260623 Stavaza AFIS brief

Raadsinformatiebrief

Aan: Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s): Behandeld door Onderwerp

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 23 juni 2026 Financiën Hendrik Jan Biemond Financiën en inkoop (bestuurszaken.financien@amsterdam.nl Stand van Zaken AFIS

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende. Op 24 juni 2026 bespreken we de stand van zaken AFIS. Het vorige college heeft u op 12 mei 2026 al geïnformeerd over de huidige situatie. In het kort: - Het systeem werkt ten aanzien van het contractbeheer en de facturatie module en alle acute knelpunten ten aanzien van betaling van facturen zijn opgelost; - Toch voldoet het systeem niet aan de verwachtingen, waardoor het beheer veel tijd en geld kost. Er zijn health checks uitgevoerd, waarbij is onderzocht welke verbeteringen nodig zijn. Op basis daarvan wordt nu een plan met begroting gemaakt voor het vervolg. De verbeteringen vragen om een zorgvuldig en stapsgewijs traject, waarbij de raad haar kaders tellende en controlerende rol goed kan vervullen. Graag wil ik u hierbij voorafgaand aan de commissie voorzien van een verduidelijkend overzicht . Tegelijkertijd wil ik u informeren over hoe ik naar het vervolgtraject kijk. Terugblik Op 1 januari 2025 is AFIS, het nieuwe financiële managementsysteem van de gemeente Amsterdam, live gegaan. Het gaat om een geïntegreerd financieel en inkoopsysteem van SAP. Het ondersteunt niet alleen de financiële basisadministratie, maar ook de financiële projectadministratie, planning en control processen, en de inkoopprocessen.

AFIS is ingevoerd om de financiële en inkoopprocessen te verbeteren en efficiënter te maken. Direct na de invoering ontstonden er grote vertragingen bij het betalen van facturen. In de eerste helft van 2025 lag de focus vooral op het oplossen van problemen in het systeem en de processen, het inhalen van betalingsachterstanden en het voorkomen van financiële problemen voor organisaties en ondernemers. De meeste aandacht ging in 2025 uit naar de facturatiemodule, omdat vertragingen daar direct gevolgen hebben voor externe partijen. De problemen beperkten zich echter niet tot de facturatiemodule, ook andere onderdelen van het systeem werkten niet naar behoren.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2026 Pagina 2 van 8

Zeven werksporen en de health checks Er wordt gewerkt aan verbeteringen via zeven verschillende werksporen. Health checks zijn uitgevoerd om tekortkomingen in het systeem te identificeren, inclusief de onderliggende oorzaken en mogelijke oplossingen. Alle acute knelpunten uit de health checks zijn aangepakt en opgelost. De organisatie moest voor een deel teruggrijpen op oude werkwijzen buiten AFIS. Zo is de oude begrotingsmodule LIAS opnieuw ingericht en wordt een deel van de projectadministratie buiten het systeem afgehandeld. Dat verloopt naar behoren. Van de zeven werksporen zijn er inmiddels drie afgerond. In bijlage 1 vindt u een globaal overzicht van de uitkomsten van de health checks en de werksporen. De health checks 1 geven aan dat om AFIS écht te laten renderen, vier structurele verbeteringen nodig zijn: 1. Best practices volgen – Minder maatwerk, de inrichting van het proces moet eenvoudiger, met minder uitzonderingen en minder checks en regels. 2. De governance moet versterkt – In de besluitvorming moet duidelijk eigenaarschap zijn en voortdurende focus op de standaard inrichting in plaats van op de afwijking. 3. De interne kennisopbouw moet beter – meer aandacht is nodig voor training van gebruikers en beheerders . 4.

Projectmatige herinrichting – Een aantal onderdelen, zoals de projectenmodule, moet opnieuw worden ingericht en meer in samenhang met de andere onderdelen. De implementatie verliep moeizaam doordat de financiële administratie voorafgaand aan de implementatie niet was gestandaardiseerd en vereenvoudigd. Hierdoor zijn er te veel afwijkingen van de SAP standaard aangebracht. Vereenvoudiging en standaardisatie va n de financiële administratie zijn een absolute voorwaarde. Pas als dat is gerealiseerd, kan de implementatie worden voortgezet. Uitgangspunten voor het integrale plan Aan de hand van de health checks werkt de organisatie op basis van voormeld uitgangspunt aan een integraal plan voor het vervolg. Zoals eerder aangegeven in de brief van het vorige college, wordt dit plan na het zomerreces met u gedeeld. In 2025 is een evaluatie uitgevoerd van de AFIS-implementatie om lessen voor de toekomst te trekken. De belangrijkste conclusies van het vorige college zijn: • De complexiteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering en organisatie mag niet worden onderschat. • Er moet voorzichtig worden omgegaan met het tegelijkertijd doorvoeren van te veel verbeteringen. • De aansturing van dit soort organisatiebrede projecten moet eenvoudiger en meer gezamenlijk gebeuren.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2026 Pagina 3 van 8

Deze lessen zijn ook voor mij leidend bij het vormgeven van het vervolgtraject. Het is verleidelijk om snel veel verbeteringen te proberen door te voeren. De praktijk wijst echter uit dat de verandercapaciteit beperkt is. Daarom is een realistische planning en een stap voor stap benadering meer passend. Het vorenstaande noopt tot een beheerst proces met duidelijke mijlpalen waarover de raad steeds afzonderlijk geinformeerd zal worden. Dit betekent: • • • •

Het proces opknippen in overzichtelijke, afgeronde delen, met duidelijke tussentijdse mijlpalen. Eerst standaardiseren en vereenvoudigen van de interne administratieve processen. Mogelijk nog enige tijd werken met een afdoende werkend, maar minder efficiënt systeem. Gecoördineerd leiderschap op GMT, directie en bestuurlijk niveau.

Voortzetting van het programma Het programma AFIS is voortgezet in 2026 zodat de noodzakelijke verbeteringen voorbereid kunnen worden. De kosten voor 2026 worden geraamd op 7 miljoen euro. Het betreft kosten om te zorgen dat AFIS beter gaat functioneren en zo de administratieve lasten te verminderen. De kosten kunnen in beginsel opgevangen worden binnen de stelpost die is opgenomen voor d e implementatie van grote ICT projecten. Besluitvorming over de kosten in 2026 en volgende jaren vindt plaats bij het eerstvolgende P&C moment, de begroting. Daarnaast is er in 2026 sprake van extra beheerkosten bij de directie Financiën en Inkoop, omdat het systeem niet werkt zoals gepland. De directie Financiën en Inkoop verwacht mede hierdoor in 2026 een tekort. Dit tekort is onderdeel van het totale tekort op programma B, dat in de Kadernota 2026 is opgenomen. Het tekort in het programma Bestuur en Organisatie is in het coalitieakkoord van dekking voorzien. Het tekort bij de directie Financiën en Inkoop komt vooral door: • Extra personeel dat nodig is voor de werkzaamheden rond AFIS (6,9 miljoen euro). • Het niet halen van een eerder opgelegde bezuiniging (1,6 miljoen euro). De directie Financiën en Inkoop moet deze meerkosten in 2026 en 2027 afbouwen en in de tijd opvangen. Dit gebeurt door besparingen die later alsnog worden gerealiseerd.

Of dit lukt, hangt af van hoe snel de problemen uit de health checks worden opgelost.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2026 Pagina 4 van 8

In het vervolgplan, dat u na de zomer ontvangt, komt een raming van de totale kosten (zowel beheer- als programmakosten) voor de komende jaren.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hendrik Jan Biemond Wethouder Financiën

Bijlagen 1. Uitkomsten health checks en werksporen 2. Prognose voor de programmakosten in 2026

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2026 Pagina 5 van 8

Bijlage 1 Uitkomsten health checks en werksporen Werkspoor Inkoop t/m Betalen

Knelpunten Health check VIM, mei 2025 (factuurverwerking): - In de basis is de module adequaat ingericht. De knelpunten begin 2025 na live gang zijn veroorzaakt door onvoldoende testen met representatieve datasets - Diverse verbetermaatregelen zijn nodig om de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces te vergroten. - Investering in de opleiding van functioneel beheerders is nodig om doorlooptijden te verkorten en de gebruikerstevredenheid te vergroten Health check Ariba, april 2026 (contractmanagement): - De configuratie functioneert. - De huidige knelpunten hangen voornamelijk samen met gebruikersfouten en het nog onvoldoende benutten van beschikbare functionaliteiten zoals catalogi.

Financiële Planning, Sturing en Verantwoording (Begrotingsmodule) Financiële Projectbeheersing

Health check, juli 2025: - De begrotingsmodule kent vijf kritieke knelpunten. - Met de gedeeltelijke terugval op LIAS - dat voorafgaand aan AFIS werd gebruikt - beschikt de gemeente over een werkbare oplossing voor de korte termijn. Health check, februari 2026: - De huidige inrichting ondersteunt de behoefte aan financiële

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Stand van Zaken werkspoor Factuurverwerking De knelpunten uit de health check zijn verholpen en de beheerorganisatie is aanvullend opgeleid. De beheerslasten zijn hoog.

Contractmanagement Er worden strengere eisen gesteld aan het toekennen van rollen (bijv. eerst opleiding, dan pas toegang), daarnaast wordt ingezet op het verhogen van de kwaliteit van bestellers (inrichten bestelpunten, en een minimumaantal bestellingen per jaar. Het benutten van de beschikbare functionaliteiten wordt meegenomen in de doorontwikkeling van AFIS.

LIAS is weer in gebruik genomen als oplossing voor de tekortkomingen in AFIS Voor de lange termijn wordt overwogen om alsnog een geïntegreerde module in te richten Op dit moment ontbreekt het aan een uniforme projectadministratie. Organisatieonderdelen werken - net als

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

-

-

Procesverbetering en Basisinrichting

projectbeheersing slecht tot matig, de inrichting wijkt af van best practices en er zijn geen goede korte termijn oplossingen. Een integrale herinrichting van deze module is nodig om tot een goede projectenmodule te komen. De opgave is niet alleen technisch. Gemeentebrede kaders voor financieel project managenent zijn nodig en een robuuste governance

Te veel maatwerk en detaillering in werkwijzen, zoals de inrichting van de begroting (het rekeningschema), inkoop- en mandateringsregels.

Datum 23 juni 2026 Pagina 6 van 8

voor de invoering van AFIS - deels in eigen systemen. De module zal heringericht moeten worden. Vooruitlopend daarop is gestart met het uitwerken van de kaders voor de toekomstige inrichting van projecten.

Het rekeningschema wordt vereenvoudigd. De uitgangspunten voor een eenvoudiger rekeningschema zijn vastgelegd. Elke directie moet nu op basis van vastgelegde uitgangspunten nu een inrichtingsvoorstel doen, dat vervolgens wordt getoetst eerste stap wordt gezet per 1 januari 2027, een volgende stap wordt gezet bij de begroting 2028. Dit najaar worden eerste stappen gezet in de vereenvoudiging van de inkoopen mandateringsregels . Het aantal goedkeuringsstappen wordt teruggebracht naar maximaal twee, en de standaardcontrole door de leadbuyer komt te vervallen.

Verkoop t/m Ontvangst

Automatische bankverwerking loopt niet goed, veel handmatig werk door inrichtingskeuzes. Dit wordt vanuit lijn opgemaakt met beheerpartner. Werkspoor is verder afgerond.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Informatievoorziening Inrichting beheerorganisatie

Datum 23 juni 2026 Pagina 7 van 8

Werkspoor is afgerond Beheer is overgedragen naar de lijn organisatie. Er is een plan gemaakt voor interne opbouw van SAP-expertise zodat we minder afhankelijk worden van externen. Werkspoor is afgerond.

Werkspoor overstijgend

Health check Stamdata april 2026: Een hoge mate van handmatige afhandeling, ontoereikende kennis en documentatie en afwijkingen van best practices. Dit resulteert in inefficiënte beheerprocessen, verhoogde bedrijfsvoeringsrisico’s, verminderde toekomstbestendigheid en onvoldoende benutten van de mogelijkheden van AFIS. Aanbevelingen voor autorisatiebeheer dienen op korte termijn te worden opgepakt. Overige aanbevelingen, zoals het onterechte niet inrichten van een uitgebreide verkoopmodule, moeten niet los uitgevoerd worden, maar als onderdeel van de herontwerp en herinrichting van AFIS.

Aanbevelingen autorisatiebeheer zijn opgevolgd.

In februari 2026 is gestart met het maken van een integraal plan voor het vervolg. Dit plan wordt na het zomerreces afgerond.

Bijlage 2 Prognose voor de programmakosten in 2026 Programmakosten

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

2026

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 23 juni 2026 Pagina 8 van 8

Programmamanagement, PMO, health checks en communicatie

€ 1.000.000,00

Werksporen processen / modules AFIS (incl. datamigratie en koppelingen)

€ 2.040.000,00

Verandermanagement / ondersteuning & opleiding gebruikers

€ 700.000,00

Totaal programmaorganisatie Amsterdam

€ 3.740.000,00

Kennispartner SAP Competence center

€ 900.000,00

Kennispartner Integraal Design Team

€ 900.000,00

Totaal Kennispartner

€ 1.800.000,00

Stabiliseringskosten - Capgemini

€ 1.500.000,00

Totaal Capgemini en iQibt

€ 1.500.000,00

Totaal Programmakosten:

€ 7.040.000,00

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl