A - 03 Raadsaangelegenheden (7) 00 Voordracht Kennisnemen van het verslag en
Tekst van het document
Gemeenteraad
VN2023-014579 Griffie
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023
Portefeuille
Raadsaangelegenheden
Agendapunt
3
Datum besluit
Rekeningencommissie, 2 juni 2023 Onderwerp
Instemmen met de aanbevelingen van de Rekeningencommissie over het jaarverslag 2022 van de gemeente Amsterdam De gemeenteraad van Amsterdam besluit
I. kennis te nemen van het advies van de Rekeningencommissie om het jaarverslag 2022 van de gemeente Amsterdam vast te stellen; II. in te stemmen met het verslag en de aanbevelingen van de Rekeningencommissie en het college opdracht te geven daaraan opvolging te geven: 1.
de brieven van de wethouders met voorstel tot afdoening van bevindingen op te nemen op de termijnagenda; 2. periodiek de gemeentelijke processen en systemen te evalueren op kwetsbaarheden voor fraude; 3. actieve verificatie structureel te borgen om vast te stellen of er al dan niet fraudes hebben plaats gevonden; 4. te onderzoeken op welke wijze de drempel om meldingen te doen bij Bureau Integriteit kan worden verlaagd; 5. te onderzoeken op welke wijze kwetsbaarheden in processen en systemen voor fraude, buiten de lijn om, laagdrempelig centraal kunnen worden gemeld. 6. een alternatief scenario uit te werken indien het wederom niet lukt om op korte termijn de vacature voor manager BCM te vervullen; 7. beleid te formuleren ten aanzien van BCM; 8. de verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het gemeentelijk managementteam (GMT); 9. BCM in te richten voor de organisatie op basis van een risicoanalyse met daarbij specifieke aandacht voor de kernprocessen; 10. ook de bestuurlijk verantwoordelijkheid voor BCM breder te beleggen in het college; 11. inzichtelijk te maken welke resterende risico’s (financieel, juridisch, reputatie) er zijn voor de gemeente en de burger bij het niet compliant zijn aan wet- en regelgeving; 12. een systeem in te richten op basis waarvan de overwegingen van het niet voldoen aan (onderdelen van) de geldende wet- en regelgeving uitlegbaar is; 13.
in kaart te brengen welke toekomstige wet- en regelgeving in voorbereiding is en processen in te richten om de tijdige implementatie te borgen; 14. alle uitbestede diensten in beeld te krijgen en na te gaan of afspraken rondom Assurance rapporten zijn gemaakt; 15. de inhoud van de verkregen Assurance rapportages jaarlijks te beoordelen en de risico’s voor continuïteit, informatiebeveiliging en privacy te identificeren en benodigde acties te formuleren en uit te voeren; 16. organisatorisch te zorgen voor centraal inzicht op de risico’s rondom continuïteit, informatiebeveiliging en privacy ten aanzien van uitbestede diensten, waaronder SaaSoplossingen; 17. implementatie van de structurele verbeteringen in het inkoopstelsel te vervolgen;
Gegenereerd: v1.12
1
Gemeenteraad
VN2023-014579 Griffie
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023
18. In te zetten op het creëren van een passende cultuur waarbij onrechtmatig handelen zoveel als mogelijk wordt vermeden en tijdig duidelijkheid bestaat over de noodzaak om af te wijken; 19. indien vooraf wordt besloten dat de noodzaak bestaat om af te wijken van de geldende aanbestedingsrichtlijnen, dat systematisch en structureel vast te leggen; 20. in de paragraaf bedrijfsvoering aan de raad te rapporteren over de oorzaken van de ontstane onrechtmatige inkopen, de daarbij gemaakte afwegingen en verbeteracties; 21. de raad zich periodiek en frequent door het college te laten informeren over het benodigde weerstandsvermogen en het herstelplan voor de algemene reserve; 22. de raad zich, op een begrijpelijke wijze, te laten voorlichten over de systematiek van overprogrammering en investeringsportfolio’s; 23. de raad zich periodiek door het college te laten informeren over (meerjarige) effecten van overprogrammering op de financiële wendbaarheid van de gemeente; 24. de raad zich te laten informeren over de sturingsmogelijkheden van de raad op overprogrammering en investeringsportfolio’s. 25. bij het opstellen van het jaarverslag expliciet aandacht te geven aan de leesbaarheid voor de doelgroep; 26. de afwijkingen tussen de initieel vastgestelde begroting, de voorjaarsnota, de najaarsnota en de realisatie navolgbaar toe te lichten; 27.
te onderzoeken op welke wijze de voorstellen aan en van de raad kunnen worden voorzien van een apolitiek advies over de impact en de uitvoerbaarheid van de voorstellen. Wettelijke grondslag
Art. 213 Gemeentewet, de Controleverordening 2011 en de Verordening op de Rekeningencommissie 2013. Bestuurlijke achtergrond
De Rekeningencommissie adviseert de gemeenteraad over de vaststelling van het jaarverslag. Daartoe voert zij jaarlijks onderzoek uit naar de getrouwheid (zijn de cijfers betrouwbaar) en de rechtmatigheid van het financieel handelen (is gehandeld volgens financiële wet- en regelgeving, waaronder het budgetrecht van de raad en Europese aanbestedingswetgeving). Ook doet de commissie aanbevelingen om het financieel beheer te verbeteren. Financieel beheer is te definiëren als het stelsel van interne beheersing dat ten grondslag ligt aan het jaarverslag. Onderdelen van dit stelsel zijn de governance (inrichting van een goed bestuur/management), het risicomanagement, de controlfunctie (kaderstellende, adviserende, signalerende en toetsende functie), interne controles en beheersmaatregelen in de processen. Het onderzoek naar het jaarverslag vindt plaats met behulp van het accountantsverslag van Auditdienst ACAM (de accountant) over de controle van de jaarrekening van de gemeente. De accountant heeft de controle inhoudelijk toegelicht aan de commissie.
Naar aanleiding van eerdere verslagen en adviezen van de commissie en het accountantsverslag 2022 heeft de commissie informatie ingewonnen en gesproken met de wethouder voor financiën, P& O en coördinatie inkoop en coördinatie bedrijfsvoering, de wethouder voor ICT en digitale stad), de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de Chief Information Security Officer (CISO) en het hoofd Bureau Integriteit. De Rekeningencommissie doet een aantal aanbevelingen en het is aan de gemeenteraad om de aanbevelingen over te nemen. Onderbouwing besluit
Gegenereerd: v1.12
2
Gemeenteraad
VN2023-014579 Griffie
RAAD
Voordracht voor de raadsvergadering van 28 juni 2023
Zie het verslag van de Rekeningencommissie. Financiële onderbouwing Overige toelichting
De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Conclusie
De genoemde beslispunten in de voordracht hebben geen financiële consequenties. Geheimhouding
n.v.t.
Welke stukken treft u aan Meegestuurd
Registratienr.
Naam
AD2023-046129
Gemeenteraad Voordracht (pdf)
AD2023-046133
Verslag Rekeningencommissie 2022 Amsterdam_DEFINITIEF.pdf (pdf)
Registratienr.
Naam
Ter Inzage
Behandelend ambtenaar (naam, telefoonnummer en e-mailadres)
George Dikhout, g.dikhout@amsterdam.nl
Gegenereerd: v1.12
3