25-03-04 Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tm 3 maart

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 04-03-2025 Financiën Hester van Buren bestuurszaken.finacien@amsterdam.nl

Onderwerp

Wekelijkse update dagelijkse afhandeling facturen tot en met 3 mrt

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeert het college u over de laatste stand van zaken betreffende de verwerking van de openstaande facturen en de spoedbetalingen. In de weken 7, 8 en 9 laat de stand van de werkvoorraad een geringe (positieve) afwijking zien van de gehanteerde parameters in het gemiddelde scenario. We zien dat de instroom van facturen lager ligt ten opzichte van het gemiddelde scenario. Dit geldt ook voor de inzet van het aantal fte, de afgehandelde facturen en de productie (per fte) die gering afwijken. Dit betekent dat op dit moment het gemiddelde scenario nog steeds realistisch is. Het gemiddelde scenario gaat uit van een evenwicht naar een normale betalingstermijn op 7 april. Totaal aantal openstaande facturen Stand 4 feb

Stand 26 feb

Stand 3 mrt

Totaal voor 2025:

26.315

15.315

12.250

Facturen 01-01-2025 / 31-01-2025

16.668

13.910

11.290

Facturen na 31-01-2025:

76

15.517

17.267

Facturen 2025:

16.744

29.427

28.557

Totaal aantal facturen:

43.059

44.742

40.807

Dagelijkse afhandeling facturen 24-02 tot en met 03-031 24-02 25-02 27-02 28-02 03-03 26-02 Werkvoorraad Buiten 26257 25533 25534 25.744 25.011 23.448 betaaltermijn Werkvoorraad Binnen 16304 17729 19208 18.969 18.335 17.344 betaaltermijn 1

In de vorige raadsbrief is foutief vermeld dat op 26 februari 965 betaald zijn. Dat moesten er 1524 zijn.

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Totale werkvoorraad Instroom Uitstroom Waarvan betaald

Datum 4 maart 2025 Pagina 2 van 3

42561

43262

44742

44.713

43.346

40.792

855 1858 170

2376 1663 514

2118 629 1524

780 800 965

891 2.250 492

1.347 3.899 547

Legenda op de hier bovengemelde regels: Werkvoorraad Buiten betaaltermijn: Dit is de werkvoorraad van zowel de crediteurenadministratie als goed te keuren facturen door prestatieverklaarders en budgethouders, met een factuurdatum die vervallen is (ouder dan 30 dagen). Werkvoorraad Binnen betaaltermijn: Dit is de werkvoorraad van zowel de crediteurenadministratie als goed te keuren facturen door prestatieverklaarders en budgethouders, met een factuurdatum binnen 30 dagen. Totale werkvoorraad: Som van zowel de werkvoorraad binnen als buiten betaaltermijn. Instroom: Aantal nieuwe facturen ontvangen in AFIS, deze komen zowel via PDF binnen per mail als via e-facturatie. Uitstroom: Bestaat uit alle uitgestroomde facturen. Dit zijn zowel onterechte facturen - facturen die dubbel zijn ingediend, reeds zijn betaald via AFS of spoedbetaling of waarvan de dienst niet geleverd is - als geboekte facturen. Geboekte facturen zijn facturen die zijn goedgekeurd en betaald zullen worden. Facturen die vandaag geboekt zijn staan twee werkdagen daarna op de rekening van de leverancier. Waarvan betaald: Facturen met de betaaldatum vandaag. NB. We betalen als gemeente meer dan alleen AFIS-facturen. Enkele voorbeelden zijn spoedbetalingen, subsidies en salarissen. Deze maken geen onderdeel uit van bovenstaande cijfers.

Dagelijkse afhandeling spoedverzoeken 24-02 tot en met 03-03 24-02 25-02 26-02 27-02 Aangevraagd Goedgekeurd Afgekeurd Betaald

92 80 12 106

107 85 22 99

114 105 9 102

121 105 16 64

28-02 48 43 5 113

03-03 69 63 6 45

Versnellingsmaatregelen We zoeken constant naar manieren om het betalingsproces sneller te maken. De afgelopen dagen zijn facturen onder de 2.500 euro versneld betaald. Daarbij hebben we dezelfde methode gehanteerd als eerder bij de facturen onder de 250 euro. Achteraf vindt goedkeuring plaats, omdat we niet willen dat facturen dubbel of onterecht betaald worden. Daarnaast is er een robot gebouwd die correctiewerkzaamheden uitvoert op facturen, die mensen bij crediteurenadministratie veel tijd kosten. Daardoor kunnen zij hun tijd steken in het betaalbaar stellen van facturen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 4 maart 2025 Pagina 3 van 3

Zoals eerder aangegeven zien we dat de werkvoorraad zich nu langzaam naar de directies verplaatst. Er is daarom extra (interne) capaciteit ingezet om de directies te ondersteunen in dit nieuwe werkproces. De directies waar de achterstanden het grootst zijn worden geholpen en aangesproken.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl