4-Procesbeschrijving

Notitie werkwijze werving & selectie Raad van Toezicht Datum Van

: 11 april 2025 : Marijke Bos

____________________________________________________________________________________________________________

Inleiding Vanwege het ontstaan van een vacature in de Raad van Toezicht (RvT) van stichting Westelijke Tuinsteden wordt een werving- en selectieprocedure gestart. Voorafgaand aan de procedure wordt vastgesteld of de vacature een voordrachtszetel van de (oudergeleding) GMR betreft. Dit heeft invloed op de procedure. De huidige vacature betreft een zetel met voordrachtsrecht van de RvT (statuten artikel 13.6). Deze notitie beschrijft de werkwijze tijdens de procedure, bestaande uit vier fases.

Fase 1: Voorbereiding Samenstelling benoemingsadviescommissie (BAC) Bij de opstart van de procedure is een benoemingsadviescommissie ingericht (hierna te noemen BAC). Een BAC is een afspiegeling van de driehoek RvT-GMR-CvB1 en ziet er tijdens de huidige procedure als volgt uit: BAC

Vertegenwoordiging

Annette van Valkengoed

RvT

Nathalie Hazenberg

RvT

Arjan van Eijk

GMR

Jeroen Spanbroek

CvB (adviserend lid geen besluitvorming)

Hans Klaassen

MT, aangesloten in 2e gespreksronde (adviserend lid geen besluitvorming)

Ondersteuning

Rol

1 Reglement RvT; Art 5.3 Voor de werving en selectie van een kandidaat voor de Raad van Toezicht, wordt

een benoemingsadviescommissie ingesteld. In deze commissie zijn ten minste de voorzitter van de Raad van Toezicht, het College van Bestuur en de GMR vertegenwoordigd. Een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht fungeert als voorzitter van de commissie.

1

Jochem van Bloois

HR ondersteuning

Marijke Bos

Bestuurssecretaris

De secretaris begeleidt de voorbereiding en voordrachtfase van de procedure. De uitvoering van het werving- en selectie proces wordt ondersteund door de HR afdeling van STWT.

2

Rol van de BAC De benoemingsadviescommissie geeft uitvoering aan de werving en selectieprocedure. Dit omvat het opstellen van het functieprofiel en de advertentietekst, bepaling van het proces en planning, de brievenselectie, het voeren van gesprekken met sollicitanten en het adviseren aan de voltallige RvT over één of meerdere benoembare kandidaten. De RvT vertegenwoordiging levert een voorzitter voor de BAC aan, verder zijn alle leden van de BAC gelijkwaardig in uitoefening van de rol. Het is mogelijk om hier als BAC aan de voorkant van het proces andere afspraken over te maken. Opstellen Functieprofiel De BAC stelt een concept functieprofiel op en legt deze vervolgens voor aan de voltallige RvT en GMR. Na afstemming volgt een definitief functieprofiel. In een definitief functieprofiel worden onderstaande zaken meegenomen: a. Duiding van de organisatie en context van STWT b. Beschrijving van de visie, rol en taken van de RvT c. Detaillering van de vereiste kwaliteiten en eigenschappen voor de betreffende zetel in de RvT. Voor het definitieve functieprofiel wordt verwezen naar bijlage 2. Vertrouwelijkheid Binnen de BAC bestaat volledige vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht over inhoudelijke beslissingen en sollicitanten. De leden van de BAC hebben het vertrouwen gekregen om de achterban te vertegenwoordigen.

Ruggespraak tijdens de werving en selectieprocedure is niet toegestaan. De voorzitter van de BAC geeft wel een tussentijdse update aan de RvT om hen op hoofdlijnen op de hoogte te houden van de voortgang van de procedure. Bestandsuitwisseling Documenten worden uitgewisseld via een beveiligde omgeving binnen Microsoft Teams. Deze omgeving is alleen toegankelijk vanuit een stwt of school e-mailadres. Sollicitaties brengen een grote hoeveelheid persoonsgegevens mee. Er wordt van alle leden binnen de BAC verwacht dat zij op een verantwoorde wijze omgaan met de informatie en na afloop van de procedure alle persoonsgegevens van hun devices verwijderen.

Fase 2: Werving Advertentie (periode 1 maand), uitgezet van 20 februari tot 7 maart 2025 Op basis van het functieprofiel stelt de HR adviseur een advertentie op en plaatst deze op de vacaturewebsite van STWT en diverse online wervingskanalen. Bij de verspreiding op sociale media wordt actief een beroep gedaan op de BAC en andere stakeholders van het wervingsproces, om de advertentie binnen hun eigen netwerk te delen. Eventueel voorgedragen 3

kandidaten worden benaderd door de HR adviseur. Bij een achterblijvende respons kan gekozen worden om aanvullende wervingsacties uit te zetten zoals een zoekopdracht bij een gespecialiseerd wervings- en selectiebureau.

Fase 3: Selectie Tijdens de selectiefase beoordeelt de BAC de deskundigheid en competenties van de kandidaten in relatie tot het functieprofiel. De selectiefase bestaat uit de brievenselectie en twee gespreksrondes. We hebben 21 goede schriftelijke reacties op de vacature ontvangen. Brievenselectie HR inventariseert de reacties en verzorgt ontvangstbevestigingen voor de kandidaten. De cv’s en motivatiebrieven worden binnen een afgeschermde Microsoft Teams omgeving beschikbaar gesteld aan de BAC. Sollicitaties die op basis van cv en motivatie met geen mogelijkheid in aanmerking komen voor de functie, worden gescheiden van de overige reacties. De selectie van de sollicitaties gaat in twee stappen: 1. Individuele voorselectie Ieder lid van de BAC maakt een individuele selectie uit alle reacties om tot short-list van vier favoriete kandidaten te komen in volgorde van voorkeur. De HR adviseur voorziet de BAC van een scoreformulier waarop de reacties gerangschikt kunnen worden. 2. Gezamenlijk Brievenselectie Na de sluitingstermijn van de wervingsfase komt de BAC bij elkaar voor een evaluatie van de reacties. Het doel van de gezamenlijke brievenselectie is om maximaal 5 kandidaten te selecteren voor de eerste gespreksronde. BAC-leden presenteren hun individuele short-list aan elkaar.

De bestuurssecretaris is aanwezig en houdt de score bij zodat een rangschikking van de kandidaten ontstaat. Vervolgens is er ruimte voor discussie en wordt besloten welke kandidaten uitgenodigd worden. Na de selectie formuleert de BAC vragen voor de sollicitatiegesprekken. De bestuurssecretaris maakt een gespreksplanning en nodigt de geselecteerde kandidaten uit. De overige kandidaten worden per email afgewezen. Uit de 21 reacties zijn unaniem 5 kandidaten uitgenodigd voor een 1e gesprek. Eerste gespreksronde De eerste gespreksronde zal in het teken staan van kennismaking met de kandidaten. De focus ligt op het verhelderen van de motivatie en een beeld krijgen van de zijnskwaliteiten. Voorafgaand aan de gesprekken is een half uur gepland om de sollicitatieronde voor te 4

bespreken. Per kandidaat wordt per ronde maximaal 30 minuten gesprekstijd uitgetrokken. Na elk sollicitatiegesprek zijn er 5 minuten beschikbaar voor een korte reflectie. Aan het eind van alle gesprekken evalueert de BAC en wordt besloten welke twee kandidaten een uitnodiging ontvangen voor de tweede ronde. Uit de 5 kennismakingsgesprekken zijn 3 kandidaten uitgenodigd voor een 2e gesprek. Voorbereiding tweede gespreksronde Voor de tweede gesprekronde krijgen de kandidaten een opdracht mee. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een voorbereide presentatie of casus die inspringt op een actueel thema voor toezichthouders. De BAC formuleert een opdracht die zij passend vinden. De geselecteerde kandidaten worden door HR uitgenodigd voor de tweede gespreksronde en geïnformeerd over de opdracht. Voorafgaand aan de tweede ronde wordt een referentieonderzoek uitgevoerd. De BAC wijst zelf telefonisch de afgevallen kandidaten af. Kandidaten die op gesprek komen worden niet afgewezen op iets wat vooraf al bekend was. De 3 geselecteerde kandidaten hebben een opdracht ter voorbereiding op de tweede gespreksronde meegekregen. Tweede gespreksronde Tijdens de tweede sollicitatieronde presenteren de kandidaten zichzelf door middel van een casus of opdracht. Na de presentatie volgt een vraaggesprek met de BAC.

Na afloop van de gesprekken beraad de BAC zich gezamenlijk op de benoembaarheid van de kandidaten. De doelstelling van de BAC is om op basis van het functieprofiel en de kandidaten te komen tot een gedragen voordrachtsadvies van een geschikte kandidaat aan de RvT. Kandidaten die niet in aanmerking komen worden telefonisch afgewezen door een lid van de BAC. Uit de 3 gesprekken is unaniem 1 kandidaat geselecteerd om voor te dragen aan de RvT.

Fase 4: Voordrachts- en benoemingsfase Als een besluit is gevallen formuleert de BAC een gemotiveerde voordracht voor de voltallige RvT. In de voordracht wordt in ieder geval aangegeven waarom de voordragen kandidaat in aanmerking komt voor de functie. Het curriculum vitae van de kandidaat wordt als bijlage toegevoegd aan de voordracht. Bij meerdere benoembare kandidaten, wordt een voorkeursvolgorde aangegeven. BAC heeft daarmee officieel haar werkzaamheden afgerond. De RvT beslist of zij akkoord gaan met de voordracht van BAC en beschikt over de mogelijkheid om hiervan af te wijken. Indien van het advies wordt afgeweken dan zal de RvT de BAC voorzien van een schriftelijke argumentatie voor dit besluit.

5

De voordracht is op de vergadering van 15 april 2025 besproken met de RvT. De RvT heeft het advies van de BAC overgenomen en besloten om Ron Oostdam voor te dragen als nieuw lid RvT vanaf 1 januari 2026. Na definitieve besluitvorming van de RvT stelt de secretaris van de BAC een formele voordracht op voor de gemeenteraad met het verzoek om over te gaan tot benoeming van een nieuw lid Raad van Toezicht. De gemeenteraad heeft in de regel drie maanden nodig om een voordracht te behandelen en een nieuw RvT-lid officieel te benoemen. Een lid wordt voor een termijn van vier jaar benoemd, na het eerste termijn is er een mogelijkheid tot herbenoeming voor een tweede termijn.

6

Planning Hieronder staan de belangrijkste data voor de procedure:

Actie

BAC

Agenderen RvT

Agenderen GMR

Voorbespreking proces en brainstorm profiel

21 okt

Aankondiging proces en samenstelling BAC

12 nov

12 nov

27 jan (vaststellen)

4 feb (adviesrol)

Profiel ontwerpen

Jan ‘25

Profiel agenderen Werving

Feb ‘25

Selectie (brieven selectie en 2 gespreksrondes)

Maart ’25

Brievenselectie 21 maart 1e gespreksronde 2 april 2e gespreksronde 7 april

Voordracht BAC=> RvT

April ’25

Voordracht gemeente

Juni indienen (3 maanden)

Benoeming

1 januari 2026

15 april (gemeenschappelijke RvT-GMR)

7