25-03-03 Bijl2 GMT verslag bespreekpunt AFIS 30 jan

Namen van ambtenaren zijn vervangen door functies muv de GMT-leden. L1. Update AFIS Iav programmateam AFIS

•

GMT vraagt [het programmateam AFIS] de omvang, complexiteit van het vraagstuk en de risico’s te schetsen. [Het programmateam AFIS] geeft aan dat sinds 20 januari 2025 alle facturen in het systeem staan (niks is kwijt) het is alleen nog niet zichtbaar i.v.m. de servercapaciteit (die is opgeschaald, maar dat duurt te lang).

•

GMT vraagt hoe de 28.000 facturen geprioriteerd worden, wanneer de uitbetaling zal plaatsvinden. GMT wil eindresultaat zien en niet de inspanning. [Het programmateam AFIS] lichten toe dat dit 6weken duurt vanaf 27 januari en dat 2 sporen gelopen worden zodat nieuwe facturen niet achteraan in de rij komen. De achterstand van 3maanden wordt weggewerkt en tegelijk worden nieuw binnen gekomen facturen in behandeling genomen. Peter [Teesink] geeft aan dat wethouder een mededeling over AFIS in het college moet doen en dat dit maandag direct met de wethouder in de staf besproken moet worden.

•

Duco [Stuurman] vraagt om goede interne communicatie, die is nu onvoldoende op orde. Ook moet de woordvoeringslijn voor leveranciers in orde zijn. Duco [Stuurman] vraagt of het risico op fraude goed in beeld is en gemanaged wordt. Sjoukje [Alta] informeert wat zij moet met facturen die bij haar binnenkomen en niet bij haar horen (die moeten overgedragen naar de spoeddesk en daar moeten soms ook spoedbetalingen voor in gang gezet worden).

•

Duco [Stuurman] geeft aan dat het GMT en hij neemt aan vooral de Stuurgroep AFIS behoefte heeft aan een issuelijst in de updates/rapportage, een ‘In en niet-in controle’ issuelijst. En dat wekelijks inzichtelijk is voor het GMT of we de termijn van 6weken gaan halen. Het GMT heeft de issues, o.b.v. de AFIS update die voorligt, onvoldoende in beeld. GMT geeft aan dat collega’s van procescontrole goed mee moeten kijken met de implementatie.