250625 RIB Raadsinformatiebrief aanbevelingen acam rekenkamer

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de raadscommissie FKD van Amsterdam 25 juni 2025 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Aanbevelingen Acam en Rekeningencommissie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief informeer ik u over de nog openstaande aanbevelingen van ACAM en de Rekeningencommissie die zij hebben gedaan in respectievelijk de Accountantsverslagen en Verslag van de Rekeningencommissie in de jaren 2022 en 2023. Hieronder vindt u de wijze waarop de aanbevelingen over 2022 en 2023 zijn of worden uitgevoerd. 1. Prioritering en fasering projecten binnen investeringsportfolio’s: overweeg wenselijkheid activering voorbereidingskosten van uitgestelde/afgestelde projecten (Accountantsverslag 2022, pagina 15)

Afdoening aanbeveling Accountantsverslag 2022 De financiële verordening is geactualiseerd en in het najaar 2024 door de raad vastgesteld. Hierin zijn de uitgangspunten voor activering, waardering en afschrijving beschreven in lijn met de uitgangspunten van de BBV. Die uitgangspunten schrijven voor dat de voorbereidingskosten niet geactiveerd mogen worden als de investering geen doorgang vindt. Referentie hierbij is hoofdstuk 5, activeren, waarderen, afschrijven, artikel 60. In dat kader worden voorbereidingskosten alleen geactiveerd bij zekerheid van doorgang van projecten, dan wel investeringen. Om die reden wordt de aanbeveling als afgedaan beschouwd. 2.Volledigheid inkoopcontractenregister (Accountantsverslag 2023, pagina 32) Wij achten het van belang dat de contractregistratie bij de livegang van AFIS volledig is zodat bestellingen via AFIS kunnen plaatsvinden en daarmee de koppeling tussen de inkoop- en financiële administratie gerealiseerd wordt. Aanbeveling Accountantsverslag 2023 Een taskforce is ingericht om te zorgen voor een volledig contractenregister bij de start van Afis. Het contractenregister is live gegaan voordat AFIS live ging. Dit heeft ervoor gezorgd dat er een solide basis lag voor het beheer van contracten vanaf het moment dat het nieuwe systeem in gebruik werd genomen.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2025 Pagina 2 van 6

Het contractenregister is continu in ontwikkeling is en er zal altijd aandacht moeten zijn voor het bijwerken en publiceren van nieuwe contracten. Met de contractregistratie zijn we er nog niet. Om tijdig bij te kunnen sturen is het noodzakelijk dat er zicht is op de contractuitnutting. Facturen moeten daarvoor door middel van een inkoopordernummer zijn gekoppeld aan een contract. We zien dat de koppeling nog achterloopt. Hierdoor kan er op dit moment nog onvoldoende sturingsinformatie over contractuitnutting uit het systeem worden gehaald. Dit vraagt nog voor dit jaar zeker extra inspanningen en menskracht om facturen te koppelen aan contracten. Bij deze koppeling is de insteek om gelijk te kijken naar de rechtmatigheid van uitgaven. Dit proces loopt nu en alles is erop gericht dat dit voor de achtmaands-rapportage (vanaf dit jaar herfstrapportage) goed inzicht geeft in de rechtmatigheid.

3. Steviger in te zetten op een cultuur- en gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten (Verslag Rekeningencommissie 2023, blz. 4) Aanbeveling Rekeningencommissie 2023 De rekeningencommissie vraagt om steviger in te zetten op cultuur en gedragsverandering, met als doel meer eigenaarschap en meer verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten. Als wij kijken naar inkooprechtmatigheid dan is de wijze waarop de verschillende onderdelen samenwerken en elkaar tijdig vinden cruciaal. Dat begint erbij dat iedereen weet wat zijn of haar rol is. Een duidelijke rolverdeling zorgt voor een goede basis voor samenwerking. Naast deze duidelijkheid is een open cultuur waarin ruimte is om vragen te stellen en besluitvorming op de juiste tafel te beleggen randvoorwaardelijk. Op beide aspecten is afgelopen jaar en dit jaar geïnvesteerd. Het GMT onderling en ook GMT en wethouder hebben met elkaar gesproken het afgelopen jaar over de benodigde veranderingen. . Daarin is ook aan de orde gekomen dat onrechtmatigheid niet altijd kan worden voorkomen en dat het voor het college belangrijk is dat het hier een expliciet besluit over kan nemen en de onrechtmatigheid niet pas achteraf blijkt bij de controle.

Waarbij het niet gaat om goed of fout, maar of de juiste afweging op de juiste tafel beland. Om duidelijkheid te scheppen in de rollen zijn inkoopprocessen geactualiseerd en beschreven. Deze processen vormen het kompas voor het dagelijks handelen en de manier waarop we elkaar mogen aanspreken en ondersteunen. Hierdoor kan verder gebouwd worden aan een duurzame verandering in houding en gedrag. Ook is geïnvesteerd in meer gerichte ondersteuning in de vorm van tools en kennisdeling. Deze zomer wordt de e-learning voor budgethouders opgeleverd en aangeboden aan de organisatie. Deze e-learning is gericht op essentiële aspecten van rechtmatig inkopen. Daarnaast zijn er door inkoopbeleidsteam trainingen en presentaties verzorgd bij directies om de samenwerking te versterken. Er is het afgelopen jaar verder veel aandacht besteed aan het proces van rechtmatigheidsverantwoording. De sturing en de structuur zijn aangepast. Het proces is opnieuw ingericht, verantwoordelijkheden zijn vastgesteld, taken zijn duidelijk belegd en een draaiboek is vastgesteld. Een stuurgroep is ingericht en er is strak gestuurd op de onderlinge samenwerking tussen alle betrokken onderdelen met focus op het tijdig tot stand brengen van een de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2025 Pagina 3 van 6

rechtmatigheidsverantwoording. Met als resultaat een positief oordeel van de accountant over het proces van rechtmatigheidsverantwoording. We zien dat de organisatie veel bewuster bezig is met rechtmatig inkopen. Maar we zien ook dat het tijdig opstarten van een aanbesteding lastig blijft. Komend jaar verbeteren we de managementinformatie, zodat er beter en tijdig inzicht is in wanneer inkooptrajecten zouden moeten starten en zodat lijn en bedrijfsvoering elkaar op tijd vinden. Verbindend leiderschap helpt om problemen tijdig te herkennen en bespreekbaar te maken. En om ze samen op te lossen – juist als het ongemakkelijk wordt of schuurt. Dat vraagt een andere manier van werken dan we gewend zijn. Minder vanuit onze eigen afdelingen of posities, en meer vanuit een gedeeld verantwoordelijkheidsgevoel. In een organisatie die zo groot en veelzijdig is als de gemeente Amsterdam is dat extra uitdagend – maar ook extra belangrijk. Sinds 2024 doen alle directeuren van de gemeente mee aan een nieuw leiderschapsprogramma. In dit programma staat samenwerken centraal. Het draait om interactie, openheid en vertrouwen. Het doel is om sterke verbindingen op te bouwen, moeilijke onderwerpen bespreekbaar te maken en de moed te hebben om je kwetsbaar op te stellen en van daaruit te leren en te groeien. De nadruk ligt daarbij op positief voorbeeldgedrag: laten zien hoe het wél kan.

Dat betekent ook: minder vrijblijvendheid. Niet alleen zorgen benoemen, maar samen werken aan oplossingen Op basis van de evaluatie van de betalingsachterstanden bij de implementatie van AFIS zullen we verdere stappen bepalen. 4 Centrale monitoring en toetsing op inschattingen van de verschillende directies (Accountantsverslag 2022, pagina 16) Onderhanden aanbeveling Accountantsverslag 2022 Het proces rondom de Voorziening Oninbare Vorderingen is in kaart gebracht en de knelpunten/verbeterpunten in het proces zijn geïdentificeerd. Het inrichten van centrale monitoring en toetsing op inschattingen van verschillende directies is daarin meegenomen. Deze aanbeveling wordt in het 2e deel van 2025 verder uitgewerkt en geïmplementeerd. Op dit moment wordt gewerkt aan de rapportages die nodig zijn om de voorziening te bepalen. 5. Reserves en voorzieningen, (Accountantsverslag 2023, pagina 14) 1: Beoordeel reserves en voorzieningen integraal op nut, noodzaak en voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de eigen beleidsnota. Kijk daarbij of het mogelijk is het aantal reserves en voorzieningen te verminderen door middel van het samenvoegen van posten of het via de exploitatie laten lopen van structurele lasten. 2: Verbeter het inzicht in de verschillen tussen de begroting en jaarrekening per individuele reserve.

3: Breid de toelichting in de verloopstaten van reserves en voorzieningen uit zodat deze zelfstandig leesbaar(der) zijn. Afdoening aanbeveling Accountantsverslag 2023

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2025 Pagina 4 van 6

Het beleid voor reserves en voorzieningen is in 2024 tegen het licht gehouden. Hiermee voldoen we aan de financiële verordening die vraagt om vierjaarlijkse evaluatie van het beleid. Tevens maken we hiermee voor reserves een verdiepingsslag op de bestuursopdracht ‘Inzicht in beleid geld en keuzes’. We staan stil bij nut en noodzaak van onze reserves en zorgen voor meer inzicht en eenduidige kaders. Bij de evaluatie hebben we aanbevelingen van de accountant betrokken. ACAM is geraadpleegd over de wijzigingen en geeft een positief advies over de voorgenomen aanpassingen. De uitgangspunten en daaruit voortvloeiende kaders zijn verder uitgewerkt in de beleidsnota Reserves en Voorzieningen 2025, die op 14 november 2024 door de raad is vastgesteld. In de digitale versie van het Jaarverslag 2024 is een belangrijke stap gezet om het inzicht per individuele reserve te verbeteren. Het verloop van de mutaties tussen de oorspronkelijke begroting en de jaarrekening is in de digitale versie voor het totaal van de reserves te volgen. In de toelichting gaan we voor de relevante individuele reserves in op de verschillen die zich in de loop van het begrotingsjaar hebben voorgedaan. Deze werkwijze is in de digitale versie van de Voorjaarsnota 2025 een stap verder gebracht.

Per programmaonderdeel zijn de afzonderlijke reserves gepresenteerd en per reserve kan worden doorgeklikt naar het bijbehorende ´paspoort´. Dit zullen we ook doen in de Begroting 2026 en blijft standaard onderdeel van de digitale P&Cproducten. De verloopstaten zelf vormen een verplicht hoofdstuk in het jaarverslag en moeten in het boekwerk leesbaar en overzichtelijk blijven. Daarom is ervoor gekozen de aanvullende informatie in de digitale versie op te nemen. Daarnaast worden in de programmabladen nadere toelichtingen gegeven op de inzet van reserves. Op basis van bovenstaande toelichting achten wij de aanbevelingen hiermee afgedaan. 6. Rechtmatigheidsverantwoording (Accountantsverslag 2023, pagina 19) 1: Overweeg een andere aanpak van de spendanalyse, voer deze periodiek uit en zorg voor de benodigde kennis van het aanbestedingsrecht in het proces. 2: Laat de planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium aansluiten op de P&C-cyclus zodat uitkomsten tijdig beschikbaar komen voor evaluatie en opname in de rechtmatigheidsverantwoording. Afdoening aanbeveling Accountantsverslag 2023 Op basis van de ervaringen van de vorige rechtmatigheidsverantwoording en bij de 8maandsrapportage 2024 zijn voor de 12-maandswerkzaamheden diverse aanpassingen in de aanpak doorgevoerd. Onderdeel daarvan was een risicogebaseerde aanpak.

Dit heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de datakwaliteit en onderliggende spendanalyse van de inkooprechtmatigheid. De genomen maatregelen hebben voor verslagjaar 2024 geleid tot een beter gestructureerd verantwoordingsproces. Door de inspanningen van alle betrokkenen is het volledige rechtmatigheidsdossier tijdig aan ACAM overgedragen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2025 Pagina 5 van 6

Dit jaar worden de 4-, en 8-maandsrapportage vervangen door respectievelijk de zomer-, en herfstrapportage. Voor de herfstrapportage zal ook de onrechtmatigheid onderzocht worden. De bevindingen daarvan nemen we vervolgens mee in de werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording over 2025. Voor de uitvoering komt er, net als vorig jaar, een draaiboek met de werkwijze. Deze sluit aan op de P&C-planning. Inmiddels is voor directies, clusters, lead buyers en contractmanagers een dashboard ontwikkeld over de spend per contract,directie en cluster. Zo hebben zij beter inzicht in het verloop van de inkooprechtmatigheid. Op basis van de resultaten van de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 zijn directies geselecteerd met een totale onrechtmatigheid van meer dan € 1 miljoen én groter dan 1% van de totale inkoopuitgaven van die directie. Het betreft 8 directies en circa 90% van de totale onrechtmatigheid. Samen met deze directies zal onderzocht worden wat de grondoorzaken zijn van de onrechtmatigheid (voorwaardencriterium) en hoe de onrechtmatigheid beter kan worden beheerst. De planning en uitvoering van de onderzoeken naar het voorwaardencriterium sluiten aan op de P&C-cyclus. Op basis van bovenstaande toelichting achten wij de aanbevelingen hiermee afgedaan. 7.

SISa (Accountantsverslag 2023, pagina 21): - Investeer in een grondige analyse en verbetering van de informatiehuishouding, zodat deze volledig is afgestemd op de geldende, door het Rijk gestelde, normen en vereisten. - Investeer in trainingen voor medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een regeling en het verantwoordingsproces. Zorg ervoor dat zij goed op de hoogte zijn van de geldende normen en procedures. - Implementeer interne controlemechanismen om ervoor te zorgen dat de juistheid en rechtmatigheid van bestedingen nauwlettend worden gevolgd. Van belang daarbij is mogelijke risico's proactief te identificeren en hierop in te spelen. Onderhanden aanbeveling Accountantsverslag 2023 In het kader van versterking van de informatiehuishouding en rechtmatigheidsverantwoording is eind 2024 de vakgroep SiSa (Single Information Single Audit) opgericht. Deze vakgroep richt zich op kennisdeling en het bespreken van maatregelen voor het beperken van financiële risico’s bij onder meer uitbestede activiteiten en verstrekte subsidies aan derden, waar onzekerheden kunnen ontstaan in de accountantscontrole. Op basis van de uitkomsten van de accountantscontrole 2023 zijn acties ingezet om de rechtmatigheid van bestedingen beter te kunnen waarborgen in het Jaarverslag 2024.

Dit gebeurt onder andere door het verbeteren van afspraken met derden (bij uitbestede werkzaamheden en verstrekte subsidies) over tijdige verantwoording en controle. De voortgang van deze afspraken wordt steekproefsgewijs gevolgd. Op basis van de fouten en onzekerheden tabel in het accountantsverslag 2024, gaan we in samenwerking met de ACAM in gesprek met de betrokken contactpersonen binnen de gemeente, gericht op het voorkomen dan wel zoveel mogelijk beperken van fouten en onzekerheden bij de geselecteerde regelingen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 25 juni 2025 Pagina 6 van 6

Het maken van afspraken met derden vraagt om tijdige en goede afstemming. De tijdslijnen rondom het toekennen van de SiSa-uitkeringen maken het soms lastig om goed te doen. Daarnaast geldt, zoals ACAM ook onderkent, een forse omvang van uitkeringen die gepaard gaat met veel en complexe verantwoordingseisen. Daarnaast is geïnvesteerd in bewustwording en kennisdeling: in oktober 2024 zijn informatiesessies georganiseerd voor medewerkers die betrokken zijn bij de SiSa-verantwoording. Ook wordt regelmatig via interne communicatiekanalen aandacht besteed aan dit thema. We gaan in 2025 door met het investeren in het opleiden van collega’s. Hierbij valt met name te denken aan het organiseren van informatiebijeenkomsten en het bundelen van afzonderlijke instructies in begeleiden van een handreiking voor (nieuwe) medewerkers. In de eerste helft van 2025 lag de aandacht vooral bij de implementatie van AFIS. Het onderzoek naar een verbeterde financiële beheersing van SiSa-regelingen met behulp van AFIS wordt in het najaar van 2025 uitgevoerd. 8. Onderzoek of het mogelijk is centrale monitoring in te richten voor de controle op het toereikend onderbouwen van de levering van prestaties in de financiële administratie (AFIS) en of daarbij een relatie kan worden gelegd tussen contractafspraken, de daaruit voortvloeiende opdrachten en de daadwerkelijke prestatie (Accountantsverslag 2023, blz.

33) Onderhanden aanbeveling Accountantsverslag 2023 Er wordt ingezet op twee sporen om te zorgen dat de levering van prestaties toereikend onderbouwd wordt in de financiële administratie. In de eerste plaats bewustwording, zodat de prestatieverklaarder beter weet wat er gedaan moet worden. In de tweede centrale monitoring, door middel van steekproeven. Met 325.000 facturen per jaar is dit een gerechtvaardigde methode om centrale monitoring vorm te geven. De methode van steekproeven is afgestemd met de afdeling Interne audit. De resultaten van de steekproeven van 2024 worden gerapporteerd in de komende zomerrapportage (voorheen genaamd viermaandsrapportage). Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl