25-03-05 Overzicht stafverslagen AFIS 2025

Stafverslagen vanaf 6 januari 2025 Datum

Onderwerp

6 januari geen staf

Wethouder spreekt bij nieuwjaarsbijeenkomst F&I op 9 januari over de livegang van AFIS.

Staf Financiën 13 januari 2025

Staf 20 januari 2025

Voorafgaand is de wethouder geïnformeerd over het verloop van de livegang. Mededelingen

5 Vooruitblik cie FKD 23 januari

Cie FKD Mededeling in de 23 januari commissie FKD 2025 Staf mededelingen Financiën 3 februari

Letterlijke tekst uit het verslag (NB namen van ambtenaren zijn weggehaald, met uitzondering van directeuren)

Raadsinformatiebrieven

De directeur F&I kijkt terug op een geslaagde livegang van AFIS op 6 januari jl. Ze geeft aan erg tevreden te zijn over de samenwerking met Capgemini. Staf stelt voor om de raad via een raadsbrief te informeren over de stand van zaken rondom AFIS. (Actie F&I) AFIS: Er wordt een korte update gegeven over de achterstand in uitbetaling inkoopfacturen. Verwachting is dat de volledige achterstand over ongeveer 6 weken wordt weggewerkt.

Stand van zaken AFIS: Sinds de overgang naar nieuw systeem op 1 januari zijn er problemen ontstaan bij de factuurverwerking. Een specifieke module werkt niet zoals verwacht, waardoor de status van facturen moeilijk te volgen is. Hier wordt al twee weken aan gewerkt. Facturen uit vorige systeem vereisten handmatige aanpassingen wat extra tijd kost. Daarnaast hebben medewerkers tijd nodig om te wennen aan de

RIB 4 februari RIB 7 februari

nieuwe werkwijze. Q&A sessie zijn uitgebreid en werden goed bezocht, waardoor steeds meer medewerkers zelfstandig kunnen werken. Er is een spoedprocedure ingesteld voor ondernemers en urgente gevallen. Kleine bedrijven krijgen voorrang omdat zij financieel kwetsbaar zijn. Wethouder: Zijn ondernemers en andere betrokkenen op de hoogte van de spoedprocedure en wanneer ze hun betalingen kunnen verwachten? Antwoord: Uitzendkrachten zijn ingezet om de achterstand van 27.000 facturen weg te werken. De nieuwe facturen worden direct verwerkt als ze via de juiste kanalen binnenkomen, maar facturen uit het oude systeem vergen nog handmatig werk. Facturen vanaf maand december 2024 zijn nog niet uitbetaald. Extra collega’s en uitzendkrachten worden ingezet om de achterstand van openstaande facturen weg te werken. Wethouder wenst graag monitoring van de voortgang -> wordt bijgehouden hoeveel facturen via de spoedprocedure zijn betaald en Pagina 2 van 3 Gemeente Amsterdam Staf Financiën STAF hoeveel er nog openstaan? Voorkomen van nieuwe achterstanden? Er wordt ook gewerkt aan een structurele oplossing, zodat zulke spoedprocedures in de toekomst minder nodig zijn? Wethouder vindt dit een heel schokkend verhaal.

Wethouder: hoe wordt bepaald welke facturen via de spoedprocedure worden betaald? Is er een prioriteitsvolgorde? Antwoord: De spoedprocedure zorgt ervoor dat ondernemers en mensen in financiële problemen sneller hun betalingen ontvangen. Er zijn servicepunten opengesteld

om mensen te helpen. Wethouder merkt op dat al deze stappen zijn te laat ingezet. Antwoord: De facturenachterstand zou in de komende weken moeten afnemen. Een bericht op intranet zorgt ervoor dat interne medewerkers op de hoogte zijn en vragen kunnen beantwoorden. Duidelijke communicatie naar betrokken partijen over de status en verwachte betalingstermijnen. Suggesties voor de brief: • Benoem in raadsbrief de technische oorzaken. • Leg uit waarom de overgang naar nieuwe systeem heeft geleid tot vertraging. • Opstapeling van factoren…… • Beschrijf de stappen die genomen worden om de situatie op te lossen. • Onze prioriteit ligt bij de kleine ondernemers en urgente gevallen waarvoor een spoedprocedure is ingezet………. • Voortgang factuurverwerking en aanpak achterstand • Minder technisch taal, de brief is nu erg technisch. Misschien een kortere en to-the-point versie waarin helder staat technische issues, oude facturen kosten extra tijd) • Eerder onder embargo delen -> dat kan helpen om reacties vooraf te peilen en waar nodig nog aanpassingen te doen. • Het proces goed te monitoren • De raad iedere week over de voortgang te informeren Voorstel om op basis van het gesprek de brief aan te aanpassen. De wethouder informeert morgen het college over de situatie rondom de facturenachterstand en de genomen maatregelen. Wethouder wenst graag geïnformeerd over het verloop van deze stand.

Er wordt aangegeven dat de voortgang wordt gemonitord en volgt een evaluatie moment. Daarnaast kan de brief in

Staf Financien 10 februari 2025

Stand van zaken AFIS

afstemming met klein team dagmail verspreid. F&I geeft een toelichting op de problemen en wanneer die zijn ontstaan: technische problemen met de migratie van de 3400 oude facturen uit het oude systeem, technische problemen met het inlezen 21.000 facturen die tijdens de freeze periode zijn ingediend, veel meer uitval bij het inlezen van de facturen en performance problemen. De technische problemen zijn opgelost dan wel workarounds zijn gemaakt en sinds vorige week is ook de performance beter. De wethouder heeft veel vragen over hoe dit heeft kunnen gebeuren en waarom zij hier niet eerder over is geïnformeerd. Aangegeven wordt dat de ernst van de problemen pas duidelijk werd nadat de mededeling in de commissie was gedaan. Er wordt gezocht naar onorthodoxe maatregelen om de achterstand van facturen weg te werken en extra capaciteit is bijgeschakeld. Het idee is kleine facturen onder een bepaald bedrag versneld te betalen Voor grotere facturen wordt overwogen of ze doelgroepgericht verwerkt kunnen worden (bijvoorbeeld kleine ondernemers eerst door koppeling met KvK-gegevens? Facturen met een inkooporder worden als eerst verwerkt, omdat deze sneller door het systeem kunnen gaan. Budgethouders worden actief benaderd om prestatieverklaringen goed te keuren. Er zijn geluiden dat sommige leveranciers hun diensten niet meer leveren omdat ze niet betaald worden.

Dit wordt niet herkend door de directie. Er moet een brief naar de gemeenteraad worden gestuurd waarin de situatie en de voortgang

RIB 10 februari

worden toegelicht. Afgesproken dat: • De brief moet vandaag nog uit met dagmail van 15.30 uur. • Er komt een bestuurlijk overleg op donderdag en een vervolgbrief op vrijdag Na 10 februari niet meer op de staf besproken maar op aparte bestuurlijke overleggen.