3. Bijlage 2 bij brief - voorstel Commissie 'Brenninkmeijer'.pdf

Voorstel Commissie “Brenninkmeijer” onder leiding van Dr. Arre Zuurmond. In januari 2022 heeft de burgemeester een notitie opgesteld over het vertrouwen van de burgers in de overheid en de rol van de juridische functie in dat vertrouwen. In de notitie schrijft de burgemeester: “Als de gemeentelijke overheid het vertrouwen van onze inwoners wil versterken dan zal zij in de spiegel moeten kijken. Ten langen leste is het wantrouwen van burgers jegens de overheid ook een effect van het wantrouwen dat de overheid jegens haar eigen inwoners koestert.” In de notitie wordt een aantal aanpassingen van de juridische kolom voorgesteld. Daarnaast was het de bedoeling dat de heer Brenninkmeijer verder zou gaan waar de notitie van burgemeester ophield en betrokken zou worden bij de brede verkenning naar het verbeteren van het vertrouwen tussen burgers en gemeentelijke overheid. Dit had moeten leiden tot mogelijk nieuwe omgangsvormen en aanpassingen in procedures. Vorig jaar zomer werden wij overvallen door het verdrietige bericht van het overlijden van de heer Brenninkmeijer. We hebben die vervolgstap niet kunnen zetten. De commissie onder leiding van dr. Arre Zuurmond zal nu alsnog deze vervolgstappen in gang zetten.

De centrale vraag waar de commissie mee zal werken is ook al opgenomen in de voortgangsnotitie die in het najaar van 2022 met de gemeenteraad gedeeld is: Welke alternatieven of alternatieve invullingen zijn er voor procedures, waarbij verzoening en vertrouwen ontstaat zonder dat dit leidt tot onverantwoorde gevolgen en willekeur? Aanpak van de commissie Om te voorkomen dat het werk van de commissie beperkt blijft tot een theoretische exercitie, wordt een aanpak voorgesteld die uitgaat van de praktijk aan de hand van concrete casuïstiek, waarbij de betrokkenen bij de casus zelf de oplossing uitwerken. Aan de hand van de uitkomsten van een casus kunnen mogelijk bredere lessen getrokken worden, die ook breder doorgevoerd kunnen worden. Selectie cases Om een casus te vinden kunnen ten eerste bestaande bronnen gebruikt worden. Denk aan bezwaarschriften, Wob/Woo-verzoeken, burgerbrieven, klachten. Deze bronnen bevatten veel informatie over problemen van inwoners met procedures. Ten tweede kunnen fysieke plekken nuttige informatie opleveren. Hiermee bedoelen we bijvoorbeeld een school, een huisarts, een rechter, de Raad van State, het juridisch loket. Door op deze plekken concreet te vragen wat de gemeente Amsterdam anders moet doen/inrichten/oplossen komen er vaak hele mooie cases naar boven. Tot slot weten medewerkers vaak zelf ook wel waar het anders zou moeten of kunnen.

Door hen te bevragen geef je hen ook ruimte om verandering in gang te zetten. Aan de slag met een casus Na de selectie van een casus wordt met alle betrokkenen een werksessie belegd. Daar zullen ook burgers en maatschappelijke instellingen bij betrokken worden, waarbij we elke keer kijken naar de voor die casus relevante netwerken. In die werksessie wordt de casus uitgewerkt en door de betrokken organisatieonderdelen zelf aan een oplossing gewerkt. De oplossing wordt door het verantwoordelijke organisatieonderdeel voorgelegd aan de eigen wethouder. Zo blijft de regie bij de verantwoordelijke organisatieonderdeel. Dit heeft als voordeel dat er meer draagvlak is voor de oplossing. Als een casus complex is, zal het meer tijd kosten dan één werksessie van een paar uur. Maar dat zal per casus bekeken worden. Het is de bedoeling dat er meerdere cases de komende tijd uitgewerkt zullen gaan worden. Casuïstiek is leidend, maar het gaat om structurele en culturele verbeteringen

We werken volgens het principe van ‘action research’: dat wil zeggen dat we concrete casuïstiek gebruiken, maar ook dat we niet alleen reflecteren. Elke casus die we kiezen kan een illustratie zijn van een probleem op structuur- of cultuur niveau. De theorie van Mark Moore (Publieke Waarde) en de uitwerking daarvan in termen van ‘Bureaucratic Dysfunction’ door Jorrit de Jong zijn conceptueel leidend, naast de betogen van Michiel Scheltema en anderen, die pleiten voor een responsieve rechtsstaat en een responsieve overheid. Dat betekent dat we ook onderzoeken of een verbetering mogelijk is. We vragen aan de betrokkenen dan ook een verbetervoorstel te doen, en vragen hen dat in de lijn ‘in te brengen'. Zelf bespreken we deze voorstellen en hun voortgang eens in de drie maanden met bestuur en GMT. Dit heeft de commissie nodig voor deze aanpak Om haar werk te kunnen doen, heeft de commissie allereerst commitment vanuit de organisatie nodig. Het aan de slag gaan met een casus gaat de organisatie tijd en capaciteit kosten. De commissie realiseert zich dat de waan van de dag al genoeg vraagt van een organisatie, maar als de organisatie echt aan de slag wil zal het tijd, capaciteit en zelfs soms geld moeten investeren. Die zich overigens zullen terugbetalen in bijvoorbeeld minder procedures tussen de burger en de gemeente.

Naast de betrokkenheid van concrete organisatieonderdelen, stelt de commissie ook voor om de trainees van Amsterdam te betrekken. Als een soort (extra) opdracht, naast hun reguliere werk, zouden de trainees ieder een casus onder hun hoede kunnen nemen en samen met een organisatieonderdeel op zoek gaan naar structurele oplossingen en verbeteringen. Het biedt de trainees de kans om aan de slag te gaan met een concrete verbetering en vanuit een soort helikopterview te kijken naar de eigen organisatie, het betrekt de trainees bij een belangrijke opgave in de stad en als jonge ambtenaren brengen ze vaak een frisse wind met zich mee. Ook is het een mogelijkheid om een volgende generatie te betrekken bij het verbeteren van het vertrouwen van de burger in de overheid. Governance/sturing De directeur Juridische Zaken is gedelegeerd opdrachtgever van de commissie. Een medewerker van DJZ zal als secretaris optreden voor de commissie. De commissie bestaat in ieder geval uit dr. Arre Zuurmond en prof. Iris van Domselaar. Er zijn contacten met de UvA en VU, en denkbaar is dat de commissie voor het uitzoekwerk en de voorbereiding van de sessies gebruik maakt van hun capaciteit. Ook kan daar gevraagd worden te helpen met kwantitatieve analyses (bijvoorbeeld van klachten, naar soort of onderwerp, of aantallen bezwaren per soort dienstverlening).

De uitvraag daartoe verloopt via klachtenboard en bezwarenboard van de gemeente. Geen van de leden en ondersteuning is fulltime beschikbaar, maar hebben zich gecommitteerd tot grote betrokkenheid. De commissie zal in overleg met de directeur JZ periodiek aan het GMT en de burgemeester rapporteren. De termijn waar aan gedacht wordt is iedere drie maanden. Daarnaast kan de commissie op verzoek van de burgemeester een rapportage opstellen voor de gemeenteraad, als daar behoefte aan is, maar zal dat niet standaard doen.