25-03-03 Bijl3 Overzicht stafverslagen AFIS tot livegang
Tekst van het document
Overzicht stafverslagen AFIS tot livegang Naar aanleiding van de toezegging aan het raadslid Burgers om de stafverslagen waar over de go/no go van AFIS is gesproken vindt u in onderstaand overzicht vindt u alle staven Financiën en een aantal andere overleggen uit 2023 en 2024 waar AFIS is besproken. Voor de goede orde; de wethouder Financiën is altijd bij deze staf aanwezig.
Datum
Onderwerp
Staf Financiën 30 januari 2023
AFIS: Een nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam Presentatie AFIS voor wethouder
Staf Financiën 12 juni 2023
6 september 2023
Stand van zaken nieuw Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam
Letterlijke tekst uit het verslag (NB namen van ambtenaren zijn weggehaald, met uitzondering van directeuren) Staf Presentatie en gesprek over AFIS • Aanleiding • Doelstelling programma AFIS • Scope AFIS • Uitgangspunten bij inrichting • Programma in 8 stappen • Programma budget • Belangrijkste risico’s en mitigerende maatregelen
Afspraak om voor het zomerreces de stand van zaken opnieuw te bespreken Besluit: Akkoord met inachtneming van wijzigingen Kennisgenomen RIB 23 juni 2023 van de bijgevoegde conceptraadsinformatiebrief en presentatie, waarin de stand van zaken omtrent het nieuwe Financieel Management en Inkoop Systeem voor Amsterdam wordt toegelicht. Brief wordt naar aanleiding bespreking staf aangepast. Voorstel: - Een korte brief waarin wordt ingegaan over de voortgang van AFIS en de risico’s. Brief graag langs de stuurgroep - De aangepaste brief kan via map/ staf aangeleverd. 23 juni 2023 Rib Geen verslag
Een op een gesprek tussen wethouder en directeur Financien en Inkoop dat in invoering per
Raadsinformatiebrieven
1 januari 2024 niet haalbaar is Staf Financiën 18 september 2023
Presentatie herijking audit- en onderzoeksprogram ma 2023.
Staf Bedrijfsvoe ring 18 september 2023
Mededelingen
Staf Financiën 25 september 2023 Staf Financiën 13
Stand van zaken AFIS
Concept raadsbrief AFIS
Er werd geconstateerd dat de datum van livegang van AFIS niet gehaald zal worden. Voorstel om dit onderwerp vandaag in de stafbedrijfsvoering te bespreken. DMC schuift aan. Mededeling F&I (AFIS) – in aanwezigheid van F&I en DMC Directeur F&I geeft een toelichting op het stuk. Ze deelt mede dat ze zojuist ook het GMT heeft geïnformeerd met de laatste stand van zaken. Er is contact met de huisadvocaat over de financiële gevolgen voor de implementatiepartner. De huisadvocaat ziet voldoende aanknopingspunten om een juridische procedure te starten. De inschatting bij dit soort juridische procedures is dat 30% voor eigen rekening komt en 70% voor rekening van de leverancier. Diverse financiële gevolgen worden in kaart gebracht. Dit betreft onder meer kosten voor de verlenging van contracten (AFS en LIAS) en het langer in stand houden van de programma-organisatie. De verlenging van de contracten zal als consequentie hebben dat er onrechtmatig moet worden ingekocht terwijl we daar altijd van hebben gezegd dat we vanaf 2024 de onrechtmatigheid gaan terugdringen. Er wordt nu gewerkt aan verschillende scenario’s waarbij scenario voor medio 2024 het meest aannemelijk lijkt. Actie: F&I maakt 1 A4 met informatie en stuurt die Bestuursadvisering Stafbespreking scenario’s go live gang, governance en tegenspraak. Ergens tussen 1 mei en 1 januari 2025.
De stand van zaken met betrekking tot AFIS is voor kennisgeving aangenomen.
RIB 3 oktober 2023
november 2023
Conceptraadsbrief is aangehouden. Voorstel is om een vertrouwelijke mededeling voor de commissie FKD van 23 november voor te bereiden.
Staf Financiën 23 nov
Vooruitblik op raadscommissie van 23 november 2023
Staf Financiën 27 november 2023
Stand van zaken AFIS
korte update gegeven over AFIS. Geen vertrouwelijke mededeling in de raadscommissie. Brief voor de volgende commissie van 14 december na bespreking stuurgroep van deze week. Kennisgenomen van de stand van zaken m.b.t. vertraging AFIS en proces scenario voor het vervolg. 2) Kennisgenomen van het advies van de huisadvocaat inzake de contractverlenging AFS. 3) Planning wordt deze week door de stuurgroep vastgesteld 4) Voorstel om Spoedvoordracht voor het college van 5 december te voorbereiden 5) Vervolgens is afgesproken om in de raadsinformatiebrief over de voortgang uitstel AFIS en de processtappen denken aan: -> Go live datum 1 oktober 2024 of No Go besluit verschuift datum naar 1 januari 2025 -> Financiële consequenties/ Orde van grote -> Beheersmaatregelen -> Sturing rechtmatigheid Inkoop -> Voorgesteld wordt om plan B uitwerken -> F&I informeert ACAM ->Capgemini ontvangt raadsinformatiebrief ter kennisname.
7 december 2023
Gesprek wethouder met externe voorzitter stuurgroep AFIS Gesprek Wethouder met, externe voorzitter Over hoe het ‘toezicht’ geregeld is op AFIS (Hoe control, quality
Geen verslag
RIB 7 december
assurance en externe expertise is geregeld in het programma)
Staf 18 december 2023
Mededelingen
Staf Financiën 22 mei 2024
Vertraging van de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS)
Staf Financiën 27 mei 2024
Vertraging van de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS)
Staf Financiën 16 september 2024
Mededeling
Wethouder Financiën heeft een korte terugkoppeling gegeven over de kennismaking met externe voorzitter (Quality Assurance en Audit). Kort stil gestaan bij de rol van de stuurgroep AFIS. Qua risicomanagement is met DMC ook contact gelegd. Kennisgenomen van de inhoud van de raadsinformatiebrief over de Vertraging van de Livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS). 2. Staf stemt niet in met inhoud van de raadsbrief. 3. Wethouder Financiën geeft aan een mededeling te willen doen over AFIS en het uitstel van de live gang. (Actie annotatie vandaag aanleveren) 4. Verzoek om de raadsbrief naar aanleiding bespreking staf aan te passen en opnieuw te agenderen voor de staf van 27 mei aanstaande (actie F&I) Kennisgenomen van de inhoud van de raadsinformatiebrief over de Vertraging van de livegang van het nieuwe Amsterdamse Financieel & Inkoop Systeem (AFIS). 2. De raadsbrief: verzoek om het woord vertraging te vermijden, eveneens het woord uitstel. Geen cijfers noemen. 3. De aangepaste raadsinformatiebrief wordt na akkoord wethouder met de dagmail van vandaag verspreid. De brief wordt aan de ter kennisname lijst toegevoegd van de eerste mogelijke raadscommissie FKD Directeur F&I deelt mee dat vandaag duidelijk wordt of de contractmanagementmodules van AFIS live gaan? Verkoopmodulen Inkoop is geslaagd:
RIB 27 mei 2024
Contractmanagement is een deel van de medewerkers zijn opgeleid en een deel later. 1januari 2024 live GO. 3 oktober 2024 Aparte bespreking
Presentatie over en bespreking van de juridische afwikkeling van het uitstel en over de mijlpalen planning, de risico’s en de mitigerende maatregelen
Geen verslag
Staf Financiën 21 oktober
Stand van zaken AFIS
Korte inleiding over de laatste stand van zaken rondom de livegang van AFIS. Technisch gezien ligt het systeem op koers voor een succesvolle implementatie op 6 januari 2025 2025 wat een hele prestatie is. Ze merkt op dat control is niet meegenomen. Staf staat kort stil bij de extra kosten dat op de laatste alinea van de brief is vermeld. Afgesproken wordt om contact op te nemen met de betreffende controller. Verzoek om een betere formulering op te nemen in de brief. Aanstaande donderdag is de stand van zaken AFIS (stuk) in het GMT. Opleidingen voor 4.000 deelnemers starten in november, de duur van de opleiding is afhankelijk van de rol van de gebruiker. Contracten zitten erin. Voor vervanging Lias is voor DMC een andere procesafspraak gemaakt. 6 januari is go live, Migratie is goed gegaan en dan worden de deuren open voor alle autorisaties. Grote betalingen zoals uitkeringstroom en dergelijke lopen via AFAS, behalve factuurbetalingen en subsidie via AFIS wordt vanaf 7 januari al van start. Besluit: de raadsinformatiebrief wordt in afstemming met betreffende control aangepast en aangeleverd voor agendering B&W
van 5 november aanstaande. Daarna wordt de brief via de dagmail naar de raad. (RIB 5 november) Staf Financiën 4 november 2024
Vooruitblik B&W
Advies DMC is positief: De voortgang van het financieel systeem (AFIS) wordt in de raadbrief erg positief gepresenteerd dit terwijl de implementatie al een jaar is uitgesteld. Ervaring leert daarbij dat bij ingebruikname van nieuwe systemen er ook dingen naar voren kunnen komen die helaas niet voorzien waren. DMC adviseert daarom de brief een neutralere toon te geven en de verwachtingen te managen. Voorstel om het woord succesvolle implementatie eraf te halen en aanpassen naar -> We zijn op koers op implementatie per 1 januari. RIB 5 november 2024
Staf Financiën 9 december 2024
Mededelingen
F&I geeft een update rondom migratie naar AFIS en impact op leveranciers. De leveranciers waarvan een mailadres bekend is zijn 2 maanden eerder over geïnformeerd. Er komt een aanvullend bericht op de website met een tekst “Weet dat het vanwege de overgang vertraging kan oplopen op uitbetaling factuur”.
RIB 5 november 2024