250520 RIB Afis - Wekelijkse update tot en met 19 mei

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 20 mei 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tot en met 19 mei

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de stand van zaken met betrekking tot de betalingsachterstand van de gemeente. Ondernemers worden weer tijdig betaald De afgelopen maanden is hard gewerkt om de betalingsachterstand in te lopen en ondernemers op tijd het geld te betalen waar ze recht op hebben. Daartoe is extra capaciteit ingezet en zijn versnellingsacties uitgevoerd. Spoedbetalingen zijn gedaan om te voorkomen dat ondernemers in de problemen zouden komen. Van de 155.000 facturen die de gemeente sinds begin februari binnen heeft gekregen, staan er momenteel nog maar 13.000 open. De werkvoorraad ligt daarmee ruim onder de normale werkvoorraad van 25.000 facturen. Het is gebruikelijk dat er binnen de werkvoorraad altijd een aantal facturen buiten de termijn is, bijvoorbeeld vanwege een dispuut. Met ruim 3.000 openstaande facturen buiten de termijn zijn we weer terug op het gebruikelijke niveau. We hebben ervoor gekozen om oude facturen tot 5.000 euro versneld te betalen. Dit zijn facturen buiten de betaaltermijn. Het betreft alleen leveranciers die bekend zijn in ons adressenbestand. De goed- of afkeuring vindt achteraf plaats, om de rechtmatigheid te waarborgen. Wanneer blijkt dat een factuur onterecht betaald is, wordt het bedrag teruggevorderd bij de leverancier.

De versnelde betaling van oude facturen maakt het mogelijk de capaciteit volledig te richten op een beheerst proces voor de facturen die nieuw binnenkomen. Focus verschuift naar andere AFIS modules Eerder heeft het college de raad geïnformeerd over de overige modules van AFIS. Dit zijn de modules voor de financiële administratie van projecten, voor de planning en controlcyclus en voor het proces van verkoop tot en met ontvangst (waarbij de gemeente degene is die de facturen stuurt).

Het college heeft prioriteit gegeven aan het terugbrengen van de betalingsachterstand.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 2 van 4

We constateren dat verschillende modules nog niet soepel lopen als gevolg van de implementatie van AFIS. Het duurt momenteel bijvoorbeeld langer om begrotingswijzigingen te verwerken en tot voor kort was het niet mogelijk om betalingsherinneringen uit te sturen naar inwoners en ondernemers. Omdat we weer terug zijn bij een acceptabele werkvoorraad, kunnen we onze aandacht gaan richten op de verdere implementatie en doorontwikkeling van de verschillende modules. Ten slotte Het college is blij dat ondernemers weer tijdig hun geld ontvangen. Die situatie willen we uiteraard vasthouden. Op dit moment hebben we hiervoor nog de extra capaciteit nodig die is ingehuurd. Zodra de extra capaciteit niet meer nodig is, bouwen we deze af. Het college wil hier ook haar waardering uitspreken naar alle medewerkers die zich hebben ingespannen om facturen zo snel mogelijk te verwerken en spoedbetalingen te verrichten. Door hun werk - dat geregeld doorliep tot in de avonden en weekenden - hebben we gezorgd dat ondernemers het geld kregen waar ze recht op hebben. We hebben goed contact onderhouden met onze partners in de stad, zoals de ORAM en MKB-Amsterdam, en blijven dat de komende tijd ook doen. De komende tijd gaan we door met het administratief verwerken van de versneld betaalde facturen.

Ook richten we ons op de afronding van de implementatie en doorontwikkeling van AFIS bij de verschillende bedrijfsprocessen van de gemeente. Als spoedbetalingen nodig zijn, dan blijven we die uiteraard verrichten. Naar verwachting ontvangt u over circa een maand de evaluatie. Dan zal het college u ook informeren over de stand van zaken met betrekking tot de werkvoorraden van facturen. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 3 van 4

Afhandeling facturen week 20 (12-05 tot en met 19-05) Stand Stand 6 Stand 11 Stand 28 feb apr* apr* 18 apr* Werkvoorraad Buiten 25.011 12.470 12.324 10.710 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.335 10.678 9.343 9.752 betaaltermijn Totale 43.340 23.148 21.667 20.462 werkvoorraad

Stand 25 apr*

Stand Stand 9 2 mei* mei*

Stand 19 mei*

10.699

5.928

6.672

3.640

8.590

12.036

11.502

9.755

19.289

17.964

18.174

13.395

*Dit aantal is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Dit betreft ongeveer 11.000 openstaande facturen, deels binnen, deels buiten de termijn.

Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Week 11 6.895 8.504

Week 12 5.493 8.613

Week 13 7.104 4.993

Week 14 8.680 8.750

Week 15 6.675 6.335

Week 16 6.129 8.440

Week 17 6.122 8.998

Week 18 8.377 6.649

Week 19 6.497 7.140

Week 20 7.479 12.067

5.903

6.169

4.512

3.431

8.396

5.548

5.900

12.015

4.585

8.857

Week 17

Week 18

Week 19

Week 20

127 110 17

175 166 9

136 124 12

137 118 19

113

182

174

167

Afhandeling spoedverzoeken in week 20 (12-05 tot en met 19-05) Week Week Week Week Week Week 11 12 13 14 15 16 Aangevraagd 563 260 393 227 286 213 Goedgekeurd 477 210 339 200 262 202 Afgekeurd 86 50 54 27 24 11 Betaald 449 257 271 215 245 303

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 20 mei 2025 Pagina 4 van 4

Facturen op ouderdom week 20 (12-05 tot en met 19-05)

Stand 26 feb

Stand 28 mrt

Stand 6 apr

Stand 11 apr

Stand 18 apr

Stand 25 apr

Stand 19 mei

Vóór 2025:

15.315

4.039

3.295

2.919

2.680

2.557

179

Januari 2025 Februari 2025 Maart 2025 April 2025 Mei 2025

13.910 15.517 -

3.126 6.073 10.539 -

2.470 5.341 10.487 1.555

2.041 4.464 6.789 5.012

1.720 3.699 5.498 6.765

1.251 3.275 4.676 7.097

130 476 1.360 4.462 6.681

44.742

23.777

23.148

21.225

20.362

18.856

13.388

Totaal aantal facturen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl