3. 211004 Eindrapport interne audit Singelgrachtgarage 1.0.pdf

Bezoekadres Weesperstraat 430 1018 DN Amsterdam Postbus 12693 1100 AR Amsterdam Telefoon 14 020 amsterdam.nl/ingenieursbureau

Notitie Aan Van

Erik Bakker, Kees van Doorn, Projectteam Singelgrachtgarage Liane Dambrink, Misha Leenders, Ric Verstegen

Kopie aan Datum

4 oktober 2021

Ons kenmerk Bijlage(n)

Onderwerp

Eindrapport Interne audit Singelgrachtgarage

Opsteller

Goedgekeurd en vrijgegeven

Versie

Datum

Ric Verstegen

concept

0.1

23-09-2021

Erik Bakker

vrijgegeven

1.0

4-10-2021

Het Ingenieursbureau is bereikbaar met metro 51, 53 en 54 of met tramlijn 7 en 19, halte Weesperplein. Een routebeschrijving vindt u op www.ingenieursbureau.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

4 oktober 2021

Eindrapport Interne audit Singelgrachtgarage

Pagina 2 van 6

Aanleiding Het project Singelgrachtgarage bevindt zich momenteel in de realisatiefase, waarbij de nadruk vooral op contractmanagement ligt. Dat contractmanagement wordt stevig ondersteund door het technisch- en omgevingsmanagement. Ongeveer een jaar geleden is er een projectmanagementspiegel van Neerlands diep uitgevoerd. De uitkomsten van deze spiegel zijn het hoofdthema in de interne audit. Verder is er ruim een jaar geleden een terugkoppeling van een leerhuisgesprek, een gesprek tussen ambtelijk opdrachtgever en de integraal projectmanager, aan het Q-team (V&OR en IB) geweest. Vier keer per jaar wordt er een stand van zaken vastgelegd van de beheersing van het project in een Opdracht Status Formulier (OSF). Hierin zijn o.m. de actuele risico’s en de status van het contractbeheer en de -wijzigingen opgenomen. Uit bovenstaande uitgevoerde acties is een aantal aspecten benoemd die bij de interne audit als thema worden meegenomen. • Duidelijkheid in IPM rollen; • Kritisch bespreken van de (top) risico’s; • Expliciet zijn; • Het gesprek voeren; • Status van het contractbeheer en –wijzigingen; • Het actuele risicoprofiel.

De aanleiding heeft geleid tot de vraag: Onderzoek hoe het staat met de duidelijkheid in de verdeling van taken van IPM-rollen, de onderlinge tegenspraak, het bewustzijn van de actuele toprisico’s en het meer expliciet gaan werken.

Aanpak Voor de aanpak is de kwaliteitscyclus van het IB gebruikt (zie afbeelding op pagina 1). De waarnemingen komen voort uit 12 gesprekken die zijn gevoerd met verschillende betrokkenen bij het project Singelgrachtgarage. De waarnemingen zijn in individuele rapporten vastgelegd door drie interne auditors. Deze hebben de waarnemingen geanalyseerd om tot een advies te komen gericht aan het projectteam Singelgrachtgarage, met als hoofdvraag: welke interventies zijn in welke richting nodig om gevolg te geven aan de lerende organisatie.

Advies - opbouw De auditors hebben de waarneming(en), gedaan tijdens de interviews met betrokkenen, samengevat in enkele rode draden. Die rode draden zijn vertaald (samen met de Integraal projectmanager (IPM) en de manager projectbeheersing (MPB)) in een ….tal mogelijke interventies. Het is aan het projectteam welke acties in welke richting (waarnemingsmodel IB) nodig zijn om zeker te zijn dat de juiste maatregelen worden genomen. 1) Waarnemingen duiden: komt een waarneming meerdere keren voor? (patronen herkennen)

Gemeente Amsterdam

4 oktober 2021

Eindrapport Interne audit Singelgrachtgarage

Pagina 3 van 6

•

De waarneming(en) is/zijn gedaan bij 12 audits met betrokkenen bij het project. Deze audits zijn uitgevoerd door 3 interne auditors van het IB, die niet betrokken zijn bij het project. • De auditors hebben aan de hand van de waarneming(en) een aantal rode draden voortkomend uit de gesprekken voorgelegd aan de IPM en MPB van het project. Samen met de auditors zijn deze geanalyseerd en geduid op basis van het waarnemingsmodel (zie figuur 1). 2) Reflectie: welke risico’s en kansen zijn er te benoemen? De kansen en bedreigingen van de rode draden zijn aangegeven. 3) Bepalen van de interventies. Vervolgens zijn interventies bepaald die het meest kansrijk zijn in één of meer aandachtgebieden van het model (effect, doel, proces en feiten). 4) De acties die hieruit volgen om het proces bij te stellen of het gedrag bij te sturen worden door het projectteam zelf vastgesteld.

Het projectteam bepaalt wie de actiehouders zijn van de te nemen maatregelen, wat er wanneer moet worden uitgevoerd en wat de doorlooptijd is.

Advies - inhoud

Effecten – samenhang

Doel – verhoudingen

AOG heeft ambitie voor het project scherp, meer ruimte op straat en een autoluwe wijk. “Singelgrachtgarage heeft ‘Olympische’ proporties waar mensen enthousiast van worden en door geïnspireerd raken om ook voor het vak te kiezen, kan meedingen voor landelijke prijzen. goed voorbeeld voor “leren van elkaar” binnen de organisatie. (V) Over het algemeen, zowel intern als extern, een zeer goede samenwerking waardoor er extra ruimte is voor wederzijdse verbeteringen. Men is goed op elkaar ingespeeld, is open naar elkaar en men is daar trots op. Men wil dit graag delen (opgedane kennis en ervaring) in de IB organisatie. (V) Er wordt overwegend met plezier gewerkt.

Onderlinge relaties tussen AOG, SARP, IB-IPM en ON zijn goed. Constructieve gesprekken met de omgeving en ON. Samen worden oplossingen besproken die de overlast beperken. In de communicatie naar de omgeving is afgesproken dat OM van IB en ON het vier-ogenprincipe toepassen ter voorkoming van ongewenste of te late communicatie(momenten). Zorg is er over het tijdig aanleveren van informatie hiervoor. De dynamiek van een project draagt daaraan bij. De omgeving (op traditionele manier) informeren heeft tijd nodig. (V) Goed georganiseerd met genoeg budget en een goed projectteam in samenwerking met de ON. Het zogenaamde vriendschappelijk vechten op inhoud zonder afbreuk te doen aan de sfeer, om in algemene zin explicieter te zijn, vindt van tijd tot tijd plaats. Dit blijkt niet uit verslagen. Er is gepland overleg met andere projectteams (andere parkeergarages) om te kunnen informeren en leren van elkaar. Het is lastig om als nieuweling (coronatijd) een goede aansluiting te krijgen bij het projectteam. (R) Er zijn procesgesprekken (tussen IPMrollen IB en ON) ter beperking van risico’s en eventuele zorgen. (V)

Feiten – ervaringen

Resultaat – processen

De plannen (w.o. projectplan, KMS, communicatieplan en calamiteitenplan) worden regelmatig besproken en aangepast, ook als gevolg van eerdere onderzoeken zoals de spiegel (Neerlands Diep) en leerhuisgesprek (V&OR-IB). Er wordt gewerkt met VISI en Relatics, hierin worden de verslagen, documenten en wijzigingen bijgehouden. Dit zijn goede instrumenten voor het bewaken van de contracteisen. Van het voortgangsoverleg met ON worden verslagen gemaakt en zijn beschikbaar voor het IB-IPMteam. Op de G-schijf is een IPM onderverdeling in mappen. De gewenste houding en het gedrag met interne en externe collega’s is bij de PSU afgesproken en heeft effect op de samenwerking. Motto: “zeg wat je doet en doe wat je zegt” heeft als gevolg dat er minder gesprekken en afspraken worden vastgelegd. (R) Er is externe hulp geweest voor het opzetten van het projectarchief (documenteigenaar is verantwoordelijk), en wordt bewaakt door projectsecretaris. Aandacht voor het tijdig verzamelen van documenten voor de overdracht naar beheer. Projectmedewerkers zijn regelmatig aanwezig in de keet om de lijntjes met elkaar en ON zo kort mogelijk te houden. De noodzakelijke scheiding tussen ADW en MSTeams zorgt ervoor dat documenten ook lokaal opgeslagen om deze in Teams te kunnen delen. (R)

OSF-methodiek is niet geschikt voor het weergeven van de essentie in voortgang, er wordt gezocht binnen IB naar een dashboard. OSF Q3 wordt niet opgesteld, het waarom is niet bij het projectteam duidelijk zijn ook geen vragen over gesteld. Risico’s worden in de onderlinge overlegvormen zeer expliciet besproken, organisatie ervan is gestructureerd en het risicodossier is actueel. Vier keer per jaar is er een procesanalyse met rapportage. Risico’s zijn bekend bij de PT-leden. Er wordt expliciet gestuurd op veiligheid. In de overleggen, die gestructureerd zijn, wordt regelmatig gediscussieerd en de acties en besluiten worden in verslagen vastgelegd door de projectsecretaris die deze actief bewaakt. Niet inzichtelijk is wanneer en hoe afgesproken acties zijn opgevolgd. (R) Bij ON worden proces- en systeemtoetsen gehouden ter bewaking van de kwaliteit bij de ON Het contractbeheer en de VTW-processen zijn helder en duidelijk in het systeem van ON vastgelegd. IB-IPM heeft daar toegang toe. VTW’s ontstaan onder andere door het rechttrekken van inschattingsfouten bij het VO/DO. Scopewijzigingen op de opdracht (bestuurlijk besluitvormingsdocument) worden in de OSF geborgd. Afspraken met externe partijen (derden) worden via de e-mail vastgelegd. Voor het opstellen van EMVI criteria ontbreekt een (kennis)bibliotheek bij het IB, dus heeft men dit zelf ingevuld.

(V) Terugkomen op afspraken, die niet zijn vastgelegd, is lastig. (R) Er wordt 2-jaarlijks een RRP voortgangsrapportage risicovolle projecten opgesteld. De taken zijn verdeeld. De taken van de vijf IPM rolhouders worden correct ingevuld. Men kent elkaars verantwoordelijkheid. De manager projectbeheersing richt zich vooral op het financiële deel en de planning en heeft daarbij ondersteuning van enkele specialisten.

Zwart = waarneming, Rood = rode draden, (V)= verbeterkans, (R)= risico Het Ingenieursbureau is bereikbaar met metro 51, 53 en 54 of met tramlijn 7 en 19, halte Weesperplein. Een routebeschrijving vindt u op www.ingenieursbureau.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

4 oktober 2021

Eindrapport Interne audit Singelgrachtgarage

Pagina 5 van 6

Interventies Op basis van de verbeterkansen (V) en mogelijke risico’s (R) worden de volgende interventies geadviseerd. 1. Draag jullie trots, de samenwerking, openheid en professionaliteit uit bij het Ingenieursbureau. 2. Onderzoek of het communiceren naar de omgeving (vise-versa) met moderne middelen sneller en beter werkt. 3. Wisselingen in de personeelsbezetting vragen om wat meer welkome aandacht van het bestaande personeel. 4. Deel, in aanvulling op audits bij aannemers, de goede ontwikkeling van onderlinge IPM procesgesprekken met andere projecten bij het Ingenieursbureau. 5. Vul het gehanteerde motto “zeg wat je doet en doe wat je zegt” aan met “en maak dat aantoonbaar, ook in de opvolging”. 6. Vraag hulp aan ICT hoe medewerkers digitaal documenten kunnen gebruiken in overleggen zonder deze uit het projectdossier (op G) te moeten halen. Het projectteam bespreekt deze rapportage, maakt met elkaar afspraken welke interventies opgepakt worden, formuleert realistische acties en vult deze rapportage aan. Om de PDCA cyclus weer rond te maken, wordt medio 2022 een evaluatie uitgevoerd op de uitgevoerde acties en hun impact op de geconstateerde waarnemingen. Eigenaar van de evaluatie is Kees van Doorn.

Verder wordt geadviseerd om dit rapport te delen met andere projecten, zodat zij kennis kunnen nemen van de waarnemingen en zelf nagaan of er leerkansen in de andere projecten zijn.

Conclusie Op basis van de waarnemingen die door het auditteam zijn gedaan kan worden geconcludeerd dat het project Singelgrachtgarage een professionele organisatie is en een gezonde ambitie heeft. Het team heeft aangetoond in een plezierige sfeer planmatig te werken, is in staat om bij te sturen en bij te stellen, oog heeft voor de context en omgeving van het project en heeft een tevreden opdrachtgever. Basis documenten geven duidelijkheid in elkaars rollen en worden met regelmaat geagendeerd zodat deze actueel blijven. Men is pragmatisch en handelt in de geest van die afspraken. Het auditteam heeft vastgesteld dat er meer expliciet wordt gewerkt, waarbij wel de kanttekening gemaakt wordt dat de inzichtelijkheid hiervan beter kan. Zowel in- als extern vinden gesprekken plaats met als doel in gezamenlijkheid tot maatregelen te komen op de risico’s en zorgen die altijd met zo’n ingreep in de stad kunnen optreden. De project-, wijziging- en risicobeheersing, vastgelegd in systemen en verschillende rapportages zijn in control. De gesprekken sloten goed op elkaar aan, en dat laat zien dat er een goede samenhang is. In die gesprekken zijn ook enkele verbeterkansen en risico’s benoemd die door het projectteam kunnen worden opgepakt.

Het Ingenieursbureau is bereikbaar met metro 51, 53 en 54 of met tramlijn 7 en 19, halte Weesperplein. Een routebeschrijving vindt u op www.ingenieursbureau.amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam

4 oktober 2021

Eindrapport Interne audit Singelgrachtgarage

Pagina 6 van 6

Lijst van betrokkenen

Tabel 1: lijst van deelnemende medewerkers Naam

Werk-/Kennisveld

Rol

Erik Bakker Kees van Doorn Auditteam Liane Dambrink Misha Leenders Ric Verstegen Auditees Jeroen van Straten Petra Richters Erik Bakker Peter Schoonderbeek Menno Wouda Ron van Leeuwaarden Lisa de Rooij Meino Jan Miedema Martha Persoon Hugo van de Wijgert Stijn ter Woerds Kees van Doorn

Opdrachtgever Eigenaar Waarnemen

Initiërend en decharge verlenend Verantwoordelijk Waarnemen, duiden, analyseren, reflecteren, bepalen van de interventies.

Betrokken bij het project

Opstellen en uitvoeren acties