A - 05 Financiën (15) Accoutantsverslag ACAM 2020

Accountantsverslag 2020 Gemeente Amsterdam

Datum: 19 mei 2021

Auditdienst ACAM Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

>

Inhoudsopgave

Aanbieding .................................................................................................................................................................3 1. Samenvatting uitkomsten jaarrekeningcontrole 2020....................................................................................................4 2. Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen…….........................................................................................5 2.1 Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting ........................................................................................................................6 2.2 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) ............................................................................................7 2.3 Inkopen en aanbestedingen.......................................................................................................................................................9 2.4 Overige bevindingen…………………………………………………………………………………………….......................................................12 3.

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid.............................................................................................................21 3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021……………………………………….........................................................................22 3.2 Risicomanagement en het weerstandsvermogen…………………................................................................................................24 3.3 Beheersing van frauderisico’s……………....................................................................................................................................26 4. Informatievoorziening ...............................................................................................................................................28 4.1 Risicomanagement I-domein, Business Continuity Management……..………………………………………………………………………… 29 4.2 Voldoen aan wet- en regelgeving voor I(V)-domein…………………………………..........................................................................30 4.3 Stedelijke IV-werkproces autorisatiebeheer……………..............................................................................................................32 4.4 Cloud-strategie, inzicht in SaaS oplossingen………………………………........................................................................................33 5.

Bijlagen……………………………………………………………………………………………………………………………………………….34 Bijlage 5.1: Uitkomsten verzoeken gemeenteraad...........................................................................................................35 Bijlage 5.2: Tekst van controleverklaring.........................................................................................................................80 Bijlage 5.3: Tabel SiSa fouten en onzekerheden ………………………………..........................................................................87

<

> |2

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

0. Aanbieding

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Amsterdam. Bij de door het college vastgestelde jaarrekening hebben wij op 29 april 2021 een controleverklaring verstrekt met een goedkeurend oordeel voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Ervan uitgaande dat de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht per 1 januari 2021 wordt ingevoerd is dit de laatste jaarrekening waarbij een apart oordeel over de rechtmatigheid wordt afgegeven. Wij zullen de rekeningcommissie nader informeren over de gevolgen en de te nemen stappen naar aanleiding van de wetswijziging. Het jaar 2020 stond in het teken van de coronacrisis. Deze crisis heeft een grote impact gehad op de gemeentelijke financiën, de processen, de medewerkers en uiteraard de inwoners van gemeente Amsterdam. De crisis zal in ieder geval in 2021 nog de gemeentelijke financiën en processen mede bepalen. Het herstelplan om de algemene reserve op niveau te brengen loopt naar verwachting tot 2023.

<

>

Afsluitend treft u enkele bijlagen aan waaronder de uitkomsten van werkzaamheden die zijn uitgevoerd op verzoek van de raad en de Rekeningencommissie. Dit betreft de analyse van het verschil tussen de begrote baten en lasten in de initiële begroting en de baten en lasten zoals opgenomen in de gemeenterekening, de motie met betrekking tot risicomanagement en de afmelding van aanbevelingen door het college. Wij vertrouwen er op dat wij u hiermee voldoende hebben geïnformeerd en zijn graag bereid tot een nadere toelichting.

drs. D.A. van Hooff RA Auditdienst ACAM

In hoofdstuk 1 treft u een samenvattend overzicht van de uitkomsten van onze accountantscontrole. Hoofdstuk 2 gaat in op de fouten, onzekerheden en belangrijkste bevindingen. Hoofdstuk 3 behandelt de stand van zaken ten aanzien van risicomanagement, fraude en rechtmatigheid aan. Vervolgens gaan wij in hoofdstuk 4 in op de ontwikkelingen en bevindingen rondom de informatievoorziening. |3

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

1. Samenvatting uitkomsten jaarrekeningcontrole 2020

Inhoudsopgave

Controleverklaring

Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van de gemeente Amsterdam een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.

De jaarrekening is getrouw

Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2020 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

De jaarrekening is rechtmatig

Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.

Bevindingen SiSa

Uit de controle inzake de Single information Single audit (SiSa) verantwoording zijn voor € 3,2 miljoen aan fouten en € 1,3 miljoen aan onzekerheden naar voren gekomen. De met de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo 1, 2 en 3) gemoeide “formele onrechtmatigheden” bedragen € 332,8 miljoen.

COS 720: De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie

De controlestandaard 720 vereist van de accountant de andere informatie te lezen en te overwegen of andere informatie materieel inconsistent is met de financiële overzichten of met de kennis die de accountant heeft verkregen tijdens de controle. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de relevante vereisten in titel IV van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

> |4

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2. Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en belangrijkste en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

> |5

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.1 Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting

Inhoudsopgave Aanbieding

Onderstaande tabel geeft het overzicht van de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden weer. Wij merken op dat getrouwheidsbevindingen ook altijd rechtmatigheidsbevindingen zijn omdat niet wordt voldaan aan het Besluit begroting en verantwoording. Om die reden zijn de getrouwheidsbevindingen ook meegenomen in de telling van de rechtmatigheidsbevindingen.

Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, Overzicht fouten, onzekerheden en onzekerheden en toelichting toelichting Tozo

Rechtmatigheid (x € 1.000)

Fouten

8.700

59.800

Onzekerheden

7.300

9.600

Getrouwheidsfouten en onzekerheden blijven onder de rapporteringstolerantie

Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

Getrouwheid (x € 1.000)

>

De getrouwheidsfouten en getrouwheidsonzekerheden blijven in totaal onder de door de raad vastgestelde rapporteringsgrens van 0,3% van de lasten. Om die reden worden deze hier niet verder toegelicht. Rechtmatigheidsfouten betreffen vooral inkopen en aanbestedingen De rechtmatigheidsfout als gevolg van niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels bedraagt over 2020 circa € 46,3. Dat wil zeggen dat aan deze bestedingen ten onrechte geen Europese aanbesteding ten grondslag heeft gelegen. De kwaliteit van de beheersing is nog niet van zodanig niveau om te kunnen veronderstellen dat de gemeente de analyse op haar bestedingen juist en volledig kan maken. Wij kwalificeren daarom de rechtmatigheidsfout, net als vorig jaar, als een minimumfout.

Met betrekking tot de SiSa-regelingen is een rechtmatigheidsfout gemoeid van € 3,2 miljoen (Tozo € 1,1 miljoen en Participatiewet € 2,1 miljoen). In 2020 is voor € 1,2 miljoen aan subsidies toegekend buiten de geldende termijnen. Verder bestaan de rechtmatigheidsfouten voor € 8,7 miljoen uit getrouwheidsfouten en overige rechtmatigheidsfouten van diverse aard en relatief beperkte omvang. Onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid blijven onder de rapporteringstolerantie

De onzekerheden bestaan voor € 7,3 miljoen uit onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid. Verder gaat het om onzekerheden die betrekking hebben op inkopen en aanbestedingen en het sociaal domein (Jeugd, Zorg), waaronder SiSa-regelingen.

|6

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.2 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

De gemeente heeft circa € 353 miljoen Tozo steun uitgekeerd De gemeente Amsterdam heeft in 2020 middels het uitvoeren van de Tozo regeling ondernemers geholpen de gevolgen van de coronacrisis te doorstaan. Hiermee is een bedrag van bijna € 353 miljoen gemoeid. Een ondernemer kan een uitkering Levensonderhoud en/of een kapitaallening aanvragen bij liquiditeitsproblemen. De uitvoering van de Tozo-regeling werd gekenmerkt door de spoed waarmee de aanvragen aan het begin van de crisis moesten worden verwerkt, de verschillende veranderingen in de regeling die elkaar snel opvolgden en de verschillende perioden waarvoor de uitkering kon worden aangevraagd, zo wordt onderscheid gemaakt in Tozo 1 tot en met 4. De door de gemeente verstrekte uitkeringen worden vergoed door het Rijk, evenals de uitvoeringskosten die de gemeente maakt.

Het Rijk heeft de gemeente bevoorschot en stelt de vergoeding vast op basis van de verantwoording van de gemeente. Deze verantwoording vindt plaats via de SiSa bijlage. Van belang hierbij is de rechtmatigheid van de verantwoorde bestedingen. In dit hoofdstuk gaan wij in op onze bevindingen naar aanleiding van de controle van deze bestedingen en formuleren wij enkele aanbevelingen. Rechtmatigheidskader De specifieke normenkaders voor Tozo 1, 2 en 3 verschillen, voor zowel het levensonderhoud als het bedrijfskapitaal. Voor Tozo 1 maakt het Rijk onderscheid in fundamentele, belangrijke en formele rechtmatigheidsfouten. Voor fundamentele en belangrijke rechtmatigheidsfouten is herstelactie van de gemeente vereist. Bij de vaststelling van de vergoeding door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) bestaat voor belangrijke rechtmatigheidsfouten de mogelijkheid om, onder voorwaarden, gebruik te maken van een hardheidsclausule. De aan deze onrechtmatigheden gekoppelde fouten worden dan alsnog gecompenseerd door het Rijk.

Uitkomst controle rechtmatigheid Tozo

<

>

In de tabel Fouten en Onzekerheden SiSa (bijlage 5.3) zijn de rechtmatigheidsfouten en onzekerheden weergegeven uit de controle op verstrekking van de Tozo. In de tabel komen drie grote bedragen voor in de categorie formele onrechtmatigheid: Tozo 1 € 153,1 miljoen, Tozo 2 € 100,8 miljoen en Tozo 3 € 78,9 miljoen. |7

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.2 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen

De gerapporteerde onrechtmatigheid heeft betrekking op de regels voor het vaststellen van de identiteit van aanvragers. De gemeente Amsterdam heeft (net als andere gemeenten) de identificatie van de ondernemers die een Tozo uitkering levensonderhoud hebben aangevraagd vastgesteld aan de hand van DigiD in combinatie met SUWI en BRP in plaats van het voorgeschreven kopie van paspoort of identiteitsbewijs. Via de kamerbrief van 24 november 2020 heeft de staatssecretaris van SZW medegedeeld dat deze formele onrechtmatigheden voor Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3 niet zal leiden tot weigering van de Rijksvergoeding. Naast de genoemde formele onrechtmatigheden is sprake van de volgende rechtmatigheidsfouten (afgerond op duizenden euro’s) die wel van invloed kunnen zijn op de Rijksvergoeding:

Overige bevindingen

• Tozo 1: Rechtmatigheidsfout: € 118.000

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid

• Tozo 2: Rechtmatigheidsfout: € 447.000

Informatievoorziening Bijlagen

• Tozo 3: Rechtmatigheidsfout: € 535.000 • Tozo 3: Onzekerheid: € 407.000 Terugvorderingen Indien door controles of door eigen opgave achteraf blijkt dat ondernemers meer inkomen hebben ontvangen dan vooraf geschat, wordt de uitkering lager vastgesteld.

<

>

aangeleverde winstverklaringen door aanvragers van Tozo 1. De terugvorderingen naar aanleiding van controle van Tozo 2 en 3 zijn met een omvang van totaal € 2,1 miljoen beperkter van omvang dan Tozo 1. Beleid ter voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik nog niet geformaliseerd In het kader van een zorgvuldige uitvoering van de Tozoregeling dient het college invulling te geven aan een aanpak gericht op misbruik en oneigenlijk (M&O)gebruik van de regeling. Middels een dergelijke aanpak worden de risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik van de Tozo regeling zoveel mogelijk afgedekt met beheersmaatregelen. Directie Inkomen heeft een plan van aanpak ‘M&O beleid Tozo’ opgesteld waarin zij beschrijft welke maatregelen zij treft om de risico’s op M&O het hoofd te bieden. Dit plan was medio april 2021 nog niet geformaliseerd. Het plan is volgens directie Inkomen ‘work in progress’ en een groeidocument dat op basis van veranderende omstandigheden en opgedane ervaringen verder wordt uitgewerkt. Om een efficiënt en effectief M&O beleid te bereiken adviseren wij op een meer gestructureerde wijze en gemotiveerd keuzes en afwegingen te beschrijven, daar een uitvoeringsplan aan te koppelen en die te laten vaststellen door de raad of het college.

Ook kan uit controles blijken dat aanvragers aan andere voorwaarden niet voldaan hebben. De gemeente heeft eind 2020 een bedrag van € 15 miljoen aan vorderingen uitstaan die voornamelijk het gevolg zijn van achteraf |8

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.3 Inkopen en aanbestedingen

Inhoudsopgave

Beter werkend inkoopstelsel voor verlaging van de rechtmatigheidsfout inkopen

Aanbieding

Uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel gestart

Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

>

Op 5 mei 2020 heeft het college de rapportage ‘Uitkomsten onderzoek werking inkoopstelsel Amsterdam van tijdelijke focus op onrechtmatigheid naar duurzame inzet op doelmatigheid’ vastgesteld.

De in de rapportage opgenomen speerpunten en adviezen zijn overgenomen in het ‘Uitvoeringsplan voor een beter werkend inkoopstelsel’. Met dit plan heeft het Gemeentelijk Management Team op 5 november 2020 ingestemd. Tevens is dit plan ter kennisname voorgelegd aan de wethouder Inkoop. Het college heeft aan de gemeenteraad toegezegd dat bij opvolgingen van aanbevelingen van de Rekeningencommissie er een rapportage van ACAM bij deze opvolging komt. Het uitvoeringsplan is de opvolging van de aanbeveling om het inkoopstelsel structureel te verbeteren. De rapportage van ACAM is opgenomen in bijlage 5.1 van dit verslag. Met het uitvoeringsplan zijn stappen gezet om het inkoopstelsel te verbeteren. Het project kent ook aandachtspunten, deze zijn opgenomen in onze rapportage. Het project loopt door tot 1 juli 2022. Gezien de doorlooptijd en het belang heeft de wethouder Inkoop ACAM gevraagd periodiek te rapporteren over de voortgang van het project.

Ten opzichte van 2018 en 2019 is de onrechtmatigheid over het jaar 2020 afgenomen maar is nog substantieel te noemen. De afname wordt veroorzaakt doordat er minder doorlopende fouten uit voorgaande jaren zijn. In het jaar 2020 hebben zich nieuwe rechtmatigheidsfouten voorgedaan. Hiermee is een bedrag gemoeid van € 18,3 miljoen. Dit is hoger dan in 2019 (€ 16,7 miljoen). De voornoemde fouten werken mogelijk door in komende jaren. Verbeteringen inkoopstelsel beperkt gerealiseerd waardoor aanbevelingen uit 2019 nog actueel zijn Zoals aangegeven, moet het beter werkende inkoopstelsel nog gerealiseerd worden. Dit heeft tot gevolg dat onze opmerkingen over het inkoopproces en de factuurafhandeling uit 2019 nog actueel zijn. Onderstaand zijn deze aanbevelingen benoemd, met een vooruitblik naar 2021. Er dient geborgd te worden dat alle inkoopopdrachten vanaf € 50.000 door de leadbuyers tijdig in de markt kunnen worden gezet. Sinds 2019 is een afwijkingsprocedure ingesteld. De procedure is verplicht wanneer noodzaak bestaat af te wijken van het gemeentelijk inkoopbeleid en/of Europees aanbesteden. Hiermee wordt op voorhand inzichtelijk dat bewust wordt afgeweken van de gemeentelijke- en/of de Europese aanbestedingsregels. Niet in alle gevallen hebben de in 2020 nieuw ontstane onrechtmatigheden de afwijkingsprocedures doorlopen.

Afname rechtmatigheidsfout, maar nog substantieel Een beter werkend inkoopstelsel zal de rechtmatigheidsfout verder kunnen verlagen. Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

|9

2.3 Inkopen en aanbestedingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

In 2021 is de kwartiermaker voor het oprichten van de directie Inkoop gestart. Hiermee worden stappen gezet om alle inkooppakketten juist en tijdig in de markt te zetten waarbij de thans ontwikkelde inkoopkalender de inkoopbehoefte van de gemeente in kaart heeft gebracht en dat een systeem van tweedelijnstoetsing van de voorgenomen gunningsbesluiten van de leadbuyers door de directie Inkoop wordt ingericht. In 2021 is de gemeente gestart met de definitiefase van een nieuw financieel pakket. In het uitvoeringsplan is het contractmanagement als aandachtspunt opgenomen als input vanuit de inkooporganisatie voor deze definitiefase. Invoeren van een contractmanagementsysteem dient een tweeledig doel, namelijk rechtmatig inkopen en doelmatig inkopen. Een volwaardig contractmanagementsysteem geeft volledig zicht in de lopende contracten (inclusief overeengekomen prestaties en prijzen) en hun einddatum. De benodigde aanbestedingen zijn zo tijdig inzichtelijk. Ook zal het de gemeentelijke organisatie helpen bij een “contractenrationalisatie” waarbij gelijksoortige contracten c.q. inkoopbehoeften in het vervolg gebundeld kunnen worden ingekocht.

Kwaliteit proces factuurafhandeling Het handhaven van functiescheiding bij factuurafhandeling Het handhaven van functiescheidingen bij de factuurafhandeling is een aanbeveling waarbij er opvolging in 2021 zichtbaar is. Eind maart 2021 is binnen AFS de module Facturen In Verwerking (FIV) live gegaan voor de factuurafhandeling. Deze module maakt een einde aan de oude situatie met factuurroutes die elk apart ingericht moesten worden, inclusief de vervanging binnen de route. De module FIV koppelt de factuur aan een kostenplaats waarbij een vaste budgethouder hoort. Zogeheten kwetsbare routes, waarbij een budgethouder of een prestatieakkoordverklaarder ontbreekt, zijn daardoor niet mogelijk. Vervanging is wel in te regelen binnen de module FIV, het initiatief hiervoor ligt bij de budgethouder. Voor een juiste werking van de module FIV vinden wij het van belang dat de directie Financiële Dienstverlening, die de vervanging technisch invoert, voldoende mogelijkheid krijgt om vervanging te toetsen op functiescheiding en deze waar nodig af te wijzen.

Een volwaardig contractmanagementsysteem ondersteunt het kunnen vaststellen dat geleverd is conform contract en tegen de contractuele prijs.

<

> | 10

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.3 Inkopen en aanbestedingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen

De naleving van de toepassingsregels bij prestatiemeten Prestatiemeting en het hanteren van de toepassingsregels blijft een belangrijk aandachtpunt. Evenals in voorgaande jaren blijkt uit onze accountantscontrole dat de toepassingsregels in veel gevallen niet gevolgd worden. Voor 2021 geldt dat de eerder genoemde module FIV ook het principe van 2-way matching kent. Als een ontvangen factuur overeenkomt met de eerder geregistreerde bestelling is alleen het akkoord van de prestatieverklaarder nog nodig om de factuur betaalbaar te stellen. Daarmee is het belangrijk een centrale monitoring op het naleven van de toepassingsregels wordt ingericht.

Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

> | 11

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en belangrijkste en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

>

De kwaliteit van de toelichting op begrotingsafwijkingen is voldoende Bij rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk aspect. In lijn met artikel 28 van het BBV dienen over- (en ook) onderschrijdingen goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Als het gaat om overschrijdingen waarbij het college binnen het door de gemeenteraad uitgezette beleid is gebleven, worden de uitgaven bij het vaststellen van de jaarrekening alsnog door de gemeenteraad geautoriseerd. Wat betreft de begrotingsrechtmatigheid worden deze overschrijdingen dan niet door de accountant meegenomen in de oordeelsvorming over de strekking van de controleverklaring. Indien de afwijking via tussentijdse informatie al bekend was en er geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend is dit wel in strijd met de budgetregels en wordt deze als onrechtmatig beoordeeld. Het is dan ook van belang dat begrotingsafwijkingen in het jaarverslag worden voorzien van een redengevende verklaring op basis waarvan vastgesteld kan worden of het college binnen het door de gemeenteraad vastgestelde beleid is gebleven. In algemene zin is de kwaliteit van de toelichtingen op de begrotingsafwijkingen van voldoende niveau.

In hoofdstuk 2 Financiële hoofdlijnen en in hoofdstuk 3 Programma’s van het Jaarverslag 2020 wordt per programma of per programmaonderdeel in de paragraaf ‘Financiële toelichting’ ingegaan op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting 2020 zoals vastgesteld bij de Najaarsnota (NJN).

De raad heeft gevraagd om een analyse te maken van het verschil tussen de begrote baten en lasten zoals opgenomen in de initiële begroting en de baten en lasten zoals opgenomen in de gemeenterekening. Bij deze analyse is zoals verzocht ook de informatievoorziening gedurende het begrotingsjaar van het college aan de gemeenteraad betrokken alsmede de sturingsmogelijkheden die de raad gedurende het jaar (nog) heeft. Vanwege de coronacrisis is 2020 niet te vergelijken met eerdere jaren en is het lastig(er) om trends te onderkennen. In bijlage 5.1 is een analyse opgenomen. Het jaarverslag is op onderdelen voor verbetering vatbaar, houd voldoende rekening met wet- en regelgeving Het jaarverslag bevat diverse financiële overzichten, veelal voorzien van een toelichting. Met enige regelmaat wordt in een overzicht of bij de toelichting verwezen naar toelichtingen in andere programma’s, tabellen en dergelijke. Ook omdat veel informatie wordt verschaft kan dit het zicht enigszins vertroebelen. Wij geven hieronder een aantal voorbeelden. Het samenvattend overzicht programmabegroting ontbreekt in de jaarrekening In de begroting is in hoofdstuk 7.1 ‘samenvattend overzicht programmabegroting’ een overzichtelijke opstelling opgenomen van baten, lasten, mutaties op de reserves en het resultaat. Het overzicht komt qua opzet in grote lijnen overeen met de vereisten uit het BBV. | 12

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en belangrijkste en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

>

In de jaarrekening ontbreekt dit overzicht en is onder hoofdstuk 7.1 een overzicht opgenomen van baten en lasten per programma. Dit overzicht is minder toegankelijk dan het overzicht wat is opgenomen in de begroting. Het uitgangspunt is dat de jaarrekening de begroting volgt. Wij adviseren de jaarrekening de begroting te laten volgen en daarbij oog te houden voor de eisen die het BBV stelt aan de diverse overzichten. De presentatie van het rekeningresultaat in het hoofdstuk financiële hoofdlijnen wijkt af van het resultaat in de staat van baten en lasten In het hoofdstuk financiële hoofdlijnen verwachten wij een toegankelijke presentatie van het resultaat en de meest belangrijke ontwikkelingen die tot dit resultaat hebben geleid. In paragraaf 2.2. ‘Het rekeningresultaat 2020’ wordt een tabel gepresenteerd die naar onze verwachting dit eenvoudige inzicht zou moeten geven. Het rekeningresultaat volgens deze tabel is € 181,7 negatief. Het rekeningresultaat volgens de verslaggevingsregels bedraagt € 16,2 miljoen positief. Het verschil is te verklaren doordat bij de najaarsnota is besloten het begrote rekeningresultaat van € 197,9 miljoen rechtstreeks op de algemene reserve te muteren. Aangezien dit “gedurende het jaar” gebeurt is dit deel van het rekeningresultaat niet meer zichtbaar in het eindsaldo.

De gemeente heeft dit weliswaar toegelicht, maar het presenteren van afwijkende jaarrekeningresultaten maakt het er voor de gebruiker van het jaarverslag niet inzichtelijker op.

Wij vinden het transparanter het rekeningresultaat, of delen daarvan, niet gedurende het jaar rechtstreeks op de algemene reserve te muteren. Dit voorkomt ook dat er tabellen en toelichtingen worden opgenomen die “beter” inzicht geven in het rekeningresultaat. Wij raden de gemeenteraad aan om het rekeningresultaat gedurende het jaar niet rechtstreeks op de algemene reserve te muteren. Toelichtingen soms erg technisch van aard of summier In paragraaf 2.4 “Analyse resultaat op hoofdlijnen per programma” is een toelichting opgenomen over het resultaat van het programma Verkeer, Vervoer en Waterstaat. Deze toelichting, die deels gaat over projecten die worden gedekt uit het Stedelijk Mobiliteitsfonds, is erg technisch van aard en voor de gemiddelde gebruiker lastig leesbaar. In paragraaf 2.5 “Balans ontwikkelingen en schuld” wordt aangegeven dat de omvang van het materiële en immateriële bezit € 481 miljoen lager uit kwam dan verwacht. “Dit komt vooral doordat de omvang van investeringen in ons materiële bezit lager uitkwam dan we begroot hadden”. De reden waarom het bezit lager uitkomt dan begroot ontbreekt in de toelichting. Op programmaniveau is een onderdeel “Apparaatslasten” opgenomen. Een toelichting op de afwijkingen ten opzichte van de begroting ontbreekt. De informatiewaarde is daarmee beperkt.

Uit de paragraaf bedrijfsvoering komt naar voren dat in 2020 een eigen definitie is vastgesteld voor apparaatslasten om deze in de toekomst mogelijk met de G4 gemeenten te kunnen vergelijken. | 13

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en belangrijkste en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

>

Via het BBV en waarstaatjegemeente.nl bestaat een algemeen aanvaarde definitie voor apparaatskosten. De verplichte bijbehorende indicator “kosten per inwoner” zien wij overigens niet terug in het verslag. Daarbij bestaat het risico dat termen door elkaar gaan lopen; “apparaatslasten” versus “apparaatskosten”. In de programma’s zijn per specifiek beleidsdoel de baten en lasten opgenomen. In hoofdstuk 7.5 “Doelenrealisatie” staan dezelfde bedragen met daarbij een financiële vergelijking ten opzichte van de begroting. Ook hier geldt dat de informatiewaarde beperkt is als er verder geen duiding wordt gegeven met betrekking tot de verschillen tussen de begroting en de realisatie. Verder valt op dat de doelenraming een internetbijlage was bij de begroting en de realisatie onderdeel van het verslag. Wij adviseren duidelijke keuzes te maken ten aanzien van de in de begroting en het jaarverslag op te nemen (financiële) informatie en hierbij oog te houden voor de wettelijke vereisten. In principe volgt het jaarverslag de begroting. Indien financiële overzichten worden opgenomen dienen deze voldoende te worden toegelicht om van toegevoegde waarde te zijn.

Indicatoren zeer relevant maar geen toets op betrouwbaarheid gegevens In de “regeling beleidsindicatoren gemeenten” zijn de beleidsindicatoren opgenomen die verplicht in de programma’s dienen te worden opgenomen. Daarnaast staat het gemeente vrij om eigen indicatoren toe te voegen. In het jaarverslag zijn per specifiek beleidsdoel activiteiten benoemd waaraan indicatoren zijn gekoppeld. Deze gegevens helpen de lezer om een beeld te krijgen over welke resultaten zijn bereikt. In combinatie met een financiële toelichting geeft dit informatie over wat is gerealiseerd en hoe de maatschappelijke baten zich verhouden tot de financiële lasten. De indicatoren zijn geen onderdeel van de jaarrekening en daarmee geen onderdeel van de accountantscontrole. Wij zien echter wel de toenemende relevantie van dit soort gegevens. Vanuit die gedachte geven wij in overweging om te bepalen in hoeverre de raad behoefte heeft aan zekerheid ten aanzien van (een deel van) de bij de indicatoren opgenomen gegevens. Ook transparantie over het voldoen aan niet financiële wet- en regelgeving (informatiebeveiliging, privacy , et cetera), het toepassen van data (algoritmen) en een onderwerp als duurzaamheid komen steeds nadrukkelijker op de (verslaggevings)agenda.

Wij geven de raad als kaderstellend en controlerend orgaan in overweging om te bepalen wat de eigen informatiebehoefte ten aanzien van dit soort thema’s is en daarbij ook de behoefte aan zekerheid over de opgenomen informatie en (verplichte) indicatoren te betrekken. | 14

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en belangrijkste en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

Afdoen van aanbevelingen van de Rekeningencommissie en ACAM nog beperkt Het proces van het afdoen van aanbevelingen is na een aanbeveling van de Rekeningencommissie gewijzigd. Over de opvolging van aanbevelingen wordt voortaan een voortgangsbrief gestuurd aan de Rekeningencommissie en de desbetreffende vak commissie. De in hoofdstuk 5.2 van het jaarverslag 2020 opgenomen monitor geeft de voortgang weer van het afdoen van de aanbevelingen. Het is de verwachting dat deze proceswijziging de raad in staat stelt om haar controlerende taak beter uit te voeren. Onderdeel van het proces is dat bij het voorstel om een aanbeveling af te doen een advies van ACAM wordt bijgevoegd. In de praktijk betekent dit dat wij de stand van zaken beschrijven en aangeven in hoeverre de aanbeveling is opgevolgd. Bij de jaarrekening wordt voor één aanbeveling gemeld dat deze is afgedaan. Het betreft de aanbeveling 2018-1 over inkopen en aanbesteden die in de commissie KDD van 11 november 2020 is afgedaan. De ACAM rapportage gericht op deze aanbeveling is als bijlage bij dit accountantsverslag opgenomen. De wethouder heeft aangegeven dat hij graag ziet dat ACAM periodiek over de voortgang rapporteert.

> | 15

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

Waardering balansposten Bij het waarderen gaat het om de waardering van balansposten teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente. In tijden van crisis is het niet altijd eenvoudig om de juiste waardering in te schatten. De financiële effecten worden naar verwachting in de loop van de tijd duidelijker. De belangrijkste posten waar inherent een risico wordt gelopen komen hier aan bod. Deelnemingen: deels afhankelijk van steun Het grootste deel van de deelnemingenportefeuille ondervindt de gevolgen van de overheidsmaatregelen als gevolg van de coronacrisis. In 2020 is door de gemeente een impactanalyse opgesteld. Deze analyse maakte de gevolgen voor het te verwachte dividend transparant, hetgeen een bijstelling van de begroting 2020 en 2021 ten gevolge heeft gehad. Daarnaast geeft de analyse inzicht in vermoedelijke liquiditeit- c.q. solvabiliteitproblemen bij de deelnemingen. Ultimo 2020 zijn alle deelnemingen door deelnemingenbeheer beoordeeld langs de volgende criteria: • Verkrijgingsprijs deelneming versus het verwachte eigen vermogen per 31 december 2020; • Vergelijking van de boekwaarde binnen het concern versus de intrinsieke waarde van de deelneming; • Is er een duurzame lagere waarde dan de verkrijgingsprijs en is op grond hiervan een afwaardering noodzakelijk.

<

>

steunmaatregelen van de rijksoverheid, geen aanvullende voorzieningen vanwege waarderingsvraagstukken nodig waren. Het is nog onduidelijk wat de impact van de overheidsmaatregelen in 2021 zal zijn voor de waardering van de deelnemingen. Daarnaast is het eveneens onduidelijk of het Rijk ook voor geheel 2021 ondersteuning zal geven. In 2019 heeft de gemeente een aanvullende voorziening getroffen voor het Afval Energie Bedrijf (AEB). In 2020 is een voorziening getroffen voor een deel van de rentebaten. De gemeenteraad heeft in februari 2021 haar wensen en bedenkingen ten aanzien van het go-besluit tot verkoop geuit. Ten behoeve van het verkooptraject zijn verschillende waardebepalingen opgesteld. Gezien de onzekerheden en aannames in de aan ons beschikbaar gestelde waardebepalingen kunnen wij niet vaststellen of het niveau van de voorzieningen per jaareinde in relatie tot het AEB toereikend is. Debiteuren; blijf saldi, ouderdom en ontvangsten nauwgezet monitoren Om de hoogte van de voorziening voor oninbare debiteuren te bepalen hanteert de gemeente normaliter een staffel van percentages welke is gebaseerd op een historische trend. De coronamaatregelen hebben als gevolg dat debiteuren moeilijker aan hun betalingsverplichting kunnen voldoen. Dit vertaalt zich in een oplopend saldo van de vorderingen en hun ouderdom in 2020.

Voor bepaalde groepen debiteuren heeft de gemeente maatwerk toegepast wat tot aanvullende dotaties aan de voorziening oninbaarheid heeft geleid.

Deze beoordeling maakte inzichtelijk dat er naar inschatting van het college, mede vanwege

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

| 16

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

Voor andere groepen debiteuren heeft de gemeente de gebruikelijke staffel gehanteerd. Deze is gebaseerd op de ouderdom van de vorderingen waardoor de oplopende ouderdom van de vorderingen zich ook vertaalt in een hogere voorziening. Daarbij is door de gemeente ingeschat dat er geen aanvullende dotatie aan de voorziening oninbaarheid nodig is. De huidige stand van de voorziening in combinatie met de getroffen betalingsregelingen wordt door de gemeente toereikend geacht. Hierbij geldt de opmerking dat de effecten op (middel)lange termijn van de coronamaatregelen op de economische situatie en daarmee de inbaarheid van de vorderingen nu niet goed zijn in te schatten. De onzekerheid over de mate en snelheid van het terugdraaien van deze maatregelen draagt hier aan bij. Dit betekent dat rekening moet worden gehouden met een scenario waarin de inbaarheid van de bestaande vorderingen lager blijkt dan nu bij de jaarrekening bepaald is. Wij bevelen daarom aan om bij de kwartaalafsluitingen de saldi en ouderdom van vorderingen en specifiek de ontvangsten bij betalingsregelingen te monitoren. Zo kan een eventueel lagere inbaarheid van vorderingen sneller worden opgemerkt en kan waar mogelijk worden bijgestuurd.

De effecten van de coronacrisis op de kantorenmarkt nog beperkt De directe effecten van de coronacrisis voor de lopende projecten zijn in 2020 beperkt gebleven. Zoals verwoord in de jaarrekening 2020 en het recent vastgestelde Meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) 2021 was bij een aantal projecten wel sprake van enige vertraging in de uitvoering en zijn uitgiftes doorgeschoven. Van afstel was nergens sprake. Naar de toekomst toe is de ontwikkeling van de kantorenmarkt een onzekere factor. Naar alle waarschijnlijkheid zal het nieuwe werken (thuiswerken) de vraag naar kantoorruimte gaan beïnvloeden. Grote dienstverleningsorganisaties hebben recent een scherpe krimp in huisvesting aangekondigd. Dit zal kunnen gaan doorwerken op de hoogte van de te realiseren marktprijzen. Deze gevolgen zullen zich de komende jaren uitkristalliseren en zich vertalen in een mogelijk ander perspectief op de totale grondportefeuille. Belangrijke ontwikkelingen zullen impact hebben op de beschikbare vereveningsruimte.

> | 17

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

>

Vereveningsfonds, blijf prudent en monitor de risicovolle plannen Het vereveningsfonds (VEF) is de reserve waar, in algemene termen, de resultaten van de gemeentelijk gebiedsontwikkeling (grondexploitaties) worden verevend en dekking aanwezig is voor verwachte en onverwachte tekorten op lopende projecten. In beginsel is dit “systeem” gesloten, hoewel ad hoc uit deze reserve uitnamen worden gedaan. Binnen de systematiek van het VEF vinden reserveringen plaats ten behoeve van bijvoorbeeld grote voorinvesteringen of nog te realiseren bovenwijkse voorzieningen. Reserveringen passen binnen een prudente lijn, voor deze uitgaven zijn altijd eigen middelen beschikbaar. Blijf prudent De door de raad voorgestane prudente lijn is een directe uitkomst van een eerdere recessie waarin de gemeente op de grondexploitaties materiële verliezen heeft moeten nemen. Dit vertaalde zich bijvoorbeeld in 2019 in een reservering voor de investeringen in het landmaken op IJburg (Strandeiland 2e fase), een plan met een lange horizon. Met het Meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG ) 2021 is deze reservering echter opgeheven, deze voorinvestering is geclusterd met de positieve exploitatie van Strandeiland 1e fase.

In de grondportefeuille zitten een aantal projecten waar de borging van de prudentie nadrukkelijk gewenst is. Dit zijn niet alleen plannen a la Strandeiland met een verre horizon, maar zeker ook, en in toenemende mate, de transformatiegebieden. In deze transformatiegebieden, veelal van bedrijfsterrein naar woon-werkgebied, gaan uitgaven vaak voor de baat uit en zijn beheersmaatregelen als cashflow sturing onmisbaar. Bij cashflowsturing zijn de (positieve) kasstromen bepalend voor het nemen van vervolgstappen binnen een project. Cashflow sturing is een beheersinstrument dat op dit moment verder wordt uitgebouwd. Het MPG is het document waarin de raad inzicht krijgt in de meerjarige ontwikkeling van de grondportefeuille. Voor verdere sturing- en beheersing lijkt het gewenst om in het MPG nader inzicht te geven in die projecten met een lange horizon > 10 jaar en/of waarvan het risicoprofiel op mogelijke verliezen hoog is. Via een te ontwikkelen dashboard zou de raad deze projecten dan afzonderlijk kunnen monitoren.

Het in standhouden van de reservering zou een te groot beslag leggen op de beschikbare vereveningsruimte, die door recente uitnamen belangrijk is gekort. De uit oogpunt van prudentie sterke beheersmaatregel van een directe reservering is voor dit plan dus uiteindelijk niet toegepast. | 18

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

Verantwoording meerkosten corona door de GGD Meerkosten die de GGD in 2020 heeft gemaakt in verband met het bestrijden en beheersen van corona worden door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) vergoed, wanneer deze voldoen aan de gestelde voorwaarden. De lasten en baten van de GGD maken onderdeel uit van programmaonderdeel 8.1. Volksgezondheid van het jaarverslag. Gezien de grote omvang van de totale lasten van de gemeente en de wens van het ministerie om het toetsen van de meerkosten voldoende diepgang te kunnen geven, heeft de GGD een afzonderlijke verantwoording van de meerkosten opgesteld. Het ministerie van VWS stelt op basis van deze verantwoording de vergoeding van de kosten vast. Totaal wordt over 2020 een besteding van € 25,2 miljoen verantwoord. De verantwoorde bestedingen hebben voornamelijk betrekking op bron en contact onderzoek (€ 12,7 miljoen) en bemonstering (€ 10,5 miljoen). Bij deze verantwoording verstrekken wij een aparte controleverklaring. De GGD dient de verantwoording inclusief controleverklaring vóór 1 september aan VWS aan te bieden.

Als besteding is in de SiSa bijlage 2020 € 0 verantwoord omdat de GGD de zorgbonus niet in 2020 maar in 2021 heeft uitgekeerd aan de medewerkers. Deze besteding zal worden verantwoord in de SiSa bijlage 2021. De zorgbonus is bedoeld voor zorgprofessionals die een ‘uitzonderlijke prestatie’ hebben verricht. Het gaat daarbij om zorgprofessionals die zich hebben ingezet voor patiënten en cliënten met COVID-19, dan wel hebben bijgedragen aan de strijd tegen COVID-19. Het uitgangspunt van de subsidieregeling is dat de zorgaanbieder bepaalt welke zorgprofessionals in aanmerking komen voor de bonus. De werk- of opdrachtgever kan namelijk het beste inschatten wie tijdens de uitbraak van COVID-19 een uitzonderlijke prestatie heeft geleverd. Om de zorgaanbieder hierbij te ondersteunen heeft het ministerie een handreiking opgesteld. Om de controle van de besteding te vergemakkelijken en onduidelijkheden in de beoordeling van het prestatieaspect te voorkomen adviseren wij u de beoordeling aan de hand van de handreiking van VWS vast te leggen.

Verantwoording zorgbonus in 2021 De GGD heeft in 2020 de zorgbonus aangevraagd voor haar medewerkers en ingehuurde medewerkers. Het ministerie van VWS heeft een bedrag toegekend van € 2,2 miljoen waarvan € 1 miljoen compensatie voor af te dragen belastingen. Het ministerie heeft de zorgbonus bevoorschot en stelt de uitkering vast op basis van verantwoording via de SiSa systematiek.

<

> | 19

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

2.4 Overige bevindingen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Overzicht fouten, onzekerheden en toelichting Tozo Inkopen en aanbestedingen Overige bevindingen Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Informatievoorziening Bijlagen

<

In 2020 nog geen volwaardig M&O beleid en beheersmaatregelen gerealiseerd Amsterdam heeft in 2020 € 7 miljoen PGB’s met betrekking tot jeugdhulp besteed en € 20 miljoen aan zorg. Aan de verstrekking van PGB’s is een inherent risico van misbruik en oneigenlijk gebruik gebonden. Om deze risico’s te beperken dient de gemeente beheersmaatregelen te treffen om inzicht te krijgen in de levering van de zorg aan PGB-houders. Wij hebben in ons verslag over 2019 geadviseerd door te pakken met het implementeren van M&O beleid en beheersmaatregelen in te bedden in de organisatie. Wij constateren dat er in 2020 nog geen volwaardig M&O beleid is gerealiseerd.

Om risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik adequaat te beheersen is een gestructureerde uitvoering in de praktijk nodig, waarbij vanuit een risico-analyse en een geformaliseerd plan periodiek controles worden uitgevoerd, de uitkomsten daarvan tijdig worden geëvalueerd en waar nodig vervolgacties in gang worden gezet. Overigens geldt dit voor de gehele gemeente en niet specifiek voor het beleid in het sociale domein. Wij adviseren overkoepelend M&O beleid te formuleren en dit aan de gemeenteraad voor te leggen. Dit M&O-beleid betreft de algemene uitgangspunten en de filosofie van de gemeente met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Directie OJZ had het voornemen om voor 2020 mede te steunen op de werkzaamheden die de GGD als toezichthouder van het Zorgstelsel uitvoert. Gezien de pandemie heeft dat niet de hoogste prioriteit gehad van de GGD. Eind 2020, begin 2021 is bij een klein aantal cliënten een telefonische enquête verricht. Verder is er een onderzoeksteam actief dat signalen van Misbruik & Fraude onderzoekt. De verschillende acties verricht in 2020 op het terrein van M&O zijn in beeld gebracht. Wij missen echter een evaluatie van de uitkomsten van de uitgevoerde acties.

> | 20

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3. Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Beheersing van frauderisico’s Informatievoorziening Bijlagen

<

> | 21

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Beheersing van frauderisico’s Informatievoorziening Bijlagen

<

Impact invoering rechtmatigheidsverantwoording voor 2021 naar verwachting beperkt; wel actie nodig van het college en de raad Boekjaar 2020 is naar verwachting het laatste jaar dat de accountant een separaat rechtmatigheidsoordeel opneemt in de controleverklaring. Met ingang van boekjaar 2021 zal het college via een standaardmodel verantwoording gaan afleggen over haar handelen met betrekking tot rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat onderdeel uitmaken van de jaarrekening. Als accountant geven wij een getrouwheidsoordeel af die ook toeziet op de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording, wij blijven de rechtmatigheid dus controleren. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording betekent onder meer dat rechtmatigheidsfouten en gemelde onduidelijkheden in de verantwoording geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Zo kan het voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is. Dit is een logisch gevolg van het gegeven dat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden getrouw weergegeven zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Het is de bedoeling van de wetgever dat de raad met het college een kritisch gesprek voert over de inhoud van de verantwoording.

De verantwoording beperkt zich tot drie criteria Waar momenteel getrouwheidsbevindingen (onder andere afwijkingen van het BBV en de financiële verordening ) worden meegewogen in het accountantsoordeel over rechtmatigheid zal dit vanaf 2021 niet meer het geval zijn. Omdat er een overlap bestaat tussen de getrouwheidcriteria en de rechtmatigheidscriteria zal de verantwoording zich richten op drie van de negen criteria. Dat is een belangrijk verschil ten opzichte van de huidige situatie waarbij alle negen criteria meewegen in het oordeel van de accountant. In een figuur ziet dat er als volgt uit:

De rechtmatigheidsverantwoording gaat alleen over het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

> | 22

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3.1 Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Beheersing van frauderisico’s Informatievoorziening Bijlagen

<

>

Er is sprake van een verantwoordingsgrens Een ander belangrijk verschil ten opzichte van de huidige situatie betreft het werken met een verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Dit betekent dus dat het college niet elke rechtmatigheidsfout in de verantwoording hoeft op te nemen. Het gaat alleen om die fouten die individueel of gezamenlijk boven de verantwoordingsgrens komen. De begroting 2021 kent een totaal aan lasten van circa € 7 miljard. Indien de raad bijvoorbeeld een verantwoordingsgrens van 1% gaat hanteren betekent dit dat het college fouten en onduidelijkheden vanaf € 70 miljoen moet opnemen. Maximaal zou in dit voorbeeld de verantwoordinggrens € 210 miljoen mogen bedragen. Wij merken op dat in de huidige situatie de accountant bevindingen vanaf 0,3% van de lasten rapporteert, wat neerkomt op circa € 21 miljoen. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Bij het bepalen van de verantwoordinggrens is de informatiebehoefte van de gemeenteraad het vertrekpunt.

Daarbij kunnen vervolgens de inspanningen die door de organisatie gedaan moeten worden om de informatie op een goede wijze te verkrijgen, het risicoprofiel, het kwaliteitsniveau van interne beheersing, ervaringen met rechtmatigheid in het verleden en dergelijke worden betrokken.

Vanwege het belang van rechtmatig handelen, ook in relatie tot de controlerende taak van de gemeenteraad, adviseren wij u de verantwoordingsgrens niet dermate hoog vast te stellen dat de rechtmatigheidsverantwoording uiteindelijk geen of beperkt informatie bevat. Korte termijn effect voor de organisatie De (extra) werkzaamheden voor de organisatie zullen naar verwachting beperkt zijn. Over het begrotingscriterium wordt de raad ook al geïnformeerd via de toelichtingen in de jaarrekening. Dit is derhalve geen nieuw item. Voor het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium is de afgelopen jaren geen sprake van materiele bevindingen. Met name het voorwaardencriterium is van belang omdat fouten relatief snel tot materiële bevindingen kunnen leiden, zoals bijvoorbeeld rondom inkopen. Voor 2021 verwachten wij dat de aanvullende werkzaamheden voor de gemeente vooral liggen op het terrein van het verzamelen en verwerken van de vanuit de interne beheersing beschikbaar komende informatie. Voor de jaren daarna lijkt ons de visie van de gemeente ten aanzien van rechtmatigheid relevant. Keuzes van het college en de raad beïnvloeden immers de benodigde beheersing. In de gewijzigde kadernota van de commissie BBV is een aantal stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen die relevant zijn voor zowel het college als de raad.

Wij zullen de Rekeningencommissie nader informeren over de te nemen stappen. | 23

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3.2 Risicomanagement en het weerstandsvermogen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Beheersing van frauderisico’s Informatievoorziening Bijlagen

Risicomanagement is “onderhanden werk” In ons accountantsverslag over de controle 2019 hebben wij enkele kanttekeningen geplaatst bij het risicomanagement van de gemeente. Wij adviseerden de verschillende activiteiten te integreren om tot één gemeentelijke risicoanalyse te komen, deze risico’s op gemeentebreed niveau te prioriteren en gemaakte keuzes ten aanzien van het afdekken van deze risico’s vast te leggen. Om een beter zicht te creëren op operationele risico’s is het project Versterking Operationeel Risicomanagement (VORM) gestart waarbij het bestaande risicomanagementsysteem zodanig wordt aangepast dat een meer uniforme aanpak ontstaat. Ook levert het project naar verwachting betere sturingsinformatie voor de lijn en directeuren. Positief is dat vanaf 2021 ook risico’s in het I-domein (specifiek: informatiebeveiliging, privacy, informatiebeheer) in het risicomanagementsysteem NARIS worden opgenomen. Voor de frauderisico’s is dit ook het geval. Het uiteindelijke doel is om alle risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen centraal vast te leggen om een integraal beeld te krijgen van de risico’s die de gemeente loopt en hoe deze worden beheerst. De raad heeft ons verzocht om de effectiviteit van het huidige risicomanagementsysteem te onderzoeken. De effectiviteit is onderzocht aan de hand van ISO-31000.

<

Dit is de richtlijn die de gemeente Amsterdam zelf als basis voor effectief risicomanagement hanteert. Voor het berekenen van het weerstandsvermogen voldoet de gemeente aan de randvoorwaarden zoals gesteld in ISO31000. Tegelijkertijd zien we in de “eerste lijn” grote verschillen in de manier waarop risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd worden, hoe beheersmaatregelen tot stand komen en de aandacht die aan deze processtappen besteed wordt. ISO-31000 wordt hierbij in de eerste lijn niet altijd gevolgd, terwijl een goede toepassing van deze richtlijn juist kan bijdragen aan effectiever risicomanagement binnen de gemeente. Wij hebben de uitkomsten en aanbevelingen ten aanzien van de vraag van de raad opgenomen in bijlage 5.1. Standaardiseer waar mogelijk de risicogebeurtenissen en beheersmaatregelen De effectiviteit van het risicomanagementproces is mede afhankelijk van de bottom-up opgehaalde input (risico’s en beheersmaatregelen) en de hierop uitgevoerde toetsing door de controlfuncties van de gemeente. In NARIS zijn ruim 2000 risicogebeurtenissen opgenomen welke zijn voorzien van diverse variabelen zoals oorzaak, gevolg, maatregelen en kans dat dit risico zich voordoet. Deze risico’s zijn gekoppeld aan een door de directie geformuleerde beheersmaatregel.

Een gevolg is dat veel vergelijkbare risico’s vaak, net iets anders beschreven, terugkomen en dat beheersmaatregelen bij vergelijkbare risico’s van elkaar afwijken.

> | 24

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.

3.2 Risicomanagement en het weerstandsvermogen

Inhoudsopgave Aanbieding Samenvatting Overzicht fouten, onzekerheden en overige bevindingen

Risicomanagement, fraude en rechtmatigheid Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Risicomanagement en het weerstandsvermogen Beheersing van frauderisico’s Informatievoorziening Bijlagen

Wij raden aan (ook) met standaard risicogebeurtenissen te gaan werken, waar mogelijk ook met standaard beheersmaatregelen en een vergelijkbare weging van de restrisico’s. Op deze wijze ontstaat eenvoudiger een meer overkoepelend beeld op welk gebied er actie noodzakelijk is, bijvoorbeeld omdat organisatiebrede risico’s worden gemist of als (te) laag worden ingeschat. Relatie NARIS en voorzieningen op de balans zichtbaar maken In de leidraad risicomanagement zijn de toepassingsregels opgenomen voor het vormen van voorzieningen voor geïdentificeerde risico’s. Deze toepassingsregels sluiten niet geheel aan met de financiële verslaggevingsregels (het BBV). Dit leidt in de uitvoering tot onduidelijkheden over wanneer voor een risico een voorziening getroffen dient te worden. Bij risico’s met kans groter dan 90% is volgens de beleidslijn in het algemeen het vormen van een voorziening aan de orde. Bij een kans groter dan 50%, dient het organisatieonderdeel af te wegen of voor de financiële gevolgen al dan niet een voorziening moet worden getroffen. Deze afweging wordt onvoldoende zichtbaar gemaakt. Hierdoor bestaat er geen duidelijke relatie tussen de risico’s in NARIS en de voorziening(en) op de balans.