25-02-10 RIB AFIS Beantwoording raadsvragen nav brief eerste week februari

Raadsinformatiebrief

Aan:

Portefeuillehouder(s): Behandeld door

De leden van de gemeenteraad van Amsterdam 10 februari 2025 Portefeuille(s) Hester van Buren bestuurszaken.inkoop@amsterdam.nl

Onderwerp

Technische vragen AFIS en inkoopfacturatie

Datum Portefeuille(s)

Geachte leden van de gemeenteraad,

De vertraging bij de betaling van de inkoopfacturen heeft mijn volle aandacht. In deze brief beantwoord ik uw vragen en neem ik u mee in de problemen die spelen. Bij de betaling van facturen sprake van een stapeling van problemen. Zoals ik u eerder heb bericht is een crisisteam ingericht onder leiding van de stedelijk directeur Bedrijfsvoering. Hierbij wordt gestuurd op: het inlopen van de achterstanden , het oplossen van issues in de techniek, voortgang van de spoeddesk en voldoende capaciteit. Dit team komt dagelijks bijeen. De stuurgroep vergadert twee keer per week. Ik word meerdere keren per week geïnformeerd. Vrijdag ontvangt u van mij een actualisatie van de stand van zaken. In deze brief beantwoord ik uw vragen en neem ik u mee in de problemen die spelen. Wat is het probleem en in hoeverre is dit probleem nu opgelost? Om te kunnen begrijpen wat de problemen zijn, neem ik u mee in hoe de migratie in zijn werk is gegaan. In september 2024 is de contractmodule in gebruik genomen, zodat alle contracten al in AFIS zouden staan. Dit, met het oog op een soepele start bij de livegang en om het risico van te late betalingen bij nieuwe bestellingen te verminderen. Tot begin december zijn facturen in het oude systeem gezet en zoveel als mogelijk ook afgehandeld. Facturen die nog niet waren afgehandeld (3.400 facturen), zijn overgezet naar AFIS.

Door een technisch probleem konden deze facturen niet worden ingeladen. Hierdoor ontstond de eerste vertraging. Dit probleem is inmiddels opgelost en alle facturen zijn overgezet. Daarna konden pas de facturen worden ingelezen die tussen sluiting oude systeem (begin december) en livegang nieuwe systeem (begin januari) waren binnengekomen. Bij het inlezen van deze 21.000 facturen ontstonden wederom problemen. Ook dit technische probleem is inmiddels verholpen. Daarna kon gestart worden met het verwerken van de facturen, waarbij de facturen voor akkoord worden doorgezet naar de opdrachtgevende directie. In principe zou dit automatisch moeten gebeuren. In de praktijk is het zo dat meer facturen dan verwacht, niet automatisch worden

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 2 van 15

herkend. Dit leidt ertoe dat deze facturen handmatig verwerkt moeten worden, alvorens ze doorgezet kunnen worden naar de opdrachtgevende directie. Hierbij komt dat het handmatig openen en afhandelen van facturen veel bewerkingstijd kost per factuur als gevolg van een technisch probleem. Een verbetering in het functioneren van de software is doorgevoerd op 4 februari. De gemeente hoopt dat dit probleem hiermee is opgelost. Tot slot zijn op rapportage niveau nog verbeteringen nodig om gerichter te kunnen rapporteren en sturen op werkvoorraden. Samenvattend waren er 4 grote technische problemen, waardoor de afhandeling van facturen niet kon opstarten, deze zijn nu opgelost. Dit moet ertoe leiden dat de achterstand nu kan worden ingelopen. Wat nu nog resteert en zorgt voor vertraging is het trainen van het systeem in het automatisch herkennen van facturen en het handmatig omnummeren van gegevens uit het oude systeem van facturen o.b.v. bestellingen in 2024. Inlopen van de vertraging Doordat de grootste technische problemen zijn opgelost en de facturen door directies kunnen worden goedgekeurd, worden er vanaf nu dagelijks meer facturen betaald. Naar aanleiding van de vertraging is sinds de livegang 18 fte extra ingehuurd, start op korte termijn nog 14 fte en is extra capaciteit van andere afdelingen en directies ingezet (t.b.v. afhandeling facturen en de spoeddesk).

Eerder was al rekening gehouden met extra werkzaamheden rondom de livegang van AFIS vanaf 6 januari, hiervoor is in december reeds 10 fte extra ingehuurd. Deze week worden facturen onder een bepaald drempelbedrag versneld betaald. Daarnaast wordt onderzocht of doelgroepgericht facturen versneld kunnen worden opgepakt (bijv. kleine ondernemers). Technische vragen Op donderdag 6 februari stelde uw raad een aantal technische vragen met betrekking tot AFIS en de vertraging met inkoopfacturen. In deze brief beantwoord ik zoveel mogelijk van uw vragen. De vragen zijn gegroepeerd naar onderwerp. Implementatie AFIS CDA-10. Is er een formeel go/no-go-moment geweest voorafgaand aan de livegang van AFIS? Was op dat moment aan alle voorwaarden voldaan?

CDA-11.

Ja, er is een formeel go/no go moment geweest. Hierbij is vastgesteld dat aan de vooraf geformuleerde acceptatiecriteria is voldaan. Gedurende de gehele voorbereidingsperiode afgelopen jaar zijn er 12 mijlpalen gedefinieerd waarbij acceptatiecriteria zijn getoetst die op deze mijlpaal betrekking hadden. Welke rol heeft de Ondernemingsraad gespeeld in dit proces? Heeft de Ondernemingsraad een positief advies uitgebracht?

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

CDA-7.

Datum 10 februari 2025 Pagina 3 van 15

De ondernemingsraad heeft geen rol gespeeld in dit proces. De implementatie is geen onderwerp waar over de Ondernemingsraad advies hoeft uit te brengen Hoe is de projectorganisatie rondom de implementatie van AFIS ingericht? De gemeentesecretaris heeft de directeur Financiën en Inkoop opdracht gegeven voor de inrichting en implementatie van het systeem. Er is tijdens de inrichtingsfase een stuurgroep voor de realisatiefase ingesteld, bestaande uit o.a. de opdrachtgever, de directeur Digitale Voorzieningen en een lid van het managementteam van DMC en de implementatiepartner. Tijdens de implementatiefase van het systeem is de stuurgroep versterkt met een vertegenwoordiging van lijndirecties. De stuurgroep wordt voorgezeten door een externe onafhankelijke voorzitter. De programma-organisatie wordt geleid door een kernteam onder leiding van de programma-manager. In de programma-organisatie was een Quality Assurance manager als lid van het kernteam opgenomen. Er is tevens een klankbordgroep ter advisering van de stuurgroep met vertegenwoordigers uit de clusters. De voortgang van de implementatie is periodiek op de staven van de wethouder besproken. In de huidige situatie vindt twee keer in de week bestuurlijk overleg plaats en worden tussendoor updates verstrekt.

CDA-8.

Daarnaast zijn er quality assurances maatregelen getroffen zoals een review van het functionele ontwerp door Deloitte. Ook was bij de voorbereiding en uitvoering van de datamigratie ACAM betrokken om te beoordelen of voldoende maatregelen waren genomen voor een juiste en volledige migratie van de data, de aanbevelingen van ACAM t.a.v. het plan van aanpak van de migratie en de migratie strategie zijn opgevolgd. Hoe zag het implementatieplan eruit en welke risico’s zijn vooraf geïdentificeerd? Het implementatieplan bestond o.a. uit de volgende onderdelen. 1. Projectplanning 2. Governance: projectstructuur 3. Inrichting van de applicatie 4. Inrichting van de gegevens 5. Realisatie van de koppelingen met taakgerichte applicaties 6. Opleidingsplan 7. Testen 8. Go Live en Nazorg

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

CDA-9.

Datum 10 februari 2025 Pagina 4 van 15

Er is een apart RAIDE1 logboek opgesteld en maandelijks werd er een risico sessie onder leiding van de QA-adviseur gehouden. Voorts is een project controller aangesteld en is tussentijds een toets gedaan op het risico-management van het project door het team risicomanagement van DMC. Aan de stuurgroep is periodiek gerapporteerd over de hoogste risico's en ontwikkelingen op de beheersing ervan. Dit was tevens agendapunt op het overleg van de stuurgroep. Is er een proef gedraaid met het live gaan van AFIS? Er zijn diverse testfases geweest, conform hetgeen gebruikelijk is:  Systeemintegratietest  Functionele testen  Ketentest  Gebruikersacceptatietest  Beheer acceptatietest  Niet-functionele testen Voorts is er na de testfase gebruik gemaakt van een “oefenomgeving” waarop extra scenario’s met eindgebruikers zijn doorlopen

PvdD-1.

Tijdens het implementatietraject hebben er 5 proefmigraties plaatsgevonden. Tevens is ervoor gekozen om de contractmanagement-module van AFIS reeds op 16 september jl. in gebruik te nemen. Dit om alle contracten tijdig in te richten in het nieuwe systeem, zodat vanaf 06-01-2025 het bestel- en inkoopproces op de inkoopcontracten zo soepel mogelijk van start te laten gaan. Ik heb u hierover reeds eerder geïnformeerd. Hiermee was beoogd het risico van te late betalingen op facturen deze nieuwe bestellingen vanaf 06-01-2025 te verminderen. Wat is de reden geweest om geen schaduwboekhouding te draaien met het oude systeem? Is het wel overwogen? Welke argumenten waren hierbij leidend om te besluiten geen dubbele boekhouding te draaien? Het draaien van een schaduwboekhouding is overwogen, maar dit was niet mogelijk, vanwege de integratie van het inkoopsysteem (het inkoop- en bestelproces) met de financiële administratie. Het nieuwe systeem kent ook een andere inrichting van de boekhouding. En uiteraard zou dit ook een dubbele bezetting vereisen bij zowel de financiële administratie als de inkoop- en bestel administratie. De foutgevoeligheid neemt hierdoor toe. Tevens was dit schaduw draaien niet praktisch vorm te geven met de grote gebruikersorganisatie van de gemeente Amsterdam. AFIS kent meer dan 4.000 gebruikers.

Als laatste was het voor de vele gekoppelde systemen (meer dan 100 zogenoemde taakgerichte applicaties) niet mogelijk om gekoppeld te zijn aan meerdere applicaties, waarbij deze ook gebruik maken van dezelfde masterdata.

1

Risks, Assumptions, Issues, Dependencies en Escalaties

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

PvdD-2.

Datum 10 februari 2025 Pagina 5 van 15

Is er overwogen om de binnenkomende facturen eerst uit te betalen aan de leveranciers en deze later ordentelijk te verwerken in AFIS? Als er een overweging is geweest, wat is dan de reden dat hier niet voor is gekozen? Het direct betalen van facturen zonder dat deze zijn vastgelegd in een systeem en een goedkeuring (t.a.v. prestatie en budget) is binnen de gemeente niet toegestaan. Dit om de kans op onjuiste en dubbele betaling te voorkomen Deze week worden facturen onder een bepaald drempelbedrag versneld betaald, deze facturen worden wel vooraf vastgelegd in AFIS, zodat het risico op onjuiste en dubbele betalingen beheersbaar blijft. Daarnaast is er een spoedprocedure. Voorwaarde blijft echter het vier ogenprincipe bij het beoordelen of de prestaties is geleverd en de factuur terecht is. In de spoedprocedure wordt dan na deze goedkeuring de factuur geboekt op de juiste kostenplaats.

VOLT-3.

VVD-1.

VVD-2.

Tegelijk blijft ook onze inzet erop gericht om de facturen zoveel en zo snel mogelijk op de standaard wijze het proces te laten doorlopen, juist ook vanwege het belang van de fiattering en het belang van een juiste en betrouwbare financiële administratie. Zodra de factuur namelijk in het begin aan de juiste kostenplaats is gekoppeld, kan de juiste budgethouder deze fiatteren. Is er overwogen tijdelijk terug te schakelen op het oude systeem tot de problemen zijn opgelost? Dat is niet overwogen en was ook niet meer mogelijk. Zie ook VVD-3. Is er bij de implementatie van dit nieuwe systeem een rollback/fallback procedure ontwikkeld en getest? Kan worden bevestigd dat deze rollback/fallback procedure voldoet aan de hoogste kwaliteitscriteria? Er is een rollback procedure beschikbaar. We hadden in het oude systeem verder kunnen werken en daar het boekjaar 2025 kunnen openen. Een rollback was mogelijk tot 16 december. Daarna was dit niet meer mogelijk omdat de data al gemigreerd was en autorisaties in het oude systeem afgenomen waren om verschillen tussen het oude en het nieuwe systeem te voorkomen.

Is er in het implementatieplan sprake van een gefaseerde invoering, zo ja hoeveel facturen worden wel op ordentelijke wijze uitbetaald binnen de daarvoor geldende betaaltermijnen? Zo nee, waarom is besloten tot een big bang implementatie? Wij hebben het gefaseerd implementeren wel onderzocht, maar is niet mogelijk omdat het systeem uit veel onderling samenhangende modules bestaat. Dit doordat één van de uitgangspunten voor het beheer van het systeem is enkelvoudige data invoer, meervoudig gebruik. Tevens is het niet mogelijk om

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 6 van 15

facturen tegelijk aan 2 systemen aan te bieden. Daarmee bleek gefaseerde implementatie technisch niet mogelijk.

Wel is de contractmanagement-module van AFIS reeds op 16 september jl. in gebruik genomen. Dit om alle contracten tijdig in te richten in het nieuwe systeem, zodat vanaf 06-01-2025 het bestel- en inkoopproces op de inkoopcontracten zo soepel mogelijk van start kon gaan. Ik heb u hierover reeds eerder geïnformeerd. Hiermee was beoogd het risico van te late betalingen op facturen deze nieuwe bestellingen vanaf 06-01-2025 te verminderen. Vanwege de beoogde integratie van het inkoop- en financiële informatiesysteem was een verdere gefaseerde implementatie op de facturenstroom niet mogelijk. VVD-3.

In het bericht op de site van de gemeente Amsterdam staat "Door een technische fout duurde het overzetten van facturen van het oude naar het nieuwe systeem langer dan verwacht en worden veel facturen nog niet automatisch herkend". Waarom zijn deze facturen niet gemigreerd voordat het nieuwe systeem live is gegaan op 1 januari? Waarom is niet besloten om oude facturen met een factuurdatum in het vorige boekjaar nog in 2024 uit te betalen, los van de geldende betaaltermijn? We hebben alle facturen uit 2024 die akkoord waren bevonden voor betaling uiterlijk 16 december uitbetaald. Vanaf 16 december kon er niet meer goedgekeurd worden om tot betaling over te gaan, omdat het systeem op slot is, ter voorbereiding van het overzetten van alle data naar het nieuwe systeem. Jaarlijks is er zo'n freeze periode in verband met de jaarafsluiting. Dus ook dit jaar is het oude systeem gesloten, maar nu ook mede ter voorbereiding op de migratie van de data naar het nieuwe systeem. Dit betekent dat tussen 16 december en 6 januari geen betalingen worden verricht met uitzondering van spoedbetalingen. Leveranciers waarvan een emailadres bekend was zijn hiervan eind vorig jaar op de hoogte gesteld. M.b.t.

de technische issues:  Bij de migratie van de 3.400 facturen van het oude naar het nieuwe systeem constateerden wij van 6 op 7 januari technische issues, waardoor een correctie op de migratie noodzakelijk was en aanvullend handmatige tussenkomst noodzakelijk bleek.  Aansluitend bleek dat bij het binnen halen van de facturen die tussen 16 december en 6 januari waren vastgehouden er inleesproblemen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

VVD-4.

Datum 10 februari 2025 Pagina 7 van 15

ontstonden. Nadat de inleesproblemen waren opgelost, moesten deze facturen eveneens handmatig in de workflow worden gezet. Zijn er naast problemen rondom de uitbetaling van facturen nog andere significante problemen geconstateerd? Bij de Go Live is besloten om 1 module (SAC) later live te laten gaan, vanwege een technisch probleem. De module is 2 weken later alsnog live gegaan. Deze module ondersteunt o.a. het proces van het opstellen van de Voorjaarsnota. Dit heeft geen gevolgen het proces van opstellen van de Voorjaarsnota. Daarnaast zijn er ook nog kleine issues, die er altijd zijn bij een dergelijke implementatie, deze worden dagelijks gemonitord en adequaat opgepakt door de implementatiepartner. Het systeem is daarnaast voor veel gebruikers nog nieuw, hiervoor is een uitgebreid nazorgplan in uitvoering en worden waar nodig aanvullende (maatwerk) opleidingen aangeboden.

Aanloop en oorzaak CDA- Waar bestaat het technische probleem concreet uit? 14. Zie inleiding. CDA- Wanneer werd het probleem voor het eerst gesignaleerd? Was dit al in december? 18. Het probleem werd voor het eerst gesignaleerd op 6 januari nadat de facturen uit het oude systeem waren gemigreerd naar het nieuwe systeem. Zie VVD-3. CDA- Waarom is de Raad pas na een maand geïnformeerd? 19. In de commissie FKD op 23 januari heb ik u verteld over de livegang van AFIS en gemeld dat er bij de betaling van facturatie een achterstand was ontstaan die naar verwachting binnen zes weken opgelost zou zijn. Door de opeenstapeling van issues bleek pas eind januari wat het daadwerkelijke omvang van het probleem is.

Inzicht in oplossing CDA- Welke stappen zijn tot nu toe gezet om dit probleem op te lossen? 15. Het college zet in op vier sporen: 1. Het oplossen van technische problemen 2. Inzetten van extra capaciteit

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 8 van 15

3. Sturen op oplossingen en voortgang Met ingang van 4 februari is een crisisorganisatie ingesteld. O.l.v. een stuurgroep wordt strak gestuurd op het inlopen van de achterstanden en het oplossen van issues in de techniek. 4. Oppakken van urgente betalingen De gemeente heeft altijd een proces gehad voor spoedbetalingen. Dit proces hebben we nu uitgebreid in een spoeddesk i.v.m. de hogere aantallen. De Spoeddesk is er voor het afhandelen urgente betalingsvraagstukken en zij zorgen voor versnelde en spoedbetalingen. De spoeddesk is sinds maandag 3 februari volledig versterkt. Op dit moment is de bezetting in balans met het aantal binnenkomende verzoeken, indien nodig kan worden opgeschaald. Het college onderzoekt of en hoe we verder doelgroepgericht (bijv. kleine ondernemers) versneld kunnen oppakken. Daarnaast onderzoekt het college van leveranciers met grote aantallen facturen versneld kunnen betalen. Dit betreft veelal facturen van raamcontracten op het terrein van geschenken, printopdrachten en energie. CDA- Welke stappen moeten er nog gezet worden om het probleem op te lossen? 16. De technische issues zijn opgelost, of er zijn workarounds voor ingericht. Daarnaast is de capaciteit fors opgeschroefd. De crediteurenadministratie kan nu alle facturen af gaan handelen en budgethouders en prestatieverklaarders kunnen facturen gaan goedkeuren.

Om de doorlooptijd hierbij zo kort mogelijk te houden, krijgen budgethouders en prestatieverklaarders hierin ondersteuning. CDA- Wanneer verwacht het college op basis van de nog te zetten stappen dat het probleem 17. opgelost is? Wij verwachten met de getroffen maatregelen (opschaling in fte en wegnemen technische issues) dat de achterstanden zo spoedig mogelijk worden ingelopen. Dit is gebaseerd op ervaringscijfers uit het verleden, plus de eerste ervaringen met het nieuwe systeem. Hierbij is rekening gehouden met kleine aanvullende technische issues, niet met grote extra technische issues. Daarna gaan wij er vanuit dat de factuurafhandeling voor alle facturen weer via de normale betaaltermijn gaat verlopen. CDA- Beperkt de achterstand zich tot een geïsoleerde groep facturen of lopen ook nieuw 6. ingediende facturen vertraging op? Beide, maar er is een verschil tussen facturen die gebaseerd zijn op inkooporders uit het nieuwe systeem, en facturen die zijn gebaseerd op gegevens uit het oude systeem.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 9 van 15

Facturen gebaseerd op een inkooporder die is aangemaakt in het nieuwe systeem worden sneller door het systeem afgehandeld, waardoor minder handmatige tussenkomst noodzakelijk is. DENK Wat is de verwachte termijn waarop de gemeente alle achterstanden heeft ingelopen en -11. betalingen weer tijdig verlopen? Zie CDA 17. Feiten en cijfers CDA- Wat is het totale openstaande bedrag aan facturen? 1. Het totaal openstaande bedrag per 6 februari is € 450 miljoen. Hiervan is ongeveer € 200 miljoen te laat betaald. Om dit in context te plaatsen. Jaarlijks wordt er door de gemeente Amsterdam ongeveer € 3 miljard aan facturen betaald. CDA- Wat zijn de kosten van de huidige spoedoperatie om de achterstand weg te werken en welk 12. bedrag was hiervoor oorspronkelijk begroot? De huidige spoedoperatie kost ong. € 700.000, dit betreft de kosten voor de inhuur van extra capaciteit. CDA- Wij ontvangen signalen dat ambtenaren geen overzicht meer hebben in hun eigen facturen. 13. Kan het College hierop reflecteren en toelichten wat er precies aan de hand is? De crediteurenadministratie heeft alle facturen in beeld. Alle facturen staan momenteel in het nieuwe systeem, facturen moeten na binnenkomst eerst worden voorzien van de juiste route (waarmee inzichtelijk is voor welke directie/budgethouder een factuur bestemd is).

Budgethouders en hun ondersteuning, zien deze facturen inderdaad pas als deze ook weer op hun route zijn geplaatst. Vanaf 10 februari zullen overzichten met openstaande – goed te keuren - facturen per directie worden gedeeld. CDA- Kunt u een overzicht geven van de verdeling van de factuurbedragen (bijvoorbeeld in de vorm 2. van een boxplot)? Te laat betaalde facturen: Categorie 0 - 100 100 - 250 250 - 1000 1000 - 5000 5000 - 10000 10000 - 50000 50000 - 100000 100000 - 1000000 > 1000000 Eindtotaal

Aantal facturen

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Bedrag 8546 3143 5122 5023 1746 2379 352 282 15 26608

275.546,85 517.579,42 2.775.993,35 11.740.484,58 12.494.858,04 47.617.849,30 24.815.858,85 73.011.613,32 26.262.055,94 199.511.839,65

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 10 van 15

Niet te laat betaalde facturen: Categorie Aantal facturen Bedrag 0 - 100 5556 236.523,67 100 - 250 2928 486.306,26 250 - 1000 5387 3.038.907,63 1000 - 5000 4814 11.635.008,71 5000 - 10000 1902 13.568.404,84 10000 - 50000 2589 49.002.640,13 50000 - 100000 282 19.910.953,81 100000 - 1000000 293 79.294.632,28 > 1000000 26 76.579.170,07 Eindtotaal 23777 253.752.547,40 CDA- Hoeveel klachten heeft de gemeente tot nu toe ontvangen over de betalingsachterstanden? 20. Er zijn 20 klachten binnengekomen via de gemeentelijke klachten website. Of en in welke mate klachten rechtstreeks bij lijndirecties zijn binnengekomen, wordt nog in kaart gebracht. CDA- De CDA-fractie vermoedt dat de betalingsachterstand in de miljoenen euro’s loopt, wat de 23. gemeente een rentevoordeel zou kunnen opleveren. Kan het College inzicht geven in de omvang van dit rentevoordeel? De achterstand is momenteel ong. € 200 miljoen. Met de huidige rente van 3%, betekent dit € 0,5 miljoen minder rentelasten per maand voor de gemeente. CDA- Zijn alle leveranciers en opdrachtnemers die door deze achterstanden geraakt worden 5. inmiddels volledig in beeld? De facturen die zijn binnenkomen in het oude systeem, zijn overgezet naar AFIS. Nieuwe facturen komen direct in AFIS binnen. Hiermee hebben wij een volledig beeld van alle openstaande facturen per leverancier/opdrachtnemer.

DENK Klopt het dat de betalingsachterstand niet alleen richting bedrijven is, maar ook richting de -1. gewone Amsterdammer? Alle uitkeringen, subsidies etc. verlopen niet via AFIS, maar worden direct vanuit de zaaksystemen betaald. AFIS wordt primair ingezet om facturen van bedrijven te betalen. Daarnaast worden er via AFIS betaalopdrachten uitbetaald een gedeelte hiervan is aan burgers van Amsterdam (ong. 3.000 per jaar). Het betreft betalingen die dus niet via de uitkerings- en subsidiesystemen verlopen. Dit zijn bijv. vrijwilligersvergoedingen en terugbetalingen aan burgers (bijv. onterecht betaalde kosten voor verwijderde fietsen). DENK In hoeverre spelen problemen met het financiële systeem (zoals AFIS) een rol in achterstanden -10. bij betalingen aan gewone burgers? Zie hierboven in antwoord op de eerste vraag van DENK. DENK Zo ja, om wat voor betalingen gaat het? -2.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 11 van 15

Zie hierboven in antwoord op de eerste vraag van DENK. DENK Wat is het totale bedrag aan openstaande betalingen richting burgers en hoeveel mensen zijn -3. hierdoor geraakt? Deze informatie is op dit moment niet uit het systeem te halen, het systeem maakt geen onderscheid tussen betalingen aan burgers en niet burgers. DENK Hoeveel burgers wachten op een betaling en wat is de gemiddelde en mediaan wachttijd per -4. categorie (gerechtelijke uitspraken, dwangsommen, toeslagen, schadevergoedingen, etc.)? Zie hierboven in antwoord op de eerste vraag van DENK. DENK In hoeveel gevallen heeft de gemeente een betalingsverplichting ondanks een gerechtelijke -5. uitspraak of opgelegde dwangsom niet op tijd voldaan? Voor zover bekend, zijn betalingsverplichtingen op grond van een gerechtelijke uitspraak of opgelegde dwangsommen tijdig voldaan. Deze verlopen via de spoedprocedure. DENK Wat zijn de totale extra kosten die deze achterstanden met zich meebrengen, zoals wettelijke -6. rente, incassokosten, juridische kosten en mogelijke schadevergoedingen? Hier kunnen wij nog geen antwoord op geven. Dienstverlening CDA-21.

Wij horen dat ondernemers een nietszeggend antwoord ontvangen en dat de gemeente slecht bereikbaar is. Hoe wordt de bereikbaarheid voor gedupeerde partijen momenteel geborgd? Indieners van facturen kunnen contact opnemen met ons callcenter en/of hun contactpersoon of opdrachtgever binnen de gemeente. Of bellen met de afdeling financiën via 020 255 2912. Daarnaast kunnen ze de afdeling financiën mailen. Gegeven de situatie zijn de standaard automatische antwoorden aangepast, zodat ondernemers duidelijk krijgen hoe contact kan worden opgenomen voor een verzoek om een spoedbetaling. Vragen van leveranciers met betrekking tot hun factuur worden doorgezet naar de spoeddesk. Deze vragen komen binnen via verschillende kanalen. Het crisisteam houdt toezicht op de doorlooptijden van binnengekomen vragen en of via alle kanalen de dienstverlening op orde is. Wij hebben de leveranciers die onderdeel uit maken van de achterstallige facturen per e-mail, dan wel per brief, op de hoogte gesteld. Hierin is ook uitgelegd hoe contact kan worden opgenomen bij vragen. Om alle communicatie acties goed te laten verlopen is een crisisteam communicatie ingesteld.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

CDA-22.

Datum 10 februari 2025 Pagina 12 van 15

Heeft de gemeente alle gedupeerden op de hoogte gesteld van de spoedprocedure? We hebben de leveranciers met te laat betaalde facturen benaderd via een e-mail of een brief. Daarnaast staat informatie op Amsterdam.nl, alsmede de nieuwsbrief Amsterdam.nl en is dit in de automatische antwoorden op e-mailboxen toegevoegd. Wij zullen ook leveranciers periodiek aanvullend gaan benaderen als de betalingstermijn van hun facturen zijn overschreden.

CDA-3.

Zijn alle openstaande vorderingen, incassoprocedures, reguliere (automatische) facturaties en (automatische) incasso’s die op deze partijen lopen stopgezet? Nee, de gemeente zet niet zelf automatische incasso’s stop om te verrekenen met bedragen die de gemeente nog moet voldoen. Het is namelijk niet altijd toegestaan om te verrekenen. Indien een schuldeiser in de problemen raakt door het uitblijven van betaling door de gemeente, kan te allen tijde een verzoek worden gedaan aan de gemeente om een spoedbetaling te verrichten. Eventueel kan onder voorwaarden betaling aan de gemeente door de schuldeiser worden opgeschort.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 13 van 15

Spoedregeling CDA-4. Hoeveel partijen hebben inmiddels gebruikgemaakt van de spoedregeling? Vanaf 1 januari hebben we 306 spoedbetalingen gedaan. Gemiddeld doet de Gemeente Amsterdam 8 spoedbetalingen per week (2024). De Spoeddesk is ingegaan vanaf maandag 27 januari. Vanaf dat moment hebben er 242 spoedbetalingen plaatsgevonden. Deze betalingen hebben plaatsgevonden aan 85 partijen. 20 partijen hebben meerdere betalingen ontvangen. DENK- Hoeveel burgers hebben zich tot nu toe gemeld voor de spoedprocedure en hoe vaak is deze 7. toegekend? Vanaf 27 januari heeft de gemeente 7 spoedbetalingen aan burgers gedaan. DENK- Is de spoedprocedure voldoende toegankelijk en worden alle potentiële gedupeerden hier 8. actief over geïnformeerd? De gemeente heeft leveranciers met te laat betaalde facturen benaderd via een e-mail of een brief. Daarnaast staat informatie op Amsterdam.nl, alsmede de nieuwsbrief Amsterdam.nl en is dit in de automatische antwoorden op e-mailboxen toegevoegd DENK- Wordt er maatwerk geboden aan mensen die buiten de spoedprocedure vallen maar wel 9. ernstige gevolgen ondervinden van de vertraging? De gemeente biedt maatwerk in de toepassing van de criteria: als er sprake is van ernstige gevolgen, komt men in aanmerking voor spoedbetaling. PvdD- Functioneert de spoedregeling voldoende naar oordeel van de wethouder? Zo nee; wat zijn 3.

precies de problemen en hoe, en op welke termijn worden deze opgelost? Binnen welke termijn na een spoedmelding wordt er gemiddeld alsnog tot betaling van een factuur overgegaan? Ja, de spoeddesk heeft op dit moment voldoende capaciteit. Aanvragen worden gemiddeld binnen 1 werkdag afgehandeld. We monitoren de instroom en afhandeling op dagbasis om te beoordelen of de capaciteit nog voldoende is. Zie ook het antwoord op de 15e vraag van het CDA.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 14 van 15

Overig VOLT- Wat zijn de contractuele verplichtingen en mogelijke boetes voor de gemeente bij te late 1. betalingen? Wettelijke (handels)rente is verschuldigd indien een schuldenaar niet of niet tijdig aan zijn of haar financiële verplichtingen voldoet. De rente dient als vergoeding voor de schade die de schuldeiser lijdt door de te late betaling. De gemeente hanteert in haar Algemene Inkoopvoorwaarden een standaard betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur of zoveel korter als tussen partijen is overeengekomen. Handelstransacties Indien een factuur niet binnen deze termijn is betaald, is de klant (in dit geval de gemeente) automatisch in verzuim en mag de schuldeiser (in dit geval de leverancier) de wettelijke handelsrente in rekening brengen, zonder dat de klant eerst in gebreke moet worden gesteld. De wettelijke handelsrente bedraagt thans 11,15% per jaar. Naast de wettelijke handelsrente mag een leverancier direct na het verstrijken van de betalingstermijn incassokosten in rekening brengen. De incassokosten zijn vastgelegd in de Wet Incassokosten en worden via een staffel berekend. Transacties met een particulier Bij transacties met een particulier geldt dat de klant (in dit geval de gemeente) eerst in gebreke moet worden gesteld. Indien betaling dan alsnog uitblijft, is de gewone wettelijke rente van toepassing. Deze bedraagt 6% per jaar.

Daarnaast mogen dan ook incassokosten in rekening worden gebracht. VOLT- Worden mensen financieel gecompenseerd (bovenop louter de terugbetaling) wanneer zij 2. door de betalingsachterstand van de gemeente zelf in betalingsproblemen zijn gekomen en hierdoor mogelijk kosten hebben gemaakt? Zoals hiervoor is aangegeven, kan een partij aanspraak maken op wettelijke (handels)rente en incassokosten bij te late betaling van een factuur. Deze posten gelden als vergoeding voor de schade die de schuldeiser lijdt door de vertraagde betaling. VVD-5. In het overzicht ‘Gegunde tenders Externe inzet Gemeente Amsterdam 2024’ staat bij gunning #634 (nummer 110745) ‘Financiën en Inkoop – Senior testcoördinator implementatie AFIS’, d.d. 01 november 2024. Een maand later heeft Financiën en Inkoop ‘4fte Contractbeheerders’ (gunningen #668 en #669, met nummer 114329, d.d. 4 december 2024),’ Solution architect VMS externe inzet’ (#676, nummer 117021, d.d. 4 december 2024) en ‘Inkoopadviseur Tijdelijke Externe Inhuur’ (#694, 120439, d.d. 3 december 2023) extern ingehuurd. Hebben deze gegunde tenders een relatie met elkaar? Zo ja, kan deze uiteengezet worden? De senior test coördinator implementatie AFIS is direct gerelateerd aan het AFIS programma. De solution architect VMS heeft geen raakvlak met het programma AFIS.

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl

Gemeente Amsterdam, raadsinformatiebrief

Datum 10 februari 2025 Pagina 15 van 15

De inhuur van een “Inkoopadviseur Tijdelijke Externe Inhuur” en 4 fte contractbeheerder betreft reguliere inzet / extra inzet als gevolg van de migratie van de inkoopcontracten. Tenslotte benadruk ik dat ik de ontstane situatie zeer betreur en de gemeente er alles aan doet om het zo snel mogelijk op te lossen. Zodra de achterstanden zijn weggewerkt zal de livegang van AFIS en daarmee ook de issues die de vertragingen hebben veroorzaakt uitvoerig geëvalueerd worden. Om u op de hoogte te houden van de voortgang, stuur ik u vrijdag een nieuwe brief. Met vriendelijke groet, Namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

Hester van Buren Wethouder Financiën

Een routebeschrijving vindt u op amsterdam.nl