A - 14 Raadsaangelegenheden (7) Bijlage 1 Brief aan college

Bezoekadres Stadhuis, Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 020 552 2062 Fax 020 552 2813

x x

Gemeente Amsterdam Raadsgriffie

www.amsterdam.n1

Retouradres: Raadsgriffie, Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan het college van B&W

Datum Behandeld door

6 februari 2023 Presidium

Doorkiesnummer Email

d.struijk@amsterdann.n1

Onderwerp

Acties naar aanleiding van de raadsconferentie 2022

Geachte leden van het college, Op 3o september en 1 oktober 2022 heeft een raadsconferentie plaatsgevonden waar u ook gedeeltelijk bij aanwezig was. Tijdens de bijeenkomst is op diverse manieren naar voren gebracht dat alle aanwezigen een open, transparante samenwerking op basis van vertrouwen belangrijk vinden. Dit is zowel goed voor de onderlinge verhoudingen als voor het aanzien van de democratie en de gemeente Amsterdam. Hier ligt een opgave waar wij met en voor elkaar aan moeten werken. Het presidium heeft de uitkomsten en acties van de raadsconferentie reeds per brief met de raad gedeeld. Het presidium pakt een groot aantal acties op, maar wij hebben uw hulp ook nodig om een om een aantal acties op te pakken. Wij zien dat op enkele vlakken er met wat extra stappen meer verbinding met elkaar gemaakt kan worden. Deze dragen niet alleen bij aan een nog soepeler en efficientere samenwerking maar draagt ook bij aan het invullen van de controlerende taak van de raad. Onze verbeterpunten hebben betrekking op verschillende abstractieniveaus. Daarnaast hebben wij nog aandachtspunten voor de bestuurlijke stukken en de raadsvergaderingen. In het navolgende, zetten wij de verbeter- en aandachtspunten nader uiteen. Algemeen In het algemeen leeft bij de raad de behoefte dat u de raad meer meeneemt in wat er gaat komen en hoe de tijdlijn van dossiers eruitziet.

Het werken met een beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda per portefeuille zou de raad hierbij enorm helpen. Nadrukkelijk merkt het presidium op dat het instrument beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda enkel en alleen ingezet wordt om de raad in- en overzicht te verschaffen. Het presidium zal zich niet als bewaker opstellen van de termijnen die op de beleidsagenda/bestuurlijke termijnagenda zijn opgenomen. Wanneer de raad meer in-/overzicht heeft in wat er wanneer gaat komen, kan

Pagina 2 van 3

de raad zich in zijn volksvertegenwoordigende rol beter voorbereiden en kan de raad zijn controlerende taak beter vormgeven. Een aantal goede voorbeelden zijn de gemeente Amersfoort en Brummen als ook de provincie Zuid-Holland. Het presidium heeft begrepen dat de provincie Noord-Holland ook werkt met een goede termijnagenda/jaarkalender. Mogelijk kan wethouder Pels u hier meer over vertellen. Daarnaast juicht het presidium het initiatief van wethouder Van Dantzig toe om voor de portefeuille RO een separate bestuurlijke termijnagenda op te stellen en hoopt dat dit navolging krijgt in de vorm van een integrale bestuurlijke termijnagenda. Dossierniveau Voorgaande behoefte speelt ook op dossierniveau. Graag ziet het presidium dat u de raad in (complexe) dossiers meer dan nu het geval is, aan de voorkant meeneemt. Door eerder in het proces betrokken te zijn, kan de raad u ook in een eerder stadium richting geven of zijn zorgen aan u meegeven. Het werken met verkennende notities, het verschaffen van betere juridische analyses en/of het voorleggen van de diverse scenario's maar ook dilemma's, zijn stappen die u hierin kunt inzetten om de raad in (complexe) dossiers meer aan de voorkant mee te nemen. Het opnemen van een tijdlijn, de (voor)geschiedenis en de bestuurlijke achtergrond van dossiers helpen om meer structuur aan te brengen in een raadsvoordracht of raadsinformatiebrief.

Naast het voorgaande doet het presidium u ook een suggestie aan de hand, namelijk om raadsleden vaker uit te nodigen om aanwezig te zijn bij een werkbezoek. Bestuurlijke stukken Tijdens de raadsconferentie is ook naar voren gebracht dat helder en duidelijk taalgebruik vaak gemist wordt in de voordrachten en raadsinformatiebrieven. Wij zouden graag zien dat iedereen — raadslid of niet — niet alleen stukken kan raadplegen maar deze ook echt goed kan begrijpen. Het gebruik van helder en duidelijk taalgebruik is hierin onmisbaar. Tevens vraagt het presidium uw aandacht voor geheime stukken. Het presidium begrijpt volkomen dat er moverende redenen kunnen zijn om bepaalde stukken niet te openbaren. Echter, het presidium vraagt u wel om terughoudend hiermee om te gaan en zo het aantal geheime stukken te verminderen. Dit sluit aan bij de aanstaande wijziging van de Gemeentewet. Tot slot verzoekt het presidium om (onder)delen van een dossier voorafgaande aan de (finale) bersluitvorming alvast ter beschikking te stellen aan de raad. Hierbij kan gedacht worden aan het beschikbaar stellen van een MER vooruitlopend op de vaststelling van een bestemmingsplan. Op deze manier worden raadsleden geequipeerd in het vervullen van haar taken. Raadsvergaderingen Een paar laatste woorden wil het presidium nog wijden aan de raadsvergaderingen.

Het presidium signaleert dat het college in de reguliere vergaderingen de spreektijden vaak overschrijdt omdat u met (te)veel woorden tekst en uitleg geeft. Om het aantal dagdelen van raadsvergaderingen beheersbaar te houden, wil het presidium u verzoeken om de spreektijden te respecteren door met minder woorden sneller tot de kern te komen. Soms is een korte inleiding nodig, maar de achtergrond, tekst en uitleg, zou in de door u aangeleverde stukken moeten staan. Het presidium verzoekt u daarom zich meer te beperken tot het beantwoor

2

Pagina 3 van 3

den van vragen en het preadviseren op cooties en amendementen. Het presidium hoopt dat u met het bovenstaande aan de slag gaat en ziet voorstellen hiertoe met belangstelling tegemoet. Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen of opmerkingen heeft, dan kunt zich wenden tot de raadsgriffier. Wij vertrouwen erop u zo voldoende geInformeerd to hebben. Met vriendelijke groet, Namens het presidium va

D

gemeenteraad,

Wijnants

oorzitter

3