260512 RIB Update AFIS mei 2026.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 12 mei 2026 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Update AFIS

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over het volgende.

Periodiek ontvangt u van het college een brief over de stand van zaken rond de doorontwikkeling van AFIS. In deze brief geef ik u een samenvatting van de werkzaamheden die de afgelopen tijd hebben plaatsgevonden om onder andere de betaling van facturen op orde te krijgen, daarnaast informeer ik u over de stand van zaken van de werksporen en de uitkomsten van de verschillende externe onderzoeken (health checks) die de afgelopen periode werden uitgevoerd. De vorige raadsinformatiebrief over AFIS ontving u begin maart jongstleden. Die brief stond op de TKN lijst van de Tijdelijke Algemene Raadscommissie van 15 april jongstleden (TKN 64 VN2026-002251). Goedkeurende verklaring van de accountant en stand van zaken betaling van facturen Ondanks alle problemen die we vorig jaar hadden met AFIS kan het college met tevredenheid constateren dat we een jaarrekening hebben kunnen opleveren met een goedkeurende verklaring van de accountant. Het college is de ambtelijke organisatie dankbaar voor alle inzet en extra werkzaamheden die daarvoor nodig zijn geweest. We hebben ervaren dat voor de rechtmatigheidsverantwoording en het beheersen van de inkooprechtmatigheid AFIS effectief is.

Zo zijn alle contracten centraal in AFIS geregistreerd, levert AFIS inzicht in de uitnutting van contracten, signaleert AFIS aan de contractmanager als contracten bijna zijn uitgenut of verlopen, en biedt AFIS uitgebreide mogelijkheden voor rapportages en stuurinformatie. De inkooponrechtmatigheid is mede hierdoor uitgekomen op € 68,7 miljoen, een daling van € 12,5 miljoen (ong. 20%) ten opzichte van vorig jaar. De aanpak van het college om de problemen die ondernemers en leveranciers ondervonden door AFIS zo snel mogelijk op te lossen heeft gewerkt. De betaaltijdigheid van facturen binnen de gestelde termijn van 30 dagen bevindt zich om en nabij het beoogde niveau van 90%. Ter vergelijking; in januari 2025 was de gemiddelde doorlooptijd van alle facturen 60 dagen en in februari 2025 58 dagen. Wij hebben de crisisorganisatie voor factuurafhandeling volledig afgebouwd, de factuurafhandeling vindt nu weer via normale aansturing plaats. De extra inzet is al fors

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 12 mei 2026 Pagina 2 van 5

afgebouwd, deze afbouw zetten we de komende maanden voort om de extra inzet zo spoedig mogelijk volledig stop te kunnen zetten. Ook intern zijn er afspraken gemaakt om de betalingen soepeler te laten verlopen en onrechtmatigheden in te perken. De streefnorm voor het aantal facturen met een gekoppelde inkooporder bedraagt 90%. Er is sprake van een duidelijke stijgende lijn (72% in januari, 78% in februari, 86% in maart en 95% in april 2026). Doorontwikkeling AFIS en externe onderzoeken Duidelijk was dat er nog aandachtspunten zijn in de doorontwikkeling van AFIS. In de brief van 27 februari 2026 informeerde het college u over de 7 werksporen die we formuleerden om de implementatie en verdere doorontwikkeling van het systeem te ondersteunen en over de opdracht die het college aan Deloitte gaf om een aantal zogenaamde health checks uit te voeren. Hieronder volgt een update per onderdeel. Aan het einde van het eerste kwartaal van 2026 zijn de werksporen “Informatievoorziening” en “Inrichting beheerorganisatie” afgerond en overgedragen aan de beheerorganisatie. Werkspoor “Verkoop tot en met Ontvangst” wordt naar verwachting aan het eind van het tweede kwartaal van 2026 overgedragen.

Een werkspoor wordt overgedragen als de van tevoren gestelde doelen gehaald zijn, AFIS conform de eisen van het werkspoor functioneert en het beheer ervan door de gemeentelijke directies kan worden overgenomen. Hieronder vindt u een update op de overige werksporen. Inkoop tot en met betalen (ItmB) Het ItmB werkspoor richt zich op het structureel verbeteren van de kwaliteit van bestellingen en het versterken van de ketenbeheersing, zodat herstelwerk afneemt en processen stabieler worden ingericht. Procesverbetering en basisinrichting De doorontwikkeling van de basisinrichting van AFIS wordt integraal opgepakt. De realisatie van de vereenvoudiging van het rekeningschema is voor eind 2026 gepland. Daarnaast worden vraagstukken rondom inkoop, interne verrekeningen en mandatering in samenhang uitgewerkt, met impact op toekomstige werkwijzen, administratieve processen en de inrichting van de bedrijfsvoering. De gemeente bouwt kennis van SAP verder op door een SAP Competence center in te richten en alle ontwerpen te laten toetsen door ervaren gebruikers. Financiële projectbeheersing (FPB) FPB is voor de technische doorontwikkeling in SAP onderdeel geworden van het integrale ontwerp. Daarbij gaat nu de aandacht vooral uit naar wat we nodig hebben in het systeem voor de financiële beheersing van projecten.

In de komende weken wordt, in samenwerking met representatieve directies, gewerkt aan het vastleggen van de hoofduitgangspunten voor de projectadministratie uitgewerkt en vastgelegd in het integrale ontwerp. Voor de dagelijkse financiële sturing en beheersing van projecten worden de bestaande dashboards nog altijd doorontwikkeld. Hiermee worden de directies zo goed mogelijk gefaciliteerd in het verkrijgen van verdiepende en ondersteunen we zo veel mogelijk de verschillende directies in meer specifieke inzichten in hun projecten.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 12 mei 2026 Pagina 3 van 5

Financiële Planning, Sturing en Verantwoording (FPSV) Binnen het werkspoor Financiële Planning, Sturing & Verantwoording (FPSV) beheren we de begrotingsmodule in AFIS en maken we begrotingsproducten voor de planning- en controlcyclus. Door problemen met AFIS gebruiken we tijdelijk LIAS om de begroting op te stellen. Het indexeren, extrapoleren en het maken van financiële tabellen gaat buiten het systeem om. Voor het Meerjaren Investeringsplan (MIP) werken we aan verbeteringen, maar het systeem blijft complex door maatwerk. LIAS functioneert goed, en we blijven werken aan oplossingen voor problemen met prognoses en andere processen. De begrotingsmodule wordt gebruikt om de begroting op te stellen. De projectenmodule om projecten te controleren en te beheersen. Health checks Om de aandachtspunten voor de doorontwikkeling goed in beeld te krijgen werden er de afgelopen periode verschillende health checks uitgevoerd. Dit is gedaan door een externe deskundige partij, Deloitte. De health checks en de uitgebreide samenvatting van de health checks ontvangt u als bijlagen bij deze brief. De health checks geven een breder beeld van het functioneren van AFIS. Daarbij is onze inrichting van SAP (het systeem dat we gebruiken voor AFIS) vergeleken met een gangbare werkwijze (best practice).

De health checks laten (samengevat) zien dat de gemeente geen uniforme inrichting heeft voor verschillende onderdelen. Dit gaat om het inkoopproces, de begrotingsinrichting, het rekeningschema, de projectsturing en -administratie, en het applicatielandschap in relatie tot AFIS. Hierdoor is extra complexiteit en maatwerk ontstaan, terwijl de afspraak was om te werken volgens bewezen standaarden (‘standaard, tenzij’). Daarnaast heeft de stapeling van ambities bij de ontwikkeling van AFIS voor problemen gezorgd. De conclusie van de health checks is dat de huidige inrichting van AFIS in onvoldoende mate aansluit op de bestuurlijke behoefte aan sturing conform eisen en wensen van de gemeente Amsterdam en conform het advies voor het voeren van een ‘adequate projectadministratie’ van de ACAM. Het college betreurt deze uitkomst maar is hierdoor niet verrast. Deze bevindingen tonen opnieuw aan dat de fundamentelere vraag over op welke manier je wil sturen op tafel moet komen. In deze zin sluit de beweging die het college al in heeft gezet met de herijking van de topstructuur en het plan voor de Organisatieontwikkeling 2030 hier naadloos op aan. Met de kennis van nu kan vastgesteld worden dat de praktijk op sommige punten niet aansluit op de inrichting van het systeem. Ook ontbreken op onderdelen duidelijke, gemeentebrede afspraken.

Een fundamentele herziening van AFIS op in ieder geval het rekeningschema en de begrotings- en projectenmodule is nodig. Naar verwachting zal dit een nadere investering vergen. Het college is op dit moment met de implementatiepartner in overleg over de gevolgen van deze constateringen. Als resultaat van de gesprekken met de implementatiepartner zal er meer duidelijkheid komen over de vraag voor wiens rekening deze kosten komen. U wordt over de uitkomsten van deze gesprekken op de hoogte gesteld. Dwarskijksessie Begin januari vond in het kader van de Regeling Grote Projecten een dwarskijksessie plaats. In deze dwarskijksessie geven externe experts/vakgenoten een kritische reflectie op het programma AFIS.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 12 mei 2026 Pagina 4 van 5

De hoofdvraag was: Hoe effectief is de programma-aanpak in het betrekken van de gemeentelijke afdelingen, die verantwoordelijk zijn voor de financiële en inkoopprocessen van de gemeente, zowel tijdens de ontwerp- en ontwikkelfase als bij de implementatie en adoptiefase, om daarmee het benodigde eigenaarschap bij de lijn- en beheerorganisatie te creëren?” De uitkomsten van de sessie laten zien dat de programma-aanpak op veel vlakken zorgvuldig is, maar dat er meer aandacht nodig is voor het creëren van eigenaarschap binnen de ambtelijke organisatie. De dwarskijkers benadrukten dat men niet alleen moet informeren, maar medewerkers/gebruikers actief moet verbinden aan de gemaakte keuzes van het systeem. Daarnaast moet de governance zich meer richten op strategische sturing, terwijl operationele verantwoordelijkheden lager in de organisatie worden belegd. De uitkomsten van de dwarskijksessie worden verder uitgewerkt zodat deze kunnen worden betrokken bij de verdere doorontwikkeling. Vervolgstappen Omdat de uitkomsten van de verschillende health checks en de dwarskijksessie met elkaar samenhangen, vraagt dit om zorgvuldige afweging en besluitvorming over de vervolgstappen. Daarom is in februari 2026 het integraal design team (IDT) gestart, bestaande uit medewerkers vanuit verschillende disciplines en directies.

Het moet zorgen voor samenhang bij inrichtingskeuzes en helpt bij het maken van keuzes in wat we oppakken, in welke volgorde en op welke manier. We moeten daarmee minder afhankelijk worden van externe partijen op dit gebied en de kennis zelf in huis krijgen. De komende periode worden de uitkomsten van de health checks zorgvuldig verder uitgewerkt. Dat is ook nodig om zicht te krijgen op de financiële consequenties van verschillende scenario's. Op basis daarvan kan besluitvorming over de benodigde vervolgstappen plaatsvinden. Ik verwacht u hier na de zomer meer over te kunnen laten weten inclusief de uitkomsten van de besprekingen met de implementatiepartner. Ik kan me voorstellen dat u gezien de nieuwe samenstelling van uw raad behoefte heeft om inhoudelijk verder bijgepraat te worden op dit dossier. Als u daar behoefte aan heeft kunnen wij hier een technische sessie over voorbereiden. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Bijlagen 1. Samenvatting health-checks AFIS 2. Health-check vendor invoice management 3. Health-check financieel plan t/m verantwoording 4. Health-check financiële projectbeheersing 5. Health-check beheer stamdata 6. Health-check (light) SAP Ariba

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Datum 12 mei 2026 Pagina 5 van 5