A - 03 Raadsaangelegenheden (7) Verslag Rekeningencommissie 2022 Amsterdam D

Verslag van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2022 van de gemeente Amsterdam I. Inleiding Hierbij doet de Rekeningencommissie (de commissie) verslag van haar bevindingen bij het jaarverslag 2022 en het financieel beheer van de gemeente Amsterdam (de gemeente) en doet zij aanbevelingen ter verbetering.

Taak Rekeningencommissie De commissie adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen. De commissie is een apolitieke commissie. Op dit moment zijn nog niet alle partijen uit de gemeenteraad vertegenwoordigd in deze commissie. De commissie wil de partijen die nog geen leden hebben afgevaardigd uitnodigen om deel te nemen aan de Rekeningencommissie.

Werkwijze Rekeningencommissie Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag van Auditdienst ACAM (de accountant) over de controle van de jaarrekening van de gemeente. De accountant heeft de controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie. Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2022 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met wethouder Hester van Buren (o.a. verantwoordelijk voor portefeuilles financiën, P&O en coördinatie inkoop, coördinatie bedrijfsvoering), wethouder Alexander Scholtes (o.a. verantwoordelijk voor portefeuilles ICT en digitale stad), de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de Chief Information Security Officer (CISO) en het hoofd Bureau Integriteit. De commissie heeft de gesprekken met de bestuurders in openbaarheid gevoerd en niet achter gesloten deuren, om zodoende de aandacht voor het bestuur en de gemeenteraad te stimuleren. Het is aan de gemeenteraad om de aanbevelingen over te nemen en deze door middel van een raadsuitspraak te bekrachtigen. Hiertoe zijn de aanbevelingen opgenomen in de voordracht bij dit verslag.

Opbouw verslag De commissie geeft in hoofdstuk II advies over de vaststelling van het jaarverslag 2022. Hoofdstuk III bevat aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer.

1

II. Advies ter vaststelling van het jaarverslag Controleverklaring gemeenteaccountant Het jaarverslag 2022 is door de accountant voorzien van een controleverklaring met daarin een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2022 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Een goedkeurend oordeel voor de rechtmatigheid betekent dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen.

Advies ter vaststelling De commissie adviseert de gemeenteraad het jaarverslag 2022 vast te stellen.

2

III. Aanbevelingen ter verbetering van het jaarverslag en het financiële beheer 1. Inleiding De commissie heeft onderzoek uitgevoerd naar het jaarverslag 2022 en het daaraan gekoppelde financieel beheer. Het jaar 2022 stond in het teken van de coronacrisis, de oorlog in Oekraïne, de energiecrisis en woningcrisis. Deze crises hebben een grote impact gehad op de gemeentelijke financiën, processen, medewerkers en uiteraard de inwoners van de gemeente. Positief is dat het boekjaar 2022 afgesloten is met een positief resultaat, geïnvesteerd is in de stad en de financieel economische situatie als gevolg van de Corona Crisis sneller dan verwacht sterk is verbeterd. Voor de gemeente is de uitdaging om ervoor te zorgen dat de huishouding zo is ingericht dat de gemeente grip heeft op zowel positieve als negatieve ontwikkelingen. Daarbij kan gedacht worden aan de stijgende rente en inflatie, de krapte op de arbeidsmarkt, onverwacht hoge grondopbrengsten en toeristenbelasting en de effecten van de herverdeling van het gemeentefonds. Een wendbare begroting en dito financieel stelsel zijn hierbij van groot belang. De controleverklaring met daarin een goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid stemt de commissie positief. Ook is de commissie blij om te constateren dat eerdere aanbevelingen van de commissie deels zijn opgevolgd en tot verbeteringen hebben geleid.

Mede door actief “aanjagen” door het management zijn meer dan in voorgaande jaren bevindingen opgepakt en afgedaan. Dit had echter een ad hoc karakter en ontbreekt het de gemeente nog aan structurele borging om aanbevelingen tijdig op te pakken. In combinatie met de constatering dat voor meerdere aanbevelingen nog niet de gewenste voortgang is geboekt, maakt de commissie zich zorgen over het tempo waarin verbeteringen worden doorgevoerd en de mate van structurele borging. De risico’s moeten tijdig worden onderkend en beheerst en processen moeten eenduidig en voorspelbaar zijn voor zowel de ambtenaren als de burgers. Het beheerst (en voorspelbaar) laten verlopen van processen vraagt naast vertrouwen een bepaalde mate van controle, zowel in als op de processen. De mate van controle bij de uitvoering van gemeentelijke processen is soms bepaald door wettelijke vereisten, soms bepaald door gemeentelijke verordeningen of is soms een politieke keuze (daar waar die ruimte bestaat). Er mag worden uitgegaan van een zekere mate van professionaliteit en daarmee vertrouwen in de ambtelijke organisatie. De nadruk moet liggen op een adequate risicoschatting en acceptatie en daarmee het vinden van een optimum tussen vertrouwen en controle. De commissie moedigt dan ook aan om te (blijven) zoeken naar een juiste balans tussen vertrouwen en controle en komt daar in de aanbevelingen op terug.

De betrokkenheid van de raad bij het afdoen van aanbevelingen De commissie is positief over het proces van afdoen van aanbevelingen. De gereedmeldingen worden door de verantwoordelijke wethouders middels brieven aan de commissies aangeboden, in de meeste gevallen voorzien van een advies van ACAM. De Rekeningencommissie roept de raad op om goed notie te nemen van de inhoud van de 3

brieven en het advies van ACAM en deze niet alleen ter kennisgeving aan te nemen. De controlerende taak is te belangrijk om alleen aan de Rekeningencommissie over te laten. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. De brieven van de wethouders met voorstel tot afdoening van bevindingen op te nemen op de termijnagenda.

Op basis van het onderzoek van de commissie worden hieronder een aantal specifieke thema’s besproken.

4

2. Fraude Aanpak richt zich bijna uitsluitend op bewustwording (basis soft controls), actieve verificatie ontbreekt De interne organisatie is mede door omstandigheden constant aan het veranderen. Ambtenaren werken niet meer volledig op kantoor maar ook deels thuis, de informatie is steeds meer digitaal en sneller deelbaar, wat de gelegenheid voor fraude vergroot. De accountant merkt op dat dat het aantal meldingen bij Bureau Integriteit (BI) over fraude al jaren beperkt is. Vrij recent zijn er nieuwsberichten verschenen met betrekking tot ambtenaren en fraude. De Rijksrecherche meldt dat criminele organisaties steeds beter weten door te dringen bij overheidsorganisaties en de ingeregelde processen dekken niet altijd in voldoende mate de kwetsbaarheden af. Rode vlaggen worden niet altijd gesignaleerd en gemeld bij het juiste orgaan binnen de gemeente. Het risico op ondermijning neemt toe waarbij tevens sprake kan zijn van vermenging van slachtoffer en dader. De commissie heeft het onderwerp fraude uitvoerig besproken. De commissie heeft geen aanwijzingen van mogelijke onontdekte fraudes, maar de commissie heeft ook geen zekerheid dat de huidige processen zo zijn ingericht dat alle fraudes worden gesignaleerd en gemeld. De organisatie zet sterk in op fraudebewustzijn en soft controls.

De commissie is van mening dat het goed is om de organisatie in te richten vanuit vertrouwen en niet vanuit wantrouwen. Op dit moment lijkt het erop dat vooral wordt gesteund op de soft controls en reguliere beheersmaatregelen in de lijn om fraude te ontdekken en melden. Een opsporingstaak voor BI ontbreekt. Afgelopen jaren is in het kader van het fraudeoffensief kwetsbaarheden in processen en systemen in kaart gebracht en heeft men getracht de belangrijkste kwetsbaarheden te dichten. Er wordt echter niet actief geverifieerd of aanwezige kwetsbaarheden daadwerkelijk hebben geleid tot misbruik. Uit de gevoerde gesprekken komt het beeld naar voren dat mogelijk niet alle integriteitsschendingen en fraudes worden gemeld of ontdekt. De commissie vindt het, onder andere in het licht van eerdergenoemde berichtgeving, niet van deze tijd dat er geen actieve verificatie plaatsvindt en men slechts in actie komt als er een melding wordt gedaan bij Bureau Integriteit. Mogelijkheden tot het centraal laagdrempelig melden van kwetsbaarheden in processen en systemen voor fraude ontbreken In 2022 zijn 154 meldingen gedaan op basis waarvan er 17 onderzoeken zijn uitgevoerd door BI (bron: Jaarverslag Bureau Integriteit 2022). Van de 17 onderzoeken in 2022 betroffen slechts 7 fraude (3) en corruptie (4).

De Rekeningencommissie constateert, samen met de organisatie, dat de drempel tot het melden van (mogelijke) integriteitsschendingen en kwetsbaarheden in processen en systemen momenteel mogelijk te hoog is en dat dit laagdrempeliger moet. Op dit moment wordt gezocht naar mogelijkheden om die drempel te verlagen. De Rekeningencommissie onderschrijft dit streven en verwacht het komend jaar de resultaten van deze actie terug te zien.

5

De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Periodiek de gemeentelijke processen en systemen te evalueren op kwetsbaarheden voor fraude; 2. Actieve verificatie structureel te borgen om vast te stellen of er al dan niet fraudes hebben plaats gevonden; 3. Te onderzoeken op welke wijze de drempel om meldingen te doen bij Bureau Integriteit kan worden verlaagd; 4. Te onderzoeken op welke wijze kwetsbaarheden in processen en systemen voor fraude, buiten de lijn om, laagdrempelig centraal kunnen worden gemeld.

6

3. Business Continuity Management Business continuity management moet meer aandacht krijgen De continuïteit van de processen van de gemeente is van cruciaal belang voor de dienstverlening aan Amsterdammers. Sinds 2020 vraagt de accountant in haar accountantsverslagen aandacht voor het onderwerp Business Continuity Management (BCM). Onlangs (februari 2023) zijn de kernprocessen vastgesteld door het Gemeentelijk Management Team (GMT) en is een externe partij bezig met het opstellen van een startnotitie om het beleid verder vorm te geven en is toegezegd om in 2023 crisissituaties te gaan simuleren. Daarnaast blijft het een aandachtspunt dat het al enkele jaren niet lukt om de positie van Business Continuity Manager in te vullen. De commissie constateert dat ondanks eerdere aanbevelingen de gemeente het nog niet gelukt is om dit onderwerp structureel te borgen in de organisatie. De gemeente onderkent weliswaar het belang ervan, acteert (ad hoc) adequaat op incidenten, maar boekt nog onvoldoende voortgang in het formuleren van beleid en het organisatorisch inbedden en bemensen van BCM. De verantwoordelijkheid voor dit onderwerp zou breed in de organisatie gevoeld en genomen moeten worden. Daarom vindt de commissie het zorgelijk dat de verantwoordelijkheid voor BCM nog niet (definitief) breder is belegd en vooralsnog alleen de Chief Information Officer (CIO) verantwoordelijk is.

Ook bredere bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit onderwerp acht de commissie van belang. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Een alternatief scenario uit te werken indien het wederom niet lukt om op korte termijn de vacature voor manager BCM te vervullen; 2. Beleid te formuleren ten aanzien van BCM; 3. De verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het gemeentelijk managementteam (GMT); 4. BCM in te richten voor de organisatie op basis van een risicoanalyse met daarbij specifieke aandacht voor de kernprocessen; 5. Ook de bestuurlijk verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het college.

7

4. Transitie I-domein Nog niet volledig compliant zijn aan wet- en regelgeving voor het I(V)-domein is zorgelijk In de voorgaande verslagen van de commissie zijn aanbevelingen gedaan voor het voldoen aan wet- en regelgeving binnen het I-Domein. Vanwege het belang heeft de commissie de accountant gevraagd om over dit onderwerp specifiek te rapporteren. De accountant heeft wederom gerapporteerd dat de gemeente nog niet voldoet aan diverse wet- en regelgeving zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Wet politiegegevens (WPG), Wet open Overheid (WOO) en de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). De commissie heeft deze onderwerpen besproken en geconstateerd dat afgelopen jaar stappen zijn gezet om te voldoen aan de wettelijke vereisten. De commissie is van mening dat het voldoen aan wet- en regelgeving altijd het streven moet zijn, dat het (nog) niet voldoen aan (onderdelen) van wet- en regelgeving te allen tijde uitlegbaar moet zijn aan de burger, raad, wetgever en toezichthouders en gepaard moet gaan met een gedegen risicoanalyse. Op basis van de gevoerde gesprekken mist de commissie deze uitlegbaarheid en onderliggende risicoanalyse(s). De commissie wijst erop dat het voldoen aan wet- en regelgeving cruciaal is voor het vertrouwen van de burger in de overheid en de continuïteit van de dienstverlening van de gemeente.

De komende jaren wordt (wederom) nieuwe wet- en regelgeving doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn NIS2, Europese AI-verordening, Data Governance Act en de Agenda Digitale Grondrechten en Ethiek. Het is van belang dat de gemeente zo snel mogelijk en zeker op het moment van ingaan van deze wet- en regelgeving compliant is. Gedurende het onderzoek heeft de commissie niet de indruk gekregen dat de huidige processen ervoor zorgen dat de toekomstige wet- en regelgeving in voldoende mate in kaart worden gebracht, dat duidelijk is wat de risico’s en impact van deze wet- en regelgeving is en tijdig de implementatie ervan wordt opgestart. Wel is de gemeente gestart met het opnemen en bewaken van de compliance risico’s in het nieuwe risicomanagementsysteem. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Inzichtelijk te maken welke resterende risico’s (financieel, juridisch, reputatie) er zijn voor de gemeente en de burger bij het niet compliant zijn aan wet- en regelgeving; 2. Een systeem in te richten op basis waarvan de overwegingen van het niet voldoen aan (onderdelen van) de geldende wet- en regelgeving uitlegbaar is; 3. In kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving in voorbereiding is en processen in te richten om de tijdige implementatie te borgen.

Inzicht in risico’s met betrekking tot (beheer) SaaS-toepassingen is onvoldoende De gemeente gebruikt ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen steeds meer toepassingen op basis van software as a service (SaaS) in plaats van het in eigen beheer ontwikkelen en/of onderhouden van IT-systemen. De gemeente blijft hierbij echter onverminderd verantwoordelijk voor de uitbestede IT-diensten en de gegevens die daarin worden verwerkt en vastgelegd. De commissie acht het daarom van belang dat gestuurd wordt op risico’s rond continuïteit, informatiebeveiliging en privacy.

8

Inmiddels heeft de gemeente meer inzicht gekregen in de gebruikte SaaS-toepassingen en zijn tevens afspraken gemaakt met een deel van de leveranciers over leveren van Assurance rapportages. De Assurance rapportages worden echter nog niet overal opgevraagd dan wel ontvangen. Daar waar die rapportages wel voorhanden zijn ontbreekt het aan zichtbare opvolging van aandachtspunten uit de Assurance rapportages. Doordat centraal geen inzicht bestaat op het verkrijgen en beoordelen van Assurance rapporten en het ondernemen van acties op geconstateerde aandachtspunten, wordt hier niet op geacteerd. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom Assurance rapporten zijn gemaakt; 2. De inhoud van de verkregen Assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren; 3. Organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaSoplossingen.

9

5. Rechtmatigheid inkopen Inkopen en aanbesteden moet structureel op orde Per 1 juli 2022 liep de bestuursopdracht inkopen af. Het doel van deze opdracht was een fundamenteel andere benadering van het inkoopproces. De bestuursopdracht ging uit van verdere borging in de lijn. De commissie ziet nog niet de gewenste resultaten van de verbetering van het inkoopproces. De onrechtmatigheid daalt weliswaar in 2022, maar blijft hoog. In het accountantsverslag is aangegeven dat door onvoldoende kennis van de Europese aanbestedingsregels en het niet uniform uitvoeren van de toetsingswerkzaamheden er sprake is van een vertraagde en kwalitatief mindere oplevering van de verantwoording inkopen en aanbesteden. De beheersing van dit onderdeel is na afronding van de bestuursopdracht verslechterd. De redenen van de onrechtmatigheden zijn al langer bekend, zoals het ontbreken van een contractmanagementsysteem, koppeling van uitgaven aan de inkoopcontracten, opstellen van een inkoopkalender, et cetera. De komst van het nieuwe financieel systeem zal deze “technische” tekortkomingen gaan verhelpen, naar verwachting vanaf 2024. Van belang blijft nog de vraag of weloverwogen keuzes worden gemaakt om onrechtmatig te handelen, bijvoorbeeld gelegitimeerd door de continuïteit van kernprocessen.

De commissie is van mening dat elke onrechtmatigheid een bewuste keuze moet zijn, op het juiste niveau en aan de voorkant van het proces. Tevens moet er zorg worden gedragen voor een passende cultuur waarbij het onrechtmatig handelen zo veel als mogelijk wordt vermeden en tijdig duidelijkheid bestaat over de noodzaak om af te wijken. Vanaf 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, bedoeld als instrument om het gesprek over rechtmatigheid te faciliteren tussen college en raad. Rechtmatigheid inkopen zal daarin ook een plek moeten krijgen. De commissie acht het van belang dat daarin duidelijk het onderscheid is te zien tussen de weloverwogen keuze om onrechtmatig te handelen en de niet weloverwogen keuzes om onrechtmatig handelen. Om dat te faciliteren moet er een deugdelijke vastlegging plaatsvinden van die gemaakte keuzes in het jaar. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel te vervolgen; 2. In te zetten op het creëren van een passende cultuur waarbij onrechtmatig handelen zoveel als mogelijk wordt vermeden en tijdig duidelijkheid bestaat over de noodzaak om af te wijken; 3. Indien vooraf wordt besloten dat de noodzaak bestaat om af te wijken van de geldende aanbestedingsrichtlijnen, dat systematisch en structureel vast te leggen; 4.

In de paragraaf bedrijfsvoering aan de raad te rapporteren over de oorzaken van de ontstane onrechtmatige inkopen, de daarbij gemaakte afwegingen en verbeteracties.

10

6. Financiële weer- en wendbaarheid Strakke monitoring op het weerstandsvermogen is essentieel Het weerstandsvermogen is het vermogen van de gemeente om onverwachte tegenvallers op de korte termijn op te vangen. Hiermee vormt het een belangrijk onderdeel van het risicomanagementstelsel in Amsterdam. Het weerstandsvermogen is sterk afhankelijk van de omvang van de algemene reserve. Het plan van de gemeente is de algemene reserve zodanig aan te vullen dat in 2024 een aanvaardbaar weerstandsvermogen is bereikt. Met het oog op de economische ontwikkelingen en de aangekondigde herverdeling van de uitkering uit het gemeentefonds is de financiële positie omgeven met onzekerheid. Ook de accountant benadrukt in zijn accountantsverslag dat economische ontwikkelingen zoals inflatie en rentestijgingen en onduidelijkheid over de hoogte van het gemeentefonds vanaf 2027 voor aanhoudende onzekerheid zorgen over de financiële mogelijkheden en de haalbaarheid van ambities. De commissie acht strakke monitoring op de benodigde hoogte van het weerstandsvermogen daarom essentieel. Zorgen over de sturingsmogelijkheden van de raad door de toenemende specifieke uitkeringen Afgelopen jaren is het aantal specifieke uitkeringen van het Rijk flink toegenomen. In 2022 zijn er ongeveer 75 specifieke uitkeringen door het Rijk aan de gemeente verleend.

De gemeente is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de activiteiten en moet hierbij aan specifieke uitvoerings- en verantwoordingseisen voldoen. Deze eisen zijn voorafgaand aan de uitvoering van de regeling niet altijd duidelijk en kunnen gedurende de looptijd nog wijzigen. Dit zorgt ervoor dat de informatiehuishouding niet altijd is ingericht op de uiteindelijke verantwoordingseisen van de specifieke uitkering wat resulteert in een financieel risico voor de gemeente. De commissie is van mening dat, door het toenemende aantal specifieke uitkeringen met bijhorende vereisten, de gemeente steeds meer op een uitvoeringsorganisatie van het Rijk gaat lijken. Daarbij is de commissie ook van mening dat de huidige werkwijze van de specifieke uitkeringen schuurt met het budgetrecht van de raad en de controlerende taak bemoeilijkt terwijl de gemeente wel grote financiële risico’s loopt op dit proces. De commissie wijst ook op het signaal van de accountant ten aanzien van dit onderwerp in zijn accountantsverslag. Overprogrammering op investeringen gaat mogelijk ten koste van financiële wendbaarheid in de toekomst Sinds enkele jaren werkt de gemeente met overprogrammering. Onder overprogrammering wordt verstaan dat de totale waarde van de geprogrammeerde budgetten de beschikbare financiële mogelijkheden overstijgen.

Hiertegenover staat dat er niet meer mag worden besteed dan er beschikbaar is. Om dit te bereiken worden de hogere bestedingen in de begroting gecompenseerd door een negatieve stelpost. Op de totale gemeentebegroting is dit een sluitend verhaal. Deze systematiek kan leiden tot het naar voren halen van investeringen die in latere jaren zouden kunnen plaatsvinden. Dit leidt tot versnelling van de uitvoering wat de commissie een positieve ontwikkeling vindt. Daar staat tegenover dat al sneller beslag wordt gelegd op 11

toekomstige investeringsbudgetten waardoor de financiële wendbaarheid in de toekomst afneemt. Immers, men is al gestart met een investering c.q. project en heeft zich bewust of onbewust gecommitteerd om het project te realiseren. Terwijl de (financiële) situatie over enkele jaren anders kan zijn en mogelijk anders besloten had kunnen worden. De commissie vindt de systematiek van overprogrammering, werken met investeringsportfolio’s, meerjarig begroten en de verantwoording daarover in het jaarverslag complex, lastig navolgbaar en voor een gemiddeld raadslid (en andere gebruikers van de P&Cproducten) mogelijk niet voldoende helder om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Gezien de eerdergenoemde onzekerheid rondom economische ontwikkelingen en onduidelijkheid over de hoogte van het gemeentefonds vanaf 2027 acht de commissie het van belang dat de raad op een begrijpelijke wijze wordt geïnformeerd over (meerjarige) effecten van overprogrammering op de financiële wendbaarheid van de gemeente. Daarnaast vraagt de commissie zich af of en zo ja welke sturingsmogelijkheid zij heeft om indien nodig in te kunnen grijpen op overprogrammering en investeringsportfolio’s (is er een “noodrem” ingebouwd waar de raad nog aan kan trekken?). De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1.

De raad zich periodiek en frequent door het college te laten informeren over het benodigde weerstandsvermogen en het herstelplan voor de algemene reserve; 2. De raad zich, op een begrijpelijke wijze, te laten voorlichten over de systematiek van overprogrammering en investeringsportfolio’s; 3. De raad zich periodiek door het college te laten informeren over (meerjarige) effecten van overprogrammering op de financiële wendbaarheid van de gemeente; 4. De raad zich te laten informeren over de sturingsmogelijkheden van de raad op overprogrammering en investeringsportfolio’s.

12

7. Leesbaarheid en navolgbaarheid jaarverslag Jaarverslag moet beter leesbaar en navolgbaar worden De afgelopen jaren heeft de commissie meermaals aandacht gevraagd voor de leesbaarheid van het jaarverslag. Ten opzichte van de voorgaande jaarverslagen heeft de commissie hierin diverse verbeteringen waargenomen. Toch blijft ook het huidige jaarverslag voor de gemiddelde (en bij vlagen zelfs voor de geoefende) lezer ingewikkeld. Zeker indien als uitgangspunt voor de leesbaarheid en navolgbaarheid een belangrijke doelgroep wordt genomen: de Amsterdammer. Naast leesbaarheid vindt de commissie dat het jaarverslag navolgbaar moet zijn. Dit ook in relatie tot de P&C-producten die voorafgaan aan het jaarverslag. In het jaarverslag wordt het verschil tussen de laatst vastgesteld begroting (najaarsnota) en de realisatie toegelicht. De toelichting op de afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota en de realisatie zijn in het jaarverslag minder navolgbaar. De transparantie van het jaarverslag kan worden vergroot door een analyse toe te voegen met een vergelijking tussen de P&C producten. Tevens is het in het jaarverslag niet navolgbaar op welke wijze bepaalde beleidskeuzes doorwerken in de verschillende programma’s.

Bijvoorbeeld het verwerken van huurkortingen voor culturele instelling in Programma (1) bouwen, wonen en duurzaamheid versus verwerking in Programma (3) economie, kunst, cultuur en erfgoed. De commissie roept de raad op om bij de begroting te streven naar een logische indeling en verwerking van beleidskeuzes. Ten slotte is in tegenstelling tot het eerdere advies van de accountant dit jaar bij de Najaarsnota een deel van het verwachte resultaat toegevoegd aan de algemene reserve. Dit komt de begrijpelijkheid van het “resultaat” van het boekjaar niet ten goede. De commissie blijft aandringen op het vergroten van de leesbaarheid, begrijpelijkheid en navolgbaarheid van het jaarverslag. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Bij het opstellen van het jaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep; 2. De afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de najaarsnota en de realisatie navolgbaar toe te lichten.

13

8. Impact van voorstellen van de raad aan het college De gemeentelijke organisatie kampt met hoge werkdruk Er wordt veel gevraagd van de gemeentelijke organisatie. In het begin van 2022 was er sprake van een strenge lockdown, kort daarop gevolgd door de oorlog in Oekraïne met allerlei gevolgen, zoals de toestroom van Oekraïners naar Amsterdam. Daarnaast moest een nieuw college worden gevormd met alles wat daarbij komt kijken. Verder waren er crises als de wooncrisis en de energiecrisis met allerlei activiteiten die daaruit voortvloeien voor de organisatie bovenop het reguliere werk. Ook de snel in het leven geroepen regelingen door het Rijk die door gemeente uitgevoerd moeten worden, met vaak te onduidelijke normen aan de voorkant waardoor achteraf weer reparatiewerk nodig is, vergen enorm veel capaciteit van de gemeentelijke organisatie. Dit geheel zorgde, samen met de gevolgen van de problemen op de arbeidsmarkt voor een hoge werkdruk. Vragen en voorstellen van de raad zorgen voor extra druk op de organisatie De hoge werkdruk in de organisatie wordt verder opgevoerd door vragen en/of voorstellen van de raad aan het college, die vervolgens door de ambtenaren moeten worden opgepakt. Vanwege de omvang van de organisatie kan het beeld bestaan bij de raadsdelen dat geput kan worden uit een oneindige (personele) capaciteit. Dat is echter niet het geval.

Tegelijkertijd ziet de commissie ook dat vragen en voorstellen soms door het college te gemakkelijk worden afgewezen vanwege het gebrek aan capaciteit bij de ambtelijke organisatie. De commissie ziet graag dat deze situatie wordt doorbroken en doet hiertoe een aanbeveling. De Rekeningencommissie beveelt aan om: 1. Te onderzoeken op welke wijze de voorstellen aan en van de raad kunnen worden voorzien van een apolitiek advies over de impact en de uitvoerbaarheid van de voorstellen.

14