700.015.22-U2.pdf

X

x x

Gemeente Amsterdam

Bezoekadres Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus io78 woo BB Amsterdam Telefoon 020 254 goon www.amsterdam.n1

Directie Financier) en Inkoop Mevrouw L. Brasz Amstel 1 1011 PN Amsterdam

Datum

16 februari 2023

Kenmerk

700.015.22-U2

Behandeld door

F. Nillesen RO, Auditmanager, o6 8362 9034, F.Nillesen@amsterdam.n1

Onderwerp

Gereed melding aanbevelingen 2020-3

Geachte mevrouw Brasz, In haar eindrapport 2018 heeft de Rekeningencommissie aanbevelingen opgenomen ten aanzien van de financiele functie van de gemeente Amsterdam. Een van deze aanbevelingen heeft betrekking op de opvolging van aanbevelingen die door de Rekeningencommissie en ACAM worden gedaan. De Rekeningencommissie acht 'een effectiever proces monitoren opvolging aanbevelingen noodzakelijk Indien het voorstel is om een aanbeveling of te doen, dan dient hierbij een advies van ACAM te zijn opgenomen'. Voorstel afdoen aanbeveling In de brief van 15 februari 2023 aan de commissie Financier) Kunst en Diversiteit rapporteert de wethouder Inkoop over het afdoen van aanbeveling 2020-03. Dit betreft: Het handhaven van functiescheiding bijfactuurafhandeling Voor een juiste werking van de module FIV vinden wij het van belang dat de directie Financiele Dienstverlening, die de vervanging technisch invoert, voldoende mogelijkheid krijgt om vervanging te toetsen op functiescheiding en deze waar nodig of te wijzen. In de brief licht de wethouder Inkoop de voortgang van de gereed melding van de aanbeveling van ACAM als volgt toe: Op bepaalde financiele handelingen is het vierogenprincipe van toepassing zodat fraude of misstanden voorkomen kunnen word en. Dit principe leidt tot functiescheiding.

Een medewerker kan bijvoorbeeld niet over dezelfde factuur en een prestatieverklaring en een akkoord voor betaling geven. Dat doen twee verschillende medewerkers die elkaar daarmee controleren. Wat ook tegen het ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

i6februari2023 700.015.22-U2 Pagina 2 van 3

vierogenprincipe ingaat is dat een medewerker als budgethouder een inkooporder accordeert en vervolgens als prestatieverklaarder een daaraan gekoppelde inkoopfactuur goedkeurt. Wanneer dit gebeurt, is er sprake van doorbroken functiescheiding. Bij het afhandelen van inkoopfacturen kan een functionaris nooit tegelijk budgethouder en prestatieverklaarder zijn. Deze functiescheiding wordt, ook voor vervangers, door het financiele systeem (AFS) afgedwongen. De functiescheiding voor het accorderen van inkooporders en daaraan gekoppelde facturen is nog niet in het financiele systeem ingeregeld. Onderzocht wordt of dit onderdeel kan worden van het nieuwe financiele systeem dat momenteel wordt geimplementeerd en per 2024 in werking is. Tot die tijd wordt er, om te voorkomen dat een medewerker zowel een inkooporder als een inkoopfactuur goedkeurt, met behulp van con trolerapportages achteraf vastgesteld of er sprake is geweest van een doorbroken functiescheiding. Als er een doorbroken functiescheiding wordt geconstateerd, dan wordt de 'hogere' budgethouder ook om een akkoord gevraagd. Deze controle en bijbehorende beheersmaatregel is het maximale dat nu uitvoerbaar is.

Observaties ACAM Op basis van onze controlewerkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij de volgende observaties over het gereedmelden van de aanbeveling zozo-3: Het proces van de factuurafhandeling kent een inrichting waarbij een gebruiker niet zowel de inkooporder kan goedkeuren als de prestatiemeting op de betreffende, gekoppelde factuur kan uitvoeren. In het financiele systeem (AFS) is het vierogenprincipe in dit proces niet technisch ingeregeld. Hiermee bestaat het risico dat een medewerker met meerdere rollen in AFS wel zowel de inkooporder kan goedkeuren als de prestatiemeting op de betreffende factuur kan uitvoeren. Deze medewerker kan dan de functiescheiding doorbreken waardoor het vierogenprincipe niet wordt toegepast. Functiescheiding is technisch wel afgedwongen bij inkoopfacturen die niet aan een inkooporder gekoppeld zijn. Een gebruiker kan in dat geval niet zowel de prestatiemeting als het akkoord op betaling van diezelfde factuur uitvoeren. Om het genoemde, resterende, risico te ondervangen controleert de gemeente achteraf of er sprake is geweest van het doorbreken van functiescheiding. Dit doet de gemeente middels procesmining. Wij hebben de uitkomsten van de procesmining over het jaar 2022 ontvangen. Door het gebruik van procesmining is er achteraf controle waarmee de functiescheiding kan worden vastgesteld.

Wij zijn geinformeerd dat bij de implementatie van AFIS wordt onderzocht of het doorbreken van functiescheidingen door het systeem zelf voorkomen kan worden voor gebruikers. Hiermee zou de functiescheiding voor de gebruikers volledig zijn.

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1

Gemeente Amsterdam

16 februari 2023 700.015.22-U2 Pagina 3 van 3

Op basis van de inrichting van de module FIV binnen het financiele systeem AFS en de controle achteraf middels procesmining, beschouwen wij de aanbeveling als afgedaan.

F. Nillesen RO Auditdienst ACAM

ACAM is bereikbaar per metro (lijn 52) en tram (lijn 4 en 14) halte Rokin Een routebeschrijving vindt u op www.amsterdam.n1