25-11-13 Rib AFIS.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 14 november 2025 Financiën Hester van Buren Directie Financiën en Inkoop (bestuurszaken.financien@amsterdam.nl)

Onderwerp

Update AFIS

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief breng ik u op de hoogte van de ontwikkelingen rondom AFIS. Terugbetaling dubbele betaling Over de dubbele betaling van eind augustus 2025 is het volgende te melden. Op 3 november 2025 was de tussenstand dat 581 leveranciers inmiddels hebben terugbetaald met een waarde van € 20.814.562,68. Dit is 99% van het totale bedrag. Twee leveranciers moeten nog terugbetalen met een waarde van € 231.028,32. Ook deze bedragen worden terugverwacht. Procesverbetering en vereenvoudiging basisinrichting AFIS is een systeem met te veel ambities voor de mogelijkheden die het nu biedt. Het betreft een groot aantal processen, met 55 directies en 5000 gebruikers. Dit is uitgebreid toegelicht in het evaluatierapport dat u op 20 juni jongstleden hebt ontvangen. Sindsdien wordt er met man en macht aan gewerkt om het systeem zo goed mogelijk werkbaar te maken. Vereenvoudiging van de basisinrichting van de financiële administratie en van de processen is een belangrijke voorwaarde. Hierdoor wordt het werken met AFIS eenvoudiger en nemen de beheer- en administratielasten af. De planning is de vereenvoudigingsvoorstellen dit jaar vast te stellen en daarna in te voeren. Inkoop tot en met Betalen De betalingsachterstanden zijn ingelopen en de werkvoorraden zijn op de reguliere niveaus.

Aan de hand van de lessen uit het evaluatierapport van afgelopen juni (hou het simpel, benut kansen op effectieve bijsturing en stuur op resultaat en kwaliteit) werken we aan het terugbrengen van administratieve lasten en vereenvoudiging van processen. De extra inhuur is zoveel mogelijk afgebouwd. De jaarrekening wordt opgesteld en een aantal functionaliteiten moeten worden opgeleverd, dit willen we graag verantwoord doen. Daarom brengen we de inhuur nog niet terug naar nul.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 november 2025 Pagina 2 van 3

Er wordt maandelijks bekeken hoeveel extra capaciteit er nodig is zodat er snel op- of afgeschaald kan worden. Waar mogelijk worden eigen medewerkers ingezet. In de volgende brief zal ik hierop terugkomen. Eerder dit jaar zijn circa 17.500 kleinere facturen (onder de €2.500) versneld betaald om de bestaande betalingsachterstanden voortvarend terug te dringen. Deze facturen zijn destijds tijdelijk geboekt op een centrale kostenplaats van Financiën en Inkoop. Inmiddels is voor vrijwel alle facturen vastgesteld op welke kostenplaats de uitgaven thuishoren. De volgende stap is het overzetten van deze kosten naar de juiste kostenplaatsen, zodat de administratieve verwerking dit jaar volledig en juist wordt afgerond. Financiële Sturing en Verantwoording. In de afgelopen maanden zijn de knelpunten binnen de begrotingsmodule van AFIS geïnventariseerd en is het systeem op onderdelen verbeterd. Een deel van knelpunten blijkt binnen de huidige module niet goed oplosbaar. Met de lessen uit de evaluatie in het achterhoofd zijn daarom verschillende scenario’s onderzocht. Op basis daarvan is besloten om in ieder geval voor het komende jaar terug te vallen op het systeem dat we voorheen gebruikten (LIAS). LIAS is een gedegen oplossing waarbij begrotingsmutaties goed gevolgd kunnen worden en er minder handmatige inspanning vereist is. De kosten zijn circa € 200.000.

Het terugvallen op Lias geeft ons de tijd om te zorgen voor een goede lange termijnoplossing voor de begrotingsmodule. Daarmee geven we – in lijn met de aanbevelingen uit het evaluatierapport – prioriteit aan kwaliteit en zorgvuldigheid. Met de implementatiepartner zijn we het erover eens dat dit nu een noodzakelijke stap voorwaarts is. Medewerkers zijn gewend om met LIAS te werken. Dat neemt niet weg dat het omschakelen van de module in AFIS naar LIAS een technisch risico met zich meebrengt. De gegevens moeten goed overkomen naar LIAS. Dat vraagt een gedegen inzet en testen van de nieuwe situatie. Het jaarrekeningproces voor 2025 is van start gegaan. De problemen met de implementatie van AFIS hebben hun weerslag op de kwaliteit van de verantwoording. We hebben extra aandacht voor het inventariseren, prioriteren en oplossen van knelpunten die zich voordoen. Dat is van belang voor de getrouwheid van de jaarrekening, waar ACAM zich over zal uitspreken. De jaarafsluiting wordt projectmatig aangevlogen. Voor snelle opvolging van eventuele knelpunten zijn binnen de gemeente en bij Capgemini projectmanagers aangewezen en heeft dit de hoogste prioriteit.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 11 november 2025 Pagina 3 van 3

Financiële projectbeheersing Sinds september hebben medewerkers de beschikking over het dashboard financiële projectbeheersing. Daarmee heeft elk project via AFIS inzicht in de de uitgaven en verplichtingen per project. Voor de verdere doorontwikkeling van de projectadministratie wordt - net als voor de factuurverwerking en P&C-producten – een health check uitgevoerd. Scope van die health check is te komen tot de best passende (technische) inrichting van AFIS voor de projectadministratie. Toezegging lid Bilgin Ik heb afgelopen voorjaar aan het lid Bilgin toegezegd na te gaan hoe het zit met de fractiebudgetten voor stadsdeel Nieuw West (en andere stadsdelen). Bij stadsdeel Nieuw West zijn in de zomer alle problemen opgelost. Vanuit andere stadsdelen is geen bericht over onregelmatigheden met de fractiebudgetten gekomen. Ik beschouw deze toezegging als afgehandeld. Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd. Ik verwacht u in januari 2026 een volgende raadsinformatiebrief over AFIS te sturen.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl