250401 RIB Wekelijkse update AFIS raad tm 28 maart

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 1 april 2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update afhandeling facturen tot en met 28 maart

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de laatste stand van zaken betreffende de verwerking van de openstaande facturen. We zijn op de goede weg om de betaalachterstanden in te lopen en zetten alles op alles om de achterstanden zo snel mogelijk weg te werken. Ook doen we de spoedbetalingen om te zorgen dat ondernemers en zzp’ers niet in de financiële problemen komen. Vorige week hebben we 4500 facturen betaald. Veel van onze vaste krachten hebben nieuwe medewerkers ingewerkt. Dit is te zien in de cijfers. Het effect van de extra capaciteit verwachten we in de komende weken te zien. De verwerking van facturen met een nieuwe inkooporder loopt goed. Gemiddeld worden deze facturen binnen 24 dagen betaald. Het aantal facturen met een nieuw inkooporder in de voorraad neemt elke week gestaag toe. Afgelopen week was dat aandeel 17% ten opzichte van 14% een week eerder. Een deel van de extra menskracht capaciteit wordt ingezet op het laten stijgen van dit aandeel. Voor facturen met een oude of ontbrekende inkooporder is de koppeling van de factuur aan de bestelling een bewerkelijk proces. Vorige week zijn 60 extra mensen gestart. Op basis van de huidige achterstand is de inschatting dat die inzet nodig om de achterstanden binnen de gestelde termijnen in te lopen.

We monitoren dagelijks de voortgang en beoordelen op basis daarvan wekelijks of op- of afschalen aan de orde is. We zullen u vooraf informeren als wij denken dat op- of afschalen wenselijk is. We maken continu de afweging wat nodig is om de problemen op te lossen. Kosten en baten wegen we af: wat kost een maatregel, wat zijn alternatieve oplossingen, hoeveel versnelling in het proces levert het op en op welke termijn. De nieuwe krachten hebben in het begin van de week training gehad en zijn nu aan het werk. Bestaande krachten werken de nieuwe mensen in. Het inwerken van de nieuwe capaciteit leidt daardoor in eerste instantie tot een daling van de productiviteit. Het effect van de extra medewerkers is door de opstartperiode dus nog niet terug te zien in de cijfers. Daarnaast geven we voorrang aan de oudste, maar ook meest bewerkelijke facturen. Dit doen we omdat we willen dat de ondernemers die al het langst op hun geld wachten, het eerst betaald krijgen. Dit is ook te zien in de uitstroom: we verwerken de meeste facturen uit het tijdvak voor 2025.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 april 2025 Pagina 2 van 4

De instroom is, zoals gebruikelijk rond het einde van de maand, hoger dan andere weken in de maand. Veel leveranciers sturen aan het einde van de maand hun facturen.

Vóór 2025:

Stand 4 feb 26.315

Stand 26 feb 15.315

Stand 3 mrt 12.250

Stand 14 mrt 8.723

Stand Stand 28 Stand 28 21 mrt mrt mrt* 7.121 5.715 4.039

Januari 2025 Februari 2025 Maart 2025

16.668 76 -

13.910 15.517 -

11.290 17.267* -

7.590 14.318 8.934

5.443 12.060 11.662

4.638 11.189 17.449

3.126 6.073 10.539

Totaal aantal 43.059 44.742 40.807 39.565 36.286 38.991 23.777 facturen *De stand van 28 maart is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Afhandeling facturen week 13 (24-03 tot en met 28-03) Eindstand Eindstand Eindstand Eindstand Eindstand week 11 week 12* week 13* week 9 week 10 Werkvoorraad Buiten 25.011 21.347 20.996 12.772 12.608 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 18.553 11.534 11.169 18.335 19.886 betaaltermijn Totale 43.346 41.233 39.549 24.306 23.777 werkvoorraad *Dit aantal is gecorrigeerd voor de facturen van de leveranciers aan wie we een aanbod voor een voorschot hebben gedaan. Dit betreft ruim 15.000 facturen, deels binnen, deels buiten de termijn.

Week 9 Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Week 10 7020 7504 7200 9536 3665 9395

Week 11 6895 8504 5903

Week 12 5.493 8.613 6.169

Afhandeling spoedverzoeken in week 13 (24-03 tot en met 28-03) Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald

482 418 64 484

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

412 362 50 335

563 477 86 449

Week 13 7.104 4.993 4.512

Week 13 260 210 50 257

393 339 54 271

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 april 2025 Pagina 3 van 4

Kosten spoedbetaling Tijdens de commissievergadering FKD van 27 maart heb ik u toegezegd een nadere toelichting te geven op de kosten van de spoedbetalingen. Een spoedbetaling kost meer werk dan de betaling van een normale factuur. Naast de controle op de levering van de prestatie en goedkeuring van de factuur, vinden extra handelingen plaats om dubbele betaling te voorkomen. Dit is nodig omdat een spoedbetaling buiten de reguliere verwerking om wordt uitgevoerd. De kosten van 250 euro zijn indicatief. Het is gebaseerd op de kosten die gemaakt worden voor het paraat hebben van een team dat spoedbetalingen kan doen. Deze mensen kunnen niet ingezet worden op het reguliere verwerkingsproces. Via de spoedbetalingsregeling zijn inmiddels als meer dan 2600 facturen betaald ter waarde van in totaal meer dan 186 miljoen euro. Normaliter voerden we 8 spoedbetalingen per week uit. Overige kosten Tijdens de commissie FKD hebben wij ook gesproken over de overige kosten van de AFISimplementatie. Op dit moment werkt de organisatie op volle kracht om de achterstand bij de factuurverwerking op te lossen. De implementatie wordt daardoor later afgerond. Dit betekent dat de projectorganisatie die per 31 maart langzaam afgebouwd zou worden langer volledig doorwerkt. Daarnaast is er extra werk omdat er verbeteringen nodig zijn in processen en systemen.

Dit om te zorgen dat AFIS gaat werken zoals beoogd: een systeem waarmee we de afhandeling van facturen sneller, betrouwbaarder en makkelijker maken. En waarmee onrechtmatigheid beter wordt voorkomen. We brengen in beeld wat nodig is voor het afronden van de implementatie en voor de verbeterslagen in processen en systemen. Dit gebeurt mede op basis van de health check van Deloitte die eind april is afgerond. Dit kost tijd. Het is daarom niet mogelijk om u op zeer korte termijn een goede prognose van de overige kosten te geven. Een kostenraming wordt opgenomen in de voorjaarsnota. Ik wil benadrukken dat het uitgangspunt van het college blijft dat we dekking zoeken binnen het programmaonderdeel overhead en dat de extra kosten niet ten koste gaan van de dienstverlening aan de Amsterdammer en de de Amsterdamse ondernemers. Het zal naar verwachting leiden tot extra bezuinigingen boven op de bestaande taakstelling op de organisatie. We zullen hier in de behandeling van de voorjaarsnota het gesprek over voeren. Daar vindt ook de integrale afweging plaats over de dekking van alle opgaven en kosten.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 1 april 2025 Pagina 4 van 4

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl