25-02-24 Beantwoording sv Havelaar cs betaalachterstand ontstaan na implementatie AFIS

Sinds het inrichtingsprobleem van burgers in AFIS is opgelost loopt het proces goed. Toegekende subsidies worden normaliter binnen 2-3 dagen betaald. Bij ca. 60 subsidiebetalingen is een vertraging van een paar dagen opgetreden, omdat de relatie in AFIS nog niet de juiste rol (crediteur) had en/of het IBAN nummer nog niet gekoppeld was. Inmiddels zijn er sinds de live gang al ongeveer 900 subsidies uitgekeerd. Op intranet staat op 16 januari: • ‘De technische bevindingen die de verwerking en betaling van inkoopfacturen verstoorden, zijn opgelost.’ 50. Klopt het dat de bottleneck vanaf dat moment een capaciteitsprobleem en niet een technisch probleem was? Nee, niet uitsluitend. De technische problemen bleken na 16-01-2025 ook niet volledig opgelost te zijn. Op de 16e waren de issues rondom het inlezen migratie en tegengehouden facturen opgelost. Het inlezen van de tegengehouden facturen duurde nog t/m 19-01-2025. Daarna ontstonden nog problemen met de performance van het systeem en het grote aantal handmatig af te handelen facturen. Daarnaast vergt het in een aantal gevallen extra tijd om de juiste goedkeurder aan de facturen toe te wijzen. Tenslotte vergt het tijd om bepaalde velden die het systeem nog niet automatisch herkend aan te vullen waardoor veel facturen nog moeten worden gekoppeld aan bestellingen en referenties vanuit AFS. 51.

Waarom is gekozen voor een combinatie van tijdelijk ingehuurde krachten en interne ambtenaren? Had de gemeente niet meer interne ambtenaren kunnen inzetten om dure externe inhuur te vermijden?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 23 van 52

De afweging is gemaakt om zo snel mogelijk mensen met financieel administratieve kennis en ervaring per direct beschikbaar te krijgen. En aansluitend de uitvraag te doen welke interne medewerkers hiervoor en in welke mate vrijgemaakt konden worden. Er worden zoveel mogelijk interne ambtenaren ingezet die de benodigde kennis hebben (bv van het Ingenieursbureau), maar aanvullend is nog extra capaciteit nodig gebleken. In de brief van de wethouder van 10 februari staat: • ‘Tijdens het implementatietraject hebben er 5 proefmigraties plaatsgevonden’. 52. Welke risico's kwamen naar voren bij deze proefmigraties? In de planningsfase was al voorzien dat er, zoals gebruikelijk bij dergelijke implementaties, meerdere proefmigraties zouden plaatsvinden. Risico's die hierbij naar voren komen hebben bijvoorbeeld betrekking op het feit dat het nieuwe systeem een hogere datakwaliteit afdwingt (datavelden die eerst niet verplicht ingevuld hoefden te worden zijn nu wel verplicht waardoor deze velden bij een migratie uitvallen en de data alsnog aangevuld moet worden). Na proefmigratie 4 is een plan van aanpak opgesteld om de datakwaliteit te verhogen, en daarmee de uitval te verminderen. Dit is getoetst en akkoord bevonden bij proefmigratie 5. Daarnaast is door ACAM meegekeken op het plan van aanpak en de proefmigratie.

Belangrijk advies daaruit wat is overgenomen is het opstellen en door de stuurgroep laten accorderen van acceptatiecriteria. 53. ⁠Er zijn testen gedaan bij de implementatie van AFIS. Is er ook getest op de punten waar het nu verkeerd gaat? Er zijn meer dan 300 testcases opgesteld en doorlopen. Alle processtappen uit het proces van het betalen van facturen zijn daarbij doorlopen. Er wordt als onderdeel van de evaluatie nog een analyse uitgevoerd in hoeverre de issues die zich nu hebben voorgedaan, niet zijn geconstateerd tijdens de testen. In de brief van de wethouder van 10 februari staat: • ‘Wat resteert is het trainen van het systeem in het herkennen van facturen’ 54. Waarom is dit niet gedaan voordat het systeem live ging, bijvoorbeeld in een schaduw- of proefomgeving? Het systeem wat in gebruik is voor het herkennen van de facturen is al ingezet in de testomgeving en heeft daarbij een herkenningsgraad van circa 90% bereikt. Het overzetten van deze herkenningsgraad vanuit de testomgeving naar de productieomgeving, was helaas niet mogelijk. Dit betreft met name de standaard factuurvelden. In de productieomgeving is in de afgelopen weken de herkenningsgraad ook toegenomen tot de hierboven genoemde 90%. De verwachting is dat dit in de komende weken wordt afgerond.

Wel kost het handmatig verwerken van facturen die gekoppeld moeten worden aan bestellingen en referenties uit het oude systeem nog extra handelingen. Dit zal de komende maanden uit faseren, als alle bestellingen via het nieuwe systeem plaatsvinden.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 24 van 52

55. Een factuur zonder inkoopnummer wordt geweigerd door de gemeente. Worden aan alle leveranciers inkoopnummers aangeboden? Is voor ieder factuurbedrag, dus ook voor kleine facturen, een inkoopnummer nodig? Zijn er door de problemen in de livegang ook vertragingen met inkoopnummers opgelopen? Zo ja, wordt dit gecompenseerd met een snellere betalingstermijn bij die betreffende facturen? Facturen zonder inkoopordernummer of referentienummer worden op dit moment niet geweigerd. Momenteel is een inkoopordernummer verplicht bij bestellingen boven de € 1.000 en waar een contract voor aanwezig is in het systeem. In de uiteindelijke situatie wordt voor elke bestelling een inkooporder aangemaakt. Tot en met maart mogen ook facturen zonder inkooporder worden goedgekeurd. Dat geeft medewerkers in de organisatie en onze leveranciers de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze. In 2024 is al rekening gehouden met deze overgangsperiode. In 2024 het advies gegeven de inkooporder in het oude systeem alvast aan te maken of als deze al aanwezig was op te hogen, opdat facturen t/m februari daarmee een inkooporder hadden. Oude inkooporders zijn gemigreerd naar AFIS. Aan de toename in het aantal nieuwe leveranciers, die eind 2024 nog zijn aangemaakt valt, op te maken dat hier ook gebruik van gemaakt is.

Om de aanmaak van nieuwe inkooporders in AFIS zo snel mogelijk vlot te trekken zijn Q&A sessies voor bestellers ingepland die t/m heden doorlopen, deze werden goed bezocht en het aantal vragen neemt dan ook af. De initiële livegang datum voor AFIS was op 1-1-24. Echter, op 7 december 2023 heeft de wethouder financiën, middels een raadsinformatiebrief, de raad geïnformeerd dat er vertraging is oplopen in de livegang. In samenspraak met de implementatiepartner Capgemini is gekozen voor een livegang op 1 oktober 2024. In een raadsinformatiebrief d.d. 27 mei 2024 heeft de wethouder de raad geïnformeerd dat de livegang wederom vertraging is opgelopen en dat de livegang is uitgesteld naar 1-1-25. 56. Kan het College een chronologisch feitenrelaas aanleveren zodat inzichtelijk wordt wie/wanneer welke informatie had over de fouten en gevolgen in de implementatie van AFIS. Aan het begin van deze brief wordt ingegaan op de omstandigheden die spelen rond de ontstane achterstand van betalingen en hoe de informatievoorziening daarover heeft plaatsgevonden. Een breder feitenrelaas komt bij de evaluatie. 57. Kan het college alle feiten verstrekken over de meermaals uitgestelde livegang, de onderliggende redenen waarom de uitstellingen werden doorgevoerd en hoe de uiteindelijke livegang evengoed heeft geresulteerd in betalingsachterstanden.

Welke lessen zijn er geleerd uit voorgaande uitstellingen van livegangen en hoe hebben deze lessen de betalingsachterstand niet kunnen voorkomen?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 25 van 52

De vraag waarom ondanks de uitgestelde livegang er nu toch een te grote betalingsachterstand is, zal de kernvraag zijn voor de evaluatie. Daar kan en wil het college nu niet op vooruitlopen. Bij de start van het implementatiefase eind 2022 werd het risico op niet tijdige betalingen als klein ingeschat om twee redenen: • Vanwege het gebruik van de software van SAP die wereldwijd al bij veel grote organisaties is geïmplementeerd. • Vanwege de gefaseerde opbouw. De processen worden ontwikkeld, getest, geaccepteerd en gaan pas daarna live. Livegang kan pas na een positief vrijgave advies van de testmanager aan de stuurgroep Er was ingecalculeerd dat door de ‘freeze’ periode in december (om de data migratie uit te voeren) en de jaarafsluiting er een achterstand in de betalingen zou ontstaan. Om deze reden is een e-mail verstuurd naar de leveranciers van wie het mailadres bekend was. Dit was begin december. Ook is er op de website aangegeven dat facturen waarschijnlijk vertraagd zouden worden uitbetaald. Eind januari hebben zijn zoveel mogelijk leveranciers gemaild wiens factuur vertraagd was. Daarnaast zijn er brieven gestuurd naar ondernemers van wie er een adres maar geen email bekend was. Er zijn 2630 e-mails en 3389 brieven verstuurd. Er is de inschatting gemaakt dat de achterstand met extra ingehuurde capaciteit binnen enkele weken ingelopen zou kunnen worden.

Door de eerder beschreven problemen is dit niet gelukt. Over de uitgestelde livegang: In de 2e helft van 2023 is door het programmateam vastgesteld dat een livegang per 1/1/2024 niet haalbaar was. Vervolgens is door betrokken partijen een nieuwe planning opgesteld met als uitgangspunt om op 1/10/2024 live te gaan. Omdat de oplevering van de FOD's (Functioneel Ontwerp Documenten – mijlpaal 1) en de oplevering van de software (realisatiefase – mijlpaal 2) substantiële vertraging kende, is besloten tot een livegang per 1/1/2025. De geleerde lessen van met name de uitgestelde livegang van 1/1/2024 zijn meegenomen in de herijkte planning voor de livegang van 1/10/2024, bijvoorbeeld door het opstellen van meetbare acceptatiecriteria per mijlpaal, zodat vertragingen tijdig gesignaleerd en waar mogelijk gemitigeerd konden worden.

Deel IV: Vragen over de afhandeling van de factuurbetaling De speciale spoedprocedure waarover op intranet melding gemaakt wordt kent de volgende werkwijze: Spoedprocedure: versnelde betaling a. In uitzonderlijke gevallen kunnen tijdelijk versnelde betalingen uitgevoerd worden. De versnelde betaling wordt via een versnelde route buiten AFIS betaald en achteraf geregistreerd in AFIS. Deze tijdelijke werkwijze geldt tot 1 maart.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 26 van 52

b. Werkwijze versnelde betaling i.Een factuur komt alleen in aanmerking als het niet tijdig betalen leidt tot: ii.Direct juridische consequenties met financiële en/of reputatieschade voor de gemeente iii.Ernstige financiële problemen bij de ontvangende partij, die gezien de omvang van het te betalen bedrag niet redelijkerwijs door de ontvangende partij gedragen kunnen worden. iv.Een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit bij de gemeente, doordat de ontvangende partij de dienst of het goed niet levert. c. Wettelijke verplichtingen, welke anders een boete of andere extra kosten opleveren. Voorbeeld Belastingdienst. Versnelde betalingen zijn alleen voor facturen die voldoen aan een van bovenstaande criteria. Wees je ervan bewust dat dit proces extra tijd vraagt en hierdoor andere facturen meer vertraging oplopen. Als je aanvraag niet voldoet aan de criteria, wordt deze afgewezen. We kunnen niet garanderen dat de factuur dezelfde dag betaald wordt in verband met het grote aantal aanvragen. Aanvragen worden op datum van binnenkomst behandeld, aanvragen die na 12:00 uur binnen komen worden de dag erna opgepakt. Let op! Staat de factuur al in AFIS, dan wordt de factuur verwijderd uit AFIS voordat de versnelde betaling wordt uitgevoerd. De betaalde factuur wordt later opnieuw in AFIS geregistreerd. De factuur is dus tijdelijk niet zichtbaar in AFIS. 58.

Waarom zijn leveranciers pas eind 2024 op de hoogte gesteld van de freezeperiode, terwijl al langer bekend was dat deze eraan zat te komen en dat er na deze periode extra werkzaamheden werden verwacht? Twee overwegingen hebben meegeteld in de overweging van dit moment: - Op het moment van versturen moet de waarschijnlijkheid dat de live gang per 01-01-2025 zou plaatsvinden al een grote mate van zekerheid kennen. Het is zeer verwarrend als hierna weer correctie berichten moeten worden verstuurd. - Ervaring leert dat dergelijke berichten weinig effect hebben als deze geruime tijd voor een dergelijke overgang worden verstuurd. 59. Hoe is de bereikbaarheid van de spoeddesk geweest in de afgelopen periode? Op 22 januari is de organisatie geïnformeerd over de uitbreiding van de procedure voor spoedbetalingen en konden aanvragen van directies voor spoedbetalingen al in behandeling worden. Aansluitend is gestart met de voorbereiding van de inrichting van de Spoeddesk, heeft op 31 januari de Spoeddesk proefgedraaid en is deze op 3 februari live gegaan. Aanvragen komen binnen via medewerkers van de organisatie. De spoeddesk is niet direct bereikbaar voor leveranciers. Leveranciers kunnen contact opnemen met hun contactpersoon binnen de gemeente of met het klantcontactcenter van de gemeente.

In de gevallen waarin leveranciers geen contactpersonen kennen, worden leveranciers doorverwezen naar de Spoeddesk. De Spoeddesk zal dan alsnog contact opnemen met de juiste directie om de aanvraag te kunnen behandelen.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 27 van 52

Alle medewerkers van de gemeente kunnen een aanvraag tot spoedbetaling indienen. De indiener van het verzoek krijgt een reactie op de aanvraag. Binnen 24 uur na binnenkomst. Aanvragen die voldoen aan de criteria voor de spoedbetaling worden betaalbaar gesteld en indieners ontvangen binnen 48 uur bericht dat de betaling heeft plaats gevonden. 60. Hoelang duurt het nu wanneer iemand zich meldt via de spoeddesk, voordat ze betaling krijgen? Hoeveel gebruik is hier tot nu toe van gemaakt? Zie rapportage in de inleiding van de brief. 61. Hoe gaat het college garanderen dat alle leveranciers die in aanmerking komen voor de spoedregeling ook daadwerkelijk gebruik ervan maken? Is het college van plan om de communicatie inzet richting de gedupeerden aan te scherpen? Het college vindt het belangrijk dat informatie over de spoedprocedure zo toegankelijk mogelijk is. Leveranciers kunnen op verschillende manieren de gemeente bereiken. In de eerste plaats via hun opdrachtgever daarnaast ook via de afdeling Financiën (telefoonnummer staat op de website) en ook via het klantcontactcentrum. De spoeddesk screent ook proactief de crediteurenmailboxen op incassoverzoeken/dwangbevelen en pakt meldingen op via de klachtencoördinatoren. Op die manier wordt geprobeerd te voorkomen dat mensen tussen wal en schip vallen.

Deze week gaat er opnieuw een brief of e-mail uit naar leveranciers van wie facturen open staan waarvan de betaaltermijn inmiddels is verstreken.

62. Wat is de verwachting wat betreft de duur van het wegwerken van de achterstallige betalingen? Sinds een week gaan er meer facturen uit dan dat er die dag zijn binnengekomen. Dit is een indicator voor de in te lopen achterstand. In deze brief staan de actuele standen en zal er een periodieke update komen. 63. ⁠Blijft het plan om te werken van kleine naar grote facturen? Waarom is hiervoor gekozen? Zijn er andere prioriteringen overwogen (bijv. non-profit eerst o.i.d.)? De facturen worden betaald op volgorde van binnenkomst. Hierbij worden de oudste facturen als eerste behandeld. Dit geldt voor de groep facturen waar de vertraging op is ontstaan. Daarnaast worden nieuwe facturen afgehandeld. Sommige van deze facturen gaan automatisch door het systeem. Daarnaast is er een spoedprocedure voor leveranciers die niet langer op de betaling kunnen wachten. Ook is er gekozen voor het versneld betalen van facturen tot 250 euro. Zodat er meer tijd ontstaat voor de verwerking van andere facturen. Tot slot is er aandacht voor freelancers en MKB’ers in de prioritering van betaling. 64. In de brief d.d. 14 februari heeft de wethouder aangegeven dat de totale beoogde capaciteit uitkomt op 107 fte. De totale capaciteit bestaat uit reguliere en opgeschaalde met extra interne en externe capaciteit. Kan het totaal van 107 fte per categorie (intern – extern) uiteengezet worden?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 28 van 52

Crediteurenadministratie

Intern

Extern

Totaal

Reguliere capaciteit

42

Uitbreiding capaciteit

15

50

65

Totale Capaciteit

57

50

107

42

Deel V: Vragen over de financiële gevolgen In de brief van 10 februari staat (VOLT-2) • een partij aanspraak maken op wettelijke (handels)rente en incassokosten bij te late betaling van een factuur. Deze posten gelden als vergoeding voor de schade die de schuldeiser lijdt door de vertraagde betaling. Ondernemers kunnen dus wettelijke rente verhalen als gevolg van de late betaling. 65. Is het College voornemens om pro- actief een compensatie uit te betalen voor de te laat betaalde facturen? Zo nee, waarom niet? Voor het college is het belangrijk dat leveranciers niet in de problemen komen door de betalingsachterstand. Daarom: • is er de mogelijkheid van een spoedbetaling • is extra capaciteit ingezet in de vorm van een spoeddesk • monitoren we of het proces van de spoedbetalingen goed verloopt en zetten we extra capaciteit bij als dat nodig is. Daarmee hebben we een vangnet voor de leveranciers waar dat nodig voor is. Het college ziet voor nu geen aanleiding om proactief compensatie uit te betalen. Alle inzet willen we richten op het goed verloop van de spoedprocedure en het inlopen van de betalingsachterstanden. 66.

Zijn er al leveranciers die wettelijke rente vanwege betalingsachterstand hebben geëist (handelstransacties: 11,15%, niet-handelstransacties: 6%)? Zo ja, hoeveel en voor welk bedrag? Momenteel zijn er 16 meldingen bekend, de hoogte daarvan wordt nog in kaart gebracht. 67. Uit welke middelen worden de extra kosten gedekt? De kosten voor de crisisorganisatie zijn nog niet gedekt. Daar zal binnen de begroting van 2025 ruimte voor moeten worden gezocht. De extra kosten t.a.v. rente worden centraal geboekt bij directie Financiën & Inkoop. Er is een standaard budget beschikbaar voor dergelijke kosten. Het is nog niet bekend in hoeverre dit budget voldoet voor de huidige situatie. 68. Voor hoeveel euro is AFIS destijds initieel ingeboekt en hoeveel euro heeft het totale programma, en de implementatie daarvan, (tot nu toe) gekost? Zie vraag 25.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 29 van 52

69. Is er inzicht hoeveel ondernemers in financiële problemen komen door de te late betalingen? Eén van de criteria voor de spoedbetaling is het voorkomen dat een leverancier in de financiële problemen komt. Momenteel blijkt uit het dashboard spoedbetalingen dat 48,8% van de aanvragen voor spoedbetaling leveranciers met financiële problemen betreft. 70. ⁠Hoe voorkomen we dat we ondernemers met acute problemen niet in beeld hebben? Dit wordt geprobeerd te voorkomen door goed te communiceren over de mogelijkheid van een spoedbetaling (zowel binnen de gemeente, als naar de leveranciers). Daarnaast is het mogelijk om gemeente via verschillende kanalen kan bereiken. 71. Wat is de prognose van de totale kosten voor de spoedoperatie en waar worden deze van betaald? Zie vraag 68. 72. Hoe verhoudt deze 700.000 euro zich tot het budgetrecht van de Raad en tot interne procuratieregels? Kan er zonder dat de wethouder geinformeerd is – want de wethouder werd pas in het weekend van 1 februari geinformeerd – besloten worden om 700.000 extra kosten te maken? Hoe is deze besluitvorming gegaan? Dit betreft het aangaan van een verplichting, niet het aanpassen van de begroting. Voor de kosten van de crisisorganisatie zullen we ruimte moeten zoeken binnen de begroting. Voor het aangaan van de verplichting is conform de procuratieregels akkoord gegeven door de stedelijk directeur bedrijfsvoering.

73. In de brief d.d. 10 februari is aangegeven dat de totale extra kosten (zoals wettelijke rente, incassokosten, juridische kosten en mogelijke schadevergoedingen) nog niet berekend kunnen worden. Kan het College zodra deze cijfers bekend zijn hier een overzicht van geven? Zodra deze kosten bekend zijn, zal het college u hier een overzicht van geven. 74. Is het mogelijk om zodra de cijfers bekend zijn een overzicht te geven van alle extra kosten (zowel rentekosten, implementatiekosten, de totale kosten voor de externe inzet) die gemaakt zijn vanwege de mislukte implementatie? Zo nee waarom niet? Een totaaloverzicht van de extra kosten is op dit moment nog niet te geven en zal op een later moment inzichtelijk moeten worden gemaakt. 75. Het college hanteert als streefcijfer maximaal 10% van de totale loonsom te spenderen aan externe inzet. Wat is de impact van de externe inhuur door de implementatieproblemen op dit streefcijfer? In hoeverre is de 10% een realistische uitgangspositie voor begrotingsjaar 2025? Gezien de omvang van de organisatie, is de verwachting dat de extra inzet beperkte impact heeft op het totale percentage gemeente breed. Daarnaast ligt de focus momenteel op het inlopen van de achterstand.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 30 van 52

Deel VI: Vragen over de toekomst 76. Zijn er ondernemers die hun opdrachten voor de gemeente, aan de hand van de betalingsachterstand, hebben opgezegd? Zo ja, hoeveel? Voor zover bekend niet. 77. De relatie met ondernemers en anderen waar de gemeente Amsterdam mee werkt is door deze situatie beschadigd, hoe gaat de Gemeente deze relatie (weer) verbeteren? Is er de intentie om bovenop de juridische en financieel correcte afhandeling van eventuele schade, nog aanvullende acties te ondernemen? Er wordt zowel ambtelijk als bestuurlijk contact gezocht met vertegenwoordiging van ondernemers om de relaties waar nodig te verstevigen. 78. Kan de wethouder concreet maken wanneer zij verwacht dat alle achterstallige

facturen betaald zijn? In het begin van de brief wordt ingegaan op de verschillende opgestelde scenario’s voor de prognose. 79. In hoeverre is het college bereid om een evaluatie te doen naar de oorzaken van dit probleem, de lessen te leren en welke (organisatorische) ingrepen er nodig zijn om dit in de toekomst te voorkomen? Wanneer kan de Raad deze uitgebreide evaluatie tegemoet zien? Het college is hier zeker toe bereid. Als de achterstanden zijn weggewerkt zal dit onderzoek starten. Het is nog te vroeg om prognoses te kunnen geven wanneer dit gereed zal zijn. 80. ⁠In hoeverre is het college bereid om een evaluatie te doen naar de gang van zaken bij inkoop/accounting, omdat er een patroon lijkt te zijn van fouten in de uitvoering (onrechtmatigheden inkoop, achterstand uitbetaling facturen).⁠ Deze vraag kan betrokken worden bij het onderzoek uit vraag 79. 81. Met hoeveel zekerheid kan momenteel gesteld worden dat AFIS niet opnieuw betalingsachterstanden doet oplopen? 100% zekerheid kan nooit gegeven worden, maar het college heeft vertrouwen in de maatregelen die nu genomen worden om de aanwezige achterstanden in te lopen en de nieuwe werkwijze om facturen sneller te gaan afwikkelen. De combinatie van een nieuw systeem en de gewenning bij haar gebruikers, alsmede onvoorziene calamiteiten betekenen dat een 100% garantie niet te geven is.

De rekeningencommissie schreef in haar jaarverslag over 2023: • ‘Vrijwel alle bevindingen van de commissie hebben een directe relatie met cultuur en gedrag. Daarbij zijn ons in algemene zin een aantal zaken opgevallen, zoals: te beperkte samenwerking tussen organisatieonderdelen, , een gebrek aan transparantie c.q. medewerkers durven geen fouten te

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 31 van 52

maken en proberen problemen zelf op te lossen. In de prioritering legt het voeren van een ordentelijke administratie het naar de indruk van de rekeningencommissie stelselmatig af tegen andere werkzaamheden. De indruk bestaat dat administratie onterecht gezien wordt als weinig toegevoegde waarde creërend werk. Het is belangrijk om in control te komen ten aanzien van de verbinding tussen de administratieve processen, de inhoud en de informatievoorziening, intern en naar het college. Een groot deel van de problemen lijkt hun oorzaak te vinden in gedrag en niet slechts in systemen. Het gaat hier feitelijk om eigenaarschap, leiderschap en heldere communicatie over verantwoordelijkheden binnen de gehele lijn. Het overkoepelende thema cultuur wordt door het college weliswaar als aandachtsgebied onderkend, maar de commissie mist concrete acties en een langetermijnperspectief op dit gebied. Dit roept de vraag op of een fundamenteel andere aanpak niet op zijn plaats is. Immers “als je doet wat je deed krijg je wat je kreeg”’ en blijkbaar is dat niet voldoende. 3 De Rekeningencommissie beveelt aan om: Steviger in te zetten op een cultuuren gedragsverandering ten aanzien van eigenaarschap binnen de gehele organisatie gericht op de verbinding tussen administratieve plichten en inhoudelijke aspecten.

Bij de gewenste cultuur- en gedragsverandering is het belangrijk dat breed gekeken wordt naar leiderschap van college, management team, directie tot teamleiders gericht op eigenaarschap. Stel daartoe een plan van aanpak op met concrete en navolgbare acties en gewenste resultaten.’ Het College reageert in haar brief van 25 juni 2024 als volgt: • ‘Het college deelt de mening van de Rekeningencommissie dat de oorzaken van de problemen niet alleen in de systemen, maar ook in gedrag en cultuur liggen, en dat hier meer focus op moet komen te liggen. Dit is echter een complex onderwerp, aangezien de aandacht vaak makkelijker naar de maatschappelijke kant van ons handelen gaat. Gedrag en cultuur zijn een belangrijke oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid. We streven ernaar het bewustzijn te verhogen en verantwoordelijk eigenaarschap te bevorderen als kernpunten. Dit willen we bereiken door gerichte interventies op management- en directieniveau. Het vraagt ook om aandacht en sturing vanuit de ambtelijke top voor dit onderwerp. Hierover vindt ook het gesprek plaats met het Gemeentelijk Managementteam (GMT). Het is belangrijk om een werksfeer te creëren waarin medewerkers niet bang zijn om problemen en fouten aan te kaarten. We zien dat medewerkers problemen bij zich houden en het zelf proberen op te lossen.

Door casusgerichte intervisies op teamniveau willen we ervoor zorgen dat medewerkers het niet als negatief ervaren om problemen bij de juiste personen aan te kaarten. Dit betreft echter een langdurig traject waarbij geduld geboden is. We dienen voortdurend te streven naar blijvende verandering in gedrag en leiderschap op alle niveaus binnen de organisatie, wat tevens het management developmenttraject raakt.’

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 32 van 52

Er zijn diverse problemen in de ambtelijke organisatie. Eerder gaf de accountant een verklaring met beperkingen af vanwege onrechtmatigheden in de inkoop – waar meerdere jaren achtereenvolgens (inschattingen) fouten gemaakt en het de vraag is of de wethouder altijd over de juiste informatie beschikt. Ook zijn er problemen rondom sociale veiligheid en discriminatie, waar het moeilijk vat op krijgen is. Diverse Raadsleden maken zich grote zorgen in hoeverre er wel zinvolle stappen gezet zijn op het terrein van ‘cultuurverandering’ en in hoeverre het College voldoende grip heeft op het functioneren van de gemeente en het reilen en zeilen van de ambtelijke organisatie. Dat de wethouder pas omstreeks 1 februari geïnformeerd is over de ernstige problemen, past spijtig in een langer patroon van gebrekkige informatie en fouten in de uitvoering. 82. Hoe reflecteert de wethouder hierop? Het is lastig om nu al conclusies te trekken, reflectie vraagt immers enige afstand en is daarom lastig als je nog midden in de situatie zit. Dus een uitgebreide reflectie volgt als de evaluatie is uitgevoerd. Wat wel geconstateerd kan worden is dat de problemen zich opstapelden in de loop van de tijd en de informatie hierover ambtelijk eerder gedeeld had kunnen worden. Ook is er sprake geweest van te veel optimisme over het oplossen van de problemen.

Er is een neiging van de organisatie om problemen eerst te willen oplossen en dan pas te informeren. Dat de organisatie de problemen wil aanpakken en oplossen is goed. Maar tijdig escaleren is ook van belang. Ik zie het breder bij de organisatie, bijvoorbeeld ook bij onrechtmatigheid. Aan de ambtelijke kant moet er eerder worden geïnformeerd en geëscaleerd, ik moet er dichter op te zitten en meer door vragen of er knelpunten zijn, ook als het antwoord is dat het overall goed loopt. Ik ben ervan overtuigd dat er belangrijke lessen te halen zijn uit de evaluatie en bespreek deze te zijner tijd graag met de raad. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam, Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 33 van 52

BIJLAGE: INTRANET LIVEBLOG Dinsdag 11 februari 11-2 | 09:30 uur | Weekbericht AFIS staat klaar Status: ter informatie Via deze link lees je het nieuwe weekbericht. In dit weekbericht: een update over de betalingsachterstand van facturen van leveranciers inclusief de raadsbrief van gisteren en een oproep om facturen zo snel mogelijk goed te keuren, handleidingen voor projectadministratie en een werkinstructie voor het invullen van het juiste afleveradres als je een attentie bestelt. Je leest het bericht hier: Sinds 6 januari werken we met AFIS, ons nieuwe financiële en inkoopsysteem. In dit weekbericht: een update over de betalingsachterstand van facturen van leveranciers en een oproep om facturen zo snel mogelijk goed te keuren. Ook delen we handleidingen voor projectadministratie en een werkinstructie voor het invullen van het juiste afleveradres als je een attentie bestelt.

Vertraging betaling facturen De betaling van facturen die na 5 december zijn binnengekomen, heeft vertraging door de jaarafsluiting en de overgang naar AFIS. Door een technische fout duurde het overzetten van facturen van het oude naar het nieuwe systeem langer dan verwacht en worden veel facturen nog niet automatisch herkend. We moeten deze facturen deels handmatig verwerken. Hierdoor is de vertraging groter dan voorzien. Wij vinden het bijzonder vervelend dat onze leveranciers, ondernemers, instellingen en freelancers langer op hun geld moeten wachten dan normaal. En we begrijpen dat dit impact heeft op directies en onze bedrijfsvoering en wellicht jouw werk ook raakt. We hebben verschillende maatregelen genomen om de betalingsachterstand weg te werken. Extra capaciteit De crediteurenadministratie werkt met ruim 70 medewerkers aan de verwerking van de facturen, waaronder collega's uit verschillende directies en tijdelijk ingehuurde krachten. Half februari komt daar nog 10 FTE bij. Ook hebben we collega's ingezet om het hele proces te begeleiden en sturen en problemen op te lossen. Spoeddesk voor spoedbetalingen Voor dringende facturen is een spoeddesk en versnelde betalingsprocedure ingericht. De spoeddesk is te bereiken via spoeddesk@amsterdam.nl. Iedereen kan een aanvraag voor een spoedbetaling indienen. Voor de aanvraag heb je akkoord nodig van de budgethouder.

Als je een aanvraag indient, wordt gecontroleerd of deze voldoet aan

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 34 van 52

de gevraagde informatie en onderbouwing van de urgentie. Wanneer een directeur een spoedbetaling aanvraagt, controleren we alleen of de informatie compleet is. Er is dan geen onderbouwing nodig omdat wij vertrouwen op de urgentiebeoordeling van de directeur. De spoeddesk kijkt ook naar meldingen die binnenkomen via het klantcontactcentrum A’dam (14020) of via de klachtencoördinatoren. Ook screenen we proactief de crediteurenmailboxen (op incassoverzoeken/dwangbevelen). Contact met leveranciers Het informeren van leveranciers over de overstap naar AFIS en de betalingsachterstand van facturen is centraal georganiseerd. Leveranciers met openstaande facturen zijn op verschillende momenten geïnformeerd per mail of brief, het overzicht vind je hier. Daarnaast informeren we leveranciers via de website en kunnen ze bellen met het contactcenter. We monitoren het aantal belletjes naar het contactcenter, de wachttijden en gespreksduur. Krijg je zelf rechtstreeks vragen van leveranciers? In dit document staan enkele handvatten die je kunt gebruiken als je contact hebt met een leverancier. De status van een factuur kun je inzien via de tegel 'VIM Analytics' in AFIS. We hebben hiervoor een werkinstructie gemaakt. Iedereen die toegang heeft tot AFIS, kan VIM Analytics gebruiken.

Keur facturen zo snel mogelijk goed, ook zonder inkooporder Om verdere vertraging te beperken is het belangrijk om factuurwerkzaamheden in AFIS zo snel mogelijk oppakken. Voor prestatieverklaarders hebben we een werkinstructie voor het goedkeuren van facturen. Tot en met maart mag je tijdelijk ook facturen goedkeuren zonder dat er een inkooporder aan gekoppeld is. Normaal gesproken moet er wel een inkooporder voor een factuur zijn. Dit geeft iedereen de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze en waar nodig processen aan te passen. Communicatie Op 4 februari, 7 februari en 10 februari zijn raadsbrieven verzonden. Er staat een bericht op amsterdam.nl en dit is ook opgenomen in de nieuwsbrief. Aanvullend op berichtgeving van het Parool en AT5, zien we op sociale media (voornamelijk X, voorheen Twitter), berichtgeving.

Opleidingen Vanwege de grote vraag vanuit directies, worden er in februari knoppentrainingen georganiseerd voor aanvraag tot bestelling, aanmaken zakenpartners, en budgethouders. Dit is een praktische training die meer uitleg geeft over welke knoppen te gebruiken. De AFIS-verandermanagers hebben contact met directies die hebben aangegeven dat er collega’s zijn die graag de training willen volgen. Zorg dat je attentie op het juiste adres wordt afgeleverd In AFIS kun je attenties bestellen, zoals een bloemetje. We merken dat deze attenties soms niet op het juiste adres afgeleverd worden. Het juiste adres invullen of wijzigen doe je altijd in AFIS. Je rondt eerst de bestelling af in de PIMM cadeaushop. In AFIS (dus niet in het opmerkingenveld in

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 35 van 52

PIMM) vul je vervolgens het juiste afleveradres in. Controleer het afleveradres op de orderbevestiging. Met deze werkinstructies helpen we je op weg. Handleidingen en demovideo’s voor financiële projectbeheersing Ben jij (binnenkort) bezig met projectadministratie in AFIS? We helpen je graag op weg in het proces. Per stap is er een handleiding voor het invullen van de juiste informatie in AFIS én waar je die informatie kunt vinden. Ook kun je demovideo’s bekijken van een voorbeeld van een investeringsproject in AFIS. Je ziet van A tot Z hoe het project in AFIS komt te staan: van investeringsvoorstel tot het afsluiten van het project. Bedankt voor je inzet AFIS is een nieuw systeem met een nieuwe werkwijze. We begrijpen dat dit alles misschien best wat van je vraagt. Daarom willen we je bedanken voor je inzet. Via de AFIS liveblog houden we je op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en delen we handige informatie zoals werkinstructies. Maandag 10 februari 10-02 | 17:20 uur | Keur facturen z.s.m. goed, ook zonder inkooporders Status: ter informatie Om verdere vertraging in de betaling van facturen te beperken is het belangrijk om factuurwerkzaamheden in AFIS zo snel mogelijk oppakken. Voor prestatieverklaarders hebben we een werkinstructie voor het goedkeuren van facturen. Tot en met maart mag je tijdelijk ook facturen goedkeuren zonder dat er een inkooporder aan gekoppeld is.

Normaal gesproken moet er wel een inkooporder voor een factuur zijn. Dit geeft iedereen de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze en waar nodig processen aan te passen.

Vrijdag 7 februari 7-2 | 16:45 uur | Aanvraagformulier taakgerichte applicaties beschikbaar in Topdesk Status: ter informatie Er is een nieuw aanvraagformulier beschikbaar in Topdesk. Hiermee kun je, als je specifieke taakgerichte applicaties gebruikt, toegang aanvragen tot de servermap waarmee bestanden worden uitgewisseld met AFIS. Voorheen heette deze map de ftp-server, nu is het de AFTS-server. Je kunt de aanvraag indienen via Topdesk met behulp van het formulier dat je bij de tegel kunt downloaden. Je hebt toestemming nodig van je leidinggevende voor de aanvraag. Ga naar Topdesk > tegel ‘Autorisaties’ > ‘AFTS server’ > ‘Autorisatie AFTS server’

Donderdag 6 februari 6-2 | 10:55 uur | Storing bij versturen verkoopfacturen per post Status: in behandeling

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 36 van 52

Door een storing zijn sommige verkoopfacturen die die we per post versturen, niet verstuurd. Onze partner Capgemini werkt aan de oplossing om de storing op te lossen. We verwachten dat de storing eind deze week opgelost is. Na de storing pakken we het versturen van de verkoopfacturen per post direct weer op. Alle verkoopfacturen niet verstuurd konden worden, versturen we opnieuw met een aangepaste vervaldatum. We houden je op de hoogte via de liveblog. Dinsdag 4 februari 4-2 | 17:30 uur | Raadsinformatiebrief AFIS Status: ter informatie Vandaag is deze raadsinformatiebrief naar de leden van de gemeenteraad gestuurd. Hierin wordt uitleg gegeven over de vertraging in de betaling van facturen 4-2 | 12:20 uur | Nieuwe mogelijkheden inzien en betalen facturen voor Amsterdammers en ondernemers Status: ter informatie In dit nieuwsbericht lees je meer over de nieuwe mogelijkheden rondom verkoopfacturen: de facturen die Amsterdammers en ondernemers betalen aan de gemeente Amsterdam. De komst van AFIS brengt voor Amsterdammers en ondernemers nieuwe mogelijkheden voor het inzien en betalen van hun facturen aan de gemeente Amsterdam (verkoopfacturen). Een paar van deze nieuwe mogelijkheden zijn gisteren (3 februari) live gegaan.

4-2 | 10:30 uur | Berichtgeving Parool en AT5 over vertraging betaling facturen Ter informatie AT5 en het Parool hebben een bericht geplaatst over de vertraging in de betaling van facturen. We hebben verdere communicatie voorbereid om hiermee om te gaan. Het college wordt deze ochtend voorzien van de laatste updates en de wethouder ontvangt dagelijks een update van de stand van zaken. Via nieuwsbrieven, Sam en deze liveblog en de weekberichten houden we alle collega's op de hoogte. 4-2 | 09:50 uur | AFIS weekbericht 4: de stand van zaken Status: ter informatie In dit weekbericht lees je meer over de betaling van facturen, boekingscombinaties, aanvullende opleidingen, en een oproep om je werkinstructies te delen. Maandag 3 februari 3-2 | 16:15 uur | Overzicht beschikbare werkinstructies & deel jouw instructies met ons! Status: ter informatie Er is veel vraag naar werkinstructies. Het overzicht van de beschikbare werkinstructies per onderwerp staat op deze pagina op Sam. Nieuwe werkinstructies delen we via de liveblog. Heb je zelf een werkinstructie gemaakt die handig is voor meer collega's? Deel deze met ons via afis@amsterdam.nl zodat we deze wellicht op Sam kunnen plaatsen.

3-2 | 13:00 uur | Raadsbrief over de vertraging in de betaling van facturen Status: ter informatie Bij de betaling van inkoopfacturen is een vertraging ontstaan die groter is dan waar aanvankelijk rekening mee gehouden werd. Morgen wordt een raadsbrief verstuurd over deze vertraging, de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 37 van 52

oorzaak en de vervolgacties. Daarnaast informeren we de directeuren vandaag ook weer over dit onderwerp. Morgen kun je via de liveblog weer een nieuw weekbericht lezen, waarin we ook ingaan op de factuurbetaling. Ook delen we de raadsbrief via dit blog. 3-2 | 15:30 uur | Verwerking van aanvragen voor inkoopworkflows Status: in behandeling De doorlooptijd voor het verwerken van wijzigingen in inkoopworkflows en het toevoegen van ontbrekende inkoopworkflows is iets langer dan gebruikelijk. Dit komt door het grote aantal aanvragen en de nieuwe werkwijze (via de COA tabel voor de kenners onder ons). Binnen deze werkwijze hebben we momenteel te maken met een aantal issues. We zijn bezig met de oplossing. Wanneer de issues zijn verholpen, voegen we de komende dagen de ontbrekende inkoopworkflows per directie toe. Wijzigingen in de structuur van de inkoopworkflows die directies in december en januari hebben doorgevoerd, verwerken we de komende twee weken zo goed mogelijk. Bedankt voor je geduld en we houden je op de hoogte. 3-2 | 15:00 uur | Verbeterde rapporten vanuit VIM Analytics (voor inzien status facturen) Status: in behandeling Via de tegel ‘VIM Analytics’ kun je de status van facturen in AFIS inzien. Afgelopen week hebben we te maken gehad met enkele storingen in VIM. Dit kwam o.a. door de grote hoeveelheid informatie over facturen die collega's via VIM Analytics opvroegen.

Daarom ontwikkelen we nu een aantal standaard rapporten voor facturen die je via VIM Analytics kunt opvragen. Met deze standaard rapporten belasten we VIM Analytics minder zwaar. Deze standaard rapporten zijn later deze week beschikbaar voor iedereen die in VIM Analytics in AFIS kan. 3-2 | 17:30 uur | Documenten (werkinstructies e.d.) op Sam tijdelijk niet beschikbaar Status: opgelost Vanwege een storing op Sharepoint kon je sommige documenten die we op Sam hebben gedeeld, wellicht niet openen. De oorzaak is bekend en de storing is inmiddels opgelost. Dit was geen AFIS storing. We melden deze Sharepoint storing op deze liveblog omdat veel documenten met bijvoorbeeld werkinstructies voor AFIS, tijdelijk niet beschikbaar waren door de Sharepoint storing. Donderdag 30 januari 30- 1| 17:15 uur | Update overgezette inkooporders Status: ter informatie Van de 1722 uitgevallen migratie inkooporders is gisteren een extra herstelactie gedaan. In totaal hebben we nu 25.000 inkooporders overgezet in AFIS. Er blijven 180 inkooporders over die we niet hebben kunnen overzetten vanwege het ontbrekende of onjuiste gegevens in de inkooporder. Het overzicht van de niet-overgezette inkooporders is gedeeld met de AFIS-projectleiders in hun eigen teamskanaal zodat directies deze inkooporders opnieuw handmatig aan kunnen maken in AFIS.

30-1 | 13:44 uur | Wijziging werkwijze Q&A sessies inkoop Status: ter informatie Vanwege een storing in de AFIS-mailbox kunnen we op dit moment geen wijzigingen doorvoeren in de uitnodigingen van de Q&A sessies. Daarom annuleren we de huidige reeks Q&A-sessies en

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 38 van 52

plannen we vanaf volgende week nieuwe sessies in. Op SAM vind je een overzicht van alle wekelijkse Q&A-sessies. De sessies komen niet meer automatisch in je agenda te staan. Deze nieuwe werkwijze geldt vanaf 3 februari. 30-1 | 11:59 uur | Wijziging in aanvraagproces boven €50.000 Status: ter informatie Aanvragen boven €50.000 zonder contractkoppeling konden niet via AFIS worden ingediend. Deze beperking is verwijderd. Aanvragen boven €50.000 zonder contractkoppeling kunnen nu gewoon worden ingediend. De aanvraag volgt daarna het standaard proces en gaat eerst ter goedkeuring naar de Lead Buyer. 30-1 | 07:53 uur | Inzien vervanger in AFIS Status: in behandeling We werken eraan dat je in AFIS kunt zien wie jouw vervanger is. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheid om een overzicht of rapport beschikbaar te stellen, zodat je dit eenvoudig kunt inzien voor jouw directie. We houden je op de hoogte en komen binnenkort met een update. 30-1 | 07:47 uur | Overzicht prestatieverklaarder en budgethouder gekoppeld aan WBS Status: in behandeling Een inkoopworkflow wordt aangemaakt op basis van een combinatie van WBS en kostenplaats. Aan elke WBS zijn een prestatieverklaarder en budgethouder gekoppeld voor het goedkeuringsproces. We werken aan een overzicht en rapportage waarin je kunt zien welke prestatieverklaarder en budgethouder gekoppeld zijn aan een WBS.

Dit overzicht verwachten we begin februari beschikbaar te hebben. Tot die tijd kun je voor een specifieke WBS de status van de inkoopworkflow opvragen bij je financieel adviseur, accounthouder of collega's met een raadpleegrol. De inkoopworkflows zijn te raadplegen in de COA-tabel in AFIS. Woensdag 29 januari 29-1 | 17:53 uur | Inzien boekingscombinaties door aanvragers Status: ter informatie Boekingscombinaties zijn nu ook in te zien door aanvragers. In deze werkinstructie wordt stap voor stap uitgelegd hoe je boekingscombinaties kunt inzien. Door deze combinaties weet AFIS bij welke rekening of welk budget bepaalde uitgaven of inkomsten horen. 29-1 | 17:44 uur | Meldingsvoorkeuren aanpassen Status: ter informatie Wil je de meldingen die je vanuit AFIS ontvangt aanpassen? Contractmanagers, budgethouders en professionele of catalogusaanvragers kunnen dit zelf instellen via deze instructie.

29-1 | 13:15 uur | Directies hoeven geen contact op te nemen met leveranciers over de vertraging betaling inkoopfacturen Status: ter informatie Directies hoeven niet actief leveranciers te benaderen over de vertraging in de betaling van facturen. We zijn de ontbrekende emailadressen aan het aanvullen en sturen daarna opnieuw een

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 39 van 52

mailing uit. De voorbeeld email die is gedeeld kun je gebruiken als een leverancier contact met jou opneemt hierover. Dinsdag 28 januari 28-1 | 14:50 uur | Aangepaste bezetting teamskanaal, Q&A-sessies en informatiepunten Status: ter informatie Om je te ondersteunen bij AFIS, zijn er verschillende plekken waar je terechtkunt met vragen. Veel van deze mogelijkheden blijven in februari beschikbaar, zoals het Teamskanaal en de Q&Asessies. Wel zien we dat het aantal vragen afneemt en dat het rustiger wordt. Hier passen we onze ondersteuning op aan: • Het teamskanaal is vanaf 3 februari maandag t/m donderdag bezet en niet meer op vrijdag. Wel kun je vrijdag je vraag insturen, maar die word maandag opgepakt. • Vanaf 3 februari sluiten we een aantal informatiepunten. De informatiepunten op de Weesperstraat 430 en Jan van Galenstraat blijven open op dinsdagen en donderdagen. • De Q&A-sessies blijven we voortzetten. Lees meer over de wijzigingen in het nieuwsbericht. Vanaf donderdag 30 januari kun je het nieuwe overzicht van de Q&Asessies vinden op deze pagina. 28-1 | 14:45 uur | Samenvatting week 3 met AFIS Status: ter informatie De samenvatting van week 3 met AFIS is te lezen via deze link.

In deze samenvatting: • De voortgang van de inkoopfacturen • Veel Topdesk-meldingen over AFIS autorisaties (toegang) afgehandeld • Bezetting teamskanaal, Q&A-sessies en informatiepunten aangepast vanaf volgende week. 28-1 | 14:30 uur | Ontvangen facturen na 13 januari staan in VIM analytics in AFIS Status: ter informatie Vorige week deelden we een overzicht van de openstaande inkoopfacturen met directies via de AFIS-projectleiders, financieel adviseurs en accounthouders. Dit overzicht betreft alleen de inkoopfacturen die vóór 13 januari zijn binnengekomen. Dit gaat dus om de inkoopfacturen die tijdens de overgangsperiode van AFS naar AFIS en de afsluiting van het financieel boekjaar zijn binnengekomen. Nieuwe facturen die we na 13 januari hebben ontvangen, staan wel goed in AFIS. Je kunt dan de status van een factuur bekijken via de tegel 'VIM Analytics' in AFIS. We hebben hiervoor een werkinstructie gemaakt. Iedereen die toegang heeft tot AFIS, kan VIM Analytics gebruiken. Maandag 27 januari 27-1 | 16:40 uur | Extra herstelactie voor uitgevallen inkooporders Status: ter informatie Tijdens het overzetten van inkooporders van AFS naar AFIS is een deel van de gegevens niet goed overgekomen. Dit noemen we uitval. De uitval voor facturen is al hersteld. Voor inkooporders zouden we afgelopen vrijdag een extra herstelactie doen om de ontbrekende gegevens van de

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 40 van 52

inkooporders te uploaden naar AFIS. Deze herstelactie is iets vertraagd en wordt nu uiterlijk woensdag 29-1 gedaan. Vrijdag 24 januari 24-1 | 11:00 uur | Updates inkooporders die zijn overgezet naar AFIS Status: ter informatie 1. De bedragen op de gemigreerde inkooporder naar AFIS zijn waarschijnlijk anders dan je verwacht had. Tijdens de migratie zijn de bedragen omgezet naar een stuksprijs van 1 euro. Dit heeft geen invloed op het verdere betaalproces en je hoeft niets aan te passen. De inkooporders kunnen nog steeds gekoppeld worden aan de factuur die binnenkomt en het juiste bedrag wordt betaald. 2. Tijdens het overzetten van inkooporders van AFS naar AFIS is een deel van de gegevens niet goed overgekomen. Dit noemen we uitval. De uitval voor facturen is al hersteld. Voor inkooporders doen we vandaag nog een extra herstelactie, waarbij we ontbrekende gegevens van inkooporders uploaden naar AFIS. Donderdag 23 januari 23-1 | 12:00 uur | Status facturen opvragen: niet teveel in één keer i.v.m. overbelasting AFIS Status: ter informatie Via VIM Analytics kun je de status van een factuur inzien. Belangrijk: gebruik VIM analytics om individuele facturen of bijvoorbeeld de facturen per afdeling op te vragen. Als je te veel facturen (bijvoorbeeld duizenden) in één keer opvraagt, raakt AFIS overbelast.

21-1 | 14.05 uur | Inzien status inkoopfacturen in AFIS en werkinstructie Status: ter informatie Alle facturen zijn overgezet naar AFIS. De facturen worden nu gecontroleerd op volledigheid en correctheid en zijn daarom nog niet zichtbaar in AFIS. Zodra een factuur is gevalideerd is de deze zichtbaar in VIM (Vendor Invoice Management) Analytics en kun je de status van de factuur inzien. Je kunt dan de status van een factuur bekijken via de tegel 'VIM Analytics' in AFIS. We hebben hiervoor een werkinstructie gemaakt. Iedereen die toegang heeft tot AFIS, kan VIM Analytics gebruiken. 23-1 | 10:30 uur | Prestatieverklaarder: keur facturen z.s.m. goed + uitleg Status: ter informatie Inkoopfacturen komen nu stapsgewijs beschikbaar in AFIS. Als je verantwoordelijk bent voor het goedkeuren van facturen (bijv. als je prestatieverklaarder bent), is het belangrijk dat je deze facturen zo snel mogelijk goedkeurt. We kunnen ons goed voorstellen dat het even wennen is om facturen goed te keuren in een nieuw systeem. Om je op weg te helpen, kun je deze uitleg gebruiken: • • •

AFIS Prestatieverklaring (korte E-Learning) - Mijn Leren en Ontwikkelen De rol van de prestatieverklaarder in het bestelproces Instructie in AFIS over het goedkeuren van facturen (beschikbaar in AFIS in SEN: de hulpfunctie van AFIS)

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 41 van 52

Woensdag 22 januari 22-1 | 12:22 uur | Versnelde- en spoedbetalingen Status: ter informatie We begrijpen dat het overschrijden van de betalingstermijn van facturen een vervelende situatie kan veroorzaken. Bij uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om een versnelde- of spoedbetaling uit te voeren. Meer hierover lees je op deze pagina. Versnelde- en spoedbetalingen In uitzonderlijke gevallen kunnen tijdelijk versnelde betalingen uitgevoerd worden. De versnelde betaling wordt achteraf geregistreerd in AFIS en wordt via een versnelde route buiten AFIS betaald. Deze tijdelijke werkwijze geldt tot 1 maart. Werkwijze versnelde betaling Een factuur komt alleen in aanmerking als het niet tijdig betalen leidt tot: Direct juridische consequenties met financiële en/of reputatieschade voor de gemeente. Ernstige financiële problemen bij de ontvangende partij, die gezien de omvang van het te betalen bedrag niet redelijkerwijs door de ontvangende partij gedragen kunnen worden. Een ernstige verstoring van de bedrijfscontinuïteit bij de gemeente, doordat de ontvangende partij de dienst of het goed niet levert. Wettelijke verplichtingen, welke anders een boete of andere extra kosten opleveren. Voorbeeld Belastingdienst. Versnelde betalingen zijn alleen voor facturen die voldoen aan een van bovenstaande criteria.

Wees je ervan bewust dat dit proces extra tijd vraagt en hierdoor andere facturen meer vertraging oplopen.

Hoe vraag je een versnelde betaling aan? Stuur een mail naar Spoeddesk@amsterdam.nl, met onderstaande gegevens: Leveranciersnummer (Zakenpartner ID in AFIS) Doc ID (als de factuur in AFIS staat) Leveranciersnaam Bedrag Referentie (factuurnummer) WBS-element Verklaring dat de budgethouder akkoord is Duidelijke uitleg waarom de versnelde aanvraag nodig is Bijlage van de factuur Vermeld bij het onderwerp: versnelde betaling + jouw directie Als je aanvraag niet voldoet aan de criteria, wordt deze afgewezen. We kunnen niet garanderen dat de factuur dezelfde dag betaald wordt in verband met het grote aantal aanvragen. Aanvragen worden op datum van binnenkomst behandeld, aanvragen die na 12:00 uur binnen komen worden de dag erna opgepakt.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 42 van 52

Let op! Staat de factuur al in AFIS, dan wordt de factuur verwijderd uit AFIS voordat de versnelde betaling wordt uitgevoerd. De betaalde factuur wordt later opnieuw in AFIS geregistreerd. De factuur is dus tijdelijk niet zichtbaar in AFIS. 22-1 | 09:00 uur | Inloggen vanaf je mobiele telefoon Status: ter informatie Wist je dat AFIS ook een app heeft? Deze is vooral handig als je verantwoordelijk bent voor het goedkeuren van aanvragen. Dit zijn vooral budgethouders, lead buyers en prestatieverklaarders. Download hiervoor de app ‘SAP Ariba Procurement’ via de Apple app store of Google play store op je telefoon en log in met je eigen gegevens. Je kunt zo eenvoudig aanvragen goedkeuren. 22-1 | 10:18 uur | Update: Leveranciers als ‘natuurlijk persoon’ zichtbaar Status: opgelost Leveranciers die in AFS geregistreerd stonden als 'natuurlijk persoon' (bijv. huisarts, advocaat of zzp-er) waren niet zichtbaar in AFIS. Dit is opgelost en ze zijn nu zichtbaar in AFIS. Dinsdag 21 januari 21-1 | 17.29 uur | Update vertraging betaling inkoopfacturen Status: ter informatie Een update over het betalingsproces van inkoopfacturen is nu te lezen via deze link. Update: Door de jaarafsluiting en de overstap naar AFIS konden facturen die na 5 december zijn binnengekomen tijdelijk niet worden verwerkt.

Alle binnengekomen facturen staan inmiddels in AFIS en we doen er alles aan om deze zo snel mogelijk te verwerken. Helaas loopt de betaling van een deel van deze facturen vertraging op. Betalingsproces inkoopfacturen De facturen worden nu in AFIS gecontroleerd op volledigheid en correctheid. Zodra de factuur is gevalideerd en gecodeerd, is de deze zichtbaar in VIM (Vendor Invoice Management) Analytics. Dan kun je de status van de factuur inzien via de tegel 'VIM Analytics' in AFIS. We hebben hiervoor een werkinstructie gemaakt. Iedereen die toegang heeft tot AFIS, kan VIM Analytics gebruiken. Let op als je de status van facturen opvraagt: teveel in één keer opvragen zorgt voor storing AFIS. Gebruik VIM analytics om individuele facturen of bijvoorbeeld de facturen per afdeling op te vragen. Als je te veel facturen (bijvoorbeeld duizenden) in één keer opvraagt, raakt AFIS overbelast. We werken aan een oplossing hiervoor en vragen je in de tussentijd om niet teveel facturen in één keer op te vragen. Goedkeuringsproces Na de validatie van de factuur wordt gecontroleerd of de prestatie ook daadwerkelijk is geleverd. Ook worden de boekingsgegevens gecontroleerd op juistheid, zoals kostenplaats, grootboekrekening en categoriecodes. Indien er geen inkooporder is wordt de factuur ter goedkeuring naar de budgethouder gestuurd.

Let op: keur facturen zo snel mogelijk goed Het is belangrijk dat directies zorgen voor het zo snel mogelijk goedkeuren van de facturen die beschikbaar komen, zodat we hier geen extra vertraging oplopen. Betaling

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 43 van 52

Na succesvolle validatie en goedkeuring wordt de factuur meegenomen in de eerstvolgende geplande betalingscyclus. Wanneer een factuur volledig is verwerkt en opgenomen in de betalingsrun, wordt deze automatisch naar de bank doorgestuurd en uitgevoerd. Prognose betalen inkoopfacturen We doen er alles aan om de vertragingen in de betalingen te beperken. Desondanks wordt de betaaltermijn van facturen helaas overschreden. Facturen worden behandeld op volgorde van indiening, waardoor de vertraging kan variëren afhankelijk van de datum waarop de factuur is ingediend. We verwachten de volledige achterstand over circa 6 weken te hebben verwerkt. Leveranciers, waarvan de contactgegevens bekend zijn, ontvangen een overzicht van hun openstaande facturen. Directies ontvangen een standaardbericht die ze ook kunnen gebruiken om leveranciers te informeren. Versnelde- en spoedbetaling We begrijpen dat het overschrijden van de betalingstermijn van facturen een vervelende situatie kan veroorzaken. Bij uitzonderlijke gevallen is het mogelijk om een versnelde- of spoedbetaling uit te voeren. Meer hierover lees je op deze pagina. Volg de liveblog Via de AFIS liveblog houden we je op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen over de inkoopfacturen.

21-1 | 14.05 uur | Inzien status inkoopfacturen in AFIS en werkinstructie Status: ter informatie Alle facturen zijn overgezet naar AFIS. De facturen worden nu gecontroleerd op volledigheid en correctheid en zijn daarom nog niet zichtbaar in AFIS. Zodra een factuur is gevalideerd is de deze zichtbaar in VIM (Vendor Invoice Management) Analytics en kun je de status van de factuur inzien. Je kunt dan de status van een factuur bekijken via de tegel 'VIM Analytics' in AFIS. We hebben hiervoor een werkinstructie gemaakt. Iedereen die toegang heeft tot AFIS, kan VIM Analytics gebruiken. 21-1 | 14:36 uur | Storing in AFIS Status: opgelost De storing in AFIS is opgelost. Maandag 20 januari 20-1 | 17:15 uur | Terugblik week 2 met AFIS Status: ter informatie In deze uitgebreidere update praten we je bij over recent AFIS-nieuws en aan welke aandachtspunten we werken. Lees de laatste update over de factuurverwerking, autorisatieverzoeken en meer. Uitgebreide update hier: Sinds 6 januari werken we met AFIS, ons nieuwe financiële en inkoopsysteem. AFIS gaat ons veel brengen. Maar zoals bij elke grote verandering, zijn er de nodige uitdagingen. In dit weekbericht praten we je bij over recent AFIS-nieuws en aan welke aandachtspunten we werken.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 24 februari 2025 Pagina 44 van 52

Huidige status en voortgang AFIS werkt functioneel gezien, maar de datamigratie heeft meer uitval opgeleverd dan verwacht. We begrijpen dat dit je werk kan beïnvloeden en dat dit soms lastig is. We werken hard aan oplossingen en delen de vooruitgang via de liveblog. Enkele recente updates: Facturen en inkooporders Alle facturen staan nu in AFIS. Op 16 januari hebben we een update gegeven. Nieuwe aanvullingen hierop: We streven ernaar de achterstand in factuurbetalingen binnen zes weken in te lopen. Leveranciers worden hierover geïnformeerd. We streven ernaar om de factuurverwerking zoveel mogelijk dit kwartaal weer op orde te hebben. De teams van de administratie zijn versterkt met extra collega's. Nieuwe facturen stromen binnen bij AFIS en hier zien we geen bevindingen. Boekingscombinaties Er zijn meldingen over ontbrekende of onjuiste boekingscombinaties. Deze zijn nodig voor aanvragen van bestellingen. Afgelopen week hebben we 33.000 boekingscombinaties toegevoegd. We verwachten dat we eind deze week alle of bijna alle ontbrekende boekingscombinaties toegevoegd hebben. Bekijk ook de werkinstructies voor boekingscombinaties. Zakenpartners De functie ‘Business Partner beheren’ is nu beschikbaar voor alle collega’s die professioneel aanvrager zijn. Als je professioneel aanvrager bent, vind je deze optie via de startpagina in AFIS.