3. 210621 Publieksversie Eindrapportage Evaluatie BLVC Herinrichting Vijzelstraat.pdf

Eindrapportage Publieksversie Lessen uit de evaluatie BLVC Herinrichting Vijzelstraat voor toekomstige binnenstedelijke opgaven

In samenwerking met

2

Colofon

©WesselinkVanZijst 2021 Team: Hans van Zijst, Mart Scheepers en Lotte Hulshof WesselinkVanZijst BV Hoofdstraat 71 3971 KD Driebergen 030-6913889 info@wesselinkvanzijst.nl www.wesselinkvanzijst.nl In samenwerking met DTV Consultants Team: Hans Godefrooij en Sören Blankers DTV Consultants BV Oranjesingel 2 4811 CM Breda 076-5136600 info@dtvconsultants.nl www.dtvconsultants.nl Opdrachtgever: Gemeente Amsterdam, V&OR Uitgevoerd door Hans Groot, Ingenieursbureau Amsterdam Opleverdatum Eindrapportage: 10 mei 2021

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

3

1. Inleiding Medio 2019 is de herinrichting van de Vijzelstraat begonnen, als onderdeel van het project Rode Loper. Het project omvat de vernieuwing van drie historische bruggen, de vernieuwing en verlegging van de ondergrondse kabels en leidingen, de herinrichting van het gehele maaiveld van drempel tot drempel en de aanleg van een nieuwe trambaan; en dat alles boven de Noord-Zuidlijn in een drukke winkel-woonstraat in het Stadsdeel Centrum van Amsterdam. Een belangrijk uitgangspunt tijdens de uitvoering is de toegankelijkheid voor alle verkeersmodaliteiten zoveel mogelijk te handhaven. De gemeente Amsterdam heeft de maatregelen voor verkeersdoorstroming, bereikbaarheid, veiligheid, leefbaarheid en communicatie (BLVC) laten evalueren door WesselinkVanZijst en DTV Consultants. Het doel van de evaluatie is tweeledig. Ten eerste kunnen de aanbevelingen van het onderzoek waar mogelijk nog gebruikt worden om verbeteringen door te voeren in de resterende bouwtijd van het project Herinrichting Vijzelstraat. De geplande oplevering is in het vierde kwartaal van 2021. In de tweede plaats kunnen aan de ervaringen van de Vijzelstraat meer algemene lessen worden ontleend ten behoeve van toekomstige, vergelijkbare Amsterdamse projecten, zoals de Oranje Loper en de projecten in het kader van het Programma Bruggen en Kademuren.

De onderzoekers hebben op 10 mei 2021 hun definitieve eindrapport opgeleverd aan het Projectteam Vijzelstraat. In deze publieksversie worden de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van de onderzoekers gepresenteerd als lessen en kansen voor toekomstige opgaven in de binnenstedelijke omgeving van Amsterdam.

2. BLVC-definities toegelicht Gedurende het onderzoek bleek dat de term bereikbaarheid zowel slaat op de doorstroming van verkeer in de Vijzelstraat, als op de bereikbaarheid van voordeuren van woningen, bedrijven en winkels in de Vijzelstraat zelf. Om onze rapportage zo duidelijk mogelijk te laten zijn, maken we regelmatig onderscheid tussen de doorstroming van doorgaand verkeer in de binnenstad en de bereikbaarheid van voordeuren. De term leefbaarheid slaat volgens het BLVC-kader Vijzelstraat op “alle aspecten die van invloed zijn op de leefomgeving van alle bewoners en gebruikers van het gebied; zoals uitzicht, verlichting, geluid, stof en stank". In de interviews met belanghebbende bewoners en bedrijven in de Vijzelstraat bleek dat zij een ruimer begrip hanteren, waaronder ook aspecten zoals de kwaliteit van de overgebleven openbare ruimte, veilige en goed begaanbare tijdelijke loop- en fietsroutes, nette opslag van materiaal op en buiten het werkterrein, overzichtelijkheid van bebording, e.d. In de voorliggende rapportage sluiten wij aan bij dat ruimere begrip van leefbaarheid. De term veiligheid wordt in deze rapportage gebruikt in de ruimste betekenis van het woord. Daar waar een specifieke vorm van veiligheid wordt bedoeld (bijvoorbeeld verkeersveiligheid of bouwveiligheid) wordt dat expliciet aangegeven.

Daar waar in dit rapport gesproken wordt over het projectteam, worden de betrokkenen vanuit de gemeente (projectmanager, omgevingsmanager, communicatieadviseur) en de aannemer (projectleider, omgevingsmanager) bedoeld. Waar nodig wordt specifiek aangegeven dat het om de opdrachtgever of de opdrachtnemer gaat.

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

4

3. Lessen voor toekomstige projecten voor bereikbaarheid en doorstroming 3.1 Bevindingen

In de voorbereiding van het project Vijzelstraat is de doorstroming van verkeer in de Vijzelstraat tijdens de werkzaamheden in belangrijke mate richtinggevend geweest in BLVCafwegingen. Dit belang was nadrukkelijk ingegeven door het bedrijfsleven en het GVB. Wel is besloten om de tram gedurende 17 maanden buiten gebruik te nemen. De bereikbaarheidseisen zijn politiek-bestuurlijk overgenomen en vastgelegd in de BLVCuitgangspunten. Voorts gaven ook financiële overwegingen richting aan de keuzes die zijn gemaakt ten aanzien van bereikbaarheid en verkeersveiligheid. De daaruit voortkomende maatregelen worden vervolgens getoetst aan het criterium veiligheid. Deze keuze had de volgende effecten: ➢ Het gelijktijdig uitvoeren van werkzaamheden op verschillende plaatsen in het projectgebied betekende dat het op een veilige manier organiseren van het wandel-, fiets- en autoverkeer langs deze werkzaamheden een uitdaging werd. De praktijk wees uit dat de veiligheid van voetgangers en fietsers niet altijd kon worden geborgd. Op papier passen alle modaliteiten en werkzaamheden naast elkaar, maar in de praktijk bleek dat niet altijd het geval te zijn, waardoor de veiligheid van verkeersdeelnemers soms in het geding kwam. ➢ Onderhoudswerkzaamheden aan het tramspoor in geval van storingen gedurende de periode dat de tram nog reed, moesten gefaseerd worden uitgevoerd.

Dat leidde op sommige momenten tot vertraging. Het GVB geeft aan sneller klaar te kunnen zijn geweest met de onderhoudswerkzaamheden wanneer het verkeer meer gestremd was. Ook waren dan minder nachtelijke werkzaamheden nodig geweest. ➢ Door het openhouden van de straat voor het gemotoriseerd verkeer werd de doorlooptijd van het project langer en de kosten van het project daarmee hoger. De aannemer heeft aangegeven dat met een volledige afzetting van de Vijzelstraat voor al het verkeer de planning van de werkzaamheden met 6 tot 9 maanden kon worden ingekort. Dat heeft met name te maken met de bruggen, die in de huidige situatie gefaseerd vernieuwd worden, omdat er altijd een brugdeel toegankelijk dient te zijn voor verkeersdeelnemers. Ook het gefaseerd verleggen van kabels en leidingen en het in kleine stukken aanleggen van de trambaan vergt veel tijd. Met een volledige afsluiting van de straat kan op grotere bouwterreinen (liefst één aaneengesloten terrein) en met grotere werkploegen worden gewerkt. Dit schaalvoordeel kan de kosten van het project aanzienlijk verlagen. ➢ Door het gelijktijdig uitvoeren van werkzaamheden op meerdere plekken in de straat ervaart de omgeving op meerdere plekken tegelijkertijd hinder, voornamelijk als het gaat om de bereikbaarheid van de voordeuren via tijdelijke looproutes en de met de werkzaamheden gepaarde geluidsoverlast.

Met name ondernemers zijn hier ontevreden over. Zij hebben al eerder overlast ervaren van het aanleggen van de Noord-Zuidlijn op de Vijzelgracht en hadden liever een aantal jaren geen hinder gehad om financieel te kunnen herstellen van de impact van deze eerdere werkzaamheden. Tegelijkertijd is met deze keuze de doorlooptijd van het project (2,5 jaar) - en daarmee de periode van hinder - zo kort mogelijk gehouden en plukken bewoners en ondernemers na de werkzaamheden in één keer de vruchten van een compleet vernieuwde straat. Ten aanzien van leefbaarheid heeft deze keuze dus zowel negatieve, als positieve effecten. De hierboven genoemde effecten zijn zodanig dat -met de kennis van nu- ook het bedrijfsleven aangeeft dat de stapeling van eisen om alle modaliteiten te faciliteren niet verstandig is geweest. Een volledige afsluiting voor auto en OV had een veel veiligere verkeerssituatie opgeleverd en een snellere doorlooptijd van het project. De gemeente heeft aan de voorkant afgezien van extra inzet van verkeersregelaars. Enerzijds om financiële redenen, anderzijds omdat de opdrachtgever van mening was dat goede wegbewijzering en afzetting voldoende moest zijn om de verkeersveiligheid te borgen. Daarbij werd uitgegaan van de eigen verantwoordelijkheid van de weggebruiker om zich aan de wegbewijzering te houden.

Omdat er gemeente-breed geen harde criteria bestaan ten aanzien van een normen- of afwegingskader voor de inzet van veiligheidsmaatregelen en

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

5

verkeersregelaars, is de opdrachtnemer in de aanbesteding uitgedaagd om een optimum te vinden tussen bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid. De afweging voor het al dan niet inzetten van verkeersregelaars werd daarmee aan de aannemer gelaten, die in de aanbieding slechts een beperkte inzet van verkeersregelaars heeft opgenomen, met name bedoeld om in- en uitrijdend werkverkeer te begeleiden naar de verschillende werkterreinen. De aannemer was van mening dat de bebording en signalering zodanig kon worden geplaatst dat de inzet van verkeersregelaars voor overige weggebruikers niet nodig was. Er zijn veel klachten vanuit de omgeving over verkeersonveilige situaties in de Vijzelstraat gekomen en er hebben zich een aantal (lichte) verkeersongevallen voorgedaan. Daarom zijn later alsnog verkeersregelaars ingezet door de aannemer. De verkeersregelaars worden voornamelijk ingezet tijdens de werkuren van de aannemer en daarmee niet in de avond en de weekenden. Overigens leidt de inzet van verkeersregelaars niet perse tot een veiliger situatie, vooral vanwege het gedrag van weggebruikers en een matig ontzag voor verkeersregelaars. 3.2 Conclusie

In de afweging van de opdrachtgever in de voorbereidingsfase is de doorstroming van verkeer in de Vijzelstraat richtingbepalend geweest. Dit was voor een belangrijk deel ingegeven door de omgeving (na een uitgebreide inventarisatie van de wensen van onder andere ondernemers en gemeentelijke stakeholders). Vervolgens is dit politiek-bestuurlijk vastgelegd in het BLVC-Uitgangspuntenplan. Naast bereikbaarheid gaven ook financiële overwegingen richting aan de keuzes die zijn gemaakt ten aanzien van bereikbaarheid en verkeersveiligheid. Dat werd in de uitvoeringsfase niet anders; keuzes zijn meestal gestoeld op het zo bereikbaar mogelijk houden van de Vijzelstraat. Vervolgens wordt gekeken hoe dit op een zo veilig mogelijke manier kan gebeuren. In de BLVC-uitvoeringsplannen wordt rekening gehouden met mogelijke veiligheidsrisico’s en hoe deze beheerst kunnen worden, maar in de praktijk blijkt dat de veiligheid in het gedrang komt door het zo veel mogelijk open willen houden van de straat voor zowel auto’s, fietsers als voetgangers. Door regelmatige veranderingen in de positie van werkterreinen verschuift ook de beschikbare openbare ruimte voor doorstroming met enige regelmaat. Weggebruikers moeten daar telkens weer aan wennen. Omdat soms de bestrating, geleidingsstrepen, zebrapaden e.d. niet direct worden aangepast, ontstaat onduidelijkheid voor weggebruikers.

3.3 Aanbevelingen aan de opdrachtgever

➢ Het in gesprek gaan met de omgeving, het ophalen van de wensen en het zo veel mogelijk borgen van de verschillende belangen moedigen wij van harte aan. ➢ Op basis van een zorgvuldige afweging kan de gemeente beoordelen welke wensen van belanghebbenden wel of niet worden meegenomen in het eisenpakket dat in de aanbesteding aan de marktpartijen wordt voorgelegd. Daarbij is het belangrijk om aan de omgeving terug te koppelen waarom verzoeken wel of niet zijn gehonoreerd. Omgevingspartijen zijn zich in de loop van het project (meer dan bij aanvang) terdege bewust geworden dat met een stapeling van eisen (met name bij het openhouden van ruimte voor alle verkeersmodaliteiten) een onwerkbare situatie voor een aannemer kan ontstaan, en een onveilige situatie voor weggebruikers. ➢ Zorg bij de inrichting van het werkterrein, bij de indeling van de werkzaamheden en bij de bouwfasering zo veel mogelijk voor een stabiele situatie, zodat de herkenbaarheid van routes verbeterd wordt en het risico van onduidelijke wegmarkering, onoverzichtelijke kruispunten en verrassende verkeerssituaties worden vermeden. Het moge duidelijk zijn dat dit beter lukt naarmate er minder modaliteiten worden toegelaten tot de openbare ruimte in het werkgebied.

➢ Over de inzet van verkeersbegeleiders doen wij een voorzichtige aanbeveling: Het is een duur middel om een onoverzichtelijke situatie te compenseren en in betere banen te leiden. Liever zouden wij zien dat rond een groot werk in een binnenstedelijke omgeving een inherent veilige en duidelijke situatie wordt gecreëerd. De noodzaak om een verkeersbegeleider in te zetten is immers een eerste indicatie van een kennelijk onvoldoende veilige situatie. ➢ Voorkom informatieborden met veel tekst die de aandacht van de automobilist afleiden van zijn verantwoordelijkheid als verkeersdeelnemer.

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

6

➢ Wanneer in toekomstige projecten wordt besloten tot een vergaande stremming of afsluiting van een straat voor autoverkeer, kunnen zogenoemde “distributiehubs” in de omgeving een oplossing bieden om winkels en horecagelegenheden in de straat te bevoorraden en eventuele postpakketten van omwonenden te bezorgen. Dan dient er wel een oplossing te komen voor het ruimtebeslag van zo’n hub en moet een goede logistieke organisatie van het vervolgtransport worden geregeld. 3.4 Aanbeveling aan de opdrachtgever in samenwerking met Stadsregie

➢ Houdt in de werkplanning van groot onderhoud en reconstructie in de binnenstad meer rekening met de beschikbaarheid van alternatieve routes voor de aan te pakken locatie, zodat er meer afwegingsruimte ontstaat voor bereikbaarheid, veiligheid en leefbaarheid in de uitvoering van een groot werk. Indien er minder noodzaak blijft om met name OV en autoverkeer te handhaven, kan een groter werkterrein worden ingericht en kan de uitvoering efficiënter verlopen. Dat levert een verkorting van de doorlooptijd en daarmee een kostenbesparing op. Afhankelijk van de grootte van de opgave kan dat behoorlijk oplopen in gewonnen doorlooptijd en bespaarde kosten. ➢ Dat is aan de vooravond van de grote opgave van het project Bruggen en Kademuren makkelijker gezegd dan gedaan. Hier ligt een enorme uitdaging voor de Stadsdeelregisseur Centrum: zorg ervoor dat de binnenstad niet dichtslibt door teveel parallelle uitvoeringswerkzaamheden.

4. Lessen voor toekomstige projecten voor veiligheid 4.1 Bevindingen

Veiligheid wordt van het grootste belang geacht en van veiligheidsaspecten wordt gezegd dat deze te allen tijde worden meegenomen in de keuzes. Wij concluderen dat met name bereikbaarheid en financiën de keuzes bepalen, en dat de daaruit voortkomende maatregelen vervolgens worden getoetst op de mate van veiligheid (in de breedste zin van het woord). Daarbij wordt in belangrijke mate een beroep gedaan op de aannemer om dit vervolgens van een eis uit de voorbereiding om te zetten naar een maatregel in de uitvoering. Uiteraard moet de omzetting getoetst en goedgekeurd worden door de opdrachtgever, al dan niet via Stads(deel)regie (in de WWU-keten)1. Ook de ARBO-veiligheid voor de medewerkers van de aannemer kwam op momenten onder onwenselijke druk te staan, doordat delen van de straat na de uitvoering van de werkzaamheden zo snel mogelijk teruggegeven moesten worden aan de openbare ruimte, waardoor de bouwmedewerkers ter plaatse op kleine bouwterreintjes, dicht op het verkeer moesten werken. In de BLVC-uitvoeringsplannen wordt rekening gehouden met mogelijke veiligheidsrisico’s en hoe deze beheerst kunnen worden, maar in de praktijk blijkt dat de veiligheid in het gedrang komt door het zo veel mogelijk open willen houden van de straat voor zowel auto’s, fietsers als voetgangers.

Door regelmatige verschuivingen van werkterreinen verschuift ook de beschikbare openbare ruimte voor doorstroming met enige regelmaat. Omdat soms de bestrating, geleidingsstrepen, zebrapaden e.d. niet direct worden aangepast, ontstaat onduidelijkheid voor weggebruikers. Daarentegen benoemt de gemeente in de voorbereidende documenten regelmatig dat veiligheid voorop staat. In de BLVC-uitgangspunten is aandacht voor veiligheid in de breedste

1

De WWU is de Werkgroep Werk in Uitvoering, organisatieonderdeel van het Coördinatiestelsel Werk in Uitvoering. Het coördinatiestelsel is een samenwerkingsverband van de gemeente Amsterdam, gemeentelijke vervoersbedrijven, kabel- en leidingbeheerders, telecommunicatiebedrijven, nood- en hulpdiensten en politie. Deze samenwerking zorgt ervoor dat bij wegwerkzaamheden de hinder voor de omgeving en (maatschappelijke) kosten worden beperkt. Het stelsel bestaat al sinds 1924. De wethouder Verkeer en Vervoer is verantwoordelijk voor het functioneren van het Coördinatiestelsel.

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

7

zin van het woord. Verkeersveiligheid, noodsituaties, bouwveiligheid, sociale veiligheid en openbare orde en veiligheid worden hierin benoemd. Een aantal uitgangspunten is bijvoorbeeld dat fietsers en voetgangers altijd veilig doorgang moeten vinden, fietsers niet hoeven af te stappen en dat voetgangers gescheiden worden gehouden van fietsers. Hoe al deze veiligheidsaspecten en -eisen geborgd kunnen worden binnen de keuzes die zijn gemaakt om de Vijzelstraat zo bereikbaar mogelijk te houden, wordt niet expliciet gemaakt in de BLVC-documenten. Ook de aannemer heeft aangegeven dat de veiligheidseisen in de aanbesteding erg generiek waren. De monitoring van de veiligheid gedurende de uitvoering is wel expliciet geborgd in het BLVC-hoofdlijnenplan. Daarin is opgenomen dat de veiligheid dagelijks gemonitord wordt door de uitvoering met een rondje om de bouwplaats. Daarnaast moeten periodiek werkinspecties uitgevoerd worden door zowel medewerkers van het Ingenieursbureau van de gemeente als de aannemer en dienen maandelijks veiligheidsinspecties uitgevoerd te worden door een veiligheidsdeskundige. In de interviews werd aangegeven dat de gemeente en de aannemer zich aan deze monitoringseisen houden. 4.2 Conclusie

Het is van groot belang om de wensen van de omgeving ten aanzien van bereikbaarheid en doorstroming te toetsen op haalbaarheid en af te wegen tegen andere belangen, zoals de veiligheid voor weggebruikers, voor aanwonenden en voor medewerkers van de aannemer. Bij een afweging van de belangen van verkeersveiligheid wordt in belangrijke mate vertrouwd op gedrag van de verkeersdeelnemers zelf, hetgeen in de Amsterdamse setting onwenselijk is, omdat weggebruikers (fietsers, brommers, auto’s) de neiging hebben wijzigingen in de verkeerssituatie te negeren. Verkeersbegeleiders kunnen dat nauwelijks corrigeren, als ze er al zijn (het is een dure oplossing). Volledig afsluiting is in voorkomende gevallen de meest aangewezen weg. Bij een afweging van de belangen van bereikbaarheid en veiligheid wordt de ARBO-veiligheid van werknemers van de aannemers grotendeels als restpost en als opgave van de aannemer gezien, terwijl modern opdrachtgeverschap van de zijde van de gemeente vergt dat de risico’s van interactie tussen verkeersdeelnemers en werknemers van de aannemer onderdeel moet zijn van de afweging over het ter beschikking te stellen areaal voor werkterrein(en). 4.3 Aanbeveling aan de opdrachtgever

➢ Geef veiligheid van weggebruikers en van personeel van de aannemer een grotere rol in de afweging tussen BLVC-belangen, waarbij inherent veilige oplossingen de voorkeur verdienen in die situaties waar het alternatief niet kan voorzien in de veiligheid van alle betrokkenen. Dit past binnen modern opdrachtgeverschap, waarin ook de belangen van de opdrachtnemer in ogenschouw worden genomen.

5. Lessen voor toekomstige projecten voor leefbaarheid 5.1 Bevindingen

Leefbaarheid is in de voorbereiding op de werkzaamheden in de Vijzelstraat goed meegenomen in de BLVC-documenten. Leefbaarheidsaspecten zijn daarentegen zeer beperkt aan bod gekomen in de discussies rondom belangrijke beslissingen in de voorbereiding op het project. Bovendien is leefbaarheid ondervertegenwoordigd in de aandacht in de WWUoverlegketen, die wel is belast met de toetsing van de BLVC-documenten op het geheel. De focus van de partijen in de WWU-keten ligt voornamelijk op bereikbaarheid en veiligheid. Ten gevolge daarvan wordt leefbaarheid niet per definitie onvoldoende, maar wel minder kritisch meegenomen in het BLVC-afwegingskader om de belangen van stakeholders goed te kunnen borgen. Daarbij wordt aangetekend dat keuzes vanuit doorstroming (openhouden van ruimte voor alle of meerdere verkeersmodaliteiten) mede bepalend zijn voor de leefbaarheid in de straat. Het leidt ook tot langere duur van de hinder, omdat de doorlooptijd van de bouw langer wordt (ten opzichte van totale afsluiting). Leefbaarheid is in de BLVC-uitvoeringsplannen van de aannemer op allerlei manieren meegenomen. Daarenboven zijn gedurende de uitvoering aanvullende maatregelen getroffen om tegemoet te komen aan de wensen omtrent de leefbaarheid. Het is immers geen statische

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

8

situatie. Dat ten gevolge daarvan de praktijk van genomen maatregelen uiteindelijk kan afwijken van wat vooraf is voorzien door omgevingspartijen, is inherent aan de dynamiek van grote, complexe projecten, mede vanwege de beperkte binnenstedelijk ruimte. Dit kan bij omgevingspartijen voor emotie zorgen, omdat het BLVC-kader op voorhand verwachtingen heeft gecreëerd. Uit de interviews is gebleken dat de gemeente en de aannemer zich inspannen om de hinder voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken, maar dat nam niet weg dat incidenteel de aannemer en gemeente zich meer hadden kunnen inspannen op met name bereikbaarheid looproutes, parkeren van personeel van de aannemer en een net aanzicht van de werkterreinen De stakeholders met een groot belang bij leefbaarheid zijn de ondernemers en de bewoners van de Vijzelstraat en de directe omgeving. Uit de interviews is gebleken dat BIZ De Vijzel in het kader van leefbaarheid bovenal waarde hecht aan een prettige, rustige aanblik van de straat. Voor bewoners is het daarnaast vooral van belang dat zij zo min mogelijk hinder ondervinden van geluid, trillingen, stof en rommel in de straat. Daarnaast kwam in de gesprekken naar voren dat de leefbaarheid in de straat voor zowel de ondernemersvereniging als bewoners nauw samenhangt met de mate van verkeersveiligheid in de straat.

Zo wordt veel waarde gehecht aan rechte en begaanbare stoepen en stevige hekken om de bouwterreinen af te zetten ter bescherming tegen het in de openbare ruimte vallen van materiaal of materieel. In de BLVC-uitgangspunten en het BLVC-kader wordt gestreefd naar het zo veel mogelijk beperken van de hierboven genoemde vormen van hinder. Deze komen alle terug in de definitie van leefbaarheid in het BLVC-kader, namelijk: “alle aspecten die van invloed zijn op de leefomgeving van alle bewoners en gebruikers van het gebied; zoals uitzicht, verlichting, geluid, stof en stank". De hinder ten aanzien van leefbaarheid wordt zowel voor omwonenden en bedrijven, als voor de doorgaande (OV-)reizigers bekeken. De eisen ten aanzien van leefbaarheid in de BLVC-uitgangspunten zijn ondergebracht in 3 categorieën: • Eisen ten aanzien van milieuaspecten: geluid, trillingen, stof en emissies. • Werkterrein-gerelateerde eisen: netheid, veiligheid, ruimtebeslag. • Eisen ten aanzien van de bereikbaarheid van economische functies. Leefbaarheid is in de voorbereiding op de werkzaamheden op papier dus zorgvuldig meegenomen als onderdeel van de BLVC-documenten. De vraag rijst dan of deze vooraf geformuleerde eisen (en de daarmee samenhangende verwachtingen van omgevingspartijen) voldoende aansluiten bij de flexibiliteit en dynamiek van zo’n groot werk.

Er is veel energie en geld in de voorbereiding gestoken, ook met de omgeving. Enerzijds heeft dit geresulteerd in draagvlak binnen de gemeente (ook politiekbestuurlijk). Anderzijds zorgt het vooraf vastleggen van alle voorwaarden er ook voor dat de flexibiliteit in de uitvoering wordt afgeknepen. Uiteindelijk is het van belang dat de opdrachtgever duidelijke kaders stelt (al dan niet op basis van eerder bestuurlijk vastgestelde uitgangspunten) en tegelijkertijd in de uitvoering flexibel en adaptief blijft. Daar dient het proces op te worden ingericht. 5.2 Conclusie

Aan de hand van deze bevindingen kan geconcludeerd worden dat leefbaarheid in de voorbereiding op de werkzaamheden op papier goed is meegenomen als onderdeel van de BLVC-documenten. Leefbaarheidsaspecten zijn minder kritisch meegenomen in het BLVCafwegingskader om de belangen van stakeholders goed te kunnen borgen. Leefbaarheid is vervolgens in de BLVC-uitvoeringsplannen van de aannemer op allerlei manieren meegenomen. Ook in de praktische uitwerking nadien zijn maatregelen getroffen om tegemoet te komen aan de wensen omtrent de leefbaarheid. Dat vervolgens de praktijk afwijkt van wat vooraf is voorzien, is inherent aan grote, complexe projecten, mede in een binnenstedelijk kleine ruimte. Dit kan bij de omgeving voor emotie zorgen, omdat het BLVCkader op voorhand verwachtingen heeft gecreëerd. Incidenteel hadden de aannemer en de gemeente zich meer kunnen inspannen op met name de kwaliteit van looproutes, parkeren van personeel van de aannemer en een net aanzicht van de werkterreinen. Ten aanzien van de vraag naar mogelijke flexibiliteit in het werk versus verwachtingenmanagement naar omgevingspartijen: de gemeente is als opdrachtgever de verantwoordelijke partij om de rechtszekerheid van belanghebbende omgevingspartijen te

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

9

beschermen met duidelijke kaders. Maar de gemeente is ook opdrachtgever en zal die rechtszekerheid voortdurend moeten afwegen tegen de onderbouwde behoefte van de aannemer aan wijzigingen van klanteisen. Als het nodig is moet de gemeente bereid zijn om de wijziging te aanvaarden, al dan niet na formele toestemming in de WWU-overlegketen. Dat gaat makkelijker als de kaders enige flexibiliteit mogelijk maken en de omgevingspartijen dat ook op voorhand (dus bij het vaststellen van de kaders) te horen krijgen. 5.3 Aanbevelingen aan de opdrachtgever

➢ De wijze waarop leefbaarheidsoverwegingen op basis van wensen van gebiedspartijen worden meegenomen in BLVC-uitgangspunten en kaders, dient te worden voortgezet. ➢ Bij binnenstedelijke opgaven waarbij sprake is van een belangrijke impact van de voorgenomen werkzaamheden op de leefbaarheid in de directe omgeving (bewoners, bedrijven, gebruikers) dient de gemeente in de afweging van bereikbaarheidskeuzes beter rekening te houden met de effecten van de keuze op de leefbaarheid, zowel qua impact als qua doorlooptijd. ➢ Aanbevolen wordt om in het vooroverleg WWU van stadsdeel Centrum een duidelijke vertegenwoordiger van het leefbaarheidsbelang plaats te laten nemen. Qua kennisbehoefte zou die bijvoorbeeld vanuit de Omgevingsdienst betrokken kunnen worden. ➢ Hanteer een breder begrip leefbaarheid in het BLVC-kader dan thans het geval is. Bewoners en bedrijven hebben een ruimer beeld bij (on)leefbaarheid dan vooralsnog wordt gehanteerd in het BLVC-kader Vijzelstraat, zoals bereikbaarheid van de voordeur, een nette aanblik van het werkterrein, de kwaliteit van de tijdelijke looproutes, de zichtbaarheid van winkelpanden voor bewoners en ondernemers, etc. ➢ Om bij toekomstige projecten het bouwverkeer rondom het werkterrein te beperken en de bouwplaats opgeruimd te houden, raden wij aan om met bouwhubs te werken, zoals op sommige plaatsen in Amsterdam al gebeurt.

Zorg voor voldoende ruimte voor zo’n hub en voor goed vervolgtransport naar de eindbestemming. ➢ Toets met de aannemer die de gunning wint, de leefbaarheidseisen die met de omgeving zijn afgesproken, op haalbaarheid. Betrek de betreffende belanghebbenden op het moment dat eisen niet realistisch blijken te zijn en zoek waar mogelijk naar alternatieven. Koppel terug naar de betreffende belanghebbenden over de uitkomst. Het is dan van belang dat de opdrachtnemer inschrijft met voldoende capaciteit voor uitvoering en onderhoud BLVC en dat de opdrachtgever (als aanbestedende dienst) dat honoreert. ➢ De mate waarin je als projectteam in staat bent om afwijkingen op BLVC-documenten te aanvaarden en hierover te communiceren naar de omgeving is bepalend voor de geloofwaardigheid van opdrachtgever en opdrachtnemer samen. Daarvoor is het weer van belang dat de verantwoordelijkheidsverdeling, de bijsturingsprocessen en de communicatielijnen helder zijn en goed in elkaar zitten. Het is een inspanningsverplichting van de zijde van de opdrachtnemer om zijn medewerkers en de vele ingehuurde onderaannemers hier scherp op te houden (van projectleider tot werkvloer). ➢ De snelheid bij praktische oplossingen van BLVC-problemen gaat vaak teniet door de afhankelijkheid van beschikbare capaciteit, materieel en leveranciers.

De BLVC uitvoering mag niet ten koste gaan van de productie, maar andersom ook niet. Er is balans nodig tussen realisatie van het werk en BLVC uitvoering. Een gezamenlijk uitvoeringsteam van opdrachtgever en opdrachtnemer voor alleen BLVC zaken kan daarbij behulpzaam zijn.

6. Lessen voor toekomstige projecten voor communicatie met belanghebbenden en met de opdrachtnemer 6.1 Bevindingen

De wensen en eisen van de verschillende stakeholders zijn in de voorbereiding zorgvuldig door de gemeente geïnventariseerd en meegenomen in zowel de BLVC-Uitgangspunten, het BLVC-kader, als de vraagspecificatie aan de potentiële opdrachtnemers. Ondanks deze inspanningen geeft een enkele stakeholder aan in voorkomende gevallen in de voorbereidingsfase verrast te zijn geweest door wijzigingen in de plannen. In eerste instantie was afgesproken dat een belangrijk deel van de communicatie bij de gemeente zou liggen en de klachtenafhandeling bij de aannemer. Uiteindelijk heeft de

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

10

gemeente ook de klachtenafhandeling opgepakt. Zowel de gemeente zelf als de aannemer vinden dit prettig werken. De tweewekelijkse updates via de e-mail, waarin de gemeente haar stakeholders een terug- en vooruitblik geeft op de werkzaamheden, worden door de omgeving eveneens goed ontvangen. De ervaren hinder is niet prettig, maar men is blij er in elk geval vooraf van op de hoogte te zijn. Het versturen van de tweewekelijkse informatie emails aan de omgeving is gestart in maart 2020 vanwege de Corona-maatregelen. De tot die tijd ingezette fysieke overleggen met omgeving beperkten zich meestal tot de belanghebbenden aan tafel, meestal ca. 4 deelnemers. Het bereik met de email updates is breder en er komt ook breder respons terug. Dat kan via email, sms, app en telefonisch. Goede communicatie van afwijkingen is aan de orde. De communicatie vanuit het projectteam over welke werkzaamheden worden uitgevoerd en wat er op de planning staat, is zorgvuldig en wordt door omgevingspartijen als prettig ervaren. De zienswijzen ten aanzien van de inhoudelijke follow-up op ingediende klachten van de gesproken stakeholders lopen echter uiteen.

De follow-up schoot volgens een bewoner tekort: de ontvangst van een klacht wordt wel bevestigd, maar klachten ten aanzien van de veiligheid in de straat worden niet altijd direct opgepakt, of er wordt niet teruggekoppeld of en hoe de klacht in behandeling is genomen. De gemeente ziet dit anders en geeft aan dat elke individuele klacht zorgvuldig wordt opgepakt en van een antwoord voorzien. Voorts wordt de omgeving via tweewekelijkse mails op de hoogte gebracht van aanpassingen op het werkterrein en wijzigingen in de planning. De ondernemersvertegenwoordiger was minder enthousiast over de snelheid van het aanpakken van punten die in de periodieke schouw werden geconstateerd. Het opdrachtgeversteam vanuit de gemeente houdt zich aan de interne procedures van de gemeente en zoekt regelmatig de afstemming met de afdeling Stadsregie van de directie V&OR. Het intern uitzetten van vragen vanuit de omgeving en, indien hiertoe aanleiding is, het behandelen van deze vragen in een vooroverleg en WWU-overleg kost uiteraard doorlooptijd. Maar het Coördinatiestelsel Werk in Uitvoering is er niet voor niets en het (voor)overleg dient als middel voor de noodzakelijke rol van de stads(deel)regisseur om de stad bereikbaar, veilig en leefbaar te houden. De gemeente heeft gekozen voor een Design & Construct contract met de aannemer.

Bij een dergelijk contract is het de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om te bepalen welke werkzaamheden nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Dit vanuit de gedachte dat marktpartijen de meest deskundige partijen zijn om te bepalen welke werkzaamheden nodig zijn om het werk te maken. De opdrachtgever kan in het contractdocument “Vraagspecificatie Proces” eisen stellen aan hoe bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd. De eisen die zijn opgenomen in het BLVC-kader en de Vraagspecificatie Proces zijn door de opdrachtnemer als vrij strikt en gedetailleerd ervaren, ook na de aanpassing van het BLVCkader begin 2019. De eisen in de Vraagspecificatie Proces waren zo gedetailleerd dat het volgens de opdrachtnemer niet realistisch was om deze allemaal waar te maken. Een aantal eisen was met elkaar in tegenspraak, waardoor belangen tegenover elkaar komen te staan. De gemeente heeft volgens de opdrachtnemer vooral geprobeerd heel volledig te zijn en alle eisen mee te nemen, maar te weinig prioriteiten gesteld, waardoor het op onderdelen richting miste. De contractvorm van D&C vraagt om een abstracter niveau van BLVC- en proceseisen, met een heldere prioritering op basis van uitgangspunten. De gemeente moet de opdrachtnemer een duidelijk kader meegeven, maar ook vrijheid laten voor de inbreng vanuit de bij D&C veronderstelde deskundigheid en de voorgestelde bouwfasering.

Het beeld dat de opdrachtnemer van de interne communicatie bij de gemeentelijke organisatie heeft, is dat het soms traag gaat. Het gevolg is dat de aannemer in de uitvoering regelmatig tegen lastige keuzes aanliep en deze vaak moest afstemmen met het opdrachtgeversteam, omdat bepaalde geplande werkzaamheden in strijd zouden zijn met de eisen in het contract. 6.2 Conclusie

Goede communicatie van afwijkingen van eisen is belangrijk. De communicatie vanuit het projectteam over welke werkzaamheden worden uitgevoerd en wat er op de planning staat is zorgvuldig en wordt door omgevingspartijen als prettig ervaren. De inhoudelijke follow-up

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

11

richting omgevingspartijen is daarbij van groot belang. De omgeving wordt via diverse communicatiekanalen, waaronder de tweewekelijkse mail op de hoogte gehouden van aanpassingen op het werkterrein en wijzigingen in de planning. Wat de communicatie tussen de gemeente en de opdrachtnemer betreft, verliep deze in de beginfase wat stroef, mede vanwege de tijdsdruk voor de opdrachtnemer om te starten met de werkzaamheden. Dat leidde ertoe dat de gemeente op en rond het werkterrein zaken aantrof die ze niet had verwacht. Vervolgens moest de opdrachtnemer weer aanpassingen doen, wat weer tot meer werk en vertraging leidde. Gaandeweg verliep de communicatie steeds beter en wist de opdrachtnemer het juiste loket binnen de gemeente beter te vinden. Ook nam het vertrouwen van de gemeente in de deskundigheid van de opdrachtnemer toe. Na een wat stroeve start zijn de verhoudingen goed en is er onderling vertrouwen in elkaars deskundigheid. 6.3 Aanbevelingen aan de opdrachtgever

➢ De goede ervaringen in de Vijzelstraat geven aan hoe belangrijk het is om vooraf heldere procesafspraken te maken met de stakeholders van een project, bijvoorbeeld over wanneer zij inspraak hebben en over wat er vervolgens met hun input gebeurt. De positieve ervaringen van het project Vijzelstraat laten ook zien hoe belangrijk het is om dit te blijven onderhouden. Dit is een eis van zorgvuldigheid; en het is verwachtingenmanagement, gericht op het voorkomen van onbedoelde verrassingen. ➢ Overhandig de gehonoreerde wensen (en dus ‘eisen’) van de omgeving niet alleen aan de marktpartijen die willen inschrijven, maar bespreek deze ook met de winnaar in het voortraject, zodat deze begrijpt dat deze eisen onderdeel zijn van diens omgevingsmanagement in de uitvoeringsfase. Koppel vervolgens al in de voorbereidingsfase van het project terug naar de omgeving welke eisen wel en niet ingewilligd kunnen worden en waarom wel of niet. ➢ Wij bevelen aan om opgehaalde belangen van stakeholders te toetsen op haalbaarheid en af te wegen tegen andere belangen, zoals de veiligheid voor weggebruikers, voor aanwonenden en voor medewerkers van de opdrachtnemer. Op basis van een zorgvuldige afweging kan de gemeente vervolgens beoordelen welke wensen van belanghebbenden wel of niet worden meegenomen in het eisenpakket dat in de aanbesteding aan de marktpartijen wordt voorgelegd.

Daarbij is het belangrijk om aan de omgeving terug te koppelen waarom en op basis waarvan wensen wel of niet zijn gehonoreerd. ➢ Richt een goed communicatieproces in, waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer een duidelijke rolscheiding aanbrengen. Het is in het belang van alle partijen dat er één aanspreekpunt is voor vragen en klachten. Het is in onze ervaring prima om de publiekscommunicatie bij de gemeente te houden; de gemeente stelt dan eisen aan de betrouwbaarheid van de door de aannemer te verlenen informatie. ➢ Draag zorg voor inhoudelijke terugkoppeling op ingediende klachten en suggesties, zeker als het gaat om veiligheid. Ook wanneer suggesties niet (kunnen) worden ingewilligd, is het in het belang van de stakeholders om aan hen terug te koppelen wat daarvoor de reden is. ➢ Een suggestie is om, wanneer de coronamaatregelen dat toelaten, bewoners die regelmatig contact hebben met het projectteam uit te nodigen voor de wekelijkse schouw om te laten zien wat er aan wijzigingen is doorgevoerd naar aanleiding van de klachten. Dit kan ook het aantal klachten verminderen, omdat meer zaken direct mondeling op locatie worden besproken. ➢ Draag het “waarom” van een project op voorhand heel duidelijk uit naar de belanghebbenden en probeer begrip te creëren door hen te laten zien wat het eindresultaat is. Voor bewoners en ondernemers zijn twee tijdspaden belangrijk: a.

de totale planning: wanneer is het project helemaal klaar en wanneer treedt er vertraging op? b. de vooruitzichten voor de komende weken: bijvoorbeeld veranderende rij- en looproutes, parkeerplaatsen, werkzaamheden die zich verplaatsen of werktijden die veranderen. Zorg ervoor dat die twee elementen centraal staan in de communicatie naar stakeholders. ➢ Zorg bij grote opgaven in een binnenstedelijke omgeving dat er flexibiliteit bestaat in de beoordeling van voorgestelde maatregelen ter uitvoering van BLVC-eisen. Timmer het

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

12

BLVC-systeem niet aan de voorkant dicht op basis van aannames, maar geef aan welke uitgangspunten er worden gehanteerd in de beoordeling van alternatieve maatregelen (voorgesteld door de aannemer) om te kunnen voldoen aan een bepaalde eis. ➢ Regel een proces in waarin opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar uitdagen om een zo goed mogelijke invulling van de BLVC te realiseren (binnen bovengenoemde uitgangspunten) en draag er zorg voor dat de WWU-overlegketen wordt aangehaakt op de voorstellen, zodat de rol van Stadsdeelregie intact blijft. Koppel terug naar de indieners van omgevingswensen indien de uitvoering in belangrijke mate gaat afwijken van hun verwachtingen (die zij hebben ontleend aan het aan de opdrachtnemer meegegeven BLVCeisenpakket). Zorg ervoor dat er transparant wordt gecommuniceerd en afwijkingen uitlegbaar zijn om zodoende draagvlak te creëren en de omgeving als een belangrijke gesprekspartner te betrekken bij het project.

7. Aanbevelingen voor het BLVC-proces in toekomstige projecten 7.1 Bevindingen

Het opdrachtgeversteam vanuit de gemeente houdt zich aan de interne procedures van de gemeente en zoekt regelmatig de afstemming met de afdeling Stadsregie van de directie V&OR. Het intern uitzetten van vragen vanuit de omgeving en, indien hiertoe aanleiding is, het behandelen van deze vragen in een vooroverleg en WWU-overleg kost uiteraard doorlooptijd, maar is nodig voor de noodzakelijke rol van de stadsregisseur. Ten aanzien van de contractvorm tussen de gemeente en opdrachtnemer kan worden geconcludeerd dat D&C vraagt om een flexibeler niveau van BLVC-eisen dan voor dit project het geval was, zodat bij discussies de juiste prioritering kan plaats vinden. De uitgebreide en soms tegenstrijdige set aan eisen in de vraagspecificatie voor de opdrachtnemer heeft ertoe geleid dat de aannemer in de uitvoeringsfase regelmatig tegen lastige keuzes aanliep, die afgestemd moesten worden met verschillende afdelingen binnen de gemeente. De werkverdeling binnen de gemeentelijke organisatie is zodanig dat voor een groot werk als de Herinrichting Vijzelstraat regelmatig een beroep moet worden gedaan op verschillende diensten. En daar komen de externe beheerders (zoals Waternet, Liander, e.d.) en de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied nog bij. Voor een opdrachtnemer is dat ingewikkeld en tijdrovend.

Op basis van ons onderzoek komen we tot een aanbeveling over een herzien BLVC-proces, gericht op toekomstige, grote projecten in binnenstedelijke opgaven van de gemeente Amsterdam, zoals de Oranje Loper en het programma Bruggen en Kademuren. 7.2 Uitgangspunten

Op basis van onze bureauervaring hanteren wij de volgende uitgangspunten: a. Bij grote opgaven wil de gemeente gebruik maken van de kennis en kunde van marktpartijen. Daarbij past bijvoorbeeld een Design & Construct contractvorm, waarbij de aannemer in eerste instantie zelf de bouwwijze en de bouwfasering bepaalt; b. De gemeente heeft behoefte aan een proces, waarin de uitwerking van de voorgestelde werkwijze en bouwfasering wordt gereguleerd van voorbereiding tot uitvoering; c. Stads(deel)regie heeft behoefte aan de mogelijkheid om in het belang van overwegingen die uitstijgen boven het projectbelang (zoals bijvoorbeeld de doorstroming van alle verkeersmodaliteiten op hoofdnetten) te kunnen ingrijpen op door de opdrachtnemer voorgestelde BLVC-maatregelen. Daarom is het Coördinatiestelsel Werk in Uitvoering het uitgangspunt; d. De gemeente heeft als opdrachtgever behoefte aan een mogelijkheid om vanuit contractbeheersing te kunnen ingrijpen op de door de aannemer voorgestelde BLVCmaatregelen, zodat de projectuitvoering op een inzichtelijke wijze kan worden gecontroleerd; e. De aannemer heeft behoefte aan ruimte om het werk te maken, zowel voor de veiligheid van zijn medewerkers (ARBO-veiligheid) als voor de veiligheid van derden rond het werk (bouwveiligheid, verkeersveiligheid, sociale veiligheid).

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

13

7.3 Een mogelijke herziening van de BLVC-regelkring Op basis van onze aanbevelingen stellen wij een herziening van het proces voor BLVC voor, waarbij meer flexibiliteit wordt geboden aan de aannemer. Dit kan worden bewerkstelligd door het BLVC-kader in gezamenlijkheid met opdrachtgever en eventueel stakeholders pas vast te stellen als -op basis van de voorgenomen werkindeling en bouwfasering- de uitvoerbaarheid van de eisen uit het BLVC-kader is gebleken. De herziene regelkring zou er als volgt uit kunnen zien: Stap 1. Vaststelling van BLVC-uitgangspunten door het bestuur (college van B&W of Raad) Deze BLVC-uitgangspunten scheppen het kader waarbinnen elke opdrachtgever en opdrachtnemer samen tot overeenstemming moeten komen over het BLVC-kader voor het . Stap 2. Voorbereiding van een concept van het BLVC-kader (gemeente) De gemeente bereidt het concept van een BLVC-kader voor, waarbij binnen de BLVCuitgangspunten een doorvertaling naar het aan te besteden werk plaatsvindt. Dit kader wordt mede bepaald op basis van input van belanghebbenden, zowel ter plekke van het werk (omwonenden, bedrijven, organisaties) als met (semi-)professionele partijen (netbeheerders, Waternet, GVB, Fietsersbond, cultuur-historische verenigingen, ‘Vrienden van …’, etc.). Het concept BLVC-kader gaat mee met de aanbestedingsstukken ter informatie van de marktpartijen. Stap 3.

Reactie op concept BLVC-kader (marktpartijen) Marktpartijen die een aanbieding (gaan) doen op een aanbesteding, kunnen in de informatiefase nadere vragen stellen over het concept BLVC-kader. Voorts geven zij in hun aanbieding aan hoe zij denken invulling te gaan geven aan het BLVC-kader. Stap 4. Beoordeling aanbiedingen op BLVC (gemeente) De gemeente beoordeelt de inschrijvingen op het aan te besteden werk, mede op basis van de reactie van de inschrijvers op het concept BLVC-kader. Daarbij meer aandacht voor de mate waarin een aanbieder zich bewust toont van de BLVC-opgave en de benodigde inspanning om daaraan invulling te geven. Stap 5. Na gunning: opdrachtgever en opdrachtnemer bespreken samen het concept BLVCkader Na gunning zal de opdrachtnemer zijn plannen (definitief) moeten uitwerken en in een bouwfasering zetten. Op dat moment wordt duidelijk welke onderdelen van het concept BLVCkader conflicteren met de plannen. De dialoog hierover kan leiden tot wijzigingen van het concept van het BLVC-kader. Indien het BLVC-kader op deze wijze onderwerp van gesprek wordt na gunning is er ook ruimte om opnieuw te kijken naar de wensen van omgevingspartijen die niet zijn gehonoreerd door de gemeente (en dus niet zijn opgenomen in het BLVC-kader of de Vraagspecificatie Proces). Wellicht ziet de aannemer wel kans om meer wensen te honoreren.

Daarbij krijgt de opdrachtnemer (of het bouwteam) de opdracht in overleg te treden met de stakeholders naar aanleiding van de uitgewerkte plannen. De bestuurlijk vastgelegde BLVC-uitgangspunten blijven ten allen tijde de basis voor het definitieve kader. Stap 6. BLVC-kader vaststellen in de WWU-overlegketen Indien opdrachtgever en opdrachtnemer overeenstemming hebben bereikt over het definitieve BLVC-kader wordt dit ter toetsing voorgelegd aan het WIOR-overleg, vooroverleg WWU en de WWU. Het niveau waarop de WWU-instemming wordt gegeven, is afhankelijk van de impact van het werk op de onderwerpen waarvoor Stads(deel)regie verantwoordelijk is. Stap 7. BLVC-Uitvoeringsplannen (aannemer) De opdrachtnemer is vervolgens verantwoordelijk om binnen het BLVC-kader voor de verschillende fasen van de uitvoering van het werk een BLVC-uitvoeringsplan te maken. Hierin wordt in detail aangegeven welke maatregelen de aannemer neemt om de werkzaamheden uit te voeren.

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

14

Stap 8. BLVC-Uitvoeringsplannen vaststellen in WWU-overlegketen De BLVC-uitvoeringsplannen van de aannemer worden ter toetsing voorgelegd aan het WIORoverleg, vooroverleg WWU en de WWU. De keuze voor het juiste overleg is afhankelijk van de impact van het werk op de onderwerpen waarvoor Stads(deel)regie verantwoordelijk is. Stap 9. Controle op de naleving van het BLVC-kader en de Uitvoeringsplannen (WWU en projectteam opdrachtgever) De regelmatige controle op de naleving van het BLVC-kader en de uitvoeringsplannen vindt langs twee routes plaats. Vanuit het belang van Stads(deel)regie/WWU voert een BLVCinspecteur controle uit op de naleving. Vanuit het belang van zorgvuldig contractmanagement voert de contractmanager in het projectteam van de opdrachtgever controle uit op de naleving van afspraken met de aannemer. Daarbij zal ook de omgevingsmanager een belangrijke rol hebben vanuit de verantwoordelijkheid om de belangen van omgevingspartijen te bewaken. Via een periodieke schouw kan ook een rol zijn weggelegd voor omgevingspartijen in de beoordeling van de kwaliteit en effectiviteit van BLVC-maatregelen. Stap 10.

Het sluiten van de regelkring Daar waar uit de praktijk van de uitvoering van het werk, of uit de controle op de naleving wijzigingsvoorstellen voor het BLVC-kader of lopende BLVC-uitvoeringsplannen voortkomen, zal het kader of het plan gewijzigd dienen te worden (terug naar stap 5 of stap 7) en zal de regelkring deels opnieuw doorlopen moeten worden. Dit proces wijkt niet heel erg af van de bestaande cyclus. Het grootste verschil zit in de kans om een BLVC-kader te maken dat betere aansluit bij de wijze waarop de winnaar van de aanbesteding het werk gaat maken en met welke fasering. Ons wijzigingsvoorstel creëert bovendien meer eigenaarschap bij de aannemer voor het BLVC-kader doordat hij eerder in het proces en intensiever wordt betrokken. De WWU-regelkring voor Stadsregie blijft daarbij ongewijzigd. 7.4 Aanbevelingen over de relatie opdrachtgever - opdrachtnemer

Bovenstaande regelkring vergt een goede samenwerking van opdrachtgever en opdrachtnemer in de voorbereiding van het definitieve BLVC-kader en de daarna door de opdrachtnemer op te stellen en door de opdrachtgever goed te keuren BLVCuitvoeringsplannen. Indien bij grote opgaven in binnenstedelijk gebied de komende jaren prijs wordt gesteld op de inbreng van kennis en kunde vanuit de markt, maar de gemeente ook haar eigen doelen van bereikbaarheid, leefbaarheid en veiligheid wil blijven bewaken, dan is de uitdaging voor Amsterdam om in de aanbesteding meer aandacht te besteden aan het samenwerkingsmodel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarbij blijft een zakelijk relatie voorop staan, maar is een bouwteam-model een kansrijke richting. Met een gemeenschappelijk bouwteam zullen beide partijen, ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid vroegtijdig(er) intensief samenwerken om de projectrealisatie in goede banen te leiden en de eisen toe te snijden op de bouwmethode en de bouwfasering van de opdrachtnemer. Dat geldt dan ook -om niet te zeggen: bij uitstek- voor het BLVC-proces (uitgangspunten – kader – uitvoeringsplannen). Met een bouwteam worden onhaalbare zaken al in de voorbereidingsfase ondervangen, wat leidt tot minder wijzigingen tijdens de uitvoering.

Bovendien heeft de aannemer op deze manier meer tijd om mee te denken over belangrijke BLVC-aspecten en deze te integreren in het door hem zelf op te stellen BLVC-hoofdlijnenplan. Dat komt de zorgvuldigheid van de plannen ten goede. Tegelijkertijd is het belangrijk om in acht te nemen dat de regels van de gemeente Amsterdam voor werkzaamheden in de fysieke ruimte nu eenmaal strikt zijn; dat verandert niet met een bouwteam. De aannemer moet dus ook zelf nog steeds met een bepaalde striktheid van kaders om kunnen gaan en moet zich uiteraard ook nog steeds aan het contract houden.

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat

15

Een bouwteam kan voorts nuttig zijn als oplossing van een van de andere handicaps van werken in een grote stad: de werkverdeling van gemeentelijke taken over een flink aantal verschillende organisaties binnen het gemeentelijk apparaat. En daar komen dan externe beheerders als GVB, Waternet en netbeheerders en een vergunningverlener/handhaver als de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied nog bij. De gemeentelijke vertegenwoordigers in het bouwteam kunnen een belangrijkere rol spelen in het coördineren van verschillende gemeentelijk en andere diensten in het afstemmen van raakvlakken, het verkrijgen van vergunningen, ontheffingen en toestemmingen, en het contact met asset managers. Informeer de aannemer die een gunning wint, vroegtijdig over de wijze waarop in Amsterdam wordt gewerkt; wellicht al in de aanbestedingsdocumenten (bijvoorbeeld in de “Vraagspecificatie Proces”). Zorg dat de aannemer zich terdege realiseert dat hij tijd en capaciteit moet inruimen voor het regelen van toestemmingen, vergunningen, afstemming met interne en externe diensten van de gemeente. Tegelijkertijd bevelen wij aan dat bij grote werken (zoals de Herontwikkeling Vijzelgracht en Oranje Loper) de gemeente als opdrachtgever een grotere rol speelt in de coördinatie vanuit de gemeente.

Dat is voor de rol van Stads(deel)regie (WWU-keten) procesmatig goed ingeregeld, maar voor andere gemeentelijke diensten niet. Bij kleinere projecten is het gebruikelijk dat het BLVC-plan wordt geschreven door de gemeente en onderdeel is van de opdrachtverstrekking. Dit heeft als belangrijk nadeel dat er sprake is van een gebrek aan eigenaarschap bij de aannemer voor het document. Hoewel kleine aannemers slecht geëquipeerd zijn om zelf een BLVC-plan te schrijven, is dit wel een onwenselijke situatie. Dit nadeel kan worden opgevangen door na gunning met de uitvoerder op het werk een (verplicht) BLVC-gesprek te hebben om de naleving van de afspraken te borgen. Het opdrachtgeversteam vanuit de gemeente houdt zich aan de interne procedures van de gemeente en zoekt regelmatig de afstemming met de afdeling Stadsregie van de directie V&OR. Het intern uitzetten van vragen vanuit de omgeving en het behandelen van deze vragen in een vooroverleg en WWU-overleg kost uiteraard doorlooptijd, maar is ook het vangnet voor de stad. De interne procedures van de gemeente zorgen daardoor in voorkomende gevallen voor vertraging in het doorvoeren van aanpassingen ter plaatse en het gehoor geven aan klachten.

Overigens is het feit dat wijzigingen altijd zowel een inhoudelijke als een contractuele beoordeling vergen eigen aan de systematiek van aanbesteding aan een marktpartij en de vanuit accountancy noodzakelijke financiële controle op de naleving van een contract. Behoud de huidige situatie dat de WWU-inspecteur zorgvuldig en begripsvol toeziet op het doorvoeren van wijzigingen, want het is een noodzakelijk slot op de deur om Stadsregiebelangen te borgen. Draag zorg voor tijdige informatievoorziening aan het gehele projectteam van opdrachtgever en opdrachtnemer over gewenste wijzigingen en bespreek die op het juiste niveau in de WWU-overlegketen. ++++

Publieksversie Evaluatie BLVC herinrichting Vijzelstraat