6. Bijlage 1 - Handreiking Bewonerseffectrapportage versie 1.0

Handreiking Bewonerseffectrapportage Versie 1.0 Laatst gewijzigd: 30 oktober 2024 Deze handreiking dient als hulpmiddel voor de toepassing van een Bewonerseffectrapportage (BER) in projecten in 2025. De handreiking begeleidt ambtenaren om op een gestructureerde manier de effecten van een project op bewoners te formuleren, bespreken en mee te nemen in besluitvorming. Op basis van meer ervaringen met de BER wordt de handreiking gaandeweg aangevuld met nieuwe inzichten. Na evaluatie van deze casussen volgt een nieuwe versie van de handreiking in Q4 2025.

1. Aanleiding In 2017 heeft Wij-Amsterdam, een federatie van samenwerkende bewonersorganisaties in Amsterdam het College van B&W voorgesteld een Bewonerseffectrapportage (BER) in te voeren. Het platform werd met grote regelmaat geconfronteerd met gebrek aan aandacht voor het bewonersperspectief bij beleidsvoornemens, gemeentelijke projecten en procedures voor vergunningverlening. Men constateerde dat er inhoudelijk te beperkt en te laat stil wordt gestaan bij de impact die een voornemen heeft op de bewoners: “Economische en technische aspecten worden in concept besluiten, ontwerpen en vergunningsprocedures breed uitgemeten, maar de effecten op de leefbaarheid voor de bewoners komen pas in een laat stadium en vaak pas via klachten achteraf aan de orde.” Daarom stelde de federatie voor een BER in te voeren, om zo in een vroeg planstadium inzicht te krijgen in de effecten op de betrokken bewoners van een verandering in de leefomgeving. De BER is opnieuw door actieve bewoners naar voren gebracht in gesprekken over het bestuurlijk stelsel in 2021. Dit is voor het college aanleiding geweest om in het coalitieakkoord op te nemen om de BER breder in te gaan zetten. Daarom wordt deze methodologie ontwikkeld zodat er binnen de gemeente Amsterdam inderdaad meer met een BER kan worden gewerkt.

Op basis van bureauonderzoek en gesprekken met zowel ambtenaren, als bewoners als bestuurders heeft het Stedelijk Team Participatie (STP) een model-BER en deze handreiking opgesteld. Het model richt zich op veranderingen in de bebouwde omgeving en de openbare ruimte. Het uitgangspunt is om op een later moment ook modellen voor andere beleidsvelden toe te voegen. Mocht je alvast aan de slag willen gaan met een BER in een ander beleidsveld, neem contact op met het STP.

2. Wat is een Bewonerseffectrapportage? De BER is bedoeld om de mogelijke sociale, economische en fysieke effecten van gemeentelijke projecten of beleidswijzigingen op de bewoners in kaart te brengen. Deze effecten worden toegankelijk en zo objectief mogelijk opgeschreven in een rapportage. Hoe je de rapportage voorbereidt, afstemt, en voorlegt ter besluitvorming wordt in deze handreiking beschreven. Het doel van een BER is om tijdig en transparant in kaart te brengen wat de gevolgen van een geplande verandering zijn voor het dagelijks leven en welzijn van bewoners, zodat 1

deze zorgvuldig kunnen worden meegewogen in de besluitvorming. De BER is dus in eerste instantie een middel om de kwaliteit van de besluitvorming te verbeteren door het expliciteren van het bewonersperspectief.

3. Hoe stel je een BER op? Het opstellen van een BER bestaat uit 5 stappen.

Stap 1: BER opstart

Stap 2: BER model

Stap 3: BER gesprek

Stap 4: BER verwerking

Stap 5: BER oplevering

NB: De stappen worden in deze handreiking op hoofdlijnen beschreven, met de daarbij behorende uitgangspunten. De gedetailleerde uitwerking is binnenkort te vinden op een interne webpagina. NB2: De stappen hieronder gaan uit van een ambtelijk trekker voor de BER. Het zou ook kunnen dat een buurtplatform of bewonersorganisatie een BER zelf of in gezamenlijkheid met een projectteam wil opstellen. Hoe dit proces er vervolgens uitziet gaan we nog samen uitwerken met deze bewoners. NB3: Bij een zorgvuldig ingericht participatieproces valt te verwachten dat ook effecten van te nemen besluiten worden verzameld bij bewoners. In de casussen onderzoeken we daarom hoe je de BER een plek kan geven in een participatie en/of besluitvormingsproces. Daarnaast verkennen we de mogelijkheid om de BER op termijn verplicht te stellen bij (bepaalde soorten) projecten, zoals bij de MER ook gebruikelijk is. Op basis van de toekomstige inzichten kijkt het Stedelijk Team Participatie naar een passende plek voor de BER. Stap 1: BER Opstart  Initiator vraagt een BER aan Bij elke verandering in de leefomgeving van bewoners is het mogelijk om een BER op te stellen. Het staat eenieder dus vrij om een BER op te stellen. Het advies is om aan het begin van de planvorming na te denken over het al dan niet inzetten van een BER en zo ja, op welk moment.

Om recht te doen aan het tijdig stil staan bij het effect van een ontwikkeling op bewoners, geldt in het algemeen: hoe eerder een BER wordt opgesteld hoe beter het is. Nadeel is dat nog niet alle effecten van een project bekend zijn. Voordeel is echter dat er tijdig een beeld ontstaat van de effecten op bewoners en deze gedurende het proces aandacht krijgen en steeds scherper worden gemaakt. Eveneens geldt: tot een besluit is genomen is het nooit te laat om een BER op te stellen. Ook in de eindfase van een project kan het de moeite waard zijn om een BER op te stellen. Enerzijds om inzichtelijk te maken wat de effecten op omwonenden zijn. Anderzijds als transparante manier om de effecten te tonen aan alle bewoners en college en gemeenteraad. Het college/stadsdeelbestuur dan wel de gemeenteraad/stadsdeelcommissie kan het initiatief tot het opstellen van een BER nemen. Buurtplatforms kunnen ook een voorstel voor een BER indienen. 

Projectteam maakt een startnotitie en stemt deze af met de opdrachtgever

Bij het opstarten van een BER definieer je de doelstelling en insteek van een BER. Leg dit vast in een startnotitie. Geef aandacht in de startnotitie aan: de eisen voor de manier 2

waarop een BER tot stand komt, en waar de BER plek krijgt in de besluitvorming. Het is belangrijk om aan de voorkant helder te hebben wanneer en hoe de BER wordt geagendeerd in de besluitvorming. Uitgangspunt hierbij is zo vroeg mogelijk. Denk ook na over de rollen. De directie of stadsdeel waar het project onder valt is verantwoordelijk voor de uitvoering van een BER. Het Stedelijk Team Participatie geeft advies over hoe je een BER kan inzetten en uitvoeren. Informeer naar de mogelijkheden. Stap 2: BER model  Ambtenaar vult het model-BER in In principe is een ambtenaar van het projectteam penvoerder van de BER. Een of meerdere ambtenaren maken een eerste aanzet voor een BER. Hiervoor gebruiken ze een model-BER (bijlage 2). In het model-BER leg je de context van het project uit, welke maatregelen er gepland staan vanwege het project, en beschrijf je de effecten die verwacht worden. In het model-BER staan effecten opgenomen die doorgaans optreden bij veranderingen in de bebouwde omgeving en de openbare ruimte. Dit model is bedoeld om te inspireren en te voorkomen dat het wiel steeds opnieuw dient te worden uitgevonden. Met andere woorden: opstellers van een BER zijn van harte uitgenodigd om extra effecten toe te voegen en om andersoortige uitleg te geven, wanneer dit van toepassing is op het betreffende project.

Het model is een vertrekpunt en de uitnodiging tot het voeren van een open gesprek en dus juist niet tot het kaderen van dit gesprek. Bij het opschrijven van verschillende effecten is het belangrijk om zo objectief mogelijk te zijn. Hou verder rekening met een aantal uitgangspunten: - Effecten kunnen kwantitatief én kwalitatief zijn. Zeker bij kwalitatieve effecten is het van belang om in de tekst duidelijk te maken dat het een aanname betreft en de lezer goed mee te nemen in de gedachtegang/bewijsvoering die ten grondslag ligt aan de aanname. o Doordat de levendigheid op het plein toeneemt, verwachten wij dat het gevoel van veiligheid ook toeneemt, want de aanwezigheid van meer mensen zorgt doorgaans voor een verhoogd gevoel van veiligheid. o Door de nieuwe herinrichting is de verwachtte afname van de verkeerssnelheid 10%. - Er zijn directe en indirecte effecten. De BER beschrijft zo veel mogelijk de directe effecten, om te voorkomen dat een rapportage zowel onoverzichtelijk als speculatief wordt. o Door de voorlichting over energiebesparing die in het nieuwe gebouw wordt georganiseerd, ontstaat er een extra mogelijkheid voor bewoners om meer te leren over energiebesparing. - Er zijn beoogde en onbedoelde effecten. In een BER worden zowel de beoogde als onbedoelde effecten gelijkwaardig opgenomen. In de BER worden alle effecten zo feitelijk mogelijk opgeschreven.

Negatieve effecten worden niet “weggepoetst” of kleiner gemaakt, en positieve effecten niet overdreven. o De ontwikkeling leidt tot een hogere woningdichtheid in de buurt, doordat een complex met 200 woningen wordt toegevoegd. o De ontwikkeling zorgt voor een ander uitzicht voor de bewoners van de straat, doordat een appartement op de plaats van een grasveld wordt gebouwd. - In de BER is sprake van eenvoudig, toegankelijk taalgebruik. De meeste bewoners kunnen een BER lezen en begrijpen wat de effecten op de buurt zijn.

Stap 3: BER gesprek  Plan een moment en reserveer een locatie 3



Nodig de bewoners(groepen) uit en voer het gesprek

Nadat je een eerste versie van een BER hebt opgesteld op basis van het model, is de volgende stap om het met bewoners te bespreken. Interactie tussen ambtenaren en bewoners is een randvoorwaarde voor een BER. Een instructie met werkvormen voor het BER gesprek wordt binnenkort toegevoegd aan deze handreiking. Een fysieke bijeenkomst heeft de voorkeur voor een BER gesprek, omdat de persoonlijke ontmoeting een belangrijk onderdeel is. Deze bijeenkomst heeft een deliberatief karakter, omdat het gesprek samen wordt gevoerd over, in plaats van alleen individuele meningen delen. Zulke werkvormen werken het beste met een niet al te grote groep. Voor een goede reflectie op een BER is het belangrijk dat bewoners eerst voldoende kennis hebben over het project en hoe een BER werkt, daarna moet er voldoende tijd zijn om met hen inhoudelijk over de effecten te praten. Hou daar rekening mee: een kort gesprek bij een inloopmoment is bijvoorbeeld niet handig. Hoewel een kleine groep deelneemt, is het belangrijk om verschillende perspectieven op tafel te krijgen. Denk vooraf goed na over wie door het project geraakt wordt en maak bijvoorbeeld een stakeholderanalyse. Heb je een buurtplatform, georganiseerde bewoners of een klankbordgroep dicht bij het project, nodig hen uit. Deze groepen zijn vaak goed geïnformeerd en hebben een netwerk in de omgeving.

Bespreek ook met de bewonersgroep waarmee je eventueel samenwerkt of alle relevante perspectieven vertegenwoordigd zijn. In het BER-gesprek ga je in gesprek over het project en specifiek de effecten op de omgeving. In het gesprek kan je toetsen of de effecten die de gemeente verwacht overeenkomt met de effecten die bewoners denken te ervaren. Toets ook de formulering —ook al probeer je vooraf zo objectief mogelijk te zijn, bestaat volledige objectiviteit niet. Probeer te komen tot een gezamenlijk beeld van effecten, maar als je er niet samen uitkomt formuleer dan wat effecten zijn volgens bewoners en wat volgens de gemeente. De BER focust zich op effecten van een project op de leefomgeving van bewoners. Een effect kan worden gedefinieerd als een verandering die het gevolg is van een bepaalde oorzaak of actie (oorzaak à gevolg). Maar in het gesprek krijg je ook een beeld van hoe effecten worden ervaren. Er zullen dan belangen en effecten door elkaar lopen, het onderscheid daartussen is natuurlijk niet altijd even duidelijk. Een belang verwijst naar de mate waarin een persoon gewicht heeft bij een bepaalde kwestie of uitkomst. Een belang of behoefte duidt wel waarom een effect bijvoorbeeld positief of negatief wordt ervaren. Geef daarom ook ruimte in het gesprek aan belangen, omdat deze invloed hebben op de (ervaren) zwaarte van een effect.

Maak wel een duidelijk onderscheid met de effecten die je uiteindelijk noteert. In een volgende versie van deze handreiking wordt het onderscheid en overlap van effecten en belangen geduid. Aan het einde van het gesprek, schrijf samen wat de conclusies zijn en wat opvalt. Dit verslag neem je op als onderdeel van de BER. Stap 4: BER verwerking  Pas het BER-model aan Ga met alles wat je hebt gehoord en geleerd terug naar het BER-model. Pas de formulering aan op basis van het gesprek uit stap 3. Bij verschil van mening, noteer beide formuleringen, want juist die punten van verschil kunnen waardevol zijn voor de afweging in het besluitvormingsproces en verdienen extra aandacht in de BER. Voeg ook het gezamenlijk opgestelde verslag van het gesprek toe. Vul ten slotte in het BER-model in welke stappen je precies hebt gezet (met wie en wanneer je hebt gesproken).

4

Stap 5: BER oplevering  Bespreking van de BER bij bestuurlijke besluitvorming De BER wordt in ieder geval als bijlage meegestuurd met het te nemen besluit, en maakt op deze manier deel uit van de besluitvorming. Attendeer de bewoners, ambtenaren en organisaties die hebben meegedaan aan het proces over de definitieve BER en het moment van bespreking/besluitvorming. 

Terugkoppeling

Na afloop van de BER behandeling en besluit over het project, koppel terug aan de deelnemers van het project over hoe de BER is meegewogen in de besluitvorming.

5