240126 Voortgangsrapportage RGP Transitieplan Werven 22 en 23

Voortgangsrapportage 2022 en 2023 Regeling Grote Projecten Programma Transitie Werven en Overslagpunten

Periode: Peildatum: Status:

Januari 2022 - december 2023 december 2023 concept

Inhoudsopgave

1. Overzicht Transitieplan Werven en Overslagpunten

3

2. Projectenoverzicht

4

3. Voortgang uitvoering

5

4. Stand van zaken

6

o o o o

Wijzigingen scope en budget Wijzigingen planning en schuifplan Wijzigingen projectbeheersing en sturing Afstemming met Transitieplan gemeentelijk wagenpark

5. Geactualiseerd schuifplan o o

2024 en 2025 2026 Q1-Q2 en 2026 Q3-Q4

6. Financiën o o o o o o

8

10

Actualisatie budget en exploitatie Wijzigingen transitieplan Wijzigingen exploitatie Realisatie uitvoeringskosten Hoofdlijnen realisatie Investeringsbudget

7. Risico Top 5

13

8. Communicatie

14

1.

Overzicht Transitieplan Werven en Overslagpunten (2020)

Wat gaan we doen?

Wat gaan we realiseren?

THOR, Afval & Grondstoffen en Stadswerken gaan gezamenlijk van 37 naar 23 werven en overslagpunten. Er worden nieuwe werven en overslagpunten gerealiseerd, er worden werven verbouwd, en een aantal werven wordt gesloten. Sommige locaties komen vrij voor gebiedsontwikkeling.

 In totaal wordt op 13 uitvoeringslocaties verbouwd of nieuw gebouwd: o Op 5 locaties nieuwbouw:     

Waarom?

o Betere werkomstandigheden o Efficiënter werken o Kostenbesparing o Ontwikkelruimte voor de stad creëren o Duurzamer

o Op 8 locaties verbouwing        

Resultaat?

o Goede huisvesting voor de medewerkers in de uitvoering van het cluster Stadsbeheer o Gelijkblijvende kosten in de exploitatie o Vijf vrijgespeelde ontwikkellocaties voor woningbouw

Jacob Bontiusplaats Luchtvaartstraat Meteorenweg Nieuw Zeelandweg Rozenburglaan Schepenbergweg Stadhuis (souterrain, gereed) Van Heenvlietlaan (gereed)



Er worden 15 uitvoeringslocaties afgestoten.



Er worden 4 overslagpunten gerealiseerd voor (bulk)afval en voor materieel.



In het zuidwestelijk deel van de stad en op IJburg dienen hiervoor nog locaties gevonden te worden.



Er vinden +/- 25 verhuisbewegingen plaats tussen de locaties.

Wanneer?

o Vaststelling plan: 2020, herijkt in 2021, herzien in 2023 o Startuitvoering eerste locatie(s): 2021 o Start uitvoering laatste locatie(s): 2026 o Oplevering laatste locatie: 2027

Den Brielstraat IJburg Meerkerkdreef Toetsenbordweg Volendammerweg

Financiële voortgang 2. Projectenoverzicht Projectlocatie

1 juli 2021

Korte beschrijving

Q2 2021 (was) Gereed

(wordt) Gereed

Programma van Eisen

Fase

Bornhout

Verbouwing bestaand gebouw (THOR fietsteam)

nvt

Den Brielstraat

Sloop/nieuwbouw werf (Stadswerken, THOR)

2025

2024/ 2025 2026

IJburg

Nieuwbouw werf op Strandeiland (Stadswerken, THOR)

2025

2026

Schets Ontwerp

Jacob Bontiusplaats

Gefaseerde verbouwing bestaande werf (Stadswerken, THOR. A&G vertrekt op deze locatie.)

2023

2024

Luchtvaartstraat

Verbouwing bestaande werf (A&G, Stadswerken, THOR)

Meerkerkdreef

Zou tijdelijk als overslagpunt dienen en daarna worden afgestoten t.b.v. gebiedsontwikkeling. In het aangepaste plan wordt het terrein uitgebreid en komen er een werf en een overslaglocatie.

Contractering t.b.v. uitvoering Scope en planning nog te bepalen Programma van Eisen

Meteorenweg

Verbouwing voor Stadswerken, met Papaverweg als tijdelijke locatie tijdens verbouwing.

Nieuw Zeelandweg

Verbouwing bestaande werf

Rozenburglaan

Verbouwing bestaande werf

Schepenbergweg

Verbouwing bestaande werf

2027 2023

Projectenoverzicht

2024

Voorlopig Ontwerp

Contractering t.b.v. uitvoering Scope en planning nog te bepalen

2023

2025

Scope en planning nog te bepalen Programma van Eisen

2022

2023

Opgeleverd

2025

2027

Programma van Eisen

2022

2022

Opgeleverd

2024

2026

Aanbesteding gestart

4

Stadhuis (souterrain) Verbouwing van een deel van het souterrain t.b.v. gebiedsteam THOR Toetsenbordweg

Oorspronkelijk zou hier een overslagpunt komen. Nu komt er ook een werf. Het bestaande tijdelijke afvalpunt (buiten TWO) zal ook worden meegenomen in het ontwerp (binnen TWO).

Van Heenvlietlaan

Deze verbouwing is in 2023 opgeleverd.

Volendammerweg

Sloop en nieuwbouw (Stadswerken en THOR)

Overslagpunt IJdijk

Nog geen definitieve locatie gevonden.

Locatiestudie

Overslagpunt Zuidwest

Nog geen definitieve locatie gevonden.

Locatiestudie

3.

Voortgang uitvoering projecten

Mijlpalen afgelopen periode

o De verbouwing van de Van Heenvlietlaan is afgerond. o De verbouwing van het Stadhuis (souterrain) is opgeleverd. o Voor de locaties Jacob Bontiuspaats en Meteorenweg zijn technische ontwerpen opgesteld en wordt de contractering van de uitvoering voorbereid. o Voor de locatie Volendammerweg is gestart met de Europese aanbestedingsprocedure. Vooruitblik komende periode

o Voor de locatie Volendammerweg zal worden gestart met de uitvoering. o De opdrachtverlening zal plaatsvinden voor de verbouwingen van de Meteorenweg en Jacob Bontiusplaats. o Voor 2 grote nieuwbouw locaties (Meerkerkdreef en Toetsenbordweg) zal de start van het ontwerp in Q2 2024 plaatsvinden. Nadere toelichting op het projectenoverzicht

o Locaties die niet meer worden verbouwd in het aangepaste plan zijn niet meer genoemd (o.a. Anton de Komplein). o Op de locaties Den Brielstraat, Volendammerweg, Jacob Bontiusplaats en Meteorenweg hebben onder meer capaciteitsgebrek bij de inkoopafdeling en wijzigingen in scope voor vertraging gezorgd waardoor de opleverdata zijn verschoven. Bij de Volendammerweg en Jacob Bontiusplaats leidt dat tot een verschuiving in het jaar van opleveren. o De planaanpassingen ten opzichte van het plan uit 2020 hebben tot nieuwe planningen geleid voor de Toetsenbordweg, Meerkerkdreef en Schepenbergweg. o Van enkele kleinere locaties worden scope en planning nog opgesteld. o De vertragingen hebben tot gevolg dat op verschillende af te stoten locaties de gebruikers pas later kunnen worden uitgeplaatst en de kosten stijgen. Het schuifplan en financiële overzicht wordt hierop continu aangepast. Daarbij komen ook eventuele consequenties voor de gebiedsontwikkeling in beeld.

Financiële voortgang

4.

Algemene stand van zaken

1 juli 2021

Q2 2021

Wijzigingen scope en budget Het Transitieplan is als gevolg van diverse ontwikkelingen in de afgelopen jaren aangepast. Aanpassingen in de scope als gevolg van ontwikkelingen in de bedrijfsvoering werden in de vorige rapportage als risico benoemd. Ter beheersing van dat risico werd aangegeven dat er planaanpassingen nodig zouden kunnen zijn. Omdat deze risico's zich in deze rapportageperiode hebben voorgedaan is het Transitieplan aangepast. De wijzigingen in aantallen voertuigen op de werven en gevolgen voor de in het Transitieplan (nieuw) betrokken locaties zijn in kaart gebracht. De financiën, de planning en organisatie zijn aangepast en voor het aangepaste plan is 16 miljoen euro aanvullend budget toegekend in het investeringsportfolio bij de Voorjaarsnota 2023. Deze rapportage bevat een overzicht van de gerealiseerde uitvoeringskosten en een geactualiseerde budgetopstelling. De belangrijkste scopewijziging betreft de aanpassingen in de bedrijfsvoering van de directie Afval & Grondstoffen (A&G). Deze aanpassingen hebben ertoe geleid dat A&G in de toekomst 5 locaties zal gaan gebruiken waar dat er in het oorspronkelijke Transitieplan 2 waren.

In plaats van de 2 locaties Schepenbergweg en Bornhout, zal A&G gebruik gaan maken van: • Schepenbergweg • Toetsenbordweg • Meerkerkdreef • Nieuw-Zeelandweg • Luchtvaartstraat Wijzigingen plannen en schuifplan Bornhout Het afstoten van een groot deel van de locatie Bornhout leidt tot een forse verschuiving in de verhuisbewegingen. Omdat Bornhout als eerste opgeleverd zou worden, vormde deze grote locatie het startpunt van veel verhuisbewegingen. Er komt in het aangepaste plan een werf op de Toetsenbordweg. Deze locatie wordt echter pas opgeleverd in 2027. Daardoor kunnen de vrachtauto’s die nu op de Jacob Bontiusplaats staan daar nog niet heen op het moment dat zij daar plaats moeten maken voor Stadswerken en THOR. Hierdoor ontstaat er ook vertraging op de tijdelijke locatie Papaverweg. Eind 2023 is een oplossingsrichting onderzocht waarin Bornhout tijdelijk wordt ingezet voor de voertuigen die nu op de Jacob Bontiusplaats staan. Het gebouw op de Jacob Bontiusplaats is na de verbouwing gereed voor Stadswerken en THOR, en een deel van de ruimte die nu voor de voertuigen wordt gebruikt is nodig voor de gebiedsontwikkeling. Bovendien zijn er toezeggingen gedaan over het verdwijnen van de verkeersoverlast van het werfverkeer. De kosten voor het tijdelijk inzetten van Bornhout zijn nog niet gedekt en er is nog geen definitief besluit genomen over deze oplossing.

Toetsenbordweg De omvang van de opgave op de Toetsenbordweg is nog in uitwerking. Het terrein is krap ten opzichte van alle wensen en het taakstellend budget voorziet niet in extra maatregelen om dit bouwkundig op te lossen (parkeergarage e.d.). Daarbij is ook de financiële dekking voor het gewenste definitieve afvalpunt nog niet zeker. Mogelijk leidt dit tot het enkel verplaatsen van het tijdelijke afvalpunt dan wel tot een kleiner definitief afvalpunt. Een eventuele bestemmingsplanwijziging zal de planning circa 9 maanden opschuiven. Er wordt gewerkt aan oplossingen binnen het huidige Bestemmingsplan.

Financiële voortgang

1 juli 2021

Q2 2021

Den Brielstraat Op de locatie Den Brielstraat zijn maatregelen genomen, omdat het te realiseren programma niet binnen budget past en te groot was voor de kavel. Zo zijn er 2 extra kavels aan het project toegevoegd en gaan er een aantal organisatie onderdelen niet naar de Den Brielstraat: • De buitendienst van team “infra” verhuist niet naar de Den Brielstraat, maar verhuist naar de Fogostraat. • Een deel van team “schoon” verhuist niet naar de Den Brielstraat, maar blijft op de Luchtvaartstraat. • THOR fietsknipteam verhuist niet naar de Den Brielstraat, maar naar Bornhout. Dit heeft gezorgd voor financiële en ruimtelijke besparingen. Overslagpunten Overslagpunten: Er dienen 4 overslagpunten voor Afval & Grondstoffen te worden gerealiseerd. Op de Toetsenbordweg en de Meerkerkdreef liggen de locaties daarvoor vast. Voor twee nieuw te realiseren overslagpunten is op dit moment nog geen definitieve locatie beschikbaar, maar wordt het resultaat van locatieonderzoeken in januari 2024 verwacht. Wijzigingen projectbeheersing en besturing Het Transitieplan Werven bestrijkt diverse bestuurlijke portefeuilles. Bij aanvang van het programma was de bestuurlijke aansturing belegd bij de wethouder Bouwen (Ivens). Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is begin 2023 afgesproken het Transitieplan te beleggen bij de portefeuille Afval (Pels).

Daarom zijn de rapportages over 2022 en 2023 gecombineerd. Vanwege de uitbreiding van het aantal locaties en de wens om verdere vertraging 7 te voorkomen zijn er meer bouwmanagers aangetrokken voor de aansturing van de ontwikkelingen op de locaties. Belangrijke posities in de aansturing en uitvoering van het programma worden of zijn opnieuw ingevuld, waaronder het voorzitterschap van de stuurgroep en het programmamanagement. Afstemming met Transitieplan gemeentelijk wagenpark Parallel aan het Transitieplan Werven loopt ook het Transitieplan om het gehele gemeentelijke wagenpark te verduurzamen. Deze programma’s hebben raakvlakken op diverse locaties. Het wijzigen en verplaatsen van werflocaties en het aanpassen van uitgangspunten in de bedrijfsvoering heeft consequenties voor de uitrol van het elektrische wagenpark en ook voor de laadvoorzieningen en de laadinfrastructuur die op de werflocaties uiteindelijk nodig zijn. Het Transitieplan Werven, maar ook de processen met betrekking tot de elektrificering van het wagenpark (keuzes t.a.v. de vervanging van het wagenpark en de inkoop en realisatie van laadinfrastructuur) hebben allemaal hun eigen dynamiek. Waar in het ene proces op een bepaald moment harde duidelijkheid gewenst is, kan het in het andere proces aantrekkelijker zijn om ontwikkelingen nog even af te wachten.

Uiteindelijk hebben alle processen het behoud en de verbetering van de serviceverlening als doel en/of randvoorwaarde. Om de dilemma’s goed in beeld te krijgen en op het juiste moment bestuurlijke afwegingen te kunnen maken worden de verschillende processen geïnventariseerd en op elkaar afgestemd. Op deze manier wordt daar waar dat mogelijk en efficiënt is, de ambitie ten aanzien van de verduurzaming van het wagenpark gecombineerd met de uitvoering van het TWO dan wel worden de voorzieningen na het TWO gerealiseerd.

5.

Geactualiseerd schuifplan 2023 en 2024

2025

Het schuifplan geeft een geografisch beeld van de verhuisbewegingen en biedt inzicht in de afhankelijkheden van de aanpak van de diverse projectlocaties. Een voorbeeld: Het schuifplan laat zien dat de keus om Bornhout af te stoten, terwijl deze werf in het oorspronkelijk plan als eerste opgeleverd zou worden, tot veel extra verhuisbewegingen leidt. Er komt in het aangepaste plan een werf op de Toetsenbordweg die er oorspronkelijk niet zou komen. Deze wordt echter pas in 2027 opgeleverd. Afval & Grondstoffen moet echter op de Jacob Bontiusplaats al eerder plaatsmaken. Daarom wordt Bornhout toch nog tijdelijk ingezet. Het schuifplan is een dynamisch werkplan waarin regelmatig aanpassingen plaatsvinden op basis van actuele ontwikkelingen.

Met behulp van het schuifplan wordt afstemming gezocht met andere belangrijke projecten die het Transitieplan Werven raken, zoals bijvoorbeeld het Transitieplan voor de verduurzaming van het gemeentelijke wagenpark. Het schuifplan maakt inzichtelijk dat de impact van processen zoals de vervanging en de inkoop van voertuigen en de keuzes voor laadsystemen vaak invloed heeft op meer locaties dan alleen de locaties waar de betreffende plannen voor gemaakt worden. Ook keuzes in de bedrijfsvoering hebben invloed op het ruimtebeslag: als de elektrische voertuigen in twee shifts rijden in plaats van één, dan zijn er weliswaar minder voertuigen nodig, maar dan is er meer ruimte en meer laadvermogen nodig om de voertuigen allemaal tegelijk en snel te kunnen laten laden. Voor de voertuigen die daardoor niet meer passenmoet elders een oplossing worden gevonden. Het ontwerpen van nieuwe locaties is vaak van dergelijke keuzes afhankelijk. En vertraging daardoor op een locaties leidt ook tot vertraging elders.

6.

Financiële voortgang

Actualisatie budget (prijspeil einde werk)

Actualisatie exploitatie

Budget 2.0 Raadsbesluit 2020 Begroting 2023 Budget indexering 20212022 Begroting 2024 budget scopewijzigingen Investeringsruimte Toetsenbordweg recyclepunt, exclusief afvalpunt Totaal Toevoeging dekking Pieter Braaijweg Totaal budget

Exploitatie wijzigingen budget 2.0 76.400.000 Kapitaallast extra investering Wijziging exploitatie GV 3.300.000 Wijziging exploitatie FB 16.000.000 Meegroeigelden FB 7.000.000 Besparingspogave stadswerken ingelost in 2026 102.700.000 Kapitaallast indexering begroting 2023 900.000 A&G Toetsenbordweg Coalitiemiddelen circulaire economie en afval 103.600.000 Verschil

760.000 -130.000 570.000 -340.000 -500.000 -100.000 -240.000 20.000

Wijzigingen transitieplan Om de wijzigingen in de bedrijfsvoering op te vangen is het plan in 2022 aangepast, wat heeft geleid tot een toevoeging van de investeringsruimte met €16 miljoen plus de bestaande investeringsruimte voor het recyclepunt Toetsenbordweg van € 7 miljoen. Om ruimte te maken voor de integratie van een werf, overslag- en recyclepunt op de Toetsenbordweg moet het huidige tijdelijke afvalpunt verplaatst en geïntegreerd worden. Afval en Grondstoffen vraagt de voor een definitief afvalpunt benodigde investeringsruimte aan bij de voorjaarsnota 2024. Consequenties van de wijzigingen op de exploitatie De wijzigingen hebben meerdere effecten op de exploitatie:  De hogere investeringssom leidt tot extra kapitaallasten.  Door de wijziging in de locaties zijn er voor- en nadelen in de exploitatie van Gemeentelijk Vastgoed (minder overdekte ruimte en onderhoud op Bornhout) en van het Facilitair Bureau (meer locaties). Er is sprake van een nagenoeg neutraal resultaat, dat komt door:  De inzet van meegroeigelden van het Facilitair Bureau.  De inlossing van de kosten voor de besparingsopgave van Stadswerken.  Het toekennen van ruimte voor de kapitaallasten bij de indexering van de investeringssom (begroting 2023).  De investeringsruimte behorend bij het recyclepunt Toetsenbordweg is toegevoegd aan het transitieplan (dekking wordt nog door A&G aangevraagd).

Realisatie uitvoeringskosten

* Budgetten prijspeil 2023

Hoofdlijnen realisatie • Voor de herijking van de budgetten voor de begroting 2024 zijn de meest actuele planningen en kostenramingen gebruikt. Het programma wordt binnen de beschikbaar gestelde middelen uitgevoerd. Veel van de projecten bevinden zich nog in de ontwerpfase waardoor de uitgaven relatief laag zijn. De uitgaven zullen toenemen op het moment dat er meerdere projecten in aan- verbouw zijn. De opgave voor de verwachte kasstromen worden bij de jaarrekening/ voorjaarsnota 2024 geactualiseerd. • In het herziene transitieplan is de post onvoorzien hersteld tot 5% van de stichtingskosten. • De verwachte indexering van de (bouw-) kosten van het programma is vastgesteld op 3,5% en afgestemd op de meest actuele planning. Jaarlijks worden de feitelijke indexering en de mogelijke wijzigingen in de planning verwerkt en getoetst aan kostenramingen prijspeil heden. Voor de indexering wordt rekening gehouden met kostenstijging tot het moment van aangaan van verplichtingen. In de onderstaande tabel staat de verwachte planning voor het aangaan van verplichtingen. Deze is gebaseerd op de planning van de bouwprojecten. Jaar verplichting

2022 6%

2023 11%

2024 25%

2025 40%

2026 15%

2027 2%

7.

Risico top 5

Vanwege geactualiseerde inzichten m.b.t. de inzameling van afval, zijn er 5 i.p.v. 2 werven nodig van waaruit de werkzaamheden van Afval & Grondstoffen plaatsvinden. Deze gewijzigde behoefte heeft geleid tot het daadwerkelijk optreden van de in eerdere rapportages benoemde huisvestingsrisico’s. Daarom is een aangepast plan opgesteld dat bij de begroting 2023 is vastgesteld. Na de aanpassing van het Transitieplan is het risicodossier opnieuw geanalyseerd en is de volgende risico top 5 opgesteld: 1. De programmatische uitgangspunten uit de Business case sluiten niet (meer) aan op de ontwikkeling van de organisatie. Er is veel opgelost met de aanpassingen van het oorspronkelijke plan en de uitbreiding van het budget, maar het Transitieplan Werven blijft een programma met veel dynamiek dat nog tot 2027 doorloopt. De betrokken directies Stadswerken, Afval & Grondstoffen en Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte blijven in ontwikkeling waardoor keuzes in scope, bedrijfsvoering (in shifts werken, gebiedsgericht werken, snelladen) en ruimtevraag (aantallen en type werkplekken en voertuigen) kunnen leiden tot nieuwe risico’s. Ook leiden de groei van de stad en het verkopen van AEB tot wijzigingen in de ruimtevraag. Periodiek worden risicosessies gehouden. Actueel risico is dat er geen of onvoldoende dekking is voor het afvalpunt op de Toetsenbordweg.

Verplaatsing van het tijdelijke afvalpunt is een mogelijke maatregel om dit risico te beheersen. Wanneer zich nieuwe risico’s voordoen worden deze altijd aan de Stuurgroep voorgelegd waarin alle betrokken directies vertegenwoordigd zijn. 2. Kostenramingen ontwerpen en inschrijvingen aannemers liggen hoger dan waar rekening mee is gehouden in de businesscase. Dit risico is nog steeds actueel. Daarvoor zijn diverse oorzaken te benoemen: • De krapte op de bouwmarkt en de lastige lokale marktsituatie; • Prijsstijgingen of fluctuaties van prijzen van (o.a.) grondstoffen; • Uitloop van planning t.o.v. de businesscase; • Achterstallig onderhoud bij te verbouwen locaties; • Door interne of externe invloeden (bestuurlijke wensen of bijvoorbeeld ontwikkeling van de stad) wijzigt de scope t.o.v. de businesscase.

Als dit risico optreedt dan wordt het uitvoeringskrediet overschreden. Ter beheersing van dit risico wordt gezocht naar bezuinigingsmogelijkheden. Dit kan leiden tot afname in kwaliteit. Een andere beheersmaatregel kan zijn om een aanbestedingstraject opnieuw te doorlopen, als de inschrijvingen de plafondbedragen te ver overschrijden. Dit heeft vertraging tot gevolg. 3. Af te stoten locaties zijn niet op tijd functievrij Dit risico is actueel voor de locaties Papaverweg, Cruquiusweg en Henk Sneevlietweg. Vertraging in de voorbereiding van de verbouwingen leidt tot het later afstoten van deze locaties dan oorspronkelijk afgesproken. Dit heeft consequenties voor de gebiedsontwikkelingen ter plaatse. 4. Het lukt niet om vier overslagpunten aan het water in bedrijf te stellen binnen looptijd en budget programma Dit risico is nog steeds actueel omdat er voor één à twee van de vier punten nog geen geschikte locaties gevonden is. Als beheersmaatregel wordt een alternatief uitgewerkt waarbij een aantal overslaglocaties niet aan het water komen te liggen. Hiermee neemt het aantal vervoersbewegingen over de weg minder af dan was voorzien. Van de vier beoogde locaties zijn er twee tijdelijk. Om op lange termijn over voldoende overslaglocaties te beschikken is waarschijnlijk (bestuurlijke) besluitvorming nodig, afhankelijk van de locatie onderzoeken die in januari 2024 worden verwacht.

5. Mogelijke uitbreiding scope met laadinfra Op dit moment wordt nader onderzocht waar hiaten zitten tussen wat er aan laadinfra binnen het Transitieplan Werven wordt gerealiseerd en wat de huidige wensen ten aanzien van elektrificatie van het wagenpark zijn. Hierna zullen keuzes gemaakt moeten worden of de scope van het Transitieplan Werven kan/moet worden uitgebreid. De wens om in de ontwerpen van de werven investeringen mee te nemen vanuit het programma om het gemeentelijk wagenpark te elektrificeren, kan leiden tot strijdigheid met afwegingen die in het belang van het Transitieplan Werven zijn gemaakt (uitloop in tijd, geld en ruimtelijk minder mogelijk). Met ingang van eind 2023 worden de planningen en processen van de beide programma's op elkaar afgestemd.

8.

Communicatie

Algemene communicatie strategie In de Basisrapportage (voorjaar 2021) is de algemene communicatie strategie beschreven. In 2021 is deze verder uitgewerkt en heeft de eerste communicatie richting medewerkers plaatsgevonden. Om de medewerkers zo goed mogelijk te betrekken, eventuele zorgen weg te nemen, te leren van hun ervaringen en suggesties en om hun enthousiasme te vergroten worden medewerkers actief geïnformeerd en kunnen ze over specifieke keuzes meedenken. Deze betrokkenheid wordt in de vorm van maatwerk per locatie voor de verschillende fases georganiseerd door de coördinatoren van het Transitieplan van de directies (SW, THOR en A&G). Medezeggenschap Uitgaande van de Wet op de ondernemingsraden is van een formeel instemmings- of adviestraject geen sprake. Wel is het van groot belang om de medezeggenschapsorganen goed te informeren en hun vragen te beantwoorden. De gesprekspartner voor de stuurgroep en het programma is de OR Onderdeelcommissie van het cluster Stadsbeheer. In het najaar van 2022, en voorjaar en najaar van 2023 zijn de 3e, 4e en 5e periodieke besprekingen met deze Onderdeelcommissie geweest over de stand van zaken in het transitieplan. Afgesproken is dit gesprek iedere zes maanden in te plannen. De OC heeft extra aandacht gevraagd voor de communicatie voorafgaande aan verhuizingen.

De betrokken directies zorgen dat hun eigen Onderdeelcommissie goed aangehaakt is. Daarbij worden vragen en knelpunten vanuit de Onderdeelcommissies doorgestuurd naar het programmateam.

In 2022 en 2023 zijn de volgende communicatieactiviteiten uitgevoerd: o De onderstaande infographic is gemaakt en uitgezet bij deelnemende directies/medewerkers (SW, THOR en A&G). Deze kan ook gebruikt worden op andere momenten om een korte kernachtige samenvatting van het transitieplan te geven. o Er is een specifieke mailbox bedoeld voor vragen en om goede ideeën in te brengen, bijvoorbeeld vanuit gebiedsmanagement en er is een Tam tam pagina voor de betrokkenen. o Er is drie keer een presentatie verzorgd voor de OC Stadsbeheer. o Het transitieplan is met de verschillende stadsdeelbestuurders besproken.