overige (€ 50.000) zullen de kosten naar verwachting bestaan uit (extra) personeelslasten (in de vorm van tijdelijke medewerkers). De bekostiging van de Ombudsacademie zal vanuit de bestemmingsreserve plaatsvinden. ICT kosten De investeringen in de ICT zullen in 2022 daadwerkelijk plaatsvinden. Het gaat hier voornamelijk om initiële implementatiekosten voor de website, het zaaksysteem en het intranet. De bekostiging hiervan zal vanuit de gevormde bestemmingsreserve plaatsvinden.

14

Ombudsman Metropool Amsterdam – Begroting 2023

4.2 Overzicht eerste begrotingswijziging 2022 Programmabegroting De door te voeren begrotingswijziging laat zich als volgt samenvatten. Tabel 4.1 – Overzicht begroting 2022 voor en na de begrotingswijziging.

Begroting 2022 (na 1e Begroting 2023

oorspronkelijke Begroting 2022

Eerste begrotings wijziging 2022

2.248.522

54.618

2.303.140

2.383.475

148.989

2.831

151.820

155.373

0

0

0

2.397.511

57.449

2.454.960

2.538.848

Personeel Inhuur Overige personeelskosten Huisvesting ICT Materieel overige Kapitaallasten

2.023.333 40.000 128.697 122.511 70.181 12.789

100.583 0 760 2.445 87.328 46.333 0

2.123.916 0 40.760 131.142 209.839 116.514 12.789

2.149.185 0 41.714 134.211 127.761 73.188 12.789

Totale lasten

2.397.511

237.449

2.634.960

2.538.848

0

-180.000

-180.000

0

180.000

180.000

0

0

wijziging)

Baten Bijdrage Gemeente Amsterdam Bijdrage andere gemeenten Overige baten Totale baten Lasten

Saldo van Baten en Lasten Mutatie reserves

0

Resultaat

0

Begroting reserves 2022 De eerste begrotingswijziging heeft effect op de reservepositie van de Ombudsman. Het verloop van de reserves in 2022 kan als volgt worden samengevat. Tabel 4.2 - Overzicht verloop reserves in 2022

31-12-2021 stand vóór resultaatbestemming)

Algemene reserve

mutaties begroting 2022

mutaties 1e

31-12-2022

stand voor 1e begrotingsbegrotings- wijziging 2022 wijziging

31-12-2022

stand ná 1e begrotingswijziging

243.916

15.675

259.591

-

259.591

35.000 35.000

50.000 95.000 145.000

85.000 95.000 180.000

-85.000 -95.000 -180.000

-

278.916

160.675

439.591

-180.000

259.591

Bestemmingsreserves:

ICT Ombudsacademie subtotaal Totaal activa

15