26-03-24 Voortgangs en afdoeningsbrief aanbevelingen getekend.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 24 maart 2026 Financiën, Inkoop, Algemene Zaken Hester van Buren, Femke Halsema bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Aanbevelingen ACAM en Rekeningencommissie

Datum Portefeuille(s) Portefeuillehouder(s):

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief informeren wij u over de openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie die zij hebben gedaan in respectievelijk de accountantsverslagen en het verslag van de Rekeningencommissie op het terrein van financiën en inkoop, planning en control en fraude en corruptie. Hieronder vindt u de wijze waarop deze aanbevelingen zijn of worden uitgevoerd. I. Cultuuromslag met betrekking tot opdracht gemeentelijke organisatieontwikkeling De commissie adviseert het college om uiterlijk 31 december 2025 een beschrijving op te stellen van de gewenste cultuur binnen de organisatie, een analyse te maken van de huidige cultuur en concrete stappen te definiëren die benodigd zijn om de gewenste cultuur te bereiken en dit niet alleen te betrekken tot (culturele) diversiteit maar juist ook in relatie tot het uitvoeren van taken van de gemeente. (Verslag Rekeningencommissie 2024, pagina 7)

Afgedaan Een breed en intensief traject om de organisatie te veranderen is in gang gezet: Organisatieverandering 2030. Op 25 september 2025 is de raad geïnformeerd over de belangrijkste onderdelen van de aanpak. Op 20 november 2025 is hierover ook een technische sessie georganiseerd. De aanpak is besproken in de commissie FKD van 15 januari 2026. Het college heeft begin maart een besluit genomen over de topstructuur. Dit wordt de komende maanden verder uitgewerkt. Organisatieverandering 2030 is - zoals de naam al aangeeft - een traject van meerdere jaren met 2030 als horizon. De raad wordt via aparte voortgangsrapportages op de hoogte gehouden van de voortgang. Daarom stellen we voorde aanbeveling voor hier als afgedaan te beschouwen. De eerste voortgangsrapportage heeft u recent ontvangen.

Advies Verslag Rekeningencommissie 2024 II. Cultuur-, en gedragsverandering Inkooprechtmatigheid

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 2 van 7

Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten (Verslag Rekeningencommissie 2023, blz. 4) Onderhanden De gemeente werkt actief aan cultuur- en gedragsverandering om eigenaarschap en de verbinding tussen inhoudelijke keuzes en administratieve verplichtingen te versterken. Voor inkooprechtmatigheid zijn instrumenten zoals de inkoopkalender, het dashboard rechtmatigheid en een e-learning voor budgethouders geïmplementeerd en doorontwikkeld om samenhang in processen en verantwoordelijkheid te versterken. Uit de controle bij het Jaarverslag 2025 blijkt dat de koppeling van bestedingen aan contracten en enkele factuurverwerkingen nog niet volledig correct is; hier wordt doorlopend aandacht aan besteed. Over de voortgang van deze aanpak en het effect op cultuur en gedrag wordt in de volgende raadsbrief gerapporteerd. III.SISA (Single Information Single Audit) 1. Investeer in een grondige analyse en verbetering van de informatiehuishouding, zodat deze volledig is afgestemd op de geldende, door het Rijk gestelde, normen en vereisten. 2. Investeer in trainingen voor medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een regeling en het verantwoordingsproces.

Zorg ervoor dat zij goed op de hoogte zijn van de geldende normen en procedures. 3. Implementeer interne controlemechanismen om ervoor te zorgen dat de juistheid en rechtmatigheid van bestedingen nauwlettend worden gevolgd. Van belang daarbij is mogelijke risico’s proactief te identificeren en hierop in te spelen. (Accountantsverslag 2023, pagina 21) Onderhanden 1. Voor de SiSa-verantwoording is een vaste werkwijze ingericht voor de opbouw en beoordeling van SiSa-dossiers. Voorafgaand aan oplevering aan de accountant toetst de vakgroep SiSa de dossiers op volledigheid, rechtmatigheid, onderbouwing en naleving van rijksnormen en eisen. Begin 2026 zijn hiervoor gerichte reviews uitgevoerd bij regelingen met verhoogd risico en zijn geconstateerde knelpunten gecorrigeerd vóór de verantwoording. Deze reviews maken deel uit van het reguliere verantwoordingsproces en zijn toegepast bij de verantwoording in het Jaarverslag 2025. Ook voert de vakgroep momenteel reviews uit op de aansluiting tussen de SiSa-bijlage en de (financiële) administratie. Daarnaast heeft de vakgroep de voortgang in de volledigheid van de dossieropbouw van alle SiSa-regelingen gemonitord. Deze aanbeveling is hiermee nog onderhanden. Afdoening volgt na beoordeling van het Jaarverslag 2025 door de accountant. 2.

Ter ondersteuning van de ingerichte werkwijze wordt een SiSa-handreiking opgesteld waarin het volledige proces, de vereiste documentatie en de verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Deze handreiking geldt als normenkader voor zowel financiële als beleidsmedewerkers. Medewerkers worden geïnstrueerd en ingewerkt op basis van deze werkwijze. De gehouden informatiebijeenkomsten en workshops zijn hiermee geen losse kennisactiviteiten, maar gericht op het uniform toepassen van de ingerichte werkwijze. Hiermee is de uitvoering van de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 3 van 7

SiSa-verantwoording niet langer afhankelijk van individuele kennis, maar is deze geborgd in het proces. De handreiking gaan we in het eerste kwartaal 2026 publiceren en kan daarna door de accountant worden beoordeeld. Deze aanbeveling is hiermee nog onderhanden. 3. Voor de SiSa-verantwoording 2025 is een interne controle ingericht. Op basis van een risicoanalyse en na afstemming met de accountant, is een selectie gemaakt van de 15 meest risicovolle regelingen. Hierop heeft de vakgroep SiSa voorafgaand aan de accountantscontrole een steekproef uitgevoerd gericht op de juistheid en rechtmatigheid van de bestedingen. Deze controle is uitgevoerd aanvullend op de dossiercontrole door de coördinerend financieel adviseurs en is vastgelegd. Geconstateerde afwijkingen zijn gecorrigeerd vóór oplevering aan de accountant. Zoals onder punt 1 aangegeven voert de vakgroep momenteel reviews uit op de aansluiting tussen de SiSa-bijlage en de (financiële) administratie. Daarnaast heeft de vakgroep de voortgang in de dossieropbouw en de oplevering van alle regelingen gemonitord. Hiermee is een interne controle voorafgaand aan de controle door de accountant ingericht en onderdeel gemaakt van het reguliere planning- en control proces. Afhankelijk van de beoordeling van de accountant bij het Jaarverslag 2025 kan deze aanbeveling definitief worden afgedaan. IV. SISA 1.

Versterk de kwaliteit van de opgeleverde (controle-) informatie door een stevigere kwaliteitstoetsing voor oplevering. 2. Formuleer bij voorkeur gemeente breed M&O beleid en specifiek beleid voor de Wet inburgering. (Accountantsverslag 2024, blz. 16)

Onderhanden 1. Het college heeft de aanbeveling om de kwaliteit van de opgeleverde (controle-)informatie te versterken, overgenomen. Voor het Jaarverslag 2025 zijn aanvullende kwaliteitsmaatregelen ingericht. De vakgroep SiSa heeft, aanvullend op de bestaande controles door de coördinerend financieel adviseurs, een gerichte kwaliteitstoets uitgevoerd op de 15 meest risicovolle regelingen. Deze toets richt zich expliciet op de juistheid en rechtmatigheid van de SiSa-bestedingen vóór oplevering aan de accountant. Ook voert de vakgroep momenteel reviews uit op de aansluiting tussen de SiSabijlage en de (financiële) administratie. Daarnaast heeft de vakgroep de voortgang in de volledigheid van de dossieropbouw van alle SiSa-regelingen gemonitord.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 4 van 7

Hiermee is een structurele kwaliteitstoetsing vóór oplevering aan de accountant ingericht en is dit onderdeel gemaakt van het reguliere planning- en controlproces. De effecten hiervan worden zichtbaar in de verantwoording in het jaarverslag 2025. De aanbeveling is hiermee geïmplementeerd. De afdoening is afhankelijk van de beoordeling van de accountant bij de controle van het Jaarverslag 2025 en blijft tot dat moment administratief als onderhanden geregistreerd. 2. Het college heeft de aanbeveling met betrekking tot Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) opgepakt. Voor de Wet Inburgering is specifiek M&O-beleid opgesteld. Dit beleid is op 3 maart 2026 door het college vastgesteld. In dit beleid is onder meer uitgewerkt op welke wijze de identiteit en woonplaats van inburgeringsplichtigen worden getoetst en vastgelegd. Het college ziet geen aanleiding om naast M&O-beleid voor inburgering ook gemeente breed M&O-beleid op te stellen. Na vaststelling en toepassing bij het jaarverslag 2025 kan deze aanbeveling, afhankelijk van de beoordeling door de accountant, worden afgedaan. Tot dat moment blijft deze administratief als onderhanden opgenomen. V. Centrale monitoring en toetsing op inschattingen van de verschillende directies (Accountantsverslag 2022, pagina 16)

Onderhanden Het college heeft de aanbeveling om centrale monitoring en toetsing op inschattingen van directies in te richten overgenomen. De centrale monitoring op de inschattingen ten behoeve van de voorziening oninbare vorderingen is per december 2025 structureel belegd. Hierbij geldt een verplichte centrale toets voordat de voorziening in de jaarrekening wordt verwerkt. Afwijkingen van de gemeentelijke staffel worden via een vastgesteld escalatie- en besluitvormingsproces beoordeeld. De opvolging is geborgd in een ingerichte workflow binnen de applicatie Equili. Iedere Coördinerend Financieel Adviseur toetst het voorzieningendossier inhoudelijk en accordeert dit formeel. Daarnaast vindt een aanvullende controle plaats op de volledigheid van accordering en documentatie. Hiermee is de beoordeling niet langer decentraal maar uniform en aantoonbaar vastgelegd. Deze werkwijze maakt onderdeel uit van het reguliere jaarrekeningproces en wordt voor het eerst volledig toegepast bij het Jaarverslag 2025. Op basis van de beoordeling van de werking door de accountant kan deze aanbeveling worden afgedaan.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 5 van 7

VI. Volledigheid inkoopcontractenregister Wij achten het van belang dat de contractregistratie bij de livegang van AFIS volledig is zodat bestellingen via AFIS kunnen plaatsvinden en daarmee de koppeling tussen de inkoop- en financiële administratie gerealiseerd wordt. (Accountantsverslag 2023, pagina 32) Afgedaan. Het contractregister is volledig en zoals ook in de raadsinformatiebrief van 11 november 2025 genoemd, is er continu aandacht voor het bijwerken en publiceren van nieuwe contracten. In de raadsinformatiebrief van 11 november 2025 is aangekondigd dat, ondanks alle inspanningen, eind 2025 niet alle facturen gekoppeld zijn aan contracten. Het systeem is er nu goed voor ingericht. Het aanmaken van een inkooporder (waardoor de bestelling en dus de factuur aan het contract wordt gekoppeld) valt onder de verantwoordelijkheid van de directie die de bestelling doet. De contracteigenaar is verantwoordelijk voor het toezicht op het contractgebruik en ziet erop toe dat bestellingen op een juiste en contractconforme wijze plaatsvindt. Door een aangepaste aanpak heeft dit geen gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording. We blijven maatregelen nemen zodat facturen in AFIS zoveel mogelijk gekoppeld worden aan contracten. Het college beschouwt deze aanbeveling hiermee als afgedaan. VII.. 1.

De commissie verwacht een dergelijke voortgangsbrief niet later te ontvangen dan of gelijktijdig met het jaarverslag en vervolgens een update bij de najaarsnota. 2. Om het overzicht en voortgang te bewaken verzoekt de commissie het college om de toegezegde plannen van aanpak expliciet te benoemen in de voortgangsbrieven. (2024-6) (Verslag Rekeningencommissie 2024, p. 2,3 en 5) Afgedaan 1: Afgelopen jaar is de raad tijdig geïnformeerd over de voortgang en afdoening van de aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie. Zo zijn er voortgangs- en afdoeningsbrieven behandeld over: •

De aanbevelingen op het terrein van financiën en inkoop, planning en control, fraude en corruptie: o Voortgangsbrief in de Commissie Financiën, Kunst en Diversiteit van 3 juli 2025, o Voortgangsbrief in de Commissie Algemene Zaken van 3 juli 2025 , o Voortgangsbrief in de Commissie Financiën, Kunst en Diversiteit van 4 december 2025). o Daarnaast zal in de Tijdelijke algemene raadscommissie van 15 april een nieuwe voortgangsbrief volgen op deze terreinen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 6 van 7

•

•

•

I-domein: o Voortgangsbrief in de Commissie Financiën, Kunst en Diversiteit van 16 januari 2026 Water (Stijging aantal ‘slapers’ geeft zorgen over facturatie en inbaarheid van de drinkwateropbrengsten): o Afdoeningsbrief in de Commissie Mobiliteit, Openbare Ruimte en Water van 5 februari 2026 Over de aanbeveling over omgevingsvergunningen volgt een voortgangsbrief voor de Tijdelijke algemene raadscommissie van 15 april. Zo wordt de raad niet later dan het jaarverslag geïnformeerd.

2: Waar relevant benoemen we toegezegde plannen van aanpak expliciet. Voor de aanbeveling over de cultuuromslag bijvoorbeeld is de raad op 25 september 2025 geïnformeerd over de belangrijkste onderdelen van de aanpak. Op 20 november 2025 is hierover ook een technische sessie georganiseerd. Begin 2026 heeft de raad een voortgangsrapportage ontvangen en dit is op 15 januari 2026 in de commissie FKD behandeld. We blijven de raad tijdig informeren en waar relevant benoemen we toegezegde plannen van aanpak expliciet. We beschouwen de aanbeveling hiermee als afgedaan. VIII. Fraude, integriteit en corruptie: 1: Geef prioriteit aan het implementeren van beheersingsmaatregelen gericht op het voorkomen van fraude en corruptie. (2023-08) 2: Richt gestructureerde periodieke controle in om vast te stellen of sprake is geweest van mogelijke fraude ofwel om uit te sluiten dat mogelijke fraudes hebben plaatsgevonden. (2023-08) 3. Tevens verwacht de commissie een plan met concrete acties die deze risico’s mitigeren, inclusief het testen van de werking van beheersmaatregelen en het proactief signaleren van (risico’s op) fraude, integriteit en corruptie in de organisatie. (2024-9) Punt 1&2 (Accountantsverslag 2023, p. 23, 24), punt 3 (Verslag Rekeningencommissie 2024, p. 4)

Onderhanden De ambtelijke organisatie heeft een plan van aanpak opgesteld. Het GMT heeft dit plan medio december vastgesteld. In het plan is een schema uitgewerkt om de achterstallige beheersmaatregelen fraude alsnog te implementeren. Ook omvat het plan een uitwerking om periodiek de werking van de beheersmaatregelen periodiek te toetsen. Hiermee is opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Rekeningencommissie.

Het college vertrouwt erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 maart 2026 Pagina 7 van 7

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Femke Halsema Burgemeester

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Hester van Buren Wethouder Financiën