4. bijlage brief 3. Aanbevelingen Werkgroep n.a.v. Auke Bijlsma Symposium 30-11-2021

Aanbevelingen n.a.v. Auke Bijlsma Symposium 30-11-2021 Aan Van Kopie aan

Leden van de raadscommissie Mobiliteit, Luchtkwaliteit en Water Selma Oosterloo van Vulpen, 06-39110348, s.oosterloo@amsterdam.nl -

Datum

31-1-2022

Beter sturen op complexe infrastructurele projecten/ projecten in het fysiek domein Voor u ligt een lijst met concrete aanbevelingen die de huidige raadsleden willen meegeven aan toekomstige raadsleden zodat ze meer grip kunnen hebben op langdurige en complexe infrastructurele projecten zoals de Noord/Zuidlijn. Over de aanbevelingen en vervolgacties voortvloeiend uit het Auke Bijlsma symposium van 30 november 2021, wordt gerapporteerd aan de Commissie van Mobiliteit, Luchtkwaliteit en Water en de commissie van Ruimtelijke Ordening. Aanleiding en doelstelling Raadsleden (en bestuurders) willen grip hebben op belangrijke infrastructurele/fysieke projecten en willen weten hoe en wanneer zij kunnen sturen. In het Auke Bijlsma symposium van 30 november jl. stond de vraag centraal hoe raadsleden hiertoe beter in staat kunnen worden gesteld. Tijdens dit symposium bleek dat dit een gezamenlijk probleem is van de raad en de ambtenarij. In deze notitie wordt ingegaan op welke concrete verbeterpunten huidige raadsleden willen meegeven aan toekomstige raadsleden. Raadsleden stappen dikwijls op ‘een rijdende trein’ als het om grote infrastructurele projecten gaat. Soms worden raadsleden dan geconfronteerd met budgetoverschrijdingen of scopewijzigingen.

Het is lastig voor beginnende raadsleden om de controlefunctie bij grote projecten die vaak meerdere raadsperioden beslaan, adequaat uit kunnen voeren. In deze notitie wordt ingegaan op hoe en waarmee de nieuwe raadsleden kunnen worden ondersteund zodat zij hun verantwoordelijkheid kunnen nemen, waarbij verbetering ten opzichte van de huidige situatie het uitgangspunt is. Hoe kunnen bestuur en ambtenarij elkaar hierin versterken? Werkgroep aanbevelingen Auke Bijlsma Symposium Naar aanleiding van het eerdergenoemde Auke Bijlsma Symposium, is tot een lijst van verbeterpunten voor de raadsleden gekomen. Deze verbeterpunten zijn nader uitgewerkt door een werkgroep bestaande uit een vertegenwoordiging van de Griffie, de Raad, de wethouder en de ambtenarij: Jolien Houtman (voorzitter), Else ter Braak, William van Zanen, Jan-Bert Vroege, Zeeger Ernsting, Steven van Leeuwen, Hoite Detmar en Selma Oosterloo van Vulpen (secretaris). De verbeterpunten c.q. aanbevelingen zijn gecategoriseerd in: (1) harde, concrete aanbevelingen; (2) de meer zachte aanbevelingen met betrekking tot cultuur en omgang met elkaar (bestuur en project en tussen bestuur, project en de buitenwereld) en:

Gemeente Amsterdam

Datum 31 januari 2022 Pagina 2 van 7

(3) (mogelijke) verbeterpunten die interessant zijn om nader uit te zoeken en soms voortvloeien uit de hierboven beschreven categorieën. Om hierin een prioritering in aan te brengen, is per categorie daarnaast indien van toepassing, een onderscheid aangebracht in must have- en nice te have-aanbevelingen. Allereerst wordt opvolging gegeven aan de opvolging van de must have-aanbevelingen. Aanbevelingen 1.1 ‘harde’ must have-aanbevelingen: 1. Optimaliseer technische expertsessies en zet dit informele instrument vaker in om raadsleden mee te nemen in de stand van zaken en doorkijk van complexe fysieke/infrastructurele projecten. (Actie: de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers i.s.m. de Griffie))  Aanbevolen wordt om op zoek te gaan naar een beter 'ritme' voor het aanhaken van raadsleden, bijvoorbeeld door technische sessies vaker in te zetten.  Onderzoek hoe zo’n technische sessie met ambtenaren georganiseerd kan worden uit de luwte van de politiek. Bij technische sessies bedenken ambtenaren wat nuttig is voor raadsleden om te weten. Er is behoefte aan een meer informeel inhoudelijk gesprek met de bestuurder waarin meer interactie plaatsvindt.  Aanbevolen wordt om spelregels voor deelname aan technische sessies te formuleren, zoals bijvoorbeeld hoe om te gaan met informatie en onzekerheden.

De raad wil worden meegenomen in een project, de problemen die in dat verband spelen en de te maken/gemaakte keuzes buiten kwartaalrapportages (die per definitie achterlopen), om adequaat te kunnen sturen op projecten.  Aanbevolen wordt om technisch-inhoudelijke sessies waarin raadsleden worden meegenomen in de stand van zaken met betrekking tot complexe fysieke/infrastructurele projecten, bij voorkeur te combineren met projectbezoeken. Het zou goed zijn om hierbij onder andere in te gaan op: - de achtergrond en geschiedenis van het project; - belangrijke besluiten die over het project zijn genomen en aangenomen moties; - de stand van zaken van het project inclusief op het gebied van financiën; - wat komt er op korte termijn aan qua besluitvorming/ belangrijke mijlpalen?  Aanbevolen wordt om aan de voorkant commitment van raadsleden van MLW af te spreken. Dit vormt een randvoorwaarde voor het welslagen van onder andere technische sessies en werkbezoeken. Wees beschikbaar als raadslid en stop er tijd en energie in. ‘Ja zeggen’ = ‘Ja doen’. 2. Organiseer werkbezoeken voor nieuwe raadsleden en raadsleden die tussentijds instappen; en ook gaandeweg bijvoorbeeld in geval van faseovergangen van een project. (Actie: de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers grote, complexe projecten) 3.

Organiseer naast een technisch-inhoudelijke sessie per groot infrastructureel/fysiek project, een procesmatige sessie met meer de focus op de lange termijn: waar ligt je invloed als raadslid in welke fase van zo’n project? (Actie: de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers i.s.m. de Griffie) Hierbij valt te denken aan:

Gemeente Amsterdam

-

Datum 31 januari 2022 Pagina 3 van 7

hoe de besluitvormingsprocessen in de verschillende fases van complexe, langdurige infrastructurele/fysieke projecten verlopen/ de PBI-systematiek; de gemeentebegroting; uitleg over op welke momenten en de wijze waarop raadsleden invloed kunnen uitoefenen op het project en de begroting: waar ga je als raadslid formeel over en waarover niet ten aanzien van de projecten; wanneer moet je sturen en welke (in)formele instrumenten heb je dan en hoe borg je je informatiepositie en welke hulpmiddelen zijn daartoe beschikbaar?

4. Neem in de basisinformatie voor nieuwe raadsleden informatie op over de rol- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de gemeente en informatie over het vigerende beleid van de gemeente. (Actie: Griffie i.s.m. de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers) Zo is het bijvoorbeeld goed om te beseffen dat het voorkeursbesluit een belangrijke stap is in het besluitvormingstraject van een project binnen de Gemeente Amsterdam. Bij het voorkeursbesluit wordt bekeken wat een project gaat kosten. Ver van tevoren moet de raming worden gemaakt, wat maakt dat het voor Raad lastig is in te schatten of deze raming klopt en stand houdt gedurende de (soms vele) jaren dat een complex project loopt. 5. Maak per project een startdossier of spoorboekje voor raadsleden inclusief de lange termijn planning en houd dit bij. (Actie: ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers i.a.m. het College) Aanbevolen wordt om hierbij in te gaan op hoe de besluitvorming van het project in elkaar zit, de mijlpalen en wat de momenten zijn waarop de raad zou moeten sturen en de wijze waarop de raad kan inspelen op de vragen die spelen vanuit participatie. Hiermee kunnen nieuwe raadsleden een vliegende start maken.

De inhoud, het momentum en het gewicht van de diverse formele besluiten kan hierin worden verduidelijkt, zodat er een beter begrip en snellere doorgronding van het proces plaatsvindt bij nieuwe raadsleden. 6. Duik als raadslid zelf in projecten, stel hierover vragen en onderneem zelf actie om achter informatie te komen. (Actie: raadsleden) Aanbevolen wordt aan raadsleden om zelf aan te kloppen bij projecten/adviseurs voor meer uitleg als ze ergens meer over willen te weten komen. 7. Beschouw raadsleden als een vast onderdeel van de omgeving door een strategisch omgevingsmanager van een groot project. (Actie de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordiger groot project) Het zou goed zijn als raadsleden als een vast onderdeel van de omgeving gezien wordt door een strategische omgevingsmanager van een groot project. Dit gebeurt soms al, maar nog niet overal. Het verdient aanbeveling om dit onder de aandacht te brengen bij grote, complexe projecten binnen het Cluster Ruimte en Economie. 8. Maak raadsleden attent op informatievoorziening rondom grote projecten gericht op publieksinformatie, zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven. (Actie de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordiger groot project) Qua informatievoorziening lijkt het raadzaam om eens te kijken naar wat is er al is en of die informatie die gericht is op publieksinformatie, ook naar raadsleden kan gaan (als dat

Gemeente Amsterdam

Datum 31 januari 2022 Pagina 4 van 7

nog niet gebeurt). Als voorbeeld wordt de Nieuwsbrief van Kademuren en Bruggen en Sprong over ‘t IJ genoemd. Geadviseerd wordt om raadsleden hierop attent te maken zodat ze zich kunnen abonneren op zulke nieuwsbrieven. Dit geldt evenzeer voor Stadsdelen. Is er nog meer? 9. Wees in het licht van de formele instrumenten die de Raad nu heeft, nog kritischer en scherper aan het begin van een project en laat je bijstaan door adviseurs en experts. Aan het begin van een project, is het moment waarop de kaders, scope en financiën min of meer worden vastgesteld.  Als Raad zou er ook gekozen kunnen worden om voor de grote, complexe projecten een commissariaat/ adviesraad in te richten, met ondersteuning van experts. Het Commissariaat Civiele Constructies wordt nu al ingezet bij meerdere projecten, waaronder binnen Metro en Tram en bij het Programma Bruggen en Kademuren. Er zitten een aantal deskundigen in het commissariaat en zij bevragen het project kritisch. Dit werkt goed en zou de raad ook kunnen helpen, zij het in andere vorm. (Actie: raadsleden)  Zet in op meer transparantie, bijvoorbeeld door het Programma LetOp vaker in te zetten waardoor tegenspraak wordt georganiseerd. Zorg ervoor dat raadsleden met terugwerkende kracht inzage krijgen in de Let Op’s: welke keuzes waren er en waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt? (Actie: raadsleden)  Pas de Pinxteren-gelden vaker toe.

Motie 1644.20 van de leden Vink, Ernsting en Boutkan beoogt de uitbreiding van de zogenaamde regeling externe toets; dat wil zeggen de mogelijkheid van de raad om een externe toets op projecten boven de € 100 miljoen uit te voeren, oorspronkelijk conform de motie Van Pinxteren. Alsook het beschikbaar stellen van een budget hiervoor, zodat projecten die na aanvang de grens van € 100 miljoen passeren, of onderdeel zijn of worden van een groter programma, alsnog door de raad extern getoetst kunnen worden. In het verlengde hiervan, wordt aanbevolen om te onderzoeken of de rekenkamer of de Griffie kan helpen bij de aansturing van een onderzoeksbureau. Zo zou een commissie-griffier die hier kennis en ervaring van heeft, onderzoeken kunnen helpen opzetten en begeleiden (uitvraag en analyse). (Actie: raadsleden en Griffie) 1.2 ‘Harde’ nice to have-aanbevelingen: 10. Zorg ervoor dat de Q-rapportage korter op het vuur zit. (Actie: de ambtelijke organisatie en projectvertegenwoordigers) - Verkort de doorlooptijd van de Q-rapportage naar bijvoorbeeld 6 weken en optimaliseer de responstijd door parallel aan rapportage aan de wethouder ook de raad te informeren; of anders bepaalde stappen over te slaan. - Aanbevolen wordt om nader te verkennen hoe de Gemeente Rotterdam, waar de Qrapportage korter op het vuur zit, dat doet en wat wij hiervan kunnen leren. 11.

Maak een portefeuilleverdeling binnen de fracties en tussen raadsleden zodat de grote projecten worden verdeeld. Op deze manier worden de grote projecten verdeeld qua aandacht en is er meer focus. Het wordt daarnaast ook aanbevolen om per groot project een vertegenwoordiger (en plaatsvervanger) aan te wijzen. Tot slot is het van belang dat er stabiliteit in de groep wordt geborgd en dus geen continue wisselingen van de wacht.

Gemeente Amsterdam

Datum 31 januari 2022 Pagina 5 van 7

2.1 ‘zachte’ must have-aanbevelingen m.b.t. cultuur: 1. Communiceer te allen tijde open en transparant met elkaar en naar de buitenwereld toe. - Communiceer vanuit een project zo open, eerlijk en transparant mogelijk naar de raad en breng de raad in de gelegenheid om bij te kunnen sturen. Tijdens het project is het van belang dat er goed wordt gerapporteerd, tijdig wordt gesignaleerd en transparant wordt gecommuniceerd, waarbij dilemma’s worden voorgelegd aan het bestuur. - Het bestuur dient op haar beurt ook open en transparant te zijn naar het project en de verschillende projectfases. - Vergeet niet de stadsdelen mee te nemen en op het juiste moment te betrekken (zoals Kademuren en Bruggen dat doet). - En neem de buitenwereld goed en tijdig mee! - Praat raadsleden regelmatig bij, ook als er geen ‘gedoe’ is. Bijvoorbeeld zoals dat gebeurde bij de “Wij nemen je mee”-communicatiecampagne ten tijde van de aanleg van de NZL. Toen werd heel open over het project gecommuniceerd; opener en verder dan de bestuursadviseur soms wilde gaan. Niet alleen wanneer er iets niet goed gaat, maar continu; het is goed om burgers en raadsleden nauw te betrekken in ontwikkelingen. - Stel jezelf kwetsbaar op daar waar dat kan. 2. Organiseer een cultuur waarin fouten mogen worden gemaakt; ook in de politiek. Hierbij hoort geen afrekencultuur. 3.

Bouw een vertrouwensrelatie op tussen de raad en de projectorganisatie en creëer meer informeel contact tussen het project en de raad en zorg voor kortere lijnen. Dit vergt een cultuurverandering. - Hierbij is het van belang dat ieder in zijn rol blijft. Het is van belang dat nieuwe raadsleden goed weten hoe de verhoudingen tussen bestuur en ambtenarij zijn en dat raadsleden weten welke verschillende rollen en petten ze op kunnen zetten en op welke momenten zij invloed kunnen uitoefenen. Op deze manier kan het bestuur goed in positie worden gebracht. - Trek het gesprek uit de arena van de raad. Neem raadsleden ook informeel regelmatig mee, om de wereld achter het project (ook risico’s, maar niet alleen dat) verder uit te werken. Dan hoef je als raadslid minder zelf op zoek te gaan naar informatie, die vaak minder volledig en juist is. Vergeet niet dat een (deeltijd) raadslid op een enorme informatieachterstand staat. Neem dat raadslid mee om die achterstand in te lopen. Cultuurverandering is nodig om het goed vol te houden en om open te zijn. Dit vraagt iets van de raadsleden, van de ambtenaren en de wethouder. Nu mag een ambtenaar bijvoorbeeld niet te snel met de raad schakelen. Als een wethouder dit gedrag voedt, dan gaat het niet makkelijk worden om open te zijn.

Het is interessant om uit te zoeken hoe de cultuur nu is, hoe de cultuur zou moeten zijn en wat ervoor nodig is om deze cultuur te veranderen. Dit fundamentele verbeterpunt verdient verdieping. 3 Interessant om verder uit te zoeken Hieronder volgt een opsomming van acties die de komende maanden zullen worden uitgevoerd om tot concrete verbeterpunten te komen.

Gemeente Amsterdam

Datum 31 januari 2022 Pagina 6 van 7

3.1 Must have-uitzoekpunten: 1. Zie de zachte verbeterpunten. Maak inzichtelijk hoe de cultuur nu is, hoe de cultuur zou moeten zijn en wat ervoor nodig is om deze cultuur te veranderen. (Actie: vertegenwoordiger(s) raad/Griffie en driehoek Gemeentesecretaris, Burgemeester en Griffier) Onderdeel hiervan is: - Onderzoek in hoeverre het handig is om raadsleden in de gelegenheid te stellen om verduidelijkende gesprekken te voeren met ambtelijk opdrachtgevers en/ of projectmanagers en hoe dit georganiseerd kan worden. De afspraak in Amsterdam is dat er geen rechtstreeks contact is tussen raadsleden en ambtenaren; dit mag alleen in technische sessies. Om gesprekken mogelijk te maken, zouden hier nieuwe afspraken over gemaakt kunnen worden. Raadsleden mogen in zulke gesprekken geen politieke stellen, maar alleen vragen naar de feiten (technische vragen). (Actie raadslid, Griffie en de driehoek Burgemeester, Gemeentesecretaris en Griffier). 2. Onderzoek hoe wij willen omgaan met aanbevelingen zoals van Rekenkamer, uitkomsten van de enquêtecommissie, lessons learned van grote projecten enzovoort. Geadviseerd wordt om hier een volgend Auke Bijlsma Symposium aan te wijden, gezien de complexiteit en om de opvolging van het eerste Auke Bijlsma Symposium enigzins behapbaar te houden. 3. In het kader van een beter raadsinformatiedossier kan het projectarchief verbeterd worden.

Vindbaar op één plek met vastgestelde stukken. Het huidige raadsinformatiesysteem kan worden verbeterd. Het kost veel tijd om daarin dingen op te zoeken. Ideaal zou zijn om in het digitale systeem per project een knop te hebben en daarachter informatie te vinden over wat er eerder in het project is gebeurd en over belangrijke besluiten en aangenomen moties met betrekking tot het project. Kortom: alle belangrijke documenten m.b.t. het project bij elkaar. Hier zouden ook nog video’s van commissievergaderingen, waarin het project aan de orde is geweest, aan kunnen worden toegevoegd. Onderzoek hoe het projectarchief van de raad verbeterd kan worden. (Actie: vertegenwoordiger(s) Griffie i.s.m. projectvertegenwoordigers) 4. In het kader van de regeling risicovolle projecten wordt gedacht aan een overzicht met stoplichten in plaats van de traditionele Q-rapportages. De Rotterdamse Monitor grote projecten is een informeel instrument dat zou kunnen worden ingezet. De raad wenst invloed op welke informatie er in de monitor komt; sowieso actuele informatie. Zo’n monitor volgt dat minimaal 4x per jaar en de raad dient voldoende tijd te hebben om stukken te lezen. De monitor zou wellicht ook vaker en compacter kunnen worden uitgebracht.

Werkt de regeling risicovolle projecten goed (er vindt momenteel een evaluatie van de regeling plaats) en wat kunnen wij leren van de Rotterdamse Monitor Grote Projecten? Onderzoek of de Rotterdamse monitor grote projecten iets is wat Amsterdam ook zou willen introduceren dan wel elementen daarvan. (Ambtelijke actie: ambtenaar met kennis van de regeling risicovolle projecten, vertegenwoordiger DMC en een projectvertegenwoordiger) 3.2 nice to have-uitzoekpunten: 5. Zie nr. 10 van de harde nice to have-aanbevelingen. Zoek uit wat Amsterdam kan leren van Rotterdam, waar de Q-rapportage dichter op het vuur zit. (Ambtelijke actie: ambtenaar met kennis van de regeling risicovolle projecten en een projectvertegenwoordiger)

Gemeente Amsterdam

Datum 31 januari 2022 Pagina 7 van 7

6. Bij het Rijk zit het politieke debat veel meer aan de voorkant: waar gaan we in investeren? Een budgetbesluit gaat niet naar de Tweede Kamer. Binnen de gemeente wordt meer gecontroleerd tijdens de uitvoering van grote projecten, terwijl de begroting en nota van uitgangspunten dan al zijn vastgesteld. Wat kan de Gemeente Amsterdam leren van het Rijk? Er is behoefte aan een doorkijk naar lange termijnplanning die er nu niet is vanuit College (Actie: College ondersteund door de ambtelijke organisatie) 7. De aanpak van Gatereviews van Rijkswaterstaat zou wellicht goed kunnen werken, mits transparant en solide uitgevoerd. Onderzoek of het instrument van Gatereviews van RWS vaker kan worden toegepast. (Actie: de ambtelijke organisatie/projectvertegenwoordigers) Vervolg op aanbevelingen Auke Bijlsma Symposium Na medio februari treedt de huidige Raad af en zal de werkgroep-samenstelling worden herzien. Daarnaast zal er de komende maanden nadere uitvoering worden gegeven aan de opvolging van de aanbevelingen en de uitzoekpunten. Dit gebeurt gecoördineerd vanuit de Werkgroep, die maandelijks bijeen zal komen onder voorzitterschap van de Raadsgriffier. Streven is om voor het zomerreces een sessie te organiseren voor nieuwe raadsleden waarin de uitkomsten worden gepresenteerd. Dit wordt vermoedelijk geïncorporeerd in het inwerkprogramma voor raadsleden.

De werkgroep zal ook hieraan nadere uitwerking en invulling geven.