A - 15 Raadsaangelegenheden (7) 00 Voordracht Uitkomsten raadsconferentie en

Gemeenteraad

VN2023-011734 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 10 mei 2023

Portefeuille

Raadsaangelegenheden

Agendapunt

15

Datum besluit

17 april 2023, Presidium Onderwerp

Uitkomsten raadsconferentie en verminderen werkdruk De gemeenteraad van Amsterdam besluit

I. De volgende aanpassingen in de werkwijze, zoals uitgewerkt in de voordracht, per direct in te voeren en zo spoedig mogelijk in het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam te verwerken: • insprekers maximaal eenmaal per zes maanden de mogelijkheid te geven in te spreken bij de commissievergaderingen; • tenzij hierom gevraagd wordt, niet meer te stemmen over benoemingen; • voorwaarden te stellen aan het houden van werkbezoeken, expertmeetings en technische sessies; • onderwerpen integraal te behandelen. II. De voorzitters en griffiers meer ruimte te geven; III. Vanaf 1 januari 2024 het vergaderschema aan te passen naar een vierwekelijkse cyclus en dit na zes maanden te evalueren; IV. Kennis te nemen van de brief aan het college waarin een aantal acties wordt gevraagd (bijlage 1), de aanbevelingen aan raadsleden om zelf de werkdruk te verlagen (bijlage 2) de alternatieve aanpassingen in de werkwijze (bijlage 3), het overzicht inzet raadsinstrumenten (bijlage 4) en drie voorbeelden voor een vierwekelijkse cyclus (bijlage 5). Wettelijke grondslag

- Artikelen 16 en 82 van de Gemeentewet - Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Amsterdam Bestuurlijke achtergrond

In de raadsconferentie op 30 september/1 oktober 2022 is een aantal suggesties gedaan voor een beter verloop van de bestuurlijke besluitvorming. Deze voorstellen hebben betrekking op overzichtelijkheid, voorspelbaarheid en efficiency. Het presidium heeft hierbij ook de notitie betrokken die eerder in 2021 is aangeboden aan het fractievoorzittersoverleg over vergadertijd en werkdruk. Op 9 maart jl. is de voordracht besproken in de commissie AZ, vervolgens heeft een informeel overleg plaatsgevonden met een groot aantal leden van de commissie AZ. Op basis van de uitkomsten van deze besprekingen is de voordracht aangepast. Om de efficiency te verbeteren en de werkdruk te verminderen, is voorspelbaarheid van cruciaal belang. Een goede voorbereiding van vergaderingen en het efficiënt omgaan met tijd start met voorspelbaarheid, zodat aan de voorkant kan worden gestuurd op de procedures. Als de raad een helder overzicht heeft van de onderwerpen die eraan komen en daarop kan anticiperen, is heel veel winst te behalen. Hiervoor is een bestuurlijke lange termijn agenda noodzakelijk. Het presidium heeft het verzoek hiertoe bij het college neergelegd.

Gegenereerd: v1.10

1

Gemeenteraad

VN2023-011734 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 10 mei 2023

Om tegemoet te komen aan de wensen uit de raadsconferentie en het verminderen van de werkdruk wordt een combinatie van structuuroplossingen en culturele veranderingen voorgesteld op korte, middellange en langere termijn. Een aantal concrete acties waarom gevraagd is, pakken het presidium en de griffie direct op: • Bij grote onderwerpen worden dossiers aangemaakt in het raadsinformatiesysteem zodat alle stukken daar bij elkaar staan; • Toezeggingen die gedaan zijn in de raadsvergadering worden toegevoegd aan het overzicht van toezeggingen bij de betreffende commissies. De structuuroplossingen in de werkwijze kunnen direct worden ingevoerd. Op een aantal punten dient het Reglement van orde hierop te worden aangepast. Als de raad instemt met de voorstellen wordt hiertoe zo spoedig mogelijk een voordracht aan de raad aangeboden. Aan de voorstellen om de voorzitters en griffiers meer ruimte te geven kan direct uitvoering worden gegeven, maar dit is wel een langduriger proces met ‘learning on the job’ en een kwestie van cultuurverandering dietijd vraagt. Als laatste wordt een (structuur)wijziging in het vergaderschema voorgesteld met een vierwekelijkse cyclus. Dit zou kunnen worden ingevoerd per 1 januari 2024. Bijgevoegd treft u drie voorbeelden aan hoe het nieuwe schema eruit zou kunnen zien. Het presidium heeft het college verzocht een aantal acties op te pakken.

De brief hierover is als bijlage 1 toegevoegd. In bijlage 2 wordt ingegaan op culturele aspecten en wat raadsleden zelf kunnen doen om de werkdruk te verminderen. Tevens worden de oorzaken geduid van de ervaren werkdruk. In bijlage 3 worden alternatieve voorstellen gedaan, die het presidium op dit moment niet voorstelt maar de raad mogelijk kunnen inspireren over mogelijke wijzigingen in de werkwijzen. In deze voordracht wordt alleen ingegaan op zaken waar de raad direct zelf invloed op heeft. Het presidium doet geen voorstellen voor bijvoorbeeld lobby voor meer financiële ondersteuning vanuit het rijk of het voltijds maken van het raadslidmaatschap. Het presidium is uiteraard wel bereid daarover met de raad in gesprek te gaan en hier uitvoering aan te geven als de raad dat wenst. Onderbouwing besluit

Ad I. - Voorstellen voor aanpassingen van de werkwijze (structuuroplossingen) Eenmaal inspreken per zes maanden Er zijn veel inwoners en organisaties die willen inspreken bij de commissies. In 2020 is het aantal insprekers dat wil inspreken beperkt tot maximaal drie per agendapunt en drie insprekers voor het algemene deel. Daarbij is ook vastgelegd dat een inspreker slechts eenmaal per vergadercyclus kan inspreken. Nog steeds hebben lang niet alle mensen voldoende kans om in te spreken. Om zoveel mogelijk mensen de kans te geven om gebruik te kunnen maken van het inspreekrecht, stelt het presidium voor dat een inspreker maximaal eens in de zes maanden kan inspreken bij een commissie. Daarnaast blijven uiteraard de mogelijkheden over om schriftelijke bijdragen toe te voegen aan de agendapunten en sinds kort kunnen ook filmpjes worden toegevoegd. Niet stemmen over benoemingen De stemmingen over benoemingen kosten veel tijd in de raad, omdat dit schriftelijk en heel secuur moet gebeuren. De meeste benoemingen worden unaniem aangenomen. Daarom stelt het presidium voor niet langer te stemmen over de benoemingen, maar deze te hameren, tenzij een raadslid van tevoren om stemming vraagt. Werkbezoeken, expertmeetings, technische sessies In het kader van politieke cultuur is tijdens de raadsconferentie uitgesproken dat de raad “samen de stad in wil”.

Tegelijkertijd is aangegeven dat de werkdruk voor raadsleden heel hoog is mede door

Gegenereerd: v1.10

2

Gemeenteraad

VN2023-011734 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 10 mei 2023

het grote aantal werkbezoeken, technische sessies en expertmeetings. Daarom volgt hier een aantal verbetervoorstellen: • De bijeenkomsten worden georganiseerd op de dinsdag na 17.00 uur en zo mogelijk na 19.30 uur. Vanaf 2024 op woensdag en donderdag in de ‘vrije’ week. • Werkbezoeken die overdag gehouden moeten worden bijvoorbeeld vanwege daglicht of aan een bedrijf, worden op vrijdagmiddag gehouden. Vanaf 2024 op woensdag en donderdag in de ‘vrije’ week. • De bijeenkomsten kunnen parallel worden georganiseerd, met in achtneming van de commissie die ze organiseert. • Voorstellen worden gedaan per mail, waarbij datumvoorstel bekend moet zijn. Binnen een week moeten commissieleden aangeven of zij deel willen nemen aan een bijeenkomst. • Indien na een week blijkt dat minder dan een derde deel van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties zich heeft aangemeld, gaat de bijeenkomst niet door. Uiteraard kan wel op andere wijze technische informatie worden gegeven, bijvoorbeeld schriftelijk. Als vanaf 2024 een vierwekelijkse cyclus wordt ingevoerd, worden deze bijeenkomsten, eventueel parallel, georganiseerd op de woensdag en donderdag eens in de vier weken (in de ‘vrije’ week).

Integrale behandeling van de stukken Sinds het begin van de nieuwe bestuursperiode worden veel domein- en portefeuille-overstijgende dossiers geagendeerd in meerdere commissies, waardoor bespreking versplinterd (en soms dubbel) plaatsvindt. Als er een bestuurlijke termijnagenda zou zijn, kan een voorstel worden gedaan voor integrale bespreking van gelijkende onderwerpen in één raadscommissie. Nu ontbreekt deze informatie nog en wordt het volgende voorgesteld: • Een onderwerp wordt alleen besproken in de raadscommissie waar de leidende portefeuille is ondergebracht. Raakt het onderwerp aan meer portefeuilles van andere commissies, dan worden die commissies en alle portefeuillehouders ook uitgenodigd. De griffie doet, op basis van de leidende portefeuille, een voorstel bij het aanbieden van de TKN-lijst. Procedurevergaderingen Tijdens de raadsconferentie kwam de wens naar procedurevergaderingen een aantal keren naar voren. Het presidium constateert dat aan het begin van de commissievergaderingen een aantal procedurele zaken wordt besproken, waarbij de spreektijden nog niet lopen, en acht het daarom niet nodig om hier een aparte vergadering voor te organiseren. Het presidium gaat wel onderzoeken op welke wijze de procedurele zaken efficiënter en effectiever besproken kunnen worden.

Een lange termijnplanning gaat helpen om betere verbinding te maken met raadsvoordrachten, werkbezoeken, technische sessies, expertmeetings etc. Spreektijden en interrupties Het presidium heeft ook gesproken over aanpassen van de spreektijden en het aantal interrupties, maar doet op dit moment hiervoor geen voorstellen. Mogelijk zouden in de komende periode hiermee één of meer experimenten gedaan kunnen worden in één of meer commissies. De mogelijkheden die besproken zijn, staan in bijlage 3 (alternatieve aanpassingen in de werkwijze). Ad II. - De voorzitters en griffiers meer ruimte geven Het presidium is van oordeel dat de voorzitters de vergaderingen nog meer zouden mogen modereren. De voorzitters kunnen bijsturen als het nodig is en loslaten als het kan, alles met het oog op het zo goed mogelijk faciliteren van het debat door het goed ‘lezen’ van de vergadering. Dit vraagt verdiepende training en mogelijk ook coaching van de voorzitters, maar vooral ook vertrouwen van de raads- en commissieleden. Het is immers niet werkbaar als het ingrijpen van de voorzitters iedere keer ter discussie zou worden gesteld. Achteraf evalueren van de commissievergaderingen is natuurlijk wel heel belangrijk.

Gegenereerd: v1.10

3

Gemeenteraad

VN2023-011734 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 10 mei 2023

Meer regie door de voorzitter vraagt ook een goede voorbereiding van de vergaderingen door de voorzitter en de griffier samen. Binnenkort werkt iedere commissiegriffier voor één commissie, waardoor de griffier meer tijd en mogelijkheden heeft om de agenda beter voor te bereiden, de commissieleden eerder en meer te adviseren over het inzetten van hun raadsinstrumenten en het integraal agenderen van onderwerpen. De griffiers betrekken daarbij eerder gedane toezeggingen en ingediende moties en gaan strenger letten op nakoming van de moties en toezeggingen. Ze gaan toezien op tijdige beantwoording van vragen en tijdige aanlevering van stukken, de omvang van de stukken en de leesbaarheid hiervan. Zo mogelijk bieden ze dossiers integraal aan als dit niet vanuit het college wordt gedaan. De commissiegriffiers gaan voor de commissievergaderingen een tijdpad maken waarin een bespreektijd per onderwerp wordt opgenomen. Ook hierbij is het belangrijk dat de raads- en commissieleden vertrouwen geven aan de commissiegriffiers die stukken niet ‘blind’ agenderen maar hen erop wijzen dat het ook anders zou kunnen bijvoorbeeld omdat een onderwerp al diverse keren is behandeld, of binnenkort behandeld wordt of dat de raad er niet over gaat. Bij dit onderdeel hoort natuurlijk ook het verzoek om een goede bestuurlijke langetermijnagenda. Ad III.

- Aanpassen van het vergaderschema naar een vierwekelijkse cyclus Een echt structurele oplossing om meer tijd vrij te maken is om het vergaderschema aan te passen. Het presidium stelt een vierwekelijkse cyclus voor in plaats van de huidige driewekelijkse cyclus. Hierdoor is er in elke periode van vier weken een ‘vrije’ week zonder vergaderingen. In deze week worden op woensdag en donderdag de technische sessies, werkbezoeken, expertmeetings etc. georganiseerd zodat de dinsdagavonden en vrijdagmiddagen vrijvallen. Het is overigens niet de bedoeling om deze woensdagen en donderdagen helemaal vol te plannen, juist ook om raadsleden de mogelijkheid te geven om zelf de stad in te gaan en in gesprek te gaan. Het vergaderschema voor 2023 is al vastgesteld. Dit voorstel heeft ingrijpende gevolgen voor de agenda’s van alle betrokkenen, zodat invoering in 2023 niet meer haalbaar is. In augustus zal het presidium het vergaderschema voor het jaar 2024 vaststellen volgens deze vierwekelijkse cyclus. Bijgevoegd treft u drie voorbeelden voor een vierwekelijkse cyclus aan. Ad IV. – Verzoeken aan het college, aanbevelingen aan raadsleden om zelf de werkdruk te verlagen en alternatieve aanpassingen in de werkwijze Het presidium heeft het college nodig om een aantal verbeteringen in te zetten. Het presidium heeft het college hierover een brief geschreven. U treft de brief bij dit voorstel aan.

Het belangrijkste verzoek gaat over de bestuurlijke langetermijnagenda. Zodra het college de brief heeft beantwoord, wordt deze beantwoording aan de raad toegezonden. In het algemeen leeft bij de raad de behoefte dat het college de raad meer meeneemt in wat er gaat komen en hoe de tijdlijn van dossiers eruitziet. Wanneer de raad meer inzicht en overzicht heeft in wat er wanneer gaat komen, kan de raad zich in zijn volksvertegenwoordigende rol beter voorbereiden en kan de raad zijn controlerende taak beter vormgeven. De raadsleden hebben ook instrumenten in handen om zelf de werkdruk te verminderen. In bijlage 2 wordt hierop ingegaan. In de bijlage worden ook oorzaken genoemd van de toegenomen werkdruk. In bijlage 3 worden alternatieve aanpassingen op de werkwijze genoemd. Financiële onderbouwing Overige toelichting

Deze beslispunten hebben geen financiële consequenties.

Gegenereerd: v1.10

4

Gemeenteraad

VN2023-011734 Griffie

RAAD

Voordracht voor de raadsvergadering van 10 mei 2023

Conclusie

De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding

n.v.t.

Welke stukken treft u aan Meegestuurd

Registratienr.

Naam

AD2023-034721

Bijlage 1_Brief aan college.pdf (pdf)

AD2023-034720

Bijlage 2_Aanbevelingen voor raadsleden en oorzaken toename werkdruk.docx (msw12)

AD2023-034722

Bijlage 3_Alternatieve aanpassingen in de werkwijze.docx (msw12)

AD2023-034723

Bijlage 4_Overzicht inzet raadsinstrumenten.docx (msw12)

AD2023-034724

Bijlage 5_Drie voorbeelden van een vierwekelijkse vergadercyclus.pdf (pdf)

AD2023-034713

Gemeenteraad Voordracht (pdf)

Registratienr.

Naam

Ter Inzage

Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)

Raadsgriffie, Jolien Houtman, 06 5433 6863, j.houtman@amsterdam.nl

Gegenereerd: v1.10

5