25-03-03 Bijl1 GMT presentatie AFIS implementatie
Tekst van het document
GMT UPDATE AFIS NA LIVEGANG VERANTWOORDELIJK SD: AHMED KANSOUH OPDRACHTGEVER: LINDA BRASZ
t.b.v. GMT van 30 januari 2025
1
Beslispunten 1. Kennisnemen van de algemene stand van zaken AFIS na de livegang, d.d. 28 januari 2. Kennisnemen van het knelpunt gemigreerde facturen 3. Kennisnemen van de nazorg en de vervolgfase AFIS
2
Stand van zaken AFIS na livegang, d.d. 28 januari
(1/2)
Algemene update stand van zaken: •
De AFIS eindgebruikers wennen steeds meer aan het werken in AFIS (inmiddels hebben we ~3.000 unieke inlogs en ~1.400 in Ariba). Dit gaat gepaard met vallen en opstaan en daardoor zal het niet altijd zo snel gaan als je zou wensen. We zien dat er hard wordt gewerkt om de benodigde kennis op te bouwen en met elkaar te delen. De Q&A sessies worden goed bezocht en gewaardeerd.
•
De SAC module is sinds 20 januari live. Collega’s kunnen nu ook met name aan de slag met o.a. het MIP en de extrapolatie voor de voorjaarsnota.
•
Eindgebruikers (vooral professioneel aanvragers) ervaren nog problemen, omdat niet alle boekingscombinaties en inkooporders goed staan. Extra datamigraties hebben al plaatsgevonden. En wij blijven hieraan verder werken om dit nog meer te verhelpen.
•
Het systeem AFIS werkt naar behoren. Technische knelpunten worden snel opgelost. Meldingen die meerdere keren voorkomen worden meteen uitgezocht en verder opgepakt.
•
Overzicht / startscherm in AFIS roept vragen op. Een change hiervoor is in voorbereiding om dit scherm gebruiksvriendelijker te maken.
•
De 120 aansluitingen met Taakgerichte Applicaties van directies zijn stapsgewijs in gebruik genomen. Uitval door het ontbreken van boekingscombinaties wordt steeds minder vanwege de extra datamigraties en ook de rapportage over uitval en foutmeldingen is beschikbaar.
•
Vanuit AFIS is real-time inzichtelijk welke facturen er in de werkvoorraad staan. De prestatieverklaarders en budgethouders ontvangen automatische notificaties hiervan alsmede automatische herinneringen
Stand van zaken AFIS na livegang, d.d. 28 januari
(2/2)
Het belangrijkste knelpunt is het betalen van facturen van 5 december 2024 tot en met 6 januari 2025 • De ca. 27.000 inkoopfacturen van vóór de livegang op 6 januari, staan allemaal in AFIS. .
• De verwerking van deze inkoopfacturen door de crediteurenadministratie komt op gang. Wel is in de betaling van deze facturen een achterstand ontstaan. • We doen er alles aan de achterstanden zo snel mogelijk in te lopen. Mede door o.a. de inzet van extra personeel (ruim 45 collega's) verwachten wij de achterstand binnen circa 6 weken te hebben opgelost. Erg gewaardeerd wordt de hulp van het Ingenieursbureau om mee te helpen om deze achterstand in te lopen. • We hebben de rest van het eerste kwartaal van 2025 nodig om weer in het reguliere productieproces te komen. Parallel aan dit proces handelen we de nieuwe facturen af, zodat we daar minimale vertraging op hebben. • Risico's: Mogelijke risico's van te late betaling zijn incassokosten, beslaglegging, staken van dienstverlening en leveranciers die in financiële problemen komen. Mitigerende maatregelen die o.a. worden ingezet: informeren leveranciers en organisatie (zodat tijdig actie kan worden ondernomen als de bedrijfsvoering / dienstverlening van Amsterdam in het geding is), uitbreiden van onze spoedbetaling procedure, en uitbreiden capaciteit crediteurenadministratie. • Spoed: Het is naast spoedbetalingen ook mogelijk om bij uitzondering een versnelde betaling aan te vragen van een inkoopfactuur, zie deze informatie. o De kosten voor versnelde betalingen en spoedbetalingen worden niet doorbelast aan de directies.
De extra kosten zijn interne F&I kosten, van circa 250 euro per versnelde of spoedbetaling, vanwege de extra bewerkelijkheid. We verzoeken tot terughoudendheid met verzoeken tot versnelde of spoedbetalingen, omdat dit leidt tot extra werk, waardoor er minder capaciteit aan het verwerken van gemigreerde facturen kan worden besteed. o Als de bedrijfsvoering van een directie in het geding dreigt te komen en een versnelde betaling noodzakelijk is, kan met de accounthouder van F&I contact worden opgenomen. o Kosten die te laat betaalde leveranciers in rekening brengen, worden centraal genomen door F&I. Ook hier geldt dat vermijden van additionele kosten de voorkeur heeft. • Communicatie o De leveranciers (waar het e-mailadres van bekend is, ~50%) hebben een mail ontvangen met een overzicht van openstaande facturen. Onderzocht wordt of een extern bureau ingehuurd kan worden om de ontbrekende e-mailadressen aan te vullen. Directies hebben communicatie met een overzicht van alle openstaande facturen ontvangen. AFIS projectleiders zijn geïnformeerd over de volledige communicatie naar leveranciers. o Communicatie naar budgethouders en professionele aanvragers vindt plaats om hen in staat te stellen tot het op eenduidige wijze beantwoorden van leveranciers die op betaling wachten.
o Bestuurlijk: de wethouder heeft de raadscommissie FKD geïnformeerd over de achterstanden van de betaling van rekeningen en wat we richting de betrokken leveranciers doen. o Externe woordvoeringslijn: met woordvoering stemmen we af hoe om te gaan met berichten over de achterstand in de media. We verwachten hier donderdag tijdens het GMT meer info over te kunnen delen.
Nazorg en vervolg •
Het Service Punt, CCA (klantcontact center Amsterdam), AFIS informatiepunten en vraagbaken kunnen alle vragen aan. De digitale kanalen worden goed gevonden en gebruikt door eindgebruikers. Beantwoording van de vragen vindt binnen redelijke termijnen plaats. De reactietijd wordt gemonitord.
•
Inrichting van Topdesk voor meldingen, vragen, incidenten en verstoringen is goed, echter de omschrijving van meldingen kan beter, waardoor we een melding sneller kunnen oplossen. De doorlooptijd voor autorisatie aanvragen is opgelopen tot een week. We verwachten dit spoedig terug te brengen tot 2 werkdagen.
•
In deze laatste week van januari vinden nog opleidingen en livestreams plaats voor degenen die nog geen opleiding hebben gevolgd, dan wel een opfriscursus wensen. Ook is het mogelijk om een maatwerk opleiding te organiseren voor een specifieke doelgroep.
•
De nazorgorganisatie van AFIS en de directies samen, blijven tot minimaal half februari op volle sterkte. Hierna evalueren we en passen daar waar nodig aan. Enkele informatiepunten worden afgeschaald i.v.m. lage bezoekersaantallen.
Communicatie naar en het betrekken van de organisatie •
De organisatie wordt op de hoogte gehouden van de knelpunten met het AFIS liveblog op SAM. In het liveblog worden de knelpunten en de status van de oplossingen weergegeven. Deze bevat een variëteit van grotere en kleinere issues.
•
Directies worden geïnformeerd middels een implementatie dashboard met informatie over de status van de livegang.
•
De aangepaste governance van het programma, met een uitgebreidere interne stuurgroep met vertegenwoordiging uit de organisatie en het intensiever betrekken van de klankbordgroep, werkt naar behoren. Dit betekent een kleiner beroep op het GMT.
•
Aan het GMT van midden februari zal vanuit het programma AFIS een rapportage gepresenteerd worden over de eerste periode van het gebruik AFIS .
•
AFIS wordt op verschillende vlakken zoals onder meer Financiële Project Beheersing doorontwikkeld. De taskforce Financiële Projectbeheersing zal met alle directies in gesprek gaan over verbeterd gebruik. Dit zal in de eerste helft van 2025 stapsgewijs tot resultaten leiden. AFIS zal ook in de jaarplanning van Bedrijfsvoering verankerd worden.
•
In de komende maanden gaan we invulling geven aan de overdracht naar staande organisatie en afschaling van de AFIS programma organisatie, inclusief evaluatie en decharge van het programma.