25-08-26 RIB stavaza Afis.pdf

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 26 augustus 2025 Financiën Hester van Buren Bestuurszaken.financien@amsterdam.nl

Onderwerp

Stand van zaken AFIS.

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, In deze brief worden de ontwikkelingen gedurende de zomermaanden geschetst en kunt u kennisnemen van de huidige stand van zaken van AFIS. Facturen tijdig betalen Tijdens de zomermaanden hebben we een reguliere werkvoorraad van het aantal te betalen facturen behouden. We blijven monitoren of de betalingen naar leveranciers goed lopen en verbeteren en vereenvoudigen het proces waar mogelijk. Zo wordt onder andere een oplossing gezocht voor leveranciers met meerdere facturen voor lagere bedragen en wordt een gerichte aanpak toegepast richting de vijf gemeentelijke directies met het hoogste aantal openstaande facturen. Ook kijken we breder naar vermindering van administratieve lasten door uniformering en versimpeling van werkprocessen. Het aantal spoedbetalingen is de afgelopen periode flink gedaald, de spoeddesk is inmiddels afgeschaald. Eventuele spoedbetalingen worden in het reguliere proces opgepakt. Ook de voorschotten die eerder verstrekt zijn, zijn op een enkeling na allemaal afgebouwd. Ook deze mogelijkheid blijft van toepassing als hier urgentie en noodzaak is bij liquiditeit van onze leveranciers. Onterecht dubbele betaling Op 19 augustus is een betalingactie twee keer gestart. Hierdoor is een betaalbatch van 677 facturen (verzameling facturen) dubbel betaald. De dubbele betaling is de volgende ochtend gelijk opgemerkt.

Er is direct contact opgenomen met alle leveranciers (in totaal 583). In totaal ging het om een bedrag van ongeveer 21 miljoen euro. Ongeveer 8 miljoen euro is al teruggestort. Op basis van de gesprekken met de leveranciers verwacht ik geen problemen met de terugbetaling. Het gaat om partijen en bedrijven met wie de gemeente vaste relatie heeft. Dat maakt verrekening met nog openstaande of toekomstige facturen ook mogelijk. Voor 13 van de 583 leveranciers geldt dat het nieuwe leveranciers zijn. Ook hier verwacht ik geen problemen. Van de in totaal 65.000 euro van deze groep is nu 12.000 euro teruggestort.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 augustus2025 Pagina 2 van 3

De betalingsrun is twee keer gestart doordat een functionaliteit is aangeklikt wat niet had gemoeten. Een menselijke fout waarbij we aan de leverancier opdracht hebben gegeven om deze direct uit te schakelen.

Begrotingsmodule Tijdens het reces heeft Deloitte een healthcheck-onderzoek afgerond, gericht op de begrotingsmodule waarmee onze P&C-producten worden opgesteld. Momenteel vraagt dit veel handwerk van de betrokken medewerkers. De vraag is gesteld in hoeverre het systeem aan de gestelde eisen voldoet. De bevindingen wijzen erop dat substantiële aanpassingen nodig zijn om tot een geautomatiseerde oplossing te komen. Dit betreft het interne proces rondom de werkzaamheden van de P&C-cyclus. Het beïnvloedt niet de besluitvorming door college en raad en heeft ook geen gevolgen voor bewoners en ondernemers. Momenteel worden de scenario’s rond de voorgestelde aanpassingen onderzocht. Op basis daarvan wordt bepaald of aanpassing van het systeem en de planning van dit werkspoor nodig is. Financiële projectbeheersing Directies missen goed inzicht in de financiële realisatie van projecten. In de zomer is gewerkt aan het ontwikkelen van een financieel projectdashboard. De afgelopen week zijn de eerste testresultaten verwerkt. Begin september verwachten we het gebruik daarvan te kunnen starten. De rapportagekwaliteit blijft een aandachtspunt waar de komende maanden aan gewerkt zal worden. Door de werkzaamheden in de zomer hebben we snelheid gerealiseerd voor het inlossen van de meest urgente financiële informatiebehoeften in de projecten.

Versturen van facturen Het proces voor het sturen van betalingsherinneringen is geleidelijk en beheersbaar hervat. Deze geleidelijke hervatting werkt op dit moment goed en de verwachting is dit proces uiterlijk eind september weer geautomatiseerd te kunnen opstarten voor alle directies. Na de fase van betalingsherinneringen, worden in het betalingsproces vorderingen die niet betaald zijn overgedragen naar het incassoproces. Hier ervaren we nog technische belemmeringen. Er wordt al wel geïncasseerd maar het volledige proces kan pas later dit jaar geautomatiseerd worden hervat. Het hervatten van dit incassoproces zal ook gefaseerd en beheersbaar worden uitgevoerd, om bij eventuele afwijkingen direct in te kunnen grijpen. Indien nodig zal maatwerk worden toegepast om betalingsproblemen voor Amsterdammers en ondernemers zo veel mogelijk te voorkomen. Aansprakelijkheid Momenteel wordt onderzocht hoe de juridische verantwoordelijkheid ligt met betrekking tot de AFIS-implementatie en benodigde aanpassingen daartoe. Op 5 maart heb ik aan het lid Koyuncu toegezegd uit te zoeken of er, naast de door hem aangedragen casus, andere gevallen zijn waarbij mensen zonder zakelijke relatie door het wachten op betaling door de gemeente in de problemen zijn gekomen. In de eerste maanden was het complex om natuurlijke personen uit te betalen vanwege een probleem met het vastleggen van

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 26 augustus2025 Pagina 3 van 3

hun burgerservicenummer. Dit is inmiddels opgelost. Ik heb geen bericht ontvangen van of over andere personen die hierdoor in financiële problemen zijn gekomen. Tenslotte We blijven alert op hiaten in het systeem. Extra controles zijn ingebouwd, zodat we fouten zo snel mogelijk kunnen opsporen en actie kunnen nemen om het systeem robuuster te maken. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl