3. Handboek uitvoeren burgerberaden.pdf

Handboek uitvoeren burgerberaden

Inhoudsopgave ▪ Inleiding ▪ Fase 1: Voorbereiden o Stap 1. Verken het onderwerp en formuleer de vraag o Stap 2. Organiseer steun en commitment o Stap 3. Zoek een passende partij bij de aanpak o Stap 4. Ontwerp o Stap 5. Communicatie en transparantie o Stap 6. Selecteer de deelnemers door loting ▪ Fase 2. Uitvoeren o Stap 1. Agenda opstellen o Stap 2. Aanbevelingen formuleren o Stap 3. Aanbevelingen uitwerken o Stap 4. Aanbevelingen presenteren en stemmen ▪ Fase 3. Opvolgen ▪ Rollen bij uitvoering ▪ Kosten van een burgerberaad ▪ Bronnen

3 4 6 8 10 12 12 16

18 20 22 23

2

Inleiding

Het handboek uitvoeren burgerberaden is bedoeld voor de stuurgroep en het projectteam die aan de slag gaan met het opzetten van een burgerberaad. Het handboek is geschreven als stappenplan om op een gestructureerde manier een goed burgerberaad te organiseren. Dit handboek biedt geen Amsterdamse aanpak, maar brengt bestaande aanpakken in kaart. Dit biedt ruimte om per vraagstuk te kijken wat de meest passende aanpak is. Het vraagstuk is dus bepalend voor de vorm. De meest passende aanpak is afhankelijk van het vraagstuk dat gemeenteraad en college met een burgerberaad willen onderzoeken. Het Landelijk Netwerk Burgerberaad noemt op haar website (www.burgerberaad.nu ) drie verschillende methoden of aanpakken, waarvan er twee uitvoerig beschreven worden: de aanpak van G1000 en de aanpak van Bureau Burgerberaad. Deze aanpakken of varianten daarop worden door meerdere partijen aangeboden. De aanpakken hebben veel overeenkomsten. In de rest van het handboek komen de verschillende aanpakken terug als best practices bij de verschillende stappen. Het handboek is tot stand gekomen op basis van ervaringen uit het land, geleerde lessen uit het miniburgerberaad Amsterdam in 2022 en kennis van interne en externe participatiedeskundigen. Het handboek wordt op basis van ervaringen met het uitvoeren van burgerberaden verbeterd.

Het beleidskader en handboek zijn opgesteld door het Stedelijk Team Participatie in opdracht van het college. Het Stedelijk Team Participatie blijft na vaststelling van het beleidskader een adviserende rol houden. Neem contact op met het team voor vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van het lezen en gebruik van het handboek: partcipatie@amsterdam.nl.

Leeswijzer Het handboek beschrijft drie fases van het organiseren van een burgerberaad: ▪ ▪ ▪

Fase 1: voorbereiden Fase 2: uitvoeren Fase 3: opvolgen

De fases zijn opgeknipt in een aantal stappen. Daarbij wordt verwezen naar best practices vanuit de verschillende aanpakken van G1000 en Bureau Burgerberaad. Tenslotte wordt stilgestaan bij de verschillende rollen die nodig zijn om een burgerberaad te organiseren en de geschatte kosten van een burgerberaad.

Fase 1. Voorbereiden Stap 1. Verken het onderwerp en formuleer de vraag Zowel de raad als het college kunnen een voorstel doen om een burgerberaad in te zetten om een maatschappelijk probleem aan te pakken. Dat kan door middel van een collegevoorstel, een initiatiefvoorstel of een

3

motie. Wanneer aangenomen krijgt college de opdracht om te zorgen dat er een startnotitie wordt opgesteld. Per burgerberaad wordt een stuurgroep ingesteld met daarin in ieder geval de ambtelijk opdrachtgever. Per burgerberaad wordt bekeken wat een zinvolle samenstelling van de stuurgroep is. De stuurgroep bereidt een startnotitie voor van het burgerberaad. Naast de stuurgroep kan gewerkt worden met een of meerdere klankbordgroepen waarin bijvoorbeeld raadsleden, inhoudelijk betrokken ambtenaren, maatschappelijke actoren of inwoners vertegenwoordigd zijn. Onder de stuurgroep staat het projectteam dat verantwoordelijk is voor de voorbereiding en de organisatie van het burgerberaad. Daarin zijn de verschillende expertises opgenomen, zoals projectleiding en communicatie. Ook is een bepaalde mate van onafhankelijkheid geborgd in het projectteam, in de persoon van een onafhankelijk adviseur of procesbegeleider. In de startnotitie staan het onderwerp, de probleemstelling en vraagstelling beschreven, alsook de randvoorwaarden waar de aanbevelingen aan moeten voldoen om door de gemeenteraad en het college te worden overgenomen. Ook de ‘governance’ en het borgen van de onafhankelijkheid van het burgerberaad wordt beschreven in deze notitie. Belangrijke criteria bij het onderwerpkeuze staan hieronder beschreven (bron: startnotitie burgerberaden, Gemeente Utrecht). ▪

Het onderwerp is maatschappelijk relevant

Het onderwerp speelt bij een grote groep inwoners en maatschappelijke organisaties en wordt gezien als urgent. Als de relevantie te laag is of bij onvoldoende inwoners speelt dan is de kans op voldoende opkomst en brede betrokkenheid klein.

▪

Het onderwerp is politiek relevant

Het onderwerp leeft ook bij een groot deel van het bestuur. Bij een raadsbevoegdheid zien we graag dat de gemeenteraad zich met een breed draagvlak vooraf committeren aan de uitkomsten mits ze financieel, juridisch en praktisch uitvoerbaar zijn. Daarnaast is het (zeker voor het opdoen van ervaring met burgerberaden) van belang dat het onderwerp (grotendeels) binnen de verantwoordelijkheden van de gemeente valt: gaat de gemeente erover of is dat een andere partij? ▪

Het onderwerp geeft een zichtbaar resultaat

Het is belangrijk dat de uitkomsten van een burgerberaad zichtbaar worden in de samenleving. Zichtbaarheid betekent besluitvorming die leidt tot concrete uitvoering op een termijn zodat inwoners de uitvoering nog weten te koppelen aan het burgerberaad zelf. Zichtbaarheid betekent ook dat er publieke aandacht is voor het verdere proces dat zich ontvouwt na het burgerberaad. Het belang van zichtbaarheid geldt des te meer voor het eerste burgerberaad aangezien het ervaren succes door politiek en inwoners bepalend is voor de verdere ontwikkeling van dit instrument. Dus onderwerpen die, bijvoorbeeld om begrotingstechnische redenen, na meer dan een jaar tot uitvoering leiden, zijn minder wenselijk dan onderwerpen die snel tot uitvoering kunnen leiden. ▪

Een burgerberaad is een geschikte vorm

Als er een onderwerp is waar een ander participatie-instrument ook geschikt voor is, dan moeten we ons afvragen of we wel een burgerberaad willen organiseren. Het kost namelijk veel tijd, geld en energie die we misschien beter voor andere zaken kunnen gebruiken. Wanneer college en raad een onderwerp aan een burgerberaad willen voorleggen is het belangrijk om na te gaan of een burgerberaad het juiste participatiemiddel is om het onderwerp te onderzoeken. Neem contact op

4

met het Stedelijk Team Participatie om na te gaan of een burgerberaad het juiste instrument is of gebruik het Stappenplan Participatieaanpak op Amsterdamse wijze. Het burgerberaad kan ook als best mogelijke participatievorm worden aangedragen door behandelend ambtenaren bij het voordragen van een beleidsvoorstel.

meedoen. Er mag een toelichting bij het vraagstuk komen. (bron: Wat is een Burgerberaad | Bureau Burgerberaad).

Formuleer de vraag De stuurgroep doet een voorstel voor een vraagformulering in een startnotitie. Naast de stuurgroep en projectteam kan een klankbordgroep van inhoudelijk betrokken ambtenaren en een klankbordgroep van inwonersvertegenwoordigers en maatschappelijke partners geconsulteerd worden over de vraagformulering. In de startnotitie staat minimaal: ▪ ▪ ▪

▪

Een duidelijke opdrachtbeschrijving met vraagstelling; Wat er op welke termijn met de uitkomsten gedaan gaat worden; Aan welke voorwaarden de aanbevelingen moeten voldoen om door de politiek te worden overgenomen (daarnaast moet er altijd ruimte zijn voor andere aanbevelingen van het beraad); De rol van de deelnemers na afloop van het proces.

Het vraagstuk van het burgerberaad moet concreet, ambitieus en ‘behapbaar’ zijn en niet te technisch. Er moeten voldoende dilemma’s in het vraagstuk zitten en er moet voldoende ruimte zijn in het beleid om opvolging te geven aan de uitkomsten. De vraag mag niet te klein zijn maar ook niet te groot. Het vraagstuk moet open worden geformuleerd. De vraag is gesteld in een taal die begrijpelijk is voor alle deelnemers, het liefst op A2 niveau en anders B1. Dat betekent geen beleidstaal, maar direct duidelijk en op één manier te lezen. Het vraagstuk is geformuleerd zonder oordeel, geen stelling, niet sturend en straalt geen (politieke) voorkeur uit. Het vraagstuk roept het gevoel van belangrijkheid op. En moet ervoor zorgen dat mensen willen

5

Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

Een effectief Burgerberaad begint met een relevant maatschappelijk vraagstuk dat speelt in de gemeenschap. De vraag ‘Wat vinden wij belangrijk?’ staat centraal. De vraag is ruim geformuleerd zodat er voldoende ruimte is voor het beraad om zelf richting te geven aan het vraagstuk. Bijvoorbeeld: Hoe ziet wonen in Zaanstreek-Waterland er in de toekomst uit?

De vraagsteller (de politiek) wordt in de voorbereidende fase geholpen de vraag in te perken, zodat deze in de beschikbare tijd kan worden behandeld. De vraag is onderdeel van de uitnodiging aan de deelnemers, maar wordt door de deelnemers zelf in de eerste bijeenkomst aangescherpt. Hierdoor worden zij meer eigenaar van het proces én van het resultaat.

Stap 2. Organiseer opdrachtgeverschap en commitment Voor het succes van een burgerberaad is het belangrijk dat er genoeg steun is voor het proces. Zowel steun vanuit de politiek als ook steun vanuit de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven en andere relevante stakeholders die nodig zijn voor de implementatie van de

aanbevelingen. Door een brede steun van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie kan de nadruk bij het burgerberaad nog meer komen te liggen op de kwaliteit van de inhoud en het proces van het maken van afwegingen. Politici, ambtenaren, maatschappelijke organisaties en ondernemers kunnen worden uitgenodigd om mee te doen met het beraad (bij de aanpak van G1000) (zie stap 6: selecteer deelnemers door loting) of het beraad te informeren in de lerende fase (bij de aanpak van Bureau Burgerberaad). Dit versterkt mogelijk hun betrokkenheid bij het burgerberaad en de bereidheid om met de resultaten aan de slag te gaan.

Raadsbesluit Een goed burgerberaad kent een duidelijk commitment vooraf van de gemeenteraad en het college. Commitment in die zin dat duidelijk is wat de status is van de toekomstige aanbevelingen en onder welke voorwaarden de aanbevelingen van het burgerberaad een vervolg krijgen. Het uitgangspunt is dat de aanbevelingen van het burgerberaad overgenomen worden door college en raad. Alleen indien de aanbevelingen van het burgerberaad financieel, juridisch of praktisch niet uitvoerbaar zijn, kan er met zwaarwegende redenen van worden afgeweken. Bij elk afzonderlijk burgerberaad kunnen vooraf nog specifieke voorwaarden worden geïnventariseerd. Het commitment van de raad en het college is voorafgaand aan het burgerberaad bekend bij alle betrokkenen. Ervanuit gaande dat in de meeste gevallen de bevoegdheid ten aanzien van het onderwerp van het burgerberaad zowel van college als raad is, wordt de opdracht aan de ingelote inwoners om met een bepaald vraagstuk aan de slag te gaan vanuit college en raad gegeven. De opdracht wordt formeel in een college- en raadsbesluit vastgelegd via een startnotitie. Er wordt naar gestreefd naar een breed draagvlak in de gemeenteraad. Het is ook mogelijk dat de opdracht vanuit de gemeente samen met andere partijen wordt gegeven, bijvoorbeeld als die partij een belangrijke rol speelt

6

bij het gekozen onderwerp (zorg of woningbouw). In een partnerovereenkomst wordt vastgelegd dat de aanbevelingen van het burgerberaad dan mede door hen worden opgevolgd. Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

Voor deze aanpak is de afspraak ‘comply or explain’ voldoende. Dat betekent dat de aanbeveling worden overgenomen tenzij er overwegende bezwaren zijn. Aanbevelingen kunnen dus alleen goed onderbouwd worden afgewezen.

De mate van politiek commitment kan verschillen van ‘we zullen de aanbevelingen in een openbaar debat bespreken’ tot ‘we zullen de aanbevelingen omzetten in wet- en regelgeving’. Ertussenin ligt ‘we zullen alleen met zware argumenten afwijken van de aanbevelingen’.

Maatschappelijke steun Ook maatschappelijke steun is belangrijk. Die kan vorm krijgen in een partnerovereenkomst met een coalitie van stakeholders. Doel van de partnerovereenkomst is om commitment te vragen van de stakeholders, net als de gemeenteraad en het college, om de uitkomsten van het burgerberaad zeer serieus te nemen. Door stakeholders vroegtijdig te betrekken en een rol te geven (bijvoorbeeld als informant, expert of zelfs deelnemer van het beraad) creëren we bedding voor de aanbevelingen om in te landen. Ambtelijke organisatie Geef collega ambtenaren de gelegenheid om voorafgaand aan het burgerberaad kennis te maken met het fenomeen burgerberaad en daar ervaring mee op te doen tijdens (lunch)bijeenkomsten met proeverijen. Dit draagt bij aan de steun en betrokkenheid van ambtenaren die in een latere fase wellicht uitvoering gaan geven aan de resultaten van het burgerberaad.

7

Stap 3. Zoek een passende partij bij de aanpak Het burgerberaad kan het beste worden georganiseerd door een onafhankelijke externe procesbegeleider. Het is belangrijk dat gemeenteraad en college opdrachtgeven zonder te sturen op het proces om de onafhankelijkheid van de uitvoering te waarborgen. Zodra de opdracht is verleend, komt de onafhankelijk procesbegeleider in positie om het proces aan te sturen. Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

▪ ▪

▪ ▪

▪

▪

De organisatie is onafhankelijk. Alle belangrijke organisaties rond het vraagstuk tekenen een partnerovereenkomst, waarin ze beloven de onafhankelijkheid van het burgerberaad te respecteren en de uitkomsten serieus te nemen. Een commissie van toezicht let erop dat het burgerberaad eerlijk en onafhankelijk verloopt De deelnemers leiden zichzelf. Ze bepalen zelf hoe ze het vraagstuk willen behandelen. Deelnemers die dat willen worden opgeleid als ‘tafelaar’. Als deelnemers behoefte hebben aan een professionele gespreksleider in de subgroepen, zijn die beschikbaar.

De organisatie is onafhankelijk. Er zijn professionele gespreksbegeleiders die de subgroepen kunnen faciliteren in het gesprek.

Afhankelijk van het vraagstuk kan worden gezocht naar een partij die:

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Meer of minder tijd nodig heeft Meer of minder geld kost Meer of minder bereid is om maatwerk te leveren Meer of minder scherpte in het vraagstuk aanbrengt Meer of minder regie bij de deelnemers legt

De ambtelijk opdrachtgever is degene die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waar het burgerberaad over gaat. Hij/zij voert samen met het projectteam de selectie van de externe procesbegeleiding uit. Het Stedelijk Team Participatie is hierbij betrokken en bewaakt de randvoorwaarden die nodig zijn voor het goed functioneren van een burgerberaad. Alle benodigde rollen staan beschreven aan het eind van het handboek. Inkoop De organiserend directie doet een meervoudig onderhandse aanbesteding. Op basis van ervaring elders weten we dat onafhankelijke procesbegeleiding van een burgerberaad tussen de 150.000 en 250.000 euro kost. De aanbesteding neemt 6 tot 8 weken in beslag en kan worden begeleid door een inkoper van de gemeente. Een aantal partijen kunnen worden benaderd om een offerte op te stellen. Programma van eisen voor onafhankelijke procesbegeleiding (bron: startnotitie burgerberaden, Gemeente Utrecht): -

Kennis van de organisatie van burgerberaden Kennis van gestratificeerde loting Kennis van deliberatie Voorstel voor communicatie tijdens het beraad met de stad zowel fysiek als online Heldere verslaglegging tussendoor en aan het einde (in A2 taal) Er zijn geen belangen van het bureau bij de uitkomst van het burgerberaad Hebben en geven geen mening over het onderwerp

8

-

Kan toegankelijk communiceren met iedere Amsterdammer van praktisch geschoold tot theoretisch geschoold Kiezen samen met de deelnemers op integere en neutrale wijze sprekers om uit te nodigen Begeleiden zowel op proces als op inhoud Zien het burgerberaad als een leerproces en geven constructieve feedback (tijdens en achteraf) Faciliteren de deelnemers in het ophalen van kennis en ervaring in de stad Zorgen voor voldoende gespreksleiders en leiden deze gespreksleiders op Dragen zorg voor een klachtenreglement en toezicht Maakt informatie en processtappen vindbaar op amsterdam.nl/burgerberaad Garandeert de privacy van de deelnemers Zorgt dat het leuke, ontspannen bijeenkomsten zijn waarin inwoners democratisch zelfvertrouwen opbouwen Kan creatieve werkvormen inzetten zoals theater of games Werken zoveel mogelijk met lokale zzpers/professionals/maatschappelijke organisaties voor een maatschappelijk tarief (niet hoger dan 100 euro per uur)

Alle taken en de duur van de opdracht worden vanuit de gemeente vastgelegd in een opdracht.

9

Stap 4. Ontwerp Op basis van het vraagstuk en de lokale context maak je samen met de uitvoerende partij het ontwerp van het burgerberaad. Elementen van het ontwerp zijn 1. 2. 3. 4. 5.

Het vraagstuk De tijd De opvolging Begeleiding Organisatie

een heroverweging van dat commitment. Bovendien is er voldoende tijd nodig om aanbevelingen om te zetten in beleid of uitvoering. Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

De G1000 aanpak neemt minimaal 2 volledige dagen en een 4-tal avonden in beslag binnen een periode van 3 maanden.

Gangbaar is een doorlooptijd van zes maanden, waarin deelnemers één weekend per maand bij elkaar komen.

➢ De opvolging

➢ Het vraagstuk In het ontwerp is het belangrijk om contouren van het vraagstuk helder te krijgen. Helder genoeg om onderdeel van de uitnodiging aan de deelnemers te zijn, maar met nog voldoende ruimte voor de deelnemers om tijdens de eerste bijeenkomst aan de slag te gaan met de aanscherping van het vraagstuk. Hierdoor worden zij eigenaar van het vraagstuk, het proces en het resultaat.

In het ontwerp is het belangrijk om na te denken en af te stemmen over het vervolg: wat wordt er met de resultaten van het burgerberaad gedaan? Zowel voor de gemeenteraad en het college als voor de (potentiële) deelnemers en het publiek is dit essentieel. Vragen waar je aan kunt denken zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

➢ De tijd en timing Een projectteam schat samen met de externe ondersteuning in hoeveel tijd de deelnemers nodig hebben om te leren over het vraagstuk, met elkaar te overleggen en aanbevelingen op te stellen. Houd hierbij rekening met de beschikbare tijd van de deelnemers en de totale doorlooptijd van het proces. Andere belangrijke elementen zijn de beschikbare tijd van de organisatoren en het beschikbare budget. In de praktijk komt een doorlooptijd van zes maanden, waarin de deelnemers één dag of weekend per maand bij elkaar komen vaak voor. Let ook op de timing. Wanneer een burgerberaad vlak voor verkiezingen plaatsvindt, heeft dat invloed op het gewicht van het commitment van de politiek. Een verschuiving in het politieke landschap kan immers zorgen voor

▪

Hoe en wanneer worden de resultaten politiek besproken? Hoe wordt bepaald welke aanbevelingen worden overgenomen? Wanneer zijn deze aanbevelingen uitgevoerd? Wie heeft de taak en het budget om de uitvoering te monitoren? Wie en hoe wordt er over de aanbevelingen en de uitvoer gecommuniceerd? Wat is de rol van de deelnemers van het burgerberaad in het vervolgtraject?

Aanpak van G1000 ▪

Direct na de start van het Burgerberaad wordt een regiegroep van deelnemers gevormd die de feitelijke leiding over het proces overneemt.

Aanpak van Bureau Burgerberaad ▪

Een adviesraad of commissie van toezicht let erop dat het burgerberaad

10

▪

De deelnemers stellen een Klankbord/Monitorgroep aan met een mandaat om op de opvolging van het Burgerbesluit te letten en het Besluit uit te leggen aan iedereen die dat vraagt.

eerlijk en onafhankelijk verloopt

➢ De bijeenkomsten en de begeleiding Op basis van de hiervoor gemaakte keuzes in het ontwerp doet de onafhankelijke partij een voorstel voor een draaiboek van de bijeenkomsten. Op basis van de gekozen werkvormen wordt duidelijk welke begeleiding nodig zal zijn. ➢ Organisatie De benodigde praktische organisatie kan nu worden uitgewerkt en in gang gezet worden.

11

Stap 5. Communicatie en transparantie Zowel voorafgaand als tijdens het burgerberaad zelf moet het algemene publiek weten dat er een burgerberaad plaatsvindt. Bijvoorbeeld door middel van een publiekscampagne voorafgaand aan de start van het burgerberaad die doorloopt tot en met de opvolging. Niet alleen de informatie over het burgerberaad maar ook de informatie die de deelnemers aan het beraad krijgen en opdoen, moet beschikbaar zijn voor iedereen. Voor, tijdens en na het burgerberaad moet er een omgeving zijn waar alle informatie, presentaties, teksten, achtergrondinformatie ook voor de rest van de stad beschikbaar is. Dit kan door livestreams uit te zenden en op te nemen. Door van deskundigen een profiel te schetsen waarin wordt uitgelegd waarom ze worden uitgenodigd en welke invalshoek ze hebben etc. Vraag het Stedelijk Team Participatie om advies over het inzetten van een dergelijk online platform (eventueel met interactieve functionaliteiten om een breder publiek te betrekken). De pers heeft een belangrijke rol bij de voorlichting van het grote publiek. Denk na over mogelijkheden voor de pers om bijeenkomsten bij te wonen, mensen te interviewen, documentaires te maken en journalistieke settingen te creëren. Zo wordt het voor iedereen mogelijk om inhoudelijk deel te nemen aan het proces. Dit vergroot het vertrouwen in het burgerberaad en het draagvlak voor de resultaten.

Houdt er wel rekening mee dat de ruimte voor de deelnemers om in een veilige omgeving met elkaar te overleggen moet worden gerespecteerd.

Stap 6. Selecteer deelnemers door loting Het CBS heeft het parlement geadviseerd dat een steekproef van 150 Nederlanders voldoende is om een representatieve groep bijeen te brengen voor een nationaal burgerberaad over klimaat. Een grotere groep zorgt voor een groter bereik en tegelijkertijd voor een grotere logistieke uitdaging. In

Amsterdam gaan we uit van minimaal 100 deelnemers per burgerberaad. De selectie van de deelnemers voor een burgerberaad verloopt via gewogen lotingen: dat geeft iedereen evenveel kans om mee te doen. De loting wordt uitgevoerd door de afdeling Onderzoek & Statistiek die toegang heeft tot de Basisregistratie Personen (BRP). Bij de eerste loting van een groot aantal mensen uit de bevolkingsadministratie kan gekozen worden voor demografische kenmerken die al in de bevolkingsadministratie aanwezig zijn. Denk aan geslacht, stadsdeel, leeftijd of afkomst. Data-analyse van de bevolkingsadministratie wordt gebruikt om te bepalen in welke verhoudingen de kenmerken voorkomen in de bevolking en dus ook in de selectie moeten voorkomen. Deze personen ontvangen een officiële uitnodigingbrief met eenvoudige uitleg. De eerste loting Bij de eerste loting kan ook al worden gekozen om bepaalde groepen vaker uit te nodigen, omdat we weten dat die minder snel reageren op een uitnodiging. Dit geldt bijvoorbeeld voor jongeren, vrouwen en inwoners met een migratieachtergrond. Wie bereid is deel te nemen, geeft in haar reactie andere kenmerken op. Kenmerken die van belang zijn voor het samenstellen van een groep die een afspiegeling is van de bevolking, zodat elke inwoner zich kan herkennen in een of enkele van de deelnemers.

Er kan ook worden gevraagd naar opleiding, stemmen bij gemeenteraadsverkiezingen (ja/nee), en hun (huidige) kijk op het onderwerp van het Burgerberaad (om te voorkomen dat alleen mensen die zich hard maken voor een bepaalde richting meedoen). Houd in deze selectieronde rekening met een aanmeldpercentage van 2 tot 10%. De tweede loting De tweede selectieronde is bedoeld om uit de positieve reacties te komen tot de uiteindelijke groep deelnemers en een lijst met reservedeelnemers. In

12

deze selectie worden de kenmerken uit de eerste selectieronde én de opgevraagde kenmerken meegenomen. Mocht een groep of perspectief ondervertegenwoordigd zijn dan is het mogelijk om een tweede uitnodigingsbrief te versturen. Deze brief kan worden opgevolgd of vervangen door een telefoontje om mensen met twijfel te bewegen zich beschikbaar te stellen. Argumenten hierbij zijn: ▪ ▪ ▪ ▪

Je hoeft geen kennis te hebben over het vraagstuk; Iedereen kan in een goed begeleid proces tot een verstandig oordeel komen; Er is goede begeleiding en hulp aanwezig; Er is een vergoeding mogelijk voor gederfde inkomsten en kosten van kinderopvang, reizen e.d.

Uitgangspunten voor loting zijn (bron: startnotitie burgerberaden, Gemeente Utrecht): ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De groep deelnemers bestaat uit 150 deelnemers. Deelnemers zijn 16 jaar of ouder. Er doet maximaal 1 deelnemer mee per huishouden. Het is een steekproef uit de gemeentelijke basisadministratie. Er is onafhankelijk toezicht op de loting door een notaris of een delegatie van de gemeenteraad. De deelnemers wonen verspreid over de stad en in de verschillende wijken. Raadsleden, collegeleden en ambtenaren van de gemeente Amsterdam mogen niet meedoen als gelote inwoner. Deelnemers zijn bij alle bijeenkomsten aanwezig (verlof is mogelijk per uitzondering).

Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

Bij deze aanpak kan worden gewerkt met een groep van 100 tot 1000 deelnemers. De hele gemeenschap doet mee. Dus de volgende groepen: ▪ ▪ ▪ ▪

62,5 % Inwoners 12,5 % Werkgevers /professionals 12,5 % Politici (indien passend) en ambtenaren 12,5 % Vrijdenkers

De deelnemers worden geloot om een zo divers mogelijke groep te bereiken en om iedereen een kans te geven om mee te doen. Inwoners met loting vooraf, de anderen met loting achteraf.

Meestal zijn er 100 tot 150 deelnemers. Er wordt vanuit gegaan dat dit door gewogen loting automatisch een afspiegeling vormt van de samenleving, waardoor aparte groepen uitnodigen niet nodig is. Het is niet mogelijk om je aan te melden als deelnemer. Er wordt ook gevraagd naar de houding van de deelnemer ten aanzien van de vraag: ‘vind je het belangrijk of onbelangrijk dat de overheid maatregelen neemt op dit gebied?’ Hierdoor wordt bereikt dat ook sceptici zullen deelnemen aan het burgerberaad.

Maak deelname laagdrempelig Er kunnen veel redenen zijn voor ingelote inwoners om niet mee te willen doen: geen tijd, de Nederlandse taal niet goed kunnen lezen en schrijven, geen kinderopvang hebben of twijfelen of ze wel serieus genomen worden. Een aantal inwoners zal, zeker in deze tijd, aan het overleven zijn en daardoor geen ruimte voelen voor deelname aan een burgerberaad. Wij willen binnen onze mogelijkheden zoveel mogelijk van deze belemmeringen wegnemen zodat zij zich bij inloting toch opgeven voor het burgerberaad en zoveel mogelijk mensen mee kunnen doen om tot een representatieve groep te komen.

13

Voor deelname aan een burgerberaad geven we een vergoeding. Uit ervaring blijkt dat dat zorgt voor een grotere opkomst en dus een betere representativiteit. Het is een bedankje voor de tijd en inzet van de inwoners. En voor de eventuele onkosten die de deelnemers moeten maken. Naast een vergoeding zorgen we, als dat nodig is, voor: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Ondersteuning voor mensen met een lichamelijke beperking Ondersteuning voor mensen met een (licht) verstandelijke beperking Een tolk voor mensen die geen Nederlands spreken/schrijven/lezen. De deelnemer mag ook zelf iemand meenemen als buddy. Een doventolk voor mensen die doof zijn Een oplossing voor mensen die blind zijn Toegankelijke ruimtes voor de bijeenkomsten Eten dat rekening houdt met voedselallergieën of andere (culturele) dieetwensen Kinderopvang als men zelf geen oppas kan vinden

In de evaluatie van ieder burgerberaad nemen we mee of deze maatregelen voldoende zijn om tot een goede samenstelling van een Burgerberaad te komen. Naast loting en het makkelijk maken van deelname, is de uitnodiging en de benadering van de mensen van groot belang om een diverse groep te krijgen voor het burgerberaad. Daarom doen we het volgende: -

-

Vooraf een grootse ‘publiekscampagne’ zodat mensen weten wat er aan komt (denk aan de inzet van posters, social media, huis aan huis, lokale media, een filmpje etc) De uitnodiging geeft korte, duidelijke informatie met een QR-code naar een website voor meer informatie In de uitnodiging aan inwoners staat duidelijk het onderwerp, het vraagstuk en het commitment van de politiek

-

-

In de uitnodiging gebruiken we meerdere redenen waarom mensen mee zouden kunnen doen (interesse in onderwerp, mee willen helpen, iets voor de stad doen, invloed hebben, mensen leren kennen) De uitnodiging doet een persoonlijk beroep: we hebben u nodig In de uitnodiging staat dat er geen voorkennis nodig is; iedereen kan meedoen In de uitnodiging staat wat de vergoeding is In de uitnodiging staat hoe we drempels wegnemen (kinderopvang, tolk etc) We proberen mensen ook telefonisch te bereiken (niet iedereen leest een brief) We organiseren een bijeenkomst en zoeken mensen op om meer informatie te geven (inzet sleutelpersonen) We zetten social media in/ advertising op een onafhankelijk account We gebruiken verschillende talen: Nederlands, Engels en Arabisch

Vergoeding Maak over hoogte van de vergoeding en frequentie van uitbetalen van tevoren duidelijke afspraken met Bureau Fiscaal Advies & Control van de gemeentelijke belastingdienst. Een vrijwilligersvergoeding is het meest gunstig voor alle partijen. Sinds 1 januari 2022 is de gemeente wettelijk verplicht om bedragen die aan mensen zijn uitbetaald door te geven aan de Belastingdienst (renseigneringsplicht). De Belastingdienst neemt deze bedragen op in de voor ingevulde aangifte inkomstenbelasting. Hoeveel belasting over een vergoeding moet worden betaald, hangt af van de persoonlijke situatie van de ontvanger. Voor sommigen kan het geen gevolgen hebben, voor anderen kan het forse gevolgen hebben voor zowel de belastingheffing, ontvangen toeslagen en uitkering. De gemeente is ook wettelijk verplicht om naam, adres, woonplaats, geboortedatum en BSN-nummer te administreren en door te geven aan de Belastingdienst.

14

Betalingen aan vrijwilligers zijn uitgezonderd van deze verplichtingen, mits de vrijwilligers voldoen aan de in de fiscale wetgeving gestelde voorwaarden. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, zijn de vergoedingen belastingvrij. De voorwaarden zijn: 1. De vergoeding mag niet hoger zijn dan € 190 per maand en € 1.900 per kalenderjaar, en; 2. De vrijwilliger mag geen marktconforme beloning ontvangen.

Privacy De privacy van de deelnemers wordt gerespecteerd om hen te beschermen tegen ongewenste media-aandacht en intimidatie, en om de onafhankelijkheid van de deelnemers te behouden en ervoor te zorgen dat ze niet worden omgekocht of belobbyd door belangengroepen of activisten. Discussies in kleine groepen zijn besloten. De identiteit van de deelnemers kan met toestemming van de deelnemers worden gepubliceerd als het proces is beëindigd. Alle persoonlijke gegevens van deelnemers worden behandeld in overeenstemming met internationale goede praktijken, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

15

Fase 2. uitvoeren

Stap 3. Voorstellen uitwerken In de stap van de uitvoer is het belangrijk dat de deelnemers voldoende kennis kunnen vergaren om tot passende voorstellen te komen. Belangrijk hierbij is:

Na een goede voorbereiding is het tijd voor het burgerberaad zelf. Een zorgvuldige uitvoering, bij voorkeur begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider vergroot de kans op succes. De uitvoer bestaat uit drie stappen:

▪

▪

Stap 1. Agenda opstellen In deze eerste stap van de uitvoer is het belangrijk dat de deelnemers bespreken en een gemeenschappelijk beeld krijgen van het vraagstuk aan de hand van de vraag: wat is voor jullie belangrijk bij dit vraagstuk? Deze dialoog moet voldoen aan de volgende voorwaarden: ➢ Het gesprek vindt plaats in kleine groepen van ca. 4 mensen; ➢ Luisteren en vragen stellen zijn belangrijk om je in te kunnen leven in het standpunt van een andere deelnemer; ➢ Doel van het gesprek is niet elkaar overtuigen maar om elkaar te begrijpen; ➢ Doel van het gesprek is het achterhalen van waarden, principes en ideeën; ➢ Vooroordelen en ideologieën worden openlijk besproken; ➢ Samenvattingen van de gesprekken worden anoniem gedeeld met de rest van de stad. Stap 2. Voorstellen formuleren

In deze stap staat de vraag centraal: ‘Hoe moet dat gebeuren, realiseren wat jullie belangrijk vinden?’

▪ ▪ ▪ ▪

Dat deelnemers aangemoedigd worden om zelf met ideeën te komen voor uit te nodigen deskundigen of belanghebbende als zij het idee hebben dat die invalshoek belangrijk is; Dat de informatie leesbaar, begrijpelijk, feitelijk en evenwichtig is; Dat alle perspectieven, standpunten, zienswijze aan de orde komen; Dat er voldoende tijd en ruimte is voor de deelnemers om vragen te stellen; De manier waarop de informatie wordt aangeboden passend is voor alle deelnemers; De informatie gelijktijdig ook aangeboden wordt aan de rest van de stad.

Aanpak van G1000

Aanpak van Bureau Burgerberaad

‘Experts on tap, not on top!’. Deelnemers dragen zelf experts en andere kennisdragers aan die ze willen betrekken bij hun werk. De experts worden pas uitgenodigd nadat deelnemers hebben uitgewisseld wat ze belangrijk vinden rondom het vraagstuk.

De deelnemers krijgen documenten te lezen en wonen lezingen van experts en belanghebbenden bij. Deelnemers kunnen zelf verzoeken om bepaalde kennis of expertise. Experts kunnen ook ingezet worden als ‘factcheckers’. De informatie moet aan hoge kwaliteitseisen voldoen wat betreft leesbaarheid, begrijpelijkheid, feitelijkheid

16

(evidence based) en evenwichtigheid.

Het rapport wordt ook gedeeld met belangrijke spelers in de gemeenschap, denk aan werkgevers, instellingen, ondernemers etc.

Politici en ambtenaren kunnen worden uitgenodigd als experts in de lerende fase van het burgerberaad.

Stap 4. Voorstellen presenteren en stemmen In deze laatste fase worden, in een plenaire bijeenkomst, de door de groepen opgestelde aanbevelingen in stemming gebracht. Ook hier kan men nog een herformulering in brengen als wordt verwacht wordt dat deze op meer ondersteuning kan rekenen. In een eindrapport worden de aanbevelingen opgenomen met vermelding van het percentage van de deelnemers dat deze aanbeveling ondersteunt. Ook de argumenten die leidden tot de aanbeveling worden vermeld. Ambtenaren schrijven, aanvullend aan het concepteindrapport van de deelnemers, een concept voordracht met een advies welke aanbevelingen uit het advies financieel, juridisch en praktisch uitvoerbaar zijn en welke niet. Deze conceptvoordracht wordt voorafgaand aan de definitieve versie besproken met de deelnemers van het burgerberaad. Dit gesprek kan tot wijzigingen leiden in het eindrapport van het beraad – als zij dat zelf willen – of tot aanscherping van de voordracht dat door de ambtenaren wordt geschreven. De presentatie van het rapport met aanbevelingen aan het politieke orgaan dat de opdrachtgever was, is een belangrijk moment. In een openbare bijeenkomst wordt door de politiek bevestigd wat eerder is vastgesteld over de opvolging. Wanneer en hoe zal men debatteren over de aanbevelingen? Wanneer kan worden verwacht dat bepaalde aanbevelingen zijn uitgevoerd? Hoe vindt de monitoring plaats?

17

Fase 3. opvolgen

Het Stedelijk Team Participatie evalueert het proces. Zowel de ervaring van deelnemers wordt onderzocht aan de hand van interviews en enquêtes als het proces achter de schermen door middel van observaties en interviews. Belangrijke onderzoeksvragen zijn (bron: startnotitie burgerberaden, Gemeente Utrecht):

Voor de impact en geloofwaardigheid van een burgerberaad is het essentieel dat de politiek besluiten neemt waarin de aanbevelingen herkenbaar zijn. Het is daarom belangrijk om in de fase Voorbereiding duidelijk af te spreken hoe de opvolging zal verlopen. Het betrekken van het grote publiek en de pers versterken de maatschappelijke druk om de opvolging serieus te nemen.

-

Voorbeelden van opvolging zijn: ➢ Een commissie of organisatie moet elke drie tot zes maanden openbaar rapporteren over de mate van uitvoering van elke aanbeveling. ➢ De uitvoering van een referendum (ja/nee) of een preferendum (volgorde aanbrengen in opties) kan de politiek overtuigen van de steun onder brede lagen van de bevolking voor de aanbevelingen.

-

Monitor

-

Benoem onder de deelnemers een monitor klankbordgroep. Hun taak is om de opvolging van de aanbevelingen te bewaken. Daarnaast is de groep aanspreekpunt voor vragen over de aanbevelingen.

-

De groep kiest een voorzitter en secretaris. De groep komt 2 tot 4 keer per jaar bij elkaar of vaker als daar aanleiding toe is. De groep wordt de eerste twee vergaderingen begeleidt door de onafhankelijke procesbegeleider.

-

Evaluatie -

Hoe representatief en inclusief was het burgerberaad? Wat droeg daaraan bij en wat niet? Hadden de deelnemers voldoende toegang tot informatie en kennis, ook van ambtenaren? Was het onderwerp goed gekozen en de vraagstelling goed geformuleerd? Wat leren we daarvan voor een volgend burgerberaad? Levert een burgerberaad meer gedragen uitkomsten op dan bij andere participatievormen? Hoe deliberatief was het burgerberaad? Is de mening van deelnemers veranderd ten opzichte van het onderwerp? Zo ja, waardoor? Zo nee, waarom niet? Zijn ambtenaren, raadsleden en wethouders anders naar het onderwerp gaan kijken en naar participatie/samen stad maken? Zijn de uitkomsten overgenomen door de gemeente? Waarom wel, waarom niet? Wat is de doorwerking van de adviezen van het burgerberaad op beleid/plannen van de gemeente? Is bij de deelnemers de betrokkenheid/het vertrouwen in de gemeente/politiek toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? Is bij ambtenaren en wethouders het vertrouwen in inwoners/participanten toegenomen of afgenomen en wat zijn daar de verklaringen voor? Hoe was het voor de gemeenteraad om vooraf commitment te geven? Gaven zij hun rol anders vorm? Zo ja, hoe?

18

-

Zijn de deelnemers, ambtenaren, wethouders en raadsleden anders gaan kijken naar elkaar? Positief of negatief?

Een nieuw beraad Indien er zich weer een gepast onderwerp aandient, kan het burgerberaad worden herhaald, zodat het een bekend onderdeel wordt van het politieke instrumentarium. Steeds meer burgers krijgen er dan actief mee te maken. De betrokkenheid bij de politiek neemt toe.

19

Rollen bij uitvoering ▪

projectondersteuning) en stuurt dit team aan in afstemming met onafhankelijke procesbegeleider; Deelt geleerde lessen met het Stedelijk Team Participatie.

Projectondersteuner burgerberaad ▪ Om een burgerberaad uit te voeren zijn veel verschillende partijen nodig, ieder met hun eigen rol. De rollen worden hier zoveel mogelijk beschreven. Onafhankelijk procesbegeleider (extern) ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Stuurt (na gunning) projectteam van de gemeente functioneel aan bij het uitvoeren van een burgerberaad Is aanspreekpunt voor alle (gelote) deelnemers Begeleidt de deelnemers tijdens de bijeenkomsten aan de hand van passende werkvormen en een transparant proces Verzorgt een heldere terugkoppeling van de bevindingen en aanbevelingen Stelt monitor klankbordgroep samen en begeleidt de eerste twee vergaderingen

Communicatieadviseur burgerberaad ▪

▪

▪

▪ ▪

Stuurt op bestuurlijk besluitvormingsproces met college en raad; Zet aanbestedingsproces op waarin een plan van aanpak en uitvoering van een burgerberaad afval wordt uitgevraagd; Zet netwerk van directies en partijen op die een (mogelijke) rol hebben bij de uitvoering en de mogelijke uitwerking van het burgerberaad; Functioneert als sparringspartner van de onafhankelijke procesbegeleider; Stelt uitvoeringsteam samen (oa. bestuursadvisering, adviseur Onderzoek & Statistiek voor loting, communicatieadvies en

Stemt met onafhankelijk procesbegeleider af over passende communicatiemiddelen om deelnemers te informeren over inhoud en proces van komende en voorbije bijeenkomsten. Zorgt dat Amsterdammers regelmatig en via verschillende kanalen op de hoogte worden gehouden van en betrokken bij de bijeenkomsten, uitkomsten en resultaten (o.a. via een webpagina en een online platform).

Adviseur Onderzoek & Statistiek ▪

Projectleider burgerberaad ▪ ▪

Ondersteunt bij allerhande logistieke taken zoals het reserveren van een zaal, regelen van catering, verzorgen van naamstickers etc.

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Adviseert over mogelijkheden met betrekking tot diversiteit en representativiteit Maakt online aanmeldformulier voor deelnemers Voert loting uit Deelt contactgegevens deelnemers met projectleider (met AVG disclaimer) Bewaart en beheert reservelijst met deelnemers; Verzamelt gegevens die nodig zijn voor uitkering vacatiegelden aan alle aanwezige deelnemers van de stadsdeelpanels en deelt die met de afdeling betalingen

Adviseur Stedelijk Team Participatie

20

▪ ▪ ▪ ▪

Verzorgt leeractiviteit over verschillende aanpakken van burgerberaad Geeft opdracht voor evaluaties van burgerberaden Verzamelt geleerde lessen en past beleidskader en handboek burgerberaden aan op basis van die geleerde lessen Adviseert directies die burgerberaden uitvoeren

21

Vergoedingen

Kosten van een Burgerberaad

▪

▪ Een goed Burgerberaad kost tijd, geld en energie. Voor de begroting maken we een splitsing in kosten die we maken voor de inhuur van procesbegeleiding, onkostenvergoedingen en ambtelijke kosten. Wanneer de gemeenteraad besluit een burgerberaad in te stellen, komt de verantwoordelijkheid over de uitvoering te liggen bij de wethouder die het meest inhoudelijk verantwoordelijk is voor het onderwerp. Na het eerste Burgerberaad beantwoorden we de volgende (financiële) vragen: -

Had het op onderdelen goedkoper gekund? Waarom wel/niet? Welke kosten waren onnodig? Welke kosten vielen hoger uit? Welke kosten vallen in de loop van de tijd goedkoper uit doordat er al een basis ligt? (bv communicatie) Waren we minder tijd kwijt aan beleids- en planvorming dan bij andere participatie? (impliciete kostenbesparing) Kosten-baten analyse: wat het kost en wat het oplevert.

De financiële evaluatie moet bijdragen aan een beeld van de kosten voor een burgerberaad ten opzichte van andere participatievormen.

Procesondersteuning

▪

Inhuur voor procesbegeleiding, organisatie, gespreksleiding, procesbegeleiding en verslaglegging

Facilitaire kosten

▪ ▪ ▪

vergoedingen voor deelnemers a 100 euro per deelnemer per bijeenkomst uitgaande van 150 deelnemers en 6 bijeenkomsten. extra ondersteuning (kinderopvang, tolken, etc) zaalhuur catering entertainment

Totale begroting Burgerberaad (exclusief ambtelijke inzet)

Ambtelijke kosten

100.000

50.000

310.000

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Inzet projectmanagement Ambtelijke inzet voor delen kennis/informatie Ambtelijke inzet door Stedelijk Team Participatie Inzet afdeling Onderzoek & Statistiek i.v.m. loting Communicatie- en participatieplan, uitvoering en campagne Loting en uitnodiging

185.000

160.000

22

Bronnen

In deze bijlage leest u over documenten die we via kennisnetwerken (inwoners, deskundigen andere overheden) en specifieke contacten met andere steden verzamelden. Deze zijn als achtergrondinformatie gebruikt voor het opstellen van dit handboek. In alfabetische volgorde. • • • • • • • • • •

Amsterdam – Amsterdams Akkoord – coalitieakkoord 2022 Amsterdam – mini Burgerberaad Klimaat Bureau Burgerberaad – www.bureauBurgerberaad.nl Eva Rovers – Nu is het aan ons het is tijd voor echte democratie G1000 – Handboek Burgerberaad G1000 – Leergang burgerberaad voor professionals Landelijk netwerk Burgerberaad – www.Burgerberaad.nu OECD - Innovatieve burgerparticipatie en nieuwe democratische instellingen Rijksbeleid – Kabinetsbrief Burgerfora bij klimaats- en energiebeleid Utrecht – Startdocument Utrechts Burgerberaad

23