A - 04 Raadsaangelegenheden (7) Raadsbrief bestuurlijke reactie verslag RC 2

Bezoekadres Amstel 1 1011 PN Amsterdam Postbus 202 1000 AE Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl

Retouradres: Postbus 202, 1000 AE Amsterdam

Aan de leden van de gemeenteraad van Amsterdam

Datum

8 juni 2021

Ons kenmerk Behandeld door Agnes Borst, a.borst@amsterdam.nl, 06 53 51 97 72 (DMC) Onderwerp

Bestuurlijke reactie college op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2020

Geachte leden van de gemeenteraad,

Het college reageert in deze raadsbrief op het verslag van de Rekeningencommissie over het Jaarverslag 2020 van de gemeente Amsterdam. De commissie geeft – geclusterd naar vijf onderwerpen – aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer in het algemeen en aanbevelingen voor de komende jaarverslagen. Het college bedankt de Rekeningencommissie voor een duidelijke rapportage. Op de aanbevelingen is een reactie gegeven om toekomstige verwachtingen realistisch te schetsen. Dit vanuit een gedeelde ambitie de financiën verder te verbeteren. In de terugblik en vooruitblik noemt de Rekeningencommissie nog het proces over de opvolging van aanbevelingen, dat op advies van de Rekeningencommissie afgelopen jaar is gewijzigd. Over de opvolging van aanbevelingen wordt voortaan een voortgangsbrief gestuurd aan de Rekeningencommissie en de desbetreffende vak commissie. Onderdeel van het proces is dat bij het voorstel om een aanbeveling af te doen een advies van ACAM wordt bijgevoegd. Bij de najaarsnota en het jaarverslag wordt voortaan een monitor opgenomen waarin per aanbeveling wordt aangegeven in welke commissie de voortgangsbrief over deze aanbeveling wordt behandeld of wanneer de aanbeveling is afgehandeld. Zoals ACAM en de Rekeningencommissie aangeven, is het de verwachting dat deze proceswijziging de raad in staat stelt om haar controlerende taak beter uit te voeren.

Ondanks de nieuwe werkwijze ultimo september, zijn de afgelopen maanden al veel voortgangsbrieven geagendeerd en behandeld in de raadscommissies. Echter was het afgelopen jaar een hectisch jaar, waar veel focus uitging naar de coronacrisis. Mede daardoor is er een beperkt aantal aanbevelingen afgedaan. Het college heeft hier echter wel aandacht voor en inzet

Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.nl.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 2 van 12

op gehad. Het college heeft het voornemen zich ook aankomend jaar weer in te zetten om de openstaande aanbevelingen van de Rekeningencommissie en ACAM op te volgen. In de reactie gaat het college achtereenvolgens in op de volgende onderdelen van het verslag: I. Advies over de vaststelling van het Jaarverslag 2020; II. Aanbevelingen ter verbetering van het financiële beheer in het algemeen en aanbevelingen voor de komende jaarverslagen. Zowel het advies als de aanbevelingen van de Rekeningencommissie zijn integraal in deze brief opgenomen.

I. Advies ter vaststelling van het jaarverslag Controleverklaring en bevindingen gemeenteaccountant Het jaarverslag 2020 is door de accountant voorzien van een controleverklaring met daarin een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2020 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet en regelgeving tot stand zijn gekomen. Advies ter vaststelling De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2020 vast te stellen. Reactie college: Het college is verheugd dat de commissie de raad positief adviseert het jaarverslag vast te stellen.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 3 van 12

II. Aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer 1. Transitie I-domein Het niet voldoen aan wet en regelgeving voor het I(V)-domein is zorgelijk Portefeuillehouder: wethouder Meliani Het belang van informatiebeveiliging en privacy staat in de ogen van de commissie niet meer ter discussie. Dit is afgelopen jaar wederom onderstreept door de hack bij de Overijsselse gemeente Hof van Twente, het datalek bij de GGD en de recente diefstal van gegevens van directie Belastingen van de gemeente Amsterdam. Des te opvallender dat de accountant moet concluderen dat de gemeente niet compliant is met de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierdoor loopt de gemeente onder andere het risico op datalekken van gegevens van Amsterdammers en hacks op Amsterdamse systemen, en hiermee samenhangend imago- / reputatieschade en boetes. De commissie wijst er op dat het voldoen aan deze wet- en regelgeving cruciaal is voor het vertrouwen van de burger en de continuïteit van de dienstverlening van de gemeente. De eindrapportage van de bestuursopdracht I-domein die begin 2020 is gepubliceerd, schetst de digitaliseringsopgave voor de stad. Veel ambities zitten nog in de fase van voorbereiding en planvorming.

De commissie verwacht dat het college op korte termijn acties in gang zet om te voldoen aan de BIO en AVG en hierover rapporteert aan de raad. De accountant kan gedurende het jaar aanvullende zekerheid geven bij de voortgang van de implementatie. Uit het jaarverslag is niet af te leiden of de gemeente wel of niet voldoet aan de normen ten aanzien van informatieveiligheid en Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). De commissie acht dit echter van aanzienlijk belang en ziet geen noemenswaardige belemmeringen die het onmogelijk zouden maken dit in het jaarverslag op te nemen. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Prioriteit te geven aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en bescherming van gegevens en hierover te rapporteren aan de raad in 2021, inclusief een benchmark ten opzichte van andere gemeenten. 2. De uitkomsten van de ENSIA-audits te verwerken in het jaarverslag. Reactie college: 1. Het college onderschrijft het belang om continu aandacht te geven aan het voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging. Zo wordt er op het gebied van gegevensbescherming gewerkt aan de actualisatie van het register waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn opgenomen en het bepalen en naleven van bewaartermijnen van persoonsgegevens.

Op het gebied van de informatiebeveiliging wordt in 2021 in het kader van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het risicobeeld en bijbehorende maatregelen per directie in kaart gebracht. Dit is al voor 80 % uitgevoerd. Aan het einde van het tweede kwartaal kan de raad de

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 4 van 12

jaarrapportages 2020 over informatiebeveiliging en gegevensbescherming tegemoet zien. De rapportages zullen ter kennisname worden geagendeerd in de vergadering van de raadscommissie KDD. Het college wil de mogelijkheden om een benchmark ten opzichte van andere gemeenten in te richten nader onderzoeken. Het college denkt daarbij met name aan een vergelijking in G4verband. Hierbij moet aangetekend worden dat wij daarbij afhankelijk zijn van de medewerking van andere gemeenten. Bij de Najaarsnota zullen wij u informeren over de voortgang van dit onderzoek. 2. Het college begrijpt uw wens om de uitkomsten van de ENSIA-audits te verwerken in het Jaarverslag. Het is echter niet mogelijk om daarin de uitkomsten van de ENSIA-audits te verwerken. Het bestuurlijke ENSIA-verantwoordingstraject valt samen met besluitvormingstraject van het Jaarverslag. De oplevering van de benodigde documentatie voor de ENSIA-verantwoording (met name van externe partijen die we inschakelen) kan in de praktijk niet vervroegd worden.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 5 van 12

Inzicht in SaaS-toepassingen nog steeds beperkt, actie op korte termijn noodzakelijk Portefeuillehouder: wethouder Meliani De gemeente gebruikt ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen sinds een aantal jaar steeds meer toepassingen op basis van software as a service (SaaS) in plaats van het in eigen beheer ontwikkelen en/of onderhouden van IT-systemen. De gemeente blijft hierbij echter onverminderd verantwoordelijk voor de uitbestede IT-diensten. De commissie heeft in haar verslag over de jaarrekening 2018 aanbevolen expliciete kaders op te stellen voor de toepassing van SaaSoplossingen. Er is afgelopen jaar een (brede) cloudstrategie opgesteld, maar die dient nog nader te worden uitgewerkt. Risico-en compliancekaders ontbreken, terwijl wel al SaaS-diensten worden afgenomen door de gemeente. Daarnaast bestaat er gemeentebreed geen compleet inzicht in de afgenomen SaaS-diensten en afspraken over de beheersing hiervan. Er kan dus niet centraal worden gestuurd op risico’s rond continuïteit, informatiebeveiliging en privacy. De commissie vindt het problematisch dat SaaS wordt toegepast zonder dat daar specifieke gemeentelijke kaders voor zijn. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Op korte termijn risico- en compliancekaders voor SaaS- en andere clouddiensten te realiseren. 2.

In de tussenliggende periode (tijdelijke) beheersingsmaatregelen te treffen die risico’s rond SaaSen andere clouddiensten mitigeren. 3. Hierover te rapporteren aan de raad in 2021. Reactie college: Het college stelt in het tweede kwartaal van 2021 een cloud strategie op. Hierin zijn de ambities, prioriteiten en speerpunten van Amsterdam vertaald naar principes, inrichtingskeuzen en acties. Deze strategie wordt na het zomerreces aangeboden aan de raad. Het college werkt daarnaast aan beter inzicht in de risico´s en verhoging van de kwaliteit van de interne beheersing in het Idomein. Er is een nieuwe verwerkersovereenkomst vastgesteld waarin scherpere eisen worden gesteld aan leveranciers van SaaS-diensten en hierop wordt al geacteerd. Ook wordt er ingezet op Business Continuity Management. In het kader van die ontwikkelingen zal het college specifiek aandacht besteden aan de mogelijke risico’s en de borging van de continuïteit van SaaStoepassingen. Hierbij wordt zowel gekeken naar het gebruik van de toepassing als de toegang tot de data. Het college zal de raad bij de Najaarsnota informeren over de stand van zaken.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 6 van 12

2. Rechtmatigheid inkopen Inkopen en aanbesteden moeten structureel op orde Portefeuillehouder: wethouder Groot Wassink Het stemt de commissie positief dat de onrechtmatigheid over het jaar 2020 is afgenomen ten opzichte van 2018 en 2019. Wel lijkt op dit moment nog met name sprake te zijn van symptoombestrijding. De commissie ziet nog beperkt een structurele verbetering van het inkoopstelsel. In 2020 is een uitvoeringsplan voortkomend uit de bestuursopdracht inkoop opgesteld. Het uitvoeringsplan moet vervolgens worden uitgewerkt in onderliggende plannen. De accountant rapporteert dat de verbeteringen in het inkoopstelsel beperkt zijn gerealiseerd waardoor de aanbevelingen uit 2019 nog actueel zijn. De commissie heeft in haar verslag over de jaarrekening 2016 de aanbeveling gedaan om een centraal contractmanagementsysteem in gebruik te nemen. Ook in 2020 is gebleken dat dit systeem nog steeds niet is geïmplementeerd. De daadwerkelijke implementatie van structurele verbeteringen ziet de commissie tot nu toe dus beperkt terug. De commissie verwacht dat het inkoopstelsel structureel op orde wordt gebracht en dat hierover aan de raad wordt gerapporteerd. Het college heeft aangegeven het op prijs te stellen als de accountant periodiek aanvullende zekerheid over de voortgang geeft. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1.

Op korte termijn te starten met de daadwerkelijke implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel. De periodieke rapportage van ACAM over dit onderwerp tijdig te delen met de raad. Reactie college: Zoals opgenomen in de reactie van het college op het Generaal Verslag betekent een beter werkend inkoopstelsel een gezamenlijke veranderopgave van de gehele organisatie. Via het uitvoeringsplan, periodieke rapportages, indien nodig (bij)sturing via het GMT zijn al belangrijke eerste stappen gezet. Dit heeft onder andere geresulteerd in een goedkeurende verklaring op het Jaarverslag door de ACAM. Daarnaast heeft de ACAM in haar onderzoek opvolging aanbevelingen Rekeningencommissie inzake het inkoopstelsel onder andere opgenomen dat er voldoende middelen en capaciteit beschikbaar moeten zijn om de verbeteringen te realiseren. Het college onderschrijft dat in haar raadsbrief van 11 mei 2021. Vanwege het door zowel de ACAM als het college onderkende belang van dit verandertraject, heeft het college de ACAM gevraagd periodiek de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen van het Adviesrapport Inkoopstelsel te monitoren. Uiteraard worden deze periodieke vervolgrapportages, voorzien van een bestuurlijke reactie, met u als raad gedeeld.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 7 van 12

3. Risicomanagement en het weerstandsvermogen Strakke monitoring op het weerstandsvermogen gewenst Portefeuillehouder: wethouder Everhardt Als gevolg van de coronacrisis is het weerstandsvermogen van de gemeente in 2020 gedaald tot ver onder het gewenste niveau. Het weerstandsvermogen is het vermogen van de gemeente om onverwachte tegenvallers op de korte termijn op te vangen. Hiermee vormt het een belangrijk onderdeel van het risicomanagementstelsel in Amsterdam. Het weerstandsvermogen is sterk afhankelijk van de omvang van de algemene reserve. Het plan van de gemeente is de algemene reserve zodanig aan te vullen dat na drie jaar een aanvaardbaar weerstandsvermogen is bereikt. Het herstelplan voor de algemene reserve biedt zicht op verbetering voornamelijk door bezuinigingen en opbrengsten uit de overstapregeling eeuwigdurende erfpacht. Gezien de coronacrisis is de haalbaarheid van het herstelplan omgeven met onzekerheid. De commissie acht strakke monitoring op dit herstel daarom essentieel. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De raad zich periodiek en frequent door het college te laten informeren over de voortgang van het herstelplan voor de algemene reserve. Reactie college: Het college neemt de aanbeveling over.

Het college monitort het niveau van de Algemene reserve bij het jaarverslag, de voorjaarsnota en de begroting en zal daarvan verslag doen aan de raad in deze stukken.

Meer aandacht voor niet-financiële risico’s is vereist Portefeuillehouder: wethouder Everhardt (en het college) De accountant constateert dat in de organisatie grote verschillen zijn in de manier waarop risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd worden, hoe beheersmaatregelen tot stand komen en de aandacht die aan deze processtappen besteed wordt. De conclusie is dat ISO-31000 (in de ‘eerste lijn’) niet altijd wordt gevolgd. Dit acht de commissie opvallend, gezien dit de richtlijn is die de gemeente zelf als basis voor effectief risicomanagement hanteert. De effectiviteit van het risicomanagementproces is mede afhankelijk van de bottom-up opgehaalde input (risico’s en beheersmaatregelen). De commissie heeft in haar verslag over de jaarrekening 2019 aandacht gevraagd voor de samenhang in risicomanagementactiviteiten binnen de gemeente. In aanvulling hierop is in de motie Biemond en Hammelburg (juni 2020) het college verzocht tot één gemeentelijke integrale risicoanalyse te komen en gemaakte keuzes ten aanzien van het mitigeren van die risico’s vast te leggen en daarvan in het vervolg verslag te doen in het jaarverslag. De commissie ziet dit niet terug in het jaarverslag 2020.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 8 van 12

De commissie vindt het positief dat onder het project Versterking Operationeel Risicomanagement (VORM) ook risico’s in het I-domein (specifiek: informatiebeveiliging, privacy, informatiebeheer) en frauderisico’s in het risicomanagementsysteem Naris worden opgenomen. Wel vraagt de commissie zich af of alle organisatieonderdelen op dit moment voldoende in staat zijn om goede risico’s en beheersmaatregelen ten aanzien van het I-domein en fraude te identificeren. Daarnaast blijkt dat veel vergelijkbare risico’s van verschillende organisatieonderdelen vaak net iets anders beschreven in Naris zijn opgenomen. Aanvullend blijken ook veel beheersmaatregelen bij vergelijkbare risico’s vaak van elkaar afwijken. De commissie acht het daarom raadzaam om met standaard risicogebeurtenissen te gaan werken, en waar mogelijk ook met standaard beheersmaatregelen en een vergelijkbare weging van de restrisico’s. Dit laat onverlet dat organisatieonderdelen zelf periodiek gedegen risicoanalyses blijven uitvoeren en dat er wordt op toegezien dat dit gebeurt. Een volgende stap is in de ogen van de commissie om ook de aandacht voor de beleidsrisico’s te versterken. Dit is ook in lijn met de ingezette lijn van het programma en (nieuwe) management control framework Amsterdam Doelgericht.

Amsterdam doelgericht schrijft voor dat risicobeheersing plaatsvindt op de programmaonderdelen en taken uit de programmabegroting. Dit zal zich in de ogen van de commissie dus ook moeten gaan uiten in het risicomanagement van de gemeente. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Conform de motie Biemond en Hammelburg in het jaarverslag te rapporteren over de gemeentelijke integrale risicoanalyse en de mogelijke (keuzes in) mitigerende maatregelen. 2. In het risicomanagementsysteem Naris met standaard risicogebeurtenissen te gaan werken, en waar mogelijk ook met standaard beheersmaatregelen en een vergelijkbare weging van de restrisico’s, zonder dat dit leidt tot het doorlopen van een ‘tick the box event’. 3. In aanvulling op IT- en frauderisico’s, ook de aandacht voor beleidsrisico’s in het risicomanagementproces te versterken. Reactie college: 1. Het college is erkentelijk voor de constructieve en voortdurende aandacht vanuit de raad voor risicomanagement voor zowel financiële als niet financiële risico’s. Het is belangrijk daarover in gesprek te blijven. De aanbeveling van de rekening commissie - het rapporteren over risicomanagement in integrale zin - ziet het college als een sluitstuk van de risicomanagementprocessen die binnen de gemeente zijn georganiseerd. Daar is al veel voor handen bij besluitvorming, in bestuurlijke rapportages en in de P&C-producten.

Daar bovenop zal het college uitvoering geven aan deze aanbeveling door een gesprek met de Rekeningencommissie over een doeltreffende en doelmatige aanvulling aan het huidige pallet waarbij een extra rapportage in het jaarverslag een mogelijkheid is. Daarbij hecht het college eraan dat er al veel beweging is in het integrale denken, toepassen en communiceren over risicomanagement in onze organisatie. Voorbeelden zijn de brede control tafels die integraal op programma niveau onder andere het risicomanagement benaderen, het risk en audit

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 9 van 12

comité dat op thematische wijze het risicomanagement op GMT-niveau behandeld en technische sessies met de raad. 2. Het college neemt de aanbeveling over. NARIS is het organisatie breed gebruikte systeem voor risicomanagement. Alle organisatieonderdelen leggen in dit systeem hun risico’s vast. Met het project versterking operationeel risicomanagement (VORM) wordt het werken met standaardrisico’s en beheersmaatregelen geïntroduceerd. Dit project is in 2020 gestart en zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2021 worden afgerond. 3.

Het college neemt de aanbeveling over. Met ingang van de begroting 2022 zal er meer sturing komen op de wijze van behandeling van beleidsrisico’s en communicatie over de beleidsrisico’s met de raad. Verslaglegging vindt plaats in de programma’s bij het jaarverslag en de begroting.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 10 van 12

4. Integriteit en fraude Structurele aandacht voor integriteit en fraude in day to day business is gewenst Portefeuillehouder: burgemeester Halsema (en het college) Het vertrouwen van Amsterdammers in de gemeente wordt versterkt als zij zien dat de aandacht voor fraude en integriteit serieus vorm krijgt binnen de organisatie. Organisatieonderdelen binnen de gemeente stellen daarom jaarlijks een frauderisicoscan op. In deze scan inventariseren zij fraude- en integriteitsrisico’s voor hun werkprocessen en formuleren zij beheersmaatregelen. Het college informeert de raad jaarlijks over de uitkomsten van deze scans. Bureau Integriteit rapporteert over 2020 dat veel frauderisicoscans weinig doorontwikkeling laten zien ten opzichte van voorgaande jaren en niet duidelijk is of de geformuleerde beheersmaatregelen daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast. Als werkprocessen en de beheersing niet goed zijn ingericht, wordt ook het ontdekken van fraude lastiger. Het valt de commissie op dat het aantal meldingen van fraude bij Bureau Integriteit ook in 2020 beperkt is. Het is moeilijk te interpreteren of dit goed of slecht nieuws is. Komt dit omdat er daadwerkelijk zo weinig fraudegevallen zijn, of staan de voelsprieten van de organisatie onvoldoende aan? De commissie acht het van belang dat er in de gemeente voortdurende aandacht is en blijft voor fraude- en integriteitsrisico’s.

Fraude is iets wat constant aandacht vraagt, juist ook in de ‘reguliere’ processen en day to day business. Het gaat er uiteindelijk om dat de basis op orde is. Het (structureel) nagaan van de werking van de aan de risico’s gekoppelde beheersmaatregelen kan inzicht geven of de benoemde risico’s in de praktijk voldoende worden afgedekt. Ook kan ‘blik van buiten’ op extra gevoelige thema’s of plekken in de gemeente helpen de organisatie scherp te houden. Denk hierbij aan frauderisico’s die komen kijken bij thuiswerken, tijdelijke inhuur of deelnemingen. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Het college jaarlijks over de aanpak van fraude en integriteit binnen de gemeente te laten rapporteren aan de raad. 2. ACAM over de implementatie en werking van de aan frauderisico’s gekoppelde beheersmaatregelen aan de raad te laten rapporteren, en hierin ook de jaarlijkse rapportage van het college aan de raad in mee te nemen. Reactie college: Het college herkent de aanbevelingen, deze ondersteunen en versterken de inzet van het college om structureel aandacht te besteden aan fraude- en integriteitsrisico’s. De fraude- en integriteitsrisico’s zullen ook in 2021 met de daarvoor ontwikkelende methodiek worden beschreven. Dat is belangrijk om de kwaliteit van de risicobeschrijvingen en daaraan gekoppelde beschreven beheersmaatregelen te waarborgen.

Die kwaliteit bepaalt de effectiviteit van de interne risicobeheersing. Vanaf 2021 zullen de op deze wijze geïnventariseerde risico’s in Naris worden gezet, waardoor ze onderdeel gaan uitmaken van het totaaloverzicht van risico’s.

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 11 van 12

5. Leesbaarheid jaarverslag Jaarverslag moet beter leesbaar worden voor belangrijke doelgroep: de Amsterdammer Portefeuillehouder: wethouder Everhardt Al vanaf het B en W-besluit huisstijl (2002) moet de gemeente verplicht in heldere taal schrijven, zeker als het gaat om externe stukken. Dit betekent dat een gemeentelijke tekst helder, actief en begrijpelijk is. De commissie acht het jaarverslag niet uitgesloten van deze eisen. De afgelopen jaren heeft de commissie daarom meermaals aandacht gevraagd voor de leesbaarheid van het jaarverslag. Ten opzichte van de verslagen van voorgaande jaren heeft de commissie hierin diverse verbeteringen waargenomen. Toch blijft ook het huidige jaarverslag voor de gemiddelde (en bij vlagen zelfs voor de geoefende) lezer ingewikkeld. Zeker indien als uitgangspunt voor de leesbaarheid een belangrijke doelgroep wordt genomen: de Amsterdammer. Toelichtingen in het jaarverslag 2020 zijn soms erg technisch van aard of summier. Ook wordt er met enige regelmaat in een overzicht of bij de toelichting verwezen naar toelichtingen in andere programma’s en tabellen. Dit maakt het er niet overzichtelijker op. De commissie heeft begrepen dat het jaarverslag bottom-up vanuit de organisatieonderdelen wordt samengesteld. De commissie vraagt zich hierbij af of wel altijd de doelgroep van de teksten voor ogen wordt gehouden.

Ook is niet duidelijk of hierbij voldoende helder is met welk doel en vanuit welk uitgangspunt teksten worden geschreven. Een echte eindredactie, inclusief een toetsing op de inhoudelijke kwaliteit van de toelichtingen en de onderlinge samenhang, ontbreekt. De commissie acht het daarom nuttig om in het jaarverslagproces een expliciete en professionele eindredactie in te bouwen voor de inhoud van het jaarverslag. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een kritische tegenlezer van het communicatiebureau van de gemeente. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Voor het komende jaarverslag vanaf nul te bepalen welke informatie noodzakelijk is voor de beoogde doelgroep en in relatie tot de begroting, en welke uitgangspunten hierbij gelden (bijvoorbeeld vanuit de verslaggevingsrichtlijnen). 2. In het aanleveren van de teksten voor het jaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep vanuit de (eerder) geformuleerde uitgangspunten. 3. In het jaarverslagproces een professionele eindredactie in te bouwen, bijvoorbeeld door het communicatiebureau van de gemeente. Reactie college: 1. De kwaliteit en informatiewaarde van toelichtingen, en de leesbaarheid van P&C-producten heeft onze blijvende aandacht. Echter onderschrijft het college dat sommige toelichtingen uit het huidige jaarverslag nog steeds ingewikkeld zijn en voor verbetering vatbaar.

De aanbeveling van de Rekeningencommissie om opnieuw te beoordelen welke informatie

Gemeente Amsterdam

Datum 8 juni 2021 Kenmerk Pagina 12 van 12

noodzakelijk is en welke uitgangspunten hierbij gelden, sluit aan bij het advies van ACAM om duidelijke keuzes te maken ten aanzien van de op te nemen (financiële) informatie en hierbij oog te houden voor de wettelijke vereisten. Net zoals het advies van ACAM, neemt het college deze aanbeveling dan ook over. 2. We stellen het jaarverslag op met een aantal verschillende doelgroepen in gedachten; de raad, de Amsterdammer en de financiële professional. Gegeven die brede insteek is het lastig om het jaarverslag aan te laten sluiten op eenieders behoefte qua behoefte en leesbaarheid, en op het juiste detailniveau voor de verschillende doelgroepen op te stellen. De financiële toelichtingen zouden nog kunnen winnen aan kwaliteit, maar vanuit de centrale regie is dat lastig te realiseren. Dit heeft natuurlijk wel onze aandacht, waarbij het streven is om dit aan de voorkant zo goed mogelijk te organiseren (onder andere door het geven van schrijftrainingen en het wijzen op de afspraken en tips volgens de ‘Amsterdamse Schrijfwijzer’). 3.

Op dit moment lezen collega’s vanuit communicatie halverwege het proces mee op de programmabladen en paragrafen die worden opgesteld. Om de leesbaarheid van het jaarverslag te vergroten kunnen we de ‘voorlaatste’ versie van het jaarverslag onderwerpen aan een redactionele frisse blik. Dit kan bijdragen aan een verbeterslag op de leesbaarheid van in ieder geval de hoofdlijnen. Die worden nu opgesteld in een iteratief proces, waardoor na enkele versies op een gegeven moment enige ‘blindheid’ voor de tekst op kan treden.

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam,

Victor Everhardt Wethouder Financiën